Manajemen Proyek TI /Perangkat

Lunak (MPPL)
Take home ... Maksimal 2 (dua) mahasiswa ...
 Mencari proyek yang sudah ada (terjadi)
1. Proyek umum
2. Proyek perangkat lunak
 Identifikasi permasalahannya apa
 Identifikasi atribut-atribut proyek sebagai berikut:
– jangka waktu,
– maksud,
– kepemilikan (ownership),
– sumberdaya,
– peranan, resiko dan asumsi,
– tugas saling ketergantungan (interdependent tasks),
– perubahan organisasi, dan
– pengoperasian dalam lingkungan yang lebih besar dari proyek
itu sendiri.
 Dikumpulkan ke email nonoznonozsudar@gmail.com paling lambat
Senin 24 Mei 2021 jam 16.00.. Menggunakan microsoft word, A4.
 PROYEK
Proyek adalah suatu upaya atau usaha temporer atau sementara
untuk menciptakan suatu produk atau jasa yang unik.

Proyek biasanya termasuk beberapa orang yang melakukan

kegiatan yang saling berhubungan atau terkait.

Konsumen utama proyek tersebut akan tertarik pada

penggunaan sumberdaya yang efektif guna penyelesaian
proyek tersebut, bila dilakukan secara efisien dan tepat
waktu.
Lanjutan
• Proyek memasukkan ketidak pastian. Karena suatu
proyek itu unik, kadang-kadang sulit untuk secara
jelas mendefinisikan: sasaran proyek, estimasi
berapa lama proyek tersebut selesai, atau berapa
biaya yang diperlukan. Ketidak pastian ini yang
menjadi alasan utama dilakukan pengelolaan proyek
dalam menghadapi tantangan, terutama proyek
yang memasukkan teknologi baru.
• Program adalah sekelompok proyek yang dikelola
dengan cara koordinasi untuk mendapatkan
keuntungan yang tidak didapatkan dari
pengelolaannya secara individu.
 Atribut Proyek
• Suatu proyek mempunyai maksud atau
tujuan yang unik. Proyek dapat dipandang
dari atributnya, yaitu:
– jangka waktu,
– maksud,
– kepemilikan (ownership),
– sumberdaya,
– peranan, resiko dan asumsi,
– tugas saling ketergantungan (interdependent
tasks),
– perubahan organisasi, dan
– pengoperasian dalam lingkungan yang lebih besar
dari proyek itu sendiri.
• Maksud. Suatu proyek seharusnya mempunyai sasaran yang
tertentu (well defined objective). Hasil dari proyek
memberikan produk, jasa dan outcome yang unik. Kegiatan
proyek harus mencapai atau melebihi kebutuhan dan
harapan dari stakeholders.
• Jangka Waktu (time frame) proyek hanya sementara atau
temporer. Suatu proyek mempunyai akhir dan awal yang
pasti.
• Kepemilikan. Proyek harus memberikan sesuatu yang
bernilai ke individu atau kelompok yang akan menjadi
pemilik dari proyek tersebut setelah proyek tersebut selesai.
Untuk menentukan siapa yang akan menjadi pemilik atau
bukan pemilik proyek tersebut tidak selalu mudah.
Misalnya: berbagai kelompok yang berbeda akan berjuang
untuk dapat ditentukan siapa yang akan memiliki atau
bukan pemilik dari sistem, data, dukungan dan biaya akhir
dari implementasi dan perawatan (maintaining) sistemnya.
• Meskipun suatu proyek mempunyai banyak
stakeholders (misalnya, orang-orang atau kelompok,
yang mempunyai pamrih atau vested interest pada
outcome dari proyeknya). Suatu proyek seharusnya
mempunyai sponsor tertentu yang jelas. Sponsor
mungkin adalah end user, konsumen atau klien yang
mempunyai kemampuan dan keinginan untuk
memberikan arahan, biaya dan sumberdaya lainnya ke
proyek.
• Suatu proyek seharusnya mempunyai konsumen atau
sponsor utama. Kebanyakan proyek mempunyai
banyak perusahaan lain yang tertarik dan juga
stakeholders, tetapi harus ada seseorang yang menjadi
sponsor utama. Sponsor utama biasanya memberikan
arahan dan pembiayaan untuk proyek.
Sumberdaya TI. Suatu proyek memerlukan sumberdaya: waktu, uang,
orang dan teknologi yang seringkali dari berbagai area. Perusahaan
akan melakukan kontrak dengan konsultan untuk mendapatkan
masukan (input). Sumberdaya memberikan arti untuk pencapaian
tujuan proyek dan juga bertindak sebagai hambatan. Misalnya:
Lingkup proyek, atau kerja yang harus diselesaikan, ditentukan
secara langsung oleh tujuan proyek, Jadi apabila kita tahu apa yang
harus diselesaikan, maka kita akan bisa menggambarkan bagaimana
penyelesaiannya.
 Apabila sponsor proyek meminta penambahan sesuatu hal (feature)
ke sistem, bagaimanapun permintaan tersebut diragukan apakah
akan memerlukan sumberdaya tambahan dalam bentuk kerja
tambahan dari bagian yang ada di tim proyek. Penggunaan
sumberdaya proyek mempunyai biaya yang berhubungan atau
harus dimasukkan ke dalam keseluruhan biaya dari proyek.
 Kadang-kadang orang dari luar perusahaan seperti dari pemasok
dan perusahaan konsultanlah yang akan menjadi sumberdaya guna
memenuhi sasaran proyek.
• Peranan. Sekarang, proyek TI memerlukan
individual yang berbeda-beda dengan
berbagai rangkaian keterampilan. Meskipun
keterampilan ini berbeda-beda pada proyek
yang berbeda-beda, suatu proyek khusus
seharusnya memasukkan hal-hal tersebut di
bawah ini:
– Manajer Proyek
– Sponsor Proyek
– Pakar pada Materinya (Subject Matter Expert(s)-
SME
– Pakar Teknis (Technical Expert(s)
 MANAJER PROYEK
• Manajer Proyek adalah pemimpin tim dan tanggung jawabnya
adalah menjamin bahwa semua pengelolaan proyek dan
proses pengembangan teknis berada di tempat dan sedang
dikerjakan di dalam serangkaian kebutuhan spesifik, proses
yang ditentukan dan standar mutu.
• Manajer Proyek yang baik selalu kritis terhadap kesuksesan
proyek. Manajer proyek bekerja dengan sponsor proyek, tim
poryek, dan lain orang yang terkait dalam proyek untuk
mencapai tujuan.
• Setiap proyek menghadapi hambatan dalam berbagai cara,
terutama dengan lingkup, waktu dan tujuan biayanya.
• Batasan tersebut kadang-kadang disebut dalam proyek
sebagai tiga hambatan (triple constraints).
• Untuk mencapai proyek yang sukses, manajer proyek harus
memperhatikan lingkup, waktu dan biaya serta keseimbangan
dari ke tiga tujuan yang seringkali bersaing ini.
– Sponsor proyek adalah klien, konsumen atau manajer
organsasi yang akan bertindak sebagai pejuang untuk proyek
dan memberikan sumberdaya organisasi dan arahan apabila
diperlukan
– Subject Matter Expert(s) - SME adalah user atau klien yang
mempunyai knowledge khusus, kepakaran khusus, atau orang
yang mempunyai wawasan terhadap area fungsional khusus
yang diperlukan guna mendukung proyek, seperti, misalnya
organisasi menginginkan membangun suatu sistem guna
mendukung keputusan pajak, maka dengan mempunyai pakar
pajak dalam tim proyek akan dapat berbagi (share)
knowledge-nya dan akan lebih produktif daripada mempunyai
orang-orang teknis yang mencoba belajar segalanya tentang
akuntansi perpajakan sambil mengembangkan sistemnya.
• Technical Expert (s) diperlukan untuk mendapatkan
solusi teknis pada masalah organisasi. Pakar teknis
termasuk system analysts, system designers, network
specialists, programmers, graphic srtists, trainers dsb.
Tanpa memperhatikan jabatannya, individu ini
bertanggung jawab terhadap penentuan, penciptaan,
pengimplementasian infrastruktur dan teknis
organisasi guna mendukung produk dari proyek TI.
– Resiko dan Asumsi. Semua proyek mempunyai elemen resiko
dan beberapa proyek lebih beresiko daripada yang lainnya.
Resiko muncul dari banyak sumber, baik internal maupun
eksternal dari tim proyek.
– Misalnya resiko internal dapat dtimbul dari proses estimasi atau
dari fakta bahwa seorang anggota kunci tim proyek tadi dapat
keluar atau meninggalkan proyek pada pertengahan proyek.
– Resiko eksternal pada sisi lainnya dapat timbul dari
ketergantungan pada kontraktor atau vendor lainnya.
– Asumsi adalah apa yang biasanya kita asumsikan pada lingkup,
jadwal, dan anggaran serta mengkaji resiko dari proyek. Banyak
variable yang tidak diketahui yang berhubungan dengan proyek
dan perlu untuk mengidentifikasi dan membuat dokumen
(explicit) semua resiko dan asumsi yang dapat memberi dampak
pada proyek TI.
• Tugas saling ketergantungan (interdependent tasks). Kerja
proyek memerlukan banyak tugas yang saling tergantung.
Misalnya suatu jaringan tidak dapat di-install sampai
perangkat kerasnya dikirim, atau kebutuhan tertentu tidak
dapat digabungkan ke dalam desain sampai user kuncinya
diwawancara. Kadang-kadang penundaan dari satu tugas
dapat berdampak pada tugas berikutnya yang mandiri. Jadwal
proyek mungkin tergelincir, dan proyeknya mungkin tidak
mencapai batas waktu (deadline) yang direncanakan
• Perubahan Organisasi (Organizational Change). Proyek
direncanakan bagi perubahan organisasi. Perubahan harus
dipahami dan dikelola karena implementasi proyek TI akan
merubah cara orang-orang tersebut bekerja. Oleh karena itu
perlawanan yang potensial terjadi/ada, dan suatu sistem yang
secara teknis sukses dapat berakhir menjadi kegagalan
organisasi
• Beroperasi dalam Lingkungan yang Lebih besar dari proyek itu
sendiri. Organisasi memilih proyek untuk sejumlah alasan dan proyek
yang dipilih dapat berdampak pada organisasinya (Laudon and
Laudon 1996). Sangat penting bahwa manajer proyek dan tim
memahami budaya, lingkungan, politik, dan sejenisnya dari
perusahaan.
• Variable dari organisasi akan mempengaruhi seleksi dari proyek,
infrastruktur TI dan peranan TI di dalam organisasi. Misalnya
perusahaan/pabrik kecil yang dimiliki oleh keluarga mempunyai
budaya, strategi dan struktur perusahaan yang sangat berbeda
daripada perusahaan yang electronic commerce yang baru mulai
(strat-up electronic commerce company).Sebagai hasilnya proyek
yang diseleksi, infrastruktur teknis dan peranan TInya untuk setiap
organisasi akan berbeda.
• Tim proyek seharusnya memahami baik variabel teknis maupun
organisasi sehingga proyek dapat diluruskan secara tepat dengan
struktur dan strategi organisasi. Lebih lagi, pemahaman variabel
organisasi dapat menolong tim proyek memahami iklim politik di
dalam organisasi dan mengidentifikasi resiko yang potensial dan
issues yang dapat merintangi proyek tadi.
 Tujuan pembelajaran
• Mendefinisikan batasan manajemen proyek perangkat lunak
(MPPL)
• Membedakan pengembangan proyek perangkat lunak dengan
lainnya
• Memahami beberapa permasalah dan kekuatiran manajer
proyek perangkat lunak
• Mendefinisikan tahapan-tahapan proyek perangkat lunak
• Menjelaskan elemen utama aturan manajemen
• Memahami kebutuhan perencanaan yang baik, monitoring
dan kontrol
• Mengidentifikasi stakeholder proyek, tujuan mereka dan cara
mengukur keberhasilan dalam mencapai tujuan tersebut
 Pengenalan MPPL
• Perencanaan, Monitoring dan Kontrol proyek
perangkat lunak
• Mengidentifikasi proyek dan mencapai tujuan
Stakholder adalah proyek yang sukses
 Apakah Proyek itu ?
• Definisi kamus bahwa Proyek adalah
perencanaan / perancangan yang spesifik atau
pekerjaan terencana atau pekerjaan yang
besar (Longman Concise English Dictionary,
1982)
 Apakah proyek itu ?
Karakteristik – karateristik Proyek
• Tugas non rutin
• Perlu perencanaan
• Tujuan spesifik yang akan dicapai atau produk spesisfik yang
akan dibuat
• Proyek harus ditentukan jangka waktu
• Pekerjaan dikerjakan untuk seseorang bukan untuk diri kita
• Pekerjaan melibatkan beberapa spesialis
• Sumber daya proyek yang tersedia dibatasi
• Proyek itu pekerjaan besar / komplek
 Apa proyek itu ?
Latihan 1
Perhatikan dan buatlah urutan yang paling mendekati definisi proyek
1. Membuat sebuah edisi surat kabar
2. Membangun saluran terowongan
3. Persiapan pernikahan
4. Menambahkan sistem komputer keuangan untuk mengatasi tanggal
setelah 31 desember 2012
5. Sebuah proyek penelitian “apa yang membuat interface yang baik
antara manusia-komputer ?”
6. Sebuah investigasi “alasan kenapa user mempunyai masalah dengan
sistem komputer ?”
7. Sebuah tugas komputer untuk mahasiswa komputer tingkat 2
8. Menuliskan sebuah sistem operasi untuk sebuah komputer baru
9. Menginstal versi baru aplikasi word processing pada sebuah organisasi
Proyek Perangkat Lunak Vs Tipe Proyek Lain

• Banyak teknik manajemen proyek umum yang

dapat diaplikasikan dengan MPLL, tapi
menurut Fred Brooks memberi catatan bahwa
produk proyek perangkat lunak mempunyai
karakteristik tertentu.
• Satu cara untuk melihat MPLL adalah sebagai
proses membuat visible dari invisible
Proyek Perangkat Lunak Vs Tipe Proyek Lain

Karakteristik MPPL
1. Tidak nampak
2. Komplek
3. Flexible
 Aktifitas dalam MPPL
Tiga proses aktifitas MPPL
1. Studi Kelayakan / evaluasi proyek
2. Perencanaan
3. Implementasi Proyek
 Aktifitas dalam MPPL
Tahapan siklus hidup MPPL
1. Analisa kebutuhan
2. Spesifikasi
3. Disain
4. Coding
5. Verifikasi dan validasi
6. Implementasi / Instalasi
7. Maintenance dan support
 Aktifitas dalam MPPL
Latihan 2
• Kampus Brightmouth adalah sebuah institusi pendidikan yang
dulunya diatur oleh otoritas pemerintah lokal tapi sekarang
sudah tidak lagi. Sedangkan pembayaran gaji masih diatur
oleh otoritas lokal dan slip gaji dan output lainnya masih
dihasilkan sentral komputer otoritas lokal. Otoritas sekarang
menagih kampus biaya service ini. Manajemen kampus
mempunyai ide untuk membuat aplikasi pembayaran gaji
sendiri agar biayanya lebih murah dan melakukan proses
pembayaran gaji sendiri.

Tahapan utama proyek apa saja untuk membuat proses

pembayaran gaji sendiri oleh kampus ?
 Kategori proyek perangkat lunak
Kategori proyek perangkat lunak berdasarkan
sistemnya :
1. Sistem informasi
Contoh : Sistem kontrol stok
2. Sistem embedded / real time
Contoh : Sistem kontrol AC
 Kategori proyek perangkat lunak
Proyek dapat dikategorikan berdasarkan orientasinya :
1. Produk
Proyek membuat produk yang detailnya ditentukan
oleh client dan Client bertanggung jawab menjustifikasi
produk tersebut
2. Tujuan
Proyek diperlukan untuk mencapai tujuan tertentu
biasanya berhubungan dengan level service
 Kategori proyek perangkat lunak
Latihan 3
• Apakah sistem operasi pada komputer sebuah sistem
informasi atau sistem embedded ?

Latihan 4
• Apakah proyek implementasi sistem pembayaran
independen di kampus Brightmuth pada latihan 2
adalah proyek tujuan atau proyek produk ?
 Proyek sebagai sebuah sistem
• Sebuah proyek mempertimbangkan untuk
membuat sistem baru dan atau merubah
sistem lama menjadi baru dan proyek itu
sendiri adalah sebuah sistem.
 Proyek sebagai sebuah sistem
Sistem, subsistem dan linkungan sistem
• Definisi sederhana dari sistem adalah sebuah kumpulan dari
bagian-bagian yang saling berhubungan. Sebuah sistem
normalnya merupakan bagian dari sistem yang lebih besar
dan sistem itu sendiri terdiri dari subsistem.
• Di luar dari sistem adalah lingkungan sistem. LIngkungan
sistem ini dapat mempengaruhi sistem tapi sistem tidak bisa
mengontrol langsung.
• Pada kasus kampus Brighmouth, bangkrutnya supplier utama
perangkat IT adalah kejadian yang menimpa pada lingkungan
sistem
 Proyek sebagai sebuah sistem
Sistem Terbuka Vs Sistem Tertutup
• Sistem terbuka yaitu yang berinteraksi dengan
lingkungan. Hampir semua sistem adalah terbuka.
Salah satu alasan nahwa sistem engineering dan
proyek membentuk sistem tersebut sering kali gagal
dikarenakan keterlibatan staf teknikal tidak
menghargai tingkat sistem yang terbuka dan mudah
dipengaruhi oleh perubahan dari luar
 Proyek sebagai sebuah sistem
Sub optimasi
• Adalah sebuah subsistem yang bekerja pada
saat optimum tapi mempunyai efek yang
merugikan pada keseluruhan sistem
• Contoh pengembang perangkat lunak
menyerahkan ke user sebuah sistem yang
sangat efisien pada penggunaan sumber daya
mesin tapi juga sangat susah untuk
dimodifikasi.
 Proyek sebagai sebuah sistem
Sistem sosioteknikal
• Proyek perangkat lunak ini tergolong dalam
kategori sistem ini. Setiap proyek perangkat
lunak membutuhkan organisasi teknikal dan
organisasi orang.
• Manager Proyek perangkat lunak diperlukan
baik kompetensi teknikal dan kemampuan
untuk berinteraksi dengan orang lain secara
persuasif.
 Proyek sebagai sistem
Latihan 5
• Identifikasi kemungkinan sub sistem dalam
instalasi sistem pembayaran gaji kampus
Brighmouth. Entitas penting apa yang ada
dalam lingkungan sistem pembayaran gaji ?
 Apakah manajemen itu ?
• Sebuah Universitas terbuka menyampaikan bahwa
manajemen itu terlibat dalam aktifitas berikut :
• Perencanaan – memutuskan apa yang harus dilakukan
• Mengorganisasi – membuat penyusunan
• Pengaturan orang – memilih orang yang tepat untuk sebuah
pekerjaan
• Mengarahkan – memberikan instruksi
• Monitor – Melakukan pengecekan progres
• Kontrol – mengambil action untuk perbaikan
• Inovasi – memberikan solusi baru
• Mewakili – berhubungan dengan user
 Apakah manajemen itu ?
Tugas manajemen dapat dilihat dari apa saja yang paling sering
menantang dalam tugas manajer, hasil survey untuk manajer proyek
Perangkat lunak tersebut adalah sebagai berikut :
• Dapat menyelesaikan dengan deadline (85 %)
• Dapat menyelesaikan dengan batasan –batasan sumber daya (83
%)
• Mengkomunikasikan secara efektif diantara tugas group (80 %)
• Meningkatkan komitmen dari anggota tim (74 %)
• Menjaga milestone yang terukur (70 %)
• Dapat menyelesaikan dengan perubahan-perubahan yang terjadi
(60 %)
• Mengerjakan perencanaan proyek dengan kesepakatan dengan
anggota tim (57 %)
• Meningkatkan komitmen dari manajemen (45 %)
• Menghadapi konflik (42 %)
• Mengatur vendor dan sub-contractor (38 %)
 Apakah manajemen itu ?
Latihan 6
• Paul Duggan adalah manajer seksi pengembangan perangkat lunak.
Pada hari Selasa jam 10.00 am, dia beserta anak buah kepala seksi
melakukan meeting dengan group managernya tentang kebutuhan staf
untuk tahun berikutnya. Paul telah membuat catatan dokumen staf
yang akan diambil. Hal ini berdasarkan rencana kerja seksinya untuk
tahun depan. Dokumen didiskusikan pada meeting. Jam 2.00 pm Paul
mengadakan meeting dengan senior stafnya tentang proyek penting
yang dilakukan di seksinya. Salah satu staf pengembangan perangkat
lunak mengalami kecelakaan di jalan raya dan tinggal di rumah sakit
pada beberapa waktu. Diputuskan bahwa proyek dapat berjalan sesuai
jadwal dengan mentransfer tim lain yang mempunyai pekerjaan kurang
urgent ke proyek ini. Penempatan sementara dibawa ke pekerjaan
kurang urgent tapi akan memakan waktu seminggu atau harus diatur
lagi. Paul menghubungi manajer personal tentang mendapatkan
pengganti dan user untuk yang pekerjaan kurang urgent telah
dilakukannya menjelaskan kenapa proyek ini akan mengalami delay.
• Kenali mana dari 8 tanggung jawab manajemen tersebut Paul
merespon pada hari tersebut
 Masalah proyek perangkat lunak
Masalah-masalah proyek dilihat dari kacamata
manajer :
• Estimasi dan rencana yang jelek
• Standard dan pengukuran kualitas yang kurang
• Petunjuk yang kurang tentang membuat keputusan
organisasi
• Difinisi aturan yang jelek – siapa mengerjakan apa ?
• Kriteria sukses yang salah
 Masalah proyek perangkat lunak
Masalah-masalah yang diidentifikasi oleh mahasiswa sistem komputer dan
informasi yang telah menyelesaikan penempatan industri :
• Spesifikasi pekerjaan yang kurang
• Manajemen mengabaikan IT
• Pengetahuan area aplikasi yang kurang
• Standard yang kurang
• Update dokumentasi yang kurang
• Aktifitas sebelumnya yang tidak lengkap pada waktunya – termasuk pengiriman
perangkat yang terlambat
• Komunikasi antara teknisi dan user yang kurang
• Komunikasi yang kurang menyebabkan duplikasi pekerjaan
• Komitmen yang kurang – khusunya ketika proyek terikat pada satu orang
kemudian keluar
• Kemampuan Keahlian teknikal yang kurang
• Perubahan kebutuhan hukum
• Perubahan lingkungan perangkat lunak
• Tekanan deadline
• Pengendalian kualitas yang kurang
• Management jarak jauh
• Pelatihan yang kurang
 Pengontrolan manajemen
• Siklus hidup pengontrolan proyek
• Tujuan harus didifinisikan dengan jelas
• Pengukuran efektifitas konkret dan jelas
dengan jawaban dari pertanyaan yes / no
Contoh : Apakah kita akan menginstal
perangkat lunak baru sebelum 1 Jani ?
• Tujuan harus diturunkan ke sub tujuan / goal
 Pengontrolan manajemen
Latihan 7
• Identifikasi tujuan dan sub tujuan dari proyek
kampus Brighmouth. Pengukuran efektifitas
apa yang digunakan untuk keberhasilan dalam
mencapai tujuan proyek ?
 Stakeholder
• Tim Proyek internal
• Tim Proyek eksternal tapi dalam satu
organisasi
• Pihak eksternal dari tim proyek dan organisasi
 Stakeholder
Latihan 8
• Identifikasi stakeholder proyek pembayaran
gaji kampus Brighmouth
 Kebutuhan spesifikasi
Umumnya kasus proyek berorientasi produk
mempunyai tujuan :
• Kebutuhan fungsional
• Kebutuhan kualitas
• Kebutuhan sumberdaya
Informasi dan pengontrolan dalam organisasi

• Hirarki sistem informasi dan pengontrolan

• Level pengambil keputusab dan informasi
• Perbedaan tipe informasi
• Kuantifikasi pengukuran efektifitas
mengurangi salah persepsi
TERIMA KASIH