KAIZEN MAINTENANCE

1
1/44
 Pengertian Kaizen
Kaizen adalah filosofi Jepang yang berfokus pada
perbaikan kecil dan dilakukan secara terus
menerus. Filosofi ini melibatkan semua anggota
yang ada di suatu perusahaan, dimulai dari
manajemen puncak hingga tingkat operator.

Losses atau Loss Time adalah

waktu mesin yang tidak digunakan
(STOP) untuk memberi nilai
tambah (Tidak menghasilkan
Barang sesuai standar)
www.kaizenconsulting.co.id 1
2/44
 Six Big Losses

www.kaizenconsulting.co.id 1
3/44
 Six Big Losses
No Jenis Losses Definisi Losses
1 Equipment Breakdown Waktu mesin yang hilang (tidak menghasilkan produk)
karena kerusakan mesin mendadak

2 Setups & Adjustments Waktu mesin yang hilang (tidak menghasilkan produk)
karena se tup dan penyetingan yang lama

3 Idling & Minor Stoppages Waktu mesin yang hilang (tidak menghasilkan produk)
karena berhenti dan kerusakan kecil

4 Reduced Speed Waktu mesin yang hilang (tidak menghasilkan produk)

akibat penurunan kecepatan kinerja

5 Start up & Yield Loss Waktu mesin yang hilang (tidak menghasilkan produk)
karena start up yang lama

6 Defect & Rework Waktu mesin yang hilang akibat menghasilkan produk
cacat

www.kaizenconsulting.co.id 1
4/44
 KARAKTERISTIK KERUGIAN (LOSSES)

Kerugian Terselubung

Nyata

1. Equipment breakdowns
2. Set-up and adjustment
3. Start-up Losses
4. Idling and minor
stoppage
5. Reduced Speed
Berdasarkan
6. Defect & pengamatan anda selama ini, kerugian kronis
manakah
Rework yang paling banyak terjadi di tempat kerja anda?
Jelaskan.

www.kaizenconsulting.co.id 1
5/44
 A. ANALISA MASALAH
PRIORITAS

www.kaizenconsulting.co.id 1
6/44
 LANGKAH IDENTIFIKASI MASALAH

1. Kumpulkan analisa masalah dengan

check sheet (formulir pengumpulan data)
2. Analisa data dengan pareto diagram
3. Tetapkan tema prioritas
4. Penjabaran Masalah
5. Penetapan Target

www.kaizenconsulting.co.id 1
7/44
LANGKAH 1: IDENTIFIKASI MASALAH
JUN JUL AUG SEP OCT NOV DEC JAN FEB MAR APR MAY
BULAN 2004
2004 2004 2004 2004 2004 2004 2005 2005 2005 2005 2005
PRODUKSI ( ton ) 559.81 586.68 545.52 659.41 646.89 307.27 449.42 505.9 457.0 580.0 315.3 577.6

KONSUMSI AIR ( m3 / Month ) 3320 4892 4231 4022 3362 3180 4051 3531 3398 3269 2919 3326

KONSUMSI AIR ( m3 / ton ) 6 8 8 6 5 10 9 7 7 6 9 6

KONSUMSI AIR WAH…

TING GI
SEKALI…!

6000 12
5800
5600
5400
5200
4892
5000 10 10
4800
4600
4400 4231 9 9
4200 4022 4051
4000 8 8 8
3800
3531
3600 3362 3398 3 326
3320 7 7 3269
3400 3180
3200
2919
3000 6 6 6 6 6
2800
2600
M3 5
2400 Target : 5 M3/Ton
2200
2000 4
1800
1600
1400
1200
1000 2
800 659,419 646,897
559,812 586,684 545,525 580 577,6
449,424 505,9 457,0
600
307,273 315,3
400
200
0 0
Jun'04 Jul'04 Aug'04 Sep'04 Oct'04 Nov'04 Dec'04 Jan'05 Feb'05 Mar'05 Apr'05 May'05
BULAN

Kesimpulan : Konsumsi Air rata-rata per bulan 7 M3/ Bulan, melebihi target 5M3 / bulan
www.kaizenconsulting.co.id 8
8/44
Tema Kaizen Maintenance : Menurunkan Konsumsi Air
 PENJABARAN MASALAH

• Identifikasi dan klarifikasi masalah secara

lebih menyeluruh :
– Apa masalahnya?
– Kapan terjadinya?
– Dimana kejadiannya?
– Berapa sering terjadi?
– Apa dampaknya?

www.kaizenconsulting.co.id 9
9/44
 CONTOH PENJABARAN MASALAH
Apa Masalahnya? Konsumsi Air Tinggi

Kapan Jun 2004 – Mei 2005

Kejadiannya
?
Dimana Terjadinya? Di Departemen Produksi PT XYZ Indonesia

Berapa Sering Rata-rata 3625 M3 / bulan

Terjadi?
Apa dampaknya? Meningkatnya biaya konsumsi air sebesar 3226,324 U$
per bulan
Pernyataan Masalah :

Tingginya konsumsi air di departemen prduksi PT XYZ Indonesia

pada Jun 2004 – Mei 2005 sekitar 3625 M3/bulan, mengakibatkan
meningkatnya biaya konsumsi air sebesar 3226,324 U$ / bulan

www.kaizenconsulting.co.id 1
10/44
0
 LATIHAN : PENJABARAN MASALAH
Apa Masalahnya?

Kapan
Kejadiannya
?
Dimana Terjadinya?

Berapa Sering
Terjadi?
Apa dampaknya?

Pernyataan Masalah :

www.kaizenconsulting.co.id 1
11/44
0
 PENETAPAN TARGET
Perumusan Target
harus S pesific,  tertentu
M easureable  dapat diukur atau diamati
A ttainable  target bisa di capai tim 8 STEPS
R elevant  target memperhitungkan sumber daya
yang ada
T ime bounded  kapan proyek selesai

Parameter Saat ini Target Penurunan /

Peningkatan
Konsumsi Air 3625,324 M3 / 2000 M3/bulan 38%
bulan

Pernyataan Target :

Mengurangi konsumsi pemakaian air di bagian produksi PT XYZ

Indonesia sebesar 38%
(dari 3625,324 M3/bulan menjadi 2000 M3/bulan)
www.kaizenconsulting.co.id 1
12/44
2
 B. ANALISA PENYEBAB
MASALAH

www.kaizenconsulting.co.id 1
13/44
3
 ANALISA PERSOALAN

“ Memecahkan masalah tidak terlalu

sulit, triknya adalah menemukan
akar penyebab sesungguhnya”

www.kaizenconsulting.co.id 1
14/44
3
 Kata Larangan dalam Analisa Penyebab

• Menurut saya
• Menurut pengalaman saya
• Menurut filing saya
• Kayaknya
• Sepertinya
• Mungkin
• Bisa jadi
• .......
www.kaizenconsulting.co.id 1
15/44
3
 ANALISA AKAR PENYEBAB

Penyebab vs Akar Penyebab

Gejala Penyebab Akar Penyebab

Gejala : kondisi masalah yang muncul

Penyebab : sesuatu yang menyebabkan gejala
Akar penyebab : sesuatu yang menyebabkan
masalah
www.kaizenconsulting.co.id 1
16/44
3
 Menentukan Akar Penyebab Teknik Bertanya 5-WHY

• Analisa semua faktor

dominan, untuk MASALAHNYA
menemukan penyebab 1. MENGAPA?
yang sesungguhnya
2. MENGAPA?
• Gunakan teknik bertanya
5-MENGAPA? 3. MENGAPA?
4. MENGAPA?
5. MENGAPA?

www.kaizenconsulting.co.id 1
17/44
3
 Teknik 5 Mengapa

• Target Perbaikan : Poka Yoke (Anti Salah)

• Tidak melakukan 5 Why di ruang meeting
• Lakukan 5 Why di Gemba
• Akhir 5 Why TIDAK BOLEH :
– Training karyawan baru/ training ulang
– Membuat standar / SOP
– Membuat jadwal
– Sosialisasi
– Inspeksi
– Tambah karyawan

www.kaizenconsulting.co.id 1
18/44
3
 Contoh : Identifikasi Akar Penyebab
Masalah:
Genangan air di lantai

1 Mengapa?
Atap
bocor
2 Mengapa?
Genting pecah

3 Mengapa?
Banyak kucing berla-rian
di atap pabrik

4 Mengapa?
banyak sampah sisa
makanan di kantin
Perbaikan:
5 Mengapa?
1. Menyiapkan tempat penampungan Sampah tidak diangkut
sampah dengan plastik, tiap hari
2. Sampah dibawa pulang oleh staff
catering untuk dibuang di akhir jam
www.kaizenconsulting.co.id 1
19/44
makan. 9
 Latihan : Identifikasi Akar Penyebab
Masalah:

1 Mengapa?

2 Mengapa?

3 Mengapa?

4 Mengapa?

Perbaikan:
5 Mengapa?

www.kaizenconsulting.co.id 2
20/44
0
 C. MENDESAIN SOLUSI

www.kaizenconsulting.co.id 2
21/44
1
 ANALISA
SOLUSI
“ Solusi terbaik adalah Solusi strategis
yang operasional “

www.kaizenconsulting.co.id 2
22/44
1
 PRIORITAS PERBAIKAN

VISUAL
ELIMINASI REDUKSI CONTROL ADMINISTRASI
Musnahkan Kurangi Mudahkan Prosedur dan
penyebab /Cegah pengecekan dokumen
masalah pada penyebara untuk penerapan
sumbernya n masalah menemukan
masalah

www.kaizenconsulting.co.id 2
23/44
1
 MENCARI IDE PERBAIKAN

Tools : Brainstorming
• Brainstorming adalah suatu cara mendapat ide-ide
sebanyak mungkin dengan memberdayakan seluruh
anggota tim

Brainstorming digunakan saat

• Menentukan tema dan analisa situasi
• Analisa kemungkinan dan sumber penyebab
• Mencari ide dan merencanakan perbaikan
• Merencanakan perbaikan berikutnya

www.kaizenconsulting.co.id 2
24/44
1
 Menyusun Rencana Perbaikan

Menyusun Rencana Rencana Perbaikan

• Tentukan PIC yang

bertanggung
RENCANA PERAIKAN
jawab
APA SIAPA KAPAN DIMANA
• Jadwalkan waktu
pelaksanaan Desain Ahmad 24/8 R&D
• Pertimbangkan : Tes Yudi 6/9 QC
– Siapa yang akan terpengaruh Implem Asep 17/9 Produk
atas penerapannya? entasi si
– Bagaimana solusi Revisi Euis 10/1 Produk
diterapkan? si
– Bagaimana dengan
ketersediaan sumber daya
(orang, perlatan, biaya,
informasi,dll)?
www.kaizenconsulting.co.id 2
25/44
1
 Contoh : Rencana Perbaikan
Tema SPS Meningkatkan kualitas kenikmatan kopi
Team SPS Dodi Suhardi, Susilawati, Kemal
Arnaz
Faktor Tindakan Perbaikan Short term Jadwal Perbaikan
Penyeba PIC
b / Long Minggu 1 Minggu 2 Minggu 3 Minggu 4
Term
Belum ada S1 : merancang formula ST Dodi
Formula untuk masing-masing jenis
takaran menu kopi
S2 : membuat sistem ST Dodi
sachet kopi untuk setiap
formula untuk
memudahkan proses
pembuatan kopi
S3 : mensetting formula L Dodi
mesin pembuat kopi T

Tidak ada S2 : medesain sistem ST Susi/

kontrol suhu pengecekan visual Kemal
dispenser
S3 : mendesain sistem L Kemal
jidoka : dispenser off saat T
suhu tidak sesuai
www.kaize consulting.co.id
standar 2
26/44
n 6
 Contoh : Rencana Perbaikan
Tema SPS

Team SPS

Faktor Tindakan Perbaikan Short term PIC Jadwal Perbaikan

Penyeba / Long
b Term Minggu 1 Minggu 2 Minggu 3 Minggu 4

www.kaizenconsulting.co.id 2
27/44
7
 Contoh : Tindakan Perbaikan
No Akar Penyebab Sebelum Perbaikan Sesudah Perbaikan

1 Akar Penyebab : Photo/Gambar: Photo/Gambar:

Penataan dokumen tidak
ergonomis

Kerugian :
• Waktu proses lama
• Karyawan bergerak
kiri kanan

Keterangan Kondisi Dokumen diletakkan dengan Penataan membuat

urutan posisi segaris pekerjaan menjadi mudah
dan cepat
2 Akar Penyebab : Photo/Gambar: Photo/Gambar:
Proses penempelan perangko
manual

Kerugian :
• Waktu proses lama
• Banyak lolos surat belum
pasang perangko

Keterangan Kondisi Perangko dilekatkan di setiap Menggunakan amplop yang

amplop. sudah tercetak, perangko
w w.kaizenconsulting.co.id 2
berlangganan/porto dibayar
28/44
w 8
 Contoh : Tindakan Perbaikan
No Akar Penyebab Sebelum Perbaikan Sesudah Perbaikan

www.kaizenconsulting.co.id 2
29/44
9
 D. MENGUKUR HASIL
PERBAIKAN

www.kaizenconsulting.co.id 2
30/44
9
 Control & Monitoring Phase

Performance

Before Successful No Controls

Improvement Implementation In Place

Time

www.kaizenconsulting.co.id 2
31/44
9
 Memeriksa Hasil Perbaikan

DEFINISI:
Memastikan hasil perbaikan, proses pengendalian, dan menetapkan
(standardisasi) hasil perbaikan.

MANFAAT:
Mengetahui apakah perbaikan yang dilakukan sesuai target yang
ditetapkan

CARA:
1. Lakukan Analisa Data sesudah perbaikan
2.Bandingkan data hasil perbaikan tersebut dengan data pada langkah ke 2 dan
target yang ditetapkan pada langkah 2
3. Gunakan grafik dalam membandingkan data sebelum dan sesudah

www.kaizenconsulting.co.id 2
32/44
9
 Contoh : Periksa Hasil Perbaikan

Komplain Kopi Tidak Enak Komplain Kopi Tidak Enak

14 40 14
13
12 12

10 10 10
9
8 8
6 7
6 5 6
5
4
4
2
2
0
Sebelum Target Sesudah 0
Perbaikan Perbaikan Apr Mei Juni Juli Agustus

www.kaizenconsulting.co.id 2
33/44
9
STANDARISASI
DEFINISI:
Membakukan proses dan hasil kerja yang lebih baik dari
hasil pemecahan masalah untuk menjamin output sesuai

MANFAAT:
• Membakukan cara kerja yang lebih baik
• Mencegah terulangnya kesalahan yang pernah
terjadi
• Sebagai basis untuk perbaikan (improvement)

www.kaizenconsulting.co.id 2
34/44
9
 Type Standardization
• Standarisasi proses: menunjukan
langkah-langkah aktivitas pekerjaan
dari awal sampai akhir secara
visual
• Standardisasi hasil : menunjukan
kondisi optimal hasil perbaikan, yang
kemudian menjadi acuan target
operasi pekerjaan

www.kaizenconsulting.co.id 2
35/44
9
 Grafik Pareto Restoran ABC
Restoran ABC / Periode : January 2001
100,00%100%

100 94,39%
89,72% 90%

82,24%
80%
80
70,09% 70%

60%
60 56,07%
Jumlah

50%

40 40%
40 37,38%

30%

20
20 20%
15
13
8 10%
5 6
0
0 0%
Daftar Chipping
Memasak Crawling
Salah Fallen
Salah Antar Campan
Salah Tulis Dimple
Salah Pinhole
Menu Lain-lain
Lain -
Masalah Lama Masak Menu Menu
Jenis Cacat Kembalian Lain
Habis

www.kaizenconsulting.co.id 2
36/44
9