PENGELOLAAN VAKSIN

& PELAKSANAAN EVM

DI INDONESIA

SUBDIT IMUNISASI
DEPOK 9 APRIL 2017
 Alur Distribusi
Vaksin Pemerintah
POSYANDU

VACCINE RS/UPS*
CARRIER

VACCINE PUSKESMAS LEMARI ES

CARRIER
RS/UPS*

KABUPATEN
COLD LEMARI ES + FREEZER
BOX

PROVINSI
COLD ROOM + LEMARI ES + FREEZER

COLD
BOX
KEMENKES
 Distribusi Vaksin Rutin
 BASTO
 SBBK
 VAR  BASTO*
• Co R (copy)  SBBK
 VAR

Pusat (Biofarma) Kabupaten/Kota

Provinsi  SBBK
 VAR

 SBBK
 VAR

Faskes (RS,RB)
Buku Stok

Puskesmas

Faskes Pemerintah

Faskes Swasta Pustu/Polindes

Keterangan:
 Harus dikembalikan ke pengirim
* Dilengkapi dengan MOU
• Tidak perlu dikembalikan
 System penyimpanan vaksin
Province

Districs

2 bl + 1 bl

Health center
1 bl + 1 bl

Epi cold chain 1 bl + 1 mgg

APA PENDAPAT
ANDA??

Epi cold chain

 Epi cold chain

Hasil test lemari es buka depan

Data suhu lemari es Rumah Tangga.

16,0
Minimun area
Medium area
Maximun area

12,0
1
Temperature °C

8,0
3

4,0
1 TTM diletakan diatas

2 TTM diletakan ditengah

0
3 TTM diletakan dibawah

21Fr 22Sa 23Su 24Mo 25Tu 26We 27Th 28Fr

Time (starting 20/02/2003)
Hasil test lemari es buka atas
Epi cold chain
Model lemari es standar WHO / UNICEF
LEMARI ES TINGKAT PUSKESMAS YANG SUDAH TERDAFTAR DI WHO / UNICEF (PIS 2000)

RC W 42 EK FC W 20 EK RC W 50 EK TC W 2000
(PIS E3/ 22 -M) (PIS E3/ 73-M) (PIS E3/ 91-M) (PIS E3/ 111-M)

Ve stfro st MK 144 (PIS E3/ 57-M) Ve stfro st MK 204 (PIS E3/ 81-M) Do vlin e (PIS E3/ 110-M)

Epi cold chain

 Cold / cool box disposable

 Cold / cool box reusable

Epi cold chain

Cold / cool pack
 Cold pack
kotak plastik berisi air yang dibekukan selama lebih dari 12 jam
pada suhu dibawah - 5O C … - 25O atau dalam freezer

 Cool pack
kotak plastik berisi air yang didinginkan selama lebih dari 12
jam pada
Epi cold chain
suhu + 2 O
C s/d - 3 O
C atau dalam lemari es.
 Vaksin carrier

 Thermos

Epi cold chain

(1) Pemantau suhu.

Muller
Epi cold chain Dial Bulb.
(2) Pencatat suhu

Thermograph TTM Multilog

t a g
d g e
Epi cold chain

Fr i
Multilog trace
(3) Pemantau suhu dingin

Epi cold chain

 PERMINTAAN VAKSIN
Mempertimbangkan:
 Tingkat stok minimum dan maksimum
 Kapasitas tempat penyimpanan
 Sisa stok

 Contoh format stok vaksin

 Contoh format stok vaksin

FORMAT PENCATATAN STOK VAKSIN KABUPATEN / KOTA

JENIS ANTIGEN :………………..

Kabupaten / Kota : …………………………. BULAN : ……………………………………

TAHUN : ……………………………………….

NO.SURAT PENGIRIMAN. JUMLAH

NO TANGGAL DITERIMA DARI DIPERGUNAKAN KE NO BATCH/LOT VVM TGL KADALUARSA SISA KETERANGAN
/ SBBK PENERIMAAN PENGELUARAN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

PENGELOLA PROGRAM IMUNISASI / VAKSIN MENGETAHUI,

KEPALA DINAS KESEHATAN
KAB / KOTA

…………………………… ………………………………………………..
SBBK
VACCINE ARRIVAL REPORT (VAR)
PENERIMAAN VAKSIN
Periksa:
 Kelengkapan administrasi
 SP/SBBK
 VAR

 Kualitas vaksin
 Periksa setiap box tempat vaksin
 Periksa alat pemantau suhu pada setiap box
 Freeze tag
 VVM
 VCCM
 ed

 Jumlah dan jenis

 Penyimpanan vaksin
PUSAT/ PROVINSI KAB/KOTA PKM/PUSTU BDD/UNIT
Bio Farma PELAYANAN

MASA SIMPAN VAKSIN

JENIS
VAKSIN
6 BULAN 2 BULAN + 1 1 BULAN +1 1 BULAN +1 1 BULAN +1
BULAN CAD BULAN CAD MINGGU CAD MINGGU CAD

POLIO
Freezer : Suhu -15 oC s/d - 25 oC

DT, TT, Td
BCG,
Campak,
Polio
SUHU
Hepatitis B, LEMARI ES : SUHU +2oC s/d 8oC RUANGAN
DPT-HB-Hib
(sampai VVM
IPV
C)

HB. Uniject
Prioritas Vaksin Baru

Plan 2015 2016 2017 2018 2019

Switching tOPV April
to bOPV
IPV Julli
MR Kampanye Kampanye
fase I fase 2 & 3
JE JE Surveillance Kampanye JE
8 sentinels Di daerah beresiko tinggi
Pneumo Pilot project di Lombok Pilot project di 3
dengan PCV13 provinsi
Pneumo whole cell
Clinical Trial (BF)
Rotavirus Clinical Trial: Rota Virus 3 (RV3) (BF,
Melbourne Uni, UGM) di Jogyakarta dan Pilot project
Klaten
EFFECTIVE VACCINE MANAGEMENT (EVM)

 CARA UNTUK MELAKUKAN PENILAIAN TERHADAP MANAJEMEN PENYIMPANAN

VAKSIN
 KEGUNAAN UNTUK MEMELIHARA DAN MELAKSANAKAN MANAJEMEN DALAM
MELINDUNGI VAKSIN
 DIDASARKAN PADA PRINSIP JAGA MUTU -> KUALITAS DIPERTAHANKAN JIKA
DISIMPAN, DITANGANI DENGAN TEPAT MULAI DARI PEMBUATAN HINGGA
PENGGUNAAN

24 07/18/2022
EVM ASSESSMENT

 PERMENKES NO. 42 TAHUN 2013 TENTANG PENYELENGGARAAN

IMUNISASI
 DILAKUKAN DENGAN MENILAI RINCIAN DATA ARSIP YANG DIJAGA
DAN DAPAT DIPERCAYA
 SEKALIPUN JIKA VAKSIN DISIMPAN DAN DIDISTRIBUSIKAN DENGAN
BENAR, SISTEM YANG TIDAK DAPAT DINILAI BERARTI “TIDAK
TERJAMIN MUTUNYA” DAN TIDAK DAPAT DINILAI SEBAGAI
MEMUASKAN DALAM EVM
 MERUPAKAN KEGIATAN RUTIN TAHUNAN PEMERINTAH DAERAH.
SEMENTARA INI MASIH DIDANAI OLEH GAVI (GLOBAL ALLIANCE FOR
VACCINNE AND IMMUNIZATION)

25 07/18/2022
EVM ASSESSMENT INDONESIA - OCT 2015

Improvement Plan
 1. Final Protocol on the conduct of EVM 2015
1.1 Objectives
Vaccine E9 E8 E1
Manufacturer Information Vaccine Pre-shipment
systems & management &
supportive E7 E2 arrival
National store functions Distribution Storage
(Level PR) temperature
E6
Stock
Provincial stores
(Level SN) management

E5 E3
Maintenance Capacity
District stores
(Level LD)
E4
Buildings,
equipment,
Puskesmas (Level transport
SP)

 A representative sample of sites is selected at each level of the supply chain – Using Site Selection Tool v1.7.
 Each of the 9 EVM Criteria is assessed at each supply chain level by observation, inspection of infrastructure and records, and by interview
of staff.
 Process and performance indicators are evaluated in each of the 9 areas at each level.
 Indicator scores are combined to give criterion scores for each area at each level.
 An area of vaccine management is considered “Effective” if its criterion score is greater than or equal to 80% - the EVM standard.
National Vaccine
Store
Provincial Stores 17
District Stores 26
Puskesmas 26
Total 70
Ticky Raubenheimer 9 November
 INDONESIA EVM ASSESSMENT AND IMPROVEMENT PLAN
Some observations:

Buildings

District store
layout 
 INDONESIA EVM ASSESSMENT AND IMPROVEMENT PLAN

Provincial stores


Trucks
Generators

 INDONESIA EVM ASSESSMENT AND IMPROVEMENT PLAN


Stock registers

EEFO

Maintenance 
 INDONESIA EVM ASSESSMENT AND IMPROVEMENT PLAN

Dry stores


Maintenance

 INDONESIA EVM ASSESSMENT AND IMPROVEMENT PLAN

Temperature
Management


 INDONESIA EVM ASSESSMENT AND IMPROVEMENT PLAN

Summary data results Provincial level

 INDONESIA EVM ASSESSMENT AND IMPROVEMENT PLAN

Summary data results Provincial level

 INDONESIA EVM ASSESSMENT AND IMPROVEMENT PLAN

Summary data results Provincial level

 INDONESIA EVM ASSESSMENT AND IMPROVEMENT PLAN

Summary data results District level

 INDONESIA EVM ASSESSMENT AND IMPROVEMENT PLAN

Summary data results District level

 INDONESIA EVM ASSESSMENT AND IMPROVEMENT PLAN

Summary data results District level

 INDONESIA EVM ASSESSMENT AND IMPROVEMENT PLAN

Summary data results Service level

BIOFARMA NE
PE AR
RF
EC
T!
!

Ticky Raubenheimer 9 November

INDONESIA
2015

Ticky Raubenheimer 9 November

INDONESIA
PROGRESSION

  Biofarma Provincial District Puskesmas

  2015 2012 2015 2012 2011 2015 2012 2011 2015 2012 2011

Vaccine arrival procedures E1 100% 89%                  

Temperature monitoring E2 100% 88% 55% 56% 56% 61% 62% 64% 67% 46% 62%

Storage and transport capacity E3 100% 94% 84% 82% 79% 81% 63% 72% 80% 79% 82%

Buildings, equipment and transport E4 99% 95% 73% 77% 82% 75% 69% 81% 72% 73% 83%

Maintenance E5 100% 100% 63% 59% 60% 59% 48% 57% 66% 46% 51%

Stock management E6 99% 72% 59% 55% 70% 55% 41% 59% 51% 38% 52%

Distribution E7 90% 58% 55% 49% 73% 60% 46% 72% 87% 58% 79%

Vaccine management E8 78% 89% 75% 54% 55% 69% 41% 62% 78% 64% 80%

MIS and supportive functions E9 99% 87% 56% 72% 87% 44% 46% 56% 27%    

Java only Java only Java only

Archipelago only Archipelago only Archipelago only

Ticky Raubenheimer 9 November

Provincial
(n=17)

Ticky Raubenheimer 9 November

Provincial DKI JAKARTA

Ticky Raubenheimer 9 November

District
(n=26)

Ticky Raubenheimer 9 November

District

NE O!
ZE
AR !
R
Ticky Raubenheimer 9 November
Puskesmas (n=26)

Ticky Raubenheimer 9 November

THE EVMA OUTCOMES

Temperature Monitoring
Temperature recorded manually and
complete
Provincial 38%
District 42%
Alarm events reviewed monthly
Provincial 15%
District 15%
Conditioned ice-packs used
Provincial 71%
District 39%
Puskesmas 31%
Ticky Raubenheimer 9 November
 THE EVMA OUTCOMES

Temperature Monitoring
2010 – Indonesia Temp Record Chart 2015 – Indonesia Temp Record Chart

Ticky Raubenheimer 9 November

THE EVMA OUTCOMES

Stock Management
Computerized system
Provincial 53%
District 23%
Transactions recorded and updated immediately
Provincial 77%
District 73%
Puskesmas 77%
Recording diluents
Provincial 35%
District 35%
Puskesmas 31%
Ticky Raubenheimer 9 November
THE EVMA OUTCOMES

MIS & Supervisory

SOP Manual available
Provincial 65%
District 65%
Training in VM
Provincial 65%
District 54%
Puskesmas 50%
Four supervisory visits Records of Supervision
Provincial 22% Provincial 29%
District 27% District 19%
Puskesmas 28% Puskesmas 15%

Ticky Raubenheimer 9 November

 Distance between most easterly site and most westerly site included in the 2015
EVM Assessment Site Selection:
 3598 Km (direct distance)
 Number of Provincial Stores in Indonesia (2015): 33
 Number of District Stores in Indonesia (2015): 514
 Catchment population per district store in Java 21 651
 Catchment population per district store in Archipelago 6 050
 However, 15 Provinces represent 80% of birth cohort
 The Indonesian Archipelago is the largest archipelago in the world
 Influence of weather on major distribution routes on Java Island: Roads,
aeroplanes
 Influence of weather on major distribution routes on Archipelago: Roads,
aeroplanes and boats
Ministerial decrees One-Gate Policy
Clause 23:
District/municipality (local) governments are responsible on the provision of
operational cost for implementation of obligatory immunization services.
(b). all perishable materials.
(d). maintenance and repair of cold chain equipment.
Clause 26.
Government, provincial government and districts/municipality government are
oblige to conduct a monitoring and evaluation on immunization implementation
on regular and continuous basis, and in cascade approach.
The monitoring and evaluation mentioned in verse 1 above, is conducted to
measure the performance of immunization implementation as part of the input
for planning development.
The monitoring and evaluation mentioned in verse 1 above, is conducted using
the tools of Local Area Monitoring (LAM), Data Quality Self Assessment (DQS),
Effective Vaccine Management (EVM), Supportive supervision, AEFI and
Recording Reporting (RR).

Ticky Raubenheimer 9 November

2015 EVMA Major Challenges
Transfer of knowledge from EPI to Pharmacy
Institutional knowledge
Sustainable training
Induction and Ongoing
Global standards and norms
All levels

Temperature management technology and monitoring

All stores

Stock management discipline

All sites

Supervisory support and monitoring

SOP’s
Supervision

Technical Working Group on EPI to include EVM

Ministerial decree
REKOMENDASI
PEMANTAUAN SUHU
PROVINSI : SEBAIKNYA DILAKUKAN MAPPING SUHU COLD
ROOM UNTUK MENENTUKAN LOKASI PENEMPATAN
FREEZE TAG ATAU FRIDGE TAG
PROVINSI, KABUPATEN DAN PUSKESMAS : PEMANTAUAN
DAN PENCATATAN SUHU TETAP DILAKUKAN PADA HARI
LIBUR OLEH PETUGAS / SECURITY ATAU MENGGUNAKAN
ELETRONIC LOGGER
PROVINSI DAN KABUPATEN: INTERNAL REVIEW UNTUK
MEMBANDINGKAN PENCATATAN SUHU MANUAL DAN
KOMPUTER DILAKUKAN MINIMAL 1 X / BULAN
PROVINSI, KABUPATEN : DIPERLUKAN KALIBRASI SUHU
UNTUK PERALATAN COLD CHAIN SECARA RUTIN
PROVINSI, KABUPATEN DAN PUSKESMAS : FASILITAS
MEMILIKI ALAT FRIDGE TAG TIPE 1 ATAU 2 UNTUK
MENYIMPAN DATA SUHU DALAM WAKTU 30 HARI
TERAKHIR

56 07/18/2022
REKOMENDASI
PENCATATAN STOCK
 PROVINSI, KABUPATEN, PUSKESMAS : UNTUK PENCATATAN STOCK SEBAIKNYA
MENGGUNAKAN APLIKASI STANDAR “STOCK MANAGEMENT SYSTEM (SMS)” DARI
PUSAT DAN JUGA PENCATATAN SECARA MANUAL. JIKA TIDAK ADA APLIKASI “SMS”
BISA MENGGUNAKAN FILE EXCEL UNTUK STOCK RECORD.
 PROVINSI, KABUPATEN, PUSKESMAS : SETIAP FASILITAS MAMPU MENYIMPAN VAKSIN
DAN BARANG KERING (SYRINGE) YANG CUKUP UNTUK STOK MAKSIMAL, YAITU:
 PROPINSI : 2 BULAN + 1 BULAN
 KABUPATEN : 1 BULAN + 1 BULAN
 PUSKESMAS : 5 MINGGU
 PROVINSI, KABUPATEN, PUSKESMAS : PENCATATAN STOCK SECARA MANUAL
BERISIKAN:
 JENIS VAKSIN DAN PELARUT
 UKURAN VIAL / DOSIS
 NAMA PABRIK PEMBUAT
 BATCH NUMBER / LOT NUMBER
 TANGGAL EXPIRED
 LOKASI PENEMPATAN

57 07/18/2022
REKOMENDASI

PENCATATAN STOCK
 PROVINSI, KABUPATEN, PUSKESMAS : STANDARISASI
PENGHITUNGAN KEBUTUHAN VAKSIN DAN SYRINGE
TAHUNAN MENURUT SASARAN BAYI. KEBUTUHAN
PER TAHUN KEMUDIAN DI “BREAK DOWN” MENJADI
KEBUTUHAN BULANAN
 PROVINSI, KABUPATEN, PUSKESMAS : ADANYA
CHECKLIST UNTUK CEK FISIK STOK BARANG DAN
DITANDAI JIKA SELESAI DILAKUKAN. CEK STOCK FISIK
/ STOCK OPNAME DILAKUKAN 4 KALI/THN.
 PROVINSI, KABUPATEN, PUSKESMAS : PELARUT,
DROPPER, VAKSIN RUSAK, SYRINGE RUSAK JUGA
DICATAT DAN DILAPORKAN
 PROVINSI, KABUPATEN, PUSKESMAS : JUMLAH SISA
STOK FISIK DAN PENCATATAN HARUS SAMA
(BALANCE)58 07/18/2022
REKOMENDASI
KEBIJAKAN DAN SISTEM INFORMASI
 PROVINSI, KABUPATEN, PUSKESMAS : ADANYA SOP (STANDARD OPERATING
PROCEDURE) MANUAL UNTUK EMERGENCY, KERUSAKAN ALAT DAN SAFETY
INJECTION
 PROVINSI, KABUPATEN, PUSKESMAS : MELAKUKAN COLD CHAIN INVENTORY SETIAP 6
BULAN SEKALI
 PROVINSI, KABUPATEN: ADANYA ANGGARAN RUTIN YANG CUKUP UNTUK:
 PERAWATAN PERALATAN COLD CHAIN
 PENGELOLAAN LIMBAH MEDIS YANG AMAN
 PELATIHAN STAF
 PROVINSI, KABUPATEN, PUSKESMAS : ADANYA SUPERVISI SUPPORTIF BERJENJANG
YANG TERDOKUMENTASI DAN BUKTI TERTULIS BAHWA REKOMENDASI TELAH
DILAKUKAN
 PROVINSI, KABUPATEN, PUSKESMAS : INSTRUKSI TERTULIS TENTANG PELAKSANAAN
MDVP (MULTI DOSE VIAL POLICY) UNTUK VAKSIN YANG CAIR SEPERTI POLIO (2
MINGGU), PENTABIO DAN TT (4 MINGGU). NAMUN VAKSIN YANG SUDAH DIBUKA DAN
DISIMPAN KEMBALI HARUS DILENGKAPI DENGAN TANGGAL DIBUKA

59 07/18/2022
REKOMENDASI
PENGELOLAAN VAKSIN DAN LIMBAH MEDIS
 PROVINSI, KABUPATEN, PUSKESMAS : MENYUSUN VAKSIN DAN SYRINGE MENURUT EEFO
(EARLY EXPIRED FIRST OUT) DAN VVM
 PUSKESMAS : SEBAIKNYA FASILITAS MEMILIKI ALAT PENGGUNTING SYRINGE / JARUM
 PROVINSI, KABUPATEN : MEMILIKI SISTEM PENGELOLAAN LIMBAH SESUAI STANDAR WHO
(INCINERATOR SUHU TINGGI)
 PROVINSI, KABUPATEN, PUSKESMAS : VAKSIN / PELARUT / SYRINGE YANG SUDAH EXPIRED
HARUS DICATAT, DIBERI LABEL DAN DIKELUARKAN DARI COLD CHAIN HINGGA DIBUANG
SESUAI PROSEDUR WHO

60 07/18/2022
REKOMENDASI

SARANA PENDUKUNG
PROVINSI, KABUPATEN, PUSKESMAS : SETIAP FASILITAS MEMILIKI
GENERATOR YANG CUKUP UNTUK SUPPLY LISTRIK DAN TERHUBUNG
DENGAN PERALATAN COLD CHAIN
PROVINSI, KABUPATEN, PUSKESMAS : SETIAP PERALATAN KULKAS /
FREEZER MEMILIKI STABILIZER TEGANGAN
PROVINSI, KABUPATEN, PUSKESMAS : STOK BARANG DISIMPAN DI
BANGUNAN YANG AMAN, TERKUNCI, KERING, MEMILIKI VENTILASI YANG
BAIK
PROVINSI, KABUPATEN, PUSKESMAS : FASILITAS MEMILIKI ALAT PEMADAM
API YANG SELALU DIPERBAHARUI SETIAP TAHUN
PROVINSI, KABUPATEN, PUSKESMAS : GUNAKAN ALAT-ALAT COLD CHAIN
YANG SESUAI DENGAN STANDAR PQS (PERFORMANCE, QUALITY AND
SAFETY)
PROVINSI, KABUPATEN : ADANYA CHECK LIST MENGENAI PREVENTIVE
MAINTENANCE (PERAWATAN PENCEGAHAN) PERALATAN COLD CHAIN DAN
BANGUNAN. KEMUDIAN SETIAP PERAWATAN DIDOKUMENTASI.
61 07/18/2022
 INDONESIA EVM ASSESSMENT AND IMPROVEMENT PLAN

TERIMAKASIH
Ter
ima
ka si h
ban
y ak S
E MO G
AE
VM
su k
ses!
!