MIGRASI DATA SIHA 2.

1
OVERVIEW MIGRASI DATA 1.7  2.1
• Migrasi Data PDP
• History pasien bisa tetap ada di SIHA 2.1 dan muncul di laporan
• Data pasien sudah ada ketika pasien berkunjung lagi ambil ARV
KONSEKUENSI TIDAK MIGRASI DATA (atau
migrasi data tidak lengkap)

• Pasien harus diinput lengkap di SIHA 2.1

• Data individu
• Data tes hiv
• Data PDP
• Tanggal tidak bisa backdate
• Akan terjadi double reporting
• Pasien yang sama akan terlapor lagi sebagain HIV+, masuk perawatan, mulai art, dll di
bulan berjalan
• Data history pengobatan ARV pasien tidak akan ada di SIHA 2.1
• Laporan kohort tidak bisa dihasilkan
• Pasien yang meninggal/LFU/RK/Stop tidak bisa diinput, dan di LBPHA akan muncul angka
0 di variabel tersebut
STEP MIGRASI DATA
• Layanan
1. Excel Register
a. Pindahkan data dari Excel Register Lama ke Excel Register Baru
b. Validasi data dan cek kelengkapan data
c. Export data
2. SIHA 2.1
a. Import data
b. Validasi
c. Request persetujuan Migrasi ke Dinkes
d. Lakukan Migrasi (setelah disetujui Dinkes)
• Dinkes
• SIHA 2.1
• Review dan setujui permintaan migrasi dari Layanan
WORKFLOW MIGRASI DATA SIHA 2.1
LAYANAN DINKES
Excel Bantu SIHA 2.1
START 4. Import file 7. re-check data Layanan
yang siap migrasi

1. Import Excel Bantu lama

ke Excel Bantu baru 5. Validasi data

2. Validasi Reg Pra ART &

Reg ART di Excel Bantu baru
Valid Valid
No
semua? semua?
No
Yes Yes
No Valid
semua? 6. Pengajuan Permohonan
Migrasi
Yes

3. Export data menjadi file

8. Lakukan proses Migrasi
untuk migrasi
• Selama kegiatan pelatihan, proses migrasi dilakukan di server belajar

• Proses migrasi dilakukan di server official (production) dilakukan di

akhir bulan sebelum SIHA 2.1 resmi digunakan di Jawa Timur
• Validasi di Excel Register
• Export excel register

• Upload ke SIHA
• Validasi internal
• Persetujuan Migrasi
• Migrasi
• Validasi antar-layanan
• Migrasi susulan
UPDATE EXCEL BANTU REGISTER
• Download Excel Bantu terbaru, dari
• goo.gl/TWYyf4
• di folder ARK-SIHA
• file x2. Excel Reg Pra-ART dan ART 230213 blanks
• Buka file Excel Bantu terbaru nya
• Lakukan proses Import Excel Bantu Lama
PROSES DI EXCEL REGISTER
Overview Proses di Excel Register
1. Validasi di register Pra ART
1. Tombol AKTIFKAN VALIDASI
2. Tombol VALIDASI SIHA 2.1
2. Validasi di register ART
1. Tombol AKTIFKAN VALIDASI
2. Tombol VALIDASI SIHA 2.1
3. Export di Migrasi Register
VALIDASI DI EXCEL REGISTER
• Klik tombol AKTIFKAN VALIDASI
• Akan muncul warna-warna di data yang tidak valid
• Perbaiki data sesuai jenis validasinya, sampai warna tersebut hilang
• Warna validasi
• Kuning  kosong, harus diisi
• Merah  ada isinya, harus dihapus
• Orange  ada isinya, harus diganti
• Abu-abu  ada isinya, harus dihapus (terkait pasien RM)
• Merah muda  duplikasi
VALIDASI SIHA 2.1 DI EXCEL REGISTER
• Aktifkan sheet Pra ART
• Klik tombol Validasi SIHA 2.1
• Jika muncul pesan, pastikan dibaca untuk mengetahui apa permasalahan validasi nya
• Klik OK
• Tampilan akan mengarah ke data yang bermasalah (dan menjadi warna biru)
• Perbaiki data nya secara langsung (warna biru tidak akan langsung hilang)
• Klik lagi tombol Validasi SIHA 2.1 nya
• Jika data tadi sudah diperbaiki, maka proses ini akan lanjut mencari data lain yang
bermasalah
• Lanjutkan proses ini sampai muncul pesan “semua validasi primer sudah OK semua”
• Setelah itu, baru berpindah ke sheet ART, lalu lakukan proses yang sama
Validasi Primer Register Pra ART
• NIK : duplikasi
• Noregnas : kosong, duplikasi, tidak ada di register ART (yg terisi mulai ART), tidak sesuai format
• Nama : kosong
• No Rekam Medik : kosong
• Tanggal Lahir : kosong, bukan tanggal, tgl lebih dari hari ini
• Tanggal Cotri : bukan tanggal, tgl lebih dari hari ini
• Umur : kosong, bukan numeric
• Jenis Kelamin : kosong, bukan L P
• Tanggal Kunjungan Pertama : kosong, bukan tanggal, lebih dari hari ini, kurang dari tgl lahir
• Tanggal Konfirmasi HIV : kosong, bukan tanggal, lebih dari hari ini, kurang dari tgl lahir
• Tanggal Mulai ART: bukan tanggal, lebih dari hari ini, kurang dari tgl lahir
• Tanggal Meninggal : bukan tanggal, lebih dari hari ini, kurang dari tgl lahir, tgl mulai ART terisi, tgl RK terisi,
tgl LFU terisi, kurang dari tgl kunjungan pertama
• Tanggal RK : bukan tanggal, lebih dari hari ini, kurang dari tgl lahir, tgl mulai ART terisi, tgl meninggal terisi,
tgl LFU terisi, kurang dari tgl kunjungan pertama
Validasi Primer Register ART
• Noregnas : kosong, duplikasi, tidak ada di register Pra ART, tidak sesuai format
• Nama : kosong, tidak sama dgn yg ada di register Pra ART
• No Rekam Medik : kosong
• Tanggal Lahir : kosong, bukan tanggal, tgl lebih dari hari ini
• Tanggal Cotri : bukan tanggal, tgl lebih dari hari ini
• Umur : kosong, bukan numeric
• Jenis Kelamin : kosong, bukan L P
• Tanggal Mulai ART: bukan tanggal, lebih dari hari ini, kurang dari tgl lahir
• Tanggal Meninggal : bukan tanggal, lebih dari hari ini, kurang dari tgl lahir, tgl RK terisi, tgl LFU terisi, kurang dari
tgl kunjungan pertama
• Tanggal RK : bukan tanggal, lebih dari hari ini, kurang dari tgl lahir, tgl meninggal terisi, tgl LFU terisi, kurang dari
tgl kunjungan pertama
• Rejimen Orisinal : rejimen kosong
• Rejimen Substitusi : rejimen kosong, tanggal Subs kosong
• Rejimen Switch : rejimen kosong, tanggal Switch kosong
• Kunjungan Bulanan : lebih dari tanggal sekarang (kecuali MMD)
PROSES DI SIHA 2.1
OVERIVEW PROSES DI SIHA 2.1
1. Upload file hasil export
2. Validasi internal
3. Validasi antar-layanan
4. Pengajuan Permohonan Migrasi
5. … tunggu disetujui user Dinkes
6. Lakukan Migrasi
 1. Upload File, konsep
• Proses ini dilakukan untuk meng-upload file excel Export Register ke
dalam sistem SIHA 2.1
• Data register yang sudah masuk, akan dilakukan validasi tingkat lanjut,
yaitu
• Validasi internal
• Validasi antar-layanan
• Proses upload file excel Export Register ini, bisa diulangi lagi (jika ada
revisi data Register), selama belum dilakukan proses Migrasi
1. Upload File, cara upload

1 3

4
1. Upload File, hasil upload
 1. Upload File, status Hasil Migrasi
• Tidak dimigrasi  data tidak akan dimigrasi
• Alasan :
• Ada data yang tidak lolos validasi primer (merah), atau
• Ada data yang teridentifikasi mirip dengan data di layanan lain, yang sudah lebih dulu melakukan proses migrasi atau
menggunakan SIHA 2.1
• Masih bisa diperbaiki
• Merah  perbaikan wajib dilakukan sebelum migrasi
• Kuning  perbaikan bisa dilakukan di SIHA 2.1 setelah selesai migrasi

• Belum dimigrasi  data sudah validasi primer dan tidak teridentifikasi mirip dengan data di
layanan lain, sudah siap untuk di migrasi

• Gagal dimigrasi  data yang sudah coba dimigrasi, tapi tidak berhasil, alasan teknis, bisa hubungi
tim helpdesk SIHA 2.1

• Sudah dimigrasi  data yang sudah berhasil dimigrasi, dan bisa digunakan di SIHA 2.1
2. Validasi Internal, konsep
• Data register yang sudah di upload, akan dicek lagi validasi nya (tidak melibatkan data di
layanan lain)

• Tidak valid (merah)  ada data yang tidak lolos validasi Primer
• Perbaikan harus dilakukan sebelum melakukan proses migrasi
• Perbaikan dilakukan di file Excel Register
• Angka yang tampil harus 0
• Jika angka nya selain 0, dan proses migrasi tetap dilakukan, maka data tidak akan dimigrasikan, dan
tidak bisa disusulkan

• Warning (kuning)  ada data yang tidak lolos validasi Sekunder

• Perbaikan dilakukan di SIHA 2.1 setelah proses migrasi selesai
• Migrasi data tetap bisa dilakukan

• Valid (hijau)  data sudah lolos semua validasi

• Migrasi data bisa dilakukan
2. Validasi Internal, proses perbaikan data Tidak
Valid (1)
1. Klik angka yang 2. Akan muncul list pasien yang
muncul di row tidak valid datanya
1 Tidak Valid dan
kolom Tidak 3. Perbaiki data pasien tersebut di
dimigrasi file Excel Register
4. Alasan tidak valid nya, ada di
kolom Error Validasi
• geser ke kanan tabel

2 3
2. Validasi Internal, proses perbaikan data Tidak
Valid (2)
5. Upload kembali file
Export Register nya
1) Di halaman utama
Migrasi, klik tombol
Edit
2) Klik icon X di kanan
1)
3) Klik tombol Select
Files, dan pilih file
Export Register hasil
perbaikannya
4) Klik tombol Simpan
3)
2)

4)
3. Validasi antar-layanan, konsep
• Validasi ini dilakukan dengan cara membandingkan data pasien di
layanan kita, dengan data pasien di layanan lain yang sudah
melakukan migrasi data ataupun menggunakan SIHA 2.1
• Jika ada pasien yang ter-identifikasi mirip, maka kita perlu melakukan
proses validasi untuk menentukan apakah :
• Pasien kita merupakan orang yang SAMA dengan layanan lain tersebut, ATAU
• Pasien kita merupakan orang yang BERBEDA dengan layanan lain tersebut
• Jika diputuskan bahwa pasien tsb adalah orang yang sama, maka
ketika migrasi dilakukan, data tsb akan terhubung (link) dengan data
pasien dari layanan lain tsb
3. Validasi antar-layanan, proses (1)
1. Klik angka yang ada di kolom Tidak
Dimigrasi di baris warna Kuning atau
1 Hijau
2. Akan muncul list pasien yang perlu di-
validasi
3. Langsung geser tabel ke ujung kanan,
lalu klik icon Kaca Pembesar di
salahsatu baris pasien
4. Klik tombol Validasi Manual
2
3
3. Validasi antar-layanan, proses (2)
1
Data pasien yang 3
ada di layanan kita Keputusan hasil
validasi

2
Data pasien yang ada di layanan LAIN

Warna KUNING adalah data yang berbeda

diantara kedua layanan tersebut

4
Data FINAL yang
akan digunakan
dalam proses
migrasi
3. Validasi antar-layanan, proses (3)
1. Cek perbedaan data (warna kuning) dan persamaan data (warna putih) diatara
kedua layanan
2. Simpulkan, apakah kedua data tersebut adalah :
• Orang yang SAMA, atau
• Orang yang BERBEDA
• Jika perlu, konfirmasikan dengan RR dari layanan terkait (via WA/telpon)
3. Jika sudah diputuskan, isikan hasil nya di kolom Keputusan Hasil Validasi (poin 3
di slide sebelumnya)
• Pilih Pasien Berbeda jika diputuskan bahwa kedua data adalah orang yang berbeda
• Data-data yang SAMA (warna putih) harus di-edit supaya berbeda, di kolom paling kanan (poin 4 di
slide sebelumnya)
• Pilih Pasien sama dengan layanan … jika diputuskan bahwa kedua data adalah orang
yang sama
• Data-data yang BERBEDA (warna kuning) harus diedit menjadi sama (atau yang final akan digunakan)
di kolom paling kanan (poin 4 di slide sebelumnya)
 3. Validasi antar-layanan, konfirmasi pasien
SAMA 3

Jika kita melakukan proses validasi data untuk pasien yang

teridentifikasi mirip dengan data di layanan lain, dan dipilih 1
kesimpulan “pasien sama”, maka akan muncul status sbb :

2
1. Menunggu Konfirmasi  data tersebut masih belum di konfirmasi oleh layanan lain
• Jika sudah lama tidak juga ada konfirmasi (disetujui atau ditolak), maka kita perlu hubungi RR layanan lain tersebut untuk koordinasi secara
langsung

2. Konfirmasi Disetujui  data tersebut sudah disetujui sebagai pasien yang sama oleh layanan lain
• data akan bisa dimigrasikan

3. Konfirmasi Ditolak  data tersebut TIDAK disetujui sebagai pasien yang sama oleh layanan lain
• data TIDAK akan bisa dimigrasikan
• Cek “alasan” penolakan, lalu lakukan tindakan sesuai alasan tersebut
• Bisa berupa perbaikan data yang kemudian bisa diterima oleh layanan lain, atau
• Jika kesimpulannya ternyata pasiennya adalah orang yang berbeda, maka status validasinya diubah menjadi “pasien berbeda”
4. Pengajuan Permohonan Migrasi
• Syarat awal :
1) Data Tidak Valid (merah) di kolom tidak dimigrasi di tabel Pasien, wajib harus 0
2) Data Tidak Valid (merah) di kolom tidak dimigrasi di tabel Kunjungan, boleh tidak
0, asalkan isi di kolom Warning Validasi nya semua isinya adalah MMD
• Klik tombol Permohonan Migrasi

1) 2)
5. tunggu disetujui user Dinkes . . .
PROSES PERSETUJUAN DI DINKES
PERSETUJUAN MIGRASI DI USER
DINKES (1)
Pilih PERMOHONAN
MIGRASI

Klik icon KACA

PEMBESAR di
salahsatu baris

1
PERSETUJUAN MIGRASI DI USER
DINKES (2)
Harus 0, ATAU
Boleh ada angka nya, tapi ketika di klik
angka nya, di kolom WARNING VALIDASI
isinya “MMD” semua
1 2
HARUS 0 !!

4
6. Lakukan Migrasi
• Proses ini hanya bisa dilakukan jika Permohonan Migrasi sudah
disetujui oleh Dinkes

1
Catatan …
• Data Tidak Valid (merah) di tabel Pasien, wajib harus 0
• Data Tidak Valid (merah) di tabel Kunjungan, boleh tidak 0, asalkan isi
di kolom Warning Validasi nya semua isinya adalah MMD
• User Dinkes Kabkota tidak boleh menyetujui Permohonan Migrasi
dari layanan yang tidak memenuhi dua kriteria di atas

• Angka di kolom tidak dimigrasi warna Kuning

dan Hijau, harus 0
• Proses validasi nya bisa dilakukan sebelum atau
sesudah proses migrasi dilakukan
• Prioritaskan pasien yang masih Terapi
PROSES KONFIRMASI DI LAYANAN
LAIN
1
 1
Data pasien yang
ada di layanan LAIN

2
Data pasien yang ada di layanan kita

Warna KUNING adalah data yang berbeda

diantara kedua layanan tersebut

3
Data FINAL yang akan digunakan
dalam proses migrasi

Warna MERAH berarti data yang

berbeda dengan data kita
 Pilih Setuju jika kita setuju bahwa data pasien lkita memang
benar sama orang nya dengan pasien layanan tersebut, DAN
1 kita menerima perubahan data nya

Pilih Tolak jika ternyata pasiennya adalah pasien berbeda,

ATAU pasien nya sama tapi perubahan data nya masih salah

2
Isikan keterangan alasan perSetujuan
atau Penolakannya

• Pasien yang di TOLAK, maka akan tidak dapat dimigrasikan oleh layanan lain,
kecuali layanan lain tersebut :
• Ubah kesimpulan validasinya menjadi “pasien berbeda”, atau
• Masih sebagai “pasien sama”, tapi perubahan-perubahan datanya di edit menjadi data yang
bisa diterima layanan kita