EFISIENSI WAKTU

KONSELING GIZI DENGAN

PENGISIAN LEAFLET SECARA
KOMPUTERISASI

TIM KAIZEN GIZI NUTRIMA

 01 DINA NURVITASARI, S.Gz

02 TRI AGUSTINA, SST

TIM KAIZEN
GIZI NUTRIMA 03 ERLINNA MADYAGARINI, SST

04 NADIA SEVTINA PURWANTO, AMd.Gz

05 DAEYANA MEIKA ULFIE, AMd.Gz

Konseling gizi merupakan
serangkaian kegiatan proses
komunikasi 2 arah untuk
menanamkan dan
meningkatkan pengertian,
sikap dan perilaku sehingga
LATAR
membantu klien/pasien
mengenali dan mengatasi
masalah gizi melalui
BELAKANG
pengaturan makanan dan
minuman yang dilakukan oleh
ahli gizi/nutrisionis/dietisien
(PERSAGI, 2013).
 LATAR BELAKANG
Efisensi Waktu
Selama ini, penulisan pada leaflet yang digunakan untuk konseling gizi masih

01 ditulis tangan atau secara manual sehingga kurang efektif dan efisien. Ahli Gizi
harus mengisi leaflet dahulu sehingga membutuhkan waktu kira-kira 6.2 menit
untuk satu leaflet apabila dalam 1 hari harus mengisi 10 lefalet membutuhkan
waktu sekitar 62 menit.

Tulisan Tangan

02 Penulisan leaflet yang tidak terbaca oleh pasien dikarenakan tulisan yang
kurang bagus. Banyak leaflet yang tidak terpakai karena kesalahan penulisan
dan adanya kesalahan menyalin leaflet dari standar diet.

Tidak Terpakai

03 Data jumlah leaflet yang dibagikan ke pasien pada bulan Maret 2020
sebanyak 649 leaflet jumlah leaflet yang tidak terpakai pada bulan
Maret sebanyak 53 leaflet yaitu sebesar 8,2%.

PENULISAN LEAFLET SECARA KOMPUTERISASI Efisiensi Waktu Penulisan dan

Penghematan Leaflet
TUJUAN

Tujuan Umum
Melakukan efisiensi waktu dalam pengisian leaflet sesuai
jenis dan jumlah diit dan penghematan leaflet.

Tujuan Khusus
Efisiensi waktu dalam pengisian leaflet sesuai jenis dan jumlah
diit.
Menghindari pemborosan penggunaan leaflet akibat kesalahan
pengisian leaflet sesuai jenis dan jumlah diit.
 BAB II
10 LANGKAH
KAIZEN
LANGKAH I – IDENTIFIKASI MASALAH

Sebaran Masalah
Rawat Inap
1. Leaflet belum terisi sehingga pasien harus
menunggu
2. Tulisan pada leaflet sulit terbaca
3. Membutuhkan waktu yang banyak untuk menulis
leaflet dengan jumlah pasien yang banyak
4. Pasien tidak mendapat leaflet yang terisi lengkap
5. Kesalahan dalam menyalin leaflet dari standart diet
6. Masih ada makanan pasien tersisa

Pelayanan Makanan
1. Pasien tidak puas dengan rasa makanan yang
hambar
2. Makan pasien pada label diet (barcode)belum ada,
terutama pasien baru dan barcode yang habis
3. Masih ada makanan pasien yang tersisa
LANGKAH I – INDENTIFIKASI MASALAH

Interaktif Idenfitikasi Waste (Pemborosan)

1. Pasien tidak mendapat leaflet yang terisi lengkap
Defects 2. Tulisan pada leaflet tidak terbaca jelas
3. Pasien tidak puas dengan rasa makanan

1. Banyak leaflet yang terbuang karena kesalahan penulisan

Over Produksi
2. Masih ada sisa makanan pasien

Waiting Time Membutuhkan waktu yang lama untuk pengisian leaflet secara manual

1. Kesalahan penulisan label diet

Extra Processing 2. Banyak leaflet tidak terpakai karena menyalin standar diit yang tidak sesuai
LANGKAH II PENGUKURAN KONDISI SAAT INI

Pengukuran Kondisi Saat ini sebelum dilakukan perbaikan adalah

Ahli Gizi rawat inap membutuhkan waktu rata- rata 6,2 menit untuk mengisi dan menyiapkan leaflet
saat konsultasi gizi pada satu pasien.
Ahli gizi rawat inap membutuhkan efisiensi waktu dalam konseling gizi. Hal ini dikarenakan ahli gizi
rawat inap tidak hanya melakukan konseling gizi namun juga melakukan kegiatan Asuhan gizi yang
lainnya. Waktu pengisian Leaflet secara manual bulan April 2020 dapat dilihat pada tabel 1.

Tabel 1.Waktu Pengisian Leaflet Secara Manual Bulan April 2020

Leaflet diit Waktu menyiapkan leaflet Terjadi kesalahan pengisian leaflet sesua
DM 6.6 Menit jenis dan jumlah diit, karena harus melihat
DM 6.5 Menit
standar diit dalam mengisi leaflet
erkadang terjadi kesalahan dalam
TETP 5.8 Menit pengisian leaflet sesuai jenis dan jumlah
TETP 5.6 Menit diit dan leaflet tidak terpakai sehingga
TKRP 6.5 Menit terjadi pemborosan leaflet. Data
pemborosan leaflet yang tidak terpakai
TKRP 6.4 Menit
dapat dilihat pada tabel 2:
Rata-rata waktu 6.2 Menit
Sumber : Pengamatan secara langsung Bulan April 2020
LANGKAH II PENGUKURAN KONDISI SAAT INI

Leaflet
Leafletyang
yangtidak
tidakterpakai
terpakaidalam
dalamkurun
kurunwaktu
waktu22bulan
bulanberjumlah
berjumlah
102 leaflet. Harga satu leaflet yaitu Rp. 2.000,00. Sehingga
102 leaflet. Harga satu leaflet yaitu Rp. 2.000,00. Sehingga
terjadi
terjadi pemborosan
pemborosan sebanyak
sebanyak Rp.204.000,00
Rp.204.000,00 dalam
dalam kurun
kurun
waktu 2 bulan. Rata-rata dalam satu tahun terjadi pemborosan
waktu 2 bulan. Rata-rata dalam satu tahun terjadi pemborosan
sebesar
sebesarRp Rp1.224.000,00.
1.224.000,00.

TARGET PERBAIKAN :

01
Mengefesiensikan waktu pengisian leaflet sesaui
jenis dari jumlah diit dari rata-rata 6.2 menit
menjadi 1.15 menit.

02 Menurunkan angka
terpakai menjadi 0%
pemborosan leaflet tidak
LANGKAH III – ANALISA AKAR MASALAH
No Faktor Penyebab WHY 1 WHY 2

Tabel 5 WHY 1 Pengisian leaflet sesuai jenis dan Belum ada master
jumlah diit secara manual leaflet secara
membutuhkan waktu lebih lama komputerisasi
Pemborosan
01 Waktu Pengisian 2 Leaflet tercetak belum terisi jenis dan Jenis diet sebanyak
jumlah diit makanan sehari 24 jenis dan
Leaflet
membutuhkan biaya
cetakan yang
banyak (minimal 1
jenis diit 1 rim)
3 Proses pengisian leaflet sesuai jenis Agar tidak terjadi Untuk menjamin
dan jumlah dii harus melihat standar kesalahan pengisian kesesuaian leaflet
diit yang jumlahnya banyak leaflet sesuai jenis dengan jenis diit
dan jumlah diit yang pasien
sesuai standar diit
4 Jumlah pasien banyak sehingga Karena pengisian Belum ada master
pengisian leaflet sesuai jenis dan leaflet sesuai jenis leaflet secara
jumlah diit makanan sehari lebih lama dan jumlah diit komputerisasi
masih manual
Lanjutan..

LANGKAH III – ANALISA AKAR MASALAH

Tabel 5 WHY No Faktor Penyebab WHY 1

Masih ada Leaflet

02 yang tidak terpakai
1 Tulisan sulit terbaca
Sebagian ditulis
tangan dan tidak
jelas

Menyalin standar
Terjadi kesalahan dalam pengisian leaflet
2 diit yang tidak
sesuai jenis dan jumlah diit
sesuai
 DIAGRAM TULANG IKAN
1.1 Diagram Tulang Ikan

MESIN
MANUSIA
Terjadi pemborosan
Belum ada master leaflet Pengisian leaflet sesuai jenis dan waktu dan leaflet
jumlah diit secara manual Sebagian ditulis
secara komputerisasi Tulisan tangan
membutuhkan waktu lebih tangan dan tidak
terbaca sulit terbaca
lama

Terjadi kesalahan dalam Salah dalam melihat

pengisian leaflet sesuai
standar diit
jenis dan jumlah diit

Untuk menjamin
kesesuaian leaflet Agar tidak terjadi Pengisian Jenis diet sebanyak Leaflet
dengan jenis diit kesalahan pengisian leaflet sesuai tercetak
jenis dan 24 jenis dan belum
pasien leaflet sesuai standar membutuhkan
jumlah diit Jumlah terisi jenis
diit biaya cetakan yang
harus melihat pasien dan
standar diit banyak banyak (minimal 1 jumlah
yang Pengisian pengisian jenis diit 1 rim) diit
jumlahnya
leaflet sesuai leaflet
banyak
jenis dan lebih lama
METODE Belum ada jumlah diit
master leaflet secara manual
secara
komputerisasi MATERIAL
ENVIRONMENT
LANGKAH IV – KUMPULKAN IDE LANGKAH V – IDE TERPILIH

Berdasarkan hasil diskusi, maka terkumpul ide

untuk penyelesaian masalah:
Membuat master leaflet,
maka untuk pengisian
jenis dan jumlah diit
makanan
01 02

Membuat master leaflet,

maka untuk pengisian Berdasarkan musyawarah dari anggota Tim Kaizen
jenis dan jumlah diit Nutrima maka ide yang kami pilih adalah pengisisn leaflet
makanan secara komputerisasi sehingga leaflet mudah terbaca dan
tidak terjadi kesalahan dalam pengisian leaflet yang
menyebabkan leaflet tidak terpakai dan terjadi
pemborosan.
 LANGKAH VI – IMPLEMENTASI PADA MASA UJI COBA

IMPLEMENTASI PADA B. Pelaksanaan Implementasi pengisian jenis

MASA UJI COBA dan jumlah diit makanan sehari leaflet secara
04 komputerisasi

03
02 Melakukan uji coba ide, uji coba dilakukan pada
A. Persiapan Implementasi
01
bulan Mei 2020

Sosialisasi dan Pelatihan cara pengisian jenis dan jumlah diit

makanan sehari leaflet secara komputerisasi

Pembuatan Master data leaflet

Sosialisasi permasalah ide kaizen pada 23 April 2020, materi sosialisasi

disampaikan pada acara rapat sosialisasi yang dihadiri oleh Ka Instalasi Gizi,
Pelaksanaan pengisian jenis dan jumlah diit makanan fasilitator, dan coordinator unit tentang pengisian jenis dan jumlah diit makanan
sehari leaflet secara komputerisasi dilakukan pada sehari leaflet secara komputerisasi
Bulan Mei 2020
LANGKAH VI – IMPLEMENTASI PADA MASA UJI COBA

IMPLEMENTASI PADA Tabel 2. Waktu Pengisian jenis dan jumlah diit makanan sehari
Leaflet Secara Komputerisasi Bulan Mei 2020
MASA UJI COBA Leaflet diit Waktu menyiapkan leaflet
DM 1.18 Menit
DM 1.15 Menit
DM 1.17 Menit
TKRP 1.14 Menit
TKRP 1.15 Menit
TETP 1.14 Menit
Rata-rata Waktu 1.15 Menit
Sumberdata :Pengamatanlangsung Mei 2020

Pengisian jenis dan jumlah diit makanan sehari leaflet

secara komputerisasi hanya membutuhkan rata-rata
waktu 1.15 menit. Lebih menghemat waktu 5,05 menit
dibandingkan pada saat pengisian jenis dan jumlah diit
makanan sehari leaflet secara manua
Tidak ada leaflet yang tidak terpakai selama Bulan
Mei 2020
 LANGKAH VII - EVALUASI
a. Rata-rata Waktu Pengisian jenis dan jumlah diit makanan sehari Leaflet
Secara Manual dan Komputerisasi
Grafik 1. Rata-rata Waktu Pengisian Leaflet Secara Manual dan
Evaluasi Komputerisasi
Evaluasi yang dilakukan tentang penghematan
waktu pengisian jenis dan jumlah diit makanan Rata-Rata Waktu Pengisian Leaflet
sehari leaflet dapat dilihat pada grafik dibawah ini :
Secara Manual dan Komputerisasi
Rata-rata waktu pengisian dan jumlah
A
6,2
diit makanan sehari leaflet secara
manual dan komputerisasi 7
6
Dari grafik tersebut dapat dilihat bahwa penyiapan 5

MENIT
dan pengisian leaflet secara manual membutuhkan 4
1,15
waktu rata-rata 6.2 menit. Sedangkan pengisian 3
leaflet secara komputerisasi hanya membutuhkan 2
waktu 1.15 menit. Lebih menghemat waktu 5,05 1
menit dibandingkan pada saat pengisian leaflet 0
secara manual. Apabila dalam satu hari mengisi MANUAL KOMPUTERISASI
leaflet secara manual sebanyak 10 leaflet akan PENGISIAN LEAFLET
menghabiskan waktu 62 menit. Apabila pengisian
leaflet dilakukan secara komputerisasi bisa
menghemat waktu 50.5 menit.
 LANGKAH VII - EVALUASI

Evaluasi
Evaluasi yang dilakukan tentang penghematan
waktu pengisian jenis dan jumlah diit makanan Leaflet Tidak Terpakai Bulan Maret-Mei 2020
sehari leaflet dapat dilihat pada grafik berikut ini : di Ruang Rawat Inap

12
Leaflet yang

B Leaflet tidak terpakai saat pengisian 10 tidak terpakai

Jumlah Leaflet
manual dan komputerisasi 8
Maret

6 Leaflet yang
tidak terpakai
4 April
Dari tabel tersebut dapat dilihat bahwa pengisian 2
leaflet secara manual pada Bulan Maret sebanyak Leaflet yang
0 tidak terpakai
54 leaflet yang tidak terpakai.
Mei

Pada Bulan April sebanyak 48 leaflet. Pada Bulan

Mei tidak ada leaflet yang tidak terpakai. Leaflet Ruang rawat Inap
yang tidak terpakai dalam kurun waktu 2 bulan
berjumlah 102 leaflet
Harga satu leaflet yaitu Rp. 2.000,00. Sehingga
terjadi pemborosan sebanyak Rp.204.000,00
dalam kurun waktu 2 bulan

Rata-rata dalam satu tahun terjadi pemborosan

sebesar Rp 1.224.000,00
 LANGKAH VIII – STANDARISASI DAN
STABILISASI
Berikut petunjuk teknis pengisian leaflet sesuai jenis dan jumlah
diit secara komputerisasi:

Buka file dengan judul Letakkan leaflet kosong kedalam Print/cetak Kembali jika
Master Leaflet di mesin pencetak/printer leaflet habis
computer

01 02 03 04 05 06

Siapkan leaflet yang Pilih file sesuai jenis Print/cetak sesuai jumlah
kosong di mesin printer leaflet yang akan di leaflet yang dibutuhkan
print
LANGKAH IX - RAYAKAN
Before

After

 VIDEO TUTORIAL

Video tutorial.mp4

 VIDEO LEAFLET MANUAL DAN KOMPUTERISASI

Video Leaflet Manual dan Komputerisasi.mp4

LANGKAH X – NEXT KAIZEN

kaizen berikutnya adalah pembuatan standar resep yang baku

dalam rangka meningkatkan cita rasa masakan. Permasalahan
yang kami angkat ini karena dalam uji cita rasa makanan dan
kuesioner pelayanan makanan masih ditemukam makanan yang
hambar.
TERIMA KASIH