Sistem Pengendalian

Manajemen

JESICA SUSANTO (B12.2019.03949)

RISA FITRIANA (B12.2019.03968)
SELVIA LUTFI HEDIANA (B12.2019.04156)
Desain dan Evaluasi Sistem
Pengendalian Manajemen
Proses mendesain dan meningkatkan SPM perlu memperhatikan dua pertanyaan dasar:
1. Apa yang diinginkan?
2. Apa yang mungkin terjadi?

Jika apa yang mungkin terjadi berbeda dengan apa yang diinginkan, manajer kemudian harus
memperhatikan dua pertanyaan berikut:
3. Pengendalian apa yang seharusnya digunakan?
4. Seberapa ketat setiap pengendalian harus diaplikasikan?
 Apa yang Diinginkan? Dan Apa yang
Mungkin Terjadi?

SPM tidak dapat didesain atau dievaluasi tanpa pemahaman mengenai keinginan perusahaan yang harus
dilakukan oleh karyawan. Tujuan dan strategi yang berasal dari pemahaman yang tepat mengenai tujuan
perusahaan sering kali memberikan petunjuk penting mengenai tindakan-tindakan yang diharapkan sehingga
memperkecil kesempatan timbulnya masalah perilaku.

Perusahaan juga perlu berusaha menilai apa yang mungkin akan terjadi. Hal ini pada dasarnya sama dengan
menilai kemungkinan bahwa masing-masing permasalahan pengendalian telah ada atau akan terjadi. Dengan
kata lain, perusahaan seharusnya bertanya apakah karyawannya memahami apa yang harus mereka lakukan
atau selesaikan, apakah mereka termotivasi sebagaimana mestinya, dan apakah mereka dapat memenuhi
tugas yang harus diharuskan
Pilihan Pengendalian
Jenis pengendalian manajemen yang berbeda tidak sama
efektifnya dalam menyelesaikan setiap permasalahan
pengendalian manajemen. Serangkaian pengendalian
manajemen yang spesifik dipilih dari alternatif yang
memungkinkan yang akan memberikan manfaat bersih
yang lebih besar (misalnya, manfaat berkurangnya biaya).
Manfaat SPM berasal dari meningkatnya kemungkinan
keberhasilan. Karena pengendalian manajemen mahal
dalam implementasi dan pengoperasiannya, biaya
haruslah dipertimbangkan bersamaan dengan manfaat
yang diharapkan dari perbaikan pengendalian.
  Pengendalian personel/kultural sebagai contoh pertimbangan awal

Pengendalian personel/kultur layak menjadi pertimbangan pertama karena secara relatif pengendalian tersebut memiliki
sedikit akibat yang merugikan dan secara relatif memiliki biaya out-of-pocket yang rendah. Bahkan, dalam keadaan
pengendalian personel/kulturnya tidak cukup reliabel, sangat berguna dengan lebih fokus pada pengendalian tersebut
terlebih dulu karena pasti akan diandalkan sampai tingkat tertentu tanpa memedulikan apa bentuk pengendalian
manajemen lain yang digunakan.
Namun, pengendalian personel/kultur hanya akan memenuhi syarat jika karyawan memahami apa yang diperlukan
dalam peran utama mereka, mampu bekerja dengan baik, didukung oleh struktur dan sistem keorganisasian, dan
termotivasi untuk bekerja dengan baik tanpa penguatan tambahan dari perusahaan.
Secara keseluruhan, jarang sekali pengendalian personel/kultur mencukupi. Oleh karena itu, pada umumnya perlu
ditambahkan pengendalian tindakan, hasil, atau keduanya.

“
 Keunggulan dan kelemahan
pengendalian tindakan

Keunggulan pengendalian tindakan yang paling signifikan adalah:

1. Pengendalian tindakan merupakan bentuk pengendalian yang tepat.
2. Pengendalian tindakan cenderung membawa pada dokumentasi akumulasi pengetahuan mengenai apa yang
paling baik.
Pengendalian tindakan juga memiliki kelemahan yang signifikan, yaitu:
3. Adanya pembatasan kemungkinan yang sangat tegas.
4. Sebagian besar pengendalian tindakan juga sering kali mematahkan kreativitas, inovasi, dan adaptasi.
5. Akuntabilitas tindakan khususnya, dapat menyebabkan kecerobohan.
6. Pengendalian tindakan sering kali menimbulkan pengaruh negatif.
7. Beberapa pengendalian tindakan, khususnya yang memerlukan kajian pratindakan, biayanya mahal.
Keunggulan dan kelemahan
pengendalian hasil
Keunggulan pengendalian hasil antara
lain:
• Feasibility.
• Perilaku karyawan dapat
dipengaruhi bahkan ketika
karyawan memperoleh otonomi
yang signifikan.
• Dibandingkan dengan beberapa
bentuk pengendalian tindakan,
biayanya relatif murah.
Kelemahan pengendalian hasil antara lain:
• Hasil pengukuran biasanya memberikan
indikasi yang kurang sempurna atau
apakah tindakan yang diambil sudah
tepat.
• Pengendalian hasil membebankan risiko
pada karyawan.
• Biasanya tidak mungkin
mengoptimalkan sejumlah target kinerja
sebagai bagian dari sistem pengendalian
hasil.
• Tidak semua karyawan suka
diperintahkan untuk memberikan hasil
yang mereka anggap sesuai.
 Pemilihan Ketatnya
Pengendalian

Pemilihan ketatnya pengendalian tergantung pada jawaban dari tiga pertanyaan berikut:
1. Apakah manfaat potensial dari pengendalian ketat? Contohnya ketatnya pengendalian
persediaan dapat diimplementasikan dengan memfokuskan pada hasil kunci jika karyawan
dapat dipercaya untuk menentukan bagaimana menjaga persediaan mendekati tingkat jasa
yang dibutuhkan, atau kunci tindakan yang mencakup prosedur persediaan dan peraturan
keputusan yang detail
2. Berapa biayanya? Beberapa bentuk pengendalian jika di implementasikan dalam bentuk
yang ketat biayanya menjadi mahal
3. Mungkinkah adanya efek samping yang merugikan? Kalau begitu, efek samping yang
merugikan kemungkinan akan terjadi jika pengendalian tersebut diimplementasikan,
khususnya jika pengendalian diimplementasikan dengan cara yang ketat.
 Simultaneous tight-loose controls

Ada kemungkinan untuk mendekati jenis simultaneous tight-loose

control yang sama meskipun tidak ada kultur perusahaan yang kuat.
Hal ini dapat dicapai dengan menggunakan pengendalian ketat pada
beberapa tindakan kunci atau hasil yang berpengaruh paling besar
terhadap keberhasilan perusahaan. Pengendalian seharusnya lebih
dilakukan terhadap bagian yang secara strategis penting daripada
bagian yang kurang penting, tanpa memperhatikan seberapa mudahnya
mengendalikan bagian yang kurang penting.
Beradaptasi Terhadap
Perubahan
Seiring berkembangnya perusahaan, bentuk pengendalian personel/kultur dan
tindakan mungkin harus diganti atau ditambah dengan bentuk pengendalian yang
lain.
Sebagai konsekuensinya, pertumbuhan perusahaan mengarahkan pengendalian
manajemen terhadap prosedur formalisasi yang meningkat untuk tujuan
akuntabilitas tindakan dan/atau perkembangan sistem informasi yang lebih
terperinci untuk tujuan pengendalian hasil.
Selain pertumbuhan, banyak faktor situasional lainnya (seperti mengintensifkan
persaingan, ekspansi global, atau perubahan teknologi) menyebabkan
perusahaan mengadaptasi sistem pengendalian manajemen mereka pada
lingkungan yang berubah.
 Tetap Fokus Pada Perilaku

Apa yang membuat analisis pengendalian manajemen menjadi sulit adalah

bahwa manfaat dan efek sampingnya tergantung pada bagaimana karyawan
akan bereaksi terhadap pengendalian yang sedang digunakan.

Penting untuk menekankan bahwa tidak ada satu bentuk pengendalian pun
yang optimal pada semua keadaan. Apa yang baik bagi satu perusahaan atau
bagian dalam sebuah perusahaan, mungkin tidak baik bagi yang lain.

Namun, tetap penting untuk selalu fokus pada orang-orang yang terlibat
karena respons mereka akan menentukan keberhasilan atau kegagalan SPM.
Manfaat pengendalian manajemen hanya berasal dari pengaruhnya terhadap
perilaku.
 Mempertahankan Pengendalian
Yang Baik
Penyebab masalah yang dihadapi oleh perusahaan sering kali beragam. Salah
satu penyebabnya adalah pemahaman yang tidak sempurna mengenai
penentuan dan/atau pengaruh pengendalian manajemen dalam penentuan
tersebut.
Penyebab lain adalah kecenderungan manajemen untuk mengendalikan
implementasi pengendalian manajemen kepada kecenderungan bisnis lain yang
sering kali lebih menekan.
Namun, kritik seharusnya dibuat dengan hati-hati. Ketika banyak perusahaan
yang telah menghadapi berbagai kelemahan SPM, mengerti apa yang harus
dikritik merupakan sesuatu yang problematik.
Oleh karena itu, kritik pada SPM harus dibuat dengan kewaspadaan.
Pengendalian yang tampaknya longgar mungkin memiliki manfaat yang
tersembunyi, seperti kreativitas yang tinggi, semangat kerja sama, atau biaya
yang rendah.
Studi Kasus
Game Shop. Inc,
 Permasalahan

• GSI tidak memiliki standar prosedur tertulis yang dapat dijadikan pedoman bagi karyawan dalam
melaksanakan proses penagihan.
• Tidak ada mekanisme pengukuran kinerja terhadap kinerja karyawan dalam mengelola penagihan
penjualan proyek.
• Resistensi karyawan terhadap perubahan desain sistem, terutama pegawai yang sudah merasa
bekerja dalam kondisi yang nyaman dengan sistem yang ada.
• Desentralisasi sistem penagihan yang dipegang bagian PM (apakah perlu ada peninjauan
pengambilalihan sistem penagihan di Bagian Keuangan?)
• Pelanggan yang kurang kooperatif mengikuti kebijakan yang diterapkan perusahaan dalam setiap
pemesanan proyek (harus disertai penerbitan PO). Perusahaan kurang memiliki kekuatan untuk
mempengaruhi perilaku pelanggan.
 Desain Pengendalian yang
Diusulkan Perusahaan
• David McDonald menawarkan perbaikan desain terkait sistem penagihan yang sudah berjalan di
perusahaan. Salah satu yang paling menonjol adalah dengan diberlakukannya mekanisme
pengukuran kinerja terkait penagihan tersebut menggunakan billing scorecard (result control).
• David juga mengimplementasikan penerapan deteksi dini terhadap kesalahan- kesalahan yang
terjadi dalam penggunaan perangkat lunak dan prosedur dengan mengeluarkan P-CARs (Process
Corrective Action Reports-sebagai salah satu bentuk pengendalian akuntabilitas tindakan-action
control).
 Solusi

• Redesign atau penyesuaian terhadap unsur-unsur pada Billing Scorecard yang menurut unit bisnis
perusahaan diset terlampau tinggi, menjalankan mekanisme insentif bagi unit bisnis yang sudah
memenuhi target standar penilaian Billing Scorecard.
• Melakukan rotasi atau penempatan pegawai, terutama pegawai yang memiliki latar belakang
keuangan, di 17 unit bisnis dan bagian PM untuk mengatasi keterbatasan unit dalam mengelola
keuangannya (dapat dilakukan dengan memanfaatkan tenaga di Bagian Keuangan atau merekrut
pegawai baru).
• Membuat pedoman penagihan penjualan berupa standar prosedur penagihan (dalam bentuk SOP
atau peraturan perusahaan) yang selama ini belum terdapat di perusahaan--termasuk di dalamnya
mengatur mengenai biaya awal pemesanan proyek.
• Bersifat lebih tegas dalam menerapkan sebuah kebijakan (dengan memanfaatkan PCARs,
perusahaan dapat memantau kesalahan prosedur yang dilakukan karyawan).
THANK YOU