Desain dan Evaluasi

Sistem Pengendalian
Manajemen

NUR KEMALASARI
Dalam proses mendesain dan meningkatkan SPM perlu memperhatikan dua pertanyaan mendasar :

1. Apa yang di inginkan?

2. Apa yang mungkin terjadi?

Jika apa yang mungkin terjadi berbeda dengan apa yang diinginkan, yang dilakukan manajer
adalah harus memperhatikan dua pertanyaan desain SPM berikut :

1. pengendalian apa yang seharusnya digunakan?

2. seberapa ketat setiap pengendalian harus diaplikasikan?

 Apa yang di inginkan dan apa yang
mungkin terjadi?
SPM tidak dapat di desain atau di evaluasi tanpa pemahaman mengenai keinginan perusahaan yang harus
dilakukan oleh karyawan. Tujuan dan strategi yang berasal dari pemahaman yang tepat mengenai tujuan
perusahaan sering kali memberikan petunjuk penting mengenai tindakan-tindakan yang diharapkan. Pemahaman
yang lebih baik mengenai tujuan dan strategi menghasilkan seperangkat alternatif pengendalian yang lebih
besar, memberikan kesempatan yang lebih baik untuk dapat mengaplikasikan setiap alternatif secara ketat dan
memperkecil kesempatan timbulnya masalah perubahan perilaku.

Perusahaan tidak hanya diharuskan menentukan apa yang diinginkan, tetapi juga perlu berusaha menilai apa
yang mungkin terjadi. Hal ini pada dasarnya sama dengan menilai kemungkinan bahwa masing-masing
permasalahan pengendalian telah ada atau akan terjadi : kurangnya pengarahan, masalah motivasi, atau
keterbatasan personel. Dengan kata lain, perusahaan seharusnya bertanya apakah karyawan memahami apa yang
harus mereka lakukan, apakah mereka termotivasi sebagaimana mestinya dan apakah mereka dapat memenuhi
tugas yang diharuskan.
 Pilihan Pengendalian
Jenis pengendalian manajemen yang berbeda tidak sama efektifnya dalam menyelesaikan setiap
permasalahan pengendalian manajemen. Serangkaian pengendalian manajemen yang lebih
spesifik dipilih dari alternatif yang memungkinkan yang akan memberikan manfaat bersih yang
lebih besar (misalnya manfaat berkurangnya biaya). Manfaat SPM berasal dari meningkatnya
kemungkinan keberhasilan. Karena pengendalian manajemen mahal dalam implementasi dan
pengoperasiannya. Biaya haruslah dipertimbangkan bersamaan dengan manfaat yang diharapkan
dari perbaikan pengendalian.
 Pengendalian personel/kultural sebagai
sebuah pertimbangan awal
Dalam memutuskan antara berbagai alternatif pengendalian manajemen, manajemen seharusnya
memulainya dengan mempertimbangkan apakah pengendalian personel/kultural akan memadai.

Namun, pengendalian personel/kultural hanya akan memenuhi syarat jika karyawan memahami
apa yang diperlukan dalam peran utama mereka, mampu bekerja dengan baik, didukung oleh
struktur dan sistem keorganisasian, dan termotivasi untuk bekerja dengan baik tanpa penguatan
tambahan dari perusahaan, sehingga manajer dapat menyimpulkan bahwa pengendalian
personel/kultural sendiri cukup reliabel.

Secara keseluruhan jarang sekali pengendalian personel/kultural mencukupi. Oleh karena itu pada
umumnya perlu ditambahkan pengendalian tindakan, pengendalian hasil atau keduanya pada
pengendalian personel/kultural.
 Keunggulan dan kelemaham
pengendalian tindakan
Keunggulan pengendalian tindakan yang paling signifikan adalah :

1. pengendalian tersebut merupakan bentuk pengendalian yang paling tepat,

2. pengendalian tindakan cenderung membawa pada dokumentasi akumulasi pengetahuan mengenai apa yang paling baik.

Pengendalian tindakan juga memiliki kelemahan yang signifikan antara lain :

1. adanya pembatasan kemungkinan yang sangat tegas,

2. sebagian besar pengendalian tindakan juga seringkali mematahkan kreativitas,

3. akuntabilitas tindakan khususnya dapat menyebabkan kecerobohan,

4. pengendalian tindakan seringkali menimbulkan pengaruh negatif,

5. beberapa pengendalian tindakan khususnya yang memerlukan kajian pratiindakan biayanya mahal.
 Keunggulan dan kelemaham
pengendalian hasil
Keunggulan pengendalian hasil antara lain :

1. fasibility

2. perilaku karyawan dapat dipengaruhi bahkan ketika karyawan memperoleh otonomi yang signifikan

3. dibandingkan dengan beberapa bentuk pengendalian tindakan, biayanya relatif murah.

Kelemahan pengendalian hasil antara lain :

1. hasil pengukuran biasanya memberikan indikasi yang kurang sempurna atau apakah tindakan yang diambil sudah tepat

2. pengendalian hasil membebankan risiko pada karyawan

3. biasanya tidak mungkin mengoptimalkan sejumlah target kinerja sebagai bagian dari sistem pengendalian hasil (seperti target
anggaran)

4. tidak semua karyawan suka diperintahkan untuk memberikan hasil yang mereka anggap sesuai.
 Pemilihan ketatnya pengendalian
Tergantung pada jawaban dari tiga pertanyaan :

1. apakah manfaat potensial dari pengendalian yang ketat?

Faktor penting keberhasilan sangat beragam pada seluruh perusahaan. Ketatnya pengendalian persediaan dapat
diimplementasikan dengan memfokuskan pada hasil kunci jika karyawan dapat dipercaya untuk menentukan
bagaimana menjaga persediaan mendekati tingkat jasa yang dibutuhkan, atau kunci tindakan yang mencakup prosedur
persediaan dan peraturan keputusan yang detail.

2. berapa biaya yang dibutuhkan?

Beberapa bentuk pengendalian jika di implementasikan dalam bentuk yang ketat biayanya menjadi mahal.
Pengendalian hasil yang ketat membutuhkan studi yang ekstensif untuk mengumpulkan standar kinerja yang
bermanfaat atau mungkin mereka memerlukan sistem informasi yang canggih untuk mengumpulkan dan menganalisis
seluruh data kinerja yang dibutuhkan.
 Pemilihan ketatnya pengendalian
3. mungkinkan adanya efek samping yang merugikan?

Kalau begitu, efek samping yang merugikan kemungkinan akan terjadi jika pengendalian tersebut di
implementasikan, khususnya jika pengendalian di implementasikan dengan cara yang ketat.

Apa yang membuat analisis pengendalian manajemen menjadi sulit adalah bahwa manfaat dan efek sampingnya
tergantung pada bagaimana karyawan akan bereaksi terhadap pengendalian yang sedang digunakan.

Penyebab masalah yang dihadapi oleh perusahaan sering kali beragam, seperti :

1. penyebabnya adalah pemahaman yang tidak sempurna mengenai penentuan dan/atau pengaruh pengendalian
manajemen dalam penentuan tersebut.

2. penyebab lain adalah kecenderungan manajemen untuk mengendalikan implementasi pengendalian

manajemen kepada kecenderungan bisnislain yang sering kali lebih menekan.