Buku Antoni

 Sistem

Sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk melaksanakan suatu atau
sekelompok aktivitas. Karakteristik dari sistem adalah berupa rangkaian langkah-langkah
berirama, terkoordinasi, dan berulang; untuk mencapai tujuan tertentu.

Beberapa tindakan manajemen bersifat sistematis. Efektifitas tindakan para manajer

ditentukan oleh kepiawaian dalam berhadapan dengan orang-orang, dan bukan oleh aturan
yang ditentukan oleh sistem (meskipun sistem dapat memberikan gambaran umum dari
respons yang wajar). Jika seluruh sistem menjamin tindakan tepat untuk semua situasi, maka
manajer manusia mungkin tidak diperlukan lagi.

Keahlian, kepribadian orang yang terlibat, hubungan satu sama lain, dan lingkungan
dimana suatu masalah timbul adalah cara yang tepat bagi manajer untuk menghadapi situasi
yang tidak terpikirkan dalam sistem formal.

 Pengendalian Tugas

Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik
dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian tugas berorientasi pada transaksi yang
berarti bahwa berkaitan dengan kinerja dari individual yang melaksanakan tugas sesuai
dengan aturan yang ditetapkan dalam proses pengendalian manajemen.

Pengendalian tugas seringkali terdiri dari pengawasan agar memastikan diikutinya aturan
yang telah ditetapkan, fungsi yang kadangkala tidak memerlukan kehadiran manusia. Fungsi
ini dilakukan oleh perangkat bantu seperti komputer, robot, dan perangkat lainnya.

Banyak kegiatan pengendalian tugas bersifat ilmiah artinya keputusan optimal atau
tindakan yang tepat untuk melakukan tindakan pengendalian dapat diperkirakan dalam batas-
batas yang dapat diterima.

Sebagian besar informasi dalam sebuah organisasi merupakan informasi pengendalian

tugas. Sistem pengendalian tugas seperti jumlah pesanan barang oleh pelanggan, berat bahan
baku, jumlah unit komponen yang digunakan dalam menghasilkan produk, jumlah jam kerja
karyawanm dan jumlah kas yang dikeluarkan. Kemudian kegiatan utama dari organisasi
seperti pengadaan barang, penjadwalan, masukan pesanan, logistik, pengendalian mutu, dan
manajemen kas. Beberapa diantaranya bersifat mekanis tetapi sangat rumit.

 Dampak Internet terhadap Pengendalian Manajemen

Internet memfasilitasi koordinasi dan pengendlaian melalui pemprosesan informasi yang

efektif dan efesien, tetapi internet tidak dapat menggantikan proses fundamental yang
melibatkan pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena penerapan strategi
melalui pengendalian manajemen secara esensial merupakan sebuah proses sosial yang
tidak dapat diotomatisasikan secara penuh.

Ketersediaan akses data secara elektronis ke data base hanya memberikan kontribusi kecil
pada penilaian yang diperlukan untuk mendesain dan mengoperasikan siatu sistem
pengendalian yang optimal. Penilaian tersebut meliputi :

1. Memahami nilai relatif dari pentingnya keanekaragaman dan terkadang bersaing

dalam tujuan mendorong individu untuk bertindak, seperti penciptaan nilai bagi
pelanggan dan pemegang saham daripada diri sendiri.
2. Penyelarasan tujuan dari beragam individu dengan organisasi.
3. Pengembangan tujuan tertentu melalui unit bisnis, area fungsional, dan
pengembangan departemen-departemen yang akan dinilai.
4. Mengomunikasikan strategi dan tujuan kinerja yang spesifik untuk keseluruhan
organisasi.
5. Menjelaskan variabel kunci yang akan diukur dalam penilaian kontribusi individual
terhadap tujuan organisasi.
6. Mengevaluasi kinerja aktual relatif terhadap ukuran standar dan pembuatan
kesimpulan tentang kinerja manajer.
7. Menyelenggarakan pertemuan untuk meninjau kinerja yang produktif.
8. Mendesain struktur penghargaan yang tepat.
9. Mempengaruhi individu untuk mengubah perilaku mereka.

Meskipun internet telah sangat meningkatkan pemprosesan informasi, namun elemen

fundamental dari pengendalian manajemen seperti informasi apa yang dikumpulkan
dan bagaimana menggunakannya pada dasarnya melibatkan perilaku dan oleh
karenanya tidak dapat digantikan dengan pendekatan formula semata.
 Buku Merchant

 Penyebab Masalah Pengendalian Manajemen

Penyebab dibutuhkannya sistem pengendalian dapat diklasifikasikan dalam tiga kategori :

1. Kurangnya Pengarahan

Kinerja beberapa orang karyawan tidak cukup memadai karena mereka tidak
mengetahui apa yang diinginkan perusahaan dari mereka. Ketika terjadi kurangnya
pengarahan, maka terjadinya perilaku yang diinginkan kemungkinan disebabkan
karena faktor kebetulan. Sehingga, salah satu fungsi pengendalian manajemen
melibatkan pemberian informasi kepada karyawan tentang bagaimana cara mereka
dapat berkontribusi secara langsung untuk memenuhi tujuan perusahaan.

2. Masalah Motivasi

Ketika karyawan memahami apa yang diharapkan dari mereka, beberapa

diantaranya tidak berbuat sebagaimana yang diharapkan oleh perusahaan karena
masalah motivasi. Masalah motivasi merupakan masalah yang umum karena tujuan
individu dan tujuan perusahaan secara alami tidak sejalan atau individu memiliki
kepentingan sendiri.

Bentuk paling serius dari perilaku karyawan karena salah pengarahan, seperti
penipuan, memiliki beberapa pengaruh berat, termasuk memburuknya moral
karyawan, terganggunya hubungan bisnis, hilangnya keuntungan yang akibat
rusaknya reputasi, meningkatnya investasi untuk memperbaiki prosedur pengendalian,
biaya hukum dan penyelesaian pengadilan, denda dan pinalti pada badan regulasi, dan
kerugian yang berasal dari jatuhnya harga saham.

Sistem Pengendalian Manajemen (SPM) dapat digunakan untuk memberikan

motivasi positif atau perilaku produktif, yaitu bagaimana SPM dapat mendorong
karyawan untuk bekerja keras secara konsisten untuk mencapai tujuan perusahaan.
3. Keterbatasan Individu

Ketika karyawan yang tahu apa yang diharapkan dari mereka, dan dimotivasi
untuk memiliki kinerja yang tinggi, ternyata tidak dapat melakukannya dengan baik
karena beberapa keterbatasan lain. Beberapa keterbatasan personel sangat spesifik
seperti kurangnya kemampuan, pelatihan, pengalaman, stamina atau pengetahuan
untuk mengerjakan tugas.

 Karakteristik Pengendalian Manajemen yang Baik

Pengendalian yang baik berarti bahwa manajemen merasa cukup yakin bahwa
tidak akan terjadi kejutan yang tidak menyenangkan. Label di luar pengendalian
digunakan untuk menggambarkan situasi dimana adanya probabilitas terjadinya
kinerja yang buruk, baik itu kinerja pada seluruh bagian atau kinerja pada bagian
khusus, meski telah memiliki strategi pada masing-masing bagian.

Meskipun pengendalian manajemen yang baik tetap memberikan probabilitas

kegagalan yang sama karena pengendalian yang sempurna tidak pernah ada kecuali
mungkin terjadi pada keadaan yang tidak biasa. Hal tersebut dikarenakan SPM mahal
dan jarang jika dengan biaya efektif mencoba untuk mengimplementasikan
pengendalian yang cukup bukan dengan pedekatan yang mengidealkan pengendalian
yang sempurna. Biaya jika tidak memiliki sistem pengendalian yang sempurna
disebut kehilangan kendali.

Pengendalian optimal dikatakan tercapai jika kerugian pengendalian yang

diharapkan lebih kecil daripada biaya untuk mengimplementasikan pengendalian yang
lainnya. Penilaian apakah pengendalian yang baik telah dicapai harusnya berorientasi
pada masa depan dan didorong oleh tujuan. Tujuan itu harus berorientasi masa depan
karena bertujuan untuk tidak memiliki kejutan yang tidak menyenangkan di masa
yang akan datang, dimana masa lalu tidak relevan kecuali digunakan sebagai petunjuk
di masa mendatang. Hal tersebut harus didorong oleh tujuan karena tujuan mewakili
apa yang dicapai oleh perusahaan untuk dicapai.