Formulasi Strategi
Pengendalian strategi
Pengendalian manajemen
Menjawab
pertanyaan
apakah Menjawab pertanyaan internal. Apakah
strategi valid atau masih valid pada
karyawan berperilaku tepat? Apa karyawan
saat lingkungan berubah?
paham dengan apa yang diharapkan dari
Fokus utama pada bagian eksternal
mereka? Apa karyawan bekerja dengan
organisasi
(industry)
Apakah
sungguh2?
Apa
karyawan
mampu
organisasi dengan fakta SWOT
melakukan pekerjaan? Jika jawabannya
dapat berkompetisi dengan pesaing
tidak carikan solusi dengan SPM
Fokusnya internal, bagaimana mempengaruhi
lain?
perilaku pegawai dengan cara yang
diinginkan?
Behavioral Emphasis
Pengendalian manajemen meliputi langkah yang diambil manajer untuk meyakinkan bahwa:
Pegawai mengerjakan apa yang terbaik untuk organisasi
Pegawai tidak melakukan kegiatan yang tidak diharapkan organisasi
Pegawai melakukan kegiatan yang harus dilakukan
Alat untuk mempengaruhi:
SOP (action control)
Insentif (result control
Syarat pegawai (personnel control)
Penyebab masalah manajemen control
1. Lack of direction
Pegawai tidak paham apa yang diharapkan organisasi dari dirinya. Fungsi SPM untuk
menginformasikan kepada pegawai bagaimana mereka dapat berkontribusi kepada
perusahaan.
2. Motivational problem
Pegawai tahu apa yang harus dilakukan, tapi kurang motivasi. Tujuan perusahaan tidak
sama dengan tujuan individu. Seringkali keengganan untuk berusahan dan perilaku
mementingkan kepentingan sendiri membawa pengaruh negative bagi perusahaan. Fungsi
SPM yaitu untuk menghindari perilaku negative dan memotivasi pegawai untuk bekerja
keras.
3. Personnel limitation
Pegawai tau dan termotivasi, tetapi kurang kemampuan, pelatihan, pengalaman, stamina,
dan pengetahuan untuk bekerja.
Karakteristik SPM yang baik
Pengendalian yang baik berarti manajemen cukup yakin bahwa tidak akan terjadi kejutan
yang tidak menyenangkan
Out of control artinya menggambarkan situasi dimana sangat mungkin terjadi kinerja yang
tidak baik meskipun sudah memiliki suatu strategi yang baik
Good control perfect control
Tidak ada perfect control karena harus mempertimbangkan cost dan benefit. Misalnya tidak
semua harus dikendalikan karena mungkin dampaknya kecil tapi biaya pengendaliannya
tinggi.
Control loss yaitu biaya karena tidak memiliki pengendalian yang sempurna
Pengendalian optimal yaitu ketika control loss lebih kecil daripada biaya
mengimplementasikan pengendalian
Bagaimana menentukan pengendalian tercapai?
o Harus future oriented
o Harus objective driven
Eg : Kemenkeu ingin laporan WTP, maka IKUnya juga harus WTP
Control Problem Avoidance
1. Activity elimination
Menyerahkan potensial risk ke pihak ketiga. Eg: subkontrak, divestasi.
2. Automation
Mengurangi pemaparan perusahaan terhadap pengendalian dengan menggunakan
computer, robot, expert sistem, dll
3. Centralization of decision making
Pengambilan keputusan penting dilakukan oleh manajemen puncak
4. Risk sharing
Membagi risiko dengan pihak luar untuk mengatasi kerugian. Eg: asuransi, fidelity bonds
Alternatif Pengendalian
Untuk masalah SPM yang tidak dapat dihindari, dapat menggunakan pengendalian
manajemen.
Top level
Middle level
Lower level
Ukuran
Top
level
Financial
Middle
Financial
& Teknis
level
Teknis
Lower
Tanggung jawab
All
Sesuai bagian
Sesuai bagian
Komunikasi
Target
Level
Contoh pengendalian hasil yaitu pembayaran untuk kinerja (reward) karena melibatkan
pemberian imbalan pada karyawan untuk hasil yang bagus.
Objektivitas
Bebas dari bias
Meningkatkan objektivitas dengan cara: (1) pengukuran dilakukan oleh orang
yang independen dari proses, (2) pengukuran diverifikasi oleh pihak
independen misalnya auditor.
Keunggulan pengendalian hasil: pengendalian yang baik dapat dicapai tanpa memahami
secara pasti bagaimana karyawan akan memproduksi hasilnya
o
Efisiensi Biaya
Jangan sampai biaya pengukuran melebihi manfaat yang diterima.
Pengendalian Personel
Pengendalian Budaya
Personnel controls membangun
Didesain untuk mendorong
kecenderungan alamiah para pegawai
pemantauan timbal-balik (mutual
untuk mengendalikan dan atau
monitoring), yaitu bentuk
memotivasi diri mereka sendiri.
tekanan kelompok (group
Tujuan:
pressure) yang sangat kuat
1. Mengklarifikasi harapan: karyawan
terhadap individu yang
paham apa yang diharapkan firm
menyimpang dari norma dan
2. Memastikan karyawan mampu bekerja
nilai kelompok.
3. Meningkatkan self monitoring (hati
Efektif jika anggota kelompok
nurani membimbing org utk berbuat
memiliki keterikatan social atau
dgn baik, meningkatkan self respect)
emosional antara satu sama lain.
Pengendalian awal sekali
Bentuk:
Bentuk:
Bentuk:
Pembatasan perilaku
1. Seleksi dan penempatan
1. Kode etik
Sifat: negatif atau memaksa
Pengecekan referensi, tes poligraf, pernyataan yang bersifat umum
Penerapan fisik:
membandingkan
persyaratan
dari nilai perusahaan, komitmen
mengunci meja, password computer
pekerjaan vs kemampuan pelamar
kepada pemangku kepentingan,
Peralatan canggih eg card reader, fingerprint,
Memperoleh pegawai yang tepat dalam
dan cara-cara bagaimana top
retina, dll
melakukan
pekerjaan
tertentu
akan
manajemen ingin organisasi itu
diperlukan untuk kegiatan harian
meningkatkan
kemungkinan
berfungsi.
diperlukan juga dalam perlindungan data dan
membantu
karyawan
pekerjaan tersebut akan dikerjakan Untuk
privasi
Pengendalian Tindakan
Memastikan karyawan melakukan (atau
tidak melakukan) tindakan tertentu yang
dinilai dapat menguntungkan (merugikan
perusahaan)
Pengendalian langsung dari manajemen.
Pengendalian Tindakan
Penerapan administrasi:
Pembatasan kemampuan karyawan untuk 2.
melaksanakan seluruh atau sebagian porsi
tugas/tindakan tertentu
Pembatasan otoritas keputusan, misal:
otorisasi dengan batasan angka biaya
Pemisahan tugas (merupakan salah satu
syarat pengendalian internal) Efektivitas
terbatas, ada kemungkinan kolusi
Penerapan poka-yokes (kombinasi)
3.
Sistem foolproof: sesuai tahapan untuk
mencegah terjadinya deviasi
Eg: software idiot-proof pada handheld
pesawat, untuk ensure pilot memenuhi
persyaratan standar sblm penerbangan.
Preaction review
Penyelidikan kritis terhadap rencana tindakan
Control
Pembatasan
perilaku
Preaction
review
Problem
Lack of
Motivational
Problem
direction
Problem
Limitation
X
X
Pengendalian Personel
Pengendalian Budaya
dengan baik pula.
memahami perilaku seperti apa
Pelatihan
yang diharapkan meski tidak ada
Memberi informasi ttg desired action or
aturan spesifik
result, dan how to do job
Sifatnya prinsip
Memotivasi
karyawan,
if
they Prinsip aturan
understand what they do, theyll Apa kode etik efektif? Maybe
Perlu tone at the top, contoh.
interested to do it.
Training bisa formal seperti diklat, bisa Tidak cukup ada kode, tapi
hiduplah dengan kode
informal seperti pendampingan
2. Penghargaan kelompok
Desain pekerjaan dan resourcing
Rancang
agar
pekerjaan
dapat Reward diberikan atas pencapaian
kolektif
memotivasi karyawan.
Reward result control, lebih
Jangan sampai overjob
Kasih sumberdaya eg: alat, info,
kepada komunikasi harapan dan
dukungan staf
pemantauan bersama
Dampak positif kolektif reward:
1. Tercipta kerjasama
2. Pelatihan karyawan baru oleh
rekan yang berpengalaman
3. Tekanan rekan kerja untuk aktif
bekerja
3. Transfer antar perusahaan
Rotasi membantu menyebarkan
budaya.
How:
Memperbaiki sosialisasi pegawai
Pegawai lebih apresiasi thdp
masalah msg2 bagian/dvisi
Menghambat pandangan yg saling
bertentangan
Memitigasi penipuan karena terlalu
familiar
4. Pengaturan fisik dan social
Penggunaan kosa kata, pakaian,
kebiasaan, perilaku, membentuk
budaya firm
Eg: Steve Jobs dgn baju casual
work, mengirimkan pesan ttg
inovasi dan kesetaraan
karyawan
5. Tone at the top
Pernyataan top manajemen harus
konsisten dgn budaya yg sdg
diciptakan.
Top manajemen adl panutan.
Pengendalian Tindakan
Akuntabilita
s tindakan
Redudansi
Pengendalian Personel
Pengendalian Budaya
Keunggulan:
Mampu
menangani
masalah pengendalian
seluruh
Negatif:
Free rider (imbalan kelompok)
Lengkap artinya ketika semua area yg didefinisikan SPM tercakup dalam area yg akan
diukur performanya oleh organisasi dan pegawai ikut terlibat memiliki pengaruh.
- Jika pengukuran hasil tidak lengkap, harus dicover oleh pengendalian lain.
Pengukuran kinerja
- Pengukuran hasil yang ketat tergantung pada pengukuran yg tepat, objektif, tepat
waktu, dan dapat dipahami (Bab 2).
- Jika pengukuran gagal, SPM artinya tdk ketat karena mungkin ada permasalahan
perilaku.
Insentif yang diberikan
- Result controls cenderung akan semakin ketat apabila rewards (atau punishments)
dikaitkan secara langsung (directly) dan pasti (definitely) kepada pencapaian
(accomplishment) atau ketidakcapaian (non-accomplishment) kinerja para pegawai
yang terlibat untuk meraih tujuan organisasi.
-