BAB 6

MERANCANG DAN MENGEVALUASI SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Proses merancang dan mengembangkan sistem pengendalian manajemen membutuhkan
jawaban dari dua pertanyaan mendasar, yaitu "Apa yang diinginkan?" dan "Apa yang mungkin
terjadi?". Jika apa yang yang mungkin terjadi itu berbeda dengan apa yang diharapkan, dua
pertanyaan rancangan sistem pengendalian manajemen yang mendasar: "Pengendalian apakah
yang sebaiknya digunakan?" dan "Seberapa ketat harus diaplikasikan?".

Memahami Apa Yang Diinginkan dan Apa Yang Mungkin Terjadi

Sistem pengendalian manajemen tidak dapat dirancang atau dievaluasi tanpa pemahaman
apa yang menjadi tujuan perusahaan (apa yang diinginkan perusahaan terhadap karyawan) .
Strategi yang berasal dari pemahaman yang baik tentang tujuan organisasi sering memberikan
panduan penting untuk tindakan yang diharapkan. Pemahaman yang lebih baik tentang tujuan
dan strategi perusahaan akan menghasilkan kontrol yang layak dan mengurangi kemungkinan
terjadinya masalah perilaku karyawan. Perusahaan tidak hanya menentukan apa yang
diinginkan, tetapi juga perlu mencoba untuk menilai apa yang mungkin terjadi. Kemungkinan
masalah kontrol yang dapat terjadi seperti kurangnya arah (lack of direction), kurangnya
motivasi (lack of motivation), atau keterbatasan pribadi (personel limitation). Organisasi harus
bertanya apakah karyawan mereka memahami apa yang diharapkan dari perusahaan (key
actions) atau apa yang ingin dicapai (key results), apakah mereka benar termotivasi, dan apakah
mereka mampu memenuhi apa yang menjadi peran mereka. Jika tindakan atau hasilnya berbeda
dari yang diinginkan perusahaan, maka manajer harus mempertanyakan sistem pengendalian
manajemen apa yang harus digunakan dan seberapa ketat untuk menerapkannya.

Memahami tindakan atau hasil yang diinginkan

Salah satu cara untuk memahami apa yang harus dikendalikan yaitu dengan mengenali
tindakan kunci yang harus dilakukan agar dapat memberikan kemungkinan besar untuk
keberhasilan. Biasanya kebijakan-kebijakan penting dari para pimpinan tingkat tinggi tidak dapat
dimengerti dengan baik, misalnya pemecahan masalah, pengembangan pribadi, dan alokasi
investasi. Sangat tidak mungkin untuk dinilai apakah tindakan yang diambil telah tepat kecuali
melalui pengawasan seseorang yang memiliki kualifikasi profesional yang sama atapun lebih
tinggi. Demikian pula, keputusan untuk tindakan yang penting pada level pekerja profesional
tingkat tinggi, seperti analisis pasar, hanya dapat dilihat oleh rekan atau yang berada di atas
mereka.
Cara lain untuk mengerti tuntutan peran yaitu dengan menentukan hasil kunci. Hasil
kunci dapat diartikan sebagai beberapa daerah yang memegang kunci penting dimana hal-hal
harus berjalan dengan semestinya agar bisnis dapat berkembang. Jika hasil dalam daerah ini
tidak cukup, maka kinerja perusahaan untuk jangka waktu tersebut akan menjadi kurang dari
yang diharapkan.
Memahami tindakan atau hasil yang mungkin
Manajer harus meneliti potensi dari setiap permasalahan yang ada (kurangnya
pengarahan, masalah motivasi, atau keterbatasan personil). Oleh karenanya, mereka sebaiknya
menanyakan apakah para karyawan memahami apa yang diharapkan dari mereka untuk
dilakukan (tindakan kunci) atau untuk diselesaikan (hasil kunci), apakah mereka termotivasi
sepenuhnya atau apakah mereka mampu untuk memenuhi peran mereka.
KEPUTUSAN 1 : PEMILIHAN PENGENDALIAN
Setiap jenis pengendalian manajemen tidak memiliki tingkat keefektifan yang sama
terhadap setiap masalah pengendalian manajemen.
Kurangnya Masalah Keterbatasan
Jenis Pengendalian
pengarahan motivasi personil
Pengendalian hasil
Pertanggungjawaban hasil X X
Pengendalian tindakan
Pembatasan perilaku X
Tinjauan sebelum tindakan X X X
Pertanggungjawaban tindakan X X X
Redundansi X
Pengendalian personil/budaya
Pemilihan dan penempatan X X X
Pelatihan X X
Ketetapan sumber daya penting X
Penciptaan budaya organisasi yang X X
kuat
Pemberian imbalan kelompok X X

Pengendalian personil/budaya sebagai pertimbangan awal

Dalam menentukan beberapa alternatif pengendalian manajemen, manajer harus mulai
mempertimbangkan apakah pengendalian personil/budaya telah cukup atau tidak. Pengendalian
personil/budaya dipertimbangkan pertama kali karena relatif tidak memiliki efek yang
berdampak negatif dan hanya mengeluarkan sedikit biaya. Pada beberapa kasus, pada
perusahaan-perusahaan kecil, pengendalian personil/budaya dapat memberikan pengendalian
manajemen yang efektif.
Bahkan ketika pengendalian personil/budaya tidak cukup andal, sangat berguna untuk
memfokuskan mereka pertama kali, karena mereka adalah dasar dari beberapa tingkatan tanpa
mempedulikan bentuk pengendalian yang digunakan.
Keuntungan dan kerugian pengendalian tindakan
Keuntungan:
Bentuk pengendaliannya yang bersifat paling langsung. Biasanya memberikan pengendalian
yang terbaik karena pengendalian dan tindakan memiliki hubungan sangat langsung.
Bahkan, apabila pengendalian terhadap tindakan itu sendiri dinilai sudah cukup, maka tidak
perlu memonitor hasilnya.
Pengendalian tindakan juga cenderung mendokumentasikan kumpulan pengetahuan tentang
tindakan-tindakan yang terbaik. Dokumen seperti kebijakan dan prosedur, merupakan cara
yang efisien untuk mentransfer pengetahuan kepada karyawan yang melakukan tindakan.
Pengendalian tindakan, khususnya dalam bentuk kebijakan dan prosedur, juga merupakan
cara efisien dalam meningkatkan koordinasi di dalam organisasi.
Kerugian:
Tingginya tingkat keterbatasan. Pengetahuan yang sangat baik hanya ada bagi pekerjaan-
pekerjaan yang bersifat sangat rutin.
Tidak mendorong kreativitas, inovasi, dan adaptasi. Karyawan menjadi pasif dan
membentuk kebiasaan berdasarkan aturan kerja yang diberikan.
Pertanggungjawaban terhadap tindakan dapat menimbulkan kecerobohan.
Seringkali menimbulkan sikap negatif. Beberapa orang tidak menyukainya, terutama orang
yang lebih independen dan kreatif, mereka mungkin mencari pekerjaan lain untuk
mendapatkan kesempatan pencapaian dan aktualisasi diri.
Khususnya yang membutuhkan peninjauan sebelum tindakan, tergolong mahal. Peninjauan
harus dilakukan oleh individu yang lebih handal daripada orang yang bertindak. Karenanya,
peninjau harus berpengetahuan tinggi dan jasanya mahal.
Keuntungan dan kerugian pengendalian hasil
Keuntungan:
Kelayakan. Pengendalian hasil dapat memberikan pengendalian yang efektif walaupun
kurang pengetahuan atas tindakan yang diinginkan.
Sikap karyawan dapat dipengaruhi bahkan ketika mereka diberi otonomi yang signifikan.
Otonomi memberi kesempatan untuk mengembangkan cara baru dan inovatif. Juga membuat
karyawan memiliki komitmen dan motivasi lebih tinggi.
Tergolong tidak terlalu mahal. Pengukuran kinerja dikumpulkan untuk alasan yang tidak
berhubungan langsung dengan pengendalian manajemen, seperti untuk pelaporan keuangan,
pelaporan pajak, atau penyusunan strategi, dan apabila pengukuran ini dapat digunakan atau
mudah diadaptasi bagi pengendalian hasil, maka biaya tambahannya dapat relatif kecil.
Kerugian:
Pengukuran hasil biasanya menghasilkan indikasi yang kurang sempurna mengenai apakah
sebuah tindakan yang baik telah dilakukan karena ukuran gagal memenuhi satu atau lebih
syarat ukuran baik: kongruen, ketepatan, objektivitas, ketepatan waktu, atau dapat dipahami.
Ketika hasil dipengaruhi oleh hal-hal selain keterampilan karyawan sendiri dan upaya-
upayanya, maka risiko pengendalian hasil beralih dari pemilik kepada karyawan. Risiko ini
disebabkan oleh kekacauan pengukuran yang diciptakan oleh faktor-faktor yang tidak dapat
dikendalikan.
Serangkaian target kinerja sabagai bagian dari sistem pengendalian hasil memenuhi dua
fungsi pengendalian yang penting tapi bersaing:
1. Motivasi untuk mencapai. Paling baik targetnya menantang tapi dapat dicapai.
2. Koordinasi. Targetnya harus berupa tebakan yang terbaik, atau mungkin sedikit
konservatif, untuk memastikan bahwa target itu dicapai dan tidak ada sumberdaya yang
terbuang percuma.
Satu perangkat perencanaan tidak dapat memenuhi kedua tujuan secara optimal, satu tujuan
(atau keduanya) harus dikorbankan.
Tidak semua karyawan senang diberdayakan untuk menghasilkan yang terbaik. Beberapa
karyawan tidak memiliki keinginan otonomi dan pertanggungjawaban
KEPUTUSAN 2 : MEMILIH PENGETATAN PENGENDALIAN
Keputusan tentang apakah pengendalian itu harus ketat atau longgar, tergantung kepada
jawaban atas ketiga pertanyaan berikut: (1) Apa keuntungan potensial dari pengetatan
pengendalian? (2) Apa saja biayanya? (3) Apakah mungkin ada efek samping yang berbahaya?.
Contoh nyata dalam perusahaan, kontrol yang ketat sangat berpengaruh pada kesuksesan sebuah
organisasi. Contohnya, Perusahaan penerbangan ketat dalam melakukan kontrol kapasitas kursi
karena merupakan salah satu faktor yang berdampak langsung pada kesusksesannya.

Pengketatanpelonggaran pengendalian yang simultan

Perusahaan memberi keleluasaan dalam hal motivasi, otonomi, kewirausahaan, dan
inovasi. Tetapi dalam sistem pengendalian yang sama, perusahaan juga membatasinya pada suatu
nilai yang tetap (seperti berfokus terhadap kebutuhan pelanggan). Perusahaan yang belum
memiliki budaya yang kuat dapat menerapkan sistem ini. Hal ini dapat dicapai dengan
menggunakan pengendalian yang ketat atas beberapa tindakan kunci atau hasil yang memiliki
potensi terbesar untuk berdampak pada keberhasilan organisasi. Di dalam buku In Search of
Excellence, Peters and Waterman mengamati beberapa perusahaan di katakan unggul karena
memakai simultaneous tight-loose controls. Dimana ketat pada tujuan dan nilai-nilai inti, tetapi
longgar pada prosedur. Dengan kata lain, perusahaan lebih menekankan pada kontrol personil
dan budaya. Itu mungkin saja melakukan pendekatan simultaneous tight-loose controls tanpa
unsur budaya yang kuat. Ini dapat dicapai dengan menggunakan kontrol yang ketat pada banyak
key actions atau key result.
Beradaptasi Terhadap Perubahan
Banyak perusahaan menekankan pada satu bentuk pengendalian manajemen pada satu
waktu tertentu, tetapi seringkali mengubah penekanan ke bentuk lain karena kebutuhan,
kemampuan dan lingkungan yang berubah.
Tetap berfokus terhadap perilaku
Perilaku pada setiap orang berbeda pada tiap negara, tiap bagian dari sebuah negara, tiap
oraganisasi, tiap bagian dari sebuah oraganisasi yang sama, maka manajemen harus terbuka pada
perbedaan tersebut karena efektifitas manajemen kotrol yang diggunakan bergantung reaksi yang
berbeda dapa setiap karyawan yang terlibat.
Contohnya, karyawan yang membutuhkan kreatifitas seperti eksekutif periklanan, pedagang,
insinyur desain cenderung berekasi negatif terhadap action controls daripada karyawan yang
bekerja di bagian penjadwalan atau akuntansi. Karyawan tersebut lebih tertarik dan lebih
termotivasi dengan bayaran yang besar, sehingga mendorong karyawan untuk bekerja.
Membangun pengendalian yang baik
Banyak organisasi tidak lagi bertahan karena gagalnya manajemen kontrol sistem. Yang
di sebabkan oleh ketidak sempurnaan pemahaman atas efek dari manajemen kontrol pada
keadaan tersebut yang terkait dengan pertumbuhan dan perubahan yang cepat pada pasar
tersebut. Kecenderungan manajemen menaklukan penerapan manajeman kontrol kepada yang
lainnya setelah menghadapi tekanan lebih dari permintaan bisnis. Sulitnya melakukan
pengendaliaan menajemen dalam waktu yang panjang. Kritik membuat menjadi berhati-hati.
Banyak perusahaan menemukan berbagai kelemahan yang sebenarnya dari manajemen kontrol
sistemnya. Meskipun kontrol yang dilakukan sedikit longgar tetapi mungkin memiliki manfaat
yang tidak terlihat seperti kreatifitas yang tinggi, semangat perusahaan yang sehat dan biaya
yang rendah.

CONTOH KASUS

Kelompok 1 menggunakan Universitas Kristen Satya Wacana sebagai obyek kasus kali ini sebab
akan memudahkan dalam memahami jenis jenis control yang akan dipelajari, karena UKSW
merupakan suatu organisasi yang paling dekat dengan kehidupan kelompok 9 untuk saat ini.
Tujuan dari control ini adalah untuk mencapai tujuan dari organisasi seperti yang tertera pada
Visi-Misi UKSW.

Direct cost
Contoh Direct cost yang ada pada control di UKSW:
UKSW menerapkan control terhadap kehadiran mahasiswa dengan membuat daftar
presensi dan dari control tersebut timbul direct cost berupa kertas, tinta, waktu, tenaga
kerja.
 Orientasi Mahasiswa Baru UKSW sebagai salah satu bentuk personnel and cultural
control yang diterapkan UKSW bertujuan untuk mengenalkan budaya dan peraturan.
Direct cost yang timbul: Biaya untuk pelaksanaan OMB, waktu dan tenaga pengajar
(mahasiswa sebagai fasilitator, dosen, dan satpam sebagai pihak keamanan.
Beasiswa merupakan suatu cost berupa reward dari control terhadap kinerja mahasiswa
baik secara akademis maupun non-akademis.

Negative Attitude
Contoh negative attitude yang timbul di UKSW adalah:
Titip Absen dari penerapan control terhadap kehadiran mahasiswa akan membuat
mahasiswa cenderung untuk berperilaku tidak jujur dan tidak bertanggung jawab.
Mengenakan kaos dan celana pendek dari penerapan control kerapian dan kesopanan
akan membuat mahasiswa cenderung untuk berpakaian tidak rapi dan sopan saat sudah
lulus dan bekerja.
Mahasiswa melakukan hal hal negative untuk mendapatkan nilai IP yang bagus.
Contoh: menyontek, bekerja sama dengan teman untuk mendapatkan jawaban. Hal ini
terkait dengan control UKSW terhadap tingkat pemahaman materi yang diberikan kepada
mahasiswa, dimana IP sendiri merupakan bentuk control dalam pendidikan universitas.

Indirect Cost
Indirect cost yang dapat timbul dari perilaku negative di atas ialah memburuknya nama baik dari
UKSW sendiri. Memburuknya nama baik UKSW dapat berdampak pada financial UKSW. Oleh
sebab itu diperlukan pengendalian pengedalian untuk menjaga baik input dan output UKSW.

Controller
Bentuk controller dalam UKSW sendiri dapat disebutkan, yaitu:
1. Dosen, sebagai controller selama proses belajar mengajar. Apakah mahasiswa menaati
peraturan selama mengikuti perkuliahan.
2. Biro Akademik Registrasi dan Administrasi (BARA), yang mengawasi daftar hadir
mahasiswa. Apakah mahasiswa sudah memenuhi standar untuk lulus mata kuliah (80%
kehadiran).
3. Pengawas Ujian, yang mengawasi saat ujian berlangsung. Apakah mahasiswa sudah
memenuhi persyaratan untuk mengikuti ujian, serta menjaga agar mahasiswa menaati
peraturan ujian.

Tight Control
Salah satu bentuk tight control di UKSW ialah control yang dilakukan pada saat ujian. Ada pun
peraturan selama ujian ialah:
Setiap mahasiswa diwajibkan:
Membawa Kartu Tanda Mahasiswa dan Kartu Studi Tetap
Menempati Ruang ditentukan
Meletakan tas, buku, catatan di tempat yang ditentukan sesuai petunjuk pengawas
 Mengisi presensi ujian dengan menuliskan tanda tangan sesuai dengan tanda tangan pada
kartu mahasiswa
Setiap mahasiswa dilarang:
Datang terlambat lebih dari 15 menit setelah ujian dimulai
Meninggalkan ruang ujian tanpa izin pengawas
Pinjam-meminjam barang atau alat tulis sesama peserta ujian
Melakukan berbagai tindak kecurangan
Mau atau tidak mahasiswa diharuskan untuk mentaati peraturan yang ada selama ujian
berlangsung. Apabila tidak maka ada sanksi yang telah ditentukan, yaitu:
Peringatan oleh pengawas
Tidak diperkenankan mengikuti ujian dan dikeluarkan oleh pengawas
Nilai E bagi matakuliah yang diujikan
Pada tight action control ini terdapat:
1. Behavioral Constraint
a. Physical Control
Identifikasi personal dilakukan dengan pembagian kelas berdasar nim,
menunjukan kartu studi tetap dan kartu tanda mahasiswa yang berlaku merupakan
bentuk physical control saat ujian berlangsung.
b. Administrative Control
Mahasiswa hanya dapat mengerjakan mata ujian yang telah dia ambil dengan
menunjukan kartu studi semester berjalan.
2. Action Accountability
a. Congruent
Peraturan yang diterapkan pada saat ujian sudah sesuai untuk mencapai tujuan
dari UKSW.
b. Specific
Peraturan tertulis yang di berikan ketika ujian sudah cukup detil dan terperinci.
c. Well Communicated
Peraturan dikomunikasikan dengan baik oleh pihak pengawas ujian kepada
mahasiswa, baik dengan tertulis maupun lisan
d. Complete
Peraturan yang diberikan sudah lengkap beserta dengan batasan batasan serta
larangan berikut dengan sanksinya.
3. Action Tracking
Action tracking dilakukan dengan menggunakan pengawas pada saat ujian. Hal ini juga
bertujuan agar ujian berjalan dengan efisien dan efektif.