DESAIN DAN EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN

MANAJEMEN

Memahami Apa Yang Diinginkan Dan Apa Yang Mungkin Terjadi

SPM tidak dapat dirancang atau dievaluasi tanpa adanya pemahaman dari

tuntutan peran yang sedang dikendalikan: Apa yang perusahaan inginkan untuk

dikerjakan oleh karyawannya. Tujuan dan strategi berasal dari pemahaman yang

baik mengenai tujuan perusahaan yang terkadang memberikan pedoman penting

untuk tindakan-tindakan yang diinginkan. Pedoman tindakan lebih bernilai jika

mereka dipahami dengan cukup baik, dengan digambarkan secara spesifik.

Misalnya, "Kita mencari ROI sebesar 15% dan pertumbuhan penjualan sebesar

20%" memberikan pedoman yang lebih baik.

Memahami tindakan atau hasil yang diinginkan

Salah satu cara untuk memahami apa yang harus dikendalikan yaitu

dengan mengenali tindakan kunci yang harus dilakukan agar dapat memberikan

kemungkinan besar untuk berhasil.

Kebanyakan kebijakan-kebijakan penting dari para pimpinan tingkat tinggi

tidak dapat dimengerti dengan baik, misalnya pemecahan masalah, pengembangan

pribadi, dan alokasi investasi. Sangat tidak mungkin untuk dinilai apakah tindakan

yang diambil telah tepat kecuali melalui pengawasan seseorang yang memiliki

kualifikasi profesional yang sama atapun lebih tinggi. Demikian pula, keputusan

untuk tindakan yang penting pada level pekerja profesional tingkat tinggi, seperti

analisis pasar, hanya dapat dilihat oleh rekan atau yang berada di atas mereka.

1
 Cara lain untuk mengerti tuntutan peran yaitu dengan menentukan hasil

kunci. Hasil kunci dapat diartikan sebagai beberapa daerah yang memegang kunci

penting dimana ‘hal-hal harus berjalan dengan semestinya’ agar bisnis dapat

berkembang. Jika hasil dalam daerah ini tidak cukup, maka kinerja perusahaan

untuk jangka waktu tersebut akan menjadi kurang dari yang diharapkan.

Memahami tindakan atau hasil yang mungkin terjadi

Manajer harus meneliti potensi dari setiap permasalahan yang ada

(kurangnya pengarahan, masalah motivasi, atau keterbatasan personil). Oleh

karenanya, mereka sebaiknya menanyakan apakah para karyawan memahami apa

yang diharapkan dari mereka untuk dilakukan (tindakan kunci) atau untuk

diselesaikan (hasil kunci), apakah mereka termotivasi sepenuhnya atau

apakah mereka mampu untuk memenuhi peran mereka.

Langkah 1 : PEMILIHAN PENGENDALIAN

Setiap jenis pengendalian manajemen tidak memiliki tingkat keefektifan

yang sama terhadap setiap masalah pengendalian manajemen.

Kurangnya Masalah Keterbatasan

Jenis Pengendalian
pengarahan motivasi personil
Pengendalian hasil
Pertanggungjawaban hasil X X
Pengendalian tindakan
Pembatasan perilaku X
Tinjauan sebelum tindakan X X X
Pertanggungjawaban tindakan X X X
Redundansi X
Pengendalian personil/budaya
Pemilihan dan penempatan X X X
Pelatihan X X
Ketetapan sumber daya X

2
penting
Penciptaan budaya organisasi X X

yang kuat
Pemberian imbalan kelompok X X

Pengendalian personil/budaya sebagai pertimbangan awal

Dalam menentukan beberapa alternatif pengendalian manajemen, manajer

harus mulai mempertimbangkan apakah pengendalian personil/budaya telah

cukup atau tidak. Pengendalian personil/budaya dipertimbangkan pertama kali

karena relatif tidak memiliki efek yang berdampak negatif dan hanya

mengeluarkan sedikit biaya. Pada beberapa kasus, pada perusahaan-perusahaan

kecil, pengendalian personil/budaya dapat memberikan pengendalian manajemen

yang efektif.

Bahkan ketika pengendalian personil/budaya tidak cukup andal, sangat

berguna untuk memfokuskan mereka pertama kali, karena mereka adalah dasar

dari beberapa tingkatan tanpa mempedulikan bentuk pengendalian yang

digunakan.

Keuntungan dan kerugian pengendalian tindakan

Keuntungan:

 Bentuk pengendaliannya yang bersifat paling langsung. Biasanya memberikan

pengendalian yang terbaik karena pengendalian dan tindakan memiliki

hubungan sangat langsung. Bahkan, apabila pengendalian terhadap tindakan

itu sendiri dinilai sudah cukup, maka tidak perlu memonitor hasilnya.
 Pengendalian tindakan juga cenderung mendokumentasikan kumpulan

pengetahuan tentang tindakan-tindakan yang terbaik. Dokumen seperti

3
 kebijakan dan prosedur, merupakan cara yang efisien untuk mentransfer

pengetahuan kepada karyawan yang melakukan tindakan.

 Pengendalian tindakan, khususnya dalam bentuk kebijakan dan prosedur, juga

merupakan cara efisien dalam meningkatkan koordinasi di dalam organisasi.

Kerugian:

 Tingginya tingkat keterbatasan. Pengetahuan yang sangat baik hanya ada bagi

pekerjaan-pekerjaan yang bersifat sangat rutin.

 Tidak mendorong kreativitas, inovasi, dan adaptasi. Karyawan menjadi pasif

dan membentuk kebiasaan berdasarkan aturan kerja yang diberikan.

 Pertanggungjawaban terhadap tindakan dapat menimbulkan kecerobohan.
 Seringkali menimbulkan sikap negatif. Beberapa orang tidak menyukainya,

terutama orang yang lebih independen dan kreatif, mereka mungkin mencari

pekerjaan lain untuk mendapatkan kesempatan pencapaian dan aktualisasi diri.

 Khususnya yang membutuhkan peninjauan sebelum tindakan, tergolong

mahal. Peninjauan harus dilakukan oleh individu yang lebih handal daripada

orang yang bertindak. Karenanya, peninjau harus berpengetahuan tinggi dan

jasanya mahal.

Keuntungan dan kerugian pengendalian hasil

Keuntungan:

 Kelayakan. Pengendalian hasil dapat memberikan pengendalian yang

efektif walaupun kurang pengetahuan atas tindakan yang diinginkan.

 Sikap karyawan dapat dipengaruhi bahkan ketika mereka diberi otonomi yang

signifikan. Otonomi memberi kesempatan untuk mengembangkan cara baru

dan inovatif. Juga membuat karyawan memiliki komitmen dan motivasi lebih

tinggi.

4
 Tergolong tidak terlalu mahal. Pengukuran kinerja dikumpulkan untuk alasan

yang tidak berhubungan langsung dengan pengendalian manajemen, seperti

untuk pelaporan keuangan, pelaporan pajak, atau penyusunan strategi, dan

apabila pengukuran ini dapat digunakan atau mudah diadaptasi bagi

pengendalian hasil, maka biaya tambahannya dapat relatif kecil.

Kerugian:

 Pengukuran hasil biasanya menghasilkan indikasi yang kurang sempurna

mengenai apakah sebuah tindakan yang baik telah dilakukan karena ukuran

gagal memenuhi satu atau lebih syarat ukuran baik: kongruen, ketepatan,

objektivitas, ketepatan waktu, atau dapat dipahami.

 Ketika hasil dipengaruhi oleh hal-hal selain keterampilan karyawan sendiri

dan upaya-upayanya, maka risiko pengendalian hasil beralih dari pemilik

kepada karyawan. Risiko ini disebabkan oleh kekacauan pengukuran yang

diciptakan oleh faktor-faktor yang tidak dapat dikendalikan.

 Serangkaian target kinerja sabagai bagian dari sistem pengendalian hasil

memenuhi dua fungsi pengendalian yang penting tapi bersaing:

1. Motivasi untuk mencapai. Paling baik targetnya menantang tapi dapat

dicapai.
2. Koordinasi. Targetnya harus berupa tebakan yang terbaik, atau mungkin

sedikit konservatif, untuk memastikan bahwa target itu dicapai dan tidak

ada sumberdaya yang terbuang percuma.

Satu perangkat perencanaan tidak dapat memenuhi kedua tujuan secara

optimal, satu tujuan (atau keduanya) harus dikorbankan.

 Tidak semua karyawan senang diberdayakan untuk menghasilkan yang

terbaik. Beberapa karyawan tidak memiliki keinginan otonomi dan

pertanggungjawaban.

5
Langkah 2 : MEMILIH PENGETATAN PENGENDALIAN

Keputusan tentang apakah pengendalian itu harus ketat atau longgar,

tergantung kepada jawaban atas ketiga pertanyaan berikut: (1) Apa keuntungan

potensial dari pengetatan pengendalian? (2) Apa saja biayanya? (3) Apakah

mungkin ada efek samping yang berbahaya?.

Di beberapa organisasi, pengetatan pengendalian sangat bermanfaat di

bagian yang paling memegang peranan bagi kesuksesan organisasi. Faktor-faktor

keberhasilan ini dapat bervariasi sesuai jenis usahanya. Beberapa bentuk

pengendalian berbiaya tinggi untuk dimplementasikan dalam bentuk pengetatan.

Apakah mungkin ada efek samping yang berbahaya?. Efek samping yang

berbahaya adalah jika pengendalian dilaksanakan, khususnya jika pengendalian

dilaksanakan dalam bentuk pengetatan.

Pengketatan–pelonggaran pengendalian yang simultan

Perusahaan memberi keleluasaan dalam hal motivasi, otonomi,

kewirausahaan, dan inovasi. Tetapi dalam sistem pengendalian yang sama,

perusahaan juga membatasinya pada suatu nilai yang tetap (seperti berfokus

terhadap kebutuhan pelanggan).

Perusahaan yang belum memiliki budaya yang kuat dapat menerapkan

sistem ini. Hal ini dapat dicapai dengan menggunakan pengendalian yang ketat

atas beberapa tindakan kunci atau hasil yang memiliki potensi terbesar untuk

berdampak pada keberhasilan organisasi.

BERADAPTASI PADA PERUBAHAN

6
 Sebagian besar organisasi menekankan salah satu bentuk pengendalian

manajemen pada suatu titik waktu tertentu, tetapi mereka sering mengubah

penekanan mereka dari satu bentuk ke bentuk lain sesuai kebutuhan, kemampuan,

dan perubahan lingkungan.

TETAP BERFOKUS PADA PERILAKU

Keuntungan dan efek samping dari manajemen pengendalian sangat

tergantung pada reaksi karyawan terhadap pengendalian yang telah

dipertimbangkan. Apa yang terbaik dalam satu organisasi, atau wilayah dalam

suatu organisasi, mungkin tidak bekerja di tempat lain. Namun, masih penting

untuk tetap fokus pada orang yang terlibat karena tanggapan mereka yang akan

menentukan keberhasilan atau kegagalan SPM. Manfaat dari pengendalian

manajemen berasal hanya dari dampaknya terhadap perilaku.

MEMBANGUN PENGENDALIAN YANG BAIK

Sistem pengendalian manajemen yang baik dibangun berdasarkan tingkat

kekritisan suatu perusahaan melalui proses investigasi dari seluruh situasi yang

ada di dalam perusahaan. Kontrol merupakan sebuah bagian yang kompleks dari

fungsi manajemen, dimana dapat memberikan perusahaan suatu keuntungan yang

‘tak nampak’, seperti tingginya kreativitas, semangat bersaing yang sehat dari

perusahaan atau rendahnya biaya dari operasionalisasi perusahaan.