CH VI :

DESAIN DAN EVALUASI

SISTEM PENGENDALIAN
MANAJEMEN

Elvin S Ma’arif, SE.M.Si

Proses mendesain dan
meningkatkan SPM
memperhatikan 2 pertanyaan
dasar :

1. Apa yang diinginkan

2. Apa yang mungkin terjadi
SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
Ketika "apa yang mungkin terjadi" berbeda
dengan apa yang diinginkan maka berlanjut
pada kedua pertanyaan berikut :

1.Pengendalian apa yang seharusnya

digunakan
2.Seberapa ketat pengendalian harus
diaplikasikan

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Hal hal yang perlu diperhatikan
dalam memilih Pengendalian

 Setiap jenis pengendalian SPM tidak sama efektifnya

dalam menyelesaikan setiap permasalahan manajemen.

 Suatu permasalahan bisa jadi diselesaikan dengan satu

jenis pengendalian atau kombinasi beberapa jenis
pengendalian

 Alternatif-alternatif pengendalian SPM tersebut harus

dipertimbangkan cost and benefitnya.

 Alternatif pengendalian yang mahal harus diikuti dengan

nilai tambah yang lebih besar bagi perusahaan.

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

 Pilihan Pengendalian

1. Pengendalian Personel / Kultural

2. Pengendalian Tindakan

3. Pengendalian
Hasil

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

 1. Pengendalian Personel /
Kultural

Sebuah pertimbangan awal

pengendalian personel layak
menjadi alternatif pertama untuk
dipertimbangkan karena memiliki
dampak kerugian yang lebih sedikit
dan biaya yang relatif lebih rendah.

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

 Tujuan pengendalian personel :

1. Memastikan karyawan mengetahui apa

yang diinginkan organisasi
2. Memastikan tiap karyawan dapat
bekerja dengan baik, dan memiliki
kemampuan (pengalaman,
pengetahuan) dan sumberdaya
(informasi, waktu) yang cukup untuk
melaksanakan pekerjaan mereka
dengan baik.
3. Meningkatkan kemungkinan tiap
karyawan melaksanakan pengawasan
pada dirinya
SISTEM PENGENDALIAN sendiri (self monitoring)
MANAJEMEN
 Tiga metode utama dari penerapan
pengendalian personal
1 Pemilihan dan penempatan, menemukan orang yang tepat untuk melakukan
tugas tertentu dan memberikan mereka lingkungan kerja yang bagus dan
sumberdaya-sumberdaya yang penting dapat dengan jelas meningkatkan peluang
sebuah pekerjaan akan dilakukan dengan semestinya.
2 Pelatihan adalah cara umum yang lain untuk membantu memastikan bahwa
karyawan-karyawan melakukan pekerjaan dengan baik. Pelatihan dapat
menyediakan informasi yang berguna mengenai hasil atau tindakan apa yang
diharapkan dan bagaimana memberikan tugas agar dapat dikerjakan dengan baik.
3 Pendesainan pekerjaan, cara lain untuk membantu karyawan bertindak dengan
tepat dengan memastikan pekerjaan yang didesain adalah mengizinkan para
karyawan yang bermotivasi dan berkualifikasi sehingga memiliki kemungkinan
yang tinggi untuk berhasil.

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

2. Pengendalian Tindakan

Keunggulan Pengendalian Tindakan :

a) Adalah bahwa pengendalian tindakan merupakan
bentuk pengendalian yang paling tepat/langsung ke
sasaran. Ketika suatu tindakan dilakukan dengan benar
dari awal ketika dimulai (misal pengambilan keputusan
investasi), maka pengendalian tindakan merupakan
pengendalian yang terbaik karena pengendalian tersebut
langsung menuju tepat ketin- dakan. Artinya, ketika
pengendalian tindakan sudah mencukupi maka tidak
perlu lagi memantau hasilnya.
b) Pengendalian tindakan cenderung menuju pada
pendokumentasian (dalam bentuk kebijakan dan prosedur)
mengenai tindakan-tindakan apa yang terbaik bagi
perusahaan. Dengan begitu, ketika pegawai datang dan
pergi,
SISTEM pengetahuan
PENGENDALIAN tentang tindakan yang terbaik bagi
MANAJEMEN
 Kelemahan Pengendalian Tindakan :
a) Adanya pembatasan kemungkinan yang tegas, akibat
dari pekerjaan yang rutin
b) Sebagian besar pengendalian tindakan juga sering kali
mencegah kreatifitas, inovasi dan adaptasi, sehingga
karyawan cenderung pasif.
c) Akuntabilitas tindakan, dapat menyebabkan
kecerobohan.
d) Pengendalian tindakan sering kali menimbulkan
pengaruh negatif, karena karyawan merasa diawasi.
e) Beberapa pengendalian tindakan, khususnya yang
memerlukan kajian pratindakan biayanya relatif mahal.

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

PENGENDALIAN TINDAKAN
Tindakan yang dapat dipertanggungjawabkan

Tindakan yang dapat dipertanggungjawabkan melibatkan karyawan untuk

bertanggung jawab untuk tindakan-tindakan yang mereka ambil.
Implementasi dari pengendalian yang dapat dipertanggungjawabkan
membutuhkan:
(1) mendefinisikan tindakan apa yang dapat diterima atau tidak dapat
diterima,
(2) mengkomunikasikan definisi-definisi tersebut kepada para karyawan,
(3) mengamati atau sebaliknya mengikuti apa yang terjadi, dan
(4) memberi imbalan bagi tindakan-tindakan yang bagus atau hukuman atas
tindakan-tindakan yang menyimpang dari apa yang dapat diterima.

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

 3. Pengendalian Hasil
Keunggulan pengendalian hasil adalah :

a) Feasibility, pengendalian hasil dapat

menjadi pengendalian yang efektif bahkan
ketika pengen-dalian tindakan kurang
berjalan dengan baik.
b) Ketika diberikan ruang otonomi kepada
karyawan, kreativitas cenderung
meningkat. Pelaksanaan pekerjaan dapat
memberikan hasil yang lebih baik daripada
menggunakan suatu standar pekerjaan
tertentu saja.
c) Biayanya relatif lebih murah daripada
pengen-dalian tindakan.
SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
Kelemahan pengendalian hasil adalah :
a) Hasil yang diberikan kadang kurang sempurna untuk
meng-indikasikan apakah tindakan yang baik sudah
dilakukan karena hasil tersebut tidak memenuhi syarat
pengukuran yang baik.
b) Keterampilan karyawan kadang memiliki risiko dan pada
pengen-dalian hasil, risiko tersebut dibebankan pada
karyawan.
c) Target kinerja yang merupakan bagian dari sistem
pengendalian hasil (misal target anggaran) biasanya tidak
mampu memenuhi semua fungsi pengendalian (terdapat
dua fungsi penting pengendalian yaitu motivaiton to
achieve dan coordination).
d) Beberapa karyawan kurang suka dengan otonomi dalam
bekerja. Hal ini dikarenakan mereka kurang menikmati
tanggungjawab yang diberikan atau risiko yang
SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
dibebankan kepada mereka. Untuk mengatasinya,
Tipe Pengendalian dan Masalah Pengandalian
Masalah Pengendalian
Kurangnya Masalah Keterbatasan
Tipe Pengendalian
Pengarahan Motivasi Individu
     
Pengendalian hasil :      
Akuntabilitas hasil X X  
Pengendalian tindakan :      
Pembatasan sikap   X
Kajian pratindakan X  X X
Akuntabilitas tindakan X X X 
Redundansi   X
Pengendalian personel/kultural :      
Pemilihan dan penempatan X X X 
Pelatihan X X
Ketersediaan sumber daya  X
Penciptaan budaya perusahaan yang kuat X X  
Imbalan berbasis kelompok X X  
       

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

 Pemilihan
Ketatnya Pengendalian

Keputusan mengenai apa pengendalian harus

diapli-kasikan lebih ketat atau longgar
tergantung pada jawaban dari pertanyaan :

1. Apakah manfaat potensial dari pengendalian

ketat ?
2. Berapa biayanya ?
3. Mungkinkah ada efek samping yang
merugikan ?
SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
 TINGKAT PENGENDALIAN LONGGAR
Simultan TAPI KETAT

tight-loose Pengendalian bersifat longgar karena

tipe pengendalian ini memberikan
control kesempatan karyawan untuk
berotonomi, berwirausaha, dan
berinovasi, tapi pengendalian tipe ini
juga bisa dikatakan ketat, karena mereka
menetapkan penilaian yang kaku.
Tipe ini tidak memperlukan prosedur
pengendalian karena rata2 karyawan
tahu apa yang mereka harus lakukan dan
kekuatan budayalah yang mengatur
variable yang berlaku

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

 Beradaptasi Terhadap
Perubahan

Banyak perusahaan menekankan

pada satu bentuk pengendalian
manajemen pada satu waktu tertentu,
tetapi sering- kali mengubah penekanan
kebentuk lain karena kebutuhan,
kemampuan dan lingkungan yang
berubah.
SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
1. PENGETAHUAN (Knowledge)
- RECALLING (mengingat kembali)
- UNDERSTAND OF MEANING (mengerti akan arti)

2. PERSETUJUAN/PENERIMAAN (Approval)
- RESPOND (menanggapi)
- DISCUSS (membahas)
- THINK (berpikir)
- APPROVE (menyetujui)

3. PENGETAHUAN (Knowledge)
- RECOGNIZE (mengakui)
- INTEND TO PRACTICE (berniat untuk berlatih)

4. PELAKSANAAN (Practice)
- CHOSE THE ALTERNATIVE (memilih alternative)
- CONTINUE OF THE USE (terus digunakan)

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Tetap Fokus pada Perilaku

♫ Analisis pengendalian manajemen sulit karena

manfaat dan efek sampingnya tergantung pada
bagaimana karyawan akan bereaksi terhadap
pengendalian yang sedang digunakan.
♫ Perilaku tiap orang dapat berbeda dan unik sehingga
sulit dianalisis.
♫ Perbedaan ini yang membuat implementasi SPM
menjadi menantang dan penting untuk menekankan
bahwa tidak ada satu pun bentuk pengendalian yang
optimal pada semua jenis keadaan.
♫ Manfaat pengendalian manajemen hanya berasal
dari pengaruhnya terhadap perilaku

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Penyebab kegagalan pengendalian :

1. Pemahaman yang tidak sempurna mengenai

penentuan dan atau pengaruh pengendalian
manajemen 
2. Kecenderungan manajemen untuk menunda
implementasi pengendalian manajemen untuk
mengerjakan permintaan bisnis lain yang dianggap
lebih penting dan utama. Penundaan implementasi
juga dapat disebabkan gaya personal manajer dalam
memimpin perusahaan, karena tidak mau
beradaptasi dengan lingkungan yang berubah.

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Sistem Pengendalian Manajemen
memerlukan mekanisme penerapan sebagai berikut :
 
1. Struktur organisasi, menetapkan peranan, hubungan pelaporan
dan divisi yang bertanggung jawab atas pengambilan keputusan.
2. Manajemen Sumber Daya Manusia, melakukan seleksi, pelatihan,
evaluasi, promosi dan pemutusan karyawan serta mengembangkan
pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melakukan
strategi organisasi.
3. Budaya merupakan seperangkat keyakinan bersama, sikap dan
norma-norma yang secara eksplisit maupun implicit membimbing
tindakan karyawan.
4. Pengendalian Manajemen merupakan satu-satunya perangkat
manajer yang digunakan dalam mengimplementasikan strategi
yang digunakan.

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

 KESIMPULAN
1. Setiap permasalahan dalam manajemen tidak dapat diselesaikan dengan
satu macam pengendalian.

2. Kombinasi desain pengendalian manajemen sangat diperlukan.

3. Penerapan system pengendalian harus mempertimbangkan cost and

benefitnya.

4. Sistem pengendalian harus mampu memberikan nilai tambah lebih besar

bagi perusahaan.

5. Keputusan penarapan pengendalian ketat atau longgar harus memper-

timbangkan faktor-faktor, manfaat dari pengendalian, biaya yang
dikeluarkan dan efek dari pengendalian tersebut, merugikan atau
menguntungkan

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

THANK YOU