Pengendalian Tindakan, Personel dan Budaya

A. Pengendalian Tindakan
Pengendalian tindakan adalah bentuk paling langsung dari pengendalian
manajemen karena meliputi pengambilan langkah-langkah tertentu untuk
memastikan karyawan bertindak sesuai dengan keinginan perusahaan dengan
membuat tindakan karyawan sendiri sebagai fokus pengendalian. Pengendalian
tindakan memiliki empat bentuk dasar yaitu :
 Pembatasan perilaku
Pembatasan perilaku merupakan sebuah bentuk pengendalian tindakan
yang bersifat “negative” atau “memaksa”. Sebagian besar perusahaan
menggunakan beragam bentuk pembatasan fisik, termasuk mengunci
meja, memasang kata sandi untuk computer, membatasi akses karyawan
ke area-area tertnetu.
 Pembatasan Administratif
Suatu bentuk umum dari pengendalian administrative mencakup
pembatasan otoritas dari pengambilan keputusan. Bentuk umum lain dari
pengendalian administrative biasanya merujuk pada pemisahan tugas.
 Penilaian Pratindakan
Bentuk umum dari penilaian pratindakan berlangsung selama proses
perencanaan dan penganggaran yang ditandai oleh berbagai level penilaian
terhadap tindakan dan anggaran yang direncanakan pada level organisasi
yang lebih tinggi.
 Akuntabilitas Tindakan
Akuntabilitas tindakan ialah meminta karyawan untuk bertanggung jawab
atas tindakan yang mereka lakukan. Agar bisa diterapkan dengan baik,
pengendalian akuntabilitas tindakan membutuhkan hal-hal berikut :
- Mendefinisikan tindakan apa yang dapat diterima maupun yang tidak
dapat diterima.
- Mengomunikasikan definisinya kepada karyawan
 - Mengobservasi atau jika tidak melacak apa yang terjadi
- Memberikan imbalan kepada tindakan yang baik atau memberikan
hukuman kepada tindakan yang menyimpang dari norma.
 Redundansi
Redundansi, yang meliputi penugasan lebih banyak karyawan (atau
peralatan) untuk melakukan suatu tugas dibandingkan jumlah yang
sesungguhnya dibutuhkan. Redundansi biasa terjadi di fasilitas komputer,
fungsi keamanan, dan operasi-operasi penting lainnya.

B. Pengendalian Tindakan dan Masalah Pengendalian

Pengendalian tindakan dapat berjalan baik karena, sama halnya dengan

tipe pengendalian lain, pengendalian tindakan berhubungan dengan satu
atau lebih dari tiga masalah dasar pengendalian. Tabel 3.1 menunjukkan
tipe-tipe masalah yang diakibatkan oleh masing-masing pengendalian
tindakan.

Tabel 3.1 Masalah Pengendalian yang disebabkan oleh jenis

pengendalian tindakan
Jenis Masalah Pengendalian
Pengendalian Kurangnya Masalah Pembatasan
Tindakan Pengarahan Motivasi Perorangan
Pembatasan
X
Perilaku
Penilaian Pra
X X X
tindakan
Akuntabilitas
X X X
Tindakan
Redundansi X X
Sumber : K.A. Merchant. Modern Management Control System; Text and
Cases (Upper Saddle River. NJ. Prentice Hall. 1998, Hlm. 3
 C. Pencegahan Versus Deteksi
Tipe pengendalian tindakan dengan deteksi berbeda dari tipe pengendalian
dengan pencegahan, yakni pengendalian dengan deteksi diaplikasikan
sesudah perilaku terjadi. Akan tetapi, pengendalian tipe ini akan berjalan
dengan efektif jika deteksi dibuat secara tepat waktu dan juga jika deteksi
berhasil menghentikan perilaku serta berhasil mengoreksi dampak-dampak
dari tindakan yang merugikan. Selain itu, deteksi dini terhadap tindakan
yang merugikan itu sendiri bersifat preventative (dapat mencegah); deteksi
ini bisa menyurutkan niat seseorang untuk sengaja melibatkan diri dalam
perilaku yang tak diinginkan.

D. Kondisi Menentukan Efektivitas Pengendalian Tindakan

Pengendalian tindakan tidak dapat digunakan dengan efektif pada setiap
situasi. Pengendalian tindakan hanya efektif ketika kedua kondisi ini ada,
yaitu:
- Perusahaan dapat menentukan tindakan apa yang diinginkan (tidak
diinginkan).
- Perusahaan dapat memastikan bahwa tindakan yang diinginkan (tidak
diinginkan) terjadi (tidak terjadi).

Tabel 3.2 Contoh Pengendalian Tindakan Yang Diklasifikasikan

Berdasarkan Tujuan
Tipe Tujuan Pengendalian
Pengendalian
Pencegahan Deteksi
Tindakan
Pembatasan Mengunci aset
Perilaku berharga Tidak tersedia
Membagi Tugas
Penilaian Pra Persetujuan biaya
Tidak tersedia
tindakan Penilaian
 anggaran
Akuntabilitas Kebijakan pra
Tindakan spesifikasi terkait Audit internal yang berorientasi pada
dengan harapan kepatuhan konsiliasi kas, penilaian
akan imbalan dan rekan kerja
hukuman
Redundansi Menugaskan
banyak orang
Tidak tersedia
untuk satu tugas
penting
Sumber : K.A. Merchant. Modern Management Control System; Text and
Cases (Upper Saddle River. NJ. Prentice Hall. 1998, Hlm. 31

E. Pengendalian Personel
Pengendalian personel memiliki tiga tujuan.:
- Pengendalian personel membantu mengklarifikasikan harapan.
- Pengendalian personel membantu memastikan bahwa tiap karyawan
mampu melakukan pekerjaan dengan baik; bahwa mereka mempunyai
kemampuan (seperti pengalaman, kepandaian) dan sumber daya
(seperti informasi dan waktu) yang dibutuhkan untuk melakukan
pekerjaan.
- Pengendalian personel meningkatkan kemungkinan bahwa tiap
karyawan akan terlibat dalam self-monitoring.
Pengendalian personel dapat diimplementasikan melalui :
- seleksi dan penempatan
Seleksi karyawan sering meliputi pengecekan referensi terhadap
karyawan baru, yang dalam beberapa tahun terakhir telah ditingkatkan
oleh banyak perusahaan sebagai respons terhadap meningkatnya
kekhawatiran akan keamanan tempat kerja.
 - Pelatihan
Pelatihan dapat memberikan informasi yang bermanfaat mengenai
tindakan atau hasil seperti apa yang diharapkan oleh perusahaan dan
cara terbaik untuk melaksanakan suatu tugas.
- desain pekerjaan dan resourcing
Cara lain untuk membantu karyawan bertindak tepat ialah memastikan
bahwa pekerjaannya dirancang untuk memungkinkan karyawan yang
termotivasi dan berkualitas untuk meraih sukses.

F. Pengendalian Budaya
Pengendalian budaya didesain untuk mendukung pemantauan bersama
(mutual monitoring); sebuah tekanan kuat dari suatu kelompok terhadap
individu yang menyimpang dari norma dan nilai kelompok. Budaya
perusahaan dapat dibentuk dalam banyak cara, baik lewat kata maupun
contoh, meliputi:
- Kode Etik
Kode di desain untuk membantu karyawan memahami perilaku apa
yang diharapkan meski tidak ada peraturan spesifik; itupun kodenya
lebih didasarkan pada prinsip dibandingkan hanya didasarkan pada
peraturan.
- Imbalan Kelompok
Penyediaan imbalan atau insentif yang didasarkan pada pencapaian
kolektif juga mendukung pengendalian budaya. Rencana insentif yang
berdasar pada pencapaian kolektif tersebut bias berwujud dalam
berbagai bentuk. Contoh umumnya ialah bonus, pembagian laba
(profit-sharing) atau pembagian keuntungan (gain-sharing) yang
memberikan kompensasi berdasarkan pada kinerja perusahaan atau
entitas secara keseluruhan (alih-alih secara individu) berkenaan
dengan, keuntungan atau reduksi biaya (cost reductions).
 - Transfer antarperusahaan atau rotasi karyawan
Membantu menyebarkan budaya dengan memperbaiki sosialisasi
karyawan dalam perusahaan, dan menghambat terciptanya tujuan dan
pandangan yang saling bertentangan. Transfer juga berpotensi untuk
memitigasi penipuan karyawan dengan mencegah karyawan “terlalu
familiar” dengan entitas, aktivitas, teman kerja, dan atau tarnsaksi
tertentu.
- Pengaturan fisik
Pengaturan fisik berupa rencana kantor, arsitektur, dan dekor interior,
serta pengaturan sosial seperti penggunaan baju, kebiasaan yang
dilembagakan, perilaku, dan kosa kata, dapat pula membantu
membentuk budaya perusahaan.
- Tone at the top
Dengan mengatur tone at the top yang tepat, manajemen dapat
membentuk budaya.Pernyataan bahwa mereka harus konsisten dengan
tipe budaya yang sedang mereka coba untuk ciptakan, dan yang
penting, tindakan dan perilaku mereka harus konsisten dengan
pernyataan mereka.

G. Pengendalian Personel/Budaya dan Masalah Pengendalian

Secara bersamaan, pengendalian personel/budaya mampu menangani
semua masalah pengendalian meskipun, tidak semua tipe pengendalian
dalam kategori ini bisa bekerja efektif untuk menangani tiap tipe masalah.
Masalah akan kurangnya pengarahan dapat diminimalkan, sebagai contoh,
dengan merekrut orangyang sudah berpengalaman, dengan menyediakan
program pelatihan, maupun dengan menugaskan orang baru untuk bekerja
dalam kelompok yang akan memberikan pengarahan yang baik. Masalah
motivasional, yang mungkin terhitung sedikit dalam perusahaan dengan
budaya yang kuat, dapat diminimalkan di perusahaan lain dengan
mempekerjakan orang-orang yang bermotivasi tinggi atau dengan
menugaskan orang untuk bekerja dalam kelompok yang akan cenderung
 membuat mereka menyesuaikan diri dengan norma kelompok. Pembatasan
perorangan dapat pula dikurangi melalui satu atau lebih tipe pengendalian
personel, khususnya seleksi, pelatihan, dan penyesuiaan sumber daya yang
dibutuhkan.

H. Efektivitas Pengendalian Personel/Budaya

Semua perusahaan bergantung kepada karyawannya sampai batas tertentu
untuk mengarahkan dan memotivasi diri mereka.Beberapa sistem
pengendalian perusahaan didominasi oleh pengendalian personel.
Pengendalian budaya dapat pula mendominasi sistem pengendalian lewat
pengendalian

TABEL 3.3 Masalah pengendalian yang disebabkan oleh berbagai

cara untuk mempengaruhi pengendalian personel dan budaya

Kurangnya Masalah Pembatasan

Pengarahan Motivasi Perorangan
Cara yang mempengaruhi
pengendalian personel
Seksi dan penempatan X X X
Pelatihan X X
Desain kerja dan penyediaan sumber X
daya yang dibutuhkan

Cara yang mempengaruhi

pengendalian budaya
Kode etik X X
Imbalan berdasarkan kelompok X X X
Transfer antar perusahaan X X
Pengaturan fisik X
Tone at the top X
Sumber : K.A. Merchant. Modern Management Control System; Text and
Cases (Upper Saddle River. NJ. Prentice Hall. 1998, Hlm. 30

Pengendalian personel/budaya memiliki keunggulan yang khas dibandingkan

pengendalian hasil dan tindakan.Pengendalian ini dapat digunakan pada hampir
semua kondisi sampai batas tertentu; biayanya seringkali lebih rendah
dibandingkan bentuk-bentuk pengendalian yang lebih menonjol; dan
pengendalian personel/budaya mungkin menimbulkan efek samping merugikan
yang lebih sedikit.Selain itu, pengendalian personel/budaya yang “lunak” juga
dipandang “logis secara ekonomis”.

Namun, derajat efektif atau tidaknya pengendalian personel/budaya berbeda-beda

pada tiap individu, kelompok, komunitas, dan masyarakat.Beberapa orang lebih
jujur daripada yang lainnya, dan beberapa komunitas dan masyarakat memiliki
ikatan emosional yang lebih kuat di antara anggotanya.Budaya yang “terlalu kuat”
bisa pula merugikan, khususnya ketika mereka perlu perubahan.
 DAFTAR PUSTAKA

Kenneth A. Merchant, Wim A. Van der Stede. Edisi 3. Sistem Pengendalian

Manajemen : Pengukuran Kinerja, Evaluasi, dan Insentif. Jakarta : Salemba
Empat: