RINGKASAN MATERI KULIAH MANAJEMEN MUTU TERPADU (TQM)

BAB 10 : PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN

Kelas D

Oleh : Kelompok 6

Fanesa Rena Revaliana (18013010048)

PROGRAM STUDI S1 AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAWA TIMUR

2021
ARTI PENTINGNYA PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN

Kaizen merupakan konsep Jepang yang berarti perbaikan berkesinambungan. Perbaikan ini
dapat berjalan dengan efektif apabila disertai dengan usaha sumber daya manusia yang tepat
karena faktor manusia merupakan dimensi terpenting dalam perbaikan kualitas dan
produktivitas. Berikut ini merupakan pelaksanaan perbaikan proses berkesinambungan:

- Penentuan masalah dan pemecahan yang memungkinkan.

- Pemilihan dan implementasi pemecahan yang paling efektif dan efisien.
- Evaluasi ulang, standarisasi, dan pengulangan proses.

PENDEKATAN PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN

Berikut ini merupakan beberapa perbedaan pokok dari pendekatan TQM terhadap perbaikan
dan pendekatan tradisional.

Aspek Pendekatan Tradisional TQM

Alasan Fokus pada produk baru, Fokus pada sistem yang lebih
pengembangan, episodik, luas, tidak berakhir, proaktif.
reaktif terhadap masalah,
hanya bila ada masalah
besar.

Pendekatan Trial and error Metode ilmiah

Respons terhadap kesalahan Hukuman, ketakutan, Pembelajaran, keterbukaan,

menyembunyikan, karyawan berusaha melakukan
yang bertanggung jawab. perbaikan sistem/proses,
manajemen yang
bertanggung jawab.

Pengambilan keputusan Tujuan politis individu dan Tujuan organisasional yang

jangka pendek strategis dan jangka Panjang.

Peranan manajerial Mengadministrasikan dan Mengubah status quo,

menjaga status quo. melakukan.
 Wewenang Top driven melalui peraturan Customer driven melalui visi
dan kebijakan dan pemberdayaan.

Fokus Hasil bisnis melalui kuota Hasil bisnis melalui

dan target kemampuan sistem, alat
dikaitkan dengan hasil.

Control Pencatatan skor, pelaporan, Belajar statistika mengenal

pengevaluasian. variasi penyebab

Alat Mendelegasikan pada staf Dimiliki manajer dan

atau bawahan. dilakukan oleh staf atau
bawahan.

AKTIVITAS PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN

Berikut ini merupakan lima aktivitas pokok dalam perbaikan berkesinambungan yaitu:

1. Komunikasi
Komunikasi merupakan faktor terpenting yang harus dilakukan antar tim di perusahaan.
Komunikasi dilakukan sebelum, selama, dan sesudah usaha perbaikan. Semua orang yang
terlibat langsung dan orang atau unit yang mungkin terkena pengaruh perbaikan yang
direncanakan harus mengetahui apa yang sedang terjadi, mengapa, dan bagaimana
pengaruhnya terhadap mereka.
2. Memperbaiki masalah yang nyata/jelas
Permasalahan yang terjadi sering kali tidak jelas, sehingga perlu penelitian untuk
mengidentifikasi dan mengatasinya. Pendekatan ilmiah siklus PDSA sangat penting dalam
TQM.
3. Memandang ke hulu
Memandang ke hulu berarti dalam penyelesaian masalah melihat penyebab suatu masalah
itu (symptom).
4. Mendokumentasi kemajuan dan masalah
Mendokumentasikan kemajuan dan masalah digunakan apabila di kemudian hari maka
dapat dilakukan dengan cepat.
5. Memantau perubahan
Pemantauan secara subjektif terhadap kinerja suatu proses setelah diadakan perubahan
perlu dilakukan, karena kadang kala solusi yang diajukan untuk suatu masalah belum tentu
memecahkan masalah tersebut secara tuntas.

STRUKTUR PERBAIKAN KUALITAS

Agar suatu organisasi dapat melakukan perbaikan berkesinambungan, organisasi tersebut harus
terstruktur dengan tepat. Langkah-langkah strukturisasi untuk perbaikan kualitas menurut
Joseph Juran terdapat tiga langkah berikut:

1. Membentuk dewan kualitas.

2. Menyusun pernyataan tanggung jawab dewan kualitas.
3. Membangun infrastruktur yang dibutuhkan.

PENDEKATAN ILMIAH

Pendekatan ilmiah merupakan penentuan keputusan yang didasarkan pada data, mencari
sumber penyebab suatu masalah, dan mengupayakan pemecahan atau solusi permanen. Untuk
melakukan pendekatan ilmiah dalam TQM, dibutuhkan empat langkah berikut:

1. Mengumpulkan data yang bermakna (meaningful data).

2. Mengidentifikasi sumber penyebab suatu masalah.
3. Mengembangkan dan menghasilkan solusi yang tepat.
4. Merencanakan dan melakukan perubahan.
Sebagian besar pendekatan ilmiah memakai indikator kinerja yang andal untuk
mengukur kinerja aktual. Contoh indikator kinerja tersebut antara lain:
• Jumlah kesalahan atau kerusakan
• Rasio manfaat dan biaya
• Indikator efisiensi (unit per jam, item per orang)
• Jumlah keterlambatan
• Jumlah lembur yang dibutuhkan
• Waktu atau siklus tanggapan
• Dll.
IDENTIFIKASI KEBUTUHAN AKAN PERBAIKAN

Sumber daya harus dioptimalkan dan digunakan untuk menghasilkan manfaat yang paling
besar dengan meneliti secara bersama bagian mana yang membutuhkan perbaikan dengan
mencurahkan waktu, energi, dan sumber daya lainnya. Ada empat strategi yang dapat
diimplementasikan untuk mengidentifikasi kebutuhan akan perbaikan:

1. Menerapkan multi-voting.
2. Mengidentifikasi kebutuhan pelanggan.
3. Mempelajari penggunaan waktu.
4. Melokalisasikan masalah.
Pada saat memilih suatu proyek perbaikan, terlebih dahulu harus dipahami perbedaan
antara Big Q dan Little Q. Little Q merupakan aspek kualitas yang spesifik, terfokus, dan
terbatas. Sedangkan Big Q mencakup perbaikan keseluruhan proses dan orang yang berkaitan
dengan proses menghasilkan produk tersebut.

PROSES PERBAIKAN DAN PENGENDALIAN

Proses perbaikan dan pengendalian dibentuk oleh empat building blocks, yaitu input,
transformasi, output, dan customer value. Elemen dasar dari proses perbaikan dan
pengendalian terdiri dari empat tahap:

1. Penetapan standar untuk pengendalian dan perbaikan

2. Pengukuran
3. Studi
4. Tindakan
 Gambar 1 Pendekatan TQM terhadap Pengendalian dan Perbaikan

Tindakan yang perlu di ambil terhadap building block berdasarkan pada informasi
umpan balik yang diperoleh dari hasil studi. Penerapan pengukuran – studi – tindakan pada
keempat titik merupakan aspek pengendalian kinerja, yaitu:

1. Preliminary control
Preliminary control bersifat preventif untuk menghindari hasil yang tidak diinginkan dan
mengantisipasi perubahan yang diperlukan serta proaktif untuk mencapai hasil yang
semakin meningkat.
2. Concurrent control
Concurrent control digambarkan sebagai pengendalian operasional, dan dilakukan
berdasarkan waktu yang sesungguhnya yang berisikan koreksi terhadap pekerjaan yang
telah dilakukan berhubungan dengan desain dan prosedur.
3. Rework control
Rework control dilakukan apabila kedua pengendalian di atas mengalami kegagalan
sehingga harus melakukan pengerjaan ulang terhadap hasil yang tidak sesuai target.
Namun sering kali pengerjaan ulang tidak dilakukan karena menggunakan biaya yang
cukup besar.
4. Damage control
Damage control akan dilakukan oleh manajer apabila terdapat output yang rusak dan tidak
sesuai target telah sampai ke tangan pelanggan. Kemudian cara yang harus dilakukan
 manajer terhadap pelanggan dengan meminta maaf, mengembalikan uang, mengganti
produk, melakukan pengerjaan ulang, dan berjanji untuk melakukan yang lebih di masa
mendatang.

PEMBELAJARAN DAN PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN

Pembelajaran akan memberikan pemikiran untuk bertindak dan merupakan elemen penting
dalam perbaikan. Dalam merancang sistem perbaikan organisasi harus mempertimbangkan
hal-hal seperti berikut ini:

1. Pendidikan
Pendidikan terhadap manajemen merupakan rencana awal untuk menyelenggarakan
pendidikan mengenai konsep perbaikan lalu selanjutnya melakukan pendidikan bagi
anggota organisasi yang sepakat untuk melakukan perbaikan.
2. Teladan manajer
Perbaikan akan memiliki kemungkinan untuk lebih berhasil apabila manajer memberi
contoh dalam berperilaku dan anggota dapat mempelajari penugasan yang telah diberikan.
3. Tanggung jawab yang jelas
Karyawan harus membuat pernyataan mengenai tanggung jawabnya terhadap pemakai
output yang dihasilkannya.
4. Perbaikan diidentifikasikan sebagai strategi yang penting
Perbaikan kualitas sistem, proses, dan produk atau jasa harus dinyatakan sebagai
perencanaan strategis sehingga akan dilakukan dengan sungguh-sungguh.
5. Identifikasi dan prioritas tindakan perbaikan
Kegiatan perbaikan harus diidentifikasi mana yang memiliki dampak potensial terhadap
customer value dan tercapainya tujuan organisasi serta untuk mencapai perbaikan yang
signifikan.
6. Metode sistem untuk perbaikan
Tim memerlukan petunjuk mengenai cara dalam melaksanakan perbaikan apabila
pembelajaran digunakan dalam konsep dan metode baru perbaikan.
7. Pelatihan
Pada saat mengerjakan proyek perbaikan maka pelatihan dan petunjuk penggunaan alat
dan metode perbaikan diberikan kepada anggota organisasi.
8. Reviu terhadap perbaikan
Reviu terhadap proses memungkinkan anggota organisasi mengenali pekerjaannya dan
mendukung peran baru manajer sebagai guru.
9. Identifikasi hambatan perbaikan
Identifikasi hambatan perbaikan dapat berhasil apabila anggota organisasi mempercayai
manajer tidak akan menghukum bila mereka jujur dan dapat diskusi terbuka mengenai
masalah organisasi.
10. Mekanisme untuk membagi pembelajaran
Dalam melaporkan hasil kerja tim, mempublikasikan, dan mendiskusikan terdapat
beberapa cara dan metode yang diusulkan dan meningkatkan perbaikan dengan membagi
pembelajaran.
11. Pembelajaran sistematis: PDSA
Pembelajaran merupakan faktor penting untuk perbaikan. Metode yang dirancang untuk
meningkatkan efisiensi dan tingkat pembelajaran adalah metode ilmiah yang dikenal
dengan sebutan siklus pembelajaran dan perbaikan (siklus PDSA). Siklus PDSA akan
dibahas pada bagian berikut.

Siklus PDSA (Plan-Do-Study-Act)

Penggunaan siklus PDSA dimulai dengan cara menentukan tujuan perbaikan. Kemudian
membangun dasar pengetahuan mengenai proses atau sistem yang akan dipelajari. Tim
mengidentifikasi proses input dan output dengan membuat diagram alir proses, membentuk
run chart atau control chart, kemudian membuat daftar ide perbaikan yang akan diselidiki, dan
menyusun rencana penerapan awal siklus perbaikan.

Tahap pertama siklus adalah menyusun rencana yang meliputi penjelasan studi yang
akan dilakukan, tes untuk perubahan proses, atau eksperimen yang akan dilakukan pada tahap
selanjutnya. Terdapat lima tahap dalam penyusunan atau pengembangan rencana perbaikan
yaitu sebagai berikut:

1. Pemahaman terhadap proses

Setiap anggota tim harus memahami proses yang ada sehingga mengetahui masalah yang
akan dihadapi.
2. Mengeliminasi kesalahan
Dalam menganalisis proses, apabila tim menemukan kesalahan harus segera dihapuskan
sebelum ke tahap selanjutnya.
3. Menghilangkan kelambatan
Tahap ini meliputi analisis terhadap semua tahap dalam proses sehingga dapat mengetahui
apabila terdapat tahap yang tidak sesuai dengan tujuan maka harus segera diatasi untuk
menghindari kelambatan.
4. Mengurangi variasi
Dalam proses terdapat variasi penyebab umum dan penyebab khusus. Penyebab umum
menghasilkan variasi kecil dan hampir selalu ada. Sedangkan penyebab khusus
menghasilkan variasi yang lebih besar dan tidak selalu terjadi.
5. Merencanakan perbaikan berkesinambungan
Pada saat tahap ini dimulai kuncinya adalah menjadikan perbaikan berkesinambungan
sebagai bagian dari usaha menjalankan bisnis.

STRATEGI PERBAIKAN

Di dalam dunia bisnis dan industri dikenal berbagai macam proses. Tidak ada satu-satunya cara
yang tepat digunakan untuk memperbaiki proses yang ada. Meskipun demikian, ada beberapa
strategi standar yang biasa digunakan untuk memperbaiki proses secara berkesinambungan.
Strategi yang biasa digunakan itu yaitu:

1. Menggambarkan proses yang ada

Strategi ini digunakan untuk menjamin bahwa setiap orang yang terlibat dalam usaha
perbaikan proses telah memiliki pemahaman mengenai proses secara mendalam.
2. Membakukan proses
Untuk melakukan perbaikan secara berkesinambungan, setiap orang yang terlibat dalam
operasi harus menggunakan prosedur yang sama. Semua karyawan perlu menggunakan
prosedur yang paling baik, efektif, dan efisien.
3. Menghilangkan kesalahan dalam proses
Strategi ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan menghilangkan kesalahan yang sering
terjadi dalam operasi yaitu proses
4. Merampingkan proses
Strategi merampingkan proses dilaksanakan dengan mengurangi persediaan, mengurangi
waktu siklus produksi, dan menghapus tahap-tahap yang tidak perlu. Bila proses telah
dirampingkan, maka setiap tahap di dalamnya memberikan kontribusi nyata bagi
pencapaian tujuan yang diinginkan, dan memberikan nilai tambah.
5. Mengurangi sumber-sumber terjadinya variasi
Langkah pertama yang dilakukan adalah mengidentifikasi sumber-sumber variasi.
Sumber-sumber ini dapat dilacak berdasarkan perbedaan-perbedaan yang timbul karena
faktor manusia, mesin, instrumen pengukuran, material, sumber material, kondisi operasi,
dan waktu operasi. Setelah sumber variasi diidentifikasi, informasi tersebut digunakan
untuk mengurangi jumlah variasi hingga batas minimum.
6. Menerapkan pengendalian proses statistikal
Metode pengendalian proses statistikan (SPC) memungkinkan dilakukannya penghapusan
variasi yang dikarenakan oleh penyebab khusus timbulnya variasi. Dengan demikian
proses dapat berjalan dan terpelihara dengan konsisten, yang pada gilirannya mendukung
upaya perbaikan proses tersebut.
7. Memperbaiki rancangan
Cara terbaik untuk memperbaiki desain proses adalah melalui program eksperimen aktif
yang meliputi langkah-langkah beriku ini.
a. Menentukan tujuan eksperimen seperti faktor yang ingin diperbaiki dan hal yang ingin
dipelajari dari eksperimen.
b. Menentukan faktor-faktor yang akan diukur
c. Merancang eksperimen yang dapat mengukur faktor-faktor kritis dan menjawab
pertanyaan-pertanyaan yang relevan
d. Memulai eksperimen
e. Memimpin/mengadakan eksperimen
f. Menganalisis hasil yang dicapai
g. Mengambil tindakan berdasarkan hasil yang dicapai

Selain strategi yang umum digunakan, Giorgio Merli (dalam Goetsch dan Davis, 1994)
mengemukakan dua puluh strategi perbaikan berkesinambungan yang disebut “The Twenty
Organizing Points of Total Manufacturing Management”. Kedua puluh strategi tersebut yaitu:

1. Pengurangan lead time

Manajemen arus bahan baku yang efisien sangat penting untuk meningkatkan daya saing.
Lead time dapat dikurangi dengan jalan mengevaluasi faktor-faktor seperti waktu
pemrosesan order, waktu penyimpangan, dan waktu pengiriman.
2. Flow production
Produksi yang berjalan dengan halus dan terus-menerus tanpa gangguan.
3. Group technology
Aliran produksi tradisional biasanya berjalan lurus. Dengan group technology. Proses
diatur sehingga aliran kerjanya berbentuk huruf U.
4. Level produksi
Strategi ini memecah lot besar menjadi lot yang berukuran lebih kecil. Keuntungannya
adalah dapat menghemat biaya penyimpanan bahan baku yang dibutuhkan untuk lot
ukuran besar. Dengan demikian strategi ini dapat mempermudah pelaksanaan
pemanufakturan just-in-time.
5. Sycnchorized production
Strategi ini berupaya menyinkronkan kebutuhan suatu lini produksi dengan pemasok
bahan baku yang dibutuhkan lini produksi. Dengan demikian pemasok dapat mengirimkan
bahan baku yang dibutuhkan dalam jumlah dan waktu yang tepat, serta ke tempat di lini
produksi yang tepat
6. Overlapped/parallel production
Strategi ini mengubah lini produksi yang panjang dengan kapasitas lot yang besar menjadi
sel produksi dengan ukuran lot yang lebih kecil. Hal ini memungkinkan diproduksinya
beberapa macam konfigurasi yang berbeda-beda dari suatu produk yang sama dalam saat
yang bersamaan dan/atau berjalan bersamaan (paralel).
7. Skedul yang fleksibel
Sel produksi dan kemampuan untuk melakukan overlap/parallel production memberikan
keluwesan dalam hal penjadwalan (scheduling). Semakin banyak pilihan yang tersedia
bagi penjadwalan produksi, mereka akan semakin fleksibel dalam menyusun skedul.
8. Pull control
Pull control merupakan konsep yang diterapkan untuk menghilangkan waktu menganggur
(idle time) antar skedul dalam proses produksi, kebutuhan untuk memelihara persediaan
dalam jumlah besar guna menyeimbangkan aktivitas operasi, dan kebutuhan untuk
merencanakan semua sasaran dalam proses.
9. Visual control
Visual control merupakan pendekatan dalam menangani pekerjaan, persediaan,
perencanaan lead time, penyeimbangan proses, pemanfaatan kapasitas, dan siklus skedul
yang mengurangi barang dalam proses.
10. Stockless production
Strategi ini merupakan pendekatan dalam menangani pekerjaan, sediaan, perencanaan lead
time, penyeimbangan proses, pemanfaatan kapasitas, dan siklus skedul yang mengurangi
barang dalam proses.
11. Jidoka
Jidoka berarti menghentikan semua proses bila ditemukan kerusakan sehingga tidak akan
menyebabkan masalah tambahan.
12. Pengurangan waktu setup
Strategi ini meliputi segala aktivitas yang dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk
menghentikan suatu proses dan kemudian memulai kegiatan produksi lainnya.
13. In-process control
Barang dalam proses merupakan barang yang menganggur (idle), menunggu untuk
diproses lebih lanjut.
14. Perbaikan kualitas
Selain meningkatkan produktivitas dengan menggunakan berbagai strategi yang telah
dibahas dalam bab ini, perlu pula melakukan perbaikan kualitas secara simultan atau
bersamaan.
15. Total cost cycles
Dalam strategi ini, keputusan lebih didasarkan pada total cost cycle daripada biaya suatu
bagian proses saja. Jadi, penekanannya adalah pada pengurangan biaya keseluruhan.
16. Cost curves
Kurva biaya ini bermanfaat dalam membantu manajer untuk menghemat biaya menangani
order. Kurva ini menggambarkan secara grafis seberapa besar biaya terakumulasi dan
dibebankan pada pelanggan. Biaya yang disajikan dalam kurva biaya terdiri atas biaya
bahan baku dan biaya konversi.
17. Mushroom concept
Strategi ini dirancang untuk memperluas basis pelanggan suatu perusahaan dengan jalan
menciptakan suatu produk yang bervariasi tetapi tetap dalam bentuk baku. Hal ini dapat
dicapai dengan cara mempertahankan proses standar selama siklus produksi keseluruhan
dan hanya melakukan penambahan karakteristik yang berbeda pada tahap akhir proses
sehingga produk akhir yang dihasilkan beraneka ragam.
18. Pemasok sebagai mitra
Strategi ini melibatkan pemasok sebagai mitra dalam seluruh fase pengembangan produk.
Apabila pemasok tersebut memahami apa yang diinginkan perusahaan, maka mereka
dapat berusaha membantu sebisa mungkin.
19. Total Industrial Engineering
Total Industrial Engineering menggabungkan tiga unsur – organisasi, teknikal, dan orang-
orang yang terkait – dalam rangka melakukan perbaikan sistem industri bukan perbaikan
manusianya.
20. Total productive maintenance (TPM)
TPM berarti memelihara semua sistem dan peralatan secara terus-menerus dan tepat
sepanjang waktu. Di tempat kerja yang sibuk, biasanya mesin dan sistem kurang
terpelihara. Bila ini terjadi maka sistem tersebut tidak dapat mendukung produktivitas dan
kualitas yang tinggi dalam rangka meningkatkan daya saing.

PENDEKATAN KAIZEN

Kaizen merupakan istilah bahasa Jepang terhadap konsep continous incremental improvement.
Kai berarti perubahan dan Zen berarti baik. Jadi, Kaizen mengandung pengertian melakukan
perubahan agar lebih baik secara terus-menerus dan tiada berkesudahan. Aspek perbaikan
dalam Kaizen mencakup orang dan proses. Bila filosofi Kaizen diterapkan, maka semua aspek
organisasi harus diperbaiki sepanjang waktu. Dalam hal ini berlaku prinsip good enough is
never good enough. Konsep dasar Kaizen menurut Masaaki Imai adalah:

• Sistem nilai Kaizen

• Peranan manajemen madya dan staf.
• Peranan penyelia (supervisor).
• Peranan karyawan.
• Kaizen dan kualitas.

Alat-Alat Implementasi Kaizen

Selain itu, ada pula alat lain untuk implementasi Kaizen. Beberapa di antaranya dibahas pada
berikut:
1. Kaizen Checklist
Kaizen merupakan perbaikan berkesinambungan atas orang, proses, prosedur, dan faktor-
faktor lain yang mempengaruhi kualitas. Salah satu cara untuk mengidentifikasi masalah
yang dapat menggambarkan peluang bagi perbaikan adalah menggunakan suatu daftar
pemeriksaan (checklist) terhadap faktor-faktor yang besar kemungkinannya membutuhkan
perbaikan. Faktor-faktor tersebut adalah:
• Personil (tenaga kerja)
• Teknik kerja
• Metode kerja
• Prosedur kerja
• Waktu, dll.
2. Kaizen Five-Step Plan
Rencana lima langkah ini merupakan pendekatan dalam implementasi Kaizen yang
digunakan perusahaan-perusahaan Jepang. Lima langkah ini sering pula disebut Gerakan
5-S yang merupakan inisial lima kata Jepang yang dimulai dengan huruf S, yaitu
• Seiri (mengatur atau membereskan)
• Seiton (menyimpan dengan teratur)
• Seiso (membersihkan)
• Seiketsu (disiplin)
3. Lima W dan Satu H
Lima W satu H bukan hanya merupakan alat Kaizen. Alat ini juga dipergunakan secara
luas sebagai alat manajemen dalam berbagai lingkungan.
4. Five-M Checklist
Alat ini berfokus pada lima faktor kunci yang terlibat dalam setiap proses, yaitu
Man/operator, Machine, Material, Methods, Measurement. Dalam setiap proses,
perbaikan dapat dilakukan dengan jalan memeriksa aspek-aspek proses tersebut.
 DAFTAR PUSTAKA

Tjiptono, Fandy dan Anastasia Diana. (2003). Total Quality Management. Edisi
Revisi.Yogyakarta: Andi.