Pengendalian

Tindakan,
Personel, dan
Budaya
😉
○ Pengendalian Tindakan,
ialah memastikan karyawan
melakukan (atau tidak
melakukan) tindakan tertentu
yang dinilai dapat
menguntungkan (merugikan)
perusahaan.
2
○ Pengendalian Personel,
didesain untuk membuat
karyawan dapat melakukan
tugas yang diinginkan dengan
memuaskan secara mandiri
karena mereka adalah karyawan
yang berpengalaman,jujur, dan
bekerja keras.
 3

Pengendalian Tindakan
Pengendalian tindakan adalah bentuk paling langsung dari pengendalian
manajemen karena meliputi pengambilan langkah-langkah tertentu untuk
memastikan karyawan bertindak sesuai dengan keinginan perusahaan dengan
membuat tindakan karyawan sendiri sebagai fokus pengendalian.

Pengendalian tindakan memiliki empat bentuk dasar yaitu :

 Pembatasan perilaku
 Penilaian Pratindakan
 Akuntabilitas Tindakan
 Redundansi
 4
○ Pembatasan perilaku merupakan sebuah bentuk pengendalian
tindakan yang bersifat “negative” atau “memaksa”.
○ Pembatasan perilaku membuat karyawan mustahil, atau
Pembatasan setidaknya lebih sulit, untuk melakukan hal-hal yang
perilaku seharusnya tidak dilakukan.
○ Pembatasan dapat diterapkan secara fisik atau administrative.
1. Pembatasan Fisik : mengunci meja, memasang kata sandi
untuk computer, membatasi akses karyawan ke area-area
tertentu.
2. Pembatasan Administratif : pembatasan otoritas dari
pengambilan keputusan dan pemisahan tugas.
 “
5

 Terkadang pembatasan fisik dan administratif dapat

dikombinasikan dengan suatu istilah yang biasa disebut
poka-yokes yang dirancang untuk membuat suatu proses
atau sistem menjadi foolproof.
 Poka-yoke adalah tahapan yang dibangun kedalam sebuah
proses untuk mencegah terjadinya penyimpangan (deviasi)
dari urutan tahap yang benar ; yakni suatu tindakan tertentu
harus diselesaikan terlebih dahulu sebelum lanjut ke tahap
berikutnya.
 6

 Penilaian pratindakan mencakup adanya penyelidikan kritis

terhadap rencana tindakan para karyawan yang
dikendalikan.
Penilaian
 Penilai dapat menyetujui atau tidak menyetujui tindakan
Pratindakan yang diajukan, meminta dilakukannya modifikasi atau
perubahan, maupun meminta agar perencanaannya
dirancang lebih seksama lagi sebelum memberikan
persetujuan akhir.
 Bentuk umum dari penilaian pratindakan berlangsung
selama proses perencanaan dan penganggaran yang
ditandai oleh berbagai level penilaian terhadap tindakan
dan anggaran yang direncanakan pada level organisasi
yang lebih tinggi.
 7

Akuntabilitas Tindakan
Akuntabilitas tindakan ialah meminta karyawan untuk bertanggung jawab atas
tindakan yang mereka lakukan. Agar bisa diterapkan dengan baik, pengendalian
akuntabilitas tindakan membutuhkan hal-hal berikut :
○ Mendefinisikan tindakan apa yang dapat diterima maupun yang tidak dapat
diterima.
○ Mengomunikasikan definisinya kepada karyawan
○ Mengobservasi atau jika tidak melacak apa yang terjadi
○ Memberikan imbalan kepada tindakan yang baik atau memberikan hukuman
kepada tindakan yang menyimpang dari norma
 8

Redundansi
Redundansi ialah penugasan lebih banyak karyawan atau
peralatan untuk melakukan suatu tugas dibandingkan jumlah
yang sesungguhnya dibutuhkan, dengan kata lain menyediakan
cadangan.
Redundansi biasa terjadi di fasilitas komputer, fungsi keamanan,
dan operasi-operasi penting lainnya. Namun, redundansi jarang
dipakai di area kerja lain karena biayanya yang mahal. Terlebih,
penugasan lebih dari satu orang karyawan untuk tugas yang sama
biasanya menimbulkan konflik, frustrasi, dan rasa bosan.
 Tabel 3.1
Masalah Pengendalian yang disebabkan oleh jenis pengendalian tindakan

Jenis Masalah Pengendalian

Pengendalian Kurangnya Pembatasan
Tindakan Masalah Motivasi
Pengarahan Perorangan

Pembatasan X
perilaku
Penilaian X X X
Pratindakan
Akuntabilitas X X X
Tindakan
Redundansi X X
9
 Action Controls (Pengendalian Tindakan) 
PREVENTION bersifat mencegah (prevent) dan mendeteksi
VS (detection) perilaku yang tidak diinginkan
DETECTION 1. Prevention : mencegah sebelum
terjadinya kesalahan atau kekeliruan
yang tidak diinginkan
2. Detection : pengendalian
diaplikasikan sesudah perilaku terjadi
○
“
Kebanyakan action controls ditujukan untuk preventing, kecuali action-
accountability controls (pengendalian akuntabilitas tindakan).

○ Pengendalian akuntabilitas tindakan  untuk memotivasi karyawan agar

berperilaku dengan pantas.
 Namun tidak dapat dipastikan apakah tindakan yang pantas itu terus
dilakukan, sampai pembuktian atas tindakan tersebut dikumpulkan.
 Jika bukti dikumpulkan bersamaan dengan tindakan yang dilakukan, maka
pengendalian akuntabilitas tindakan dapat mendektai kepada pencegahan dari
tindakan yang tidak diinginkan.
 12
Tipe Pengendalian Tindakan Pencegahan Deteksi

Pembatasan Perilaku 1. Mengunci aset berharga -

2. Pembagian tugas

Penilaian Pra Tindakan 1. Persetujuan biaya -

2. Penilaian anggaran

Akuntabilitas Tindakan 1. Kebijakan pra spesifikasi 1. Audit internal yang

terkait dengan harapan akan berorientasi pada internal
imbalan dan hukuman audit kepatuhan
2. Konsiliasi kas
3. Penilaian rekan kerja

Redundansi 1. Menugaskan banyak orang -

untuk satu tugas penting
 Kondisi menentukan efektivitas 13

pengendalian tindakan
○ Pengendalian tindakan tidak dapat digunakan dengan efektif
pada setiapsituasi. Pengendalian tindakan hanya efektif ketika
kedua kondisi ini ada, yaitu:
1. Perusahaan dapat menentukan tindakan apa yang diinginkan
(tidak diinginkan)
2. Perusahaan dapat memastikan bahwa tindakan yang
diinginkan (tidak diinginkan) terjadi (tidak terjadi)
 14
○ Kurangnya pemahaman adalah kendala
yang paling membatasi dilangsungkannya
A. Pemahaman pengendalian tindakan
mengenai
tindakan yang
○ Pemahaman mengenai perilaku tindakan
diinginkan
yang diinginkan dapat dipelajari dengan :
1. Analisis tindakan atau hasil pada situasi
tertentu untuk mempelajari tindakan apa
yang menghasilkan hasil yang terbaik
2. Mendapatkan informasi dari orang lain,
mengenai tindakan mana yang diinginkan
terutama untuk keputusan strategis
 B. Kemampuan untuk memastikan bahwa
tindakan yang diinginkan (tidak diinginkan)
terjadi (tidak terjadi)

Efektivitas pembatasan perilaku dan review

pratindakan bergantung pada keandalan alat – alat
atau prosedur administratif yang dipasang oleh
perusahaan untuk memastikan tindakan yang (tidak)
diinginkan itu (tidak) terjadi
 16
○ Untuk mengetahui action tracking sudah tepat, ada
beberapa kriteria :
a. Ketepatan : jumlah kesalahan pada indicator yang
digunakan untuk memberitahu tindakan apa yang
telah terjadi
b. Objektifitas : laporan atas tindakan yang telah
terjadi bebas dari bias
c. Ketepatan waktu : Action tracking dilakukan tepat
waktu sehingga intervensi dapat dilakukan sebelu
hal yang tidak diinginkan terjadi
d. Dapat dimengerti : tindakan yang diperhatikan atas
individu dapat dipahami
Pengendalian
Personel
 18

Pengendalian Personel
Kegiatan untuk membangun kecenderungan alami
karyawan untuk mengendalikan atau memotivasi
diri mereka sendiri.
Menemukan orang yang tepat untuk melakukan
pekerjaan tertentu, melatih mereka, dan
memberikan mereka lingkungan kerja yang baik
serta sumber dayayang dibutuhkan, cenderung
dapat meningkatkan kemungkinan akan
dilakukannya pekerjaan dengan baik
 19

Mengklarifikasikan
harapan
Tujuan:
Memastikan bahwa tiap
karyawan mampu melakukan
pekerjaan dengan baik

Meningkatkan self-
monitoring tiap karyawan
 20

Seleksi dan
Penempatan
 Indikator yang biasa dipakai: 21

○ pendidikan
○ pengalaman
Seleksi dan ○ keberhasilan masa lalu
○ keterampilan sosial
Penempatan
Perusahaan fokus dalam mencari kemampuan
pelamar kerja yang cocok dengan persyaratan kerja
(job requirements)

Beberapa perusahaan bahkan menganalisis tulisan tangan

atau melakukan tes poligraf pada para pelamar kerja untuk
mengurangi risiko alias menghindari karyawan dengan kinerja
buruk. Namun cara ini memerlukan cost yang cukup tinggi.
 22

Pelatihan
 Memberikan informasi yang23

bermanfaat mengenai tindakan atau

hasil seperti apa yang diharapkan oleh
Seleksi dan perusahaan dan cara terbaik untuk
Penempatan melaksanakan suatu tugas.

Memberikan dampak motivasional yang positif

-> karyawan merasa lebih profesional dalam
pekerjaannya
-> sering kali lebih terpancing untuk melakukan
pekerjaan dengan baik jika pekerjaan tersebut
benar-benar mereka pahami
 24

Program
Pelatihan ◦ Formal
Classroom setting

◦ Informal
Employee mentoring
 25

Desain Pekerjaan dan

Persediaan Sumber Daya
yang Dibutuhkan
 “
26

Desain Pekerjaan dan Persediaan Sumber

Daya yang Dibutuhkan

memastikan bahwa pekerjaan dirancang untuk

memungkinkan karyawan yang berkualitas dan
termotivasi untuk meraih sukses.
 ○ Beberapa pekerjaan terlalu kompleks 27

->Karyawan memerlukan adanya

Desain
seperangkat sumber daya khusus agar
Pekerjaan dan
Persediaan
dapat melakukan pekerjaan dengan baik.
Sumber Daya
yang ○ Sumber daya yang dibutuhkan -> sesuai
Dibutuhkan dengan spesifikasi pekerjaan (job-specific)
Tapi di dalamnya juga bisa meliputi hal-hal
seperti informasi, peralatan, persediaan,
dukungan staf, bantuan keputusan,
maupun kebebasan interupsi
Pada perusahaan yang lebih besar, terdapat kebutuhan besar akan transfer informasi
antar-entitas dalam perusahaan, sehingga koordinasi dari tindakan dan keputusan
yang tepat waktu dan efisien dapat dipertahankan.
CULTURAL
CONTROL
 “
29

Cultural control didesain untuk

mendorong terciptanya mutual-
monitoring, yaitu sebuah tekanan bagi
individu untuk mematuhi norma–norma
dan nilai yang ada di dalam sebuah
kelompok di mana ia berada.
.
 30

Tekanan sosial dan moral masyarakat lebih kuat

dari kontrak hukum. Tapi kontrol budaya yang
kuat yang dihasilkan oleh proses saling
monitoring dalam perusahaan.
Cultural control akan sangat efektif jika
para anggota memiliki hubungan sosial
atau emosional satu dengan yang lainnya.
 31

Budaya
perusahaan
relatif tetap dari Manajer mencoba
waktu ke untuk membuat
waktu. dan membentuk
budaya
perusahaan dalam
banyak hal, baik
dalam kata dan
contoh tindakan.
 32

Metode Kode Penghargaan

pembentuk
budaya
Etik Kelompok

Pengaturan
Intra Tone at
fisik dan
organisasi The Top
sosial
 “
33

Codes of conduct (kode etik)

Dapat berupa peraturan formal yang
tertulis, yang dapat berisi nilai–nilai
perusahaan, komitmen, dan sebagainya.
 Group
Rewards
dapat berupa
pemberian reward kepada
sebuah departemen atas
pencapaian bersama dari
seluruh anggota
departemen tersebut.
 35

Intraorganizational transfer
berupa saling bertukar pengalaman
antar depatemen sehingga secara tidak
langsung dapat meningkatkan
kemampuan bersosialisasi
antarindividu
 “
36

Physical and social arrangement,

dapat berupa penataan ruang atau desain
gedung yang disesuaikan dengan
kebudayaan tertentu, tata cara berpakaian
saat bekerja, serta tata cara percakapan.
 37

Tone at the top

bawahan akan melihat dan meniru apa yang
dilakukan oleh atasannya. Sehingga apabila
atasan menginginkan bawahannya
melakukan hal yang baik, ia pun harus
melakukan dan memberikan contoh yang
baik.
 “
38

Keefektifan Pengendalian Personel/ Budaya

○ Sistem pengendalian dapat didonimansi oleh
pengendalian personel maupun pengendalian
budaya.
○ Dalam pengendalian budaya, batas dari perilaku yang
dapat diterima biasa hanya sesederhana “the way we
do things around here”
 “
39

Keefektifan Pengendalian Personel/ Budaya

○ Kelebihan dari pengendalian personel/ budaya:
◦ Cost nya cenderung lebih rendah dibanding bentuk-bentuk
pengendalian lainnya
◦ Biasanya tidak menghasilkan banyak efek samping yang
merugikan
○ Mengenai apakah pengendalian personel/budaya akan efektif atau
tidak dapat bervariasi antar individu, kelompok, dan masyarakat.
 40

Thanks!
Any questions?