LECTURE NOTES

ACCT6182
Management Control System

Week 2

Action, Personnel, and Cultural

Controls

ACCT6182 – Management Control System

 LEARNING OUTCOMES

1. Peserta diharapkan mampu mengidentifikasikan pengendalian tindakan, personal, dan

budaya dalam organisasi

2. Peserta diharapkan mengerti fungsi manajemen pengendalian tindakan, personal dan budaya
organisasi.

OUTLINE MATERI :

1. Action Controls

2. Action Controls and The Control Problem

3. Personnel Controls

4. Cultural Controls

ACCT6182 – Management Control System

 ISI MATERI

Action Control
Action Control merupakan jenis pengawasan yang langsung dari management control karena
pengawasan jenis ini meliputi langkah-langkah untuk menjamin bahwa karyawan melakukan
sesuai dengan keingan terbaik yang diharapkan oleh perusahaan. Ada empat bentuk dasar action
control meliputi: behavioral constraints, pre action review, action accountability dan
redundancy.
Behavioral constraints merupakan jenis action control yang yang membatasi ruang gerak
karyawan untuk melakukakan sesuatu yang tidak seharusnya dilakukan. Pembatasan ruang gerak
karyawan dapat berupa pembatasan fisik maupun administrasi. Contoh pembatasan fisik meliputi
password computer, pembatasan akses pada wilayah terntu seperti pada tempat penyimpanan
barang perusahaan yang bernilai. Adapun pembatasan administrasi meliputi larangan untuk
mengambil keputusan. Contoh pembatasan admnistrasi adalah pembatasan wewenang manager
kelas menengah dalam pengambilan keputusan untuk investasi dengan nilai di atas 500 juta
Rupiah.

Pre action review merupakan penelitian yang cermat atas action plan dari karyawan yang
dikontrol dalam bentuk persetujuan atau ketidaksetujuan atas proposal yang diajukan. Bentuk
umum dari pre action review adalah pada saat perencanaan dan proses budget yang
karakteristiknya meliputi bermacam-macam level dari budget dan kegiatan yang direncanakan.
Action accountability merupakan pengendalian atas pertanggung jawaban karyawan terhadap
kegiatan yang mereka lakukan. Implementasi action accountability membutuhkan beberapa hal
sebagai berikut:
1. Mendefinisikan kegiatan apa yang dapat diterima.
2. Mengkomunikasikan kepada para karyawan apa yang didefinisikan
3. Mengamati apa yang terjadi
4. Memberi penghargaan atas kegiatan yang baik atau hukuman atas kegiatan yang
menyimpang dari yang dapat diterima.

ACCT6182 – Management Control System

Action Control and The Action Problem
Action accountability control adalah paling efektif jika kegiatan yang diharapkan
dikomunikasikan dengan baik. Namun, komunikasi saja tidak cukup untuk membuat control ini
menjadi efektif. Individu karyawan yang dipengaruhi harus memahami tentang apa yang
diharapkan dan keyakinan bahwa kegiatan mereka akan dihargai atau dihukum.

Redundancy meliputi penugasan lebih banyak karyawan atas tugas dari yang seharusnya
dibutuhkan. Contoh penempatan beberapa karyawan pada tugas yang sama dapat menimbulkan
rasa frustasi, konflik dan rasa bosan.

Behavioral constraint sebagai bagian dari action control efektik dalam mengeliminasi
motivational problem karena karyawan yang tergoda untuk melakukan hal-hal yang tidak
seharusnya dapat dicegah untuk melakukan hal tersebut.

Selanjutnya, preaction review merupakan pengawasan yang bermanfaat dalam mengatasi tiga
problem pengawasan yakni persoalan motivasi, lack of direction dan personal limitation. Dalam
pre action review adanya komunikasi dengan karyawan tentang apa yang diharapkan dapat
menghindari perintah yang kurang dipahami. Hal ini juga bermanfaat dalam memotivasi
karyawan dalam review atas implementasi rencana kegiatan karyawan supaya berhati-hati dalam
pengajuan proposal pengeluaran dan budget. Disamping itu, pre action review bermanfaat dalam
mencegah munculnya biaya yang tidak diharapkan karena keterbatasan pribadi pegawai.

Action accountability juga dapat mengatasi persoalan control seperti pre action review yaitu
dengan menyediakan petunjuk yang dapat mengatasi personal limitation serta lack of direction.
Disamping itu dengan adanya reward dan punishment dapat mengatasi masalah motivasi.

The Effectiveness of Action Controls

Action control hanya dapat efektif jika kondisi berikut dapat dipenuhi:
1. Perusahaan dapat menentukan kegiatan apa yang diharapkan

ACCT6182 – Management Control System

 Pengetahuan tentang apa yang harus dilakukan adalah penting dalam efektivitas action
controls. Contoh dalam analisa piutang, karyawan diberi petunjuk yang jelas tentang
batasan piutang yang tidak dapat ditoleransi oleh perusahaan. Dengan adanya kejelasan
batasan tersebut maka control atas karyawan di bagian piutang menjadi jelas.
2. Perusahaan dapat meyakinkan bahwa kegiatan yang diharapkan dilakukan.
Bagi karyawan diawasi adalah penting untuk memahami kegiatan yang dilakukan secara
detail untuk menghindari kesalahan yang tidak diharapkan. Forensik investigasi
menyarankan bahwa insiden yang tidak diharapkan sering terjadi karena kurangnya
pemahaman terperinci dari karyawan.

Personnel Controls
Personnel control adalah kecenderungan alamiah karyawan untuk mengontrol atau memotivasi
diri sendiri. Tujuan personnel controls:
1. Untuk meyakinkan bahwa setiap pegawai memahami apa yang perusahaan inginkan.
2. Untuk meyakinkan bahwa setiap pegawai dapat mengerjakan sebuah pekerjaan yang
baik.
3. Untuk meningkatkan kemungkinan bahwa setiap pegawai akan terlibat dalam self-
monitoring.

Implementasi personnel control dilakukan melalui; selection and placement, training dan job
designing and resourcing. Penjelasannya sebagai berikut:

1. Seleksi dan penempatan

Predictor of success: pendidikan, pengalaman, kesuksesan di masa lampau dan
kepribadian serta kemampuan social seringkali juga termasuk mengecek referensi
karyawan baru

ACCT6182 – Management Control System

 2. Pelatihan
menyediakan informasi yang berguna mengenai tindakan atau hasil apa yang
diekspektasikan dan bagaimana tugas harus dikerjakan.

3. Desain pekerjaan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan

Desain pekerjaan harus sesuai dengan spesifikasi karyawan yang telah direkrut.
Sumberdaya kepada jenis pekerjaan tertentu harus tersedia, contohnya informasi,
peralatan, persediaan, dukungan staff, bantuan pembuatan keputusan, atau kebebasan dari
interupsi.

Dapat disimpulkan bahwa, menemukan orang yang tepat untuk mengerjakan perkerjaan khusus
serta melatih dan menyediakan lingkungan kerja yang baik untuk orang tersebut meningkatkan
kemungkinan pekerjaan dikerjakan secara pantas.

Sistem Pengendalian Personal

Sistem pengendalian personal dianggap ketat jika besar kemungkinan karyawan untuk terus
menerus terlibat dalam semua tindakan yang penting utnuk keberhasilan operasi dan tidak akan
terlibat tindakan yang merugikan. Beberapa cara yang dapat dilakukan, antara lain:

1. Pembatasan perilaku

Pembatasan perilaku baik fisik maupun administrasi dapat menciptakan pengendalian

yang ketat dalam beberapa bidang suatu organisasi. Pembatas fisik akan semakin mahal
biayanya jika ingin semakin ketat (menggunakan alat-alat semakin canggih). Pembatasan
administratif melalui pembatasan otoritas keputusan kepada tingkatan personel yang lebih
tinggi akan menimbulkan pengendalian lebih ketat bila : 1) dapat diasumsikan personel
tingkatan lebih tinggi membuat keputusan yang lebih andal 2) dapat dijamin bahwa orang
yang memiliki otoritas untuk melakukan tindakan tertentu tidak melanggar batasan yang
ditentukan. Pemisahan tugas juga dapat menciptakan pengendalian yang lebih ketat.

ACCT6182 – Management Control System

 2. Review pra tindakan
Review pra tindakan dapat membuat SPM lebih ketat jika review sering dilakukan, detail
dan dilaksanakan oleh pengkaji yang rajin dan berpengetahuan luas.

3. Akuntabilitas tindakan
Jumlah pengendalian yang ditimbulkan dari pengendalian akuntabilitas tindakan
tergantung pada:

a. Definisi tindakan

Untuk mencapai pengendalian yang ketat, definisi tindakan harus sesuai, spesifik,
dikomunikasikan dengan baik dan lengkap.

b. Pelacakan tindakan

Pengendalian akuntabilitas tindakan dapat dibuat lebih ketat dengan meningkatkan

efektivitas sistem pelacakan tindakan. Karyawan yang yakin bahwa tindakannya
diperhatikan akan lebih kuat dipengaruhi oleh pengendalian akuntabilitas tindakan.
Contoh bentuk sistem pelacakan tindakan : supervisi langsung secara terus menerus
dan audit laporan tindakan yang detail.

c. Penguatan tindakan

Pengendalian dapat dibuat lebih ketat dengan membuat imbalan atau hukuman
menjadi lebih signifikan terhadap karyawan yang terlibat. Hukuman merupakan hal
umum dalam penetapan pengendalian tindakan karena hukuman sering melibatkan
pelanggaran karyawan terhadap peraturan/prosedur.

Cultural Controls
Cultural control bertujuan untuk saling memantau atas individu-individu yang menyimpang dari
norma maupun nilai kelompok. Budaya (culture) dibentuk dari tradisi, norma, keyakinan, nilai-

ACCT6182 – Management Control System

nilai,ideologi,sikap,dan cara berperilaku. Budaya perusahaan relative tetap dari waktu ke waktu
sementara tujuan dan strategi beradaptasi dengan perubahan kondisi bisnis. Budaya perusahaan
dapat dipertajam dengan cara sebagai berikut:

1. Codes of conduct
Dokumen tertulis yang mengatur mengenai bagaimana tata cara atau prilaku perusahaan
terhadap para pemangku kepentingannya dan juga mengatur bagaimana prilaku karyawan
dalam berinteraksi dengan sesama karyawan dan juga bagaimana prilaku karyawan diatur
dalam rangka memenuhi tanggung jawab perusahaan terhadap para pemangku
kepentingannya.

2. Group Rewards
Reward yang diberikan kepada karyawan berdasarkan standar dari masing – masing
kelompok atau grup. Hal tersebut diberikan karena setiap grup mempunyai standar yang
berbeda-beda. Misalnya sales atau marketing diukur berdasarkan target penjualan,
sedangkan accounting diukur berdasarkan ketepatan waktu pelaporan keuangan.

3. Intra-organizational transfer
Transfer yang dilakukan antar karyawan atau anggota organisasi dalam suatu perusahaan
atau organisasi. Transfer biasanya dilakukan antar divisi atau bagian dalam perusahaan.
Tujuan dari transfer tersebut adalah agar karyawan yang bersangkutan dapat mempelajari
skill dan knowledge di bagian atau divisi yang berbeda

4. Physical and Social arrangement

Physical arrangement membahas mengenai pengaturan secara fisik. Misalnya tata letak
atau lay out ruangan dan fasilitas yang digunakan dalam bekerja. Fasilitas kerja dirancang
sedemikian rupa agar memenuhi fungsi kenyamanan dan pengawasan. Contohnya meja
pimpinan berada di tempat yang dapat mengawasi pekerjaan bawahannya.
Social Arrangement membahas pengaturan hubungan sosial antar karyawan, termasuk
didalamnya adalah arus komunikasi baik langsung ataupun tertulis

ACCT6182 – Management Control System

 5. Tone at the top
Manajemen puncak, menjadi contoh dalam hal integritas dan kepemimpinan agar dapat
menjadi role model bagi bawahannya. Apabila atasannya saja tidak dapat memberikan
contoh yang benar, maka akan sulit menuntut kedisiplinan dari bawahannya

The Effectiveness of Personnel and Cultural Controls

Personal/cultural control memiliki keunggulan khas atas result dan action control. Mereka
sampai batas tertentu dapat digunakan pada hampir setiap pengaturan, biaya yang lebih rendah
dan menghasilkan efek samping yang lebih kecil. Namun, seberapa jauh personnel/cultural
adalah efektif dapat bervariasi secara signifikan pada individu, kelompok dan masyarakat.
Budaya yang “terlalu kuat” juga dapat merugikan khususnya ketika dibutuhkan perubahan
budaya dalam perusahaan.

Untuk lebih ketatnya pengendalian personel/kultural perlu kepastian dan stabilitas pengetahuan
yang menghubungkan karakteristik personel/kultural dengan tindakan yang diinginkan. Dalam
organisasi sosial dan volunter, pengendalian personel biasanya menyediakan pengendalian yang
signifikan, karena kebanyakan volunter puas hanya dengan melakukan pekerjaan yang baik
sehingga mudah dalam memotivasi mereka. Pengendalian personel/kultural juga dapat ada di
bisnis beorientasi laba, biasanya ada dalam perusahaan yang dijalankan keluarga karena adanya
rasa saling melengkapi atau kesesuaian antara keinginan organisasi dengan individu.

ACCT6182 – Management Control System

 KESIMPULAN

Action control adalah bentuk pengawasan yang paling langsung yang terdiri dari behavioral
constraints, preaction review, action accountability dan redundancy. Adapun personnel atau
cultural control bermanfaat dalam mendorong salah satu atau dua kekuatan positip dalam
perusahaan yaitu pengawasan diri sendiri maupun pengawasan yang bersifat mutual monitoring.
Kekuatan pengawasan ini meliputi selection dan placement yang efektif, training, job design,
codes of conduct, group rewards, intra-organizational transfer, physical and social
arrangements dan tone at the top.

Pengendalian akan lebih baik bila (reward atau punishment) terhadap karyawan secara langsung
dihubungkan dengan (pencapaian atau tidak tercapainya) hasil yang diinginkan. Hubungan
langsung/direct link berarti pencapaian hasil secara otomatis diterjemahkan secara eksplisit dan
jelas menjadi imbalan.

ACCT6182 – Management Control System

 DAFTAR PUSTAKA

1. Merchant, K.A., & Van der Stede, W.A. (2017). Management Control Systems:
Performance Measurement, Evaluation, and Incentives. 4th Edition. Prentice Hall.
Harlow, UK. ISBN: 9781292110554.
2. Bastian (2014). Sistem Pengendalian Manajemen Sektor Publik: Mempertahankan
Kepentingan Masyarakat. Salemba Empat. Jakarta. ISBN: 9789790614055

ACCT6182 – Management Control System