LECTURE NOTES

ACCT6182
Management Control System

Week 4

Designing and Evaluating

Management Control System

ACCT6182 – Management Control System

 LEARNING OUTCOMES

1. Peserta diharapkan mampu membuat perancangan sistem pengendalian manajemen

2. Peserta diharapkan mengerti cara mengevaluasi pengendalian manajemen

OUTLINE MATERI :

1. Designing Management Control System

2. Understanding What is Desired and What is likely
3. Evaluating Management Control System

ACCT6182 – Management Control System

 ISI MATERI

Designing Management Control System

Untuk menjadikan organisasi sebagai institusi pencipta kekayaan diperlukan suatu sistem yang
disebut "Sistem Pengandalian Management". Sistem pengendalian managemen adalah suatu
sistem yang digunakan untuk merencanakan berbagai kegiatan perwujudan visi organisasi
melului melalui misi yang telah dipilih dan untuk mengimplementasikan dan memantau
pelaksanaan rencana kegiatan tersebut ada empat frasa penting berikut :

1. Misi dan Visi Organisasi

2. Sistem pengendalian managemen merupakan sistem perencanaan kegiatan.

3. Sistem pengendalian menegemen merupakan sistem implementasi dan pemantauan

pelaksanaan rencana kegiatan.

a. Misi dan Visi Organisasi

Sistem pengendalian managemen pada dasarnya merupakan suatu sistem yang digunakan
untuk menegemen untuk membangun masa depan organisasi. Untuk membangun masa depan
organisasi, perlu ditentukan terlebih dahulu dalam bisnis apa organisasi akan berusaha. jawaban
atas pertanyaan tersebut merupakan misi organisasi. Setelah ditentukan misi organisasi, langkah
berikutnya menggambarkan kondisi organisasi dimasa depan yang hendak diwujudkan
. Gambaran kondisi organisasi di masa depan yang akan diwujudkan inilah yang merupakan visi
organisasi. Visi organisasi, melalui misi yang telah dipilih diperluakan suatu sistem perencanaan
dan pengedalian kegiatan usaha, sistem pengendalian management merupakan sistem untuk

ACCT6182 – Management Control System

merencanakan kegiatan untuk mewujudkan visi organisasi melalui misi yang telah dipilih dan
implementasi serta pemantauan pelaksanaan rencana kegiatan tersebut.

b.Sistem Perencanaan Kegiatan

Untuk mewujudkan visi organisasi melalui misi yang telah dipilih, organisasi memerlukan
sistem perencanaan kegiatan - suatu rangkaian langkah berurutan untuk merencanakan kegiatan
yang ditempuh perusahaan dalam mewujudkan visi organisasi.

Empat langkah visi organisasi terdiri dari

1).Perumusan strategi (strategi formulation)

2).Perencanaan strategik (strategic planning)

3).Penyusunan Program

4).Penyusunan Anggaran (budgeting)

Keempat perencanaan kegiatan tersebut sering disebut dengan perencanaan menyeluruh bisnis
(Total Business Planning)

c. Sistem Mengimplementasikan dan Memantau Pelaksanaan Rencana Kegiatan.

Untuk melaksakanan rencana kegiatan yang telah disusun, diperlukan langkah-langkah

implementasi dan pemantauan pelaksanaan rencana tersebut. Sistem pengendalian manajemen
merupakan sistem mengimplementasikan dan memantau pelaksanaan rencana kegiatan.

Pendesainan sistem pengendalian manajemen merupakan kerangka konseptual. pendesainan

sistem pengendalian manajemen dimulai dari pengamatan dan pengidentifikasian pemacu
perubahan yang berdampak terhadap karakteristik lingkungan yang akan dimasuki oleh
perusahaan. hasil pengamatan terhadap pemacu perubahan digunakan untuk envisioning-
penggambaran karakteristik lingkungan bisnis menjadi dasar untuk membangun paradigma yang
pas dengan lingkungan yang bersangkutan. paradigma kemudian diigunakan sebagai landasan
pembangunan sistem pengendalian manajemen, Sistem pengendalian manajemen yang terdiri

ACCT6182 – Management Control System

dari struktur dan proses pada gilirannya menentukan keterampilan (skillset) yang perlu dimiliki
oleh manajer untuk menjalankan sistem tersebut.

Pendesainan pada umumnya perlu dipertimbangkan:

1. Tidak ada desain sistem yang baik atau buruk; yang ada adalah suatu desain sistem pas
(fit) dengan lingkungan bisnis yang dihadapi oleh organisasi. Kesesuaian (fitness) suatu
sistem dengan lingkungan tempat sistem tersebut digunakan akan menjadikan sistem
tersebut efektif untuk menjalankan bisnis dilingkungan tersebut. dalam mendesign sistem
pengandalian menagemen, perlu dilakukan pengamatan dan indentifikasi terhadap
pemacu perubahan. pemacu perubahan ini kemudian digunakan untuk menggambarkan
dampaknya terhadap karakteristik lingkungan bisnis yang dimasuki oleh organisasi.
karakteristik lingkungan bisnis inilah yang merupakan dasar untuk mendesain sistim yang
bersangkutan. Pendekatan penyusunan sistem seperti ini disebut dengan contingency
approach.

2. Lingkungan bisnis ibarat suatu teritorial yang untuk menjelahahinya diperlukan suatu
peta, peta yang menggambarkan lingkungan bisnis yang dihadapi oleh suatu peta. peta
yang menggambarkan lingkungan bisnis yang dihadapi oleh management disebut
paradigma. dengan paradigma tertentu kita memandang dunia yang kita hadapi dan
dengan paradigma ini kita bersikap dan bertindak, berdasarkan paradigma ini kita
mendesain sistem - suatu alat yang kita gunakan untuk mengorganisasi berbagai sumber
daya untuk mewujudkan sistem.

Understanding What is Desired and What is Likely

Pemahaman atas objective dan strategi perusahaan adalah penting karena tanpa pemahaman apa
yang perusahaan inginkan untuk dikerjakan karyawan maka MCS tidak dapat didisain atau
dievaluasi. Objective dan strategi yang berasal dari pemahaman yang baik atas tujuan perusahaan
sering menyediakan petunjuk - petunjuk yang penting untuk kegiatan yang diharapkan.
Pemahaman yang lebih baik tentang tujuan dan strategi perusahaan menghasilkan alternative

ACCT6182 – Management Control System

pengawasan yang lebih fisibel serta memberikan kesempatan yang lebih baik dalam menerapkan
setiap alternative yang ketat.

Perusahaan tidak saja menetapkan apa yang ingin dicapai namun juga mencoba menetapkan apa
yang mungkin akan terjadi. Dengan demikian, perusahaan mencoba memperkirakan
kemungkinan persoalan yang sering timbul dalam pengawasan seperti lack of direction,
motivational problem dan personal limitation, dapat terjadi. Dengan kata lain, perusahaan
mencoba menganalisa dengan pertanyaan, seperti apakah karyawan memahami apa yang
diharapkan untuk dikerjakan, apakah karyawan termotivasi untuk mengerjakan pekerjaan
tersebut serta apakah mereka dapat memenuhi aturan yang ada. Selanjutnya, bila action atau
hasil yang ada berbeda dengan kegiatan dan hasil yang diharapkan maka MCS yang berbeda
dibutuhkan.Untuk penentuan MCS tergantung seberapa besar persoalan dan biaya dari MCS
yang dapat digunakan untuk memecahkan permasalahan.

Evaluating Management Control System

Evaluasi Sistem Pengendalian Manajemen (SPM) merupakan pemahaman serta pengujian

terhadap tahapan-tahapan proses suatu kegiatan yang dilakukan, dengan menilai dan menguji
tahapan-tahapan tersebut maka akan diperoleh kesimpulan tentang resiko atau kelemahan suatu
sistem tersebut. Pemahaman biasanya menggunakan cara-cara audit diantaranya permintaan
keterangan, verifikasi dokumen, dan observasi.

Standar evaluasi sistem pengendalian manajemen (SPM) dimana auditor harus memahamai
sistem pengendalian intern dan menguji penerapannya. Pemahaman dapat dilakukan dengan cara
permintaan keterangan, pengamatan, inspeksi catatan dan dokumen, atau melakukan review
laporan pihak lain. Setelah sistem dipahami auditor dapat melakukan pengujian pengendalian
untuk menentukan efektifitas pengendalian.

ACCT6182 – Management Control System

Standar Evaluasi SPM
Auditor harus memahami rancangan sistem pengendalian intern dan menguji penerapannya.
Sistem pengendalian intern adalah proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang
dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai, untuk memberikan
keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efisien dan efektif,
keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan
perundang-undangan. Auditor harus mempunyai pemahaman atas sistem pengendalian intern
audit dan mempertimbangkan apakah prosedur-prosedur sistem pengendalian intern telah
dirancang dan diterapkan secara memadai. Pemahaman atas rancangan sistem pengendalian
intern digunakan untuk menentukan saat dan jangka waktu serta penentuan prosedur yang
diperlukan dalam pelaksanaan audit. Oleh karena itu, auditor harus memasukkan pengujian atas
sistem pengendalian intern audit dalam prosedur auditnya. Pemahaman atas sistem pengendalian
intern dapat dilakukan melalui permintaan keterangan, pengamatan, inspeksi catatan dan
dokumen, atau mereview laporan pihak lain. Setelah prosedur dipahami, maka auditor
melaksanakan prosedur pengujian pengendalian untuk menentukan efektivitas pengendalian

Choice of Control

Jenis MCS memiliki hasil yang berbeda dalam penerapan sesuai dengan problem yang ada.
Sebagai contoh adalah behavioral constraints yang merupakan jenis dari action control dalam
memecahkan persoalan lack of direction adalah tidak tepat. Artinya, behavioral constraint tidak
dapat memecahkan persoalan yang ditimbulkan oleh lack of direction.

Seperangkat MCS dipilih dari berbagai alternative yang fisibel, yang dapat menyediakan benerfit
yang paling maksimal, yakni dari hasil mengurangkan benefit terhadap biaya yang timbul karena
penerapan MCS.

Dalam pemilihan MCS yang akan diterapkan maka manajer perusahaan seharusnya memulai
dengan pemilihan personnel/cultural control. Pemilihan personnel/cultural control sebagai
langkah awal adalah dengan pertimbangan bahwa pengawasan jenis ini memiliki harmful side
effect yang paling kecil serta relaif kecilnya biaya lansung yang ditimbulkan. Untuk perusahaan

ACCT6182 – Management Control System

yang relatif kecil pada beberapa kasus menunjukkan bahwa control jenis ini mungkin cukup
dalam menyediakan management control yang efektif. Walaupun personnel/cultural control tidak
cukup dapat diandalkan, namun jenis control ini pada tahap tertentu dapat diandalkan untuk
menjadi dasar bagi penentuan jenis control berikut. Dengan adanya personnel/people control
maka perusahaan dapat mempertimbangkan seberapa dapat dipercaya jenis control ini pada
tingkat tertentu sebelum mempertimbangkan jenis control yang lain. Sebagai contoh pada
perusahaan dealer otomotif, sebelum melakukan pengawasan lanjutan maka atas budget dan
target maka perekrutan pegawai untuk posisi yang tepat adalah yang utama dilakukan. Dengan
demikian proses seleksi yang tepat, penempatan pada posisi yang tepat paling tidak sudah
memberikan dasar untuk penentuan proses pengawasan berikut. Namun, personnel/cultural
control saja tidak cukup jika karyawan tidak memahami apa yang harus dikerjakan untuk tugas-
tugas khusus, serta mampu performing well serta didukung oleh system dan struktur organisasi
yang sesuai, dan termotivasi untuk perform pekerjaan dengan baik. Namun sangat jarang
karyawan kondisi di atas dapat memuaskan. Dengan kata lain, jarang perusahaan dapat
memahami pekerjaan secara jelas, melakukan tugas dengan baik dan sekaligus termotivasi
dengan baik. Sebagaimana dinyatakan oleh Merchant (2017), ada banyak contoh yang ada
menunjukkan resiko dengan hanya mengandalkan pada personnel/cultural control. Contoh nyata
dari Merchant (2017) adalah kasus Allen Robbin pemilik Plastic Lumbert Company, yang
awalnya hanya mengandalkan pada personnel/cultural control dalam bisnisnya.

Perusahaan menawarkan kepada seluruh karyawan iklim kerja yang friendly, paket bonus yang
menarik bagi karyawan yang mengerjakan pekerjaan yang baik bagi perusahaan. Bahkan Mr.
Robbin menawarkan minuman bir pada akhir shift kerja serta memberi tunjangan pinjaman
pribadi. Namun apa yang dilakukan ternyata menjadi hal yang sebaliknya. Beberapa
karyawannya terlibat dalam persoalan pelanngaran serius seperti dituntut karena persoalan
alkohol.

Mengingat keterbatasan dari personnel/cultural control maka pemilihan jenis control yang lain
diperlukan untuk melengkapi control yang ada. Untuk pemilihan control tambahan yang dapat

ACCT6182 – Management Control System

melengkapi personnel/cultural control maka hal tersebut tergantung pada kelebihan dan
kekurangan yang ada yaitu action dan result control.

Action control merupakan jenis control yang langsung memiliki beberapa kelebihan. Pertama,
jenis control ini cenderung menyebabkan dokumentasi dari kumpulan pengetahuan tentang apa
yang terbaik. Kedua, action control terutama dalam bentuk kebijakan dan prosedur merupakan
cara yang efisien dalam membantu koordinasi dalam perusahaan. Namun, action control juga
memiliki beberapa kelemahan yang signifikan. Pertama, ada keterbatasan atas kenyataan yakni
pengetahuan yang sangat baik tentang apa yang diharapkan hanya pada pekerjaan yang tingkat
rutinitasnya tinggi. Kedua, kebanyakan action control sering menghambat kreativitas, inovasi
dan adaptasi. Karyawan sering bereaksi terhadap action control dengan menjadi pasif. Mereka
mengembangkan kebiasaan pekerjaan hanya berdasarkan aturan kerja yang diberikan sehingga
tidak berpikir tentang bagaimana mengembangkan proses yang dapat ditingkan yang pada
gilirannya kurang menyukai perubahan. Ketiga, action accountability khususnya dapat
menyebabkan kecerobohan karena karyawan yang sudah terbiasa dengan system kerja yang ada
cenderung untuk mengambil jalan pintas. Keempat, action control sering menyebabkan negative
attitudes karena sebagian atau kebanyakan orang tidak senang dengan system demikian. Orang
yang terbiasa bebas, kreatif mungkin merasa tidak cocok karena tidak dapat mengatualisasikan
diri sendiri.

Terakhir, beberapa action control khususnya yang membutuhkan preaction review adalah mahal.
Hal ini disebabkan orang yang melakukan review memiliki pengetahuan yang lebih baik dari
yang di-review. Karena yang melakukan review memiliki pengetahuan yang lebih baik maka
baik waktu dan jasa mereka mahal.

Terkait result control, salah satu keuntungannya adalah kelayakan. Control jenis ini
menyediakan pengawasan yang efektif meskipun memiliki pengetahuan yang kurang tentang
apa yang diharapkan. Keuntungan lain yang dimiliki result control adalah perilaku karyawan
dapat dipengaruhi meskipun dalam kondisi yang memiliki otonomi yang signifikan. Hal ini
khususnya diharapkan ketika kreativitas dibutuhkan karena otonomi memberikan tempat untuk
ide yang baru dan inovasi. Selanjutnya, keuntungan terakhir dari result control dibandingkan

ACCT6182 – Management Control System

dengan action control adalah bahwa control jenis ini sering relatif murah. Pengukuran
performance sering dilakukan untuk alasan yang tidak terklait dengan MCS seperti pelaporan
keuangan, pelaporan pajak atau perumusan strategi sehingga jika pengukuran ini mudah
diadaptasi maka biaya atas control jenis ini relative kecil.

Disamping memiliki kelebihan, result control memiliki beberapa kekurangan. Pertama

pengukuran berdasarkan result biasanya menyajikan kurang indikasi yang sempurna tentang
apakah kegiatan yang baik telah diambil ketika pengukuran gagal memenuhi satu atau lebih
kualitas pengukuran yang baik yaitu congruen, precision, objectivity dan understandability.
Kedua, ketika hasil yang dipengaruhi oleh sesuatu yang di luar dari kemampuan karyawan maka
result control membuka resiko bagi karyawan. Resiko ini disebabkan oleh sejumlah factor yang
tidak terkontrol seperti ketidakpastian lingkungan external perusahaan dan kadang-kadang nasib
kurang baik. Ketiga, untuk mengoptimalkan target dari performance biasanya tidak mungkin.
Keempat, tidak semua karyawan seperti yang diberdayakan menghasilkan results seperti
kelihatan cocok sekali.

Untuk pemilihan apakah pengawasan yang akan diterapkan kurang ketat atau sangat ketat
tergantung pada tiga pertanyaan berikut:

1. Apakah manfaat yang potensial dari tight control

2. Apa biaya yang ada
3. Adakah kemungkinan efek samping yang berbahaya.

Maintaining Good Control

Kesulitan dalam menganalisa MCS adalah karena manfaat dan efek samping yang timbul
tergantung pada bagaimana karyawan bereaksi terhadap pengawasan yang dilakukan. Perbedaan
perilaku berbeda antara orang dengan negara asal yang berbeda serta antar orang dalam negara
yang sama. Oleh karena itu, manajer harus sadar akan perbedaan tersebut karena efektivitas dari
MCS yang digunakan akan berbeda tergantung pada reaksi karyawan. Sebagai contoh untuk

ACCT6182 – Management Control System

kayawan eksekutif bidang iklan, traders, insinyur disain, cenderung bereaksi lebih negative
terhadap action control dari pada karyawan di bagian skedul bagian produksi. Perbedaan ini
membuat implementasi MCS sangat menantang dan itu sangat penting untuk menekankan
bahwa tidak ada satu bentuk control yang optimal dalam segala situasi.

Persoalan atas apa yang menyebabkan perusahaan yang out of control menghadapi problem
serius bervariasi antar perusahaan. Salah satu penyebab dari beragam persoalan adalah
pemahaman yang tidak sempurna dari pengaturan dan efek dari management control.
Pemahaman yang tidak sempurna atas situasi tersebut sering diasosiasikan dengan pertumbuhan
yang cepat dan perubahan transformasi dalam pasar. Penyebab yang lain adalah kecenderungan
manajemen untuk menundukkan pelaksanaan management control untuk hal lain sering lebih
mendesak karena permintaan pasar. Hal in sering terjadi dalam pada perusahaan yang dalam
pertumbuhan atau perubahan, sehingga perusahaan mengutamakan pada marketing. Di sisi lain,
kritikan atas MCS harus dilakukan secara hati-hati.

Pengawasan yang kelihatan cukup longgar mungkin memiliki beberapa manfaat yang tidak
kelihatan seperti dalam hal kreativitas yang tinggi, semangat kerjasama yang sehat, atau biaya
yang rendah.MCS hanya mengurangi kemungkinan performance manajemen yang buruk bukan
menghilangkan hal tersebut. Tidak satu MCS yang benar-benar sempurna. Tidak satu cara
terbaik untuk mencapai control yang baik.

ACCT6182 – Management Control System

 KESIMPULAN

Untuk memproses desain dan penyempurnaan MCS ada dua pertanyaan dasar yang harus
diajukan yaitu: apa yang perusahaan harapkan dalam penyusunan MCS serta apa yang mungkin
akan terjadi. Berdasarkan analisa atas pertanyaan di atas, selanjutnya pemilihan jenis control
yang efektif dalam mengatasi permasalahan control yang ada. Dalam pemilihan jenis control
pertimbangan awal sebaiknya ditujukan ke personnel/cultural control. Hal ini disebabkan jenis
control ini memiliki efek samping berbahaya yang kecil disamping biaya langsung yang relative
kecil.

Terkait dengan action control pertimbangan atas manfaat dan kekurangan yang ada dapat
menjadi pertimbangan sehingga goal congruent antara karyawan dan perusahaan dapat tercapai.
Untuk result control analisa atas kelemahan diperlukan dengan memperhatikan tiga pertanyaan
terkait manfaat, biaya dan efek samping. Ini dilakukan untuk menentukan apakah control yang
akan dilakukan kurang ketat atau sangat ketat.

Kontrol adalah bagian dari yang kompleks dari fungsi manajemen. Tidak ada satu MCS yang
benar-benar sempurna.Hal yang perlu dipertimbangkan adalah MCS bukan menghapus semua
persoalan control melainkan meminimalkan kemungkinan kinerja manajemen yang buruk. Maka
control yang cukup longgar kadang-kadang bermanfaat dalam meningkatkan kreativitas
karyawan serta mendorong kerjasama yang sehat maupun implikasi pada biaya yang murah.

ACCT6182 – Management Control System

 DAFTAR PUSTAKA

1. Merchant, K.A., & Van der Stede, W.A. (2017). Management Control Systems:
Performance Measurement, Evaluation, and Incentives. 4th Edition. Prentice Hall.
Harlow, UK. ISBN: 9781292110554.
2. Bastian (2014). Sistem Pengendalian Manajemen Sektor Publik: Mempertahankan
Kepentingan Masyarakat. Salemba Empat. Jakarta. ISBN: 9789790614055

ACCT6182 – Management Control System