Summary Chapter 1

Management Control System

Di Susun Oleh Kelompok 1:

Susan Dwi Cahyaningrum ( S411808032 )

Ryan Ridzki Pratama (S411808023)

Mellisa Cludia (S411808012)

Reguler 1

PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

2018-2019
 Chapter 1

Sifat Sistem Pengendalian Manajemen

Buku ini memberikan pengetahuan, wawasan, dan keterampilan analitis terkait dengan
bagaimana eksekutif senior perusahaan merancang dan menerapkan sistem manajemen yang
sedang berlangsung yang digunakan untuk merencanakan dan mengendalikan kinerja
perusahaan. Unsur-unsur sistem pengendalian manajemen meliputi perencanaan strategis,
penganggaran, alokasi sumber daya, pengukuran kinerja, evaluasi, dan penghargaan, alokasi
pusat tanggung jawab, dan pergantian/pemindahan harga. Pengendalian manajemen adalah
suatu keharusan di setiap organisasi yang mempraktikkan desentralisasi. Satu pandangan
berpendapat bahwa sistem kontrol manajemen harus sesuai dengan strategi perusahaan.

Basic Konsep

Control

Suatu organisasi juga harus dikendalikan untuk memastikan bahwa tujuan strategisnya
tercapai. Tetapi mengendalikan sebuah organisasi jauh lebih rumit daripada mengendalikan
mobil. Kami akan mulai dengan menggambarkan proses pengendalian dalam sistem yang
lebih sederhana.

Elements dari Sistem Kontrol

Setiap sistem kontrol memiliki Empat elemen:

1. Sebuah Detektor atau sensor-perangkat yang mengukur apa yang sebenarnya terjadi
dalam proses yang dikontrol. (melaporkan apa yang terjadi di seluruh organisasi saat
ini)
2. Perangkat Penilai yang menentukan signifikansi dari apa yang sebenarnya terjadi
dengan membandingkannya dengan beberapa standar atau harapan. (membandingkan
informasi dari detektor dengan keadaan yang diinginkan untuk bisa mencapai tujuan
organisasi)
3. Perangkat efektor-(sering disebut "umpan balik") yang mengubah perilaku jika
assesor mengidentifikasikan kebutuhan untuk melakukan hal tersebut (mengambil
tindakan korektif sekali perbedaan signifikan antara keadaan aktual dan keadaan yang
diinginkan telah dirasakan)
4. Jaringan komunikasi- perangkat yang mengirimkan informasi antara apa yang harus
terjadi. penilai menunjukkan perlunya melakukannya. detektor dan penilai dan antara
penilai dan 8efektor. (memberi tahu manajer apa yang terjadi dan bagaimana hal itu
dibandingkan dengan keadaan yang diinginkan)
Manajemen

Suatu organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja bersama untuk mencapai
tujuan-tujuan tertentu (dalam organisasi bisnis tujuan utama adalah untuk mendapatkan
keuntungan yang memuaskan). Proses pengendalian manajemen adalah proses di mana
manajer di semua tingkatan memastikan bahwa orang yang mereka awasi melaksanakan
strategi yang dimaksudkan.

Proses kontrol yang digunakan oleh manajer mengandung elemen yang sama dengan
yang ada di sistem kontrol yang lebih sederhana yang dijelaskan sebelumnya: detektor,
penilai, efektor, dan sistem komunikasi. Detektor melaporkan apa yang terjadi di seluruh
organisasi; penilai membandingkan informasi ini dengan keadaan yang diinginkan; efektor
mengambil tindakan korektif terhadap perbedaan yang signifikan antara keadaan aktual dan
keadaan yang diinginkan; dan sistem komunikasi memberi tahu manajer apa yang terjadi dan
bagaimana hal itu dibandingkan dengan keadaan yang diinginkan.

Namun, ada perbedaan yang signifikan antara proses kontrol manajemen dan proses
yang lebih sederhana yang dijelaskan sebelumnya:

1. Standarnya tidak ditetapkan telebih dahulu. Melainkan, ini adalah hasil dari proses
perencanaan yang sadar. Dalam proses ini, manajemen memutuskan apa yang harus
dilakukan organisasi, dan bagian dari proses kontrol adalah perbandingan pencapaian
aktual dengan rencana ini.
2. Pengendalian manajemen tidak bersifat otomatis.
3. Kontrol manajemen membutuhkan koordinasi antar individu. Organisasi terdiri dari
bagian-bagian yang terpisah, dan kontrol manajemen harus memastikan bahwa setiap
bagian bekerja selaras dengan yang lain.
4. Hubungan dari memahami perlunya tindakan untuk menentukan tindakan yang
diperlukan untuk mematuhi hasil yang diinginkan mungkin tidak jelas. Seorang
manajer yang bertindak sebagai penilai dapat memutuskan bahwa "biaya terlalu
tinggi" tetapi tidak melihat tindakan mudah atau otomatis dijamin untuk menurunkan
biaya sesuai dengan standar yang seharusnya. Istilah kotak hitam menggambarkan
suatu operasi yang sifatnya persis tidak dapat diamati. Berbeda dengan termostat atau
 pengemudi mobil, sistem kontrol manajemen adalah kotak hitam. Kita tidak dapat
mengetahui tindakan apa yang akan dilakukan manajer ketika ada perbedaan yang
signifikan antara kinerja aktual dan yang diharapkan
5. Banyak kontrol manajemen yang bersifat seperti pengendalian diri sendiri; yaitu,
pengendalian tidak hanya dilakukan oleh perangkat pengatur eksternal seperti
termostat, tetapi oleh manajer yang menggunakan penilaian mereka sendiri daripada
mengikuti instruksi dari atasan.

Sistem

Suatu sistem adalah cara yang ditentukan dan biasanya dilakukan secara berulang
dalam menjalankan suatu kegiatan atau serangkaian aktivitas. Sistem dicirikan oleh
serangkaian langkah yang berirama, terkoordinasi, dan berulang yang dimaksudkan untuk
mencapai tujuan tertentu. Sistem kontrol manajemen, seperti yang telah kita lihat, jauh
lebih kompleks dan menghakimi. Banyak tindakan manajemen tidak sistematis. Manajer
secara teratur menghadapi situasi yang aturannya tidak didefinisikan dengan baik dan
karenanya harus menggunakan penilaian terbaik mereka dalam memutuskan tindakan
yang harus diambil. Efektivitas tindakan mereka ditentukan oleh skiil mereka dalam
berurusan dengan orang, bukan oleh aturan khusus untuk sistem (meskipun sistem dapat
menyarankan sifat umum dari respons yang sesuai). Jika semua sistem memastikan
tindakan yang benar untuk semua situasi, maka tidak akan ada kebutuhan bagi manajer
manusia.

Batas-batas Pengendalian Manajemen (Boundaries of Management Control)

Sistem yang terdapat dalam suatu perusahaan bisa dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu:

1. Formulasi Strategi (Strategy Formulation),

2. Pengendalian Manajemen (Management Control) dan
3. Pengendalian Tugas (TaskControl).
Diantara ketiga sistem di atas, Formulasi Strategi merupakan sistem yang paling kurang
sistematis dan Pengendalian Tugas merupakan sistem yang paling sistematis. Pengendalian
manajemen berada di antara ke dua sistem tersebut. Formulasi strategi memfokuskan kepada
program jangka panjang dan Pengendalian Tugas memfokuskan kepada kegiatan-kegiatan
jangka pendek. Pengendalian manajemen mempuyai fokus terhadap keduanya.

Formulasi Strategi menggunakan perkiraan kasar dari apa yang akan terjadi di masa
depan sementara Pengendalian Tugas menggunakan data terkini yang akurat. Pengendalian
Manajemen menggunakan kombinasi dari kedua data tersebut.

Ketiga sistem di atas masing-masing mempunyai kegiatan perencanaan

(planning) serta pengendalian (kontrol). Proses perencanaan mempunyai peran yang sangat
penting dalam formulasi strategi, sementara pengendalian mempunyai peran yang lebih
penting pada pengendalian tugas. Pada pengendalian manajemen, perencanaan dan
pengendalian mempunyai tingkat kepentingan yang sama.

Pengendalian Manajemen (Management Control)

Pengendalian Manajemen merupakan suatu proses dimana manajer mempengaruhi

anggota-anggota organisasi untuk mengimplementasikan strategi-strategi organisasi.

Kegiatan Pengendalian Manajemen (Management Control Activities)

Pengendalian Manajemen melibatkan beberapa kegiatan yang meliputi :

 Perencanaan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan oleh organisasi

 Melakukan kordinasi beberapa kegiatan yang berbeda dalam oganisasi
 Melakukan komunikasi informasi
 Melakukan evaluasi terhadap informasi-informasi
 Menentukan tindakan-tindakan yang harus diambil
 Mempengaruhi orang untuk merubah perilaku kerja.
Pengendalian manajemen tidak berarti semua kegiatan harus terkait dengan rencana yang
telah ditentukan sebelumnya, seperti budget. Rencana-rencana tersebut didasarkan kepada
kondisi-kondisi yang dipercaya ada pada saat diformulasikan rencana tersebut. Apabila pada
saat implementasi terjadi perubahan kondisi, maka kegiatan-kegiatan yang didasarkan kepada
rencana tersebut menjadi tidak sesuai.Pengendalian manajamen harus dapat menganisipasi
kondisi-kondis yang akan datang untuk memastikan tercapainya sasaran perusahaan.Apabila
manajer menemukan pendekatan yang lebih baik, pengendalian manajemen tidak boleh
mengganggu jalannya proses implementasi.

Keselarasan Tujuan (Goal Congruence)

Keselarasan tujuan berarti bahwa sebisa mungkin tujuan dari setiap individu dalam
organisasi harus sejalan dan konsisten dengan tujuan organisasinya. Sistem pengendalian
manajemen harus didesain dan dioperasikan sesuai dengan prinsip keselarasan tujuan.

Perangkat Untuk Menerapkan Strategi (Tool for Implementing Strategy)

Pengendalian manajemen merupakan satu-satunya alat bantu yang dapat digunakan

oleh manajer pada saat melakukan implementasi strategi. Strategi juga diimplementasikan
melalui struktur organisasi, pengelolaan sumber daya manusia dan juga budaya perusahaan.

Struktur organisasi menentukan peran, hubungan pelaporan dan tanggung jawab yang
menentukan proses pembuatan keputusan dalam suatu organisasi. Pengelolaan sumber daya
manusia berhubungan dengan proses seleksi, pelatihan, evaluasi, promosi dan terminasi
karyaan sebagai upaya untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian yang diperlukan untuk
melakukan eksekusi strategi perusahaan.
Penekanan Pada Aspek Keuangan dan Non Keuangan (Financial and Nonfinancial
Emphasis)

Sistem Pengendalian Manajemen mencakup mncapaiengukur kinerja baik Keuangan

maupun non keuangan. Aspek keuangan meliputi net income, return on equity dan
sebagainya sementara sasaran non keuangan meliputi kualitas produk, pangsa pasar,
kepuasan konsumen, pengiriman tepat waktu dan moral karyawan.

Alat Bantu Dalam Pembentukan Strategi Baru (Aid in Developing New Strategies)

Fungsi utama dari pengendalian manajemen adalah unuk meyakinkan terseksekusinya

strategi yang telah dipilih. Namun dalam kondisi saat ini dimana perubahan terjadi dengan
sangat cepat informasi yang diperoleh dari pengendalian manajemen terutama untuk faktor-
faktor non keuangan dapat digunakan sebagai dasar pertimbangan bagi strategi yang baru.

Formulasi Strategi (Strategy Formulation)

Formulasi strategi merupakan proses penentuan tujuan (goal) organisasi serta strategi-
strategi untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.

Tujuan (goal) tidak mempunyai batasan waktu. Mereka tetap ada sampai dilakukannya
perubahan. banyak perusahaan yang menetapakan tingkat Return on Investment (ROI) yang
memuaskan sebagai tujuan (goal) dari organisasinya namun banyak juga perusahaan yang
menetapkan pencapaian pangsa pasar yang besar sebagai tujuan dari organisasinya.

Strategi merupakan suatu perencanaan yang penting yang menunjukan arah organisasi
yang diinginkan oleh senior manajemen. Kebutuhan terhadap formulasi strategi biasanya
timbul sebagai respon dari adanya ancaman (threat), kesempatan (opportunity).

Seorang CEO baru biasanya mempunyai pandangan yang berbeda terhadap ancaman
dan kesempatan yang dihadapi oleh suatu perusahaan, oleh karena itu setiap terjadi
pergantian CEO biasanya terjadi pula perubahan atau pergantian strategi perusahaan.

Strategi untuk menangani ancaman atau kesempatan dapat muncul dari semua bagian
organisasi dan tidak mempunyai batasan waktu. Ide baru tidak semata-mata muncul dari
bagian Riset dan Pengembangan atau dari staf kantor pusat. Pada dasarnya setiap orang dapat
menyumbangkan ide-ide terbaik yang setelah mengalami proses analisa dan diskusi dapat
menjadi dasar dari suatu strategi baru. Tanggung jawab untuk malakukan formulasi strategi
tidak boleh dibebankan kepada orang atau suatu unit organisasi tertentu.

Perbedaan antara Formulasi Strategi dan Pengendalian Manajemen (Distinctions

between Strategy Formulation and Management Control)

Formulasi strategi merupakan proses untu menentukan atau memutuskan strategi-

strategi baru, sementara Pengendalian Manajemen merupakan proses implementasi dari
strategi-strategi yang telah ditentukan.
 Dari kacamata desain sistem, proses formulasi strategi merupakan proses yang pada
dasarnya tidak sistematik, sementara pengendalian manajemen merupakan proses yang lebih
sistematik. Ancaman, kesempatan dan ide-ide baru tidak terjadi dalam suatu interval waktu
tertentu sehingga keputusan strategic manajemen dapat terjadi kapanpun.

Analisa dari suatu ajuan strategi biasanya hanya melibatkan beberapa orang staff,
sementara pengendalian manajemen melibatkan semua unsur manajer serta staff nya di
semua tingkatan jabatan.

Task Control

Task control adalah sebuah proses yang digunakan untuk memastikan bahwa tugas
yang diberikan telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Task control memiliki sifat
transactional oriented dimana membutuhkan keterlibatan individu dan sesuai dengan
peraturan dalam MCS (Management Control System). Selain itu Aktivitas dalam Task
control juga berfungsi untuk mencapai keputusan yang optimal yang digunakan untuk
mengembalika kondisi out of control kepada kondisi yang telah di prediksi sebelumnya
walaupun dengan batasan tertentu dan juga untuk menghemat waktu bagi manajer.

Perbedaan antara Task Control dan Management Control

No. Task Control Management Control

1 Scientific (menggunakan persamaan dan Tidak dapat menggunakan Scientific
perhitungan). sepenuhnya karena membutuhkan
pertimbangan perilaku manajer.
2 Dapat melibatkan manusia / secara Membutuhkan interkasi dengan manajer
automatis dengan mesin. lain.
3 Fokus dengan tugas spesifik dari unit Fokus pada unit organisasinya.
dalam organisasi.
4 Membutuhkan sedikit pertimbangan dari Membutuhkan peran banyak dari
manajer. manajer untuk memutuskan apa
yang haru dan tidak untuk
dilakukan.

Dampak dari Internet

Internet dalam bisnis dapat mengubah peran bisnis menjadi individual consumer sector
dan juga mengganti bisinis ke arah business commerce. MCS melibatkan informasi yang
dimana orgnaisasi membutuhkan infrastruktur untuk mengolah informasi tersebut. Internet
dengan yang menyediakan infrastruktur yang dibutuhkan untuk mempercepat dan
mempermudah proses pengolahan data dengan error yang lebih sedikit. Selain itu internet
menyediakan data yang banyak bagi manajer sehingga memungkinkan manajer melaukan
customisasi dan personalisasi terhadap keputusan yang akan diambil dengan bentuk yang
berbeda beda dan dapat dengan cepat didistribusikan di setiap orang di dalam organisasi.
 Kelebihan penggunaan Internet

 Instant Access (Dapat memperoleh informasi dengan cepat bahkan hitungan detik)
 Multi Targeted Communication (Dengan adanya website, dapat menjangkau banyak
orang)
 Costless Communication ( Biaya lebih murah jika dibandingkan dengan cara
komunikasi tradisional menggukan telepon)
 Abillity to display image (Dengan internet. Konsumen dapat melihat barang yang
dipasarkan oleh perusahaan)
 Kontrol terletak pada sektor individual (Konsumen dapat mengakses web 24 jam, dan
membeli barang tanpa interupsi / pengaruh dari sales marketer)

Note : Internet dapat membuat kontrol menjadi lebih efisien dan efektif, namun tidak dapat
mengganti peran manajemen kontrol dikarenakan membutuhkan social dan behaviour process
dari manajer.

Road Map for the Reader

No. Bahasan Chapter

Chapter 2 : Strategi

1 The Management Control Environment Chapter 3 : Karakteristik

Chapter 4,5,6,7: Tipe

Chapter 8 : Perencanaan Strategik

Chapter 9 : Anggaran Operasional

2 The Management Control Process
Chapter 10, 11, 12 : Pengukuran Kinerja,
Evaluasi, dan Kompensasi

Chapter 13 : Perbedaan Strategi, Kontrol

Chapter 14 : Organisasi Jasa

3 Variations in Management Control
Chapter 15 : Organisasi Multinasional

Chapter 16 : Management Control Project