SIFAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen dikategorikan sebagai bagian dari
pengetahuan perilaku terapan (applied behavioral science).
Pada dasarnya, sistem ini berisi tuntutan kepada kita mengenai cara menjalankan
dan mengendalikan perusahaan / organisasi yang dianggap baik berdasarkan
asumsi - asumsi tertentu. Dalam hal ini dianggap baik berarti mampu
mengejawantahkan / menerjemahkan antara lain :
a) Tolok ukur kinerja yang mencerminkan perusahaan / organisasi berjalan
secara efisien, efektif, dan produktif.
b) Kebijakan dalam menentukan tolok ukur di atas.
c) Apreasiasi kepada sumber daya yang dimiliki perusahaan organisasi.
Pengendalian manajemen bersifat menyeluruh dan terpadu, artinya lebih
mengarah ke berbagai upaya yang harus dilakukan manajemen agar tujuan
organisasi terpenuhi. Jadi sitem pengendalian manajemen dapat diterapkan pada
berbagai macam bentuk organisasi, sebab hakikatnya setiap organisasi
mempunyai komponen sama, yaitu :
a. W = Work (Pekerjaan)
b. E = Employe (Tenaga Kerja)
c. R = Relationship (Hubungan)d. E = Environment (Lingkungan)

Sistem pengendalian manajemen dapat dikatakan sebagai pengetahuan teoritis
praktis. Karena itu dalam SPM akan lebih mudah mencernanya kalau dalam
mempelajarinya senantiasa membayangkan dan mengakitkannya dengan perilaku
manusia dalam kehidupan organisasi / perusahaan. Beberapa definisi sistem
pengendalian manajemen.
1. Edy Sukarno menyatakan Sistem pengendalian manajemen adalah suatu
sistem terintegrasi antara proses,strategi, pemrograman, penganggaran,
akuntansi, pertanggung jawaban, yang hakikatnya untuk membantu orang
dalam menjalankan organisasi atau perusahaan agar hasilnya optimal.
2. Anthony and Govindarajan dalam bukunya Management Control System
mengungkapkan Management control is the process by which managers
influence other members of theorganization to implement the
organizations strategies.
Sistem pengendalian manajemen mempunyai beberapa ciri penting, yaitu :
a) Sistem pengendalian manajemen digunakan untuk mengendalikan seluruh
organisasi, termasuk pengendalian terhadap seluruh sumber daya yang
digunakan, alat-alat dan teknologi, manusia, maupun hasil yang diperoleh
organisasi, sehingga proses pencapaian tujuan organisasi dapat berjalan
lancar.
b) Pengendalian manajemen bertolak dari teknik evaluasi dan strategi
yang berintegrasi dengan menyeluruh, serta kurang bersifat perhitungan
yang pasti dalam mengevaluasi sesuatu.
c) Pengendalian manajemen berorientasi pada manusia, karena pengendalian
manajemen lebih ditujukan untuk membantu manager dalam mencapai
strategi organisasi, bukan untuk memperbaiki detail catatan. Oleh sebab
itu dalam pengendalian manajemen, peranan pertimbangan-
pertimbangan psikologis lebih dominan.
Berdasarkan ciri-ciri tersebut di atas, dapat diketahui bahwa tugas terpenting dari
manajemen melalui pengendalian manajemen adalah beusaha mencapai tujuan
organisasi secara efektif dan efisien. Agar tugas tersebut dapat dijalankan dengan
baik, pada tahap pertama manajer harus memutuskan apa yang akan dicapai oleh
organisasi dan cara untuk mencapainya, lewat keputusan ini akan diketahui
seperangkat tujuan organisasi dan strategi menjadi sejumlah kebijakan-kebijakan
yang dapat menuntun arah, maupun program-program kegiatan untuk tercapainya
tujuan itu. Setelah keputusan tersebut dibuat, maka pengendalian manajemen
mulai bertugas untuk memastikan bahwa kehendak manajemen telah dilaksanakan
oleh semua lapisan organisasi.

Fungsi Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen merupakan usaha yang tersistematis dari perusahaan
dalam mencapai tujuannya dengan cara membandingkan rencana dengan prestasi
kerja dan membuat tindakan yang tepat untuk mengoreksi perbedaan yang
penting. Pengendalian biaya yang efektif akan tergantung pada komunikasi yang
baik antara informasi akuntansi dengan manajemen. Dengan membuat laporan
prestasi kerja, controller memberi saran kepada berbagai tingkat manajemen
mengenai tindakan perbaikan yang diperlukan dalam suatu kegiatan.
Laporan bisa berbentuk pernyataan langsung ataupun tertulis dari kontroller
kepada tingkat manajemen perusahaan yang berisikan laporan penyimpangan
dari rencana yang telah ditentukan, sesuai dengan prinsip manajemen berdasarkan
penyimpangan.
Laporan ini selain laporanpenyimpangan rencana juga memberikan laporan presta
si kerja yang telah dicapai oleh para pekerja.

A. Konsep-Konsep Dasar
1) Pengendalian
Suatu organisasi juga harus dikendalikan; yaitu, harus ada perangkat -perangkat
untuk memastikan bahwa tujuan strategis organisasi dapat tercapai. Akan tetapi
mengendalikan suatu organisasi akan jauh lebih rumit di bandingkan dengan
mengendalikan sebuah mobil. Untuk itu di buatlah sistem pengendalian yang
sedikitnya memiliki empat elemen :
1. Pelacak atau sensor
Yaitu suatu perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam
proses yang sedang dikendalikan.
2. Penilai
Yaitu suatu perangkat yang menentukan signifikansi dari peristiwa aktual dengan
cara membandingkanya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang
seharusnya terjadi.
3. The Effector
Yaitu suatu perangkat yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan
kebutuhan untuk melakukan hal tersebut.
4. Jaringan Komunikasi
Yaitu perangkat yang meneruskan informasi antara detector danassessor dan
antara assessor dan effector.
Penjelasan bagaimana elemen-elemen tersebut berfungsi: Thermostat Komponen :
1. Termometer mengukur suhu ruangan
2. Assessor, membandingkan suhu ruangan dengan standar yang diterima
mengenai suhu yang seharusnya
3. Effector, yang mendorong pemanas untuk memancarkan panas atau
mengaktifkan pendingin juga yang mematikan alat - alat ini ketika suhu ruangan
telah sesuai dengansuhu standar.
4. Jaringan komunikasi, meneruskan informasi dari termometer ke assessor dan
dariassessor ke elemen pemanas atau pendingin.
v Suhu Tubuh
Hampir sebagian mamalia dilahirkan dengan standar mengenai suhu tubuh yang
diinginkan. Elemen-elemen mekanisme pengendalian dengan mana tubuh
berusaha untuk mempertahankanstandar tersebut meliputi saraf sensorik (detector)
yang tersebar di seluruh tubuh; hypothalamusyang berpusat di otak (assessor),
yang membandingkan antara informasi yang diterima daridetector dengan suhu
tubuh standar 98,6F; otot-otot dan organ tubuh, yang mengurangi suhutubuh
ketika melebihi suhu standar dan meningkatkan suhu tubuh ketika turun dibawah
standar; sistem komunikasi yang menyeluruh dari jaringan saraf.
v Pengendara Mobil
Anggaplah anda sedang mengemudikan mobil di jalan raya dengan peraturan
yang menetapkan kecepatan standar 65 mil per jam. Maka Sistem pengendalian
anda berkerja sebagai berikut :
1. Mata anda (sensor) mengukur kecepatan aktual dengan cara mengamati
spedometer.
2. Otak anda (assessor) membandingkan kecepatan aktual dengan kecepatan
yang ditetapkanoleh hukum, dan mendeteksi adanya penyimpangan dari standar.
3. Mengarahkan kaki anda (effector) untuk melepas atau menekan pedal gas.
4. Seperti dalam pengaturan suhu tubuh, saraf anda mengubah sistem
komunikasi yang menyebarkan informasi dari mata ke otak dan dari otak ke kaki.
2) Manajemen
Suatu organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja bersama sama
untuk mencapai tujuan bersama (dalam suatu organisasi bisnis tujuan utamanya
adalah memperolehtingkatan laba yang memuaskan). Organisasi dipimpin oleh
satu hierarki manajer, dengan chief executive (CEO) pada posisi puncak, dan para
manajer unit bisnis, departemen, bagian (section),dan sub unit lainnya berada
dibawah CEO dalam bagan organisasi. Proses pengendalian manajemen adalah
proses di mana manajer di seluruh tingkatan memastikan bahwa orang - orang
yang mereka awasi mengimplementasikan strategi yang dimaksudkan.
Perbandingan dengan Proses Pengendalian yang Lebih Sederhana yang digunakan
oleh manajer mengandung elemen pada sistem pengendalian yang lebih
sederhana. Detector melaporkan apa yang sedang terjadi atas organisasi;assessor
membandingkan informasi ini dengan keadaan yang diinginkan :
1. Tidak sama halnya dengan termostat atau sistem suhu tubuh, standar
tidaklah ditetapkan terlebih dahulu. Dalam proses ini, manajemen memutuskan
apa yang seharusnya dilakukanoleh organisasi, dan sebagian dari proses
pengendalian adalah perbandingan antara pencapaian aktual dengan rencana -
rencana ini.
2. Seperti halnya mengendalikan mobil, pengendalian manajemen tidaklah
bersifat otomatis. Beberapa detector dalam organisasi mungkin adalah ahli
mekanik, tetapi manajer sering kali mendeteksi informasi dengan mata, telinga,
dan indra mereka sendiri. Manajer secara pribadi harus melakukan fungsi
assessor, memutuskan bagi dirinya sendiri apakah perbedaan hasil aktual dengan
standar cukup signifikan untuk membenarkan tindakan, dan jika demikian,
tindakan apa yang akan diambil.
3. Tidak seperti pengendalian sebuah mobil yang merupakan suatu fungsi yang
dilakukan olehseorang individu, pengendalian manajemen memerlukan koordinasi
antar individu. Pengendalian manajemen juga harus memastikan bahwa setiap
bagian bekerja secaraharmonis dengan bagian lainnya.
4. Koneksi dari diterimanya kebutuhan akan tindakan ke ditempatkanya
tindakan yang diperlukan untuk memperoleh hasil yang diinginkan mungkin tidak
jelas. Tidak seperti thermostat atau pengendara mobil, sistem pengendalian
manajemen merupakan kotak hitam. Tidak dapat diketahui apa tindakan yang
akan diambil oleh manajer tertentu ketika terjadi sebuah perbedaan yang sangat
signifikan antara hasil aktual dengan hasil yang diharapkan, atau apa tindakan
yang akan diambil orang lain sebagai respons terhadap tanda/sinyal dari
manajernya. Sebaliknya, diketahui dengan pasti kapan thermostat memberikan
tanda diperlukannya suatu tindakan dan apa tindakan yang akan dilakukan.
5. Banyak pengendalian manajemen bersifaty pengendalian diri sendiri,
pengendalian tidak dilakukan oleh para manajer yang menggunakan penialaian
mereka sendiri dan bukannya mengikuti instruksi yang diberikan oleh seorang
atasan.
3) Sistem
Suatu sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk
melaksanakan satu atau sekelompok aktifitas. Thermostat dan proses
pengendalian suhu tubuh merupakan contoh sistem. Penting untuk di sadari
bahwa proses informal amat di pengaruhi oleh bagaimana cara sistem
pengendalian formal organisasi di rancang dan di operasikan.
B. Batas-Batas Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen terletak antara formulasi strategi dan pengendalian
tugas dalam beberapa hal. Formulasi strategi focus pada jangka panjang dan tidak
sistematis. Sementara pengendalian tugas focus pada jangka pendek dan paling
sistematis.
1) Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen merupakan proses dengan mana para manajer
mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi
organisasi. Beberapa aspek dari proses ini dijelaskan sebagai berikut. Kegiatan
Pengendalian Manajemen meliputi :
1. Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi.
2. Mengkoordinasikan aktivitas - aktivitas dari beberapa bagian organisasi.
3. Mengomunikasikan informasi.
4. Mengevaluasi informasi.
5. Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada.
6. Mempengaruhi orang - orang untuk mengubah perilaku mereka.
Pengendalian manajemen tidak berarti mengharuskan agar semua tindakan sesuai
dengan rencana yang ditentukan sebelumnya, seperti anggaran. Rencana tersebut
diformulasikan. Dengan kata lain, mematuhi anggaran tidaklah selalu baik, dan
penyimpangan dari anggaran tidaklah selalu buruk.
v Perangkat Penerapan Strategi
Sistem pengendalian manajemen membantu para manajer untuk menjalankan
organisasi kearah tujuan strategisnya. Dengan demikian, pengendalian manajemen
terutama memfokuskan pada pelaksanaan strategi. Pengendalian manajemen
merupakan satu-satunya perangkat manajer yang digunakan dalam
mengimplementasikan strategi yang diinginkan. Strategi juga diimplementasikan
melalui struktur organisasi, manajemen sumber daya manusia (SDM), dan
budayanya. Struktur organisasi menetapkan peranan, hubungan pelaporan, dan
pembagian tanggung jawab yang membentuk pengambilan keputusan dalam suatu
organisasi. Budaya mengacu pada sekelompok, sikap, dan norma umumyang
secara eksplisit maupun implisit mengarahkan tindakan manajerial.
v Tekanan Finansial dan Nonfinansial
Dimensi finansial memfokuskan pada hasil-hasil moneter, yaitu laba bersih
pengembalianatas modal (return on investment), seterusnya. Tetapi sebenarnnya
seluruh subunit organisasi memiliki tujuan nonfinansial, yaitu mutu produk,
pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu, dan semangat kerja
karyawan.
v Bantuan Dalam Mengembangkan Strategi Baru
Peranan utama pengendalian manajemen adalah untuk memastikan pelaksanaan
strategi yang telah dipilih. Dalam industri berbeda dalam lingkungan yang cepat
berubah, informasi pengendalian manajemen, terutama yang bersifat nonfinansial,
juga dapat menyediakan dasar bagi pertimbangan strategi baru. Fungsi ini disebut
sebagai pengendalian interaktif. Mengundang perhatian manajemen pada
pengembangan baik negatif (misalnya kehilangan pangsa pasar) maupun positif
(misalnya pembukaan pasar baru) yang menunjukan perlu adanya inisiatif strategi
baru.
2) Perumusan Strategi
Formula strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan stretegi
untuk mencapai tujuan-tujuan ini. Istilah tujuan digunakan untuk menggambarkan
tujuan keseluruhandari suatu organisasi, dan istilah sasaran untuk
menggambarkan langkah-langkah khusus guna mencapai tujuan dalam kerangka
waktu yang diberikan. Tujuan tidak memiliki jangka waktu, tujuan akan tetap ada
hingga tujuan tersebut diubah dan atau tercapai.
Strategi merupakan perencanaan yang besar dan penting. Strategi menetapkan
secara umum arah tujuan pergerakan organisasi yang diinginkan oleh manajemen
senior. Suatu keputusan dari satu pabrik mobil untuk memproduksi dan menjual
mobil listrik akan menjadi suatu keputusan strategis. Sesungguhnya siapapun
memiliki sebuah gagasan cemerlang yang setelah dianalisis dan didiskusikan
dapat menjadi dasar bagi strategi yang baru. Tanggung jawab lengkap dalam
formulasi strategi seharusnya tidak pernah dibebankan kepada seseorang atau satu
unit organisasi saja.
v Perbedaan antara Formulasi Strategi dan Pengendalian Manajemen
Formulasi strategi adalah proses pengambilan keputusan strategi baru,
sementara pengendalian manajemen adalah proses implentasi strategi tersebut.
Dari sudut pandang desain sistem, perbedaan yang paling penting antara formulasi
strategi pada dasarnya tidaklah sistematis. Ancaman, kesempatan, dan gagasan
baru tidak terjadi pada jangka waktu yang tetap, dengan demikian, keputusan
strategis mungkin dapat dibuat kapan pun.
3) Pengendalian Tugas
Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang
spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian tugas berorientasi
pada transaksi melibatkan kinerja dari tugas individual sesuai dengan aturan yang
ditetapkan dalam proses pengendalian manajemen.
Banyak kegiatan pengendalian tugas yang bersifat ilmiah, yaitu, keputusan
optimal atau tindakan yang tepat perlu diambil untuk membawa kondisi di luar
kendali kembali kondisi yang diinginkan dapat diprediksikan dalam menghasilkan
produk, jumlah jam kerja karyawan, dan jumlah kas yang dikeluarkan.
v Perbedaan Antara Pengendalian Tugas dan Pengendalian Manajemen
Perbedaan paling penting antara pengendalian tugas dan pengendalian manajemen
adalah banyak sistem pengendalian tugas bersifat ilmiah, sementara pengendalian
manajemen melibatkan perilaku para manajer, dan hal ini tidak dapat dinyatakan
melalui persamaan- persamaan. Dalam pengendalian manajemen, para manajer
berinteraksi dengan manajer lainnya dalam pengendalian tugas, manusia tidak
terlibat sama sekali (sebagaimana dalam beberapa proses produksi yang
terotomatis), atau interaksinya adalah antara seorang manajer dan nonmanajer.
Dalam pengendalian manajemen, fokus terletak pada unit organisasional,
sementara pada pengendalian tugas fokus terletak pada tugas spesifik dilakukan
oleh unit-unit organisasional ini. Pengendalian manajemen berkaitan dengan
aktivitas para manajer yang didefinisikan secara luas dalam memutuskan apa yang
harus dilakukan dalam kendala strategis secara umum. Pengendalian tugas
berhubungan dengan tugas-tugas tertentu, yang sebagian besar membutuhkan
sedikit atau tidak sama sekali pertimbangan untuk melaksanakannya.
4) Dampak Internet Terhadap Pengendalian Manajemen
Revolusi informasi dipercepat dengan ditemukannya komputer dan internet pada
tahun 1990an. Banyak manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya teknologi
internet dewasa ini. Internet menyediakan manfaat utama yang tidak didapat dari
telepon :
1. Akses secara mudah dan cepat
2. Komunikasi multi-target.
3. Komunikasi berbiaya rendah.
4. Kemampuan menampilkan citra tertentu.
5. Penggeseran kekuatan dan kendali kepada individu.