MAKALAH SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

BAB I
SIFAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

2014

DAFTAR ISI
1.

Pendahuluan........................................................................................ 1

2.

Konsep-Konsep Dasar............................................................................ 1
a.

Pengendalian.................................................................................... 1

b.

Manajemen...................................................................................... 3

c.

Sistem............................................................................................. 4

3.

Batas-Batas Pengendalian Manajemen........................................................5

a.

Pengendalian Manajemen.....................................................................5

b.

Perumusan Strategi............................................................................. 8

c.

Pengendalian Tugas............................................................................ 8

d.

Dampak Internet terhadap Pengendalian Manajaemen................................10

BAB I
SIFAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

1. Pendahuluan
Pengendalian manajemen merupakan keharusan dalam suatu organsiasi
yang mempraktikkan desentralisasi. Salah satu pandangan berargumentasi
bahwa sistem pengendalian manajemen harus sesuai dengan strategi
perusahaan. Ini menyiratkan bahwa strategi pertama kali dikembangkan
melalui proses formal dan rasional, dan strategi ini kemudian menentukan
desain sistem manajemen perusahaan. Satu prespektif alternatif mengatakan
bahwa strategi muncul melalui eksperimentasi yang dipengaruhi oleh sistem
manajemen perusahaan. Menurut pandangan ini, sistem pengendalian
manajemen dapat mempengaruhi perkembangan strategi. Kedua sudut
pandang ini akan dibahas, beserta implikasinya dalam hal desain dan operasi
sistem pengedalian manajemen.
Bila perusahaan beroperasi dalam konteks industri yang perubahan
lingkungannya dapat diprediksikan, maka perusahaan dapat menggunakan
proses formal dan rasional untuk mengembangkan strategi terlebih dahulu.
Unsur-unsur sistem pengendalian manajemen meliputi perencanaan
strategis; pembuatan anggaran; alokasi sumber daya; pengukuran, evaluasi,
dan penghargaan atas kinerja; alokasi pusat tanggung jawab; dan penetapan
harga transfer.

2. Konsep-Konsep Dasar
a. Pengendalian
Suatu organisasi juga harus dikendalikan; yaitu, harus ada perangkatperangkat untuk memastikan bahwa tujuan strategis organisasi dapat tercapai.
Akan tetapi, mengendalikan suatu organisasi adalah jauh lebih rumit
1

dibandingkan dengan mengemudikan sebuah mobil. Bagian ini akan dimulai

dengan menjelaskan proses pengendalian dalam sistem yang lebih sederhana.
Setiap sistem pengendalian sedikitnya memiliki empat elemen:
1) Pelacak (detector) atau sensorsuatu perangkat yang mengukur apa yang
sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.
2) Penilai (assesor)suatu perangkat yang menentukan signifikansi dari
peristiwa aktual dengan cara membandingkannya dengan beberapa
standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.
3) Effectorsuatu perangkat (yang sering disebut dengan umpan balik)
yang mengubah perilaku jika assesor mengindikasikan kebutuhan untuk
melakukan hal tersebut.
4) Jaringan

komunikasiperangkat

yang

meneruskan

antara detector dan assesor dan antara assesor dan effector.

Gambar 1.1. Elemen-Elemen Proses Kendali

informasi

b. Manajemen
Suatu organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja bersamasama untuk mencapai tujuan bersama (dalam suatu organisasi bisnis tujuan
utamanya adalah memperoleh tingkatan laba yang memuaskan). Organisasi
dipimpin oleh satu hierarki manajer, dengan chief executive officer (CEO)
pada posisi puncak, dan para manajer unit bisnis, departemen, bagian
(section), dan sub unit lainnya berada dibawah CEO dalam bagan organisasi.
Proses pengendalian manajemen adalah proses di mana manajer di
seluruh tingkatan memastikan bahwa orang-orang yang mereka awasi
mengimplementasikan strategi yang dimaksudkan.
Perbandingan dengan Proses Pengendalian yang lebih sederhana yang
digunakan oleh manajer mengandung elemen pada sistem pengendalian yang
lebih sederhana. Detector melaporkan apa yang sedang terjadi atas organisasi;
assessor membandingkan informasi ini dengan keadaan yang diinginkan;
effector mengambil tindakan korektif terhadap perbedaan yang signifikan
antara keadaan aktual dengan keadaan yang diinginkan; dan sistem
komunikasi memberitahukan kepada para manajer apa yang sedang terjadi
dan bagaiana hal tersebut dibandingkan dengan keadaan yang diinginkan.
Terdapat perbedaan yang signifikan antara proses pengendalian manajemen
dengan proses yang lebih sederhana:
1) Tidak sama halnya dengan termostat atau sistem suhu tubuh, standar
tidaklah ditetapkan terlebih dahulu. Dalam proses ini, manajemen
memutuskan apa yang seharusnya dilakukanoleh organisasi, dan sebagian
dari proses pengendalian adalah perbandingan antara pencapaian aktual
dengan rencana-rencana ini.
2) Seperti halnya mengendalikan mobil, pengendalian manajemen tidaklah
bersifat otomatis. Beberapa detector dalam organisasi mungkin adalah
ahli mekanik, tetapi manajer seringkali mendeteksi informasi dengan
mata, telinga, dan indra mereka sendiri. Manajer secara pribadi harus
melakukan fungsi assessor, memutuskan bagi dirinya sendiri apakah

perbedaan

hasilaktual

dengan

standar

cukup

signifikan

untuk

membenarkan tindakan, dan jika demikian, tindakan apa yang akan

diambil.
3) Tidak seperti pengendalian sebuah mobil yang merupakan suatu fungsi
yang dilakukan oleh seorang individu, pengendalian manajemen
memerlukan koordinasi antar individu. Pengendalian manajemen juga
harus memastikan bahwa setiap bagian bekerja secara harmonis dengan
bagian lainnya.
4) Koneksi dari diterimanya kebutuhan akan tindakan ke ditempatkanya
tindakan yang diperlukan untuk memperoleh hasil yang diinginkan
mungkin tidak jelas. Tidak seperti thermostat atau pengendara mobil,
sistem pengendalian manajemen merupakan kotak hitam. Tidak dapat
diketahui apa tindakan yang akan diambil oleh manajer tertentu ketika
terjadi sebuah perbedaan yang sangat signifikan antara hasil aktual
dengan hasil yang diharapkan, atau apa tindakan yang akan diambil orang
lain sebagai respons terhadap tanda/sinyal dari manajernya. Sebaliknya,
diketahui dengan pasti kapan thermostat memberikan tandadi perlukannya
suatu tindakan dan apa tindakan yang akan dilakukan.
5) Banyak pengendalian manajemen bersifat pengendalian diri sendiri,
pengendalian tidak dilakukan oleh para manajer yang menggunakan
penialaian mereka sendiri dan bukannya mengikuti instruksi yang
diberikan oleh seorang atasan.
c. Sistem
Suatu sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk
melaksanakan suatu atau sekelompok aktivitas. Sistem memiliki karakteristik
berupa rangkaian lagkkah-langkah berirama, terkoordinasi, dan berulang;
yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Thermostat dan
proses pengendalian suhu tubuh merupakan contoh sistem. Proses

pengendalian manajemen, sebagaimana yang telah kita ketahui, jauh lebih

rumit dan mengandung penilaian (judgmental).

3. Batas-Batas Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen berada di tengah-tengah antara formulasi
strategi dan pengendalian tugas dalam beberapa hal. Formulasi strategi
paling tidak sistematis di antara ketiganya, fokus pada jangka panjang,
mempergunakan perkiraan kasar akan masa depan dan proses perencanaan
merupakan hal penting. Pengendalian tugas paling sistematis, fokus pada
jangka pendek, mempergunakan data akurat saat ini dan hal yang lebih
penting adalah pengendalian. Sementara pengendalian manajemen, sekali
lagi, terletak diantaranya, dengan menjadikan pengendalian dan perencanaan
merupakan hal yang sama pentingnya.

Gambar 1.2. Hubungan Umum antara Fungsi Perencanaan dan Fungsi

Pengendalian
a. Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen merupakan proses dengan mana para manajer
mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan
strategi organisasi. Beberapa aspek dari proses ini dijelaskan sebagai berikut:

1) Kegiatan Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen terdiri atas berbagai kegiatan, meliputi:
a) Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi.
b) Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian

organisasi.
c) Mengkomunikasikan informasi.
d) Mengevaluasi informasi.
e) Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada.
f) Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka.

2) Keselarasan Tujuan
Meskipun sistematis, namun proses pengendalian manajemen tidak
bersifat mekanis. Melainkan proses ini meliputi interaksi antar
individu yang tidak dapat digambarkan dengan cara mekanis. Para
manajer memiliki tujuan pribadi dan juga tujuan organisasi. Masalah
pengendalian utama adalah bagaimana mempengaruhi mereka untuk
bertindak demi pencapaian tujuan pribadi mereka dengan cara
sedemikian rupa sehingga sekaligus juga membantu pencapaian
tujuan organisasi. Keselarasan tujuan (goal congruence) berarti,
sejauh hal tersebut dimungkinkan, tujuan seorang anggota itu sendiri.
Sistem

pengendalian

manajemen

seharunsnya

dirancang

dan

dioperasikan dengan prinsip keselarsan tujuan dalam pikirian setiap

pribadi.
3) Perangkat Penerapan Strategi
Sistem pengendalian manajemen membantu para manajer untuk
menjalankan organisasi ke arah tujuan strategisnya. Dengan
demikian, pengendalian manajemen terutama memfokuskan pada
pelaksanaan strategi. Struktur organisasi menetapkan peranan,

hubungan pelaporan, dan pembagian tanggung jawab yang

membentuk pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.
4) Tekanan Finansial dan Nonfinansial
Sistem pengendalian manajemen meliputi ukuran kinerja finansial
dan nonfinansial. Dimensi finansial memfokuskan pada hasilhasil moneterlaba bersih, pengembalian atas modal dan
seterusnya. Tetapi sebenarnya seluruh subunit organisasi memiliki
tujuan

nonfinansialmutu

produk,

pangsa

pasar,

kepuasan

pelanggan, pengantaran tepat waktu dan semangat kerja karyawan.

5) Bantuan dalam Mengembangkan Strategi Baru
Peranan utama pengendalian manajemen adalah untuk memastikan
pelaksanaan strategi yang telah dipilih. Pengendalian interaktif
mengundang perhatian manajemen pada pengembanganbaik
negatif (misalnya kehilangan pangsa pasar, dan keluhan pelanggan)
maupun positif (misalnya pembukaan pasar baru sebagai akibat dari
penghapusan peraturan pemerintahan)yang menunjukkan perlu
adanya inisiatif strategis yang baru. Pengendalian interaktif
merupakan bagian yang tak terpisahkan dari sistem pengendalian
manajemen.

Gambar 1.3. Kerangka Kerja untuk Penerapan Strategi

Pengendalian manajemen bukan merupakan satu-satunya perangkat
manajer yang digunakan dalam mengimplementasikan strategi yang

diinginkan. Seperti yang ditujukan pada gambar 1.3, strategi juga

diimplementasikan melalui struktur organisasi, manajemen SDM dan
kebudayaan.
b. Perumusan Strategi
Formulasi streategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan
strategi untuk mencapai tujuan-tujuan ini. Istilah tujuan digunakan untuk
menggambarkan tujuan keseluruhan dari suatu organisasi, dan isitlah sasaran
untuk menggambarkan langkah-langkah khusus guna mencapai tujuan dalam
kerangka waktu yang diberikan.
Strategi merupakan perencanaan yang besar dan penting. Strategi
menetapkan secara umum arah tujuan pergerakan organisasi yang diinginkan
oleh manajemen senior. Kebutuhan untuk memformulasikan strategi biasanya
muncul sebagai respons terhadap ancaman yang diterima atau kesempatan.
Perbedaan antara formulasi strategi dan pengendalian manajemen:
Formulasi strategi adalah proses pengembalian keputusan baru; sementara
pengendalian manajemen adalah proses implementasi strategi tersebut. Dari
sudut pandang desain sistem, perbedaan yang paling penting antara formulasi
strategi dan pengendalian manajemen adalah bahwa formulasi strategi pada
dasarnya tidak sistematis. Ancaman, kesempatan, dan gagasan baru tidak
terjadi pada jangka waktu yang tetap; dengan demikian, keputusan strategis
mungkin dapat dibuat kapan pun.
c. Pengendalian Tugas
Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang
spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian tugas
berorientasi pada transaksi melibatkan kinerja dari tugas individual sesuai
dengan aturan yang ditetapkan dalam proses pengendalian manajemen.
Banyak kegiatan pengendalian tugas yang bersifat ilmiah; yaitu,
keputusan optimal atau tindakan yang tepat perlu diambil untuk membawa
kondisi di luar kendali kembali kondisi yang diinginkan dapat diprediksikan

dalam menghasilkan produk, jumlah jam kerja karyawan, dan jumlah kas
yang dikeluarkan.
Perbedaan antara pengendalian tugas dan pengendalian manajemen
adalah: Perbedaan paling penting antara pengendalian tugas dan pengendalian
manajemen adalah banyak sistem pengendalian tugas bersifat ilmiah,
sementara pengendalian manajemen melibatkan perilaku para manajer, dan
hal ini tidak dapat dinyatakan melalui persamaan-persamaan.
Dalam pengendalian manajemen, para manajer berinteraksi dengan
manajer lainnya dalam pengendalian tugas, manusia tidak terlibat sama sekali
(sebagaimana dalam beberapa proses produksi yang terotomatis), atau
interaksinya adalah antara seorang manajer dan non-manajer.
Dalam pengendalian manajemen, fokus terletak pada unit organisasional;
sementara pada pengendalian tugas fokus terletak pada tugas spesifik
dilakukan oleh unit-unit organisasional ini. Pengendalian manajemen
berkaitan dengan aktivitas para manajer yang didefinisikan secara luas dalam
memutuskan apa yang harus dilakukan dalam kendala strategis secara umum.
Pengendalian tugas berhubungan dengan tugas-tugas tertentu, yang sebagian
besar membutuhkan sedikit atau tidak sama sekali pertimbangan untuk
melaksanakannya.
Tabel 1.1 Contoh-Contoh Keputusan dalam Fungsi Perencanaan dan
Pengendalian
Perumusan Strategi
Mengakuisisi
yang tak terkait

Pengendalian Manajemen

bisnis Memperkenalkan

Pengendalian Tugas

produk Mengkoordinasi

atau merek baru dalam lini pesanan yang masuk

produk

Memasuki
bisnis baru

bidang Memperluas pabrik

Menjadwalkan
produksi

Menambah penjualan Menentukan anggaran untuk Memesan iklan TV

10

Perumusan Strategi

Pengendalian Manajemen

langsung melalui pos

iklan

Pengendalian Tugas

d. Dampak Internet terhadap Pengendalian Manajaemen

Revolusi informasi dimulai dengan penemuan telepon oleh Alexander
Graham Bell di akhir abad ke-19. Internet menyediakan manfaat utama yang
tidak didapat dari telepon:
1) Akses secara mudah dan cepat;
2) Komunikasi multi-target;
3) Komunikasi berbahaya rendah;
4) Kemampuan menampilkan citra tertentu; dan
5) Pergeseran kekuatan dan kendali kepada individu.
Internet memfasilitasi koordinasi dan pengendalian melalui pemerosesan
informasi yang efisien dan efektif, tetapi internet tidak dapat menggantikan
proses fundamental yang melibatkan pengendalian manajemen. Hal ini
disebabkan karena penerapan strategi melalui pengendalian manajemen
secara esensial merupakan sebuah proses sosial, sehingga tidak dapat
diotomatsasikan secara penuh. Ketersediaan akses data secara elektronis ke
data base hanya memberikan kontibusi kecil pada penilaian (judgement) yang
diperlukan untuk mendesain dan mengoperasikan suatu sistem pengendalian
yang optimal. Penilaian tersebut meliputi:
1) Memahami nilai relatif dari pentingnya keanekaragaman, dan
terkadang bersaing dalam, tujuan yang mendorong individu untuk
bertindak;
2) Penyelarasan tujuan dari beragam individu dengan organisasi;
3) Pengembangan tujuan tertentu melalui unit bisnis, area fungsional, dan
departemen-departemen yang akan dinilai;

11

4) Mengkomunikasikan strategi dan tujuan kinerja yang spesifik untuk

keseluruhan organisasi;
5) Menjelaskan variabel kunci yang akan diukur dalam penilaian
kontribusi individual terhadap tujuan organisasi;
6) Mengevaluasi kinerja aktual relatif terhadap ukuran standar dan
pembuatan kesimpulan tentang kinerja manajer;
7) Menyelenggarakan pertemuan untuk meninjau kinerja yang produktif;
8) Mendesain struktur penghargaan yang tepat; dan
9) Mempengaruhi individu untuk mengubah perilaku mereka.