Zahratul Aini

Yosi Lestrai

PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN SUMBER DAYA MANUSIA

A. PENDAHULUAN

Pada dasarnya pengembangan (development) merupakan kesempatan-

kesempatan belajar (learning opportunities), guna membantu para

pekerja/karyawan/pegawai atau sumber daya manusia (SDM) organisasi

ataupun perusahaan. Untuk menghadapi tuntutan tugas sekarang dan terutama

untuk menjawab tantangan masa depan, pengembangan SDM merupakan

keharusan mutlak. Dengan program pengembangan SDM yang baik,

organisasi/perusahaan akan memiliki kekuatan kompetitif yang lebih berdaya

guna dan mampu bersaing secara positif dalam percaturan nasional dan global

serta sulit untuk ditiru oleh organisasi/perusahan lain. 1

Setelah para karyawan bekerja dan dilaksanakan penilaian ternyata

kepada mereka masih perlu dilakukan pengembangan, agar mereka lebih

berkemampuan dalam melakukan tugas dan dapat berprestasi lebih baik.

Pengembangan SDM dirasa semakin penting manfaatnya karena tuntutan

pekerjaan atau jabatan sebagai akibat kemajuan di berbagai bidang, dan

semakin meningkatnya tuntutan masyarakat sebagai dampak gelombang

reformasi yang melahirkan civil society yang semakin kuat terhadap kualitas

maupun kuantitas pelayanan yang menjadi haknya

1
Ernie Tisnawati Sule, “ Pengantar Manajemen”, ( Jakarta : Kencana Prenada Media
Group ,2013),Hlm.262.

1
B. PEMBAHASAN

PENGAWASAN

1. Pengertian Pengawasan

Schermerhorn mendefinisikan pengawasan sebagai proses dalam

menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat

mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang

telah ditetapkan tersebut. Schermerhorn menekankan fungsi pengawasan

pada penetapan standar kinerja dan tindakan yang harus dilakukan dalam

rangka pencapaian kinerja yang telah ditetapkan. Dengan demikian,

manajer di perusahaan perlu menetapkan standar kinerja untuk setiap

pekerjaan yang akan dilakukan, apakah misalnyadi bagian sumber daya

manusia, produksi, pemasaran, ataupun bagian lain dalam perusahaan.

Standar kinerja ini akan menjadi ukuran apakah pada pelaksanaannya

nanti, manajer perlu melakukan tindakan koreksi ataukah tidak sekiranya

ditemukan beberapa atau berbagai penyimpangan. 2

Pengawasan SDM adalah kegiatan manajemen dalam mengadakan

pengamatan terhadap sumber daya manusia yang ada dalam organisasi,

sumber daya manusia yang benar-benar dibutuhkan organisasi, pasaran

sumber daya manusia yang memungkinkan, kualitas sumber daya manusia

yang memiliki dan yang ada di pasaran tenaga kerja, kemampuan individu

dari setiap sumber daya manusia dalam organisasi, upaya meningkatkan

2
Kadarisman, “Manajemen Pengembangan Sumber Daya Manusia “ , (Jakarta:2013)
Hlm.172.

2
 kemampuan sumber daya manusia dalam organisasi, dan semangat kerja

sumber daya manusia, dan sebagainya. Pengawasan pada hakikatnya

merupakan tindakan membandingkan das sollen dengan dasein.

Disebabkan oleh karena antara kedua hal tersebut kerapkali terjadi

penyimpangan-penyimpangan, maka pengawasan atau controlling

bertugas untuk mensinyalirnya. Apakah tugas pengawasan selesai dengan

mensinyalir adanya deviasi “Wara apa yang diinginkan dan apa yang

terjadi.

2. Fungsi pengawasan

Pengawasan tidak hanya berfungsi untuk menilai apakah sesuatu

itu berjalan ataukah tidak, akan tetapi termasuk tindakan koreksi yang

mungkin diperlukan maupun penentuan sekaligus penyesuaian standar

yang terkait dengan pencapaian tujuan dari waktu ke waktu.3

Pengawasan sebagai salah satu fungsi manajemen merupakan suatu

proses yang tidak terputus untuk menjaga agar pelaksanaan tugas, fungsi,

dan wewenang tidak menyimpang dari aturan yang telah ditetapkan dalam

rangka mencapai tujuan organisasi. Sebagai salah satu fungsi manajemen,

pengawasan pada hakikatnya harus menegakkan pilar-pilar efisiensi,

efektivitas, dan akuntabilitas serta sesuai aturan dan tepat sasaran. Dalam

kaitan dengan bahasan tentang fungsi pengawasan tersebut, berikut

dikemukakan pendapat dari beberapa ahli di bidang manajemen sumber

3
Ibid,. Hlm.194.

3
 daya manusia. Winardi mengemukakan tentang fungsi pengawasan, yaitu

sebagai berikut :

1. Menetapkan tujuan-tujuan dan merencanakan bagaimana

mencapainya,

2. Menentukan berapa banyak orang (karyawan) diperlukan serta

keterampilanketerampilan yang perlu dimiliki mereka

(organization),

3. Menyeleksi individu-individu untuk mengisi posisi: posisi

(staffing) dan kemudian mereka diberi tugas kerja dan ia

membantu mereka yang bertanggung jawab untuk

melaksanakannya dengan baik (direction):

4. Dengan aneka macam laporan, ia meneliti bagaimana baiknya

rencana-rencana dilaksanakan dan ia mempelajar! kembali

rencana-rencana sehubungan dengan hasil-hasil yang dicapai dan

apabila perlu, rencana-rencana tersebu/ dimodifikasi."

3. Mekanisme Pengawasan

Mekanisme pengawasan dapat dilakukan dengan cara pengawasan

langsung. JIka missalnya seseorang di tunjuk untuk menjabat menjadi

seorang menejer di suatu perusahaan, maka pemilik perusahaan mengirim

orang untuk mengawasi langsung gerak geriknya. Inilah disebut dengan

pengawasan langsung.

4
 Pengawasan terhadap orang yang bersifat langsung sangat

memerlukn pengawas-pengawas yang tegas tapi humanis. Ada pengawas

yang mengaggap bahwa orang yang di awasi itu selalu harus do curaigai.

Akibatnya bukan perkembangan karyawan yang terjadi, tetapi

ketidaknyamanan suasana yang jika berlarut-larut akan menimbulkan

konflik yang serius. Meskipun sebenarnya orang ang di awasi itu punya

potensi, tapi karena yang mengawasi itu tidak memberikan kesempatan

terlebih dahulu, maka yang terjadi jauh dari yang di harapkan. Oleh karena

itu, factor pengwas juga ikut menentukan Pengawasan antara Orang

Dengan Sistem Kedua-duanya baik orang dan system harus dibenahi.4

4. Langkah-langkah Dalam Proses Pengawasan

1. Penetapan standart dan metode penilaian kinerja

2. Penilaian kinerja

3. Penilaian apakah kinerja memenuhi standart atau tidak

4. Pengambilan tindak koreksi

5. Kunci Pengawasan

1. Pengendalian itu berawal dari dalam, iteren didalam diri dengan

keyakinan bahwa segala yang dilakukan akan di awasi oleh allah.Allah

akan memberikan reward atau punishnebt di dunia ini maupun di

akhirat nanti, kesadaran inilah yang hrus di tumbuhkan untuk itu perlu

adanya : pembinaan kerohanian, pembinaan akhlak dan moral secara

4
Ibid,.Hlm.173.

5
 bersama-sama. Pembinaan ini tidak hanya untuk bawahan saja tetapi

juga untik pimpinan.

2. Penawasan ini akan berjalan dengan lacar apabila pimpinannya adalah

orang yang pantas untuk menjadi pengawas.

3. Harus membangun system dengan baik, sehingga jika orang yang

melanggar atau melakukan kesalahan, maka asama dengan merusak

system yang ada.5

6. Tujuan Pengawasan

Dalam kaitan dengan bahasan tentang tujuan pengawasan tersebut,

Saydam,mengemukakan dengan istilah tujuan pengawasan melekat

(Waskat) yaitu: "Terciptanya kondisi yang mendukung kelancaran dan

ketepatan pelaksanaan tugas, kebijaksanaan, peraturan perundang-

undangan yang dilakukan oleh atasan langsung.”

Atas uraian ini, berikut dikemukakan bahwa dengan pengawasan

melekat ini, maka usaha menentukan apa yang sedang dilakukan berupa

penilaian atas kinerja yang dihasilkan berdasarkan atas rencana yang telah

ditetapkan sebelumnya. Oleh karena itu, kegiatan pengawasan tersebut

tidak dapat dipisahkan dengan segala usaha membandingkan hasil yang

telah dicapai dengan standar yang sudah direncanakan. Selain itu, tindakan

pengawasan tersebut juga untuk mengukur tingkat produktivitas kerja

yang dicapai atau dari aspek kuantitasnya, serta aspek kualitas atau mutu

yang dihasilkan.

5
Ibid,.Hlm.186.

6
 Terdapat cara yang memudahkan bagi petugas pengawasan dalam

upayanya melakukan pengawasan secara menyeluruh terhadap unit-unit

kerja yang ada, yaitu melalui laporan-laporan berisi informasi (misalnya

berupa neraca) bagi pimpinan untuk menentukan secara pasti di mana atau

mengapa terjadi penyimpangan atas rencana yang ada. Sedangkan menurut

Keputusan Menteri

7. Jenis-jenis Pengawasan

Dalam kaitan dengan jenis-jenis pengawasan tersebut, Savdam

mengemukakan dengan istilah macammacam pengawasan, adalah sebagai

berikut :

1. pengawasan fungsional

2. pengawasan masyarakat

3. pengawasan melekat.

Pengawasan fungsional, dilaksanakan oleh pejabat-pejabat fungsional

atau aparat pengawasan yang secara fungsional tugasnya memang

mengawasi pelaksanaan tugas-tugas. Pengawasan masyarakat ini, sering

kita jumpai dalam kolom Surat Pembaca dalam surat kabar yang khusus

disediakan oleh setiap surat kabar, atau dalam Tajuk Rencana yang ditulis

oleh Redaksi surat kabar yang bersangkutan

Sehubungan dengan uraian tersebut di atas, pada prinsipnya dapat

dikemukakan bahwa dalam bahasan ini lebih dititikberatkan pada

pengawasan melekat. Dalam pengawasan melekat tersebut, sasaran yang

7
 yang hendak dituju adalah meningkatkan disiplin, prestasi kerja, dan

pencapaian sasaran pelaksanaan pekerjaan.

PENGENDALIAN

1. Pengertian

Sistem pengendalian manajemen sebagai sebuah sistem dalam

menentukan strategi yang diterapkan dan upaya mencapai tujuan

organisasi melalui fungsi pengendalian setiap aktivitas yang terjadi .Fokus

utama sistem pengendalian manajemen di sektor publik berkaitan dengan

bagaimana melaksanakan strategi organisasi secara efektif dan efisien

untuk mencapai tujuan organisasi. Sistem pengendalian manajemen

menjadi fungsi kritis bagi keberlangsungan pelayanan organisasi di sektor

publik, karena kegagalan penerapan pengendalian manajemen

mengakibatkan kerugian dan kondisi yang tidak kondusif bagi organisasi.

Pada tahun 2002, terdapat contoh kasus bagaimana pengendalian

manajemen yang tidak memadai mengakibatkan kerugian Arsip Nasional

Amerika Serikat karena pegawai di organisasi tersebut melakukan

pencurian dokumen sejarah pada periode penciptaan tahun 1996-1999,

kemudian menjualnya pada kolektor senilai $200.000.

Pengendalian manajemen tidak hanya terbatas pada pengukuran

kinerja, tetapi juga berkaitan dengan fungsi pengawasan, penetapan

standar, pemberlakuan kode etik, termasuk upaya mendorong, memberi

kesempatan, dan bertindak memaksa bagi kepentingan terbaik organisasi.

8
Kegiatan pengendalian manajemen bersifat single feedback loop yang

berupa upaya pengukuran kinerja, membandingkan kinerja aktual dengan

standar, dan apabila diperlukan mengambil tindakan korektif.

Pengendalian manajemen juga lebih bersifat proaktif dibandingkan reaktif

karena dirancang untuk mencegah masalah yang memberikan efek buruk

bagi organisasi. Oleh karena itu, pengendalian manajemen harus didukung

dengan struktur organisasi yang sesuai, manajemen sumber daya manusia,

dan lingkungan yang kondusif.

Fokus pengendalian manajemen adalah pada unit-unit organisasi

sebagai pusat pertanggungjawaban, sehingga memerlukan struktur

organisasi yang sesuai dengan desain sistem pengendalian. Proses sistem

pengendalian manajemen di sektor publik, terdiri dari:

a. Penetapan Tujuan (Objecitve Setting)

Para pegawai perlu memahami tentang apa yang ingin

dicapai oleh organisasi dan adanya goal congruence berupa

keselarasan antara tujuan organisasi dan tujuan personal.

b. Perumusan Strategi (Strategy Formulation)

Strategi memiliki makna bagaimana organisasi

menggunakan sumber daya yang dimliki untuk mencapai tujuan

yang telah ditetapkan.

c. Perencanaan Startegik (Strategic Planning)

9
 Perencanaan strategik adalah proses penentuan program-

program, aktivitas, atau proyek yang akan dilaksanakan oleh suatu

organisasi dan penentuan jumlah alokasi sumber daya yang akan

dibutuhkan.

d. Penganggaran

e. Operasional (Pelaksanaan Anggaran)

f. Evaluasi Kinrja

Selain adanya penilaian kinerja, evaluasi kinerja dapat dilakukan

dengan penerapan reward and punishment sebagai upaya mendorong

perilaku pegawai agar sesuai dengan kepentingan organisasi. Dengan

catatan penerapan reward and punishment tidak hanya berkaitan dengan

kompensasi dalam bentuk uang.6

Dua hal yang perlu dipahami dalam pelaksanaan sistem

pengendalian manajemen pada organisasi publik adalah perbedaan

pengendalian strategik (control system) dan pengendalian manajemen

(management control). Pengendalian strategik berkaitan dengan pengaruh

lingkungan yang dinamis, sehingga adanya upaya analisis apakah strategi

organisasi masih bisa menyesuaikan perkembangan yang ada. Isu-isu

pengendalian strategik mengarah pada masalah-masalah eksternal

organisasi. Sementara pengendalian manajemen lebih kepada proses

pengendalian yang berkesinambungan tentang masalah internal organisasi

6
Ibid,.Hlm.167.

10
 apakah para pegawai senantiasa berperilaku sesuai yang diharapkan dan

berkinerja baik. Beberapa penyebab timbulnya masalah aspek perilaku

pada pengendalian manajemen, antara lain:

1. Kurangnya arahan dari atasan (lack of direction)Hal ini berkaitan

dengan kondisi pegawai yang tidak memahami apa yang

diinginkan organisasi, sehingga salah satu fungsi sistem

manajemen adalah bagaimana memaksimalkan kontribusi pegawai

terhadap kepentingan pencapaian tujuan organisasi.

2. Msalah motivasi karena ketidakselaran antara tujuan individu dan

tujuan organisasi (motivational problems)

3. Keterbatasan pribadi, seperti kurangnya pengetahuan dan

pengalaman (personal limitation)

Oleh karena itu, pengendalian manajemen diharapkan menjadi

jembatan bagi keselarasan tujuan individu dan tujuan organisasi (goal

congruence), baik dalam bentuk pengendalian formal maupun informal.

Pengendalian formal misalnya sistem aturan dan reward and punishment,

sementara pengendalian informal dapat dalam bentuk kultur organisasi,

gaya manajemen ((management style), dan gaya komunikasi

(communication style).

2. Batasan Pengendalian

Pengendalian menajemen adalah suatu usaha sistematik untuk

menetapkan standar kinerja denga sasaran perencanaan ,emdesain sistem

11
 umoan balik informasi,membanding kan kinerja aktual dengan standar

yang yelah di tetapkan,menentukan adanya penyimpangan, mengukur

signifikasi penyimoangan tersebut, dan mengambil tindakan perbaikan

yang di eprlukan ubtuk menjamin penggunaan semua sumber daya

perusahaan yang sedang di gunakan sedapat mungkin lebih efisien dan

efektif dalam mencapai sasaran perusahaan.

Pengendalian kinerja karyawan terdiri dari beberapa hal berikut.

 Menetapkan standar dan metode untuk pengukuran kinerja (establish

standard and methods for measuring performance )

 Mengukur kinerja ( measure the performance )

 Membandingkan kinerja sesuai dengan standar ( compare the

performance match with the standar)

 Mengambil tindakan perbaikan ( take corrective action )

3. Elemen Pengendalian

 Kondisi atau krakteristik yang di kendalikan

 Instrumen atau metode sensor untuk mengukur kondisi

ataubkarakteristik yang di kendalikan

 Kelompok,unit, atau instrumen kendali yang akan menbandingkan data

yang dibukur dengan pekerjaan yang di rencanakan dan mengarahkan

mekanisme perbaikan untuk memenuhi kebutuhan

 Kelompok atau mekanisme yang bergerak dan mampu mengadakan

inovasi dalam sistem operasi.

12
4. Jenis-jenis Pengendalian

 Sistem pengendaliam umpan balik

 Sistem pengendalian umpan maju

 Sistem pengendalian pencegahan

5. Rancangan Prosen pengendalian

 Menetapkan hasil yang diinginkan ( define desired results)

 Menentukan prediktor hasil (establish predictors of results)

 Menentukan standar atas prediktor dan hasil (estabilish standards for

predictors and result )

 Menetukan jaringan informasi dan umpan balik ( estabilish the

information and feedback network )

 Menila informasi dan oengambilan tindakan perbaikan ( evaluate

information and take corrective action )

6. Karakteristik Pengendaln Yang Efektif

 Akurat ( accurate )

 Tepat waktu ( timely )

 Objektif dan Komperensif ( objective and comprehensible )

 Di pusatkan pada tempat pengendalian strategis ( focused on strategic

control points )

 Secara ekonomi realistik ( economicallynrealistic )

 Secara organisasi realistik ( orgazationally realistic )

 Dikoordinasikan dengan arus pekerjaan orgasasi ( coordinated with the

orgazation’s work flow )

13
  Fleksibel ( flexibel )

 Preskriptif dan operasional ( prescriptive and operational )

 Di terima para anggota organisasi (accepted by organization members

7. Gejala Yang Memerlukan Pengawasan dan Pengendalian

Dianatar beberpa gejala yang biasanya menunjukkan perlu adanya

control atau pengawasan dan pengendalian perusahaan sebgaimana yang

di terangkan oleh Kraitner (1992) adalah sebagai berikut :

1. Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak begitu jelas

factor penyebabnya

2. Penurunan tingkat kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya

keluhan pelanggan)

3. Ketidakpuasaan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawa,

produktifitas kerja yang menurun dan lain sebagainya)

4. Berkurangnya kas perusahaan

5. Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur

6. Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan yang baik

7. Biaya yang melibihi anggaran

8. Adanya penghamburab dan inefisiens

Dari bebrapa gejala tersebut dapat membantu perusahaan untuk

mengenali bahwa terdapat masalah dslam kegiatan perusahaan yang

memerlukan tindak lamjut guna dilakukan perbaikan7.

7
Made Pidarta , “Manajemen Pendidikan Indonesia”, (Jakarta:Rinerka
Cipta,2011),Hlm.173.

14
 PERBEDAAN PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN

Istilah controlling seringkali diartikan sebagai pengawasan atau

pengendalian. Penggunaan istilah pengendalian atau pengawasan seringkali

tumpang tindih. Perbedaan pengendalian dengan pengawasan terletak pada

wewenangnya, pengendalian memiliki wewenang turun tangan yang tidak

dimiliki pengawas. Pengawas hanya sebatas memberikan saran, sedangkan

tindak lanjutnya ditentukan oleh pengendali. Pengendalian merupakan fungsi

manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi.8

Handoko mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat

unsur esensial proses pengawasan, bahwa: Pengawasan manajemen adalah

suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-

tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik,

membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan

sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan,

mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua

sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien

dalam pencapaian tujuan-tujuan dalam pendidikan.

Pengawasan atau pengendalian merupakan proses untuk mengamati secara

terus-menerus (berkesinambungan) pelaksanaan rencana kerja yang sudah

disusun mengadakan koreksi (perbaikan) terhadap penyimpangan yang terjadi.

Untuk menjalankan fungsi ini diperlukan adanya standar kinerja yang jelas.

8
Wukir, “Manajemen Sumber Daya Manusia Dalam Organisasi Sekolah”,
(Yogyakarta:Multi Pressindo,2013),Hlm.34.

15
Pengawasan dan pengendalian juga merupakan alat ukur apakah implementasi

sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.

Berbagai penjelasan mengenai pengendalian atau controlling merupakan

pengukuran, pengamatan, pencapaian tujuan yang berkaitan dengan seluruh

kegiatan yang telah dilaksanakan sebelumnya. Dari beberapa pendapat di atas,

dapat diambil kesimpulan bahwa fungsi pengendalian mengandung aspek:

pengukuran, pengamatan, dengan menggunakan metode dalam usaha

mencapai tujuan organisasi dan pengawasan dilakukan agar manajemen

berjalan secara efektif dan efisien.9

9
Tani Handoko, “Manajemen “, (Yogyakarta:BPFE Yogyakarta,2003),Hlm.42

16
C. KESIMPULAN

Pengawasan sumber daya manusia merupakan kegiatan manajemen dalam

mengadakan pengamatan terhadap sumber daya manusia yang ada dalam

organisasi, sumber daya manusia yang benar-benar dibutuhkan organisasi,

kemampuan individu dari setiap sumber daya manusia dalam organisasi.

fungsi pengawasan dalam organisasi yaitu sebagai berikut :

1. Menetapkan tujuan-tujuan dan merencanakan bagaimana mencapainya

2. Menentukan berapa banyak orang (karyawan) diperlukan.

3. Menyeleksi individu-individu untuk mengisi posisiDengan aneka macam

laporan,

Macam macam pengawasan dalam organisasi seperti pengawasan

fungsional, pengawasan masyarakat, pengawasan melekat.

Fokus utama sistem pengendalian manajemen di sektor publik berkaitan

dengan bagaimana melaksanakan strategi organisasi secara efektif dan efisien

untuk mencapai tujuan organisasi. Sistem pengendalian manajemen menjadi

fungsi kritis bagi keberlangsungan pelayanan organisasi di sektor

publik.Proses sistem pengendalian manajemen di sektor publik, terdiri dari

Penetapan Tujuan (Objecitve Setting), Perumusan Strategi (Strategy

Formulation),Perencanaan Startegik (Strategic Planning),Penganggaran

Operasional (Pelaksanaan Anggaran), Evaluasi Kinerja reward and

punishment sebagai upaya mendorong perilaku pegawai agar sesuai dengan

kepentingan organisasi.

17