BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Saat ini, informasi mendapat posisi yang sangat penting sebagai sebuah
kebutuhan utama dalam masyarakat, terutama dalam dunia usaha. Hal ini terjadi
karena dengan informasi tersebut para pengusaha dapat memprediksi keadaan
ataupun kebutuhan masa depan, sehingga mereka dapat mengambil keputusan dan
melakukan tindakan yang terbaik untuk kemajuan usahanya. Dengan adanya
kepentingan tersebut, maka informasi yang tersedia haruslah informasi yang
berkualitas yaitu informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan.
Perkembangan teknologi yang semakin pesat dapat membantu dalam
kebutuhan informasi tersebut. Banyak sekali teknologi-teknologi yang telah
diciptakan yang bertujuan untuk mempermudah manusia dalam melakukan aktifitas
dan pekerjaannya. Seiring dengan perkembangan teknologi tersebut, kebutuhan
terhadap teknologi pun meningkat. Yang mulai dibutuhkan dalam segala aspek
kehidupan, sehingga mengakibatkan tidak sedikit perusahaan melakukan peralihan
sistem dari manual ke komputerisasi demi menjaga stabilitas dalam mengelola
proses bisnis perusahaan.
Produsen obat-obatan milik pemerintah yang ada di Indonesia salah satunya
adalah PT. Kimia Farma. Proses penjualan merupakan kegiatan utama perusahaan
yang melibatkan pemrosesan dan pengelolaan jumlah barang yang banyak dengan
harga, tipe, merek bermacam-macam dan adanya tuntutan pelayanan maksimal
kepada pelanggan. Untuk itu dituntut perlunya sistem penjualan yang baik pada
sebuah perusahaan. Karena kebutuhan tersebut PT. Kimia Farma sudah menerapkan
sistem informasi pada perusahaan untuk mendukung proses bisnis pada perusahaan.
PT. Kimia Farma sudah memanfaatkan teknologi informasi ini sejak tahun 2001
yang sistemnya terus dikembangkan sesuai kebutuhan perusahaan sampai saat ini.
Sistem informasi perusahaan berfungsi dalam pengelolaan data obat-obatan
pada perusahaan, yang antara lain mengelola data obat-obatan yang ada termasuk

stok obat, pembelian obat dari distributor, penjualan obat kepada konsumen,
menentukan kebijakan harga jual obat, serta laporan dalam bentuk rekapitulasi
seluruh aktifitas penjualan dan pembelian obat yang terjadi pada PT. Kimia Farma.
Evaluasi perlu dilakukan pada sistem informasi untuk melihat seberapa jauh
sistem berfungsi, dan untuk mengidentifikasi masalah khusus yang terjadi pada
sistem. Evaluasi adalah proses penilaian yang sistematis mencakup pemberian nilai,
atribut, apresiasi dan pengenalan permasalahan serta pemberian solusi-solusi atas
permasalahan yang ditemukan. Selain untuk memaksimalkan fungsi dari sistem
informasi perusahaan, evaluasi juga diperlukan agar perusahaan mampu bersaing
dengan perusahaan lainnya. Oleh karena itu, kami meneliti sistem pengendalian
manajemen yang ada di PT. Kimia Farma.
1.2 Rumusan Masalah
1. Bagaimana sistem pengendalian intern atas persediaan yang diterapkan PT
Kimia Farma?
2. Apakah kekuatan dan kelemahan sistem pengendalian intern atas persediaan
yang diterapkan pada PT Kimia Farma?
1.3 Tujuan Penelitian
1. Mengetahui sistem pengendalian itern atas persediaan yang diterapkan PT
Kimia Farma.
2. Mengetahui kekuatan dan kelemahan sistem pengendalian intern atas
persediaan yang diterapkan pada PT Kimia Farma.
3. Mengetahui solusi terhadap permasalahan tersebut dikaitkan dengan desain
dan evaluasi sistem pengendalian manajemen.

BAB II

LANDASAN TEORI
2.1 Designing Control System
- Understanding the Desired Actions or Results and The Likely Actions or Results
Sebuah sistem pengendalian manajemen tidak bisa didesain atau dievaluasi
tanpa pemahaman menyeluruh tentang apa tuntutan dari masing-masing peran
yang diawasi tersebut: apa yang sebenarnya perusahaan inginkan mereka
(karyawan) lakukan. Tujuan dan strategi ditentukan dari pemahaman yang baik
akan membantu dalam menentukan harapan perusahaan atas tindakan karyawan.
Pemahaman akan apa yang diharapkan untuk terjadi akan lebih bermakna
apabila didefinisikan dalam bentuk tindakan, karena pada dasarnya pengawasan
manajemen ini adalah untuk mempengaruhi tindakan.
Pemahaman atas tingkah laku akan bermanfaat jika dimengerti dan dapat
dideskripsikan dengan spesifik. Sebagai contoh, pernyataan yang tidak spesifik
adalah: Tujuan dari perusahaan adalah untuk melayani kepentingan jangka
panjang dari stakeholder, karyawan, dan masyarakat atau Strategi perusahaan
adalah untuk menjadi pemimpin dalam mempertahankan konsumen Kedua hal
tersebut hanya memberikan panduan umum atas apa yang harus dilakukan
perusahaan. Tujuan yang spesifik seperti menginginkan pengembalian 15% atas
modal yang diinvestasikan dan adanya pertumbuhan penjualan sebesar 20%
akan memberikan panduan yang lebih baik untuk menentukan keputusan yang
harus diperbuat. Sehingga, untuk kebutuhan pengawasan manajemen spesfikasi
atas tujuan dan strategi lebih diharapkan.
Hal ini bersesuaian dengan kriteria SMART yang dicetuskan oleh George T.
Doran di mana ia mengatakan bahwa dalam menentukan sebuah tujuan atau
cita-cita kita harus mempertimbangkan apakah tujuan tersebut Specific,
Manageable, Acceptable, Relevant, Timely.
Jadi dapat dikatakan bahwa memahami apa yang diinginkan dan mampu
menerjemahkannya ke dalam langkah-langkah spesifik akan memudahkan kita
dalam mendesain dan mengevaluasi sistem pengendalian manajemen.

2.2 Choice Of Control

- Personal Control
Personal control adalah pengendalian hubungan perorangan atau contact
personal dengan bagian dibawahnya. Tipe control ini cenderung digunakan
disemua perusahaan, ketika ada supervisi langsung terhadap subordinat. Tetapi,
juga struktur hubungan antara manajer pada level yang berbeda pada perusahaan
multinasional. Sebagai contoh, mungkin CEO mengunakan kewenangan
personal control untuk mempengaruhi perilaku posisi subordinate (bawahan),
seperti pada pimpinan divisi produk interasional menggunakan personal control
untuk mempengaruhi perilaku bawahannya.
-

Cultural Control
Cultural control terjadi ketika para karyawan masuk dalam sistem nilai dan
norma perusahaan. Ketka hal tersebut berlangsung, karyawan cenderung untuk
mengatur perilaku mereka sendiri, yang mengurangi kebutuhan untuk
pengawasan langsung. Pada sebuah perusahaan dengan kultur yang kuat,
pengendalian diri dapat mengurangi kebutuhan untuk sistem kontrol yang lain.

Action Control
Action control merupakan strategi pengendalian yang menekankan pada
aspekaksi (action), yaitu segala kegiatan yang dilakukan oleh karyawan untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Action control digunakan untuk
mendapatkan keyakinan bahwa karyawan menjalankan pekerjaan yangberakibat
baik bagi organisasi dan tidak menjalankan pekerjaan yang berakibat tidak baik
bagi organisasi. Dengan demikian, action control lebih bersifat preventif, yaitu
jangan sampai hal-hal yang tidak diinginkan terjadi.
Kelebihan Action Control:
Action control adalah bentuk pengendalian yang paling langsung. Kelebihan
action control terletak pada aspek preventifnya. Begitu diketahui terdapat
kesalahan langsung ada aksi untuk memperbaiki. Koreksi dapat dilakukan
secepat mungkin. Dengan demikian akan lebih mudah bagi para pelaksana
untuk memahami mana yang benar dan mana yang tidak benar, yang apabila
semua elemen organisasi memahami dan ada kesamaan persepsi tentang

tindakan seperti apa yang benar dan yang tidak benar, maka akan terjadi apa
yang disebut sebagai ingatan organisasi (organizational memory).
Kelemahan Action Control:
Yang pertama, action control memerlukan suatu pengamatan langsung, sehingga
dari aspek biaya cenderung lebih mahal, walaupun tidak selalu lebih mahal,
bergantung pada metoda dan teknologi yang digunakan. Kedua, action control
hanya tepat digunakan pada pekerjaan yang sifat rutinitasnya tinggi.

Result Control
Result control merupakan strategi pengendalian yang menekankan pada hasil
dari suatu aktivitas. Hal ini berkaitan dengan memberikan imbalan (reward)
pada pihak-pihak yang memperoleh hasil seperti yang diharapkan, dan
memberikan hukuman (punishment) bagi pihak-pihak yang tidak berhasil
mendapat hasil sesuai dengan yang diharapkan. Ini mengikuti konsep result
accountability,dimana karyawan (termasuk manajer) harus mempertanggung
jawabkan hasil yang diperoleh.
Kelebihan Result Control :

Result control dapat menyediakan kontrol yang efektif guna untuk

mengurangi aktivitas lainnya yang tidak berguna.

Sikap yang dimiliki oleh karyawan dapat mempengaruhi otonomi

yang

signifikan.

Result control dapat juga menyediakan on the job training. Dalam hal ini
yakni karyawan yang bekerja sambil tetap terus belajar dari kesalahan yang
dibuat (learn by doing and by making mistake) .

Kelemahan Result Control :

Pengukuran Result control biasanya lebih rendah dari penilaian pengukuran
yang seharusnya, hal ini dikarenakan perusahaan gagal dalam menetapkan

pengukuran atau nilai-nilai yang terkandung didalamnya yaitu: congruance,

precision, objectivity, timelines, dan understandability. Ketika suatu hasil
yang telah dibuat terkadang hasil tersebut memberikan resiko dari pemilik
kepada bawahannya. Resiko yang dimaksudkan yaitu faktor-faktor
uncontrolable seperti demand and market volatility, enviromental
uncertainty, dan interpenden.

2.3 Control Tightness

Control tightness adalah sesuatu yang dianggap bagus, maksudnya tingkat kepastian
dari karyawan yang tinggi dapat dicapai dengan perilaku yang sesuai dengan
keinginan perusahaan.
2.4 Adapting Change
Sebagian besar organisasi menekankan satu bentuk kontrol manajemen pada suatu
titik waktu tertentu, tetapi mereka sering mengubah penekanan mereka dari satu
bentuk ke bentuk lain seperti mereka perubahan kebutuhan, kemampuan, dan
lingkungan.
2.5 Keeping Behavior Focus
Apa yang membuat analisis manajemen kontrol sehingga sulit adalah bahwa
keuntungan mereka dan efek samping tergantung pada bagaimana karyawan akan
bereaksi terhadap kontrol yang sedang dipertimbangkan. Memprediksi perilaku jauh
dari ilmu pasti. Perbedaan perilaku signifikan ada di antara orang-orang di berbagai
negara, di bagian yang berbeda dari satu negara, di perusahaan-perusahaan yang
berbeda, dan di berbagai wilayah yang sama fi rm, dan manajer harus menyadari
perbedaan tersebut karena efektivitas pengendalian manajemen yang digunakan
akan bervariasi tergantung pada reaksi dari karyawan yang terlibat.
2.6 Maintaining Good Control
Banyak organisasi yang tidak lagi ada karena MCS mereka gagal. Penyebab
masalah yang dihadapi perusahaan-perusahaan ini sering beragam. Salah satu
penyebab adalah pemahaman yang tidak sempurna pengaturan dan / atau efek dari
kontrol manajemen dalam. Pemahaman yang tidak sempurna dari situasi sering
dikaitkan dengan pertumbuhan yang cepat. Pertumbuhan yang cepat sering endapan

masalah kontrol karena menyebabkan faktor-faktor kunci yang perlu dikontrol ketat
untuk berubah.

BAB III
PEMBAHASAN
2.1 Sistem Pengendalian Intern atas Persediaan yang Diterapkan PT Kimia
Farma
Melalui kertas kerja penilaian pengendalian intern terhadap sistem
pangadaan/pembelian barang, sistem penghitungan fisik persediaan, dan
pengeluaran/penjualan barang yaitu dengan memfokuskan penelitian pada
aktivitas pengendalian yang diterapkan perusahaan, sehingga dapat diketahui
sistem pengendalian intern atas persediaan yang diterapkan perusahaan kuat
atau lemah. Dalam tabel 2.4, tabel 2.5, dan tabel 2.6 berikut dijelaskan kertas
kerja penilaian pengendalian intern sistem pengadaan/pembelian barang,

sistem penghitungan fisik persediaan, dan pengeluaran/penjualan barang

pada PT Kimia Farma.

3.2 Kekuatan dan Kelemahan Sistem Pengendalian Intern atas Persediaan yang di
terapkan PT. Kimia Farma
Kekuatan perusahaan dalam melaksanakan sistem pengendalian intern atas
persediaan yang diterapkan perusahaan dapat dinilai kuat. Hal ini dapat dibuktikan
dengan adanya sistem pengendalian intern yang diterapkan pada PT Kimia Farma
melalui kertas kerja penilaian sistem pengendalian intern pada bab sebelumnya.
1. Sistem pengendalian intern terhadap sistem pangadaan/pembelian barang farmasi
a. Prosedur permintaan pembelian barang

 Otorisasi umum dan khusus untuk setiap barang yang akan dibeli, dengan
adanya kartu APK dan kartu APG dalam pembuatan surat permintaan
pembelian tanpa terlebih dahulu melihat persediaan di gudang
b. Prosedur pembuatan surat pesanan pembelian
Setiap order pembelian harus didasarkan pada surat permintaan pembelian yang
telah diotorisasi
c. Prosedur penerimaan barang
Setiap penerimaan barang harus terdapat surat pesanan yang telah diotorisasi
Fungsi gudang memeriksa barang yang masuk dan menerima berdasarkan
dokumen pendukung (SPB/copy faktur/TT) dan fungsi pembelian mengecek
barang yang datang dan mencocokkan dengan pesanan mengenai item,
jumlah, harga, dan kondisi diskonnya
d. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
Untuk setiap bukti kas keluar harus sesuai dengan faktur dari pemasok yang
bersangkutan.
e. Prosedur pencatatan utang
Setiap pencatatan harus dilandasi dokumen sumber bukti kas keluar dan
dokumen pendukung
Memeriksa bukti peneluaran kas atau bank, memeriksa kebenaran buku
pembelian an jurnal umum
Pertanggungjawaban semua formulir bernomor urut tercetak: surat pesanan,
surat kirim barang, dan bukti kas keluar secara periodik
Panduan akun dan review pemberian kode akun
Review kinerja secara periodik terhadap laporan yang berisi perbandingan aktiva,
utang , dan biaya sesungguhnya dengan jumlah yang dianggarkan oleh direksi
hasil rapat tahunan
o Sistem pengendalian intern terhadap sistem penghitungan fisik persediaan farmasi
a. Prosedur penghitungan fisik
Pemisahan penghitung dengan pengecek
Penggunaan peralatan dan metode penghitungan
o Prosedur kompilasi
Pemegang kartu penghitungan fisik mempertanggungjawabkan pemakaian
kartu KPF dan pencatatannya ke dalam daftar hasil penghitungan fisik
persediaan.
c. Prosedur penentuan kos
Pengecekan independen pencantuman kos sediaan ke dalam daftar hasil
penghitungan fisik.

 Pengecekan independen terhadap perkalian antara kuantitas dan kos per

unit dalam daftar hasil penghitungan fisik.
d. Prosedur adjustment
Pengecekan secara independen posting ke dalam buku pembantu sediaan
berdasarkan daftar hasil penghitungan fisik sediaan.
Pertanggungjawaban kartu penghitungan fisik.
Panduan akun dan review pemberian kode akun.
o Sistem pengendalian intern terhadap sistem pangeluaran/penjualan barang farmasi
Prosedur penerimaan order dari customer
Penentuan bahwa pelanggan berada dalam daftar pelanggan yang telah
disetujui.
Penggunaan surat pesanan yang diotorisasi untuk setiap penjualan.
o Prosedur otorisasi pemberian kredit
Supervisor penjualan mengecek status kredit pelanggan baru.
Pengecekan batas kredit sebelum penjualan kredit dilaksanakan.
c. Prosedur pengiriman barang
Barang dikeluarkan dari gudang hanya atas dasar surat order pengiriman
yang telah diotorisasi.
Pengecekan barang yang dikirim dengan faktur penjualan.
Pemisahan fungsi ekspedisi dari fungsi fakturis.
Pembuatan dokumen pengiriman barang.
o Prosedur penagihan
Setiap faktur penjualan harus dilampiri dengan penitipan faktur yang telah
diotorisasi.
Pencocokan faktur penjualan dengan penitipan faktur.
Pertanggungjawaban secara periodik penitipan faktur.
o Prosedur pencatatan
Setiap pencatatan harus dilandasi dokumen sumber faktur penjualan dan
dokumen pendukung.
Memeriksa kebenaran buku penjualan, memeriksa bukti penerimaan kas.
Pertanggungjawaban semua faktur penjualan secara periodik.
Panduan akun dan review pemberian kode akun.
Membuat konfirmasi piutang intern secara bulanan dan menyampaikan daftar
faktur pengambilannya.
KELEMAHAN
o Sistem pengendalian intern terhadap sistem pangadaan/pembelian barangfarmasi
Prosedur penyimpanan barang
Setiap kali penyerahan barang ke fungsi gudang (penyimpanan) tanpa
didokumentasikan dalam tanda terima barang. Hal ini akan mengakibatkan
bagian gudang dapat memungkiri telah menyimpan barang yang dibeli. Fungsi
gudang juga merangkap sebagai fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan.

Dalam perusahaan yang besar kedua fungsi tersebut perlu dipisahkan karena
kegiatan penerimaan barang memerlukan keahlian mengenai barang dan
pengetahuan mengenai syarat-syarat pembelian dan kegiatan penyimpanan
barang memerlukan keahlian dalam pengelolaan penyimpanan barang dan
pelayanan pengambilan barang. Pemisahan kedua fungsi tersebut akan
mengakibatkan penyerahan masing - masing kegiatan tersebut ke tangan fungsi
yang ahli dalam bidangnya, sehingga informasi penerimaan barang dan
persediaan barang yang disimpan di gudang dijamin ketelitian dan
keandalannya.
2. Sistem pengendalian intern terhadap sistem penghitungan fisik persediaan farmasi
Prosedur penghitungan fisik
Penggunaan kartu penghitungan fisik persediaan tidak bernomor urut tercetak
dan semua data ditulis tangan langsung. Hal ini akan mengakibatkan adanya
persediaan yang dihitung lebih dari satu kali.
3. Sistem pengendalian intern terhadap sistem pangeluaran/penjualan barang
farmasi
Prosedur penagihan
Tidak adanya pengecekan harga dalam faktur secara independen. Hal iniakan
mengakibatkan faktur penjualan berisi harga yang tidak semestinya.

BAB IV
PENUTUP
A. SIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian yang penulis dapatkan dari kertas kerja penilaian
pengendalian intern terhadap sistem pangadaan/pembelian barang farmasi, sistem
penghitungan fisik persediaan farmasi, dan pengeluaran / penjualan barang farmasi dapat
disimpulkan sistem pengendalian intern yang diterapkan PT Kimia Farma Trading and
Distribution Surakarta dinilai kuat. Hal ini dapat dapat diketahui dengan adanya sistem
pengendalian intern yang diterapkan oleh perusahaan pada prosedur sistem
pengadaan/pembelian barang farmasi, yaitu:
Otorisasi umum dan khusus untuk setiap barang yang akan dibeli, dengan adanya
kartu APK dan kartu APG dalam pembuatan surat permintaan pembelian tanpa
terlebih dahulu melihat persediaan di gudang.
Setiap order pembelian harus didasarkan pada surat permintaan pembelian yang
telah diotorisasi.
Setiap penerimaan barang harus terdapat surat pesanan yang telah diotorisasi.
Fungsi gudang memeriksa barang yang masuk dan menerima berdasarkan
dokumen pendukung (SPB/copy faktur/TT) dan fungsi pembelian mengecek
barang yang datang dan mencocokkan dengan pesanan mengenai item, jumlah,
harga, dan kondisi diskonnya.
Setiap bukti kas keluar harus sesuai dengan faktur dari pemasok yang
bersangkutan.
Setiap pencatatan harus dilandasi dokumen sumber bukti kas keluar dan
dokumen pendukung.

 Memeriksa bukti pengeluaran kas atau bank, memeriksa kebenaran buku

pembelian dan jurnal umum.
Pertanggungjawaban semua formulir bernomor urut tercetak: surat pesanan,
surat kirim barang, dan bukti kas keluar secara periodik.
Panduan akun dan review pemberian kode akun.
Review kinerja secara periodik terhadap laporan yang berisi perbandingan
aktiva, utang , dan biaya sesungguhnya dengan jumlah yang dianggarkan oleh
direksi hasil rapat tahunan.
Sistem pengendalian intern yang diterapkan oleh perusahaan pada prosedur sistem
penghitungan fisik persediaan farmasi, yaitu:
Pemisahan penghitung dengan pengecek.
Penggunaan peralatan dan metode penghitungan.
Pemegang kartu penghitungan fisik mempertanggungjawabkan pemakaian
kartu KPF dan pencatatannya ke dalam daftar hasil penghitungan fisik
sediaan.
Sedangkan sistem pengendalian intern yang diterapkan perusahaan pada prosedur
sistem pengeluaran/penjualan barang farmasi, yaitu:
Penentuan bahwa pelanggan berada dalam daftar pelanggan yang telah disetujui.
Penggunaan surat pesanan yang diotorisasi untuk setiap penjualan.
Supervisor penjualan mengecek status kredit pelanggan baru.
Pengecekan batas kredit sebelum penjualan kredit dilaksanakan.
Barang dikeluarkan dari gudang hanya atas dasar surat order pengiriman yang
telah diotorisasi.
Pengecekan barang yang dikirim dengan faktur penjualan.
Pemisahan fungsi ekspedisi dari fungsi fakturis.
Pembuatan dokumen pengiriman barang.
Setiap faktur penjualan harus dilampiri dengan penitipan faktur yang telah
diotorisasi.
Pencocokan faktur penjualan dengan penitipan faktur.
Pertanggungjawaban secara periodik penitipan faktur.
Setiap pencatatan harus dilandasi dokumen sumber faktur penjualan dan
dokumen pendukung. Memeriksa kebenaran buku penjualan, memeriksa bukti
penerimaan kas. Pertanggungjawaban semua faktur penjualan secara periodik.
Panduan akun dan review pemberian kode akun. Membuat konfirmasi piutang intern
secara bulanan dan menyampaikan daftar faktur pengambilannya.
Di samping adanya sistem pengendalian intern yang kuat, penulis menilai adanya
kelemahan dalam sistem pengendalian intern yang diterapkan perusahaan, yaitu pada
prosedur sistem pengadaan/pembelian barang farmasi, setiap kali penyerahan barang ke

fungsi gudang (penyimpanan)tanpa didokumentasikan dalam tanda terima barang ,

fungsi gudang merangkap sebagai fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan. Pada
prosedur sistem penghitungan fisik persediaan farmasi dalam penggunaan kartu
penghitungan fisik persediaan tidak bernomor urut tercetak dan semua data ditulis
tangan langsung. Sedangkan pada prosedur sistem pengeluaran/penjualan barang farmasi
yaitu tidak adanya pengecekan harga dalam faktur secara independen.

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Designing and Evaluating MCS

DISUSUN OLEH :
KELOMPOK 7
KELAS PARALEL : C
ANGGOTA KELOMPOK :
- Aldo Christanto / 3133119
- Ruliff Finn / 3133140
- Lavenia Rosalia / 3133146
- Marcella Lavenia Yuliem / 3133357