BAB V

MESIN KANTOR

Oleh Yolanda Ria Kartika, S.E

Mesin kantor adalah sebuah alat
yang digunakan untuk
menghimpun, mencatat dan
mengolah bahan-bahan, data
ataupun keterangan dalam
pekerjaan tata usaha yang bersifat
mekanik, elektrik dan magnetik
 Jenis Pekerjaan yang
Membutuhkan Penggunaan Mesin
 Pekerjaan berulang-ulang dalam jumlah
banyak
 Pekerjaan yang berat bagi manusia
 Pekerjaan yang lambat bila dengan
tangan
 Hasil pekerjaan yang berformat rapi
 Pekerjaan yang harus teliti
 Macam-macam Mesin
 Mesin untuk menghemat fisik, tenaga
dan pikiran manusia (labour saving
machine)
 Mesin untuk menghemat pengeluaran
uang (money saving machine)
 Mesin untuk memanfaatkan
penggunaan waktu (time saving
machine)
 Contoh Mesin-Mesin Kantor

 Komputer  Mesin penghancur

 Mesin tik kertas
 Mesin tik elektronik  Printer
 Faksimili  Mesin stensil
 Proyektor LCD  OHP
 Keuntungan penggunaan
mesin kantor
 Menghemat biaya
 Menghemat tenaga dan waktu
 Lebih teliti dan tepat
 Memudahkan pengawasan
 Menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi
 Keterangan yang dibuat lebih banyak
 Dapat mengurangi rasa bosan
 Dapat mengurangi kelelahan
 Kerugian penggunaan
mesin kantor

 Tingkat penyusutan beberapa jenis

mesin tertentu tinggi
 Biaya yang tinggi untuk pengadaan
dan pemeliharaan
 Sulit dalam pemeliharaan dan
perbaikan
 KOMPUTER
 CPU (Central Processing Unit)
 Monitor
 Papan tuts (keyboard)
 Mouse
 Printer
 CD/DVD ROM
 USB Flash Drive
 Mesin Ketik Manual
 Standar : mesin ketik yang mempunyai
ukuran rol/gandaran mulai 13 inc sampai
27 inc. Dapat menggunakan kertas dobel
folio
 Semi Standar : mesin ketik berukura 13
inc, dapat menggunakan kertas ukuran 1
½ kali folio
 Portabel : mesin ketik yang menggunakan
ukuran gandaran 9 ½ inc s/d 10 inc.
 Mesin Tik Elektrik
Adalah mesin tik yang cara kerjanya
digerakkan dengan menggunakan listrik,
mesin tik elektrik memiliki cirik-ciri :
 Tenaga penggeraknya adalah tenaga
listrik
 Komponen dan cara kerjanya mekanis
 Tuts tutsnya seperti mesin ketik manual
ditambah saklar.
Cara pengoperasian mesi ketik
elektrik pada dasarnya tidak jauh
berbeda dengan mesin ketik
manual, perbedaannya terletak
pada sistem kerjanya
 MESIN FOTOKOPI

Adalah alat untuk menggandakan

dokumen dengan memperbesar atau
memperkecil ukuran dari aslinya
BAGIAN MESIN FOTOKOPI
 Bagian bak kertas kosong
 Bagian mesin pemroses
 Bagian bak penampung hasil
 Pemeliharaan Mesin Fotokopi
 Setelah selesai dipakai lepaskan mesin
dari saklar listrik
 Bersihkan bagian papan kaca seminggu
sekali
 Sesudah dipakai, tutup kembali agar
terbebas dari debu
MESIN PENGHANCUR KERTAS
Digunakan untuk menghancurkan arsip-
arsip atau dokumen yang sudah tidak
terpakai lagi
 CARA PENGOPERASIAN
 Siapkan kertas yang akan dihancurkan,
sebelumnya hilangkan dulu klip atau steples
yang ada
 Masukkan kertas dalam mesin, tekan tombol on
 Setelah selesai tekan tombol off
 Cara perawatan cukup dengan selalu
membersihkan pada bagian pisaunya dari
kotoran yang berupa sisa-sisa kertas yang
tertinggal.
 PRINTER
Adalah alat yang menampilkan
data dalam bentuk cetakan, baik
berupa teks maupun
gambar/grafik di atas kertas
 DOT MATRIKS

 Sistem kerjanya menubrukkan

sekelompok titik kecil ke atas
pita karbon sehingga
membentuk karakter di atas
kertas seperti mesin ketik.
 Masih banyak digunakan
karena biaya operasional
rendah
 Hasil ketikan dapat langsung
dibuat tembusan
 Memiliki kelemahan suara
yang berisik
 INK JET
 Cara kerjanya ialah
menyemprotkan cairan tinta
yang berukuran sangat kecil
dari cartdrige tinta ke media
cetak.
 Paling banyak dipakai karena
relatif murah biayanya, hasil
cetak yang baik
 Kelemahannya rentan
terhadap air.
 LASER
 Printer ini mencetak
memakai toner dalam
satu cartridge khusus
yang bekerja dengan
elektro magnetik seperti
pada mesin fotokopi
 Memiliki kecepatan
mencetak sangat tinggi
sampai ratusan halaman
permenit
MESIN PENJUMLAH
Adalah sebagai alat bantu guna
mempermudah dan
memperlancar pekerjaan
khususnya bagi pegawai bagian
keuangan atau kasir.
 JENIS MESIN PENGHITUNG
 Mesin penghitung
uang (money counter)
 Mesin hitung saku (kalkulator)
Printing kalkulator
Mesin kasir (Cash Register)
 Mesin Stensil

Adalah mesin penghasil dokumen

berbentuk lembaran dalam jumlah
banyak dengan menggunakan
pembantu “kertas master” yang
disebut dengan stensil sheet
 Cara Perawatan
 Selalu dibersihkan dari kotoran, serbuk
kertas dan lain-lain
 Diletakkan ditempat yang kering dan tidak
terkena sinar matahari langsung
 Rol perataan tinta dibersihkan dengan sabun
 Kain penyaring dibersihkan dengan bensin
 Setelah dibersihkan pada bagian yang
berputar diberi minyak pelumas
 Proyektor OHP

Overhead Projector (OHP) adalah

alat yang dipergunakan untuk
menjelaskan presentasi secara
visual
 OHP dibedakan menjadi 2

 Classroom Overhead Projector (OHP

Kelas)
 Portabel Overhead Projector (OHP Kecil)
 Transparancy film
(transparansi)
Adalah sebuah media yang
memuat tulisan atau gambar yang
hendak diproyeksikan dengan
OHP, berbentuk plastik
 Langkah-langkah
pengoperasian OHP
 Letakkan transparansi dengan tepat pada
saat lampu OHP dimatikan
 Tidak menunjuk sesuatu di permukaan
layar, tetapi cukup menunjuk pada
permukaan transparansi dengan pensil
 Menutup sebagian tulisan atau gambar
yang belum diperlukan untuk menuntun
perhatian presentasi
 Proyektor LCD
Adalah alat yang digunakan
memperbesar tampilan gambar,
foto ataupun data dari komputer
ke layar atau bidang datar lainnya
 Cara pengoperasian LCD
 Pasang layar putih di depan LCD dengan jarak kurang
lebih 9 m
 Pastikan proyektor LCD dan Komputer tidak dalam
kondisi menyalah
 Hubungkan satu ujung kabel VGA dengan konektor VGA
in pada proyektor LCD lalu hubungkan ujung yang
lainnya dengan konektor VGA pada komputer
 Hubungkan Proyektor dengan listrik
 Buka tutup lensa LCD dan nyalakan proyektor terlebih
dahulu lalu komputernya
 Sesuaikan fokus dan zoom
 SCANNER

Scanner merupakan periferal komputer yang

berguna untuk memindai (men-scan) gambar
atau dokumen dalam bentuk teks di atas kertas
kedalam dokumen komputer atau file komputer.
 Jenis-jenis scanner

 Hand-held Scanner
Scanner yang cara penggunaannya memakai tangan untuk
menscan objek, scanner ini biasanya dipakai pada
supermarket yang ada di kasirnya saat pembayaran barang.

 Plated Bed Scanner

yaitu scanner yang penggunaannya dengan cara
meletakkan objek yang akan discan diantara lensa dan
cover. Jenis scanner ini banyak di pakai di kantor.
Hand-held Scanner
Plated Bed Scanner
 Cara penggunaan
 Hubungkan scanner dengan komputer dan
nyalakan tombol kontak
 Buka aplikasi scanner yang terdapat pada
komputer
 Buka tutup scanner lalu masukkan
dokumen yang akan di scan, lalu tutup
dan tekan scan.
MESIN BINDING
 Mesin penjilid dibedakan
menjadi 2

 Mesin Penjilid Buku

 Mesin Penjilid Laporan
 Cara kerja mesin Binding
 Susun dokuamen yang akan dijilid sesuai
urutan
 Tepi kertas diberi lubang secara otomatis
 Gigi plastik penjilid spiral dibuka kemudian
ke dalam lubang-lubang kertas sampai
seluruhnya rapi
 Untuk membuka jilidan tinggal membuka
seluruh gigi plastik penjiliid.
 Mesin Laminating

Adalah alat yang digunakan untuk melapisi

dokumen, sertifikat atau kartu-kartu identitas
dengan plastik tipis agar tidak mudah rusak
Cara kerjanya seperti setrika yaitu
menggunakan energi panas yang
dihantarkan melalui 2 rol yang bergerak
sehingga lembar plastik merekat pada
dokumen tersebut
 Cara penggunaannya
 Nyalakan mesin dengan menghubungkan stop
kontak ke listrik
 Tunggu sampai mesin terasa panas sebelum
digunakan
 Lapisi dokumen yang akan dilaminating dengan
selembar plastik tipis khusus laminating
 Lapisi juga dengan kertas agar plastik tidak
menempel pada rol
 Lakukan berulang-ulang
Mesin Absensi
Adalah alat untuk menangani data absensi
dan timesheet untuk melakukan pencatatan
kehadiran karyawan (waktu masuk dan
waktu keluar)
 Jenis mesin absensi

 Menggunakan kartu absensi

 Menggunakan ID card
 Menggunakan pengenalan sidik jari
 Menggunakan kartu absensi

Mesin dengan sebuah jam analog yang

terdapat di depan mesin yang menunjukkan
waktu pada saat itu
 Menggunakan ID card

Mesin dengan sebuah jam digital yang terdapat di

depan mesin yang menunjukkan waktu pada saat
itu dan tempat menggesek kartu tanda pengenal
magnetik
Menggunakan sidik jari