DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2010
ABSTRAK
WINDRY NOVERA. H24061402. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan
Karyawan Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (Studi Kasus Unit
Tata Usaha Departemen pada Institut Pertanian Bogor). Di bawah bimbingan
ANGGRAINI SUKMAWATI dan UTAMI DYAH SYAFITRI
Globalisasi yang terjadi di segala bidang termasuk pendidikan dan
teknologi semestinya dapat ditanggapi secara positif oleh lembaga-lembaga
pendidikan seperti halnya perguruan tinggi. Kondisi globalisasi yang menuntut
peningkatan pembangunan nasional dapat dimanfaatkan oleh berbagai perguruan
tinggi untuk bersaing secara sehat yaitu menghasilkan lulusan yang kompeten dan
tangguh. Persaingan yang sehat menuntut adanya perbaikan di lingkup kerja
organisasi seperti pengurangan biaya, peningkatan produktifitas karyawan dan
melakukan segala sesuatu dengan lebih baik dan murah. Hal tersebut tidak
terlepas dari peranan sumber daya manusia perusahaan sebagai penggerak utama
dalam membantu perusahaan mencapai visi, misi dan tujuan serta strateginya.
Perencanaan sumber daya manusia yang baik adalah hal yang penting untuk
dilakukan yaitu meliputi analisis pekerjaan dan beban kerja perusahaan secara
keseluruhan.
Adapun tujuan penelitian ini yaitu : 1) Mengindentifikasi tugas-tugas pokok
pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan, 2) Menghitung penggunaan
waktu kerja oleh karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan, dan 3)
Menganalisis beban kerja serta jumlah kebutuhan karyawan administrasi
akademik dan kemahasiswaan berdasarkan beban kerja yang terdapat di unit tata
usaha. Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari data primer dan
data sekunder. Data primer diperoleh langsung melalui pengamatan terhadap
aktifitas karyawan selama bekerja dan wawancara. Data sekunder dikumpulkan
melalui studi kepustakaan yang dilakukan dengan cara membaca dan mengutip
informasi dari buku, skripsi, situs-situs internet, maupun dokumen-dokumen yang
dimiliki oleh institusi. Populasi penelitian yaitu karyawan yang bekerja pada
bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha
departemen di IPB. Sampel pada penelitian ini diambil dari semua aktifitas pokok
atau tugas pokok yang dilakukan oleh karyawan yang bekerja pada bagian
administrasi akademik dan kemahasiswaan pada masing-masing unit tata usaha
selama jam kerja. Pengambilan sampel unit tata usaha dilakukan dengan cara
sampling acak berlapis tak proporsional.
Tugas-tugas pokok administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit
tata usaha yaitu pelayanan akademik mahasiswa, pelaksanaan administrasi tugas
akhir mahasiswa, penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi, dan ujian, serta
pengarsipan. Hasil pengamatan terhadap penggunaan waktu kerja menunjukkan
bahwa karyawan bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan di seluruh
sampel unit tata usaha belum optimal dalam menggunakan waktu kerja produktif.
Jumlah kebutuhan karyawan untuk pekerjaan administrasi akademik dan
kemahasiswaan berdasarkan beban kerja yaitu rata-rata sebanyak satu orang di
setiap unit tata usaha yang diteliti. Menurut hasil perbandingan jumlah kebutuhan
karyawan terhadap jumlah riil atau aktual yang terdapat di unit tata usaha, dapat
diketahui bahwa terdapat sebelas unit tata usaha memiliki kelebihan jumlah
karyawan.
ANALISIS BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN KARYAWAN
BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMIK DAN
KEMAHASISWAAN
(STUDI KASUS UNIT TATA USAHA DEPARTEMEN PADA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR)
SKRIPSI
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
SARJANA EKONOMI
pada Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi dan Manajemen
Institut Pertanian Bogor
Oleh
WINDRY NOVERA
H24061402
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2010
Judul Skripsi : Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan Bagian
Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (Studi Kasus Unit
Tata Usaha Departemen pada Institut Pertanian Bogor)
Nama : Windry Novera
NIM : H24061402
Menyetujui :
Pembimbing I Pembimbing II
(Ir. Anggraini Sukmawati, MM) (Utami Dyah Syafitri, M.Si)
NIP : 196710201994032001 NIP : 197709172005012001
Mengetahui :
Ketua Departemen,
(Dr. Ir. Jono M. Munandar, MSc)
NIP : 196101231986011002
Tanggal Lulus :
iii
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Pangkalpinang, Bangka Belitung pada tanggal 7
November 1988. Penulis yang bernama lengkap Windry Novera, merupakan anak
kedua dari tiga bersaudara dengan orang tua bernama Rusdy dan Ria Wulandari.
Pada tahun 1994 hingga tahun 2000, penulis menyelesaikan pendidikan dasar di
SDN 44 Tanjungpandan kemudian pindah ke SDN 5 Pangkalpinang. Pada tahun
2000 penulis melanjutkan pendidikannya di SMP Negeri 2 Pangkalpinang dan
lulus pada tahun 2003 serta pada tahun yang sama hingga tahun 2006, penulis
menyelesaikan pendidikan di SMA Negeri 1 Pangkalpinang. Pada tahun 2006,
penulis diterima menjadi mahasiswa Tingkat Persiapan Bersama di Institut
Pertanian Bogor (IPB) melalui jalur Undangan Seleksi Masuk IPB (USMI),
kemudian diterima pada mayor Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan
Manajemen, dengan program minor Ilmu Konsumen.
Selama berada dalam masa perkuliahan, penulis aktif di unit kegiatan
kemahasiswaan di IPB yaitu Paduan Suara Mahasiswa (PSM) IPB Agria Swara.
Pada tahun 2007, penulis menjadi ketua pembinaan calon anggota baru PSM IPB
Agria Swara. Kemudian, pada periode kepengurusan Agria Swara tahun 2008-
2009 penulis menjabat sebagai Ketua Divisi Pengembangan Sumber Daya
Manusia (PSDM) dan tahun 2009-2010 menjadi anggota Divisi PSDM. Penulis
juga aktif sebagai penyanyi di berbagai acara yang diikuti oleh Agria Swara dan
aktif menjadi panitia dalam berbagai kegiatan yang diadakan oleh Agria Swara
yaitu sebagai anggota Divisi Latihan dalam empat event besar berturut-turut dari
tahun 2008 hingga 2011. Selain itu, penulis juga aktif menjadi penyanyi di
berbagai konser maupun perlombaan paduan suara bersama Agria Swara. Konser
yang pernah diikuti yaitu bertajuk Le Baylere tahun 2007 dan Rhine-Danubian
Cruise tahun 2008. Perlombaan paduan suara yang diikuti bersama Agria Swara
antara lain : Lomba Paduan Suara Mahasiswa Antar-Perguruan Tinggi Tingkat
Nasional Tahun 2009 dan berhasil meraih juara ke-3, kemudian The 1
st
ITB
International Choir Competition 2010 dan berhasil meraih juara ke-2 serta
memperoleh penghargaan The Outstanding Programme, dan perlombaan lainnya.
iv
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah
SWT atas segala limpahan rahmat, karunia, dan hidayah-Nya kepada penulis,
sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul Analisis Beban
Kerja dan Kebutuhan Karyawan Bagian Administrasi Akademik dan
Kemahasiswaan (Studi Kasus Unit Tata Usaha Departemen pada Institut
Pertanian Bogor) dengan baik. Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat
untuk menyelesaikan studi dan memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada
Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian
Bogor. Skripsi ini bertujuan mengetahui berapakah jumlah kebutuhan karyawan
yang diperlukan untuk pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan
berdasarkan besarnya nilai beban kerja.
Tak ada gading yang tak retak. Penulis menyadari bahwa dalam
penyusunan skripsi ini masih terdapat kekurangan. Oleh karena itu, kritik dan
saran sangat diperlukan untuk kemajuan yang lebih baik. Penulis berharap semoga
skripsi ini dapat bermanfaat dan bernilai ibadah di hadapan Allah SWT. Amin.
Bogor, Januari 2011
Penulis
v
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK
RIWAYAT HIDUP ....................................................................................... iii
KATA PENGANTAR ................................................................................... iv
UCAPAN TERIMA KASIH ........................................................................ v
DAFTAR ISI .................................................................................................. vii
DAFTAR TABEL ..................................................................................... .... ix
DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... x
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................. xi
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang .................................................................................. 1
1.2. Rumusan Masalah .............................................................................. 2
1.3. Tujuan Penelitian ................................................................................ 5
1.4. Manfaat Penelitian .............................................................................. 5
1.5. Ruang Lingkup Penelitian .................................................................. 6
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia .................................................. 7
2.2. Perencanaan Sumber Daya Manusia ................................................. 7
2.3. Analisis Pekerjaan ............................................................................. 8
2.3.1 Istilah-istilah dalam Analisis Pekerjaan .................................. 9
2.3.2 Teknik Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan ............... 10
2.3.3 Deskripsi Pekerjaan ................................................................. 12
2.3.4 Spesifikasi Pekerjaan ............................................................... 13
2.4. Beban Kerja ....................................................................................... 13
2.4.1 Work Sampling ......................................................................... 14
2.5. Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja .............................................. 15
2.6. Tinjauan Studi Terdahulu ................................................................... 17
III. METODE PENELITIAN
3.1. Kerangka Pemikiran
3.1.1 Kerangka Pemikiran Konseptual ............................................. 20
3.1.2 Kerangka Pemikiran Operasional ........................................... 23
3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian ............................................................ 26
3.3. Jenis dan Sumber Data ....................................................................... 26
3.4. Populasi dan Sampel Penelitian ......................................................... 26
3.5. Metode Pengumpulan Data ................................................................ 28
viii
DAFTAR TABEL
No Halaman
1. Pemilihan sampel unit tata usaha .............................................................. 27
2. Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas ........................................ 31
3. Uraian tugas pokok pekerjaan administrasi akademik dan
kemahasiswaan.......................................................................................... 37
4. Jumlah penggunaan waktu kerja karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan.......................................................................................... 39
5. Ringkasan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan ......................................................................................... 45
6. Perbandingan jumlah kebutuhan karyawan dengan jumlah aktual
karyawan .................................................................................................. 47
x
DAFTAR GAMBAR
No Halaman
1. Alur kerangka pemikiran konseptual ......................................................... 22
2. Alur kerangka pemikiran operasional ........................................................ 25
3. Diagram batang penggunaan waktu kerja ................................................. 41
xi
DAFTAR LAMPIRAN
No Halaman
1. Formulir work sampling ............................................................................ 55
2. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan pada unit tata usaha ITSL ................................................ 57
3. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan pada unit tata usaha ARL ................................................. 58
4. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan pada unit tata usaha FKH ................................................. 59
5. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan pada unit tata usaha ITK .................................................. 60
6. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan pada unit tata usaha IPT ................................................... 61
7. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan pada unit tata usaha MNH ................................................ 62
8. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan pada unit tata usaha TEP .................................................. 63
9. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan pada unit tata usaha TIN .................................................. 64
10. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan pada unit tata usaha MAT ................................................ 65
11. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan pada unit tata usaha BIK .................................................. 66
12. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan pada unit tata usaha MAN ................................................ 67
13. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan pada unit tata usaha GM .................................................. 68
14. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan pada unit tata usaha IKK .................................................. 69
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Setiap organisasi baik perusahaan maupun institusi, baik yang bersifat
profit maupun non-profit saat ini dihadapkan pada kondisi globalisasi yang
mengarah pada peningkatan pembangunan di segala bidang. Organisasi atau
perusahaan baik yang bertujuan laba maupun nirlaba dituntut agar berperan serta
dalam peningkatan pembangunan terutama yang bertujuan untuk kesejahteraan
umat.
Era pembangunan yang bertujuan untuk kemakmuran masyarakat juga
dihadapi tidak terkecuali oleh organisasi nirlaba seperti Institut Pertanian Bogor.
Berdasarkan PP Nomor 154 tahun 2000, IPB merupakan badan hukum milik
negara yang menyelengarakan dan bertanggung jawab atas pendidikan tinggi
dalam berbagai disiplin ilmu terutama ilmu pertanian secara luas. Institut
Pertanian Bogor juga telah diberi mandat sebagai perguruan tinggi pelopor
pembangunan pertanian dalam arti yang luas. Mandat ini dicanangkan oleh
Presiden Pertama RI ketika meletakkan batu pertama pembangunan kampus IPB
pada tahun 1954 (dikutip dari Rencana Strategi IPB, 2008-2013). Institut
Pertanian Bogor dalam hal ini merupakan lembaga pendidikan yang bertujuan
menghasilkan lulusan berkualitas yang mampu mengembangkan dan menerapkan
ilmu pengetahuan, teknologi dan seni dengan baik dalam rangka menghadapi
tuntutan pembangunan baik nasional maupun global.
Institut Pertanian Bogor sebagai badan hukum milik negara yang bersifat
nirlaba, mendayagunakan seluruh keuntungan yang diperoleh dari usaha bisnisnya
untuk kepentingan peningkatan kualitas pendidikan. Penyelenggaraan pendidikan
di IPB dalam rangka pencapaian tujuannya menghasilkan lulusan yang berkualitas
juga tidak terlepas dari peran serta tenaga pendidik dan tenaga kependidikan
sebagai sumber daya penunjang.
Upaya IPB dalam rangka mencapai tujuan menghasilkan lulusan yang
berkualitas untuk menghadapi tuntutan pembangunan dapat dilakukan melalui
suatu pengelolaan organisasi yang efektif dan efisien. Pengelolaan organisasi yang
efektif dan efisien dapat dilakukan di seluruh bidang termasuk bidang
2
b. Task (tugas)
Tugas dapat didefinisikan sebagai komponen dari suatu pekerjaan.
Tugas dapat pula diartikan sebagai gabungan dari dua unsur (element) atau
lebih sehingga menjadi suatu kegiatan yang lengkap. Misalnya tugas-tugas
untuk pekerjaan mengajarkan mata kuliah terdiri dari membuat ikhtisar mata
kuliah, mempersiapkan kuliah, dan menilai ujian.
2.3.2 Teknik Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan
Analisis pekerjaan merupakan kegiatan pengumpulan data tentang
pekerjaan yang dilakukan oleh organisasi dan kemudian dianalisis untuk
berbagai keperluan. Penggunaan data dan informasi misalnya dapat dipakai
untuk memperkirakan kebutuhan karyawan di berbagai lini (Rivai dan Sagala,
2009).
Teknik-teknik yang dipilih untuk mengumpulkan informasi dalam
analisis jabatan sebaiknya mempertimbangkan faktor-faktor seperti waktu,
biaya dan keakuratan informasi yang diperoleh. Berbagai teknik yang dapat
digunakan adalah wawancara, pandangan pejabat senior, kuesioner, catatan
harian pegawai, observasi dan penggabungan berbagai teknik (Siagian, 2008).
a. Wawancara
Teknik wawancara merupakan teknik pengumpulan informasi yang
paling sering digunakan karena informasi yang didapatkan melalui teknik ini
dipandang cukup akurat. Ketepatan informasi dengan tingkat tinggi
dimungkinkan oleh tiga faktor. Pertama, karena pengumpul informasi memiliki
deskripsi pekerjaan yang telah ditetapkan organisasi. Kedua, dalam tanya
jawab antara pengumpul informasi dengan para pekerja selalu terbuka
kesempatan untuk menghilangkan perbedaan pemahaman tentang deskripsi
pekerjaan yang dijadikan objek penelitian. Ketiga, para penyelia yang turut
diwawancari memberikan konfirmasi tentang kebenaran hasil wawancara atas
analisis dengan para pekerja yang bersangkutan. Kelemahan teknik ini adalah
memerlukan waktu dan biaya yang tidak sedikit dalam hal prosesnya.
b. Pandangan pejabat senior
Salah satu teknik pengumpulan informasi yang sering digunakan dalam
organisasi mapan adalah dengan memperoleh pandangan dari dua kelompok
11
organisasi yaitu mereka yang dianggap senior dalam bidang pekerjaan yang
dianalisis dan para atasan langsung dari para pekerja yang bersangkutan.
Manfaat yang dapat diperoleh dengan menggunakan teknik ini yaitu informasi
yang dikumpulkan menjadi semakin lengkap dan memperkaya pandangan
mengenai pekerjaan yang dianalisis. Kelemahan teknik ini adalah adanya
anggapan remeh dari para pejabat senior terhadap beberapa tugas.
c. Kuesioner
Keuntungan penggunaan teknik kuesioner yaitu biaya murah, jumlah
responden yang diperoleh besar, dan proses pengumpulan informasi dapat
berlangsung cepat. Sebaliknya, kelemahan teknik ini adalah jawaban yang
kurang lengkap, tidak akurat, dan jumlah responden yang mengembalikan
kuesioner yang tidak memungkinkan analisis yang sahih.
d. Catatan harian pegawai
Teknik meneliti catatan harian pegawai dapat akurat apabila para
pegawai diharuskan membuat catatn harian tentang apa yang mereka kerjakan
dan catan harian tersebut mencakup waktu yang relatif panjang. Kelemahan
teknik ini adalah adanya keengganan para pegawai mnegisi buku catatan harian
karena dipandang sebagai tugas yang tidak berhubungan dengan pekerjaannya.
e. Observasi
Observasi juga merupakan teknik yang sering digunakan yaitu dengan
mengamati langsung terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan yang
sedang dianalisis pekerjaannya. Manfaat terbesar dari penggunaan teknik ini
yaitu dapat dijadikan sebagai alat verifikasi ketepatan informasi yang
terkumpul melalui penggunaan teknik lainnya.
f. Penggabungan berbagai teknik
Mengingat pentingnya informasi tentang berbagai jenis pekerjaan yang
diselenggarakan dalam suatu organisasi, para analis biasanya mengunakan
gabungan dari berbagai teknik pengumpulan informasi. Penggabungan ini
dimaksudkan untuk meningkatkan mutu informasi yang terkumpul, sekaligus
mengurangi beban pembiayaan.
12
dan satuan, jumlah beban kerja yang tercemin dari banyaknya objek yang harus
dilayani, standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja.
c. Pendekatan Peralatan Kerja
Peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja. Metode ini
digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan
kerjanya. Sebagai contoh, pengemudi beban kerjanya bergantung pada kebutuhan
operasional kendaraan yang harus dikemudikan. Adapun informasi yang
diperlukan dalam metode ini adalah satuan alat kerja, jabatan yang diperlukan
untuk pengoperasian alat kerja, jumlah alat kerja yang dioperasikan, dan rasio
jumlah pegawai per jabatan per alat kerja (RPK).
d. Pendekatan Tugas per Tugas Jabatan
Metoda ini adalah metoda untuk menghitung kebutuhan pegawai pada
jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam. Hasil beragam artinya hasil
kerja dalam jabatan banyak jenisnya seperti yang terdapat pada pekerjaan
pengadministrasian umum. Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung
dengan metoda ini adalah uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas,
waktu penyelesaian tugas, dan jumlah waktu kerja efektif per hari rata-rata.
2.6. Tinjauan Studi Terdahulu
Lituhayu (2008) dalam skripsinya yang berjudul Analisis Beban Kerja dan
Kinerja Karyawan (Studi Kasus pada Head Office) PT Lerindo Internasional
Jakarta, menyatakan bahwa permasalahan beban kerja yang terjadi pada karyawan
PT. Lerindo Internasional antara lain : jumlah karyawan yang masih belum cukup
untuk menangani pekerjaan yang ada (khususnya pada divisi Operation, Sales,
dan HR), gaji dan insentif yang masih kurang sesuai dengan beban kerja,
kurangnya pelatihan bagi karyawan, pendistribusian pekerjaan yang kurang baik
serta beban kerja karyawan yang belum sesuai (khususnya pada divisi Operation,
Sales, dan HR).
Berdasarkan hasil analisis persepsi beban kerja pada penelitian tersebut,
terdapat perbedaan beban kerja pada masing-masing divisi di perusahaan. divisi
support memiliki total beban kerja yang paling rendah daripada divisi lainnya, dan
divisi operation memiliki total beban kerja yang paling tinggi diantara divisi
lainnya. Kemudian, berdasarkan hasil perhitungan jumlah total karyawan yang
18
efisien pada Head Office PT. Lerindo Indonesia diperoleh jumlah sebanyak 38
orang. Jumlah karyawan efisien pada divisi Finance dan Accounting sebesar tujuh
orang, divisi HRD sebesar enam orang, divisi Operation sebesar sepuluh orang,
divisi Sales sepuluh orang dan divisi Support sebesar lima orang.
Kinerja karyawan secara rata-rata dinilai sudah baik berdasarkan hasil
analisis persepsi karyawan sebagai responden. Kinerja yang baik tersebut meliputi
: cara penyelesaian kerja, kesesuaian kualitas dan kuantitas pekerjaan dengan
standar dan kompetensi, kemampuan adaptasi, bekerja sama, kesadaran
keselamatan kerja, pelayanan yang diberikan, produktivitas dan absensi.
Setyawan (2008) menjelaskan dalam skripsinya yang berjudul Analisis
Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya Manusia (Studi Kasus Seksi MDF
Bogor Centrum Kantor Daerah Telkom, Bogor), bahwa berdasarkan analisis
persepsi karyawan dapat diketahui persepsi karyawan terhadap analisis pekerjaan
dan kondisi pekerjaan sudah baik. Permasalahan yang terjadi di Seksi MDF yaitu
jam kerja yang kurang diperhatikan, peralatan yang sering dipinjam orang lain
dari unit lain sehingga menghambat pekerjaan Seksi MDF, tugas dari manajemen
terkadang disampaikan bersamaan dengan target kerja yang tinggi dan masalah
teknis seperti rak utama yang sudah terlalu penuh dengan kabel.
Berdasarkan Penilaian Beban Kerja I, II, dan III pada diperoleh beban
kerja riil Seksi MDF sebesar 2125,76 jam per orang per tahun. Angka tersebut
adalah 117 persen dari waktu efektif karyawan selama satu tahun. Hal tersebut
mengindikasikan terjadinya over capacity beban kerja pada karyawan. Beban
kerja yang berlebihan menyebabkan karyawan mengalami keletihan fisik dan
psikologis. Keadaan tersebut harus diatasi dengan menambah jumlah karyawan
untuk mengerjakan kelebihan beban kerja tersebut. Jumlah karyawan yang efektif
dan efisien berdasarkan perhitungan adalah sejumlah sembilan orang.
Berdasarkan penelitian Saragih (2004) dalam skripsinya yang berjudul
Analisis Beban Kerja, Kompensasi, dan Kepuasan Kerja Karyawan Puskesmas
(Studi Kasus Puskesmas Bogor Timur) menyatakan bahwa beban kerja karyawan
dilihat dari waktu standar hariannya secara keseluruhan untuk seluruh karyawan
melebihi waktu kerja Puskesmas, dan adanya karyawan yang bertanggung jawab
19
terhadap lebih dari satu unit pelayanan sehingga beban waktu standar hariannya
bertambah.
Penerapan kompensasi di Puskesmas berdasarkan beban kerja pada tiap
karyawan. Penerapan kompensasi berasal dari dana hasil tindakan di Puskesmas
yang sesuai dengan beban kerja yang ditetapkan pada tiap-tiap karyawan.
Rangking jabatan karyawan yang ditetapkan menjadi dasar pembagian dana yang
diperoleh dari hasil tindakan tersebut, sedangkan hubungan antara beban kerja dan
kompensasi tergolong sedang. Hubungan beban kerja dengan kepuasan kerja
tergolong rendah dan tidak berpengaruh nyata, dan untuk hubungan antara
kompensasi terhadap kepuasan kerja tergolong rendah dan tidak berhubungan
nyata.
Robot (2009) dalam tesisnya yang berjudul Analisis Beban Kerja Perawat
Pelaksana dalam Mengevaluasi Kebutuhan Tenaga Perawat di Ruang Rawat Inap
Rumah Sakit Umum Prof. dr R. D. Kandou Manado, menyatakan bahwa
berdasarkan hasil pengamatan tentang penggunaan waktu dari kegiatan perawat
sesuai shift dinas diperoleh gambaran waktu kegiatan seluruh shift yaitu 2518
menit dan sampel total 330. Penggunaan waktu kegiatan perawat shift pagi
sebesar 40,91 persen, shift sore sebesar 21,72 persen, dan shift malam sebesar 37,3
persen. Gambaran beban kerja perawat pelaksana berdasarkan jenis kegiatan
perawat yaitu untuk kegiatan keperawatan langsung sebesar 46,67 persen,
kegiatan tidak langsung keperawatan sebesar 19,39 persen dan kegiatan lainnya
sebesar 33,94 persen.
Adapun kebutuhan tenaga perawat pelaksana di ruang rawat inap B yang
dihitung berdasarkan hasil pengamatan beban kerja dan waktu yang dibutuhkan
pasien, yaitu terdapat kekurangan perawat sebanayak empat orang. Berdasarkan
hasil penelitian dapat diketahui faktor-faktor yang mempengaruhi beban kerja
perawat pelaksana di ruang rawat inap Irina B RSU Prof. dr. R. D. Kandou
Manado. Faktor-faktor tersebut yaitu persentase tingkat hunian tempat tidur,
jumlah pasien, tingkat keparahan penyakit, dan jumlah variasi kasus pasien.
III. METODE PENELITIAN
3.1. Kerangka Pemikiran
3.1.1 Kerangka Pemikiran Konseptual
Institut Pertanian Bogor (IPB) merupakan salah satu perguruan tinggi
negeri di Indonesia, telah memiliki lulusan yang tersebar di berbagai profesi
baik yang bekerja di dalam maupun di luar negeri. IPB telah dipercaya oleh
masyarakat sebagai perguruan tinggi negeri yang mampu menghasilkan lulusan
yang kompeten baik dari segi pengetahuan maupun keterampilannya. IPB juga
tidak terlepas dari adanya kondisi persaingan antar perguruan tinggi negeri
dalam menghasilkan lulusan yang berkualitas. Kondisi tersebut menyebabkan
perguruan tinggi negeri seperti IPB dituntut untuk terus meningkatkan
kepuasan bagi konsumen (mahasiswa) melalui pelayanan akademik yang baik
serta tetap berusaha kompetitif dalam mencapai setiap tujuannya. Institut
Pertanian Bogor memiliki visi, misi dan tujuan yang jelas dalam rangka
melaksanakan kegiatan organisasinya. Penjabaran dari visi dan misi sangat
diperlukan dalam pelaksanaan organisasi secara keseluruhan. Hal ini terutama
agar terjadi keseragaman tujuan dalam seluruh tingkat dan unit kerja dalam
organisasi.
Sejalan dengan penjabaran visi dan misi yang dimiliki sebuah
organisasi, maka salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah dengan
melakukan perencanaan terhadap sumber daya manusia (SDM). Perencanaan
SDM merupakan faktor terpenting yang dapat mendukung keberhasilan
pencapaian tujuan organisasi. Perencanaan SDM yang baik juga akan
menghasilkan karyawan yang baik. Karyawan yang baik yaitu apabila bekerja
sesuai dengan kemampuan yang dimiliki menurut kebutuhan perusahaan.
Menurut Siagian (2008) melalui perencanaan SDM yang matang, produktivitas
kerja dari tenaga yang sudah ada dapat pula ditingkatkan.
Jumlah kebutuhan SDM untuk pekerjaan administrasi akademik dan
kemahasiswaan pada setiap unit tata usaha departemen di IPB selama ini belum
memiliki suatu keseragaman. Adapun perhitungan kebutuhan tenaga kerja yang
didasarkan pada beban kerja dapat dilakukan dengan melakukan pengamatan
21
dan pencatatan terhadap aktifitas atau kegiatan yang dilakukan oleh karyawan
adminstrasi dalam selang waktu tertentu. Berdasarkan hasil pengamatan
terhadap aktifitas yang dilakukan karyawan, dapat diketahui seberapa besar
alokasi penggunaan waktu oleh karyawan untuk bekerja maupun tidak bekerja.
Pencatatan terhadap aktifitas dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan
aktifitas berguna untuk mengetahui beban kerja seorang karyawan yang
kemudian digunakan untuk menentukan jumlah kebutuhan tenaga kerja atau
sumber daya manusia.
Perencanaan SDM yang tepat akan menghasilkan efisiensi dan
efektivitas kerja sehingga dapat meningkatkan produktivitas organisasi. Tujuan
institusi dapat tercapai apabila produktivitas organisasi semakin meningkat.
Adapun alur kerangka pemikiran konseptual berdasarkan uraian di atas dapat
dilihat pada Gambar 1.
22
Gambar 1. Alur kerangka pemikiran konseptual
Visi, Misi dan Tujuan Institut
Pertanian Bogor
Efisiensi Tenaga Kerja
Pengukuran Kebutuhan
Jumlah Tenaga Kerja
Aktifitas Karyawan
Administrasi dalam
Waktu Tertentu
Penentuan Beban Kerja
Karyawan Administrasi
Perencanaan SDM
Tujuan Unit Tata Usaha
Tujuan Departemen IPB
Beban Kerja Karyawan
Adminstrasi
Input
Jumlah Tenaga Kerja yang
Dibutuhkan pada Unit Administrasi
Output
Perhitungan Jumlah
Tenaga Kerja
berdasarkan Beban Kerja
Karyawan Administrasi
Proses
Analisis
Perhitungan
Kebutuhan Tenaga
Kerja
23
Gambar 2. Alur kerangka pemikiran operasional
Perhitungan Jumlah Tenaga Kerja
Berdasarkan Beban Kerja
Frekuensi dan Waktu
Aktivitas
Jumlah Tenaga Kerja yang
Dibutuhkan
Perhitungan Beban Kerja
Karyawan Administrasi
Analisis Beban Kerja
Unit Tata Usaha Departemen IPB
Perencanaan SDM
Evaluasi
Jumlah Tenaga Kerja yang
Dibutuhkan
Jumlah Tenaga Kerja Riil
Rekomendasi
Analisis Perhitungan
Kebutuhan Tenaga Kerja
26
dan kemahasiswaan seperti yang terdapat pada uraian tugas-tugas pokok di setiap
unit tata usaha. Jenis-jenis kegiatan tidak produktif yang berhasil diamati dan
hampir didapati di seluruh unit tata usaha yaitu mengobrol sesama karyawan,
membaca koran atau majalah, menggunakan sambungan internet untuk hal-hal
yang tidak perlu, terlambat datang kerja, dan pulang kerja lebih awal. Adapun
kegiatan pribadi yang dilakukan oleh karyawan untuk menghilangkan penat atau
kelelahan, yang berhasil diamati meliputi kegiatan makan, minum, shalat, tidur,
mendengarkan musik dan olahraga ringan. Hasil pengamatan penggunaan waktu
kerja dengan metode work sampling selama dua hari terhadap karyawan
administrasi akademik dan kemahasiswaan pada masing-masing unit tata usaha,
dapat dilihat pada Tabel 4.
Tabel 4. Jumlah penggunaan waktu kerja karyawan administrasi
akademik dan kemahasiswaan
Unit Tata
Usaha
Total Waktu (menit)
Jumlah
Persentase (%) Total
Persentase 1 2 3 1 2 3
ITSL 660 250 110 1020 64,71 24,51 10,78 100
ARL 540 280 200 1020 52,94 27,45 19,61 100
FKH 570 320 130 1020 55,88 31,37 12,75 100
ITK 480 320 220 1020 47,06 31,37 21,57 100
IPT 390 510 120 1020 38,24 50,00 11,76 100
MNH 610 290 120 1020 59,80 28,43 11,76 100
TEP 380 510 140 1030 36,89 49,51 13,59 100
TIN 370 520 130 1020 36,27 50,98 12,75 100
MAT 210 740 120 1070 19,63 69,16 11,21 100
BIK 490 490 110 1090 44,95 44,95 10,09 100
MAN 650 530 190 1370 47,45 38,69 13,87 100
GM 510 410 100 1020 50,00 40,20 9,80 100
IKK 510 450 60 1020 50,00 44,12 5,88 100
Rata-rata 490 432,31 134,62 1056,92 46,45 40,83 12,72 100
Rata-rata
perhari
245 216,15 67,31 528,46 - - - -
Jam
perhari
4,08 3,60 1,12 8,81 - - - -
Keterangan :
1 = jenis kegiatan produktif
2 = jenis kegiatan tidak produktif
3 = jenis kegiatan pribadi
Berdasarkan Tabel 4 dapat diketahui untuk jenis kegiatan yang bersifat
produktif, jumlah penggunaan waktu dari seluruh unit tata usaha berkisar antara
19,63 persen hingga 64,71 persen. Jumlah penggunaan waktu oleh karyawan
untuk kegiatan yang bersifat tidak produktif berkisar antara 24,51 persen hingga
40
69,16 persen dan untuk kegiatan yang bersifat pribadi berkisar antara 5,88 persen
hingga 21,57 persen.
Penggunaan waktu untuk kegiatan produktif seperti yang terlihat pada
Gambar 3, yang paling tinggi terletak pada unit tata usaha departemen ITSL yaitu
sebesar 64,71 persen atau 660 menit, sedangkan yang paling rendah terdapat pada
unit tata usaha departemen MAT yaitu sebesar 19,63 persen atau 210 menit.
Berdasarkan hasil pengamatan, tingginya angka penggunaan waktu untuk kegiatan
produktif pada unit tata usaha ITSL dikarenakan aktivitas sehari-hari karyawan
untuk kegiatan yang berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan dapat
dikatakan cukup padat. Sebaliknya, rendahnya angka penggunaan waktu produktif
pada unit tata usaha Matematika disebabkan oleh jumlah aktivitas sehari-hari
karyawan untuk jenis kegiatan produktif yang sedikit dan karyawan sering tidak
berada di tempat kerja.
Unit tata usaha departemen MNH memiliki angka penggunaan waktu
produktif sebesar 610 menit atau 59,80 persen atau tertinggi kedua setelah
departemen ITSL. Hal ini disebabkan aktifitas yang bersifat produktif yang
dilakukan oleh karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan unit tata
usaha MNH pada hari pengamatan juga cukup padat dan beragam.
Urutan tertinggi penggunaan waktu produktif berikutnya setelah
departemen MNH adalah unit tata usaha pada FKH yaitu sebesar 55,88 persen
dari keseluruhan waktu yang tersedia untuk bekerja. Berdasarkan hasil
pengamatan, angka penggunaan waktu produktif oleh karyawan administrasi
akademik dan kemahasiswaan di unit tata usaha FKH dipengaruhi oleh tugas-
tugas akademik dan kemahasiswaan di lingkup fakultas yang cukup beragam. Hal
ini menyebabkan jumlah kegiatan produktif yang dilakukan karyawan selama
pengamatan cukup banyak.
Berdasarkan hasil pengamatan baik di departemen TIN dan TEP, dapat
diketahui bahwa selama pengamatan berlangsung karyawan administrasi
akademik dan kemahasiswaan sering melakukan urusan pribadi mereka pada saat
jam kerja. Hal ini menyebabkan unit tata usaha departemen TIN dan TEP
memiliki urutan masing-masing kedua dan ketiga terendah dalam penggunaan
41
persen. Jika dibandingkan dengan hasil penggunaan waktu kerja oleh karyawan
HRD, maka karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan di setiap unit
tata usaha yang diamati kurang optimal dalam menggunakan waktu kerja
produktif daripada karyawan HRD.
Berdasarkan rata-rata persentase penggunaan waktu untuk setiap jenis
kegiatan pada Tabel 4 dapat diketahui bahwa rata-rata persentase penggunaan
waktu untuk jenis kegiatan produktif yaitu sebesar 46,45 persen, hampir
mendekati nilai persentase untuk kegiatan tidak produktif yaitu 40,83 persen.
Waktu produktif optimal adalah mencapai 80 persen. Berdasarkan hal ini, dapat
disimpulkan bahwa rata-rata karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan
menggunakan sebesar 33,55 persen waktu produktif mereka untuk mengerjakan
kegiatan yang tidak produktif. Hal tersebut menyebabkan penggunaan waktu kerja
untuk kegiatan yang produktif tidak optimal.
Menurut hasil pengamatan secara umum, karyawan yang lebih banyak
melakukan kegiatan tidak produktif dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai
berikut :
1. Kurangnya supervisi dari atasan langsung dikarenakan ruangan atasan pada
beberapa unit tata usaha terletak jauh dari ruangan tempat karyawan bekerja.
Hal ini menyebabkan karyawan bebas mengobrol, membaca koran atau
majalah, menggunakan koneksi internet untuk hal-hal yang tidak perlu dan
sebagainya.
2. Sulitnya beradaptasi di lingkungan baru bagi atasan yang baru ditempatkan di
unit tata usaha tertentu, menyebabkan kekurangtegasan atasan dalam
menegakkan aturan-aturan yang ada.
3. Karyawan yang mengerjakan urusan rumah atau pribadi pada waktu jam
kerja, sehingga menyebabkan karyawan terlambat datang kerja atau pulang
kerja lebih awal.
4. Pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan yang bersifat fluktuatif,
artinya ada waktu-waktu tertentu karyawan sangat sibuk bekerja dan ada pula
waktu tertentu dimana pekerjaan sangat sedikit.
Karyawan menggunakan waktu sebesar 12,72 persen atau sebesar 134,62
menit untuk kegiatan pribadi. Jika dirata-ratakan per hari, maka karyawan rata-
43
rata menghabiskan sebanyak 67,31 menit atau 1,12 jam untuk kegiatan pribadi.
Hal ini sesuai dengan jam untuk keperluan pribadi seperti makan, istirahat, dan
sebagainya, yang ditetapkan bagi karyawan yang bekerja di lingkup IPB yaitu satu
jam.
4.6. Analisis Jumlah Kebutuhan Karyawan bagian Administrasi
Akademik dan Kemahasiswaan
Analisis mengenai jumlah kebutuhan karyawan untuk pekerjaan
administrasi akademik dan kemahasiswaan dilakukan dengan menggunakan
metode perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja. Pekerjaan
administrasi akademik dan kemahasiswaan memiliki hasil kerja yang beragam
misalnya hasil kerja melayani mahasiswa berbeda dengan hasil kerja membuat
surat. Oleh karena itu, pendekatan perhitungan jumlah kebutuhan karyawan
menggunakan pendekatan tugas per tugas jabatan. Langkah-langkah perhitungan
kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja dengan pendekatan tugas per
tugas jabatan sesuai Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor :
KEP/75/M.PAN/7/2004 yaitu sebagai berikut :
a. Menetapkan waktu kerja
Waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja terdiri terdiri dari
hari kerja efektif dan jam kerja efektif. Waktu kerja efektif berlaku sama di
seluruh unit tata usaha.
Hari kerja efektif dapat dihitung dengan langkah-langkah berikut ini.
Diketahui jumlah hari berdasarkan kalender 2010 adalah sebanyak 365 hari.
Jumlah hari sabtu dan minggu adalah sebanyak 104 hari dalam setahun.
Kemudian hari libur nasional pada tahun 2010 adalah sejumlah 14 hari dan cuti
tahunan berdasarkan informasi dari Direktorat Sumberdaya Manusia IPB yaitu 11
hari. Total hari libur diperoleh dengan menjumlahkan hari sabtu dan minggu,
dengan hari libur nasional dan cuti tahunan yaitu sebesar 129 hari. Terakhir, hari
kerja efektif diperoleh dengan mengurangi jumlah hari pada kalender 2010
dengan total hari libur sehingga diperoleh hari kerja efektif yaitu sebanyak 236
hari.
Karyawan IPB bekerja selama 8,5 jam per hari atau sebanyak 2550 menit
per minggu (8,5 jam dikalikan dengan lima hari kerja). Jam kerja efektif adalah
44
jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak
bekerja (allowance) seperti buang air, melepas lelah, istirahat makan, dan
sebagainya. Allowance diperkirakan rata-rata sekitar 30 persen dari jumlah jam
kerja. Dengan demikian, jam kerja efektif karyawan IPB setelah dikurangi
allowance menjadi 1785 menit per minggu atau 92820 menit per tahun.
b. Menyusun Waktu Penyelesaian Tugas
Setiap tugas pokok memiliki beban tugas yang menggambarkan seberapa
banyak tugas tersebut dilakukan dalam satuan hasil dan jangka waktu tertentu.
Misalnya pada unit tata usaha MNH (Lampiran 7) untuk tugas pelayanan
akademik mahasiswa salah satunya adalah membuat surat-surat yang
berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan. Beban tugas membuat surat
selama setahun adalah 2000 surat. Standar kemampuan rata-rata menunjukkan
berapa lama waktu yang diperlukan oleh seseorang untuk menyelesaikan
pengetikan satu lembar surat, yaitu dalam hal ini 5 menit per surat. Waktu
penyelesaian tugas (WPT) untuk kegiatan membuat surat yang berhubungan
dengan akademik dihitung dengan mengalikan beban tugas selama setahun
dengan standar kemampuan rata-rata yaitu 2000 lembar x 5 menit per lembar
sama dengan 10000 menit per tahun dan seterusnya.
Beban tugas (BT) dan standar kemampuan rata-rata (SKR) waktu
penyelesaian setiap elemen tugas pokok diperoleh dari hasil wawancara terhadap
karyawan di masing-masing unit tata usaha. Contoh hasil pengukuran waktu
penyelesaian tugas dapat dilihat misalnya pada unit tata usaha yaitu MNH
(Lampiran 7). Hasil perkalian antara beban tugas dan standar kemampuan rata-
rata untuk setiap tugas pokok kemudian dijumlahkan seperti yang terlihat pada
Lampiran 7, sehingga total waktu penyelesaian tugas ( WPT) adalah 57025
menit per tahun.
Perlu untuk diketahui bahwa seluruh beban tugas (BT) pekerjaan
administrasi akademik dan kemahasiswaan pada setiap unit tata usaha sampel
yang diteliti adalah beban tugas yang dihitung selama setahun dan standar
kemampuan rata-rata penyelesaian tugas (SKR) dikonversikan ke dalam satuan
menit sehingga satuan untuk waktu penyelesaian tugas (WPT) adalah menit per
tahun. Adapun perhitungan waktu penyelesaian tugas administrasi akademik dan
45
kemahasiswaan pada setiap unit tata usaha secara lengkap dapat dilihat pada
Lampiran 2-14.
c. Menghitung Jumlah Kebutuhan Pegawai
Jumlah kebutuhan karyawan dengan demikian dapat dihitung berdasarkan
data yang diperoleh dari tahapan sebelumnya. Misalnya diketahui pada langkah b,
total waktu penyelesaian tugas administrasi dan akademik pada unit tata usaha
MNH adalah 57025 menit per tahun. Jam kerja efektif adalah 92820 menit per
tahun. Jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan
pada unit tata usaha MNH dapat dihitung dengan membagi jumlah total waktu
penyelesaian tugas dengan jam kerja efektif. Hasil pembagian kemudian dikalikan
dengan satu orang sehingga diperoleh angka kebutuhan karyawan yaitu sebesar
0,61 orang dan dibulatkan ke atas menjadi satu orang. Adapun perhitungan jumlah
kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada seluruh unit
tata usaha yang diteliti dapat dilihat pada Lampiran 2-14.
Tabel 5. Ringkasan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik
dan kemahasiswaan
No. Unit Tata Usaha
Kebutuhan Karyawan
(orang)
Pembulatan
(orang)
1. ITSL 0,71 1
2. ARL 0,69 1
3. FKH 0,60 1
4. ITK 0,41 1
5. IPT 0,10 1
6. MNH 0,61 1
7. TEP 0,57 1
8. TIN 0,54 1
9. MAT 0,15 1
10. BIK 0,31 1
11. MAN 0,42 1
12. GM 0,58 1
13. IKK 0,35 1
Jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan
pada masing-masing unit tata usaha secara ringkas dapat dilihat pada Tabel 5.
Angka kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan seluruh
unit tata usaha berdasarkan uraian tugas pada Tabel 3, berkisar antara 0,10 hingga
1,29 orang. Meskipun pada akhirnya akan dilakukan pembulatan, perbedaaan
46
Matematika sebelum pembulatan yang kecil diantara unit tata usaha lain yaitu
0,15.
Kelebihan jumlah karyawan terdapat di sebelas unit tata usaha yaitu
kecuali unit tata usaha ITSL dan MAT. Salah satunya yaitu unit tata usaha pada
FKH yang memiliki jumlah aktual karyawan sebanyak lima orang. Berdasarkan
hasil pengamatan diketahui bahwa kelima karyawan memiliki uraian tugas yang
telah ditetapkan masing-masing. Akan tetapi, jika seluruh uraian tugas tersebut
digabungkan dan dihitung beban kerjanya, maka pekerjaan administrasi akademik
dan kemahasiswaan sesungguhnya dapat dikerjakan oleh satu orang. Kemudian
pada unit tata usaha ITK, jumlah karyawan aktual adalah sebanyak tiga orang.
Berdasarkan pengamatan dapat diketahui bahwa terdapat pembagian tugas yang
tidak sama rata pada unit tata usaha tersebut. Perhitungan kebutuhan jumlah
karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan di unit tata usaha ITK juga
menghasilkan jumlah kebutuhan karyawan sebanyak satu orang (Tabel 6).
Hal lainnya pada Tabel 6 yaitu terdapat sembilan unit tata usaha yang
memiliki jumlah aktual karyawan sebanyak dua orang, padahal perhitungan
kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit-unit
tata usaha tersebut menghasilkan jumlah kebutuhan karyawan rata-rata sebanyak
satu orang. Berdasarkan pengamatan dapat diketahui bahwa rata-rata karyawan
merasakan beban kerja yang mereka emban berlebih sehingga mereka merasa
perlu tambahan karyawan untuk pekerjaan administrasi akademik dan
kemahasiswaan.
Mangkuprawira (2003) menyatakan jika karyawan bekerja di bawah
standar, dapat berarti estimasi standar yang ditetapkan lebih tinggi dibanding
kapasitas karyawan itu sendiri sehingga beban kerja yang diemban terasa berlebih.
Kelebihan jumlah karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada
sebelas unit tata usaha mengindikasikan bahwa dibutuhkan karyawan dengan
kapasitas yang lebih tinggi untuk mengerjakan beban kerja yang ada sehingga
dapat dikerjakan oleh satu orang. Hal ini untuk menghindari institusi menggaji
karyawan lebih banyak dari yang seharusnya atau dengan kata lain untuk
menghindari inefisiensi biaya.
49
dalam hal langkah-langkah kerja untuk suatu tugas pokok tertentu juga dapat
mempengaruhi perbedaan nilai beban kerja.
2. Saran
Adapun beberapa saran yang diajukan dari skripsi dan diharapkan dapat
bermanfaat yaitu :
a. Institut Pertanian Bogor sebaiknya mengkaji ulang mengenai analisis
pekerjaan di unit tata usaha lingkup departemen. Hal-hal yang perlu dikaji
ulang misalnya mengenai uraian tugas-tugas pokok pekerjaan administrasi
akademik dan kemahasiswaan. Unsur tugas yang lebih rinci dan sama di
setiap unit tata usaha diperlukan agar beban kerja lebih terstandar sehingga
jumlah karyawan di seluruh unit tata usaha dapat seragam dan sesuai dengan
beban kerja yang ditetapkan.
b. Mengadakan pelatihan bagi karyawan untuk meningkatkan kapasitas sesuai
dengan uraian tugas yang dikerjakan.
c. Kelebihan jumlah tenaga kerja sebaiknya dapat diatasi misalnya dengan
memperluas pekerjaan dan memperkaya pekerjaan. Perluasan dan
pemerkayaan pekerjaan juga dapat membantu mengurangi besarnya jumlah
penggunaan waktu yang tidak produktif oleh karyawan.
d. Supervisi dari atasan terhadap bawahan perlu ditingkatkan.
e. Studi banding antar departemen mengenai pekerjaan administrasi akademik
dan kemahasiswaan untuk memberi gambaran sekaligus membandingkan
langkah-langkah penyelesaian kerja dan waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan pekerjaan.
f. Untuk penelitian selanjutnya, disarankan agar menelaah mengenai
bagaimana pembuatan standar beban kerja untuk pekerjaan-pekerjaan lain di
unit tata usaha.
53
DAFTAR PUSTAKA
Dessler, G. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia. Indeks, Jakarta.
Hasan, M. I. 2002. Pokok-Pokok Materi Metodologi Penelitian dan Aplikasinya.
Ghalia Indonesia, Jakarta.
Ilyas, Y. 2004. Perencanaan SDM Rumah Sakit : Teori, Metoda dan Formula.
Fakultas Kesehatan Mayarakat, Universitas Indonesia, Depok.
Indriana, N. 2009. Analisis Kebutuhan Tenaga berdasarkan Beban Kerja di
Bagian Human Resource Departement (HRD) Rumah Sakit Karya Bhakti
Bogor. Skripsi pada Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas
Indonesia.
Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor :
KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan
Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam rangka Penyusunan Formasi
Pegawai Negeri Sipil.
Lituhayu, R. 2008. Analisis Beban Kerja dan Kinerja Karyawan (Studi Kasus
pada Head Office) PT Lerindo Internasional Jakarta. Skripsi pada
Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut
Pertanian Bogor.
Mangkuprawira, S. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik. PT.
Ghalia Indonesia, Jakarta.
Moekijat. 2008. Analisis Jabatan. CV. Mandar Maju, Bandung.
Nasution, S. 2003. Metode Research (Penelitian Ilmiah). Bumi Aksara, Jakarta.
Rencana Strategis IPB 2008-2013. http://www.ipb.ac.id. [25 Februari 2010]
Rivai, H. V. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan, Dari
Teori ke Praktik. PT. Rajagrafindo Persada, Jakarta.
Rivai, H. V. dan E. J. Sagala. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk
Perusahaan Dari Teori ke Praktik. Rajawali Pers, Jakarta.
Robot, F. J. M. 2009. Analisis Beban Kerja Perawat Pelaksana dalam
Mengevaluasi Kebutuhan Tenaga Perawat di Ruang Rawat Inap Rumah
Sakit Umum Prof. dr R. D. Kandou Manado. Tesis pada Fakultas Ilmu
Keperawatan, Universitas Indonesia.
Saragih, A. 2004. Analisis Beban Kerja, Kompensasi dan Kepuasan Kerja
Karyawan Puskesmas (Studi Kasus Puskesmas Bogor Timur Kota Bogor).
Skripsi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen,
Institut Pertanian Bogor.
54
Setyawan, T. 2008. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya Manusia
(Studi Kasus MDF Bogor Centrum Kantor Daerah Telkom, Bogor).
Skripsi pada Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor.
Siagian, S. P. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bumi Aksara, Jakarta.
55
LAMPIRAN
56
Lanjutan Lampiran 1.
Waktu
Kegiatan yang dilakukan pegawai
Produktif Tidak Produktif Pribadi Keterangan
13:10
13:20
13:30
13:40
13:50
14:00
14:10
14:20
14:30
14:40
14:50
15:00
15:10
15:20
15:30
15:40
15:50
16:00
56
Lampiran 2. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha ITSL
Keterangan :
BT = jumlah beban tugas selama setahun
SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas
WPT = waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun)
Hari kerja efektif = 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif = 92820 menit per tahun
Tugas-Tugas Pokok Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BTxSKR)
Pelayanan akademik
mahasiswa
Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik
dan kemahasiswaan
2360 surat 3 menit/surat 7080
Pendistribusian transkrip nilai per semester - - -
Pelaksanaan
administrasi tugas akhir
mahasiswa
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa
- - -
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa
90 mahasiswa 300 menit/mahasiswa 27000
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa
90 mahasiswa 300 menit/mahasiswa 27000
Penyelenggaraan
kuliah,
praktikum/responsi dan
ujian
Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program
SIMAK untuk setiap mata kuliah
23 mata kuliah 20 menit/mata kuliah 460
Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata
kuliah
23 mata kuliah 15 menit/mata kuliah 345
Merekap daftar hadir setiap mata kuliah 23 mata kuliah 90 menit/mata kuliah 2070
Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk
pelaksanaan Praktek Lapang
- - -
Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan
maupun praktikum
- - -
Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan
menyerahkan kepada pengawas
- - -
Pengarsipan Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja 236 hari 10 menit/hari 2360
WPT 66315
Kebutuhan Pegawai 0,71
5
7
Lampiran 3. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha ARL
Keterangan :
BT = jumlah beban tugas selama setahun
SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas
WPT = waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun)
Hari kerja efektif = 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif = 92820 menit per tahun
Tugas-Tugas Pokok Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BTxSKR)
Pelayanan akademik
mahasiswa
Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik
dan kemahasiswaan
2360 surat 10 menit/surat 23600
Pendistribusian transkrip nilai per semester - - -
Pelaksanaan
administrasi tugas akhir
mahasiswa
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa
20 hari kerja 180 menit/hari 3600
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa
65 mahasiswa 240 menit/mahasiswa 15600
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa
65 mahasiswa 240 menit/mahasiswa 15600
Penyelenggaraan
kuliah,
praktikum/responsi dan
ujian
Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program
SIMAK untuk setiap mata kuliah
19 mata kuliah 15 menit/mata kuliah 285
Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata
kuliah
19 mata kuliah 15 menit/mata kuliah 285
Merekap daftar hadir setiap mata kuliah
Memeriksa berkas mahasiswa untuk pelaksanaan Praktek
Lapang
65 mahasiswa 15 menit/mahasiswa 975
Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan
maupun praktikum
- - -
Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan
menyerahkan kepada pengawas
19 mata kuliah 30 menit/mata kuliah 570
Pengarsipan Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja 236 hari 15 menit/hari 3540
WPT 64055
Kebutuhan Pegawai 0,69
5
8
Lampiran 4. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha FKH
Keterangan :
BT = jumlah beban tugas selama setahun (thn)
SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas (menit)
WPT = waktu penyelesaian tugas (menit per tahun)
Hari kerja efektif = 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif = 92820 menit per tahun
Tugas-Tugas Pokok Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BTxSKR)
Pelayanan akademik
mahasiswa
Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik dan
kemahasiswaan
1500 surat 10 menit/surat 15000
Pendistribusian transkrip nilai per semester 2 semester 10 menit/semester 20
Legalisasi ijazah 160 ijazah 3 menit/ijazah 480
Membuat rekapitulasi IPK mahasiswa 2 semester 2160 menit/semester 4320
Pelaksanaan
administrasi tugas akhir
mahasiswa
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan
jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa
- - -
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan
jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa
160 mahasiswa
100
menit/mahasiswa
16000
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan
jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa
160 mahasiswa
100
menit/mahasiswa
16000
Penyelenggaraan
kuliah,
praktikum/responsi dan
ujian
Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program
SIMAK untuk setiap mata kuliah
43 mata kuliah 15 menit/mata kuliah 645
Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata
kuliah
- - -
Merekap daftar hadir setiap mata kuliah - - -
Memeriksa berkas mahasiswa untuk pelaksanaan Praktek
Lapang
- - -
Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan maupun
praktikum
- - -
Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan
menyerahkan kepada pengawas
- - -
Pengarsipan Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja 236 hari 15 menit/hari 3540
WPT 56005
Kebutuhan Pegawai 0,60
5
9
Lampiran 5. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha ITK
Keterangan :
BT = jumlah beban tugas selama setahun
SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas
WPT = waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun)
Hari kerja efektif = 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif = 92820 menit per tahun
Tugas-Tugas Pokok Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BTxSKR)
Pelayanan akademik
mahasiswa
Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik
dan kemahasiswaan
500 surat 10 menit/surat 5000
Pendistribusian transkrip nilai per semester 2 semester 10 menit/semester 20
Pelaksanaan
administrasi tugas akhir
mahasiswa
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa
- - -
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa
65 mahasiswa 200 menit/mahasiswa 13000
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa
65 mahasiswa 200 menit/mahasiswa 13000
Penyelenggaraan
kuliah,
praktikum/responsi dan
ujian
Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program
SIMAK untuk setiap mata kuliah
21 mata kuliah 5 menit/mata kuliah 105
Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata
kuliah
21 mata kuliah 15 menit/mata kuliah 315
Merekap daftar hadir setiap mata kuliah 21 mata kuliah 30 menit/mata kuliah 630
Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk
pelaksanaan Praktek Lapang
65 mahasiswa 15 menit/mahasiswa 975
Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan
maupun praktikum
21 mata kuliah 30 menit/mata kuliah 630
Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan
menyerahkan kepada pengawas
19 mata kuliah 30 menit/mata kuliah 570
Pengarsipan Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja 236 hari 15 menit/hari 3540
WPT 37785
Kebutuhan Pegawai 0,41
6
0
Lampiran 6. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha IPT
Keterangan :
BT = jumlah beban tugas selama setahun
SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas
WPT = waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun)
Hari kerja efektif = 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif = 92820 menit per tahun
Tugas-Tugas Pokok Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BTxSKR)
Pelayanan akademik
mahasiswa
Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik
dan kemahasiswaan
132 surat 10 menit/surat 1320
Pendistribusian transkrip nilai per semester 2 semester 10 menit/semester 20
Pelaksanaan
administrasi tugas akhir
mahasiswa
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa
- - -
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa
115
mahasiswa
10 menit/mahasiswa 1150
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa
115
mahasiswa
10 menit/mahasiswa 1150
Penyelenggaraan
kuliah,
praktikum/responsi dan
ujian
Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program
SIMAK untuk setiap mata kuliah
21 mata kuliah 15 menit/mata kuliah 315
Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata
kuliah
21 mata kuliah 15 menit/mata kuliah 315
Merekap daftar hadir setiap mata kuliah 21 mata kuliah 180 menit/mata kuliah 3780
Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk
pelaksanaan Praktek Lapang
- - -
Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan
maupun praktikum
21 mata kuliah 30 menit/mata kuliah 630
Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan
menyerahkan kepada pengawas
21 mata kuliah 30 menit/mata kuliah 630
Pengarsipan Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja - - -
WPT 9310
Kebutuhan Pegawai 0,10
6
1
Lampiran 7. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha MNH
Keterangan :
BT = jumlah beban tugas selama setahun
SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas
WPT = waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun)
Hari kerja efektif = 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif = 92820 menit per tahun
Tugas-Tugas Pokok Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BTxSKR)
Pelayanan akademik
mahasiswa
Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik
dan kemahasiswaan
2000 surat 5 menit/surat 10000
Pendistribusian transkrip nilai per semester - - -
Pelaksanaan
administrasi tugas akhir
mahasiswa
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa
- - -
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa
100
mahasiswa
180 menit/mahasiswa 18000
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa
100
mahasiswa
180 menit/mahasiswa 18000
Penyelenggaraan
kuliah,
praktikum/responsi dan
ujian
Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program
SIMAK untuk setiap mata kuliah
21 mata kuliah 60 menit/mata kuliah 1260
Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata
kuliah
- - -
Merekap daftar hadir setiap mata kuliah 21 mata kuliah 240 menit/mata kuliah 5040
Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk
pelaksanaan Praktek Lapang
100
mahasiswa
10 menit/mahasiswa 1000
Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan
maupun praktikum
21 mata kuliah 5 menit/mata kuliah 105
Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan
menyerahkan kepada pengawas
21 mata kuliah 60 menit/mata kuliah 1260
Pengarsipan Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja 236 hari 10 menit/hari 2360
WPT 57025
Kebutuhan Pegawai 0,61
6
2
Lampiran 8. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha TEP
Keterangan :
BT = jumlah beban tugas selama setahun
SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas
WPT = waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun)
Hari kerja efektif = 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif = 92820 menit per tahun
Tugas-Tugas Pokok Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BTxSKR)
Pelayanan akademik
mahasiswa
Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik
dan kemahasiswaan
237 surat 10 menit/surat 2370
Pendistribusian transkrip nilai per semester 2 semester 15 menit/semester 30
Pelaksanaan
administrasi tugas akhir
mahasiswa
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa
- - -
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa
100
mahasiswa
200 menit/mahasiswa 20000
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa
100
mahasiswa
200 menit/mahasiswa 20000
Penyelenggaraan
kuliah,
praktikum/responsi dan
ujian
Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program
SIMAK untuk setiap mata kuliah
36 mata kuliah 20 menit/mata kuliah 720
Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata
kuliah
- - -
Merekap daftar hadir setiap mata kuliah 36 mata kuliah 200 menit/mata kuliah 7200
Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk
pelaksanaan Praktek Lapang
- - -
Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan
maupun praktikum
36 mata kuliah 10 menit/mata kuliah 360
Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan
menyerahkan kepada pengawas
36 mata kuliah 60 menit/mata kuliah 2160
Pengarsipan Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja - - -
WPT 52840
Kebutuhan Pegawai 0,57
6
3
Lampiran 9. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha TIN
Keterangan :
BT = jumlah beban tugas selama setahun
SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas
WPT = waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun)
Hari kerja efektif = 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif = 92820 menit per tahun
Tugas-Tugas Pokok Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BTxSKR)
Pelayanan akademik
mahasiswa
Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik
dan kemahasiswaan
500 surat 5 menit/surat 2500
Pendistribusian transkrip nilai per semester 2 semester 15 menit/semester 30
Pelaksanaan
administrasi tugas akhir
mahasiswa
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa
- - -
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa
110
mahasiswa
180 menit/mahasiswa 19800
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa
110
mahasiswa
180 menit/mahasiswa 19800
Penyelenggaraan
kuliah,
praktikum/responsi dan
ujian
Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program
SIMAK untuk setiap mata kuliah
35 mata kuliah 60 menit/mata kuliah 2100
Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata
kuliah
- - -
Merekap daftar hadir setiap mata kuliah - - -
Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk
pelaksanaan Praktek Lapang
110
mahasiswa
30 menit/mahasiswa 3300
Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan
maupun praktikum
35 mata kuliah 15 menit/mata kuliah 525
Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan
menyerahkan kepada pengawas
35 mata kuliah 60 menit/mata kuliah 2100
Pengarsipan Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja - - -
WPT 50155
Kebutuhan Pegawai 0,54
6
4
Lampiran 10. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha MAT
Keterangan :
BT = jumlah beban tugas selama setahun
SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas (menit)
WPT = waktu penyelesaian tugas (menit per tahun)
Hari kerja efektif = 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif = 92820 menit per tahun
Tugas-Tugas Pokok Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BTxSKR)
Pelayanan akademik
mahasiswa
Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik
dan kemahasiswaan
232 surat 5 menit/surat 1160
Pendistribusian transkrip nilai per semester - - -
Pelaksanaan
administrasi tugas akhir
mahasiswa
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa
- - -
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa
100
mahasiswa
60 menit/mahasiswa 6000
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa
100
mahasiswa
60 menit/mahasiswa 6000
Penyelenggaraan
kuliah,
praktikum/responsi dan
ujian
Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program
SIMAK untuk setiap mata kuliah
31 mata kuliah 15 menit/mata kuliah 465
Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata
kuliah
- - -
Merekap daftar hadir setiap mata kuliah - - -
Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk
pelaksanaan Praktek Lapang
- - -
Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan
maupun praktikum
- - -
Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan
menyerahkan kepada pengawas
- - -
Pengarsipan Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja - - -
WPT 13625
Kebutuhan Pegawai 0,15
6
5
Lampiran 11. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha BIK
Keterangan :
BT = jumlah beban tugas selama setahun
SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas
WPT = waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun)
Hari kerja efektif = 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif = 92820 menit per tahun
Tugas-Tugas Pokok Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BTxSKR)
Pelayanan akademik
mahasiswa
Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik
dan kemahasiswaan
150 surat 10 menit/surat 1500
Pendistribusian transkrip nilai per semester 2 semester 10 menit/semester 20
Pelaksanaan
administrasi tugas akhir
mahasiswa
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa
70 mahasiswa 100 menit/mahasiswa 7000
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa
70 mahasiswa 100 menit/mahasiswa 7000
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa
70 mahasiswa 100 menit/mahasiswa 7000
Penyelenggaraan
kuliah,
praktikum/responsi dan
ujian
Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program
SIMAK untuk setiap mata kuliah
18 mata kuliah 20 menit/mata kuliah 360
Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata
kuliah
- - -
Merekap daftar hadir setiap mata kuliah - - -
Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk
pelaksanaan Praktek Lapang
70 mahasiswa 30 menit/mahasiswa 2100
Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan
maupun praktikum
- - -
Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan
menyerahkan kepada pengawas
18 mata kuliah 60 menit/mata kuliah 1080
Pengarsipan Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja 236 hari 10 menit/hari 2360
WPT 28420
Kebutuhan Pegawai 0,31
6
6
Lampiran 12. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha MAN
Keterangan :
BT = jumlah beban tugas selama setahun
SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas
WPT = waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun)
Hari kerja efektif = 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif = 92820 menit per tahun
Tugas-Tugas Pokok Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BTxSKR)
Pelayanan akademik
mahasiswa
Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik
dan kemahasiswaan
1000 surat 5 menit/surat 5000
Pendistribusian transkrip nilai per semester - - -
Pelaksanaan
administrasi tugas akhir
mahasiswa
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa
- - -
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa
120
mahasiswa
120 menit/mahasiswa 14400
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa
120
mahasiswa
120 menit/mahasiswa 14400
Penyelenggaraan
kuliah,
praktikum/responsi dan
ujian
Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program
SIMAK untuk setiap mata kuliah
25 mata kuliah 60 menit/mata kuliah 1500
Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata
kuliah
- - -
Merekap daftar hadir setiap mata kuliah - - -
Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk
pelaksanaan Praktek Lapang
- - -
Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan
maupun praktikum
- - -
Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan
menyerahkan kepada pengawas
25 mata kuliah 60 menit/mata kuliah 1500
Pengarsipan Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja 236 hari 10 menit/hari 2360
WPT 39160
Kebutuhan Pegawai 0,42
6
7
Lampiran 13. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha GM
Keterangan :
BT = jumlah beban tugas selama setahun
SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas
WPT = waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun)
Hari kerja efektif = 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif = 92820 menit per tahun
Tugas-Tugas Pokok Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BTxSKR)
Pelayanan akademik
mahasiswa
Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik
dan kemahasiswaan
600 surat 5 menit/surat 3000
Pendistribusian transkrip nilai per semester - - -
Pelaksanaan
administrasi tugas akhir
mahasiswa
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa
- - -
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa
90 mahasiswa 200 menit/mahasiswa 18000
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa
90 mahasiswa 200 menit/mahasiswa 18000
Penyelenggaraan
kuliah,
praktikum/responsi dan
ujian
Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program
SIMAK untuk setiap mata kuliah
28 mata kuliah 30 menit/mata kuliah 840
Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata
kuliah
28 mata kuliah 10 menit/mata kuliah 280
Merekap daftar hadir setiap mata kuliah 28 mata kuliah 150 menit/mata kuliah 4200
Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk
pelaksanaan Praktek Lapang
90 mahasiswa 15 menit/mahasiswa 1350
Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan
maupun praktikum
- - -
Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan
menyerahkan kepada pengawas
28 mata kuliah 30 menit/mata kuliah 840
Pengarsipan Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja 236 hari 30 menit/hari 7080
WPT 53590
Kebutuhan Pegawai 0,58
6
8
Lampiran 14. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha IKK
Keterangan :
BT = jumlah beban tugas selama setahun
SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas
WPT = waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun)
Hari kerja efektif = 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif = 92820 menit per tahun
Tugas-Tugas Pokok Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BTxSKR)
Pelayanan akademik
mahasiswa
Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik
dan kemahasiswaan
100 surat 15 menit/surat 1500
Pendistribusian transkrip nilai per semester 2 semester 10 menit/semester 20
Pelaksanaan
administrasi tugas akhir
mahasiswa
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa
- - -
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa
50 mahasiswa 200 menit/mahasiswa 10000
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa
50 mahasiswa 200 menit/mahasiswa 10000
Penyelenggaraan
kuliah,
praktikum/responsi dan
ujian
Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program
SIMAK untuk setiap mata kuliah
21 mata kuliah 60 menit/mata kuliah 1260
Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata
kuliah
- - -
Merekap daftar hadir setiap mata kuliah 21 mata kuliah 240 menit/mata kuliah 5040
Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk
pelaksanaan Praktek Lapang
- - -
Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan
maupun praktikum
21 mata kuliah 5 menit/mata kuliah 105
Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan
menyerahkan kepada pengawas
21 mata kuliah 60 menit/mata kuliah 1260
Pengarsipan Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja 236 hari 15 menit/hari 3540
WPT 32725
Kebutuhan Pegawai 0,35
6
9