MANUAL PROSES PERHUBUNGAN PEMENTORAN (FASA 1 HINGGA 5)

PROGRAM PEMENTORAN DALAM PERKHIDMATAN AWAM

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

FASA 1 MEMBINA KEPERCAYAAN Sesi Pertama Masa 1 jam a. Membantu menti mengeratkan hubungan, saling faham memahami, kemesraan hubungan dengan rakan sekerja dan pegawai atasan. b. Menjelaskan kepada menti tentang skop dan peranan kedua-dua belah pihak dalam pementoran. a. Mentor menjalankan sesi taaruf (berkenalan-kenalan)/ menggunakan boring biodata mentor dan menti. b. Menandatangani borang persetujuan menjalani program program pementoran jabatan (Lampiran 1a dan 1b). c. Perbincangan skop (Lampiran 1c). Aktiviti peranan mentor dan menti

Objektif

d. Membincangkan struktur pementoran dan nilai-nilai murni tonggak 12. e. Mentor membuat penilaian dan pemerhatian awal terhadap menti. f. Pemerhatian dan maklumbalas berpandukan lampiran buku log (Lampiran 1d). dicatat dengan yang disediakan

Nilai

Menghargai Masa

LAMPIRAN 1a

PERSETUJUAN MELAKSANAKAN PROGRAM PEMENTORAN Saya ________________________________________________________________ (K/P) ________________________________________________________________ bersetuju untuk melaksanakan Program Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam ini dalam masa ______ bulan untuk membantu organisasi saya menuju ke arah yang lebih cemerlang.

Saya juga bersetuju untuk membantu _________________________________ (nama dan k/p) supaya dapat menjadi seorang warga organisasi yang berprestasi tinggi, berimej positif serta berketrampilan dalam melaksanakan tugas.

Saya berbangga terpilih sebagai seorang mentor dan berjanji untuk memberikan komitmen terhadap tugas saya dan mampu menjadi contoh teladan yang baik. Saya sesungguhnya dengan sedaya upaya akan mematuhi segala etika dan peraturan pementoran yang ditetapkan dalam program ini.

Bagi saya, penglibatan saya dalam Program Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam ini adalah : ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________

Apa yang ingin saya capai sebagai seorang mentor ialah : ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________

Ikhlas membantu;

Fasilitator;

................................................... (Nama : ) Mentor

................................................. (Nama : ) Pegawai Psikologi/ Pegawai Sumber Manusia

LAMPIRAN 1b PERSETUJUAN MENTOR MENTI Mentor : _____________________________________________________________ Menti : _____________________________________________________________ Perjumpaan : 1 jam setiap sesi Tempat : _____________________________________________________________

Saya, _______________________________________________________________ (K/P) ______________________________________________ menti kepada

____________________________________________________, akan mengadakan perbincangan berterusan sepanjang Program Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam ini dilaksanakan.

Saya akan memberikan komitmen terhadap mentor saya serta akan bersama-sama membantu organisasi ke arah yang lebih cemerlang.

Saya tahu bahawa program ini adalah untuk kebaikan saya, mentor saya dan juga semua pegawai/ kakitangan dalam mempertingkatkan kecemerlangan kerjaya.

Semoga penglibatan saya ini dapat membantu saya dan organisasi agar lebih berprestij dan berprestasi tinggi.

Menti :

Mentor :

................................................... (Nama : ) Tarikh :

................................................... (Nama : ) Tarikh :

LAMPIRAN 1c

PERBINCANGAN PERANAN DAN SKOP MENTOR DAN MENTI (Panduan Untuk Mentor) Pementoran ialah proses memberi bimbingan, sokongan dan bantuan secara profesional (terlatih dan beretika, berkemahiran dan bersistematik) dalam menghadapi krisis hidup dan pembangunan diri individu.

Mentor pula bermaksud seorang individu yang dilantik untuk membimbing dalam perkembangan kerjaya seseorang pegawai. Biasanya mentor adalah seorang yang lebih kanan atau berpengalaman yang boleh dijadikan contoh teladan atau role model kepada rakan sekerja yang lain.

Menti membawa erti individu yang dibantu oleh mentor dalam proses pementoran dan biasanya merupakan seseorang yang memerlukan bantuan dalam

perkembangan diri, kerjaya dan penyesuaian dalam kehidupan.

Tuliskan kebaikan yang ada dalam diri anda: 1. 2. 3. 4. 5. _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________

Pementoran memberi fokus kepada dua aspek : a) Kemajuan Kerjaya ; i. ii. iii. iv. v. Memberi bantuan dan sokongan untuk perkembangan kerjaya. Memberi pendedahan dan menggalakkan individu berpandangan jauh. Membantu pencapaian tinggi dalam kerja. Memberi perlindungan. Memenuhi cabaran kepada tanggungjawab dan tugas.

b)

Kemajuan Psikososial i. ii. iii. Menjadi contoh teladan atau role model. Memberi dan menerima sokongan peribadi. Menjadikan elemen kaunseling sebagai sokongan untuk berhadapan dengan cabaran atau masalah peribadi sama ada berkaitan dengan kerjaya atau sebaliknya. iv. Menjadikan persahabatan sebagai landasan dan tujuan membangunkan dimensi personel dalam organisasi.

OBJEKTIF PEMENTORAN 1. Menggabung jalinkan ilmu pengetahuan dan kemahiran dalam situasi pekerjaan yang sebenar di pejabat. 2. Menangani masalah pengurusan diri di pejabat untuk menghasilkan kualiti kerja yang tinggi. 3. Menggunakan kemahiran berfikir dan pengurusan diri untuk menyelesaikan masalah serta membuat keputusan yang rasional di pejabat. 4. 5. Menjalankan tanggungjawab di dalam dan luar pejabat dengan penuh yakin. Menggalakkan budaya pembelajaran sepanjang hayat.

Sebagai mentor, anda sebenarnya mengembangkan potensi diri, serta meningkatkan kemahiran dan kekuatan yang ada dalam diri anda. Pada masa yang sama anda membimbing rakan anda untuk bersama-sama menonjolkan potensi yang ada dalam diri. Program pementoran ini adalah satu bonus untuk anda menambah saham dunia dan akhirat.

Apakah perasaan pertama anda apabila menerima surat perlantikan sebagai mentor? ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________

IMPLIKASI PERLAKSANAAN PEMENTORAN

ORGANISASI 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Meningkatkan keberkesanan dalam mengendalikan latihan personel. Meningkatkan persefahaman dan komunikasi dalam organisasi. Meningkatkan produktiviti. Menggerakkan organisasi ke arah pembelajaran berterusan. Membawa perspektif baru dalam kerjaya. Mengubah keperluan dalam pembangunan profesional. Mengurangkan kos, masa dan kapasiti kakitangan dalam mengendalikan latihan personel. 8. Mengurangkan tekanan kepada pihak pengurusan.

MENTOR 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Mempertingkat dan memantapkan kemahiran kerja yang ada. Mewujudkan keselesaan komunikasi dalam organisasi. Membina perancangan kerjaya yang lebih bermakna. Mengubah cara gaya kepimpinan. Memberi kepuasan kepada diri. Memberi penjelasan mengenai visi dan kerja yang dilaksanakan. Memahami individu lain.

MENTI 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Meningkatkan keyakinan diri. Mendapatkan sokongan. Membantu dalam menghadapi sesuatu isu. Berkongsi pengalaman dalam perancangan kerjaya. Meningkatkan kefahaman terhadap diri dan orang lain. Mendapatkan penghargaan dan meningkatkan nilai diri yang positif. Meningkatkan motivasi dan kemahiran berkomunikasi. Menti melihat mentor sebagai rakan dalam persekitaran yang berbeza dari pekerjaan.

BIODATA MENTOR DAN MENTI KU

DIRI KU

MENTOR / MENTI

T.T

1. TAHUN LAHIR

2. HOBI

3. ADIK BERADIK

4. MAKANAN POPULAR

5. DAERAH KELAHIRAN

6. PRINSIP HIDUP

7. WARNA KESUKAAN

8. SIKAP YANG DISUKAI

9. SIKAP YANG DIBENCI

10. SAIZ KASUT

LAMPIRAN 1d

MAKLUMAT PROGRAM PEMENTORAN

BIODATA MENTOR

1.

NAMA PENUH :

2.

NO. K/P (BARU) :

3.

JAWATAN SEKARANG :

4.

NAMA SKIM PERKHIDMATAN :

5.

ALAMAT JABATAN :

Telefon (P) No. Faks E-mel

: : :

BIODATA MENTI

1.

NAMA PENUH :

2.

NO. K/P (BARU) :

3.

JAWATAN SEKARANG :

4.

NAMA SKIM PERKHIDMATAN :

5.

ALAMAT JABATAN :

Telefon (P) No. Faks E-mel

: : :

PROGRAM PEMENTORAN DALAM PERKHIDMATAN AWAM (BUKU LOG) Bil. Pertemuan :- ...................................... Tarikh Masa Mula :- .......................................

:- ........................................ Masa Tamat :- ........................................

Isu/ Perbincangan

Aktiviti

Maklum Balas

Disediakan Oleh :

......................................... ( Mentor )

........................................... ( Menti )

FASA 2 MENGENAL PASTI KOMPETENSI Sesi Kedua Masa 1 jam a. Mendapatkan isu-isu kemahiran dan pengetahuan kerja menti dalam jabatan. b. Menggalakkan perhubungan kerjasama.

Objektif

a. Berbincang dengan menti berkenaan isu-isu peribadi dan kerjaya bagi tujuan perkembangan potensi diri menti. Mengisi Borang Penilaian Perhubungan Pementoran Pra-Menti. b. Menti melukis graf kehidupan dan senarai semak perkembangan menti dengan bimbingan mentor. c. Perbincangan tentang nilai. Mentor dan menti membuat ulasan perbincangan dan maklum balas positif untuk menggalakkan menti terus aktif dalam program ini (Lampiran 2a i dan 2a ii). d. Menulis buku log.

Aktiviti

Nilai

Ketekunan Membawa Kejayaan

Lampiran B

SULIT

BORANG PENILAIAN PERHUBUNGAN PEMENTORAN (PRE-MENTI, POST-MENTOR/ MENTI) (KESELURUHAN)

SIRI / TAHUN

NAMA MENTOR JAWATAN

: :

NAMA MENTI JAWATAN

: :

JABATAN NO. RUJUKAN FAIL

: :

PANDUAN PENGISIAN BORANG

PANDUAN KEPADA MENTOR DAN MENTI

Menti perlu mengisi borang ini pada permulaan sesi pertemuan dengan bimbingan mentor. Manakala mentor bersama menti perlu mengisi borang yang sama setelah tamat perhubungan pementoran. Borang ini perlu dikemukakan kepada Urus setia Program Pengupayaan Kendiri (Pementoran) di peringkat Jabatan masing-masing. Bagi menghasilkan penilaian yang berkesan mentor dan menti perlu memberikan perhatian terhadap perkara-perkara berikut:i.

Menti perlu mengisi borang dengan sejujur yang mungkin dan penilaian mestilah berdasarkan kompetensi semasa yang dimiliki sementara mentor perlu mengisi borang berdasarkan perkembangan menti dalam pementoran hasil pemerhatian yang berterusan.

ii.

Mentor dan menti perlu memastikan borang dihantar kepada penyelaras program pementoran mengikut tempoh-tempoh yang ditetapkan iaitu pada proses taaruf bagi menti dan proses penamatan bagi mentor. Laporan ini akan dijadikan sebagai alat pengukur keberkesanan program pementoran ke atas pegawai berkenaan.

iii.

Untuk mengisi borang laporan ini, mentor dan menti perlu menentukan pencapaian kompetensi semasa berdasarkan kedudukan tahap kompetensi profesional, budaya, peribadi dan sosial dengan menandakan ( ) di petak skala yang disenaraikan di bawah, yang difikirkan bersesuaian untuk menggambarkan kedudukan sebenar pegawai pada masa laporan disediakan. Kadar skala penilaian pementoran kompetensi menti yang ditetapkan adalah seperti berikut:-

iv.

CEMERLANG

BAIK

SEDERHANA

2/5

BAHAGIAN I Laporan ini hendaklah diisi dengan menandakan ( ) di skala ruangan yang disediakan. Mentor dan menti juga perlu memberikan ulasan mengenai keadaan semasa sama ada pencapaian pegawai tersebut berada di tahap yang dinyatakan di bawah. 1. KOMPETENSI PROFESIONAL KEMAHIRAN YANG DI MENTORKAN Dinilai dari segi pencapaian, inisiatif dan kreatif dalam menjalankan dan menyelesaikan tugas serta tanggungjawab yang diberikan.
SEDERHANA Pre Post Pre BAIK Post CEMERLANG Pre Post

1.1.

Keupayaan memastikan kemahiran ________________ tercapai. Daya usaha untuk memperbaiki/ meningkatkan kemahiran bekerja. Daya usaha untuk menyelesaikan masalah.

1.2.

1.3.

1.4.

Ketekunan yang ditunjukkan dalam menjalankan kemahiran baru yang dimentorkan.

Ulasan ..................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................... .....................................................................................................................................................................................

2.

KOMPETENSI BUDAYA KERJA KELAS PERTAMA ORGANISASI Dinilai dari segi amalan dan penghayatan budaya kerja kelas pertama.
SEDERHANA Pre Post Pre BAIK Post CEMERLANG Pre Post

2.1.

Melakukan kerja dengan pantas dan responsif.

2.2. 2.3.

Berkebolehan memberi empati dan memberi perkhidmatan terbaik. Memiliki kebijaksanaan, keunikan dan berdaya saing. Mengamalkan pembelajaran berterusan. Memiliki sikap positif dan inovatif.

2.4. 2.5.

Ulasan ..................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................... .....................................................................................................................................................................................

3/5

3.

KOMPETENSI PERIBADI Dinilai dari segi cara berpakaian, keterampilan diri, kesopanan dan perilaku.

SEDERHANA Pre Post Pre

BAIK Post

CEMERLANG Pre Post

3.1.

Kekemasan berpakaian dan hias diri.

3.2.

Budi bahasa dan kesopanan.

3.3.

Bekerjasama dalam satu pasukan.

3.4.

Kesediaan menerima teguran/ nasihat.

3.5.

Kepimpinan diri yang ditunjukkan.

Ulasan ..................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................... .....................................................................................................................................................................................

4.

KOMPETENSI SOSIAL Dinilai dari segi usaha pegawai untuk mematuhi peraturan, arahan dan kebolehan berinteraksi.

SEDERHANA Pre Post Pre

BAIK Post

CEMERLANG Pre Post

4.1.

Mematuhi arahan penyelia atau pegawai atasan. Perhubungan dengan pegawai atasan. Perhubungan dengan rakan sekerja.

4.2. 4.3.

4.4.

Perhubungan dengan pelanggan.

Ulasan ..................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................... .....................................................................................................................................................................................

4/5

BAHAGIAN II

1.

Ulasan Pegawai Pelapor ( Mentor ) Secara Keseluruhan

......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... .........................................................................................................................................

Tandatangan Pegawai Pelapor (Mentor) Nama Jawatan Tarikh

: .......................................................... : .......................................................... : .......................................................... : ..........................................................

2.

Ulasan Urus setia PPK (Secara Keseluruhan)

......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... .........................................................................................................................................

Tandatangan Pegawai

: .......................................................... : .......................................................... : .......................................................... : ..........................................................

Nama Jawatan Tarikh

5/5

LAMPIRAN 2a (i)

GRAF KEHIDUPAN Tandakan insiden penting dalam kehidupan/kerjaya anda

Gembira

Sedih

I Tahun dalam jangkauan 5

LAMPIRAN 2a (ii)

INVENTORI SENARAI SEMAK PERKEMBANGAN POTENSI MENTI/ MENTOR Arahan : Tandakan ( ) yang berkaitan dengan anda ditempat yang sesuai. No Pernyataan Tidak Setuju 1 1 Saya lebih suka memberikan perkhidmatan kepada orang lain daripada memberi fokus kepada matlamat saya sendiri. Saya selesa memberi tugasan penting kepada orang lain. Saya mengizinkan, malah menggalakkan rakan kerja atau pekerja saya mengambil risiko. Saya menghargai individu yang membawa saya kepada kejayaan sekarang. Saya bersikap terbuka pada pandangan orang lain. Saya suka belajar sesuatu yang baru. Saya boleh melakukan kesalahan. Saya patuh kepada janji dan akan melaksanakan janji-janji saya. Saya mampu melihat orang lain yang kecewa, beremosi dan gembira. 2 3 Sangat Setuju 4 5

5 6 7 8

10 Saya mengambil masa untuk membaca walaupun di luar bidang saya. 11 Saya menggalakkan kejayaan orang lain dan gembira apabila melihat orang lain mendapat kejayaan yang lebih baik. Saya tidak membuat andaian yang saya tahu tentang maksud yang tersirat pada sesuatu perbuatan. Saya tidak akan menahan inisiatif orang lain. Saya selesa dalam memperbaiki kelemahan atau kesalahan yang saya lakukan.

12

13 14

15 16

Saya selesa untuk mengaku setiap kesalahan yang saya lakukan. Saya selesa untuk bertanya soalan tentang andaian-andaian yang dibuat termasuklah andaian saya sendiri. Saya menghormati orang lain tidak kira dimana jua. Saya tidak memberitahu orang lain apa yang mereka hendak dengar. Saya memahami dan menghargai bagaimana emosi mempengaruhi kerja. Saya mudah menseimbangkan tanggungjawab kerja dan keluarga. antara

17 18

19

20

21

Saya berusaha untuk memberi dorongan dan meraikan kejayaan orang lain. Saya tidak perlu pengurusan mikro memberi tumpuan kepada

22

23

Saya memberitahu rakan kerja / pekerja saya bahawa kegagalan adalah peluang untuk berjaya. Saya selesa apabila pandangan/pendapat saya dicabar. Saya belajar dan menyesuaikan diri dengan pandangan rakan kerja/pekerja saya. Saya berminat memberi motivasi pada orang lain. Saya bersedia untuk mempertahankan rakan kerja saya /pekerja saya. Apa yang saya harapkan dari orang lain, sama dengan harapan saya pada diri saya. Saya mengubah cara gaya komunikasi saya untuk menyesuaikan dengan pelbagai budaya. Saya menghargai nilai rekreasi walaupun dalam pekerjaan. JUMLAH NILAI KESELURUHAN

24

25

26 27

28

29

30

Pemarkahan Dan Intepretasi: 30-60 Anda mungkin tidak sesuai untuk menjadi mentor/ menti.

61-90

Anda mungkin mempunyai nilai sebagai seorang mentor/ menti dan harus memberi komitmen dalam program pementoran. Anda mempunyai potensi untuk menjadi mentor/ menti/ penyelia yang baik.

91-120

121-150

Anda mempunyai nilai seorang mentor/ menti yang cemerlang. Anda mungkin boleh meningkatkan kemahiran tertentu.

Sesi Ketiga Masa 1 jam a. Mentor mengenal pasti kekuatan dan kelemahan menti dalam aspek pembangunan diri dan kerjaya. Objektif b. Membentuk matlamat sesi perhubungan pementoran melalui kemahiran yang dimentorkan.

a. Kenal pasti kekuatan dan kelemahan menti (Lampiran 2b). b. Perbincangan mengenai matlamat perhubungan mentor dan menti yang dipersetujui bersama dan dapatkan perbincangan dengan penyelia (Lampiran 2c). Aktiviti c. Mengisi Borang (Lampiran 2d). Perancangan Peningkatan Kendiri

d. Membuat rumusan ringkas dan perbincangan nilai keseronokan bekerja. e. Menulis buku log.

Nilai

Keseronokan Bekerja

Sesi Keempat Masa 1 jam a. Mentor membantu menti melihat skop isu dengan lebih menyeluruh dan mengenal pasti isu pokok. Objektif b. Meneliti manual prosedur kerja (SOP) dan kaitannya dengan kehendak jabatan dan pelanggan.

a. Perbincangan mentor untuk mengenal pasti fokus utama bagi pengembangan diri menti dan penambahbaikkan yang boleh dilakukan dalam program pementoran ini. b. Meneliti manual kerja dan perbincangan dengan menti amalan dan keperluan semasa menjalankan tugas. c. Perbincangan tentang nilai-nilai murni ketinggian peribadi, kaitannya dengan imej dan kerjaya. d. Membuat rumusan fasa 2 dan mencatatkan dalam buku log.

Aktiviti

Nilai

Ketinggian Peribadi

LAMPIRAN 2b

SENARAI SEMAK KEKUATAN DAN KELEMAHAN POTENSI DIRI Nyatakan kekuatan dan kelemahan mengikut aspek personaliti, kemahiran khusus dan generik :-

Bil. 1.

Aspek Personaliti (mengikut ujian personaliti)

Kekuatan

Kelemahan

2.

Kemahiran Khusus (berdasarkan kemahiran khusus mengikut skim perkhidmatan/ senarai tugas seperti fail meja)

3.

Kemahiran Generik (berdasarkan kompetensi umum mengikut skim perkhidmatan/ tacit knowledge)

LAMPIRAN 2c

PENETAPAN MATLAMAT

Matlamat Utama Menti

Mentor: Apa yang anda telah lakukan untuk mencapai matlamat tersebut.

Apakah yang anda telah lakukan sebelum ini?

Situasi menti sekarang

LAMPIRAN 2d

Borang Perancangan Peningkatan Kendiri

Bagaimanakah pementoran ini dapat membantu saya? Tandakan mana-mana pernyataan yang berkaitan dengan anda. Membina keyakinan dan keupayaan diri. Meningkatkan kemahiran dan pengetahuan kerja hakiki. Membantu meningkatkan kepercayaan dan ekspektasi organisasi terhadap saya. Menghargai budaya dan tatakerja kerja dalam organisasi. Menjadi penyokong kepada kejayaan organisasi dan kelemahan yang boleh ditingkatkan. Memberi peluang untuk meningkatkan kompetensi dan pengalaman profesional. Memberi peluang kenaikan pangkat. Memberi peluang untuk bekerjasama dengan contoh model yang baik. Memberi peluang jaringan sosial. Memberi peluang jelas untuk meningkatkan kompetensi.

Apabila terlibat dalam pementoran, saya rasa.... ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________

Saya berharap dengan pementoran ini, dapat membantu saya... ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________

FASA 3 STRATEGI MEMBINA KOMPETENSI Sesi Kelima Masa 1 jam a. Mentor dan menti melihat apakah aktiviti-aktiviti atau alternative-alternatif yang boleh dilakukan untuk mencapai skop dan isu yang perlu dicapai dalam program ini mengikut keperluan menti. b. Menti membuat pemerhatian melalui video atau kerjakerja dilapangan.

Objektif

a. Perbincangan cara-cara mencapai matlamat perhubungan pementoran contohnya membentuk strategi meningkatkan prestasi kerja cemerlang (Lampiran 3a). Aktiviti b. Mentor melakukan tunjukcara/ simulasi sesuai mengikut pelan pembelajaran dan matlamat pementoran menti. c. Perbincangan tentang kesederhanaan. d. Menulis buku log. nilai kemuliaan dan

Nilai

Kemuliaan Kesederhanaan

Sesi Keenam Masa 1 jam a. Mentor dan menti berbincang untuk merancang aktiviti dan alternatif yang akan diambil untuk tujuan penambahbaikkan serta pengembangan potensi diri menti.

Objektif

a. Perbincangan mengambil beberapa strategi yang melibatkan pilihan-pilihan latihan dan sesi pembelajaran. b. Skop perbincangan: Jangka masa, jenis latihan dan tempat latihan. Aktiviti c. Menilai kualiti (Lampiran 3b). pementoran pada tahap tersebut

d. Membuat penilaian dan pemerhatian fasa 3 perbincangan nilai kewajipan menjalankan tugas. e. Mengisi buku log.

dan

Nilai

Kewajipan Menjalankan Tugas

LAMPIRAN 3a

PERBINCANGAN MENTOR-MENTI TENTANG PRESTASI KERJA CEMERLANG

Faktor Tempat Kerja

Faktor Individu

Cth: Hubungan penyelia dan kakitangan yang positif. _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________

Cth: Menerima perbezaan personaliti Individu. _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________

Berdasarkan faktor-faktor di atas, saya berpeluang meningkatkan prestasi melalui : ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________

LAMPIRAN 3b

PENILAIAN KUALITI PEMENTORAN a) Arahan : Lengkapkan senarai semak berikut untuk menilai hubungan di antara mentor dan menti.

Bil. 1 2 3 4

Pernyataan Interaksi dalam perhubungan ini adalah baik. Banyak perkara telah dipelajari melalui perhubungan ini. Matlamat pembentukan perhubungan ini telah tercapai. Adakah jumlah sesi dan masa yang diperuntukan mencukupi?

Ya

Tidak

b) Nyatakan 3 perkara utama yang boleh diperbaiki:-

i) _______________________________________________________________ ii) _______________________________________________________________ iii) _________________________________________________________________

c) Apakah yang dipelajari dari perkara tersebut?

i) _______________________________________________________________ ii) _______________________________________________________________ iii) _________________________________________________________________

d) Apa yang telah anda pelajari dengan jayanya melalui perhubungan pementoran ini?

i) _______________________________________________________________ ii) _______________________________________________________________ iii) _________________________________________________________________

FASA 4 MEMBINA KOMPETENSI DAN PENGUKUHAN Sesi Ketujuh Masa 1 jam a. Mentor dan menti sama-sama melaksanakan tindakan ke atas aktiviti atau alternatif yang diambil untuk diimplementasikan.

Objektif

a. Menghadiri sesi demo oleh menti tentang kemahiran kerja yang menjadi matlamat pementoran. b. Perbincangan berhubung pengurusan kerja dalam organisasi seperti pengendalian mesyuarat, pengurusan kewangan, penyediaan kertas kerja dan lain-lain (sekiranya berkaitan). Aktiviti c. Perbincangan tentang penyerapan nilai-nilai pengaruh teladan. d. Penilaian atas (Lampiran 4a). pengurusan prestasi organisasi

e. Rumusan dan pengisian buku log.

Nilai

Pengaruh Teladan

Sesi Kelapan Masa Objektif 1 jam a. Mentor memantau perkembangan perlaksanaan aktiviti atau alternatif yang dilaksanakan.

a. Aktiviti role play (main peranan) dibuat oleh menti dan dinilai oleh mentor (Lampiran 4b). b. Mentor memberikan maklumbalas positif. Aktiviti c. Perbincangan tentang penyerapan nilai-nilai. d. Mentor dan menti menulis refleksi pembelajaran. e. Menulis buku log.

Nilai

Peningkatan Bakat

Sesi Kesembilan Masa Objektif 1 jam a. Mentor memantau perkembangan perlaksanaan aktiviti atau alternatif yang dilaksanakan.

a. Mentor mendapatkan maklum balas daripada penyelia menti tentang tingkah laku pembelajaran baru yang dipelajari. b. Perbincangan tacit knowledge yang dipelajari. Aktiviti c. Sesi maklumbalas dan perbincangan nilai-nilai murni bersama menti. d. Membuat pemerhatian dan penilaian fasa 4. e. Menulis buku log.

Nilai

Nikmat Mencipta

LAMPIRAN 4a

PENILAIAN DIRI BERKENAAN CARA MENYOKONG PENGURUSAN PRESTASI ORGANISASI

Sebagai seorang menti, bagaimana saya menyokong pengurusan prestasi pada masa sekarang? Bil Pernyataan Ya Kadangkadang JarangJarang

Saya faham dengan jelas misi organisasi saya, keutamaan strategi dan nilai pendorong.

Saya faham objektif prestasi saya dan tingkah laku yang akan menggugat kerjaya serta bagaimana mereka melaksanakannya mengikut keutamaan kumpulan saya dan nilai pendorong.

Saya telah menulis pelan/ rangka prestasi yang menjelaskan objektif prestasi dan tindakan utama yang perlu ada untuk mencapainya.

Saya mengemaskinikan rangka / pelan prestasi saya apabila berlaku perubahan pada objektif atau keutamaan organisasi atau kumpulan saya.

Saya menasihatkan setiap ahli kumpulan saya mengenai matlamat prestasi untuk mereka menyediakan objektif prestasi mereka dan mengenalpasti tingkah laku yang akan menggugat kejayaan mereka.

Saya secara aktif memudahkan proses pelan prestasi dengan ahli kumpulan saya, memastikan mereka menyelesaikan serta mengguna pakai pelan prestasi.

Saya menyelaraskan proses pelan pembangunan dengan ahli kumpulan saya.

Saya memberikan maklum balas yang konstruktif kepada setiap ahli kumpulan saya disepanjang tahun.

Saya melaksanakan sesi maklum balas dengan setiap ahli kumpulan untuk membincangkan objektif dan tingkah laku di tempat kerja.

10 Saya memahami cara pengukuran kejayaan seseorang individu adalah berdasarkan pencapaian objektif prestasi dan tingkah laku mereka di tempat kerja.

11 Saya memberikan penghargaan yang bersesuaian kepada ahli kumpulan saya apabila mereka mencapai objektif prestasi dan menunjukkan tingkah laku yang bersesuaian dalam aktiviti harian.

Jika anda menjawab Ya pada semua soalan, anda telah berada di landasan yang betul untuk mengurus prestasi diri dengan jayanya dan memberi sokongan kepada ahli organisasi untuk mengurus prestasi mereka.

LAMPIRAN 4b BORANG PERKEMBANGAN MENTI Bulatkan tahap kejelasan mengikut nombor yang telah disediakan. Bil 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Pernyataan Komitmen terhadap tugas. Komitmen terhadap organisasi. Bertolak ansur dengan orang lain. Bekerjasama. Memulakan sesuatu tugas. Keinginan untuk berjaya. Keinginan untuk belajar. Menerima kritikan. Tidak Jelas Sangat Jelas

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Keterbukaan dengan tugas-tugas baru. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Jumlahkan kesemua skor yang telah ditanda : ________________

PEMARKAHAN DAN INTERPRETASI Skor 27 dan kurang Anda memerlukan bimbingan dan sesi kaunseling dalam sesetengah bidang. Bimbingan dalam pencapaian sesuatu bidang.

Skor 53 dan kurang

Skor 63 ke atas

Satu petunjuk yang baik untuk menglibatkan diri dalam program pementoran.

Borang ini juga boleh digunakan sebagai alat temu bual semasa membuat penilaian kemahiran dan kekuatan dalaman menti.

FASA 5 PENILAIAN Sesi Kesepuluh Masa 1 jam a. Mentor membuat penilaian terhadap pelaksanaan aktiviti dan alternatif yang dilaksanakan. Objektif b. Penilaian hendaklah dilihat dari sudut pencapaian pelaksanaan aktiviti atau alternatif sama ada perkembangan tersebut memberi impak yang positif atau negatif kepada klien.

Aktiviti

a. Perbincangan mentor mengenal pasti apakah kekuatan dan refleksi sewaktu melaksanakan aktiviti atau alternatif yang dilaksanakan (Lampiran 5a).

Nilai

Kebijaksanaan Berhemat

Sesi Sebelas Masa 1 jam a. Mentor mengenal pasti kekuatan dan refleksi semasa melalui proses perhubungan pementoran. Objektif b. Jika aktiviti atau alternatif yang dijalankan berjalan lancar maka perlaksanannya diteruskan. Sebaliknya jika terdapat halangan atau kekurangan di dalam pelaksanaan maka aktiviti penambahbaikan perlu dilakukan.

a. Perbincangan mentor menti (Lampiran 5b i). b. Refleksi mentor menti (Lampiran 5b ii). Aktiviti c. Memberikan maklum balas. c. Pemerhatian fasa 5.

Nilai

Keutamaan Kesabaran

Sesi Kedua belas Masa 1 jam a. Mentor membuat penamatan sesi. b. Pada peringkat ini mentor akan merumuskan hasil perjumpaan sesi serta penilaian terhadap prestasi menti untuk penambahbaikan atau pengukuhan supaya hasil dapatan yang positif yang diperolehi daripada program ini dapat dimanfaatkan.

Objektif

a. Mentor membuat penilaian terakhir terhadap menti menggunakan Borang Laporan Kemajuan Mentor Menti (Lampiran 5c). b. Mentor membuat laporan program keseluruhan. Laporan ini hendaklah diserahkan kepada penyelaras program pementoran kementerian/ jabatan/ agensi masing-masing (Lampiran B). c. Perbincangan nilai kekuatan sifat baik hati. d. Mentor dan menti membuat sesi penamat dengan menghargai satu sama lain.

Aktiviti

Nilai

Kekuatan Sifat Baik Hati

RUMUSAN: Aktiviti-aktiviti bagi setiap sesi yang dinyatakan di atas adalah sebagai panduan sahaja. Mentor boleh merancang aktiviti-aktiviti yang bersesuaian yang difikirkan sesuai asalkan tidak terkeluar daripada skop pementoran perkhidmatan awam. Selain itu, mentor juga boleh merancang keperluan aktiviti berdasarkan kepada permintaan dan keperluan perkembangan kerjaya menti.

LAMPIRAN 5a BORANG PENILAIAN KERJA Bulatkan tahap kejelasan mengikut nombor yang telah disediakan. Bil 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Pernyataan Keyakinan dalam kerja. Menguruskan tekanan. Tahap kecemerlangan. Ketelitian. Inovasi. Tidak Jelas Sangat Jelas

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Fleksibeliti/keterbukaan untuk berubah. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Kebolehan mengajar. Menjadi role model/contoh. Penerimaan oleh rakan sekerja. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

10 Penerimaan pegawai atasan. 11 Kepantasan.

Jumlahkan kesemua skor yang telah ditanda : ________________

SKOR INTERPRETASI Skor 27 dan kurang Anda memerlukan bimbingan dan sesi kaunseling dalam sesetengan bidang. Bimbingan dalam pencapaian sesuatu bidang.

Skor 53 dan kurang

Skor 63 ke atas

Satu petunjuk yang baik untuk mellibatkan diri dalam program pementoran.

Borang ini juga boleh digunakan sebagai alat untuk membuat penilaian kerja menti.

LAMPIRAN 5b (i) REFLEKSI MENTI TERHADAP PEMENTORAN Bil. Pernyataan Mentor telah lakukan ini pada saya Saya lakukan ini pada orang lain

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Memberi ekspektasi tinggi pada prestasi atau perubahan. Memberi idea-idea yang mencabar. Membantu meningkatkan keyakinan diri. Memberi dorongan ke arah tingkah laku profesional. Mengeratkan hubungan interpersonal. Mencabar tingkah laku negatif. Mendengar kepada masalah peribadi. Menunjukkan contoh yang baik. Berkongsi pengalaman yang membina. Melakukan aktiviti / program bersama mentor. Menerangkan bagaimana sesebuah organisasi berfungsi. Membantu dalam situasi kritikal. Memberi galakan. Membantu dalam perkembangan kerjaya.

*Gunakan maklumat ini untuk berbincang antara mentor-menti.

LAMPIRAN 5b (ii)

Contoh : Lihat berapa banyakkah anda terlibat dalam pementoran. Bincang bersama (mentor-menti) bagaimana maklumat ini boleh membantu.

Tinggi

-Mentor perlu tingkatkan Ilmu. -Menti perlu mentor yang profesional.

-Hubungan yang produktif

Keperluan Menti -Mentor-menti boleh bertemu mengikut keperluan Rendah

-Mentor mempunyai masa membantu orang lain.

Sumber Mentor

Tinggi

Perbincangan bersama menti

Tinggi

Keperluan Menti

Rendah

Sumber Mentor

Tinggi

LAMPIRAN 5c LAPORAN KEMAJUAN MENTOR-MENTI

Tugasan : ________________________________ Tarikh mula : ___________________________ Tajuk : ______________________________

Tarikh akhir : ____________________________

Jabatan/ Kementerian : ____________________________________________________________

1. Pemerhatian tugasan

Tahap Kompetensi Memuaskan Baik Sangat Baik

Keperluan Pembangunan Diri

Catatan

2. Penglibatan dalam tugasan/ projek

Tahap Kompetensi Memuaskan Baik Sangat Baik

Keperluan Pembangunan Diri

Catatan

3. Pelaksanaan tugas/projek

Tahap Kompetensi Memuaskan Baik Sangat Baik

Keperluan Pembangunan Diri

Catatan

Lampiran C

BORANG PENILAIAN PERKEMBANGAN PEMENTORAN BERKALA

bulan/ TAHUN

NAMA MENTOR JAWATAN

: :

NAMA MENTI JAWATAN

: :

JABATAN NO. RUJUKAN FAIL

: :

LAPORAN BERKALA PROGRAM PEMENTORAN Laporan ini hendaklah disediakan oleh mentor yang terlibat dan dihantar kepada urusetia program dua (2) bulan sekali.

PERKEMBANGAN MENTI

STRATEGI TINDAKAN

ULASAN MENTOR

Tandatangan Mentor Nama Tarikh

: ___________________________________ : ___________________________________ : ___________________________________