LAPORAN KERJA 3 BULAN

PT. SANDANA GRAHACIPTA

Nama : Esti Indriastuti Tanggal Bergabung : 07 Maret 2011 Posisi / Jabatan : Sales Counter

BAB 1 PENDAHULUAN
PT. Samator sebagai salah satu perusahaan gas terbesar di Indonesia menerapkan peraturan bagi setiap karyawan yang baru bergabung dengan perusahaan untuk mengikuti masa percobaan selama tiga bulan. Masa percobaan selama tiga bulan ini bertujuan untuk memperkenalkan karyawan baru pada bidang pekerjaan yang akan dikerjakannya dan dapat beradaptasi dengan lingkungan tempat kerjanya. Diharapkan dengan adanya masa percobaan ini karyawan dapat memahami deskripsi pekerjaan yang harus dilakukan, mengetahui budaya kerja yang diterapkan perusahaan dan pada akhirnya dapat memberikan kontribusi sesuai yang diinginkan perusahaan. PT Sandana Grahacipta salah satu group dari PT Samator yang bergerak di bidang Instalasi Gas Medis dan distributor medical equipment atau alat kesehatan. Dimana saya bergabung dengan PT. Sandana Grahacipta pada tangggal 7 Maret 2011 dengan posisi sebagai Sales Counter. Salah satu tugas sebagai Sales Counter adalah menjalin hubungan baik dengan relasi baik itu dari sesama group Samator ataupun dengan relasi dari luar perusahaan dan men support kegiatan pemasaran khususnya untuk pemasaran produk retail. Dimana salah satu produknya regulator dan peralatan medis yang lain. Dalam laporan ini saya akan menjelaskan bidang pekerjaan (job description) yang mencakup tugas dan tanggung jawab serta langkah-langkah yang telah dikerjakan dan hasil yang telah dicapai.

BAB 2 PT. SAMATOR GROUP

PT. Samator Group adalah salah satu perusahaan gas terbesar di Indonesia. Berbagai macam gas diproduksi oleh PT. Samator baik untuk keperluan industri maupun untuk kebutuhan medis. Macam gas yang diproduksi untuk industri antara lain Helium, Hidrogen, Acetylene, CO2 dan lain-lain. Sedangkan gas yang diproduksi untuk kebutuhan medis antara lain Oksigen, N2O, Compressed Air, dan lain-lain. 2.1 SEKILAS SEJARAH TENTANG PT. SAMATOR PT. Samator pada mulanya hanyalah sebuah pabrik yang meproduksi gas Acetylene kecil yang banyak digunakan untuk pengelasan. Perusahaan ini didirikan oleh Bapak Arief Harsono pada 22 Juli 1975. Seiring berjalannya waktu, kini PT. Samator telah berkembang menjadi perusahaan produsen gas terbesar di Indonesia. Bahkan untuk mempermudah konsumen dalam memperoleh gas setiap saat, saat ini telah tersedia Filling Station atau depo pengisian yang tersebar di beberapa kota di Indonesia. 2.2 BIDANG USAHA PT. SAMATOR Perusahaan gas lain yang sebelumnya adalah pesaing PT. Samator yaitu PT. Aneka Gas Industri kini telah menjadi satu group dengan PT. Samator setelah dibeli sahamnya. Hal ini menguntungkan karena dapat memperluas jaringan penjualan dan pelayanan konsumen. Namun selain bergerak pada bidang usaha gas, PT. Samator juga mengembangkan bisnisnya di bidang usaha lain antara lain : 1. PT. Samator Intiperoksida dengan produk Sorbitol dan gulkosa serta Hidrogen Perosida. (Gresik dan Bekasi). 2. PT. Sama Asri Lestari dengan produk kosmetik merk Japparco (sekarang sudah tidak berproduksi) dan plastik kemasan. 3. PT. Catursama Adhika bergerak di bidang money changer (Surabaya). 4. PT. Satya Adhika Bakti bergerak di bidang Leasing (Surabaya). 5. BPR Warudhana Sejahtera bergerak di bidang Perbankan (Sidoarjo). 6. PT. Pemenang Adhika Unggul Travel bergerak di bidang biro perjalanan dan travel (Surabaya). 7. PT. Samakarya Singgasanajaya bergerak di bidang property & bulding management (Surabaya).

8. PT. Sandana Grahacipta bergerak di bidang Medical Equipment, Gas Equipment, Disposable good, Welding and Cutting serta Instalasi perpipaan untuk gas medis dan Laboratorium (Surabaya dan Jakarta). 9. PT. Raja Prima Syngas dengan produk Hidrogen (Surabaya dan Bekasi). 10. PT. Master Daya Motor (Mazda) bergerak di bidang automotive (Surabaya). 11. PT. Fortune Delta Motor (Ford) bergerak di bidang automotive (Surabaya).

2.3 VISI DAN MISI PT. SAMATOR 2.3.1 VISI Menjadi Perusahaan gas industri dengan reputasi tinggi yang selalu berkembang melalui inovasi tanpa henti 2.3.2 MISI 1. Menjamin dan memenuhi kebutuhan serta keinginan para pihak terkait, yaitu pelanggan, pemegang saham, karyawan dan pemasok. 2. Menerapkan sistem manajemen mutu secara efektif dalam segala aspek kegiatan perusahaan guna meningkatkan mutu dan pelayanan. 3. Meningkatkan kinerja, kompetensi dan kualitas karyawan secara berkesinam bungan guna menunjang pengembangan perusahaan. 4. Memperluas jaringan usaha dalam rangka meningkatkan pelayanan. 5. Mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi guna mendukung pelayanan dan pengembangan usaha. PT. Samator menekankan kata Reputasi, Berkembang dan Inovasi yang terdapat dalam penjabaran visinya. Ketiga hal ini meliputi beberapa aspek yaitu : Reputasi Organisasi 1. Sistem/proses : Mengefektifkan sisdur untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan. 2. Teknologi : Mengikuti perkembangan Ilmu Pengetahuan dan teknologi dan mengaplikasikannya dalam organisasi 3. Sumber Daya Manusia : Memiliki SDM yang handal dan berkualitas guna meningkatkan kinerja organisasi

Individu 1. Basic Competency : Pendidikan, pengalaman kerja 2. Psychology Competency : skill, knowledge, attitude 3. Leadership Competency : Managerial Skill 4. Performance Competency : Dilihat dari KPI

Berkembang Organisasi 1. Memperluas Jaringan Usaha 2. Mengembangkan bidang Usaha Individu 1. Upgrade ilmu pengetahuan 2. Mengikuti training, seminar, dll Inovasi Menciptakan produk baru Kreatif

2.4 BUDAYA KERJA, KEBIJAKAN MUTU DAN FILOSOFI PT. SAMATOR 2.4.1 BUDAYA KERJA Untuk menjaga profesionalitas karyawan, PT. Samator menerapkan 10 butir budaya kerja yaitu : 1. Kami melaksanakan tugas dengan sepenuh hati, jujur, disiplin dan dedikasi yang tinggi. 2. Kami bekerja secara profesional dengan integritas dan komitmen yang tinggi. 3. Kami akan menyelesaikan semua pekerjaan secara konsisten dan standar etika yang tinggi. 4. Kami bekerja dengan dinamika, inovasi dan penuh tanggung jawab demi kemajuan perusahaan. 5. Kami membangun kepercayaan dan menjalin hubungan secara intensif, jujur dan terbuka. 6. Kami menghargai kebersamaan, kesetiaan dan menghormati setiap perbedaan yang ada.

7. Kami peduli, fleksibel dan selalu siap dengan solusi yang terbaik agar kebutuhan dan keinginan pelanggan selalu terjamin dan terpenuhi. 8. Kami menjalin kerjasama dengan penuh kesadaran, mengutamakan kerja team dalam menangani persoalan dan saling mendukung untuk kepentingan perusahaan. 9. Kami selalu siap untuk bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas dan pekerjaan yang diserahkan kepada kami. 10. Kami selalu berusaha untuk menunjukkan prestasi dan kinerja yang selalu meningkat dan sesuai rencana/target.

2.4.2 KEBIJAKAN MUTU Sedangkan untuk menjaga kualitas pelayanan kepada pelaggan, diterpakan langkah kebijakan mutu yaitu : Menerapkan sistem manajemen mutu dengan mengacu pada standar nasional dan internasional secara efektif dalam segala aspek kegiatan perusahaan, serta mematuhi peraturan yang berlaku. Meningkatkan kinerja dan kompetensi karyawan secara berkesinambungan. Meningkatkan mutu pelayanan dan daya saing agar kebutuhan dan keinginan para pelanggan, pemegang saham dan karyawan selalu terjamin dan terpenuhi.

2.4.3 FILOSOFI PERUSAHAAN Filosofi perusahaan yang harus dipegang teguh oleh tiap karyawan yaitu disebut dengan K3 yang terdiri dari KONSENTRASI, KOMUNIKASI, KOORDINASI. Seluruh point yang terdapat dalam budaya kerja, kebijakan mutu dan filosofi perusahaan di atas merupakan suatu sistem yang diciptakan agar masing-masing individu yang ada di PT. Samator Group dapat mengeluarkan kemampuan terbaiknya guna mendukung kemajuan perusahaan dan mencapai kepuasan pelanggan.

2.5 STRUKTUR ORGANISASI

CEO / CHAIRMAN BOARD OF DIRECTOR CORP. SEC. QMR : ISO CONTROLLER & AUDIT TEKNIK & PRODUKSI PROCUREMENT & LOG SDM & UMUM INFORMASI & TEKNOLOGI KEUANGAN CORPORATE PLANNING PEMASARAN PENGEMBANGAN USAHA

UNIT GAS

UNIT OTOMOTIF

UNIT CHEMICAL

UNIT PROPERTY

UNIT KEUANGAN & PERBANKAN

UNIT PENDIDIKAN

1. PT SAMATOR
2. PT RPS 3. PT SMU 4. PT SGI 5. PT SGC 6. PT ARM 7. PT RCD

MAZDA FORD

PT SIP

PT SKJ

PT BPR WARUDHANA PT SATYA ADHIKA BAKTI

PT SAMATOR EDUCATION

BAB 3 PT. SANDANA GRAHACIPTA 3.1 PROFIL PERUSAHAAN

PT. Sandana Grahacipta merupakan salah satu group dari PT. Samator yang memiliki spesifikasi di bidang General Engineering (mechanical, piping, electrical and instrument), instalasi gas medis serta distributor medical equipment. Instalasi gas medis sendiri telah menjadi kebutuhan wajib bagi rumah sakit yang berskala nasional atau internasional. PT. Sandana Grahacipta sendiri selalu berusaha untuk membuat suatu sistem instalasi yang berkualitas, tahan lama, memudahkan pengguna dan tentu saja aman bagi pasien. 3.2 VISI, MISI DAN MOTTO PERUSAHAAN 3.2.1 VISI Berusaha menjadi perusahaan konstruksi instalasi gas medis yang terpercaya dan siap bersaing dalam pasar global. 3.2.2 MISI 1. Merealisasikan komitmen untuk selalu berkembang dan melakukan yang terbaik untuk perusahaan, pelanggan, partner bisnis dan lingkungan. 2. Meningkatkan performa, kualitas dan selalu berkompetensi serta mengembangkan bisnis secara simultan. 3. Selalu berusaha mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sesuai dengan bisnis setiap waktu. 3.2.3 MOTTO Mentransformasikan imajinasi menjadi sebuah kreatifitas yang bernilai. 3.3 BIDANG KERJA Bidang kerja PT. Sandana Grahacipta pada dasarnya ada 3 yaitu : 1. General Engineering yang meliputi : Mechanical Engineering, Piping Engineering, Electrical Engineering, dan Instrument Engineering. 2. Medical gas Instalation 3. Medical Equipment Supplier

3.4 STRUKTUR ORGANISASI

DIREKTUR GENERAL MANAGER

SPV AKUNTANSI

WILAYAH BARAT ( Jabar, DKI, Sumatra, Kalbar )

WILAYAH TIMUR ( Jatim, Jateng, Kaltim, Kalteng, Bali, NTT, Indonesia Bag. Timur)

MANAGER TEKNIK

MANAGER PROYEK

MARKETING SPV

SALES COUNTER

BAB 4 TUGAS & TANGGUNG JAWAB

4.1 PENJELASAN PEKERJAAN Adapun deskripsi pekerjaaan dari seorang Sales Counter pada PT. Sandana Grahacipta antara lain adalah sebagai berikut : 1. Mengelola Kas Kecil Pada PT. Sandana Grahacipta, seorang Sales Counter bertanggung jawab mengelola kas kecil. Kas kecil yang dipegang adalah sebesar Rp. 16 juta. Dalam mengelola kas kecil, sales counter mencatat semua pengeluaran (memakai bukti kas keluar) dan kas bon dari semua personil untuk keperluan kegiatan operasional perusahaan. Dan secara berkala membuat laporan atau rekap dari kas kecil tersebut untuk dilaporkan kepada pimpinan. 2. Menerima telepon dari luar dan menerima order dari relasi Salah satu tugas dari Sales Counter adalah menerima dan membuat permintaan penawaran harga dari customer (bisa berupa email, fax ataupun telepon). Sebelum penawaran harga diberikan, terlebih dahulu harus dibedakan, antara penawaran harga untuk customer yang masih satu group dengan perusahaan ataukah untuk customer dari luar. Karena harga untuk group sudah ditentukan. Di samping itu juga, sebelum memberikan penawaran harga (terutama untuk barang yang tidak tercantum dalam price list) bisa dimintakan info Harga Pokok Penjualan (HPP) terlebih dahulu ke bagian Accounting. Selain itu, perlu mengetahui juga stok barang yang akan ditawarkan, di mana dalam hal ini dapat berkoordinasi dengan bagian gudang. 3. Membuka Delivery order (DO) berdasarkan permintaan dari relasi dan stok barang yang ada di gudang. Apabila customer atau relasi sudah menyetujui penawaran harga yang diberikan dan ingin memesan barang tersebut, seorang Sales Counter kemudian membuat DO sesuai apa yang dipesan oleh customer, disamping itu juga perlu diperhatikan apakah barang yang diminta itu tersedia di gudang. Kemudian DO tersebut diproses lebih lanjut sesuai system dan prosedur yang ada. Sales Counter menyimpan lembar ke tiga dan keempat sebagai arsip, sedangkan lembar ke satu dan kedua diserahkan ke bagian admin gudang.

4. Mencatat semua DO yang dibuat ke dalam buku besar Setelah DO tersebut selesai diproses dan didokumentasikan, selanjutnya adalah mencatat atau merekapitulasi semua DO tersebut ke dalam buku besar. 5. Menerima dan mengarsip penawaran yang dibuat Menginformasikan atau memberikan nomor surat untuk setiap penawaran harga yang dibuat oleh Team Pemasaran kemudan mengarsip penawaran tersebut, 6. Mengontrol dan mengawasi pengiriman barang ke customer Barang yang dipesan oleh relasi atau customer harus dikontrol dan diawasi pengirimannya dengan berkoordinasi dengan bagian admin gudang, untuk memastikan apakah barang yang telah dipesan tersebut sudah diterima oleh customer. 7. Menerima dan memonitor order dari relasi melalui Purchase Order (PO) Purchase Order (PO) yang diterima dapat berupa fax atau email, setelah itu memantau barang yang dipesan oleh customer, mengecek apakah barang tersebut sudah diterima oleh customer dan memeriksa status pembayarannya (berkoordinasi dengan admin piutang). 8. Menjaga hubungan baik dengan relasi Memelihara hubungan baik dengan semua relasi, baik itu relasi dari sesama Samator Group ataukah relasi dari luar group. Diharapkan dengan tetap membina hubungan yang baik tersebut dapat meningkatkan kerjasama antara PT. Sandana Grahacipta dengan relasi yang bersangkutan. 9. Mempersiapkan perjalanan dinas karyawan PT. Sandana Grahacipta Menyiapkan perjalanan dinas untuk setiap personil perusahaan yang berencana akan melakukan perjalanan dinas ke luar kota. Untuk pemesanan tiket pesawat dapat dilakukan dengan berkoordinasi dengan Adhika Travel yang akan mereservasi tiket yang dipesan. 10. Membuat dan meng-update informasi dari situs BCI Asia setiap bulan BCI Asia merupakan website yang berisi informasi tentang pengadaan atau project-project yang berkaitan dengan line of business PT. Sandana Grahacipta, yakni pengadaan alat kesehatan dan instalasi gas medis. Dari website itu, dapat diperoleh semua informasi tentang projet-project untuk rumah sakit yang ada di seluruh Indonesia. Sales Counter membuat laporan mengenai project-project tersebut sehingga dapat membantu dalam memberikan informasi mengenai perkembangan tender kepada Team Pemasaran.

11. Melengkapi administrasi penjualan Sales counter juga berkewajiban untuk melengkapi administrasi penjualan seperti melengkapi PO atau Nomer PO serta Laporan Penerimaan Barang dari masing-masing cabang atas barang yang telah dikirimkan 4.2 PENCAPAIAN Selama melewati masa percobaan kerja selama 3 bulan ada beberapa pencapaian yang telah diperoleh, antara lain : 1. Mengetahui produk produk yang dijual oleh PT. Sandana Grahacipta dan juga mengetahui produk apa yang sering diminta oleh customer. 2. Memahami dan mengetahui sistem dan prosedur permintaan penawaran harga yang diberikan kepada customer / relasi. 3. Memahami proses dalam mengelola kas kecil 4. Mengetahui dan memahami system dan prosedur penerimaan order dari customer atau relasi. 5. Mengetahui relasi-relasi yang telah bekerjasama dengan perusahaan. 4.3 HALANGAN & RINTANGAN Adapun berbagai masalah yang menjadi halangan dan rintangan yang dihadapi selama melewati masa percobaan kerja 3 bulan di PT Sandana Grahacipta, antara lain : 1. Pengetahuan dan pemahaman mengenai product knowledge yang masih belum maksimal, sehingga membuat kesulitan apabila ada customer yang menginginkan penjelasan lebih detail mengenai barang yang mereka inginkan. 2. Harga yang diberikan kepada customer, terutama untuk produk-produk yang jarang dipesan, kadang-kadang tidak tertera di dalam price list, sehingga menyebabkan pemberian penawaran harga kepada customer membutuhkan waktu yang lebih lama, karena perlu mengetahui dulu harga pokok penjualannya ke bagian accounting.

BAB 5 SARAN & SOLUSI

Pada dasarnya PT. Sandana Grahacipta telah memiliki sistem yang cukup bagus dalam kegiatan pemasaran produk maupun kegiatan operasional perusahaan secara keseluruhan, namun masih perlu ada beberapa perbaikan. Adapun perbaikan yang perlu dilakukan antara lain adalah : 1. Memberikan pelatihan atau training mengenai product knowledge khususnya untuk personil personil yang baru bergabung dengan PT. Sandana Grahacipta sehingga dapat lebih memahami dan mengetahui produk-produk yang dipasarkan oleh perusahaan dan dapat menanggapi kebutuhan konsumen dengan cepat. Disamping itu bisa dibuatkan sebuah buku panduan atau buku pedoman (hand book) yang berisi tentang semua informasi mengenai produk-produk yang ditawarkan oleh PT. Sandana Grahacipta khususnya untuk produk retail, dimana informasinya dapat berupa product knowledge, spesifikasi produk, gambar, harga dan sebagainya. 2. Membuat suatu system yang selalu update yang dapat diakses oleh semua personil PT. Sandana Grahacipta, di mana dalam system tersebut berisi informasi tentang semua item produk yang dipasarkan, harga pokok penjualan, stok barang terkini yang terdapat di gudang. Di mana dengan adanya system ini nantinya akan memberikan kemudahan dan kelancaran bagi kegiatan pemasaran ataupun operasional untuk semua personil PT. Sandana Grahacipta.