Procedure
Aplikasi AMS Korporat
SETIAP DATA DAN INFORMASI YANG ADA DI DALAM DOKUMEN STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP) INI
ADALAH MILIK PT. PLN (PERSERO) DAN MERUPAKAN DATA DAN INFORMASI YANG RAHASIA YANG HANYA DI
UNGKAPKAN KEPADA PIHAK YANG MEMERLUKAN. TIDAK ADA SATUPUN PIHAK YANG DAPAT MENGUTIP ATAU
MENGGUNAKAN DATA DAN INFORMASI DI DALAM DOKUMEN SOP INI, BAIK SEBAGIAN MAUPUN SELURUHNYA, ATAU
MENYEBARKAN KEMBALI KEPADA PIHAK LAINNYA DALAM BENTUK APAPUN TANPA PERSETUJUAN TERTULIS TERLEBIH
DAHULU PT. PLN (PERSERO). PIHAK YANG MENGGUNAKAN DOKUMEN SOP INI DIANGGAP MENYETUJUI DAN HARUS
TUNDUK KEPADA PERNYATAAN MENGENAI KEPEMILIKAN DAN KERAHASIAAN TERSEBUT.
User Guide AMS Korporat
Daftar Isi
DAFTAR ISI 2
1. LOGIN APLIKASI 4
3. SURAT MASUK 10
4. SURAT 16
5. DELEGASI 41
6. SEKRETARIS 44
8.1 MOU/KESEPAHAMAN 57
8.2 SURAT PERJANJIAN 60
8.3 SURAT PERINTAH KERJA 62
8.4 SURAT KUASA 65
8.5 SURAT TUGAS 67
8.6 SURAT AMANDEMEN 70
8.8 SURAT KETERANGAN 75
8.10 DAFTAR PENGANTAR 80
8.11 LETTER OF INTENT 82
8.12 IZIN PERSETUJUAN DIREKSI 85
8.13 REKOMENDASI 87
8.14 SURAT LAPORAN 90
8.15 SURAT PERINGATAN 92
8.16 PENGUMUMAN 95
8.18 RENCANA KERJA DAN SYARAT SYARAT 100
1. Login Aplikasi
Sebelum masuk ke dalam aplikasi, pengguna harus Login terlebih dahulu, dengan
memasukkan username dan password yang mereka miliki untuk portal. Tampilan Form
login adalah sebagai berikut
Beberapa menu yang tersedia dalam aplikasi nota dinas ini adalah :
● Melihat surat yang masuk. Penjelasan lebih detail akan dipaparkan pada BAB
Surat Masuk.
● Melakukan disposisi. Penjelasan lebih detail akan dipaparkan pada BAB Disposisi
Surat Masuk.
Menu Surat Keluar digunakan untuk memproses surat keluar dari mulai membuat konsep surat
hingga surat terkirim pada pejabat penerima surat.
Berdasarkan gambar di atas, dapat dilihat sub menu yang ada pada menu Surat
Keluar adalah :
● Persetujuan, sub menu ini digunakan untuk melihat surat yang perlu di
periksa/disetujui.
● Telusuri, sub menu ini digunakan untuk mengecek posisi surat keluar yang
sedang dalam proses pemeriksaan/approval.
● Konsep merupakan sub menu yang digunakan untuk melihat surat keluar
yang masih dalam proses konsep, belum kita kirim ke orang lain.
● Terkirim, sub menu ini digunakan untuk melihat status surat keluar yang telah
disetujui oleh penanda tangan surat.
● Dibatalkan, sub menu ini digunakan untuk melihat surat keluar yang telah
dibatalkan ketika proses persetujuan.
d. Menu Notadinas
Menu Notadinas digunakan untuk memproses nota internal dari mulai membuat konsep nota
dinas hingga terkirim pada pejabat penerima nota dinas.
Berdasarkan gambar di atas, dapat dilihat sub menu yang ada pada menu Notadinas
Masuk adalah :
● Persetujuan, sub menu ini digunakan untuk melihat nota dinas yang perlu di
periksa.
● Telusuri, sub menu ini digunakan untuk mengecek posisi nota dinas yang
belum selesai.
● Konsep merupakan sub menu yang digunakan untuk melihat surat keluar
yang masih dalam proses konsep, belum kita kirim ke orang lain.
● Terkirim, sub menu ini digunakan untuk melihat status surat keluar yang telah
disetujui oleh penanda tangan surat.
● Dibatalkan, sub menu ini digunakan untuk melihat surat keluar yang telah
dibatalkan ketika proses persetujuan.
g. Produk Hukum
Menu Produk Hukum terdiri dari 4 sub menu yaitu:
h. Delegasi
● Aktif
Berisi daftar delegasi yang statusnya aktif
● Menunggu
Berisi daftar delegasi yang statusnya masih menunggu dikarenakan tanggal delegasi belum
jatuh tempo untuk diaktifkan
● Riwayat Delegasi
Riwayat delegasi ini berisi mengenai histori dari delegasi yang pernah dilakukan
i. Sekretaris
a. Aktif
Berisi nama sekretaris aktif yang telah kita pilih
b. Riwayat Sekretaris
Berisi mengenai histori sekretaris yang pernah kita aktifkan
3. Surat Masuk
Surat dari eksternal yang diterima oleh PT PLN, akan dilakukan proses scan dan upload ke
dalam system. Penerima surat akan menerima secara elektronis pada menu surat masuk.
Untuk membuka/membaca surat masuk, langkah-langkah yang dilakukan adalah:
a) Login sebagai pejabat penerima surat
b) Pada tab menu di halaman bagian atas, klik “Surat Masuk”.
c) Muncul daftar surat masuk yang terletak di menu sebelah kiri
d) Untuk menampilkan surat masuk secara detail (Agenda Surat Masuk), double klik
pada kolom tanggal surat.
Nota dinas yang telah selesai melewati proses pemeriksa dan telah disetujui oleh
pengirim/penanda tangan, akan diterima oleh penerima nota dinas. Untuk membuka nota
dinas yang masuk, langkah-langkah yang dilakukan adalah:
a) Login sebagai pejabat penerima surat
b) Pada tab menu di halaman bagian atas, klik “Notadinas Masuk”.
c) Muncul daftar surat masuk yang terletak di menu sebelah kiri
d) Untuk melihat nota dinas masuk secara detail, double klik pada kolom
tanggal terima.
j. Ketika disposisi telah dikerjakan, maka klik tombol ”Selesai”. Jika kita sudah pernah
klik tombol ”Selesai”, maka surat/nota dinas/disposisi ini tidak bisa lagi didisposisikan,
melainkan hanya bisa ”Diteruskan”
d. Selanjutnya akan muncul aksi, untuk mengisikan aksi bisa dengan memilih drop
down yang sudah disediakan dan pilih Teruskan.
g. Lalu akan muncul halaman address book, pilih pejabat yang diteruskan hingga
muncul dalam kolom pengisian pejabat, dilanjutkan dengan pengisian nota
tindakan.
h. Klik “Teruskan”
Ketika disposisi telah dikerjakan, maka klik tombol ”Selesai”. Jika kita sudah pernah klik
tombol ”Selesai”, maka surat/nota dinas/disposisi ini tidak bisa lagi didisposisikan, melainkan
hanya bisa ”Diteruskan”
4. Surat
Merupakan menu yang digunakan untuk melakukan proses distribusi surat yang diterima dari
pihak eksternal Perusahaan
Merupakan jenis surat Eksternal/Surat Keluar yang akan dikirimkan ke Pihak Internal dan
Eksternal di luar Instansi Perusahaan.
5. Produk Hukum
Merupakan fungsi yang bertujuan untuk membalas surat masuk yang di terima
▪ Mengisi pokok kegiatan dengan cara klik tulisan “Pokok Kegiatan” & klik
pada pokok kegiatan yang akan dipilih.
▪ Klik Tulisan “Kode Klasifikasi” untuk mengisi kode klasifikasi surat yang
akan digunakan.
▪ Klik tanda panah (dropdown) pada sifat (Pengaman) untuk memilih sifat
(pengamanan) surat yang akan dikirim.
Masukkan isi surat dengan cara manual atau dapat juga dilakukan menyalin (Copy) dari
dokumen yang sudah ada. Text editor dapat menjalankan fungsi-fungsi sebagai
berikut :
Undo / Redo :
Membatalkan dan mengulangi/kembali ke editan terakhir
Insert Menu:
Untuk memasukkan gambar, tabel, karakter khusus dan sebagainya
Paragraf:
pilihan type textnya apakah untuk paragraf atau heading.
B/I/U:
format kata untuk fungsi bold, huruf miring dan huruf bergaris bawah
Alignment:
pilihan penyeragaman posisi paragraf pada notadinas: rata kiri, rata tengah, rata kanan, dan
rata-berkesesusaian
bullet/numbering:
memberikan tanda/lambang/penomoran di depan paragraf terentu.
indent/outdent:
berfungsi sama dengan TAB dan BACKSPACE
Selain fungsi yang telah disebutkan di atas, jika kita klik pada fungsi more maka akan muncul
fungsi fungsi lain sebagai berikut :
Font Menu:
Digunakan untuk mengatur jenis, ukuran huruf, supertscript, sub script, warna huruf dan
sebagainya.
Remove Formatting:
Menghapus settingan format pada tulisan.
Check Accesibility:
Untuk melakukan pengecekan apakah masalah askes.
Full Screen:
Untuk mengubah tampilan layar editor menjadi seluruh layar monitor.
Setting Menu:
Untuk melakukan pengecekan ejaaan tulisan, menghitung jumlah kata, mengubah menjadi
huruf besar.
Adapun cara untuk menyalin teks dari dokumen yang sudah ada adalah sebagai berikut :
1. Sorot/block di dokumen yang akan disalin, kemudian pilih menu “Copy”, atau
juga bisa dengan tekan tombol “Ctrl + C”
2. Posisikan kursor pada lokasi tujuan di dalam editor, kemudian klik kanan di
mouse dan pilih menu “Paste”, atau tekan tombol “Ctrl + V”.
Attachment: masukkan file yang akan dilampirkan dalam surat yang akan dibuat jika memang
ada lampirannya. Untuk jenis file lampirannya bisa berupa document file, gambar
atau pdf. Ukuran maksimal total lampiran yang bisa dimasukkan dalam satu surat
adalah 100 MB. Untuk memasukkan lampiran bisa dengan drag dan drop, atau bisa
pilih browse.
Catatan : Selanjutnya klik button ‘Kirim’,lalu akan muncul kolom untuk pengisian Catatan
dengan mengetik isi catatan.
▪ Mengisi pokok kegiatan dengan cara klik tulisan “Pokok Kegiatan” &
pilih pokok kegiatan yang akan digunakan.
▪ Klik tanda panah (Dropdown) pada sifat (Pengaman) untuk memilih sifat
(pengamanan) surat yang akan dikirim.
▪ Pilih Unit Organisasi dan isi nama pada kolom yang tersedia untuk
memilih nama pejabat/pegawai. Pastikan Pejabat/Pegawai yang dipilih
telah masuk ke bagian “Pilihan” disebelah kanan.
Masukkan isi surat dengan cara manual atau dapat juga dilakukan menyalin (Copy) dari
dokumen yang sudah ada. Text editor dapat menjalankan fungsi-fungsi sebagai
berikut :
Undo / Redo :
Membatalkan dan mengulangi/kembali ke editan terakhir
Insert Menu:
Untuk memasukkan gambar, tabel, karakter khusus dan sebagainya
Paragraf:
pilihan type textnya apakah untuk paragraf atau heading.
B/I/U:
format kata untuk fungsi bold, huruf miring dan huruf bergaris bawah
Alignment:
pilihan penyeragaman posisi paragraf pada notadinas: rata kiri, rata tengah, rata kanan, dan
rata-berkesesusaian
bullet/numbering:
memberikan tanda/lambang/penomoran di depan paragraf terentu.
indent/outdent:
berfungsi sama dengan TAB dan BACKSPACE
Selain fungsi yang telah disebutkan di atas, jika kita klik pada fungsi more maka akan muncul
fungsi fungsi lain sebagai berikut :
Font Menu:
Digunakan untuk mengatur jenis, ukuran huruf, supertscript, sub script, warna huruf dan
sebagainya.
Remove Formatting:
Menghapus settingan format pada tulisan.
Check Accesibility:
Untuk melakukan pengecekan apakah masalah askes.
Full Screen:
Untuk mengubah tampilan layar editor menjadi seluruh layar monitor.
Setting Menu:
Untuk melakukan pengecekan ejaaan tulisan, menghitung jumlah kata, mengubah menjadi
huruf besar.
Adapun cara untuk menyalin teks dari dokumen yang sudah ada adalah sebagai berikut :
1. Sorot/block di dokumen yang akan disalin, kemudian pilih menu “Copy”, atau
juga bisa dengan tekan tombol “Ctrl + C”
2. Posisikan kursor pada lokasi tujuan di dalam editor, kemudian klik kanan di
mouse dan pilih menu “Paste”, atau tekan tombol “Ctrl + V”.
Attachment: masukkan file yang akan dilampirkan dalam surat yang akan dibuat jika memang
ada lampirannya. Untuk jenis file lampirannya bisa berupa document file, gambar
atau pdf. Ukuran maksimal total lampiran yang bisa dimasukkan dalam satu surat
adalah 100 MB. Untuk memasukkan lampiran bisa dengan drag dan drop, atau bisa
pilih browse.
Catatan : Selanjutnya klik button ‘Kirim’,lalu akan muncul kolom untuk pengisian Catatan
dengan mengetik isi catatan.
Proses penyimpanan sebagai konsep dapat dilakukan ketika kita masih dalam proses
pembuatan surat. Hal ini membantu ketika sedang mengkonsep surat keluar namun
belum selesai dilakukan pengiriman. Klik tanda “Simpan & Lihat” maka surat yang telah
dikonsep akan disimpan dan dapat diakses dari menu “Surat Keluar” sub menu “Konsep”.
Setelah itu, pada menu sebelah kiri akan muncul daftar surat yang tersimpan di dalam sub
menu “Konsep”.
Proses berikutnya adalah proses pengiriman Surat, dimana surat yang sudah dikonsep akan
dikirim ke pemeriksa berikutnya. Klik “Kirim” untuk mengirim Surat Keluar. Ketika proses
pengiriman, akan muncul kolom catatan yang harus diisi oleh konseptor
Proses Approval dilakukan oleh pejabat-pejabat yang ditunjuk sebagai pemeriksa, baik
pemeriksa yang ditunjuk dari konseptor maupun ditunjuk oleh pejabat sebagai sisipan.
Pada Surat Keluar, klik “Persetujuan” untuk membuka daftar surat yang perlu diproses
pemeriksaan.
Ada 3 jenis proses approval yang tersedia pada aplikasi, yaitu:
1. Proses Setuju
Proses setuju akan menyetujui surat yang diperiksa untuk dikirim ke pejabat pemeriksa
berikutnya. Untuk membuka surat, pilih menu Surat Keluar, klik “Persetujuan”
a. Buka halaman surat yang hendak diperiksa, dengan cara double klik .
d. Muncul kolom Catatan untuk surat tersebut, dapat diisi dengan cara ceklis
pilihan atau diisi secara manual.
2. Proses Kembali
Proses kembali adalah proses dimana pejabat yang dimintai approval mengembalikan surat
keluar tersebut kepada pemeriksa sebelumnya. Untuk membuka surat, pilih menu
Surat Keluar, klik “Persetujuan”
a. Buka halaman surat yang akan diperiksa, dengan cara klik pada tanggal
surat.
b. Pilih “Edit” pada menu atas halaman surat.
e. Muncul kolom Catatan untuk surat tersebut, dapat diisi dengan cara ceklis
pilihan atau diisi secara manual.
3. Proses Batal
Proses batal adalah proses menghentikan pengiriman surat, sehingga surat berhenti pada
pejabat pemeriksa yang membatalkan surat. Untuk membuka surat, pilih menu Surat
Keluar, klik “Persetujuan”
a. Buka halaman surat yang hendak diperiksa, dengan cara klik pada tanggal
surat.
b. Pilih “Edit” pada menu atas halaman surat.
d. Muncul kolom Catatan untuk surat tersebut, dapat diisi dengan cara ceklis
pilihan atau diisi secara manual
Proses ini di dilakukan ketika membuat Surat Keluar Eksternal (diluar Instansi PLN) yang masih
membutuhkan tanda tangan basah untuk proses pengiriman surat
a. Klik Icon Printer sebelah nama dan klik link “No Surat” kemudian akan
muncul tampilan surat yang akan di cetak. Yang bertugas melakukan proses
cetak surat keluar dengan tanda tangan adalah Sekretaris Fungsi/Sekretaris
Divisi
c. Kemudian klik Icon “Upload” untuk mengunggah file yang telah di tanda
tangan basah
d. Lanjutkan dengan upload dokumen, maka surat akan berubah statusnya &
akan langsung didistribusikan ke penerima internal PLN
5. Delegasi
c. Selanjutnya akan muncul form untuk pengisian data pejabat delegasi pada kolom
sebelah kanan.
d. Pilih nama user yang akan dijadikan Penerima Delegasi, dengan mengklik tulisan
Penerima Delegasi untuk pengisian “Penerima Delegasi”.
Penerima Delegasi dapat dipilih secara manual dengan klik yang sudah ada atau dengan
melakukan pencarian nama pejabat pada menu “Penerima Delegasi”. Setelah selesai
memilih penerima delegasi, klik “Ok” maka nama penerima akan muncul pada kolom
“Penerima Delegasi”.
g. Klik “submit”
a. Log delegasi aktif merupakan daftar delegasi yang aktif. Untuk melihat log delegasi
yang aktif, pada menu Delegasi, klik “Aktif” lalu daftar log akan muncul pada halaman
delegasi yang aktif.
6. Sekretaris
Fungsi Sekretaris hanya dapat dilakukan oleh user yang memiliki jabatan. Ketika di aktifkan,
maka sekretaris akan menerima terlebih dahulu semua surat yang diterima oleh
pejabatnya. Selain itu ada juga ”Personal Assistant”, Jika ”Personal Assistant” ini diaktifkan,
maka dia merupakan ”Mirroring” dari akun pejabat yang mengaktifkan. Langkah-langkah
yang dapat dilakukan untuk mengaktifkan sekretaris adalah :
a. Login sebagai user yang memiliki jabatan.
b. Pada menu yang terletak di atas, klik “Buat Naskah Dinas” lalu pilih Sekretaris.
d. Klik pada tulisan ”Sekretaris” maka akan muncul nama pegawai yang akan dipilih
untuk mengaktifkan sekretaris, pilih lalu klik OK
e. Dilihat dari gambar di atas, terlihat kolom kosong yang disediakan untuk pengisian
sekretaris.
f. Pilih Pada bagian ”Hak” yaitu ”Biasa” / ”Rahasia”. Jika yang dipilih biasa, maka
surat yang sifatnya ”Biasa” akan masuk ke sekretaris terlebih dahulu. Jika
”Rahasia” maka surat yang sifatnya ”Rahasia” juga akan masuk ke sekretaris
terlebih dahulu
d. Klik tombol ”(–)” untuk menonaktifkan sekretaris, dan kemudian pilih ”Yes” saat
muncul konfirmasi.
Input Surat Masuk adalah Surat Masuk yang berasal dari luar PLN yang di buat Oleh
Sekretariat Pusat ataupun oleh Sekretariat Unit. Langkah-langkah yang dapat dilakukan
untuk menginput surat masuk adalah :
a. Login sebagai user yang memiliki role sebagai Sekretariat.
b. Pada menu yang terletak di atas, klik “Buat Naskah Dinas” lalu pilih Input Surat
Masuk
Tahun Agenda dan Tanggal Terima disesuaikan dengan Hari dimana surat
tersebut di Inputkan
Nomor Surat di ketik manual sesuai dengan nomor yang ada pada surat
tersebut
Tanggal Surat di Pilih berdasarkan tanggal pada Surat tersebut
Klik “Kepada” lalu isi nama pada kolom yang tersedia untuk memilih nama
pegawai.
Klik Tab “Jabatan” untuk memilih berdasarkan jabatan dan Tab ”Pegawai”
untuk user selain yang ada di Tab ”Jabatan”.
Pilih nama yang telah dipilih, hingga masuk ke bagian sebelah kanan kolom
”Pilihan”
Klik “Tembusan” jika ada lalu isi nama pada kolom yang tersedia untuk
memilih nama jabatan sebagai tembusan dari surat tersebut
Klik Icon pada kolom ”Unit Organisasi” untuk memilih ”Tembusan” dari Unit
Lain
Klik pilihan pada sifat (Pengaman) untuk memilih sifat surat yang akan
dikirim
Klik pilihan pada Sifat (Penyampaian) untuk memilih sifat surat yang akan
dikirim
c. Muncul List Surat Masuk yang telah di Input oleh Sekretariat, kemudian pilih
Surat yang akan di Edit
a) Mengganti “Dari”
Klik “Tambah Kepada” untuk menambahkan Penerima Surat
g) Kemudian Klik “Submit” maka surat akan selesai di edit dan data
pada isi surat akan terupdate di penerima
c. Muncul List Surat Masuk yang telah di Input oleh Sekretaris, kemudian pilih
Surat yang akan di Input Tempat Penyimpanan
g. Maka Data Tempat Penyimpanan File Asli akan tersimpan dalam Data Surat
Masuk
1. MoU/Nota Kesepahaman
2. Surat Perjanjian (Pj)
3. Surat Perintah Kerja (SPK)
4. Surat Kuasa (SKu)
5. Surat Tugas (STg)
6. Amandemen (Amd)
7. Berita Acara (BA)
8. Surat Keterangan (SKt)
9. Surat Pernyataan (SPN)
10. Rencana Kerja & Syarat-Syarat (RKS)
11. Daftar Pengantar (DP)
12. Letter of Intent (LOI)
13. Izin Persetujuan Direksi
14. Rekomendasi Value (RV)
15. Surat Laporan (Lap)
16. Surat Peringatan (SPt)
17. Pengumuman (Pm)
18. Pemberitahuan (Pt)
Langkah-langkah yang dilakukan untuk mengambil nomor Surat Bentuk Khusus adalah :
a. Login sebagai user yang memiliki role sebagai Sekretaris Fungsi.
b. Pada menu yang terletak di atas, klik “Buat Naskah Dinas” lalu pilih ”Bentuk
Khusus”
8.1 Mou/Kesepahaman
Dimenu Jenis Bentuk Khusus pilih “MoU/Nota Kesepahaman”
Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada
yang belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan
proses pengambilan nomor surat
Pengisian harus lengkap tidak boleh ada yang terlewati, jika sudah benar
pilih menu “Upload Attachment” agar surat tersebut berubah statusnya
menjadi “Selesai”.
Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat
Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat
Pengisian harus lengkap tidak boleh ada yang terlewati,jika sudah benar pilih
menu “Upload Attachment” agar surat tersebut berubah status menjadi “Selesai”.
Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat
Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat
Akan mendapatkan notif seperti ini jika ingin melanjutkan submit surat,pilih
“lanjutkan” agar surat terkirim, teteapi jika surat masih ada yang belum lengkap
atau salah pilih “batal” untuk melengkapi surat
Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat
Akan mendapatkan notif seperti ini jika ingin melanjutkan submit surat,pilih
“lanjutkan” agar surat terkirim, teteapi jika surat masih ada yang belum lengkap
atau salah pilih “batal” untuk melengkapi surat
Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat
Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat
Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat
Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat
Pengisian harus lengkap tidak boleh ada yang terlewati,jika sudah benar pilih
menu “Upload Attachment” agar surat tersebut berubah status menjadi “Selesai”.
8.13 Rekomendasi
Dimenu Jenis Bentuk Khusus pilih “Rekomendasi”
Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat
Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat
Akan mendapatkan notif seperti ini jika ingin melanjutkan submit surat,pilih
“lanjutkan” agar surat terkirim, teteapi jika surat masih ada yang belum lengkap
atau salah pilih “batal” untuk melengkapi surat
8.16 Pengumuman
Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat
Pengisian harus lengkap tidak boleh ada yang terlewati,jika sudah benar pilih
menu “Upload Attachment” agar surat tersebut berubah status menjadi “Selesai”.
8.17 Pemberitahuan
Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat
Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat
Pengisian harus lengkap tidak boleh ada yang terlewati,jika sudah benar pilih
menu “Unggah Arsip” agar surat tersebut berubah status menjadi “Selesai”.
9. Produk Hukum
Menu Produk Hukum merupakan pengelompokan berdasar dari beberapa Jenis Surat dan
untuk kepentingan yang berbeda beda dilingkungan PLN. Menu ini hanya bisa digunakan
oleh Sekretaris Fungsi. Langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk Membuat Surat
Bentuk Khusus adalah :
a. Login sebagai user yang memiliki role sebagai Sekretaris Fungsi.
b. Pada menu yang terletak di atas, klik “Buat Naskah Dinas” lalu pilih ”Produk
Hukum”
9.1 Peraturan
Peraturan merupakan salah satu jenis surat produk hukum yang ada di AMS,
untuk proses pengambilan nomor setelah muncul form surat produk hukum, pilih
“Peraturan”
Silahkan isi “Dari”, klik pada tulisan dari maka akan muncul Addressbook Dari,
ketik kata kunci nama jabatan yang mengeluarkan.
Form data surat yang telah diisi dengan lengkap,pilih “Get Nomor” agar nomor
surat berhasil diambil.
Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat
harus file pdf. Dan pengisian menu Ruang Penyimpanan dan No.Almari-Ordner
disesuaikan dengan file asli disimpan.
Pengisian harus lengkap tidak boleh ada yang terlewati,jika sudah benar pilih
menu “Upload Attachment” agar surat tersebut Berubah status dari “Menunggu
Dokumen” menjadi “Selesai”
9.2 Keputusan
Dimenu Jenis Bentuk Khusus adalah macam-macam surat yang ingin dibuat,
pilih “Keputusan”
Setelah itu mengisi Dari pada Addressbook,ketik kata kunci nama jabatan user
yang ingin dimasukkan.
Form data surat yang telah diisi dengan lengkap,pilih “get nomor” agar surat
terkirim
Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat
Pengisian harus lengkap tidak boleh ada yang terlewati,jika sudah benar pilih
menu “Upload Attachment” agar surat tersebut Berubah status dari “Menunggu
Dokumen” menjadi “Selesai”
9.3 Instruksi
Dimenu Jenis Bentuk Khusus adalah macam-macam surat yang ingin dibuat,
pilih “Instruksi”
Setelah itu mengisi Dari pada Addressbook,ketik kata kunci nama jabatan user
yang ingin dimasukkan.
Form data surat yang telah diisi dengan lengkap,pilih “get nomor” agar surat
terkirim
Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat
Pengisian harus lengkap tidak boleh ada yang terlewati,jika sudah benar pilih
menu “Upload Attachment” agar surat tersebut Berubah status dari “Menunggu
Dokumen” menjadi “Selesai”
9.4 Edaran
Dimenu Jenis Bentuk Khusus adalah macam-macam surat yang ingin dibuat,
pilih “Keputusan”
Setelah itu mengisi Dari pada Addressbook,ketik kata kunci nama jabatan user
yang ingin dimasukkan.
Form data surat yang telah diisi dengan lengkap,pilih “get nomor” agar surat
terkirim
Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat
Pengisian harus lengkap tidak boleh ada yang terlewati,jika sudah benar pilih
menu “Upload Attachment” agar surat tersebut Berubah status dari “Menunggu
Dokumen” menjadi “Selesai”