Anda di halaman 1dari 120

Standard Operational

Procedure
Aplikasi AMS Korporat

SETIAP DATA DAN INFORMASI YANG ADA DI DALAM DOKUMEN STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP) INI
ADALAH MILIK PT. PLN (PERSERO) DAN MERUPAKAN DATA DAN INFORMASI YANG RAHASIA YANG HANYA DI
UNGKAPKAN KEPADA PIHAK YANG MEMERLUKAN. TIDAK ADA SATUPUN PIHAK YANG DAPAT MENGUTIP ATAU
MENGGUNAKAN DATA DAN INFORMASI DI DALAM DOKUMEN SOP INI, BAIK SEBAGIAN MAUPUN SELURUHNYA, ATAU
MENYEBARKAN KEMBALI KEPADA PIHAK LAINNYA DALAM BENTUK APAPUN TANPA PERSETUJUAN TERTULIS TERLEBIH
DAHULU PT. PLN (PERSERO). PIHAK YANG MENGGUNAKAN DOKUMEN SOP INI DIANGGAP MENYETUJUI DAN HARUS
TUNDUK KEPADA PERNYATAAN MENGENAI KEPEMILIKAN DAN KERAHASIAAN TERSEBUT.
User Guide AMS Korporat

Daftar Isi
DAFTAR ISI 2

1. LOGIN APLIKASI 4

2. TAMPILAN MENU APLIKASI 4

2.1. M​ENU​ B​AR 4

3. SURAT MASUK 10

3.1. M​ELIHAT​ S​URAT​ M​ASUK 10


3.2. M​ELIHAT​ N​OTADINAS​ M​ASUK 11
3.3. D​ISPOSISI​ S​URAT​ M​ASUK 12
3.4. T​ERUSKAN​ S​URAT 14
3.5. S​DASDASD​ M​ASUK 15

4. SURAT 16

4.1. P​EMBUATAN​ S​URAT 16


4.1.1. P​EMBUATAN​ S​URAT​ I​NTERNAL​ (N​OTA​ D​INAS​) 17
4.1.2. P​EMBUATAN​ S​URAT​ K​ELUAR 26
4.2. P​ROSES​ P​ENYIMPANAN​ ​SEBAGAI​ K​ONSEP 35
4.3. P​ROSES​ “K​IRIM​” S​URAT 36
4.4. P​ROSES​ A​PPROVAL 36
4.5. P​ROSES​ C​ETAK​/P​RINT​ S​URAT​ K​ELUAR​ E​KSTERNAL 40

5. DELEGASI 41

5.1. P​ENGAKTIFAN​ D​ELEGASI 41


5.2. M​ENONAKTIFKAN​ D​ELEGASI 43

6. SEKRETARIS 44

6.1. P​ENGAKTIFAN​ S​EKRETARIS 44


6.2. M​ENONAKTIFKAN​ S​EKRETARIS 46

7. INPUT SURAT MASUK 47

7.1 I​NPUT​ S​URAT​ M​ASUK 47


7.2 E​DIT​ S​URAT​ M​ASUK 51

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​2


User Guide AMS Korporat

7.3 I​NPUT​ T​EMPAT​ P​ENYIMPANAN​ S​URAT​ M​ASUK 54

8. SURAT BENTUK KHUSUS 55

8.1 M​OU​/K​ESEPAHAMAN 57
8.2 S​URAT​ P​ERJANJIAN 60
8.3 S​URAT​ P​ERINTAH​ K​ERJA 62
8.4 S​URAT​ K​UASA 65
8.5 S​URAT​ T​UGAS 67
8.6 S​URAT​ A​MANDEMEN 70
8.8 S​URAT​ K​ETERANGAN 75
8.10 D​AFTAR​ P​ENGANTAR 80
8.11 L​ETTER​ ​OF​ I​NTENT 82
8.12 I​ZIN​ P​ERSETUJUAN​ D​IREKSI 85
8.13 R​EKOMENDASI 87
8.14 S​URAT​ L​APORAN 90
8.15 S​URAT​ P​ERINGATAN 92
8.16 P​ENGUMUMAN 95
8.18 R​ENCANA​ K​ERJA​ D​AN​ S​YARAT​ S​YARAT 100

9. PRODUK HUKUM 102

9.1 P​ERATURAN 102


9.2 K​EPUTUSAN 105
9.3 I​NSTRUKSI 108
9.4 E​DARAN 111

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​3


User Guide AMS Korporat

1. Login Aplikasi
Sebelum masuk ke dalam aplikasi, pengguna harus Login terlebih dahulu, dengan
memasukkan username dan password yang mereka miliki untuk portal. Tampilan Form
login adalah sebagai berikut

2. Tampilan Menu Aplikasi

2.1. Menu Bar

Beberapa menu yang tersedia dalam aplikasi nota dinas ini adalah :

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​4


User Guide AMS Korporat

a. ​Menu Surat Masuk


Surat Masuk adalah menu yang digunakan untuk menampilkan dan mengakses surat masuk
yang diterima oleh user. Beberapa fitur yang dapat dilakukan dengan menggunakan
menu Surat Masuk adalah:

● Melihat surat yang masuk. Penjelasan lebih detail akan dipaparkan pada BAB
Surat Masuk​.

● Melakukan disposisi. Penjelasan lebih detail akan dipaparkan pada BAB ​Disposisi
Surat Masuk​.

c. ​Menu Surat Keluar

Menu Surat Keluar digunakan untuk memproses surat keluar dari mulai membuat konsep surat
hingga surat terkirim pada pejabat penerima surat.

Berdasarkan gambar di atas, dapat dilihat sub menu yang ada pada menu Surat
Keluar adalah :

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​5


User Guide AMS Korporat

● Persetujuan, sub menu ini digunakan untuk melihat surat yang perlu di
periksa/disetujui.

● Telusuri, sub menu ini digunakan untuk mengecek posisi surat keluar yang
sedang dalam proses pemeriksaan/approval.

● Konsep ​merupakan sub menu yang digunakan untuk melihat surat keluar
yang masih dalam proses konsep, belum kita kirim ke orang lain.

● Terkirim​, sub menu ini digunakan untuk melihat status surat keluar yang telah
disetujui oleh penanda tangan surat.

● Dibatalkan, sub menu ini digunakan untuk melihat surat keluar yang telah
dibatalkan ketika proses persetujuan.

d. ​Menu Notadinas

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​6


User Guide AMS Korporat

Menu Notadinas digunakan untuk memproses nota internal dari mulai membuat konsep nota
dinas hingga terkirim pada pejabat penerima nota dinas.
Berdasarkan gambar di atas, dapat dilihat sub menu yang ada pada menu Notadinas
Masuk adalah :
● Persetujuan, sub menu ini digunakan untuk melihat nota dinas yang perlu di
periksa.

● Telusuri, sub menu ini digunakan untuk mengecek posisi nota dinas yang
belum selesai.

● Konsep ​merupakan sub menu yang digunakan untuk melihat surat keluar
yang masih dalam proses konsep, belum kita kirim ke orang lain.

● Terkirim​, ​sub menu ini digunakan untuk melihat status surat keluar yang telah
disetujui oleh penanda tangan surat​.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​7


User Guide AMS Korporat

● Dibatalkan, ​sub menu ini digunakan untuk melihat surat keluar yang telah
dibatalkan ketika proses persetujuan​.

f. ​Surat Bentuk Khusus

Surat Bentuk Khusus terdiri dari 18 sub menu yaitu:

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​8


User Guide AMS Korporat

g. Produk Hukum
Menu Produk Hukum terdiri dari 4 sub menu yaitu:

h. ​Delegasi

Menu Delegasi terdiri dari 3 sub menu yaitu:

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​9


User Guide AMS Korporat

● Aktif
Berisi daftar delegasi yang statusnya aktif

● Menunggu
Berisi daftar delegasi yang statusnya masih menunggu dikarenakan tanggal delegasi belum
jatuh tempo untuk diaktifkan

● Riwayat Delegasi
Riwayat delegasi ini berisi mengenai histori dari delegasi yang pernah dilakukan

i. Sekretaris

Menu Sekretaris terdiri dari 2 sub menu yaitu:

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​10


User Guide AMS Korporat

a. Aktif
Berisi nama sekretaris aktif yang telah kita pilih

b. Riwayat Sekretaris
Berisi mengenai histori sekretaris yang pernah kita aktifkan

3. Surat Masuk

3.1. Melihat Surat Masuk

Surat dari eksternal yang diterima oleh PT PLN, akan dilakukan proses scan dan upload ke
dalam system. Penerima surat akan menerima secara elektronis pada menu surat masuk.
Untuk membuka/membaca surat masuk, langkah-langkah yang dilakukan adalah:
a) Login sebagai pejabat penerima surat
b) Pada tab menu di halaman bagian atas, klik “Surat Masuk”.
c) Muncul daftar surat masuk yang terletak di menu sebelah kiri

d) Untuk menampilkan surat masuk secara detail (Agenda Surat Masuk), ​double klik
pada kolom tanggal surat.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​11


User Guide AMS Korporat

3.2. Melihat Notadinas Masuk

Nota dinas yang telah selesai melewati proses pemeriksa dan telah disetujui oleh
pengirim/penanda tangan, akan diterima oleh penerima nota dinas. Untuk membuka nota
dinas yang masuk, langkah-langkah yang dilakukan adalah:
a) Login sebagai pejabat penerima surat
b) Pada tab menu di halaman bagian atas, klik “Notadinas Masuk”.
c) Muncul daftar surat masuk yang terletak di menu sebelah kiri

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​12


User Guide AMS Korporat

d) Untuk melihat nota dinas masuk secara detail, ​double klik pada kolom
tanggal terima.

3.3. Disposisi Surat Masuk


Disposisi dilakukan untuk memberikan catatan atau perintah berdasarkan surat masuk atau
berdasar nota dinas yang diterima oleh pejabat penerima surat masuk atau nota dinas ke
pejabat/pegawai lainnya. Adapun langkah-langkah yang dilakukan untuk disposisi adalah:
a. Login sebagai penerima nota dinas/surat masuk
b. Pilih Nota dinas/Surat masuk, lalu buka surat masuk secara detail.
c. Pada agenda Surat yang kita buka,pada sebelah kanan ada pilihan ”Aksi” yaitu
”Disposisi & Teruskan”

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​13


User Guide AMS Korporat

d. Isikan perintah atas disposisi yang diberikan

e. Isikan tujuan penerima disposisi

f. Akan muncul addressbook, lalu pilih tujuan penerima disposisi

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​14


User Guide AMS Korporat

g. Setelah mengisi tujuan penerima disposisi, bisa mengisikan kolom keterangan

h. Isikan Tipe Disposisi, Terbuka/Tertutup


Terbuka artinya riwayat disposisi dapat dilihat dan dibaca oleh semua penerim
disposisi
Tertutup artinya riwayat disposisi tersebut hanya bisa dibaca oleh penerima
dan pengirim disposisi

i. Lalu klik ”Disposisikan”

j. Ketika disposisi telah dikerjakan, maka klik tombol ”Selesai”. Jika kita sudah pernah
klik tombol ”Selesai”, maka surat/nota dinas/disposisi ini tidak bisa lagi didisposisikan,
melainkan hanya bisa ”Diteruskan”

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​15


User Guide AMS Korporat

3.4. Teruskan Surat


Teruskan Surat Masuk dilakukan untuk menyebarkan surat masuk yang diterima pejabat
penerima surat ke pejabat lainnya. Adapun langkah-langkah yang dilakukan untuk
teruskan surat masuk adalah
a. Login sebagai penerima surat
b. Pilih surat masuk, lalu buka surat masuk secara detail
c. Pada menu Surat Masuk yang tampil di kolom sebelah kanan, akan muncul
beberapa sub menu, pada menu “Disposisi/Teruskan”

d. Selanjutnya akan muncul aksi, untuk mengisikan aksi bisa dengan memilih drop
down yang sudah disediakan dan pilih ​Teruskan.

e. Pengisian alamat tujuan pengiriman, dapat dipilih dengan menggunakan tulisan


“​Kepada”​ yang terletak di sebelah kiri kolom kosong.
f. Pengisian alamat tujuan pengiriman, dapat dipilih dengan menggunakan tulisan
“​Kepada”​ yang terletak di sebelah kiri kolom kosong

g. Lalu akan muncul halaman address book, pilih pejabat yang diteruskan hingga
muncul dalam kolom pengisian pejabat, dilanjutkan dengan pengisian nota
tindakan.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​16


User Guide AMS Korporat

h. Klik “Teruskan”

3.5. Sdasdasd Masuk

Ketika disposisi telah dikerjakan, maka klik tombol ”Selesai”. Jika kita sudah pernah klik
tombol ”Selesai”, maka surat/nota dinas/disposisi ini tidak bisa lagi didisposisikan, melainkan
hanya bisa ”Diteruskan”

4. Surat

4.1. Pembuatan Surat

1. Input Surat Masuk

Merupakan menu yang digunakan untuk melakukan proses distribusi surat yang diterima dari
pihak eksternal Perusahaan

2. Buat Nota Dinas

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​17


User Guide AMS Korporat

Merupakan jenis surat internal yang digunakan dilingkungan Instansi / Perusahaan

3. Buat Surat Keluar

Merupakan jenis surat Eksternal/Surat Keluar yang akan dikirimkan ke Pihak Internal dan
Eksternal di luar Instansi Perusahaan.

4. Surat Bentuk Khusus

5. Produk Hukum

6. Balas Surat (Notadinas/Surat Keluar)

Merupakan fungsi yang bertujuan untuk membalas surat masuk yang di terima

4.1.1. Pembuatan Surat Internal (Nota Dinas)

A. Pembuatan Baju Surat.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​18


User Guide AMS Korporat

● Isi Tab “Kepala Surat”


▪ Isi ​Hal ​yang akan dibahas di surat Notadinas yang akan dibuat secara
manual. Pada kolom ini wajib diisi.

▪ Isikan kolom ​“Lampiran” dengan angka sesuai dengan jumlah dokumen


yg akan dilampirkan. Jika tidak ada lampiran maka tidak perlu diisi​.

▪ Mengisi pokok kegiatan dengan cara klik tulisan ​“Pokok Kegiatan” ​& klik
pada pokok kegiatan yang akan dipilih.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​19


User Guide AMS Korporat

▪ Klik Tulisan ​“Kode Klasifikasi” ​untuk mengisi kode klasifikasi surat yang
akan digunakan.

▪ Klik tanda panah (dropdown) pada ​sifat (Pengaman) untuk memilih sifat
(pengamanan) surat yang akan dikirim.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​20


User Guide AMS Korporat

▪ Klik tanda panah (dropdown) pada ​Sifat (Penyampaian) untuk memilih


sifat (penyampaian) surat yang akan dikirim.

● Isi Tab “Pengirim”


▪ Klik tulisan “Jabatan” lalu isi nama pada kolom yang tersedia untuk
memilih nama jabatan pengirim/penanda tangan nota dinas. Maka secara
langsung akan terisi secara otomatis semua kolom pada tab “Pengirim”

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​21


User Guide AMS Korporat

● Isi Tab “Penerima” Notadinas


● Klik tulisan ​“Kepada” ​akan muncul addressbook tujuan penerima Nota
Dinas.
● Tab “Jabatan” ​berisi daftar jabatan dalam struktur organisasi, Tab
“Pegawai” ​berisi nama pegawai dalam struktur organisasi, sedangkan
“Grup” ​merupakan kumpulan dari beberapa tujuan untuk memudahkan
dalam proses pengiriman
● Klik dua kali untuk memilih tujuan

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​22


User Guide AMS Korporat

● Isi Tab “Pemeriksa”


o Klik tulisan ​“Pemeriksa” lalu isi nama pada kolom yang tersedia
untuk memilih pemeriksa.

B. Pembuatan Body Surat


Body surat digunakan untuk mengisi isi nota dinas.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​23


User Guide AMS Korporat

Masukkan isi surat dengan cara manual atau dapat juga dilakukan menyalin (Copy) dari
dokumen yang sudah ada. Text editor dapat menjalankan fungsi-fungsi sebagai
berikut :
Undo / Redo :
Membatalkan dan mengulangi/kembali ke editan terakhir

Insert Menu:
Untuk memasukkan gambar, tabel, karakter khusus dan sebagainya

Paragraf:
pilihan type textnya apakah untuk paragraf atau heading.

B/I/U:
format kata untuk fungsi bold, huruf miring dan huruf bergaris bawah

Alignment:

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​24


User Guide AMS Korporat

pilihan penyeragaman posisi paragraf pada notadinas: rata kiri, rata tengah, rata kanan, dan
rata-berkesesusaian

bullet/numbering:
memberikan tanda/lambang/penomoran di depan paragraf terentu.

​indent/outdent:
berfungsi sama dengan TAB dan BACKSPACE

Selain fungsi yang telah disebutkan di atas, jika kita klik pada fungsi more maka akan muncul
fungsi fungsi lain sebagai berikut :

Font Menu:
Digunakan untuk mengatur jenis, ukuran huruf, supertscript, sub script, warna huruf dan
sebagainya.

​Remove Formatting:
Menghapus settingan format pada tulisan.

​Find and replace:


Untuk mencari karakter / kata tertentu dan menimpa dengan kata lain.

Check Accesibility​:
Untuk melakukan pengecekan apakah masalah askes.

​Full Screen:
Untuk mengubah tampilan layar editor menjadi seluruh layar monitor.
​Setting Menu:
Untuk melakukan pengecekan ejaaan tulisan, menghitung jumlah kata, mengubah menjadi
huruf besar.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​25


User Guide AMS Korporat

Adapun cara untuk menyalin teks dari dokumen yang sudah ada adalah sebagai berikut :
1. Sorot/block di dokumen yang akan disalin, kemudian pilih menu “Copy”, atau
juga bisa dengan tekan tombol “Ctrl + C”

2. ​Posisikan kursor pada lokasi tujuan di dalam editor, kemudian klik kanan di
mouse dan pilih menu “Paste”, atau tekan tombol “Ctrl + V”.

3. Maka akan muncul menu “Paste Formatting Options”

Pilih menu “Keep Formatting” untuk mempertahankan format tulisan yang


sebelumnya sudah diatur.
4. ​Maka hasil penyalinan akan ditampilkan pada kolom pengisian surat, seperti
contoh di bawah ini:

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​26


User Guide AMS Korporat

Attachment​: masukkan file yang akan dilampirkan dalam surat yang akan dibuat jika memang
ada lampirannya. Untuk jenis file lampirannya bisa berupa document file, gambar
atau pdf. Ukuran maksimal total lampiran yang ​bisa dimasukkan dalam satu surat
adalah 100 MB. Untuk memasukkan lampiran bisa dengan drag dan drop, atau bisa
pilih browse.

Catatan : Selanjutnya klik button ‘Kirim’,lalu akan muncul kolom untuk pengisian Catatan
dengan mengetik isi catatan.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​27


User Guide AMS Korporat

4.1.2. Pembuatan​ ​Surat Keluar

A. Pembuatan Baju Surat.

● Isi Tab “Kepala Surat”


▪ Isilah ​Hal ​sesuai dengan hal yang digunakan dalam proses pembuatan
surat. Pada kolom “Hal” ini wajib diisi.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​28


User Guide AMS Korporat

▪ Isikan kolom ​“Lampiran” dengan angka sesuai dengan jumlah dokumen


yang akan dilampirkan. Jika tidak ada lampiran maka cukup dikosongkan​.

▪ Mengisi pokok kegiatan dengan cara klik tulisan ​“Pokok Kegiatan” ​&
pilih pokok kegiatan yang akan digunakan.

▪ Klik tulisan ​“Kode Klasifikasi” ​untuk memilih klasifikasi surat.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​29


User Guide AMS Korporat

▪ Klik tanda panah (Dropdown) pada ​sifat (Pengaman) untuk memilih sifat
(pengamanan) surat yang akan dikirim.

▪ Klik tanda panah (Dropdown) pada ​Sifat (Penyampaian) untuk memilih


sifat (Penyampaian) surat yang akan dikirim.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​30


User Guide AMS Korporat

● Isi Tab “Pengirim”


▪ Klik “Jabatan” lalu isi nama pada kolom yang tersedia untuk memilih
nama jabatan pengirim/penanda tangan nota dinas. Maka secara
langsung akan terisi secara otomatis semua kolom pada tab “Pengirim”.

● Isi Tab “Penerima” Surat Keluar Internal

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​31


User Guide AMS Korporat

▪ Untuk Surat Keluar yang ditujukan ke sesame organisasi perusahaan,


maka menggunakan pilihan tanpa tanda tangan

▪ Klik tulisan “Kepada” lalu pilih unit/Jabatan

▪ Pilih Unit Organisasi dan isi nama pada kolom yang tersedia untuk
memilih nama pejabat/pegawai. Pastikan Pejabat/Pegawai yang dipilih
telah masuk ke bagian “Pilihan” disebelah kanan.

● Isi Tab “Penerima” Surat Keluar Eksternal

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​32


User Guide AMS Korporat

● Tab “Kepada” di ketik manual disesuaikan dengan tujuan Surat Keluar


Eksternal yang akan di tuju

● Isi Tab “Pemeriksa”


o Klik Tab ​“Pemeriksa” lalu isi nama pada kolom yang tersedia untuk
memilih jabatan yang akan memeriksa surat.

B. Pembuatan Body Surat


Body surat digunakan untuk mengisi isi Surat Keluar.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​33


User Guide AMS Korporat

Masukkan isi surat dengan cara manual atau dapat juga dilakukan menyalin (Copy) dari
dokumen yang sudah ada. Text editor dapat menjalankan fungsi-fungsi sebagai
berikut :
Undo / Redo :
Membatalkan dan mengulangi/kembali ke editan terakhir

Insert Menu:
Untuk memasukkan gambar, tabel, karakter khusus dan sebagainya

Paragraf:
pilihan type textnya apakah untuk paragraf atau heading.

B/I/U:
format kata untuk fungsi bold, huruf miring dan huruf bergaris bawah

Alignment:

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​34


User Guide AMS Korporat

pilihan penyeragaman posisi paragraf pada notadinas: rata kiri, rata tengah, rata kanan, dan
rata-berkesesusaian

​bullet/numbering:
memberikan tanda/lambang/penomoran di depan paragraf terentu.

indent/outdent:
berfungsi sama dengan TAB dan BACKSPACE

Selain fungsi yang telah disebutkan di atas, jika kita klik pada fungsi more maka akan muncul
fungsi fungsi lain sebagai berikut :

Font Menu:
Digunakan untuk mengatur jenis, ukuran huruf, supertscript, sub script, warna huruf dan
sebagainya.

​Remove Formatting:
Menghapus settingan format pada tulisan.

​Find and replace:


Untuk mencari karakter / kata tertentu dan menimpa dengan kata lain.

Check Accesibility​:
Untuk melakukan pengecekan apakah masalah askes.

Full Screen:
Untuk mengubah tampilan layar editor menjadi seluruh layar monitor.
Setting Menu:
Untuk melakukan pengecekan ejaaan tulisan, menghitung jumlah kata, mengubah menjadi
huruf besar.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​35


User Guide AMS Korporat

Adapun cara untuk menyalin teks dari dokumen yang sudah ada adalah sebagai berikut :
1. Sorot/block di dokumen yang akan disalin, kemudian pilih menu “Copy”, atau
juga bisa dengan tekan tombol “Ctrl + C”
2. ​Posisikan kursor pada lokasi tujuan di dalam editor, kemudian klik kanan di
mouse dan pilih menu “Paste”, atau tekan tombol “Ctrl + V”.

3. ​Maka akan muncul menu “Paste Formatting Options”

Pilih menu “Keep Formatting” untuk mempertahankan format tulisan yang


sebelumnya sudah diatur.
4. ​Maka hasil penyalinan akan ditampilkan pada kolom pengisian surat, seperti
contoh di bawah ini:

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​36


User Guide AMS Korporat

Attachment​: masukkan file yang akan dilampirkan dalam surat yang akan dibuat jika memang
ada lampirannya. Untuk jenis file lampirannya bisa berupa document file, gambar
atau pdf. Ukuran maksimal total lampiran yang bisa dimasukkan dalam satu surat
adalah 100 MB. Untuk memasukkan lampiran bisa dengan drag dan drop, atau bisa
pilih browse.

Catatan : Selanjutnya klik button ‘Kirim’,lalu akan muncul kolom untuk pengisian Catatan
dengan mengetik isi catatan.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​37


User Guide AMS Korporat

4.2. Proses Penyimpanan sebagai Konsep

Proses penyimpanan sebagai konsep dapat dilakukan ketika kita masih dalam proses
pembuatan surat. Hal ini membantu ketika sedang mengkonsep surat keluar namun
belum selesai dilakukan pengiriman. Klik tanda “Simpan & Lihat” maka surat yang telah
dikonsep akan disimpan dan dapat diakses dari menu “Surat Keluar” sub menu “Konsep”.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​38


User Guide AMS Korporat

Setelah itu, pada menu sebelah kiri akan muncul daftar surat yang tersimpan di dalam sub
menu “Konsep”.

4.3. Proses “Kirim” Surat

Proses berikutnya adalah proses pengiriman Surat, dimana surat yang sudah dikonsep akan
dikirim ke pemeriksa berikutnya. Klik “Kirim” untuk mengirim Surat Keluar. Ketika proses
pengiriman, akan muncul kolom catatan yang harus diisi oleh konseptor

4.4. Proses Approval

Proses Approval dilakukan oleh pejabat-pejabat yang ditunjuk sebagai pemeriksa, baik
pemeriksa yang ditunjuk dari konseptor maupun ditunjuk oleh pejabat sebagai sisipan.
Pada Surat Keluar, klik “Persetujuan” untuk membuka daftar surat yang perlu diproses
pemeriksaan.
Ada 3 jenis proses approval yang tersedia pada aplikasi, yaitu:
1. Proses Setuju
Proses setuju akan menyetujui surat yang diperiksa untuk dikirim ke pejabat pemeriksa
berikutnya. Untuk membuka surat, pilih menu Surat Keluar, klik “Persetujuan”

a. Buka halaman surat yang hendak diperiksa, dengan cara ​double​ klik .

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​39


User Guide AMS Korporat

b. Pilih “Edit” pada menu atas halaman surat.

c. Untuk menyetujui, klik “Setuju”.

d. Muncul kolom Catatan untuk surat tersebut, dapat diisi dengan cara ceklis
pilihan atau diisi secara manual.

2. Proses Kembali

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​40


User Guide AMS Korporat

Proses kembali adalah proses dimana pejabat yang dimintai approval mengembalikan surat
keluar tersebut kepada pemeriksa sebelumnya. Untuk membuka surat, pilih menu
Surat Keluar, klik “Persetujuan”

a. Buka halaman surat yang akan diperiksa, dengan cara klik pada tanggal
surat.
b. Pilih “Edit” pada menu atas halaman surat.

c. Untuk mengembalikan pada pemeriksa sebelumnya, klik “Kembali”.

e. Muncul kolom Catatan untuk surat tersebut, dapat diisi dengan cara ceklis
pilihan atau diisi secara manual.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​41


User Guide AMS Korporat

3. Proses Batal
Proses batal adalah proses menghentikan pengiriman surat, sehingga surat berhenti pada
pejabat pemeriksa yang membatalkan surat. Untuk membuka surat, pilih menu Surat
Keluar, klik “Persetujuan”

a. Buka halaman surat yang hendak diperiksa, dengan cara klik pada tanggal
surat.
b. Pilih “Edit” pada menu atas halaman surat.

c. Untuk membatalkan, klik “Tolak”.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​42


User Guide AMS Korporat

d. Muncul kolom Catatan untuk surat tersebut, dapat diisi dengan cara ceklis
pilihan atau diisi secara manual

4.5. Proses Cetak/Print Surat Keluar Eksternal

Proses ini di dilakukan ketika membuat Surat Keluar Eksternal (diluar Instansi PLN) yang masih
membutuhkan tanda tangan basah untuk proses pengiriman surat
a. Klik Icon Printer sebelah nama dan klik link “No Surat” kemudian akan
muncul tampilan surat yang akan di cetak. Yang bertugas melakukan proses
cetak surat keluar dengan tanda tangan adalah Sekretaris Fungsi/Sekretaris
Divisi

b. Klik Icon “Cetak” untuk mencetak surat dan di tanda tangan

c. Kemudian klik Icon “Upload” untuk mengunggah file yang telah di tanda
tangan basah

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​43


User Guide AMS Korporat

d. Lanjutkan dengan upload dokumen, maka surat akan berubah statusnya &
akan langsung didistribusikan ke penerima internal PLN

5. Delegasi

5.1. Pengaktifan Delegasi


Pejabat delegasi dipilih dan diaktifkan untuk menggantikan pejabat yang sedang berhalangan.
Langkah-langkah untuk membuat delegasi adalah:
a. Login sebagai pejabat yang akan membuat delegasi
b. Pada tab menu yang berada di halaman bagian atas, pilih “Buat Naskah Dinas” lalu
klik “Delegasi”.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​44


User Guide AMS Korporat

c. Selanjutnya akan muncul form untuk pengisian data pejabat delegasi pada kolom
sebelah kanan.

d. Pilih nama user yang akan dijadikan Penerima Delegasi, dengan mengklik tulisan
Penerima Delegasi untuk pengisian “Penerima Delegasi”.

Penerima Delegasi dapat dipilih secara manual dengan klik yang sudah ada atau dengan
melakukan pencarian nama pejabat pada menu “Penerima Delegasi”. Setelah selesai
memilih penerima delegasi, klik “Ok” maka nama penerima akan muncul pada kolom
“Penerima Delegasi”.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​45


User Guide AMS Korporat

e. Pilih tanggal mulai PLH & Tanggal selesai PLH

f. Masukkan nomor Nota dinas PLH

g. Klik “submit”

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​46


User Guide AMS Korporat

5.2. Menonaktifkan Delegasi

a. Log delegasi aktif merupakan daftar delegasi yang aktif. Untuk melihat log delegasi
yang aktif, pada menu Delegasi, klik “Aktif” lalu daftar log akan muncul pada halaman
delegasi yang aktif.

b. klik ”Non Aktifkan” untuk menonaktifkan delegasi

6. Sekretaris

6.1. Pengaktifan Sekretaris

Fungsi Sekretaris hanya dapat dilakukan oleh user yang memiliki jabatan. Ketika di aktifkan,
maka sekretaris akan menerima terlebih dahulu semua surat yang diterima oleh
pejabatnya. Selain itu ada juga ”Personal Assistant”, Jika ”Personal Assistant” ini diaktifkan,

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​47


User Guide AMS Korporat

maka dia merupakan ”Mirroring” dari akun pejabat yang mengaktifkan. Langkah-langkah
yang dapat dilakukan untuk mengaktifkan sekretaris adalah :
a. Login sebagai user yang memiliki jabatan.
b. Pada menu yang terletak di atas, klik “Buat Naskah Dinas” lalu pilih Sekretaris.

c. Akan muncul halaman pengaktifan sekretaris

d. Klik pada tulisan ”Sekretaris” maka akan muncul nama pegawai yang akan dipilih
untuk mengaktifkan sekretaris, pilih lalu klik OK

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​48


User Guide AMS Korporat

e. Dilihat dari gambar di atas, terlihat kolom kosong yang disediakan untuk pengisian
sekretaris.

f. Pilih Pada bagian ”Hak” yaitu ”Biasa” / ”Rahasia”. Jika yang dipilih biasa, maka
surat yang sifatnya ”Biasa” akan masuk ke sekretaris terlebih dahulu. Jika
”Rahasia” maka surat yang sifatnya ”Rahasia” juga akan masuk ke sekretaris
terlebih dahulu

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​49


User Guide AMS Korporat

g. Klik ”Aktifkan” untuk mengaktifkan fungsi sekretaris

6.2. Menonaktifkan Sekretaris

Sekretaris yang sudah diaktifkan, dapat diganti/dinon-aktifkan sewaktu-waktu. Langkah-langkah


yang digunakan untuk menon-aktifkan sekretaris adalah :
a. Login sebagai pejabat yang memiliki sekretaris.
b. Pilih “Aktif” pada tab menu yang terletak di samping kiri halaman, lalu klik “Aktif”.

c. Pilih sekretaris yang hendak dinonaktifkan.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​50


User Guide AMS Korporat

d. Klik tombol ”(–)” untuk menonaktifkan sekretaris, dan kemudian pilih ”Yes” saat
muncul konfirmasi.

7. Input Surat Masuk

7.1 Input Surat Masuk

Input Surat Masuk adalah Surat Masuk yang berasal dari luar PLN yang di buat Oleh
Sekretariat Pusat ataupun oleh Sekretariat Unit. Langkah-langkah yang dapat dilakukan
untuk menginput surat masuk adalah :
a. Login sebagai user yang memiliki role sebagai Sekretariat.
b. Pada menu yang terletak di atas, klik “Buat Naskah Dinas” lalu pilih Input Surat
Masuk

c. Kemudian Isi Data Surat Masuk

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​51


User Guide AMS Korporat

Tahun Agenda dan Tanggal Terima disesuaikan dengan Hari dimana surat
tersebut di Inputkan
Nomor Surat di ketik manual sesuai dengan nomor yang ada pada surat
tersebut
Tanggal Surat di Pilih berdasarkan tanggal pada Surat tersebut
Klik ​“Kepada” ​lalu isi nama pada kolom yang tersedia untuk memilih nama
pegawai.

Klik Tab “Jabatan” untuk memilih berdasarkan jabatan dan Tab ”Pegawai”
untuk user selain yang ada di Tab ”Jabatan”.
Pilih nama yang telah dipilih, hingga masuk ke bagian sebelah kanan kolom
”Pilihan”

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​52


User Guide AMS Korporat

Klik ​“Tembusan” ​jika ada lalu isi nama pada kolom yang tersedia untuk
memilih nama jabatan sebagai tembusan dari surat tersebut

Klik Icon pada kolom ”Unit Organisasi” untuk memilih ”Tembusan” dari Unit
Lain

Masukan ”​Hal​” yang ada di dalam Surat yang akan di inputkan


Masukan jumlah ”​Lampiran​” yang ada dalam Surat
Klik ​“Kode Klasifikasi” ​untuk mengisi klasifikasi surat

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​53


User Guide AMS Korporat

Klik pilihan pada ​sifat (Pengaman) untuk memilih sifat surat yang akan
dikirim

Klik pilihan pada ​Sifat (Penyampaian) untuk memilih sifat surat yang akan
dikirim

Isi ”​Keterangan​” berdasarkan surat tersebut


Upload Surat dan ​Lampiran yang telah di ​Scan dalam bentuk pdf
kemudian ”​Submit​” maka surat akan terkirim ke ”​Penerima​”

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​54


User Guide AMS Korporat

7.2 Edit Surat Masuk


Edit Surat Masuk adalah Merubah isi data Surat Masuk yang telah di kirim kepada Penerima
Oleh Sekretariat Pusat ataupun oleh Sekretariat Unit yang Menginput Surat Masuk
tersebut. Langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk mengedit surat masuk adalah :
a. Login sebagai user yang memiliki role sebagai Sekretariat sekaligus yang
input Surat Masuk.
b. Klik Menu ”​Surat Masuk​”

c. Muncul List Surat Masuk yang telah di Input oleh Sekretariat, kemudian pilih
Surat yang akan di Edit

d. ​Kemudian Muncul Data Surat Masuk dan Klik “Edit”

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​55


User Guide AMS Korporat

e. Ketika mengedit kita bisa merubah antara lain :

a) Mengganti “​Dari​”
Klik “​Tambah Kepada​” untuk menambahkan Penerima Surat

Klik Tab “Jabatan” untuk memilih berdasarkan jabatan dan


Tab ”Pegawai” untuk user selain yang ada di Tab ”Jabatan”.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​56


User Guide AMS Korporat

Klik ​“Tambahkan Tembusan” ​jika ada lalu isi nama pada


kolom yang tersedia untuk memilih nama jabatan sebagai
tembusan dari surat tersebut

Klik Icon pada kolom ”Unit Organisasi” untuk memilih


”Tembusan” dari Unit Lain

b) Mengganti atau Menambahkan “​Hal”


c) Menambahkan atau Merubah jumlah “​Lampiran​”
d) Klik pilihan pada ​sifat (Pengaman)​ untuk merubah sifat surat yang
akan dikirim.

e) Klik radio button pada ​Sifat (Penyampaian) untuk memilih sifat


surat yang akan dikirim.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​57


User Guide AMS Korporat

f) Menambahkan atau Menghapus Dokumen yang di Lampirkan pada


surat

g) Kemudian Klik “​Submit​” maka surat akan selesai di edit dan data
pada isi surat akan terupdate di penerima

7.3 Input Tempat Penyimpanan Surat Masuk


Input Tempat Penyimpanan Surat Masuk digunakan untuk Menunjukan dimana letak
penyimpanan File asli Surat Masuk yang telah di kirim kepada Penerima Oleh
Sekretaris Fungsi yang Menerima Surat Masuk tersebut sebelum ke penerima.
Langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk mengedit surat masuk adalah :
a. Login sebagai user Sekretaris Fungsi.
b. Klik Menu ”​Surat Masuk​”

c. Muncul List Surat Masuk yang telah di Input oleh Sekretaris, kemudian pilih
Surat yang akan di Input Tempat Penyimpanan

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​58


User Guide AMS Korporat

d. Kemudian Muncul Data Surat Masuk


e. Kemudian Masukan data Ruang Penyimpanan, No Almari Dan Ordner dimana
File Asli Disimpan

f. Setelah Selesai Dimasukan Kemudian Klik “Simpan”

g. Maka Data Tempat Penyimpanan File Asli akan tersimpan dalam Data Surat
Masuk

8. Surat Bentuk Khusus


Menu Surat Bentuk Khusus digunakan untuk proses pengambilan nomor Surat Bentuk Khusus
yang telah selesai diproses dan memerlukan Nomor. Proses pengambilan nomor surat
bentuk khusus dilakukan oleh Sekretaris Fungsi.
Adapun jenis dari Surat Bentuk Khusus adalah :

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​59


User Guide AMS Korporat

1. MoU/Nota Kesepahaman
2. Surat Perjanjian (Pj)
3. Surat Perintah Kerja (SPK)
4. Surat Kuasa (SKu)
5. Surat Tugas (STg)
6. Amandemen (Amd)
7. Berita Acara (BA)
8. Surat Keterangan (SKt)
9. Surat Pernyataan (SPN)
10. Rencana Kerja & Syarat-Syarat (RKS)
11. Daftar Pengantar (DP)
12. Letter of Intent (LOI)
13. Izin Persetujuan Direksi
14. Rekomendasi Value (RV)
15. Surat Laporan (Lap)
16. Surat Peringatan (SPt)
17. Pengumuman (Pm)
18. Pemberitahuan (Pt)

Langkah-langkah yang dilakukan untuk mengambil nomor Surat Bentuk Khusus adalah :
a. Login sebagai user yang memiliki role sebagai Sekretaris Fungsi.
b. Pada menu yang terletak di atas, klik “Buat Naskah Dinas” lalu pilih ”Bentuk
Khusus”

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​60


User Guide AMS Korporat

8.1 Mou/Kesepahaman
Dimenu Jenis Bentuk Khusus pilih “MoU/Nota Kesepahaman”

Nomor akan tergenerate sesuai sistem dan kode suratnya.


Masukan “​Dengan​” dengan menginput manual
Pilih “​Kode Klasifikasi​” sesuai dengan surat bentuk khusus

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​61


User Guide AMS Korporat

Pilih “​Unit Organisasi​” untuk menentukan yang mengeluarkan surat


berdasarkan Divisi (untuk Kantor Pusat) dan Unit Organisasi (di Luar Kantor
Pusat)
“​Tanggal​” disesuaikan dengan tanggal pembuatan surat
Masukan jumlah “​Lampiran​” yang terdapat di dalam Surat
Masukan “​Hal​” untuk judul dari surat
Masukan “​Keterangan​” dan “​Ambil Nomor dan Simpan”

Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada
yang belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan
proses pengambilan nomor surat

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​62


User Guide AMS Korporat

Setelah melakukan submit pengambilan nomor surat, akan muncul form


untuk mengisi attachment dengan maksimal 100 MB dan harus file pdf. untuk
pengisian menu Ruang Penyimpanan dan No.Almari-Ordner disesuaikan
dengan file.

Pengisian harus lengkap tidak boleh ada yang terlewati, jika sudah benar
pilih menu “Upload Attachment” agar surat tersebut berubah statusnya
menjadi “Selesai”.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​63


User Guide AMS Korporat

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​64


User Guide AMS Korporat

8.2 Surat Perjanjian

Dimenu Jenis Bentuk Khusus pilih “Surat Perjanjian”

Nomor akan tergenerate sesuai sistem dan kode suratnya.


Masukan “​Dengan​” dengan menginput manual
Pilih “​Kode Klasifikasi​” sesuai dengan surat bentuk khusus

Pilih “​Unit Organisasi​” untuk menentukan yang mengeluarkan surat


berdasarkan Divisi (untuk Kantor Pusat) dan Unit Organisasi (di Luar Kantor
Pusat)
“​Tanggal​” disesuaikan dengan tanggal pembuatan surat

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​65


User Guide AMS Korporat

Masukan jumlah “​Lampiran​” yang terdapat di dalam Surat


Masukan “​Hal​” untuk judul dari surat
Masukan “​Keterangan​” dan “​Ambil Nomor dan Simpan”

Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat

Setelah melakukan submit surat,kemudian mengisi attachment dimenu Arsip jika


ada file yang ingin dilampirkan pilih “Browse” dengan maksimal 100MB dan
harus file pdf. Dan pengisian menu Ruang Penyimpanan dan No.Almari-Ordner
disesuaikan dengan file.
Pengisian harus lengkap tidak boleh ada yang terlewati, jika sudah benar pilih
menu “Upload Attachment” agar surat tersebut berubah status menjadi “Selesai”.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​66


User Guide AMS Korporat

8.3 Surat Perintah Kerja


Dimenu Jenis Bentuk Khusus pilih “Surat Perintah Kerja”

Nomor akan tergenerate sesuai sistem dan kode suratnya.


Masukan “​Dengan​” dengan menginput manual
Pilih “​Kode Klasifikasi​” sesuai dengan surat bentuk khusus

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​67


User Guide AMS Korporat

Pilih “​Unit Organisasi​” untuk menentukan yang mengeluarkan surat


berdasarkan Divisi (untuk Kantor Pusat) dan Unit Organisasi (di Luar Kantor
Pusat)
“​Tanggal​” disesuaikan dengan tanggal pembuatan surat
Masukan jumlah “​Lampiran​” yang terdapat di dalam Surat
Masukan “​Hal​” untuk judul dari surat
Masukan “​Keterangan​” dan “​Ambil Nomor dan Simpan”

Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​68


User Guide AMS Korporat

Setelah melakukan submit surat,kemudian mengisi attachment dimenu Arsip jika


ada file yang ingin dilampirkan pilih “Browse” dengan maksimal 100MB dan
harus file pdf. Dan pengisian menu Ruang Penyimpanan dan No.Almari-Ordner
disesuaikan dengan file.

Pengisian harus lengkap tidak boleh ada yang terlewati,jika sudah benar pilih
menu “Upload Attachment” agar surat tersebut berubah status menjadi “Selesai”.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​69


User Guide AMS Korporat

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​70


User Guide AMS Korporat

8.4 Surat Kuasa


Dimenu Jenis Bentuk Khusus pilih “Surat Kuasa”

Nomor akan tergenerate sesuai sistem dan kode suratnya.


Masukan “​Dengan​” dengan menginput manual
Pilih “​Kode Klasifikasi​” sesuai dengan surat bentuk khusus

Pilih “​Unit Organisasi​” untuk menentukan yang mengeluarkan surat


berdasarkan Divisi (untuk Kantor Pusat) dan Unit Organisasi (di Luar Kantor
Pusat)
“​Tanggal​” disesuaikan dengan tanggal pembuatan surat
Masukan jumlah “​Lampiran​” yang terdapat di dalam Surat
Masukan “​Hal​” untuk judul dari surat

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​71


User Guide AMS Korporat

Masukan “​Keterangan​” dan “​Ambil Nomor dan Simpan”

Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat

Setelah melakukan submit surat,kemudian mengisi attachment dimenu Arsip jika


ada file yang ingin dilampirkan pilih “Browse” dengan maksimal 100MB dan
harus file pdf. Dan pengisian menu Ruang Penyimpanan dan No.Almari-Ordner
disesuaikan dengan file.
Pengisian harus lengkap tidak boleh ada yang terlewati,jika sudah benar pilih
menu “Upload Attachment” agar surat tersebut berubah status menjadi “Selesai”.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​72


User Guide AMS Korporat

8.5 Surat Tugas


Dimenu Jenis Bentuk Khusus pilih “Surat Tugas”

Nomor akan tergenerate sesuai sistem dan kode suratnya.


Pilih “​Unit Organisasi​” untuk menentukan yang mengeluarkan surat
berdasarkan Divisi (untuk Kantor Pusat) dan Unit Organisasi (di Luar Kantor
Pusat)
Pilih “​Tanggal Berlaku​” Surat Tugas
Klik Action “​Kepada​” dan pilih user yang menerima Surat Tugas, Klik Tab
“Jabatan” untuk memilih berdasarkan jabatan dan Tab ”Pegawai” untuk user
selain yang ada di Tab ”Jabatan”

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​73


User Guide AMS Korporat

Masukan “​Hal​” untuk judul dari surat


Masukan “​Keterangan​” dan “​Ambil Nomor dan Simpan”

Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​74


User Guide AMS Korporat

Setelah melakukan submit surat,kemudian mengisi attachment dimenu Arsip jika


ada file yang ingin dilampirkan pilih “Browse” dengan maksimal 100MB dan
harus file pdf. Dan pengisian menu Ruang Penyimpanan dan No.Almari-Ordner
disesuaikan dengan file.
Pengisian harus lengkap tidak boleh ada yang terlewati,jika sudah benar pilih
menu “Upload Attachment” agar surat tersebut berubah status menjadi “Selesai”.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​75


User Guide AMS Korporat

8.6 Surat Amandemen


Dimenu Jenis Bentuk Khusus pilih “Surat Amandemen”

Nomor akan tergenerate sesuai sistem dan kode suratnya.


Masukan “​Dengan​” dengan menginput manual
Pilih “​Kode Klasifikasi​” sesuai dengan surat bentuk khusus

Pilih “​Unit Organisasi​” untuk menentukan yang mengeluarkan surat


berdasarkan Divisi (untuk Kantor Pusat) dan Unit Organisasi (di Luar Kantor
Pusat)
“​Tanggal​” disesuaikan dengan tanggal pembuatan surat
Masukan jumlah “​Lampiran​” yang terdapat di dalam Surat
Masukan “​Hal​” untuk judul dari surat

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​76


User Guide AMS Korporat

Masukan “​Keterangan​” dan “​Ambil Nomor dan Simpan”

Akan mendapatkan notif seperti ini jika ingin melanjutkan submit surat,pilih
“lanjutkan” agar surat terkirim, teteapi jika surat masih ada yang belum lengkap
atau salah pilih “batal” untuk melengkapi surat

Setelah melakukan submit surat,kemudian mengisi attachment dimenu Arsip jika


ada file yang ingin dilampirkan pilih “Browse” dengan maksimal 100MB dan
harus file pdf. Dan pengisian menu Ruang Penyimpanan dan No.Almari-Ordner
disesuaikan dengan file.
Pengisian harus lengkap tidak boleh ada yang terlewati,jika sudah benar pilih
menu “Upload Attachment” agar surat tersebut berubah status menjadi “Selesai”.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​77


User Guide AMS Korporat

8.7 Berita Acara

Dimenu Jenis Bentuk Khusus pilih “Berita Acara”

Nomor akan tergenerate sesuai sistem dan kode suratnya.


Masukan “​Dengan​” dengan menginput manual
Pilih “​Kode Klasifikasi​” sesuai dengan surat bentuk khusus

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​78


User Guide AMS Korporat

Pilih “​Unit Organisasi​” untuk menentukan yang mengeluarkan surat


berdasarkan Divisi (untuk Kantor Pusat) dan Unit Organisasi (di Luar Kantor
Pusat)
“​Tanggal​” disesuaikan dengan tanggal pembuatan surat
Masukan jumlah “​Lampiran​” yang terdapat di dalam Surat
Masukan “​Hal​” untuk judul dari surat
Masukan “​Keterangan​” dan “​Ambil Nomor dan Simpan”

Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​79


User Guide AMS Korporat

Setelah melakukan submit surat,kemudian mengisi attachment dimenu Arsip jika


ada file yang ingin dilampirkan pilih “Browse” dengan maksimal 100MB dan
harus file pdf. Dan pengisian menu Ruang Penyimpanan dan No.Almari-Ordner
disesuaikan dengan file.
Pengisian harus lengkap tidak boleh ada yang terlewati,jika sudah benar pilih
menu “Upload Attachment” agar surat tersebut berubah status menjadi “Selesai”.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​80


User Guide AMS Korporat

8.8 Surat Keterangan


Dimenu Jenis Bentuk Khusus pilih “Surat Keterangan”

Nomor akan tergenerate sesuai sistem dan kode suratnya.


Masukan “​Dengan​” dengan menginput manual
Pilih “​Kode Klasifikasi​” sesuai dengan surat bentuk khusus

Pilih “​Unit Organisasi​” untuk menentukan yang mengeluarkan surat


berdasarkan Divisi (untuk Kantor Pusat) dan Unit Organisasi (di Luar Kantor
Pusat)
“​Tanggal​” disesuaikan dengan tanggal pembuatan surat
Masukan jumlah “​Lampiran​” yang terdapat di dalam Surat
Masukan “​Hal​” untuk judul dari surat
Masukan “​Keterangan​” dan “​Ambil Nomor dan Simpan”

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​81


User Guide AMS Korporat

Akan mendapatkan notif seperti ini jika ingin melanjutkan submit surat,pilih
“lanjutkan” agar surat terkirim, teteapi jika surat masih ada yang belum lengkap
atau salah pilih “batal” untuk melengkapi surat

Setelah melakukan submit surat,kemudian mengisi attachment dimenu Arsip jika


ada file yang ingin dilampirkan pilih “Browse” dengan maksimal 100MB dan
harus file pdf. Dan pengisian menu Ruang Penyimpanan dan No.Almari-Ordner
disesuaikan dengan file.
Pengisian harus lengkap tidak boleh ada yang terlewati,jika sudah benar pilih
menu “Upload Attachment” agar surat tersebut berubah status menjadi “Selesai”.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​82


User Guide AMS Korporat

8.9 Surat Pernyataan


Dimenu Jenis Bentuk Khusus pilih “Surat Pernyataan”

Nomor akan tergenerate sesuai sistem dan kode suratnya.


Masukan “​Dengan​” dengan menginput manual
Pilih “​Kode Klasifikasi​” sesuai dengan surat bentuk khusus

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​83


User Guide AMS Korporat

Pilih “​Unit Organisasi​” untuk menentukan yang mengeluarkan surat


berdasarkan Divisi (untuk Kantor Pusat) dan Unit Organisasi (di Luar Kantor
Pusat)
“​Tanggal​” disesuaikan dengan tanggal pembuatan surat
Masukan jumlah “​Lampiran​” yang terdapat di dalam Surat
Masukan “​Hal​” untuk judul dari surat
Masukan “​Keterangan​” dan “​Ambil Nomor dan Simpan”

Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​84


User Guide AMS Korporat

Setelah melakukan submit surat,kemudian mengisi attachment dimenu Arsip jika


ada file yang ingin dilampirkan pilih “Browse” dengan maksimal 100MB dan
harus file pdf. Dan pengisian menu Ruang Penyimpanan dan No.Almari-Ordner
disesuaikan dengan file.
Pengisian harus lengkap tidak boleh ada yang terlewati,jika sudah benar pilih
menu “Upload Attachment” agar surat tersebut berubah status menjadi “Selesai”.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​85


User Guide AMS Korporat

8.10 Daftar Pengantar


Dimenu Jenis Bentuk Khusus pilih “Daftar Pengantar”

Nomor akan tergenerate sesuai sistem dan kode suratnya.


Masukan “​Dengan​” dengan menginput manual
Pilih “​Kode Klasifikasi​” sesuai dengan surat bentuk khusus

Pilih “​Unit Organisasi​” untuk menentukan yang mengeluarkan surat


berdasarkan Divisi (untuk Kantor Pusat) dan Unit Organisasi (di Luar Kantor
Pusat)
“​Tanggal​” disesuaikan dengan tanggal pembuatan surat
Masukan jumlah “​Lampiran​” yang terdapat di dalam Surat
Masukan “​Hal​” untuk judul dari surat

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​86


User Guide AMS Korporat

Masukan “​Keterangan​” dan “​Ambil Nomor dan Simpan”

Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat

Setelah melakukan submit surat,kemudian mengisi attachment dimenu Arsip jika


ada file yang ingin dilampirkan pilih “Browse” dengan maksimal 100MB dan
harus file pdf. Dan pengisian menu Ruang Penyimpanan dan No.Almari-Ordner
disesuaikan dengan file.
Pengisian harus lengkap tidak boleh ada yang terlewati,jika sudah benar pilih
menu “Upload Attachment” agar surat tersebut berubah status menjadi “Selesai”.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​87


User Guide AMS Korporat

8.11 Letter of Intent

Dimenu Jenis Bentuk Khusus pilih “Letter of Intent”

Nomor akan tergenerate sesuai sistem dan kode suratnya.


Masukan “​Dengan​” dengan menginput manual
Pilih “​Kode Klasifikasi​” sesuai dengan surat bentuk khusus

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​88


User Guide AMS Korporat

Pilih “​Unit Organisasi​” untuk menentukan yang mengeluarkan surat


berdasarkan Divisi (untuk Kantor Pusat) dan Unit Organisasi (di Luar Kantor
Pusat)
“​Tanggal​” disesuaikan dengan tanggal pembuatan surat
Masukan jumlah “​Lampiran​” yang terdapat di dalam Surat
Masukan “​Hal​” untuk judul dari surat
Masukan “​Keterangan​” dan “​Ambil Nomor dan Simpan”

Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​89


User Guide AMS Korporat

Setelah melakukan submit surat,kemudian mengisi attachment dimenu Arsip jika


ada file yang ingin dilampirkan pilih “Browse” dengan maksimal 100MB dan
harus file pdf. Dan pengisian menu Ruang Penyimpanan dan No.Almari-Ordner
disesuaikan dengan file.
Pengisian harus lengkap tidak boleh ada yang terlewati,jika sudah benar pilih
menu “Upload Attachment” agar surat tersebut berubah status menjadi “Selesai”.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​90


User Guide AMS Korporat

8.12 Izin Persetujuan Direksi

Dimenu Jenis Bentuk Khusus pilih “Daftar Izin Persetujuan Direksi”

Nomor akan tergenerate sesuai sistem dan kode suratnya.


Masukan “​Dengan​” dengan menginput manual
Pilih “​Kode Klasifikasi​” sesuai dengan surat bentuk khusus

Pilih “​Unit Organisasi​” untuk menentukan yang mengeluarkan surat


berdasarkan Divisi (untuk Kantor Pusat) dan Unit Organisasi (di Luar Kantor
Pusat)
“​Tanggal​” disesuaikan dengan tanggal pembuatan surat
Masukan jumlah “​Lampiran​” yang terdapat di dalam Surat
Masukan “​Hal​” untuk judul dari surat

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​91


User Guide AMS Korporat

Masukan “​Keterangan​” dan “​Ambil Nomor dan Simpan”

Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat

Setelah melakukan submit surat,kemudian mengisi attachment dimenu Arsip jika


ada file yang ingin dilampirkan pilih “Browse” dengan maksimal 100MB dan
harus file pdf. Dan pengisian menu Ruang Penyimpanan dan No.Almari-Ordner
disesuaikan dengan file.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​92


User Guide AMS Korporat

Pengisian harus lengkap tidak boleh ada yang terlewati,jika sudah benar pilih
menu “Upload Attachment” agar surat tersebut berubah status menjadi “Selesai”.

8.13 Rekomendasi
Dimenu Jenis Bentuk Khusus pilih “Rekomendasi”

Nomor akan tergenerate sesuai sistem dan kode suratnya.


Masukan “​Dengan​” dengan menginput manual
Pilih “​Kode Klasifikasi​” sesuai dengan surat bentuk khusus

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​93


User Guide AMS Korporat

Pilih “​Unit Organisasi​” untuk menentukan yang mengeluarkan surat


berdasarkan Divisi (untuk Kantor Pusat) dan Unit Organisasi (di Luar Kantor
Pusat)
“​Tanggal​” disesuaikan dengan tanggal pembuatan surat
Masukan jumlah “​Lampiran​” yang terdapat di dalam Surat
Masukan “​Hal​” untuk judul dari surat
Masukan “​Keterangan​” dan “​Ambil Nomor dan Simpan”

Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​94


User Guide AMS Korporat

Setelah melakukan submit surat,kemudian mengisi attachment dimenu Arsip jika


ada file yang ingin dilampirkan pilih “Browse” dengan maksimal 100MB dan
harus file pdf. Dan pengisian menu Ruang Penyimpanan dan No.Almari-Ordner
disesuaikan dengan file.
Pengisian harus lengkap tidak boleh ada yang terlewati,jika sudah benar pilih
menu “Upload Attachment” agar surat tersebut berubah status menjadi “Selesai”.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​95


User Guide AMS Korporat

8.14 Surat Laporan

Dimenu Jenis Bentuk Khusus pilih “Daftar Izin Persetujuan Direksi”

Nomor akan tergenerate sesuai sistem dan kode suratnya.


Pilih “​Unit Organisasi​” untuk menentukan yang mengeluarkan surat
berdasarkan Divisi (untuk Kantor Pusat) dan Unit Organisasi (di Luar Kantor
Pusat)
Pilih “​Tanggal Berlaku​” Surat Tugas
Klik Action “​Kepada​” dan pilih user yang menerima Surat Tugas, Klik Tab
“Jabatan” untuk memilih berdasarkan jabatan dan Tab ”Pegawai” untuk user
selain yang ada di Tab ”Jabatan”

Masukan “​Hal​” untuk judul dari surat

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​96


User Guide AMS Korporat

Masukan “​Keterangan​” dan “​Ambil Nomor dan Simpan”

Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat

Setelah melakukan submit surat,kemudian mengisi attachment dimenu Arsip jika


ada file yang ingin dilampirkan pilih “Browse” dengan maksimal 100MB dan
harus file pdf. Dan pengisian menu Ruang Penyimpanan dan No.Almari-Ordner
disesuaikan dengan file.
Pengisian harus lengkap tidak boleh ada yang terlewati,jika sudah benar pilih
menu “Upload Attachment” agar surat tersebut berubah status menjadi “Selesai”.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​97


User Guide AMS Korporat

8.15 Surat Peringatan

Dimenu Jenis Bentuk Khusus pilih “Surat Peringatan”

Nomor akan tergenerate sesuai sistem dan kode suratnya.


Masukan “​Dengan​” dengan menginput manual
Pilih “​Kode Klasifikasi​” sesuai dengan surat bentuk khusus

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​98


User Guide AMS Korporat

Pilih “​Unit Organisasi​” untuk menentukan yang mengeluarkan surat


berdasarkan Divisi (untuk Kantor Pusat) dan Unit Organisasi (di Luar Kantor
Pusat)
“​Tanggal​” disesuaikan dengan tanggal pembuatan surat
Masukan jumlah “​Lampiran​” yang terdapat di dalam Surat
Masukan “​Hal​” untuk judul dari surat
Masukan “​Keterangan​” dan “​Ambil Nomor dan Simpan”

Akan mendapatkan notif seperti ini jika ingin melanjutkan submit surat,pilih
“lanjutkan” agar surat terkirim, teteapi jika surat masih ada yang belum lengkap
atau salah pilih “batal” untuk melengkapi surat

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​99


User Guide AMS Korporat

Setelah melakukan submit surat,kemudian mengisi attachment dimenu Arsip jika


ada file yang ingin dilampirkan pilih “Browse” dengan maksimal 100MB dan
harus file pdf. Dan pengisian menu Ruang Penyimpanan dan No.Almari-Ordner
disesuaikan dengan file.
Pengisian harus lengkap tidak boleh ada yang terlewati,jika sudah benar pilih
menu “Upload Attachment” agar surat tersebut berubah status menjadi “Selesai”.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​100


User Guide AMS Korporat

8.16 Pengumuman

Dimenu Jenis Bentuk Khusus pilih “Pengumuman”

Nomor akan tergenerate sesuai sistem dan kode suratnya.


Masukan “​Dengan​” dengan menginput manual
Pilih “​Kode Klasifikasi​” sesuai dengan surat bentuk khusus

Pilih “​Unit Organisasi​” untuk menentukan yang mengeluarkan surat


berdasarkan Divisi (untuk Kantor Pusat) dan Unit Organisasi (di Luar Kantor
Pusat)
“​Tanggal​” disesuaikan dengan tanggal pembuatan surat
Masukan jumlah “​Lampiran​” yang terdapat di dalam Surat
Masukan “​Hal​” untuk judul dari surat
Masukan “​Keterangan​” dan “​Ambil Nomor dan Simpan”

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​101


User Guide AMS Korporat

Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat

Setelah melakukan submit surat,kemudian mengisi attachment dimenu Arsip jika


ada file yang ingin dilampirkan pilih “Browse” dengan maksimal 100MB dan
harus file pdf. Dan pengisian menu Ruang Penyimpanan dan No.Almari-Ordner
disesuaikan dengan file.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​102


User Guide AMS Korporat

Pengisian harus lengkap tidak boleh ada yang terlewati,jika sudah benar pilih
menu “Upload Attachment” agar surat tersebut berubah status menjadi “Selesai”.

8.17 Pemberitahuan

Dimenu Jenis Bentuk Khusus pilih “Pemberitahuan”

Nomor akan tergenerate sesuai sistem dan kode suratnya.


Masukan “​Dengan​” dengan menginput manual
Pilih “​Kode Klasifikasi​” sesuai dengan surat bentuk khusus

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​103


User Guide AMS Korporat

Pilih “​Unit Organisasi​” untuk menentukan yang mengeluarkan surat


berdasarkan Divisi (untuk Kantor Pusat) dan Unit Organisasi (di Luar Kantor
Pusat)
“​Tanggal​” disesuaikan dengan tanggal pembuatan surat
Masukan jumlah “​Lampiran​” yang terdapat di dalam Surat
Masukan “​Hal​” untuk judul dari surat
Masukan “​Keterangan​” dan “​Ambil Nomor dan Simpan”

Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​104


User Guide AMS Korporat

Setelah melakukan submit surat,kemudian mengisi attachment dimenu Arsip jika


ada file yang ingin dilampirkan pilih “Browse” dengan maksimal 100MB dan
harus file pdf. Dan pengisian menu Ruang Penyimpanan dan No.Almari-Ordner
disesuaikan dengan file.
Pengisian harus lengkap tidak boleh ada yang terlewati,jika sudah benar pilih
menu “Upload Attachment” agar surat tersebut berubah status menjadi “Selesai”.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​105


User Guide AMS Korporat

8.18 Rencana Kerja Dan Syarat Syarat


Dimenu Jenis Bentuk Khusus pilih “Rencana Kerja Dan Syarat Syarat”

Nomor akan tergenerate sesuai sistem dan kode suratnya.


Pilih “​Kode Klasifikasi​” sesuai dengan surat bentuk khusus

Pilih “​Unit Organisasi​” untuk menentukan yang mengeluarkan surat


berdasarkan Divisi (untuk Kantor Pusat) dan Unit Organisasi (di Luar Kantor
Pusat)
“​Tanggal​” disesuaikan dengan tanggal pembuatan surat
Masukan jumlah “​Lampiran​” yang terdapat di dalam Surat
Masukan “​Hal​” untuk judul dari surat
Masukan “​Keterangan​” dan “​Ambil Nomor dan Simpan”

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​106


User Guide AMS Korporat

Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat

Setelah melakukan submit surat,kemudian mengisi attachment dimenu Arsip jika


ada file yang ingin dilampirkan pilih “Browse” dengan maksimal 100MB dan
harus file pdf. Dan pengisian menu Ruang Penyimpanan dan No.Almari-Ordner
disesuaikan dengan file.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​107


User Guide AMS Korporat

Pengisian harus lengkap tidak boleh ada yang terlewati,jika sudah benar pilih
menu “Unggah Arsip” agar surat tersebut berubah status menjadi “Selesai”.

9. Produk Hukum
Menu Produk Hukum merupakan pengelompokan berdasar dari beberapa Jenis Surat dan
untuk kepentingan yang berbeda beda dilingkungan PLN. Menu ini hanya bisa digunakan
oleh Sekretaris Fungsi. Langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk Membuat Surat
Bentuk Khusus adalah :
a. Login sebagai user yang memiliki role sebagai Sekretaris Fungsi.
b. Pada menu yang terletak di atas, klik “Buat Naskah Dinas” lalu pilih ”Produk
Hukum”

9.1 Peraturan
Peraturan merupakan salah satu jenis surat produk hukum yang ada di AMS,
untuk proses pengambilan nomor setelah muncul form surat produk hukum, pilih
“Peraturan”

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​108


User Guide AMS Korporat

Silahkan isi “Dari”, klik pada tulisan dari maka akan muncul Addressbook Dari,
ketik kata kunci nama jabatan yang mengeluarkan.

Form data surat yang telah diisi dengan lengkap,pilih “Get Nomor” agar nomor
surat berhasil diambil.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​109


User Guide AMS Korporat

Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat

Setelah melakukan submit surat,kemudian mengisi attachment dimenu Arsip jika


ada file yang ingin dilampirkan pilih “Browse” dengan maksimal 100MB dan

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​110


User Guide AMS Korporat

harus file pdf. Dan pengisian menu Ruang Penyimpanan dan No.Almari-Ordner
disesuaikan dengan file asli disimpan.

Pengisian harus lengkap tidak boleh ada yang terlewati,jika sudah benar pilih
menu “Upload Attachment” agar surat tersebut Berubah status dari “Menunggu
Dokumen” menjadi “Selesai”

9.2 Keputusan
Dimenu Jenis Bentuk Khusus adalah macam-macam surat yang ingin dibuat,
pilih “Keputusan”

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​111


User Guide AMS Korporat

Setelah itu mengisi Dari pada Addressbook,ketik kata kunci nama jabatan user
yang ingin dimasukkan.

Form data surat yang telah diisi dengan lengkap,pilih “get nomor” agar surat
terkirim

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​112


User Guide AMS Korporat

Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat

Setelah melakukan submit surat,kemudian mengisi attachment dimenu Arsip jika


ada file yang ingin dilampirkan pilih “Browse” dengan maksimal 100MB dan
harus file pdf. Dan pengisian menu Ruang Penyimpanan dan No.Almari-Ordner
disesuaikan dengan file asli disimpan.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​113


User Guide AMS Korporat

Pengisian harus lengkap tidak boleh ada yang terlewati,jika sudah benar pilih
menu “Upload Attachment” agar surat tersebut Berubah status dari “Menunggu
Dokumen” menjadi “Selesai”

9.3 Instruksi
Dimenu Jenis Bentuk Khusus adalah macam-macam surat yang ingin dibuat,
pilih “Instruksi”

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​114


User Guide AMS Korporat

Setelah itu mengisi Dari pada Addressbook,ketik kata kunci nama jabatan user
yang ingin dimasukkan.

Form data surat yang telah diisi dengan lengkap,pilih “get nomor” agar surat
terkirim

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​115


User Guide AMS Korporat

Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat

Setelah melakukan submit surat,kemudian mengisi attachment dimenu Arsip jika


ada file yang ingin dilampirkan pilih “Browse” dengan maksimal 100MB dan
harus file pdf. Dan pengisian menu Ruang Penyimpanan dan No.Almari-Ordner
disesuaikan dengan file asli disimpan.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​116


User Guide AMS Korporat

Pengisian harus lengkap tidak boleh ada yang terlewati,jika sudah benar pilih
menu “Upload Attachment” agar surat tersebut Berubah status dari “Menunggu
Dokumen” menjadi “Selesai”

9.4 Edaran
Dimenu Jenis Bentuk Khusus adalah macam-macam surat yang ingin dibuat,
pilih “Keputusan”

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​117


User Guide AMS Korporat

Setelah itu mengisi Dari pada Addressbook,ketik kata kunci nama jabatan user
yang ingin dimasukkan.

Form data surat yang telah diisi dengan lengkap,pilih “get nomor” agar surat
terkirim

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​118


User Guide AMS Korporat

Akan muncul pop-up notifikasi ketika klik ambil nomor, jika ingin melanjutkan
proses pilih “lanjutkan” agar nomor berhasil diambil, jika surat masih ada yang
belum lengkap atau salah maka pilih “batal” untuk membatalkan proses
pengambilan nomor surat

Setelah melakukan submit surat,kemudian mengisi attachment dimenu Arsip jika


ada file yang ingin dilampirkan pilih “Browse” dengan maksimal 100MB dan
harus file pdf. Dan pengisian menu Ruang Penyimpanan dan No.Almari-Ordner
disesuaikan dengan file asli disimpan.

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​119


User Guide AMS Korporat

Pengisian harus lengkap tidak boleh ada yang terlewati,jika sudah benar pilih
menu “Upload Attachment” agar surat tersebut Berubah status dari “Menunggu
Dokumen” menjadi “Selesai”

AMS Korporat PLN (Persero) hal ​120

Anda mungkin juga menyukai