SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN

BIL. 12 TAHUN 1995

PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL DALAM
PENGURUSAN STOR DAN ASET
DI KEMENTERIAN/JABATAN DAN BADAN BERKANUN

1. TUJUAN

1.1 Tujuan Surat Pekeliling Perbendaharaan ini ialah untuk menerangkan

tanggungjawab dan penglibatan pegawai pengawal dalam pengurusan Stor dan
Aset di semua Kementerian/Jabatan/Badan Berkanun (Agensi).

2. LATARBELAKANG

2.1 Berpunca dari prestasi pengurusan stor yang kurang cekap, maka Kerajaan
masih mengalami kerugian yang besar dari kejadian pembaziran, wang terikat
dengan stok barang-barang yang berlebihan dan juga dari kesusutan, kecurian
dan keusangan barang-barang yang disimpan. Untuk menjamin penjimatan
dalam perbelanjaan ini adalah perlu supaya langkah-langkah yang berkesan
diambil bukan sahaja dari segi kawalan tentang asas perolehan yang betul tetapi
juga dari segi urusan kawalan stor dengan mengujudkan satu sistem inventori
yang lebih kemas, cara pengendalian dan penyimpanan yang cekap dan
berkesan.

2.2 Untuk memudahkan Agensi dalam menguruskan pengurusan stor dan aset di
bawah tadbiran mereka, Kementerian Kewangan telah mengeluarkan sebuah
buku panduan yang bertajuk PANDUAN PERBENDAHARAAN - TATACARA
PENGURUSAN STOR dan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1991.

3. PERANAN PEGAWAI PENGAWAL

3.1 Sebagaimana yang dinyatakan di dalam Panduan Perbendaharaan -

Tatacara Pengurusan Stor, Pegawai Pengawal mempunyai tugas-tugas tertentu
di dalam pentadbiran pengurusan stor seperti berikut:-

3.1.1 mengawasi aktiviti perolehan dan pengurusan stor supaya ianya

berjalan dengan lancar, teratur dan sistematik mengikut peraturan-
peraturan yang ditetapkan oleh Arahan Perbendaharaan dan Panduan
Perbendaharaan - Tatacara Pengurusan Stor;

3.1.2 memastikan setiap pembelian dibuat mengikut perancangan bagi

mengawal pembaziran;

3.1.3 memastikan semua harta modal dan inventori dan barang-barang

lain tidak luak diselenggarakan dengan teratur dan Pegawai Pengawal
 bertanggungjawab memastikan pemeriksaan harta dan modal dan
inventori dilaksanakan mengikut Panduan 238, 239, 240 Panduan
Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor;

3.1.4 memastikan bahawa proses keusangan stok tidak berlaku dan

tindakan pelupusan disegerakan supaya tidak timbul masalah kesesakan
di ruang stor, nilai sisa barang merosot dan kerumitan dalam pengurusan
stor dan mendapatkan hasil pulangan yang maksimum;

3.1.5 mengawasi penyelenggaraan dan pengurusan kenderaan-

kenderaan Kerajaan mengikut tatacara yang terkandung dalam Pekeliling
Perbendaharaan Bil. 2/1980;

3.1.6 menentukan verifikasi stor, pemeriksaan stor dan pengiraan stok

tahunan dilakukan oleh pegawai- pegawai yang terlibat dari semasa ke
semasa selaras dengan Panduan 187 - 205 Panduan Perbendaharaan
Tatacara Pengurusan Stor; dan

3.1.7 memberikan perhatian kepada masalah-masalah perkhidmatan dan

kebajikan pegawai/ kakitangan stor seperti suasana tempat kerja, beban
tugas yang berlebihan/tidak seimbang dan menyediakan alat
kemudahan/kelengkapan yang mencukupi.

3.2 Untuk memastikan pengurusan stor dilaksanakan dengan lebih memuaskan,

semua Ketua Agensi adalah diminta dari semasa ke semasa memberi perhatian
sendiri ke atas pengurusan stor di bawah tadbiran masing-masing. Seorang
pegawai kanan hendaklah dilantik untuk menyelia pengurusan stor di jabatan di
samping menjalankan tugas-tugas biasa mereka. Pegawai tersebut hendaklah
menyampaikan laporan prestasi stor dari semasa ke semasa kepada Ketua
Agensi.

3.3 Selain dari tugas-tugas yang tersebut di atas, Ketua Agensi hendaklah
menentukan supaya penyata-penyata/data-data yang dikehendaki oleh Panduan
Perbendaharaan - Tatacara Pengurusan Stor dikemukakan kepada Kementerian
Kewangan pada masa-masa yang ditentukan. Penyata-penyata/data-data yang
diperlukan adalah seperti berikut:-

3.3.1 Sijil Verifikasi Stok tiap-tiap enam bulan sekali seperti di Lampiran `T'
Panduan 199 Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor;

3.3.2 Laporan hapuskira oleh Pegawai Pengawal pada awal tahun tidak
lewat dari bulan Mac seperti di Lampiran U-2, Panduan 220 Panduan
Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor;
 3.3.3 Sijil Tahunan Pemeriksaan Stok/Inventori seperti di Lampiran `W' -
pada awal tahun tidak lewat dari bulan Mac selaras dengan Panduan 221
dan 239 Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor;

3.3.4 Laporan Verifikasi Stok seperti di Lampiran `U-1' tidak lewat dari hari
terakhir bulan berikutnya selaras dengan Panduan 200 Panduan
Perbendaharaan, Tatacara Pengurusan Stor;

3.3.5 kadar pusingan stok seperti di Lampiran `N' pada akhir tahun selaras
dengan Panduan 121 Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan
Stor; dan

3.3.6 Laporan Pengiraan Stok yang berakhir pada bulan Disember tiap-
tiap tahun.

4. TANGGUNGJAWAB PERBENDAHARAAN DAN JABATAN AUDIT NEGARA

4.1 Perbendaharaan adalah bertanggungjawab mengawasi aktiviti-aktiviti

perolehan dan pengurusan stor di Agensi supaya ianya berjalan dengan baik,
teratur dan secara sistematik mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan oleh
Arahan Perbendaharaan, Surat Pekeliling Perbendaharaan, Panduan
Perbendaharaan - Tatacara Pengurusan Stor dan peraturan/arahan lain yang
dikeluarkan dari semasa ke semasa.

4.2 Jabatan Audit Negara dan Juru Audit dalam Agensi juga mempunyai peranan
dan fungsi yang hampir sama dengan Perbendaharaan dalam usaha ke arah
pencapaian objektif pengurusan stor yang cekap dan berkesan.

5. LAWATAN DAN PEMERIKSAAN KE ATAS STOR-STOR KERAJAAN

5.1 Pegawai-pegawai dari Perbendaharaan akan terus membuat lawatan dari

semasa ke semasa ke stor-stor di Agensi dengan tujuan untuk menentukan
bahawa Agensi-agensi Kerajaan mengamalkan dan mematuhi kehendak-
kehendak yang telah ditentukan dalam Panduan Perbendaharaan - Tatacara
Pengurusan Stor, Arahan Perbendaharaan dan Surat-surat Pekeliling yang
berkenaan. Lawatan akan merangkumi skop pemeriksaan seperti berikut:

5.1.1 dasar dan peraturan perolehan termasuk aturcara tender,

sebutharga, pesanan tempatan dan sebagainya;

5.1.2 aturcara perolehan meliputi penentuan, kuantiti;

5.1.3 pengurusan dan penyimpanan stok;

5.1.4 pengendalian barang-barang termasuk soal pelupusan, verifikasi,

pemeriksaan mengejut dan pengiraan stok;
 5.1.5 penyelenggaraan rekod pembelian dan stok;

5.1.6 penguatkuasaan syarat-syarat kontrak Jabatan mengenai kualiti,

pembayaran dan sebagainya; dan

5.1.7 pengawalan, penyeliaan dan penyelarasan yang sepatutnya

mengenai pembelian, penyimpanan, pembahagian, penggunaan dan
pelupusan barang-barang.

5.2 Laporan lawatan ini akan dihantar ke Agensi berkenaan dan seterusnya
lawatan susulan dibuat untuk menentukan sama ada syor yang dibuat dari
lawatan yang pertama dipatuhi dan pengurusan stor di Agensi telah dikemaskini.
Jika terdapat masalah, Perbendaharaan bersama dengan Jabatan Audit akan
mengadakan mesyuarat dengan Agensi berkenaan. Perbendaharaan juga boleh
mengambil tindakan terhadap Agensi jika peraturan-peraturan yang ditetapkan
tidak dipatuhi.

5.3 Selain dari pemeriksaan yang dijalankan oleh pegawai dari Perbendaharaan
dan Jabatan Audit Negara, pegawai-pegawai dari Agensi berkenaan hendaklah
juga membuat pemeriksaan sebagaimana yang ditetapkan di dalam Panduan
Perbendaharaan - Tatacara Pengurusan Stor dan lain-lain arahan.

6. PANDUAN DAN CHECKLIST BAGI PENGURUSAN STOR DAN

PENYELENGGARAAN KENDERAAN KERAJAAN

6.1 Untuk memudahkan agensi menjalankan pemeriksaan stor dan

penyelenggaraan kenderaan Kerajaan, Perbendaharaan telah menyediakan
panduan dan senarai semakan bagi bidang-bidang berikut:-

6.1.1 Panduan Pemeriksaan Stor - Lampiran `A'

6.1.2 Senarai Semakan - Lampiran `A1' (Checklist) bagi Pemeriksaan

Stor.

6.1.3 Senarai Semakan bagi - Lampiran `B' Pemeriksaan Pengawalan

Harta Modal dan Inventori.

6.1.4 Senarai Semakan bagi - Lampiran `C' penggunaan, pengurusan dan

penyelenggaraan kenderaan Kerajaan selaras dengan Pekeliling
Perbendaharaan Bil. 2/1980.

6.2 Sesalinan senarai semakan Lampiran `A1' hendaklah dihantar ke Bahagian

Pengurusan Perolehan Kerajaan Perbendaharaan Malaysia selepas sesuatu
pemeriksaan stor dijalankan. Senarai semakan lain (Lampiran `B' dan `C') adalah
untuk simpanan Kementerian/Jabatan.
7. KUATKUASA DAN PEMBATALAN

7.1 Surat Pekeliling ini adalah berkuatkuasa 1 Mei Dengan berkuatkuasanya

Surat Pekeliling ini Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3/1985 adalah
dibatalkan.

" BERKHIDMAT UNTUK NEGARA "

" JIMAT DAN PRODUKTIF "

Saya yang menurut perintah,

( DATO' DR. ABDUL AZIZ BIN MUHAMAD )

Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan,
b.p. Ketua Setiausaha Perbendaharaan,
Kementerian Kewangan Malaysia.

Bertarikh : 12 April 1995

No. Fail : S(K&B)(8.09)735/3/1-348 Jld.8 (5)

s.k.

Akauntan Negara Malaysia,

Ketua Audit Negara Malaysia,
Semua Yang Berhormat Pegawai Kewangan Malaysia, dan
Semua Ketua Bahagian Perbendaharaan Malaysia.