ANALISIS PEMODELAN ENTERPRISE ARCHITECTURE ZACHMAN FRAMEWORK PADA SISTEM INFORMASI SMA N 1 GUGUAK (studi kasus penerimaan siswa

baru (PSB))

Emilia Novianti Program Studi Ilmu Komputer, Fakultas Pendidikan dan Ilmu Pengetahuan Alam (FPMIPA), Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) Jl Dr Setiabudi No. 229 Bandung 08987961488 / 085263085928 Email : emilia.novianti@fosmi.or.id

ABSTRAK Sistem informasi dan sistem komunikasi pada sebuah organisasi harus dibangun berdasarkan desain atau rancangan yang jelas pada awal pembangunannya. Penambahan satu fungsi atau satu sub-sistem pada sistem yang sudah berjalan, akan merusak keharmonisan dari sistem tersebut. Upaya untuk menghindari terjadinya

gangguan pada keharmonisan sistem pada saat pengembangan sistem tersebut adalah dengan melakukan perencanaan dari sistem tersebut secara jelas sebelum sistem tersebut dibangun. Perencanaan sistem secara menyeluruh (melingkupi seluruh aspek dalam organisasi) disebut dengan Enterprise Architecture. Saat ini teknologi dan sistem informasi berkembang semakin pesat, keduanya merupakan hal yang tidak bisa terpisahkan baik untuk kalangan organisasi besar, menengah atau organisasi kecil. Pembangunan sistem yang mengacu pada penerapan teknologi informasi merupakan dasar bagi organisasi untuk berkembang ke arah yang lebih baik dalam hal efektivitas dan efisiensi kinerja organisasi. Dengan menerapkan teknologi informasi diharapkan organisasi dapat meningkatkan kemampuan bersaing dengan para pesaingnya. SMA N 1 Guguak merupakan sekolah favorit di Kabupaten Lima Puluh Kota, Sumatera Barat. SMA yang memiliki SDM dan SDA yang handal. Didukung dengan teknologi yang memadai, namun sayang belum dimanfaatkan secara maksimal. Mereka belum memanfaatkan teknologi informasi yang berbasis Enterprise Architecture dalam membangun keselarasan antara sistem informasi dengan strategi dan sasaran bisnis yang ditetapkan. Zachman Framework merupakan salah satu metodologi pemodelan sistem informasi yang dapat mendefinisikan organisasi secara lengkap. Kata kunci : Enterprise Architecture, SMA N 1 Guguak, Zachman Framework.

PENDAHULUAN Menurut Peter Senge (1990: 3) learning organizations adalah:

organizations where people continually expand their capacity to create the results they truly desire, where new and expansive patterns of thinking are nurtured, where collective aspiration is set free, and where people are continually learning to see the whole together. Dilihat dari kata-kata organisasi, berarti sebuah bentuk perkumpulan yang mengharuskan seseorang untuk saling bekerjasama dengan anggota lainnya demi mencapai kesuksesan dalam pekerjaan yang dilakukan. Terkadang pekerjaan yang dilakukan itu sangat kompleks dan rumit sehingga membutuhkan kerjasama dan konsep atau kerangka yang jelas dari awal. Jadi, efektifitas dan efisiensi kinerja merupakan suatu hal yang begitu penting dalam sebuah organisasi. Sistem informasi dan sistem komunikasi pada sebuah organisasi harus dibangun berdasarkan desain atau rancangan yang jelas pada awal pembangunannya. Penambahan satu fungsi atau satu sub-sistem pada sistem yang sudah berjalan, akan merusak keharmonisan dari sistem tersebut. Upaya untuk menghindari terjadinya gangguan pada kehormonisan sistem pada saat pengembangan sistem tersebut adalah dengan melakukan perencanaan dari sistem tersebut secara jelas sebelum sistem tersebut dibangun. Perencanaan sistem secara menyeluruh (melingkupi seluruh aspek dalam organisasi) disebut dengan Enterprise Architecture.

Enterprise Architecture juga merupakan sebuah konsep blue print yang mendefinisikan struktur dan operasi dari sebuah organisasi Komponen-komponen Enterprise Architecture adalah : 1. Prinsip 2. Struktur Organisasi 3. Proses Bisnis 4. Orang atau pihak yang berkepentingan 5. Aplikasi, data dan infrastruktur 6. Teknologi yang ada pada jaringan, aplikasi dan sistem yang dibangun Beberapa keuntungan pemanfaatan framework dalam membangun sistem informasi adalah sebagai berikut: 1. Dapat memperbaiki proses bisnis internal organisasi dengan dibuangnya redundansi dari proses bisnis yang akan memicu proses reengineering. Hal ini dapat terjadi karena proses untuk membangun arsitektur informasi membuka semua redundansi yang disebabkan oleh perbedaan sudut pandang organisasi terhadap proses atau data yang sama. 2. Mengurangi kompleksitas sistem informasi melalui proses identifikasi dan penghapusan data dan perangkat lunak yang redundan. Hasilnya adalah hanya

sedikit aplikasi dan database yang akan dipakai sehingga akan mempermudah hubungan antar sistem itu sendiri. 3. Memungkinkan integrasi enterprise secara luas menggunakan data sharing dengan cara membuat standar untuk data yang dipergunakan bersama-sama. Dampak utama dari penggunaan data yang tidak standar adalah pemborosan biaya dan waktu. 4. Mempercepat evolusi terhadap teknologi baru, karena gambaran sistem secara untuh berdasarkan semua pihak dapat diperoleh. 5. Mampu menjembatani gap yang biasa terjadi antara pihak manajemen sebagai perencana sistem dan pihak pengembang sistem. Zachman Framework Zachman Framework adalah framework Arsitektur Enterprise yang

menyediakan cara untuk memandang dan mendefinisikan sebuah enterprise secara formal dan terstruktur dengan baik dari berbagai sudut pandang. Framework ini terdiri atas matriks klasifikasi dua dimensi yang dibangun dari kombinasi beberapa pertanyaan umum yaitu What, Where, When, Why, Who dan How. Zachman Framework bukan sebuah metologi karena framework ini tidak menyebutkan metoda dan proses spesifik untuk mengumpulkan, mengelola dan menggunakan informasi yang dituliskan pada framework tersebut. Zachman

Framework pertama kali diperkenalkan oleh John A Zachman pada tahun 1987 dan

kemudian dikembangkan pada tahun 1992 dengan tujuan untuk menyediakan struktur dasar organisasi yang mendukung akses, integrasi, interpretasi, pengembangan, pengelolaan, dan perubahan perangkat arsitektural dari sistem informasi organisasi (enterprise). Tiap baris merepresentasikan perspektif berikut yaitu : perencana (planner), pemilik (owner), perancang (arsitek / designer), pembangun (builder), subkontraktor (subcontractor) dan perpektif fungsional (user). Sedangkan tiap kolom merepresentasikan fokus, abstraksi, atau topik arsitektur enterprise, yaitu: data, fungsi, jaringan, manusia, waktu,

 dan motivasi. Framework ini memiliki keunggulan karena mampu membagi-bagi

permasalahan dari berbagai sudut pandang, yaitu Planners view, Owners view, Designers view, Builders view, Subcontractors view, dan users view. Selain mampu melihat dari berbagai sudut pandang, framework ini juga mampu membagibagi setiap sudut pandang menjadi beberapa objective, yaitu Data, Fungsi, Network, Sumber Daya Manusia, Waktu dan Motivasi. Penerimaan Siswa Baru SMA N 1 Guguak Sekolah merupakan sebuah organisasi yang mempunyai tujuan, visi serta misi yang mulia untuk generasi bangsa. SMA N 1 Guguak sebagai SMA favorit di Kabupaten Lima Puluh Kota. Bertabur prestasi telah mereka raih, diantaranya pada tahun ini mereka berhasil mengantarkan 9 orang siswanya untuk Olimpiade Sains Nasional tingkat Sumbar. Pada tahun 2007, mereka berhasil mengantarkan 3 orang siswa dari jurusan bahasa menjadi pemilik nilai tertinggi (1,2,3) program bahasa di Sumbar. Pada tahun yang sama sebanyak 109 siswa lulus ke PTN melalui jalur PMDK. Mereka juga memperoleh prediket SMA terbaik di Kabupaten Limapuluh Kota dan teratas pada program bahasa di Ujian Nasional 2010/2011. Beberapa siswanya diterima di fakultas kedokteran lewat SNMPTN undangan untuk tahun ini. Dan untuk tahun ini mereka juga mewakili Lima Puluh Kota ke tingkat provinsi pada LPI. Masih banyak prestasi lain yang mereka ukir.

Tak heran mereka selalu kebanjiran calon siswa setiap tahunnya. Dari data yang didapat pada tahun sebelumnya jumlah siswa yang diterima berbanding jumlah peserta yang mendaftar adalah 1 : 3. Tiap tahunnya jumlah perserta juga makin meningkat. Data tahun 2010-2011 jumlah siswa yang mendaftar ada sekitar 1000 orang, yang diterima cuma 301 orang. Penerimaan siswa baru merupakan sebuah kegiatan yang selalu dilakukan tiap tahun. Banyak tahapan dan persyaratan serta pihak yang terlibat dari kegiatan ini. Mulai dari pengambilan formulir sampai pendaftaran ulang dan calon siswa resmi menjadi siswa. Mulai dari turun tangan kepala sekolah sampai orangtua calon siswa. Namun, apakah Zachman Framework bisa diaplikasikan disini atau tidak. Untuk itu penulis mencoba menganalisis persoalan tersebut.

METODELOGI PENELITIAN a. Metode penelitian Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan pendekatan Penelitian Pengembangan (Research and Development). b. Populasi dan sampel Untuk penelitian ini penulis mengambil SMA N 1 Guguak sebagai populasi, dan PSB sebagai sampelnya.

c. Prosedur penelitian 1. Tahap pengumpulan data 2. Tahap analisis data d. Teknik pengumpulan data 1. Wawancara Untuk mengumpulkan data penelitian yang berkaitan dengan upaya analisis pemodelan enterprise architecture zachman framework pada sistem informasi SMA Negeri 1 Guguak, dalam studi kasus penerimaan siswa baru (PSB) maka penulis telah melakukan wawancara langsung kepada beberapa nara sumber yang telibat dalam kegiatan tersebut. Adapun pihak-pihak yang diwawancari tersebut adalah : a. Drs. Murtimus M, sebagai guru senior dan bendahara panitia PSB 2011 b. Hanafi, S. Pd, sebagai wakil kepala bidang kesiswaan dan ketua panitia PSB 2011.

Ada beberapa hal yang menjadi pertanyaan dasar dalam penelitian ini. Beberapa diantaranya adalah: 1. Mengapa Enterprise Architecture dibutuhkan oleh SMA N 1 Guguak 2. Apa manfaat dari Enterprise Architecture bagi eksekutif SMA N 1 Guguak 3. Mengapa Zachman Framework digunakan untuk mendefinisikan Enterprise Architecture SMA N 1 Guguak 4. Mengapa Zachman Framework digunakan untuk mendefinisikan Enterprise Architecture pada sistem penerimaan siswa baru pada SMA N 1 Guguak 2. Studi Kepustakaan Selain melakukan wawancara langsung, saya juga melakukan riset pustaka terhadap beberapa jurnal, artikel, dan literature lainnya yang secara khusus membahas tentang Zachman Framework. Selain itu studi kepustakaan juga dilakukan melalui internet.

10

HASIL DAN PEMBAHASAN WHAT Kolom What membahas mengenai data yang ada pada SMA N 1 Guguak. Scope Sistem penerimaan siswa baru mempunyai entitas bisnis, yaitu: 1. Pejabat Struktural 2. Panitia PSB 3. Calon siswa Enterprise Model

Pejabat Struktural

Mencari

Panitia PSB

Melayani

Calon Siswa

11

HOW Kolom HOW membahas proses-proses yang terjadi pada Sistem Penerimaan Siswa Baru SMA N 1 Guguak Scope Proses-proses utama yang terjadi pada area Penerimaan Siswa Baru SMA N 1 Guguak. Sistem Penerimaan Siswa Baru Berikut adalah prosedur dari sistem penerimaan siswa baru : 1. Mengambil formulir pendaftaran 2. Mengisi formulir pendaftaran beserta kelengkapan

persyaratannya dan tes baca Al-Quran. 3. Pengumuman (yang diterima dan cadangan) oleh pihak sekolah. 4. Daftar ulang bagi yang diterima, pegukuran seragam 5. Daftar ulang cadangan dan pengukuran seragam.

12

Enterprise Model Usecase Sistem Penerimaan Siswa Baru Mengambil formulir pendaftaran (1)

PENDAFTAR

Mengisi formulir beserta persyaratan serta tes Baca Al-Quran (2)

Pengumuman (3)

PANITIA PSB

SISWA

Daftar ulang dan Pengukuran seragam (4,5)

Actor dari diagram Usecase diatas adalah: 1. Pendaftar 2. Panitia PSB 3. Siswa

13

Sistem Model

Pendaftaran

Registrasi

Datang ke sekolah

Mengambil, mengisi dan melengkapi persyaratan

Pelaksanaan tes baca Al-quran

Seleksi

Pengumuman

14

Cadangan

Diterima

Tidak diterima

Daftar Ulang

Penyelesaian administrasi keuangan

Resmi menjadi siswa SMA N 1 Guguak

Technology Model (Untuk sementara aplikasinya belum dibuat)

15

WHERE Pada kolom WHERE akan dibahas lokasi bisnis utama yaitu lokasi dimana SMA N 1 Guguak melakukan kegiatan PSB Scope SMA N 1 Guguak berlokasi di Jl. Tan Malaka No 13, DangungDangung Kecamatan Guguak Kabupaten Lima Puluh Kota, Sumatera Barat. Enterprise Model Peta SMA N 1 Guguak Sistem Model Menggambarkan site link topologi atau skenario jaringan SMA N 1 Guguak. (untuk sementara belum ada)

WHO Pada kolom WHO akan membahas sumber daya manusia yang berperan penting dalam proses pasang baru pada SMA N 1 Guguak Scope Berikut ini merupakan daftar unit organisasi yang berperan penting pada sistem penerimaan siswa baru di SMA N 1 Guguak :

16

Pejabat Struktural Kepanitian Jabatan No. Nama Struktural 1 Jaswir, M.Pd Kepala Sekolah Kepanitian Penanggung jawab 2 Hanafi, S.pd Wk. Bid. Kesiswaan 3 Safri S Koordinator Tata Usaha 4 Drs. Murtimus M 5 Rahmad Santoso, S.Pd 6 Drs. Setiabudi Wk. Bid. Kurikulum Wk. Bid. Sarana dan prasarana 7 8 9 10 Edzon, S, Pd Zofri, S.Pd Ameliawati Abbas Wk. Bid. Humas Guru Staff TU Staff TU Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Guru Bendahara Ketua Pelaksana Sekretaris

17

11 12

Sri Amelia Fitri Yanti, SS

Staff TU Staff TU

Anggota Anggota

Sistem Model Berikut ini merupakan data peran setiap entitas yang ada pada sistem penerimaan siswa baru di SMA N 1 Guguak: Jabatan Uraian tugas

Penanggung jawab

: Mengkoordinir pelaksaan penerimaan siswa baru

Ketua Pelaksana

Merancang pelaksanaan kegiatan PSB, mengatur jadwal, pembagian tugas dan evaluasi harian, menindaklanjuti hasil evaluasi harian.

Sekretaris

: Entry data data dan pengumuman calon siswa baru berdasarkan kriteria seleksi

Bendahara

: Penerimaan keuangan yang berhubungan dengan penerimaan calon siswa baru

Anggota

: Penerimaan pendaftaran dan pemeriksaan kebenaran data lembar pendaftaran calon.

18

WHEN Pada kolom WHEN akan dibahas mengenai kegiatan-kegiatan yang terjadi di lingkungan SMA N 1 Guguak. Scope Bagian ini akan membahas tentang daftar kegiatan utama yang terjadi pada PSB SMA N 1 Guguak secara global, yaitu : 1. Penerimaan calon siswa. 2. Penyeleksian. 3. Pengumuman calon siswa yang diterima, cadangan dan tidak diterima. 4. Pendaftaran ulang . 5. Penyelesaian administrasi keuangan. Bagian ini menjelaskan detail dari Major event pada bagian scope, yaitu: 1. Pendaftaran penerimaan calon siswa 2. Pelaksanaan seleksi dan penentuan calon yang diterima 3. Pengumuman yang dinyatakan diterima 4. Pendaftaran ulang calon yg diterima 5. Pendaftran cadangan

19

6. Pengumuman cadangan yg diterima dan penerimaan ulang cadangan 7. Pengarahan umum untuk peserta didik dan siswa baru 8. Hari pertama sekolah (MOS selama 3 hari pertama.

WHY Pada kolom WHY, akan dibahas mengenai rencana jangka panjang yang dimiliki oleh SMA N 1 Guguak. Rencana jangka panjang ini mencakup visi dan misi sekolah. Visi Beriman, berilmu dan berbudaya ungul Misi 1. Mewujudkan peserta didik yang taat menjalankan syariat agama. 2. Mewujudkan peserta didik yang berprestasi dalamm bidang akademik dan non- akademik. 3. Mewujudkan peserta didik yang cerdas, kreatif, inovatif dan imajinatif. 4. Mewujudkan peserta didik yang terampil sesuai dengan bakat potensinya. 5. Mewujudkan peserta didik yang gemar membaca dan menulis

20

6. Mewujudkan peserta didik yang ulet, disiplin dan bertanggung jawab 7. Mewujudkan peserta didik yang menjunjung tinggi norma, moral, etika dan estetika

KESIMPULAN Zachman Framework menyediakan struktur dasar organisasi yang mendukung akses, integrasi, interpretasi, pengembangan, pengelolaan, dan perubahan perangkat arsitektural dari sistem informasi organisasi (enterprise). Analisis Zachman Framework diharapkan dapat menampilkan suatu dokumentasi Enterprise Architecture yang menggambarkan kondisi pada saat penerimaan siswa baru di SMA N 1 Guguak.

PENGHARGAAN Terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penulisan jurnal ini. Terima kasih kepada SMA N 1 Guguak yang menjadi tempat penelitian. Kepada Bapak Drs. Murtimus dan semua guru di SMA N 1 Guguak yang telah membantu dalam pengumpulan data dan informasi.

21

REFERENSI Theses Informatics Magister Programme ITB, ITB Central Librarys CD Collection Oleh : Kiki Maulana Adhinugraha (diakses tanggal 10 Mei 2011) http://www2.itmaranatha.org/jurnal/jurnal.sisteminformasi/Jurnal/Sept2007/artikel/art ikelpdf/sept07_3.pdf (diakses tanggal 15 Mei 2011) http://www.prima-infonet.com/docs/PR_EnterpriseArchitecture_v01.pdf tanggal 18 Mei 2011) http://www.pangudiluhur.org/24/sekolah-bukan-organisasi-pembelajar.html (diakses tanggal 20 Mei 2011) http://www.infed.org/thinkers/senge.htm (diakses tanggal 20 Mei 2011) http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2010/03/tugas-1-organisasi/ (diakses tanggal 20 Mei 2011) http://padangekspres.co.id/?news=berita&id=5405 (diakses tanggal 1 Juni 2011) http://rahsanhb.blogspot.com/2007/09/sman-1-guguak-bertabur-prestasi.html (diakses tanggal 1 Juni 2011) http://padangekspres.co.id/?news=berita&id=4679 (diakses tanggal 1 Juni 2011) http://www.nofrijon.org/SMU1Guguk/veranda.html (diakses tanggal 1 Juni 2011) http://padangekspres.co.id/?news=berita&id=678 (diakses tanggal 1 Juni 2011)
22

(diakses

http://www.damandiri.or.id/file/sudirmanupibab3.pdf (diakses tanggal 3 Juni 2011) http://edukasi.kompasiana.com/2009/12/17/metode-penelitian-pengembangandevelopmental-research/ (diakses tanggal 3 Juni 2011)

23