BLUE PRINT PENGEMBANGAN, PENGELOLAAN, PEMANFAATAN SISTEM

INFORMASI

Yayasan Beramal Totabuan Kotamobagu

Sekolah Tinggi Agama Islam Aria Sukma Malah

Kotamobagu
Jln. Veteran Kelurahan Molinow Kecamatan Kotamobagu Barat 95716 Kota Kotamobagu
Provinsi Sulawesi Utara
 Sistem Informasi Pengelolaan Sarana dan Prasarana

Pesatnya perkembangan masyarakat saat ini, menuntut organisasi dan para pelaku bisnis
pendidikan bersikap pro-aktif dalam menjawab kebutuhan masyarakat. Banyaknya para
pengelola, pemilik, pemegang saham bisnis pendidikan yang berasal dari kalangan bisnis
murni, berdampak pada manaje-men pengelolaan, proses bisnis, strategi bisnis, pemasaran
dan lain-lain akan menghalalkan segala cara untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai.

Masyarakat saat ini sangat selektif memilih kebutuhan hidup termasuk pendidikan, mulai
dari pendidikan dasar sampai dengan perguruan tinggi sehingga tantangan semakin berat
sehubu-ngan visi dan misi pendidikan dengan bisnis murni yang berperan mencerdaskan
bangsa dan Negara, membuat pengelola perguruan tinggi harus cermat dalam menentukan
langkah-langkah strategi bisnis yang akan dijalankan. Salah satu perangkat guna
mendukung strategi bisnis adalah dengan pemanfaatan Sistem Informasi dan penerapan
teknologi informasi pada semua level organisasi.

Implementasi sistem informasi memberikan pengaruh yang besar dalam proses bisnis
modern saat ini karena memberikan nilai tambah pada efisiensi, efektifitas serta
produktivitas sumber daya manusia. Penerapan sistem informasi pada masa lalu masih
bersifat lokal dan cenderung dianggap hanya sebagai perangkat data-processing saja atau
disimpulkan bahwa sistem informasi adalah alat pemercepat proses data.

Perkembangan sistem informasi saat ini sangat jauh dari apa yang banyak diperkirakan
dan sangat mempengaruhi perkembangan disiplin ilmu lain dengan menghubungkannya
dengan sistem informasi. Pada bisnis modern saat ini sistem informasi bukan hanya
sekedar support kepada manajemen, namun sudah berperan sebagai key operational, high
potential dan memiliki peran strategis serta sebagai business enabler.

Keberadaan perguruan Tinggi mempunyai kedudukan dan fungsi penting dalam

perkembangan suatu masyarakat. Proses perubahan sosial (social change) di masyarakat
yang begitu cepat, menuntut agar kedudukan dan fungsi perguruan tinggi itu benar-benar
terwujud dalam peran yang nyata. Pada umumnya peran perguruan tinggi itu diharapkan
tertuang dalam pelaksanaan Tri dharma perguruan tinggi, yaitu : dharma pendidikan,
penelitian, dan pengabdian masyarakat.

rencana pengembangan, pengelolaan dan pemanfaatan sistem informasi dan infrastruktur

telah dituangkan dalam blue print pengembangan teknologi Informasi dan komunikasi.
Blue Print tersebut memuat tentang pengembangan, pengelolaan dan pemanfaatan sistem
informasi yang mencakup pengembangan prasarana dan sarana yang mencukupi, unit
pengelola di tingkat institusi, sistem aliran data dan otorisasi akses data, serta sistem
disaster recovery.

Dalam lampiran Blue Print akan terlihat kondisi teknologi informasi saat ini dan
pengembangan teknologi informasi dimasa yang akan datang, sehingga dapat dijadikan
acuan dan pedoman dalam pengembangan teknologi informasi dan komunikasi kedepan.

Untuk meningkatkan Tri dharma perguruan tinggi memerlukan dukungan sistem informasi
dengan tujuan strategi pencapaian tujuan (goal) dan untuk meningkatkan daya saing
menjadi lebih mudah. Untuk menerapkan sistem informasi pada perguruan tinggi akan
jauh lebih baik melalui pembuatan sebuah kerangka kerja (framework /blueprint) dengan
skala Enterprise Resource Planning (ERP) dengan metodologi Erterprise Architecture
Planning (EAP)

A. Enterprise Resource Planning

Enterprise Architecture Planning selanjutnya disebut EAP, merupakan suatu metode yang
digunakan untuk membangun sebuah arsitektur informasi. EAP adalah suatu metode
pendekatan perencanaan kualitas data yang berorientasi pada kebutuhan bisnis serta
bagaimana cara implementasi dari arsitektur tersebut dilakukan sedemikian rupa dalam
usaha untuk mendukung perputaran roda bisnis dan pencapaian isi sistem informasi dan
organisasi.

Pada dasarnya EAP bukan merancang bisnis dan arsitekturnya, tetapi mendefinisikan
kebutuhan bisnis dan arsitekturnya. Pemakaian EAP memiliki 3 arsitektur yakni arsitektur
data, arsitektur aplikasi, dan arsitektur teknologi. Metode EAP bukan suatu perancangan
tetapi pendefinisian terhadap arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi.
Komponen dari metodologi EAP menggunakan dasar dua lapisan (layer) kerangka kerja
yaitu tahap tinjauan Ballpark dan tinjauan Owner’s. Hasil EAP adalah cetak biru tingkat
tinggi untuk data, aplikasi dan teknologi untuk keseluruhan enterprise yang akan
digunakan pada proses peran cangan dan penerapan selanjutnya.

(1) Tahap I, Inisialisasi Perencanaan

Adalah tahap dimana proses rencana kerja disiapkan, strategi serta komitmen manajemen,
tim kerja, metodologi, dan pemantapan visi. Melakukan telaah terhadap peran struktur
organisasi dengan tugas dan fungsi dalam proses bisnis

(2) Tahap II terdiri dari

a. Permodelan proses bisnis : analisa keseluruhan proses bisnis baik input dan
outputnya dari seluruh bagian dalam struktur organisasi.

b. Sistem dan Teknologi saat ini : analisa tentang keradaan Sistem dan
Teknolgi yang dipakai saat ini, mulai dari kemapuan dan feature yang dimiliki.

(3) Tahap III, terdiri dari

a. Arsitektur Data : mendefinikan bentuk arsitektur data yang akan digunakan

dalam setiap proses bisnis.

b. Arsitektur Aplikasi : mendefinisikan bentuk arsitektur aplikasi yang akan

digunakan mengolah data untuk mendukung proses dan fungsi bisnis.

c. Arsitektur Teknologi : mendefenisikan bentuk arsitektur teknologi yang

akan digunakan untuk mendukung fungsi bisnis, seperti teknologi perangkat keras,
teknologi perangkat lunak, teknologi jaringan, teknologi sekuriti dan lain-lain.

(4) Tahap IV, Rencana Implementasi

Adalah tahap penyusunan rencana kerja implementasi seluruh arsitektur yang telah
didefinisikan, seperti jadwal, strategi implementasi dan lain-lain.
B. Analisis Enterprise Institusi

Perguruan Tinggi adalah sebuah organisasi yang unik, keunikan tersebut bisa dilihat dari :

(1) Struktur organisasi tidak menggambarkan aliran kewenangan dan pertanggung-

jawaban.

(2) Siklus mempertahankan customer (mahasiswa) dipastikan hanya pada siklus

tertentu, setelah itu dituntut untuk mencari lagi customer baru.

(3) Produk yang dihasilkan adalah pendidikan, sesuatu yang tidak memiliki bentuk fisik
yang akan dibawa pulang oleh customer.

(4) Ketergantungan dengan regulator (pemerintah) masalah standar mutu dan kualitas
pendidikan.

Tata kelola perguruan tinggi bermacam-macam berdasakan kebijakan pihak manajemen,

ada yang penyelenggaraannya secara terpusat dan ada pula yang terdistribusi pada masing-
masing fakultas. Metode tata kelola yang bermacam-macam memiliki kelebihan dan
kekurangannya, namun seiring dengan perkembangan teknologi dalam hal ini cloud-
computing, rasanya metode terpusat akan jauh lebih baik, tinggal bagaimana
mendefinisikan semua unsur tersebut dengan metodologi yang tepat sehingga dapat
memuaskan semua pihak dan dapat dijadikan senjata strategis dalam persaingan bisnis
yang berjalan saat ini dan pada masa yang akan datang.

Bisnis proses perguruan tinggi pengelolaan perguruan tinggi memerlukan sebuah

dukungan perangkat, dan yang bisa menjawab semua itu adalah penerapan sistem
informasi dan teknologi informasi.

3. Analisis Bisnis Proses

Untuk melakukan identifikasi terhadap proses bisnis perguruan tinggi, penulis

menggunakan model rantai nilai Michael Porter yaitu melakukan pengelompokan antara
primary activity dan support activity Adalah proses bisnis yang dilakukan oleh bagian
admisi atau humas dalam tata-kelola penerimaan mahasiswa baru, adapun kegiatan bisnis
ini adalah sebagai berikut :
(1) Pendaftaran; terdiri dari (a) mempersiapkan jenis dan harga formulir, (b)
mempersiapkan penjadwalan penjualan dan ruang ujian seleksi, dan (c) mempersiapkan
staf penjualan

(2) Ujian Seleksi; meliputi (a) mempersiapkan ruangan ujian seleksi, (b) melakukan
distribusi peserta dan bahan ujian, (c) melakukan pengawasan proses ujian, dan (d)
melakukan pengumpulan jawaban peserta ujian.

(3) Proses Seleksi; (a) mempersiapkan bahan soal, (b) mempersiapkan bobot dan kunci
jawaban, (c) melakukan proses penilaian dan proses ranking nilai, dan (d) memutuskan
dan mempublikasi status kelulusan.

(4) Pemasaran dan Kerjasama; (a) membuat program kerja pemasaran dan kerjasama
dengan pihak yang dinilai akan memberi kontribusi PMB, (b) melaksanakan program
kerjasama tersebut, (c) mengolah dan mempublikasi kan program kerjasama tersebut, dan
(d) memberikan laporan program kerja dan hasil realisasinya.