Pengembangan Sistem Informasi terhadap Pendekatan

Insourcing dan Outsourcing

15/01/2015 in Berita
Oleh: Reyland Herdt (P056134432.51E)
Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suruso, MSc

1. PENDAHULUAN

Latar Belakang

Persaingan dalam dunia bisnis saat ini semakin kompetitif, perusahaan yang tidak dapat
memanfaatkan peluang dengan baik akan tergerus atau tidak bertahan dalam dunia bisnis.
Sebaliknya, perusahaan yang dapat memanfaatkan peluang atau keinginan konsumen maka
akan dapat terus bertahan. Peluang yang ditangkap oleh perusahaan tidak terlepas dari sebuah
teknologi yang dapat mendukung kekuatan dari suatu perusahaan. Teknologi memberikan
kemudahan bagi pelaku usaha sehingga menghasilkan kecepatan, ketepatan, dan keefisienan
bagi suatu perusahaan dalam pengerjaan operasionalnya. Teknologi memberikan informasi
kepada penggunanya, sehingga perusahaan memberikan perhatiannya kepada sistem
informasi untuk mendukung performa perusahaan tersebut. Performa yang ditampilkan oleh
suatu perusahaan memerlukan keterampilan dari pengguna teknologi ini Pengembangan
sistem informasi berguna untuk menghasilkan sistem informasi yang berbasis komputer
untuk menyelesaikan persoalan perusahaan atau memanfaatkan kesempatan yang ada.
Dalam hal ini perusahaan membutuhkan sumber daya atau resource yang berkompetensi
dalam memenuhi kebutuhannya. Pendekatan yang dilakukan dalam pengembangan sistem
informasi yaitu Pertama, pendekatan self-sourcing, Kedua adalah pedekatan insourcing, dan
Ketiga adalah pendekatan outsourcing. Ketiga pendekatan ini memiliki kelemahan dan
kelebihan dalam penerapannya, sehingga suatu perusahaan harus mengerti pendekatan mana
yang dapat diterapkan dalam perusahaan tersebut. Pengambilan keputusan dalam menentukan
pendekatan tersebut berdampak pada performa dari perusahaan itu sendiri. Seperti yang
dijelaskan oleh Yang dan Huang (2000) bahwa sebuat perusahaan akan sulit untuk
mengambil keputusan untuk menentukan apakah perusahaan itu akan insourcing atau
outsourcing . Sehingga pendekatan ini memberikan pertimbangan bagi sebuah perusahaan
untuk mengambil keputusan yang terbaik dalam memilih pendekatan tersebut.

Perumusan Masalah

Berdasarkan latarbelakang diatas maka penulis akan merumuskan sebuahmasalah dalam

pengembangan sistem informasi dengan menggunakan pendekatan insourcing dan
pendekatan outsourcing. Pendekatan self-sourcing dalam tulisan ini tidak akan dibahas.
Sehingga batasan dalam penulisan ini mengenai pengembangan sistem informasi terhadap
pendekatan pendekatan insourcing dan pendekatan outsourcing.

Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan makalah ini secara umum untuk memahami gambaran tentang pendekatan
insourcing dan outsourcing dalam pengembangan sistem informasi dalam suatu perusahaan.
Sedangkan tujuan khususnya adalah sebagai salah satu tugas pada mata kuliah Sistem
Informasi dan Manajemen angkatan E51 Program Pasca Sarjana Manajemen dan Bisnis,
Institut Pertanian Bogor yang difasilitasi oleh Dosen Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc,CS.

1. TINJAUAN PUSTAKA

Sistem Informasi

Dalam makalah Adistiar et all (2014) mengenai sistem informasi menjelaskan tentang sistem
informasi itu sendiri. Menurut OBrien (2005) sistem informasi adalah semua komponen baik
people, hardware, software, comunitation networking, dan sumber daya yang penting dalam
mengantarkan pesan atau informasi dan fungsi dalam suatu organisasi.komponen tersebut
dapat digambarkan seperti yang terlihat dalam Gambar 1. Sistem informasi memberikan
suatu tempat informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen, dan fungsi
pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Dalam suatu organisasi sistem organisasi
sangat penting hubungannya sehingga dapat mendukung dalam hal strategi bisnis organisasi,
proses bisnis, struktur dan budaya organisasi dalam meningkatkan bisnis dari organisasi
khususnya dalam lingkungan bisnis yang dinamis. (Silver dan Cynthia. 1995)
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi
(Sumber: O Brien. 2004)
Sistem informasi memliki fungsi dalam suatu organisasi yaitu pertama mendukung
kesuksesan berbagai fungsi utama bisnis sebagai contoh akuntansi, finance, manejemen
operasi, dan manejemen sumber daya manusia. Kedua, sistem informasi memberikan
dukungan menuju keefisienan dalam suatu kegiatan operational, produktivitas dan moral
OSDM. Ketiga, merupakan sumber utama bagi seorang manejer dalam mendukung atau
mengambilan keputusan. Keempat, sistem informasi menjadi penting karena dapat
mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif dan hal ini memberikan nilai yang lebih
bagi perusahaan karena dapat memberikan keunggulan yang kompetitif dalam persaingan
global. Kelima, menjadi suatu hal yang penting dalam berorganisasi dan biaya dalam
menjalankan bisnis sehingga diperlukannya pengelola sumber daya yang prima. Terakhir
adalah dapat memberikan kesempatan dalam mengembangkan karir yang dinamis dan

menantang bagi seseorang yang membutuhkan tantangan. Dalam hal ini dapat diketahui
bahwa peranan sistem informasi dalam bisnis adalah mendukung proses bisnis dan
operasional, pengambilan keputusan, dan mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif
(lihat Gambar 2) (OBrien, 2004).
Gambar 2. Tiga Peranan Utama Sistem Informasi
(Sumber: O Brien. 2004)
Kesuksesan dalam penggunaan sistem informasi dalam suatu perusahaan meliputi
keterlibatannya sistem informasi dengan end user, dukungan dari manejemen eksekutif,
kejelasannya sistem informasi ini terhadap kebutuhan, adanya perencanaan yang matang dan
tepat, dan harapan yang realistik. Apabila perusahaan tersebut tidak menggunakan sistem
informasi ini dengan sebaik mungkin maka akan terjadi kegagalan yang disebabkan oelh
kurangnya input dari end user, kurang lengkapnya keterangan dari pernyataan kebutuhan dan
spesifikasi, pernyataan dan kebutuhan yang sering berubah-ubah, kurangnya dukungan dari
menejemen eksekutif, dan kurang kompetensinya dalam teknologi.
Sistem informasi ini juga memiliki aktifitas utama yaitu dalam pemasukan data, pengolahan,
penyimpanan, produksi informasi dan kontrol. Data dan informasi tersebut disimpanan dalam
model-model basis data, basis model, dan basis pengetahuan. Selain itu sistem informasi
memiliki aktifitas kendali yaitu dalam hal monitoring, evaluasi, dan koreksi terhadap sistem
agar tercapai kinerja yang optimal.
Proses pembangunan SI merupakan suatu loop yang berulang atau siklus. Secara umum
(makro) tahapan dalam siklus sistem informasi dalam kegiatan bisnis, yaitu:

Feasibility analysis yaitu tahapan yang berhubungan dengan analisis area aplikasi
potensial, mengindentifikasi sisi ekonomi dari pengambilan informasi dan
disseminasi, membentuk studi keuntungan awal, menentukan kompleksitas data dan
proses, mengatur prioritas aplikasi.

Requirement collection and analysis merupakan kebutuhan detail yang dikumpulkan

dengan interaksi dan kebutuhan khusus, ketergantungan aplikasi, komunikasi, dan
prosedur pelaporan identifikasi.

Perancangan sistem merupakan tahapan yang memiliki dua aspek yaitu dalam
mendesain sistem basis data dan mendesain aplikasi (program) yang menggunakan
dan memproses basis data.

Implementation, di mana, basis data dibentuk dan transaksi basis data dijalankan dan
diujicobakan.

Validation and acceptance testing yaitu validasi tingkat akses dari sitem dalam
memenuhi kebutuhan pemakai dan kriteria performansi. Sistem diujicoba dengan
kriteria performansi dan spesifikasi kelakuan.

Deployment, operation, and maintenance yaitu pada tahap ini dilakukan konversi
pemakai dari sistem lama ke sistem baru melalui proses training. Tahap operasional

dimulai jika semua fungsi sistem dioperasikan dan divalidasikan. Untuk menjaga
performa sistem diperlukan pemeliharan sistem baik jaringan maupun perbaikan bug
yang teridentifikasi kemudian.
Jika kebutuhan baru muncul, maka semua tahapan pembangunan akan dijalankan kembali.
Data merupakan input pokok yang menjadi dasar pembangunan sistem informasi. Integrasi
danketerpaduan kumpulan data diperlukan untuk mendukung proses perencanaan strategis
perusahaan.

Insourcing

Insourcing atau pendayaguna sumber daya internal merupakan pemanfaatan tenaga ahli IT
dari perusahaan itu sendiri tanpa melibatkan vendor. Pendekatan insourcing memiliki
kelebihan dalam pengembangan sistem informasi diantaranya adalah:
1. Perusahaan dapat mengontrol sistem informasinya sendiri.
2. Biaya untuk pekerja dalam perusahaan biasanya lebih kecil daripada biaya untuk
pekerja outsource.
3. Mengurangi biaya operasional perusahaan, seperti transport, dan lain-lain.
4. High deggre of control
5. Memiliki kemampuan untuk melihat secara keseluruhan dari proses
6. Lebih ekonomis dalam hal ruang lingkup dan ukuran
Namun, dalam penggunaan insourcing ini juga emmeiliki kelemehana dalam penggunaannya
yaitu:
1. Perusahaan perlu memperhatikan masalah investasi dari pengembangan sistem
informasi, jangan sampai pengembangan memakan waktu terlalu lama yang akan
memangkas biaya lebih lagi.
2. Membutuhkan investasi yang tinggi.
3. Supplier yang berpotensi memberikan produk dan layanan yang mahal.

Outsourcing

Outsourcing atau pendayagunaan sumber daya eksternal merupakan pemindahan sistem

informasi perusahaan baik seluruh maupun sebagian (Benamati dan Rajkumar. 2002).
Sedangkan menurut Aalders (2001) outsourcing adalah perusahaan yang menyewa jasa
kepada pihak ketiga (vendor) untuk mengelola proses bisnis supaya lebih efektif dan efisien
dalam pengerjaannya jika dibandingkan dengan perusahaan itu sendiri yang melakukannya.
Penelitian yang dilakukan oleh Rouse (___) mengenai outsourcing merupakan usaha yang

kompleks dan sangat menentukan hasil yang lebih rinci dan terampil. Outsourcing memiliki
pengaruh yang kognitif bias dan dapat menjelaskan tentang keputusan yang diambil berisiko.
Penelitian yang dilakukan oleh Baldwin et al (2001) mengenai sistem informasi outsourcing
sebagai pembelajaran studi kasus perbankan bahwa keputusan untuk outsourcing merupakan
dasar dari strategi dalam jangka panjang dimana sistem informasi sebagai tempat untuk core
bussiness yang aktif dan senior managernya dapat mengkontrol sistem informasi.
Keuntungan dari penggunaan outsourcing adalah:
1. Perusahaan dapat lebih fokus pada hal yang lain, karena proyek telah diserahkan pada
pihak ketiga untuk dikembangkan.
2. Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan atau
organisasi lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan.
3. Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan untuk kedepannya.
4. Biasanya perusahaan outsource sistem informasi pasti memiliki pekerja IT yang
kompeten dan memiliki skill yang tinggi, dan juga penerapan teknologi terbaru dapat
menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource. Jadi dengan
menggunakanoutsource, otomatis sistem yang dibangun telah dibundle dengan
teknologi yang terbaru.
5. Walaupun biaya untuk mengembangkan sistem secara outsource tergolong mahal,
namun jika dibandingkan secara keseluruhan dengan
pendekatan insourcing ataupunselfsourcing, outsourcing termasuk pendekatan
dengan cost yang rendah.
Namun, pendekatan outsourcing juga memiliki kelemahan yaitu:
1. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa
dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang mengembangkan
tekniknya adalah perusahaan outsource.
2. Menurunkan kontrol perusahaan terhadap sistem informasi yang dikembangkan.
3. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan oleh
pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu diberikan, hal
ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang
yang nakal.
4. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem
informasi akan terbentuk.
Dari pengertian diatasdapat dikatakan bahwa pendekatan outsourcing merupakan salah satu
strategi kompetisi suatu perusahaan untuk perusahaan fokus pada core business-nya. Apabila
outsourcing ini memberikan hasil yang lebih baik dengan mengeluarkan biaya yang lebih
rendah jika dilakukan sendiri.

PEMBAHASAN

Pengembangan Sistem Informasi

Pengembangan sistem informasi merupakan suatu aktivitas untuk dapat menghasilkan sistem
informasi berbasis komputer dalam menyelesaikan persoalan organisasi atau perusahaan
sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada. Pengembangan sistem informasi perlu
dilakukan karena untuk menjamin adanya konsistensi proses, dapat diterapkan dalam
berbagai jenis proyek, mengurangi resiko dalam pengambilan keputusan, dan menuntut
adanya dokumentasi pengembangan sistem informasi memiliki prisip dasar yaitu:
1. Pemilik dan pengguna sistem harus terlibat dalam pengembangan sistem
2. Menggunakan pendekatan pemecahan masalah
3. Menentukan tahapan pengembangan
4. Menetapkan standard untuk pengembangan dan dokumentasi yang konsisten
5. Justifikasi sistem sebagai investasi
Pengembangan sistem informasi dibagi menjadi tiga dalam proses perencanaan sistem.
Pertama, merencanakan proyek-proyek sistem yang dilakukan oleh staf perencana. Hal ini
mengkaji tentang tujuan perencanaan strategi dan taktik perusahaan apakah bertujuan laba
atau pengabdian kepada masyarakat, mengindentifikasi proyek-proyek sistem identifikasi
berupa sistem informasi, menetapkan sasaran proyek sistem, menetapkan kendala proyek
sistem, membuat laporan perencanaan sistem, dan meminta persetujuan manajemen. Kedua,
menentukan proyek sistem yang akan dikembangkan hal ini dilakukan oleh komite pengarah.
Kajiannya mencakupi menunjuk tim analisis dan mengumumkan proyek pengembangan
sistem. Ketiga, menentukan proyek sistem yang dikembangkan oleh analis sistem. Hal ini
melingkupi mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek, melakukan studi
kelayakan, dan melakukan kelayakan sistem.

Perkembangan Pendekatan Outsourcing pada Sistem Informasi

Penelitian yang dilakukan oleh Lacity, Wilcocks, dan Rottman (2008) menjelaskan bahwa
saat ini kecenderungan tiap perusahaan melakukan outsourcing baik secara nasional maupun
internasional dan hal ini telah dijelaskan oleh Khan (2007). Penggunaan pendekatan ini
dilakukan untuk menghasilkan keefisienan yang tinggi sehingga dapat mengendalikan biaya
dan perusahaan dapat fokus pada kompetensi. KPMG (2007) dalam tulisan Gonzales et al
(___) bahwa survey yang telah dilakukan oleh KPMG mengenai pertumbuhan outsourcing
pada sistem informasi mengalami peningkatan dari 89 persen perusahaan yang ada.
Perusahaan yang menggunakan outsourcing merasa lebih puas dan perusahaan dapat

merasakan manfaatnya dari sisi ekonomi pada tingkat lebih rendah dari pada strategis dan
orang-orang teknologi. Hasil dari penelitian ini menyatakan bahwa outsourcing pada sistem
informasi ini telah berhasil dibawah pengawasan. Penelitian yang dlakukan oleh Gonzales
dikuatkan oleh penelitian dari Koh, Ang, Straub. 2004)
Menurut Saunders et al. (1997) terdapat hubungan pengaturan antara kontrak kerja dengan
kesuksesan outsourcing seperti pada Gambar 3 dibawah ini. Sampel yang diambile terdiri
dari dua belas perusahaan yang dipetakan kedalam gambar tersebut dengan berbasiskan
penyedia layanan (patner strategi dengan pelayanan vendor). Sifat kontrak (longgar dengan
ketat) dan kesusksesan outsourcing.
Gambar 3. Outsourcing Success Nature of Contract and View of Relationship in Previous
Study.

Seperti penjelasan Jae et al 2003. pada outsourcing trend seperti yang terlihat pada Gambar 4
dibawah ini. Dari gambar ini dapat menjelaskan hubungan antara literatur dengan evolusi
teknologi informasi outsourcing.

Gambar 4. The Evolution of Outsourcing Issues

Outsourcing pada sistem informasi berusaha pada pemahaman tujuan penting dan kebijakan
diantaranya:

Mengatur tujuan dalam jangka panjang dan pendek. Membuat prioritas untuk mecapai
tujuan menengah tanpa kehilangan fokus jangka panjang.

memnentukan harapan yang realistis dan jelas.

Manfaat berbagi dan resiko.

Mengembangkan standart kinerja.

Mengharapkan perubahan dan revisi.

Menyiapkan hal yang tidak terduga

Hubungan yang natural.

Penggunaan outsourcing sebaiknya perusahaan memperhatikan beberapa aspek dalam

penentuan outsourcing dengan memperjelas tujuan dari bisnis ini dalam pendekatan
outsourcing. Hal ini dilakukan untuk menghindari penipuan yang dilakukan vendor yang
tidak bertanggung jawab sehingga dapat merugikan perusahaan itu sendiri. Adanya perjanjian
antara kedua belah pihak dalam memutuskan kerjasama sehingga pekerjaan dapat dilakukan

secara profesional. Kerja sama yang dilakukan dalam jangka panjang dimana perusahaan
dapat memantau kebutuhan bisnis. Perusahaan itu sendiridapat menerapkan outsourcing
sebagai strategi untuk mendapatkan fleksibilitas selama proses perbaikan struktur organisasi.
(Yang, et al. 2007).

1. PENUTUP

Kesimpulan

Pendekatan insourcing maupun outsourcing pada sistem informasi memiliki kelemahan dan
kelebihan masing-masing. Setiap perusahaan harus mengetahui terlebih dahulu tujuan dari
perusahaan itu sendiri sehingga dapat memutuskan mana yang lebih baik dalam mengambil
keputusan. Saat ini pendekatan outsourcing lebih banyak dipakai oleh perusahaan-perusahaan
di dunia seperti penelitian yang dilakukan oleh KPMG. Penggunaan pendekatan insourcing
menjadi suatu pertimbangan yang harus dilakukan oleh suatu perusahaan. tenaga ahli yang
dimiliki oleh perusahaan merupakan kunci dari kesuksesan perusahaan itu sehingga
perusahaan itu dapat mengetahui kebutuhan bisnisnya dan rahasi perusahaan juga akan lebih
terjamin.

Saran

Penggunaan pendekatan insourcing maupun outsourcing dalam sistem informasi dapat

dilakukan dengan penetapan tujuan perusahaan itu. Perjanjian kerja sama antara vendor
maupun perusahaan harus tertuang dalam kontrak sehingga tidak ada yang menimbulkan
kerugian disalah satu pihak.

DAFTAR PUSTAKA
Aalders, R (2001). The IT Outsourcing Guide. Chichester:Wiley,
Baldwin LP. Irani. Z dan Love PED. (2001). Outsourcing Information System: Drawing
Lesson from a Banking Case Study. European Journal Information System 10 15-24.
Gonzales, R, et al. ____. Information System Outsourcing: An Empirical Study of Succes
Factors. University of Alicante.
Jae, Nam Lee, et all. 2003. IT Outsourcing E-Past, Present, and Future. Communication of
the Acm. Vol: 46 No. 5 Page: 84-89.
Lacity, M.C.; Willcocks, L. & Feeny, D.F. (1996). The Value of Selective Outsourcing, Sloan
Management Review, 37(3), 13-25.
Khan, I. 2007. More Satisfaction: Outsourcing or Offshoring?, Global Services, 2(16), 12.

Koh, C., Ang, S. & Straub, D.W. 2004. IT Outsourcing Success: A Psychological Contract
Perspective. Information Systems Research, 15(4), 356-373.
OBrien, James A. 2004. Management Information System: Managing Information
Technology in the Business Enterprise. Sixth Edition. Mc. Graw-Hill. New York, USA.
OBrien, J. A., Marakas, G. M. 2005. Management Information System.8th Edition. McGraw-Hill Companies, Inc. New York
OBrien A. James. 2005. Introduction to Information Sytems 12th Ed. McGraw-Hill
Prayoga, A. et. al. 2014. Internetworking Contoh kasus: PT Telekomunikasi Indonesia,
Tbk. Makalah Sistem Informasi Manajemen, MB-IPB. (Makalah tidak diterbitkan)
Rouse, Anne C, Corbitt, Brian J. _____. Understanding Information System Outsourcing
Succes and Risks Through The Lens of Cognitive Biases. Victoria. Australia.
Saunders, C, Gebelt M, dan Qing Hu. 1997. Achieving Success in Information System
Outsourcing. California management Review; Winter 1997; 39, 2 ABI/INFORM Global
Page: 63.
Yang. C dan Huang JB. 2000. A Decision Model for IS Outsourcing International. Journal of
Information Management. 20 (1). 225-239.
Yang, D-H.; Kim, S.; Nam, Ch. & Min, J-W. 2007. Developing a Decision Model for
Business Process Outsourcing. Computers and Operations Research, 34(2), 3769-3778.