STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

PROPOSAL DAN
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
PROGRAM KERJA

KOORDINATOR KEUANGAN MAHASISWA

BEM FEB UGM
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS GADJAH MADA
YOGYAKARTA
2014

BAB I
FORMAT
PROPOSAL DAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

Pendahuluan
1. Proposal merupakan alat pengajuan dana, dalam hal ini dana Masyarakat dan atau dana
FOKOMA, yang sah dan diakui oleh FEB UGM.
2. Proposal diajukan selambat-lambatnya 2 Minggu sebelum kegiatan berlangsung.
3. Proposal terdiri dari bagian-bagian yang menjelaskan mengenai kegiatan organisasi
kemahasiswaan yang akan dijalankan.
4. Laporan Pertanggungjawaban merupakan bentuk pertanggungjawaban hasil realisasi
program kerja dari dana Masyarakat dan atau dana FOKOMA yang telah digunakan dalam
kegiatan organisasi kemahasiswaan.
5. Laporan Pertanggungjawaban diberikan selambat-lambatnya 1 Minggu setelah kegiatan
organisasi kemahasiswaan dijalankan.
6. Laporan Pertanggungjawaban terdiri dari realisasi anggaran beserta dengan bukti
penggunaan dana masyarakat dan atau dana FOKOMA.
7. Laporan Aliran Dana merupakan laporan pendukung Laporan Pertanggungjawaban yang
berisi kondisi keuangan (financial) sebenar-benarnya dari sebuah program kerja yang
dilaksanakan oleh setiap organisasi pada kala itu juga.
Format
1. Proposal untuk dana FOKOMA dan atau Dana Masyarakat

Format Proposal Kegiatan :

a. Cover/Judul (berisi nomer proker, nama acara, nama organisasi, logo organisasi,
nama fakultas, dan tahun pelaksanaan)
b. Pendahuluan
c. Nama Kegiatan
d. Tujuan Kegiatan
(dilengkapi dengan sasaran, target program kerja atau indikator kesuksesan
program kerja yang ingin diraih)
e. Waktu dan Tempat Kegiatan
f. Penutup

g. Lampiran berupa : Susunan Acara

Susunan Kepanitiaan *
Rencana

Anggaran

(berdasarkan

hasil

review

Sidang

Anggaran KM FEB UGM)

Lembar Pengesahan
h. Surat Permohonan Kegiatan FOKOMA (untuk proker yang menggunakan dana
FOKOMA)
Proposal dibuat dengan menggunakan kertas kuarto (HVS 70gr) polos untuk cover
dan kertas A4 yang tercetak kop organisasi untuk bagian isi dengan margin atas 3,5,
margin kanan 2,5, kiri 3, bawah 3, Times New Roman 12, spasi 1,5.
*Nama yang tercantum dalam Susunan Kepanitiaan harus sudah berpartisipasi
dalam iuran FOKOMA.
2. Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) FOKOMA dan atau Dana Masyarakat
Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) disajikan terpisah untuk setiap sumber dana baik
FOKOMA maupun dana Masyarakat.
Untuk program kerja yang menggunakan dua sumber dana yakni FOKOMA dan dana
Masyarakat penyajian LPJ-nya juga harus disajikan terpisah untuk masing-masing
dana.
Format LPJ
a. Bagian Judul (berisi nomor program kerja, nama organisasi kemahasiswaan, dan
tahun)
b. Nama Kegiatan
c. Waktu Kegiatan (waktu berlangsungnya pelaksanaan kegiatan)
d. Evaluasi Kegiatan (berisi evaluasi keseluruhan dari kegiatan yang dijalankan
berupa :
a) Poin-poin penting terkait berjalannya sebuah program kerja.
b) Pencapaian target target yang sudah diraih oleh program kerja tersebut
c) Membandingkan dengan indikator kesuksesan program kerja yang
terdapat dalam proposal apakah sesuai dengan realita dan sudah tercapai
atau belum.
d) Menampilkan perbaikan maupun rencana apa yang hendak akan dilakukan
untuk program kerja bersangkutan pada periode kepengurusan berikutnya.

e. Rencana Anggaran (berisikan nominal pemasukan dari hanya dari dana

FOKOMA atau hanya dari Dana Masyarakat)
f. Realisasi Anggaran (nominal pengeluaran yang digunakan untuk menjalankan
kegiatan yang dipakai hanya dari Dana FOKOMA atau hanya dari Dana
Masyarakat)
g. Pengeluaran (berisikan

rincian secara detail

bentuk

pengeluaran

yang

menggunakan hanya dari Dana FOKOMA atau hanya dari Dana

Masyarakat. Item-item pengeluaran disusun dalam bentuk tabel dan diurutkan
berdasarkan kapan dibelanjakannya Dana FOKOMA atau Dana Masyarakat
tersebut untuk membeli, menyewa, menggunakan, atau memakai item tersebut)
h. Tanda tangan yang menjadi bukti persetujuan oleh Bendahara Organisasi, Ketua
Organisasi Kemahasiswaan dan Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB
UGM.
Hal hal yang harus dilampirkan pada Laporan Pertanggungjawaban adalah :
1. Nota nota pengeluaran menyesuaikan dengan pengeluaran yang menggunakan
hanya dari dana Masyarakat atau hanya dari dana FOKOMA. Nota nota
pengeluaran disusun dan diurutkan menyesuaikan nomor urut pada tabel data
pengeluaran penggunaan dana dan dilampirkan pada kertas kuarto A4 polos.
2. Daftar peserta yang mengambil konsumsi. Apabila daftar tersebut tidak
memungkinkan untuk dibuat atau ditampilkan maka daftar hadir peserta
diperkenankan
dilampirkan

untuk
apabila

menggantikan
pada

daftar

daftar
item

tersebut.

pengeluaran

Daftar

tersebut

pada

Laporan

Pertanggungjawaban terdapat item berjenis konsumsi.

3. Khusus untuk pengeluaran yang menggunakan sumber dana Masyarakat wajib
mengikuti peraturan bahwa nota nota pengeluaran dari pembelian dan
pembayaran tertentu wajib ditambahi dengan materai 3000 dan materai 6000
dengan ketentuan sebagai berikut :
1) Materai 3000 dipergunakan untuk pengeluaran yang berjumlah lebih dari Rp
250.000,00 sampai dengan Rp 1.000.000,00.
2) Materai 6000 dipergunakan untuk pengeluaran yang berjumlah lebih dari Rp
1.000.001,00
3. Format Laporan Aliran Dana

a. Berisi item-item pemasukan di bagian kiri dan item-item pengeluaran di sebelah kanan.
1. Pemasukan (Berisikan keseluruhan pemasukan yang didapat untuk mendanai
program kerja tersebut tanpa terkecuali)
2. Pengeluaran (Berisikan akun-akun atau poin-poin penting pengeluaran yang disusun
secara ringkas tanpa detail rincian per akun atau poin tersebut)
3. Apabila pemasukan lebih besar daripada pengeluaran (surplus) maka pada bagian
Pengeluaran ditambahkan akun berupa Kas Organisasi atau akun lain seperti
Modal Kerja Proker X tahun depan
4. Apabila pengeluaran lebih kecil daripada pemasukan (defisit) maka pada bagian
Pemasukan ditambahkan akun berupa Sumbangan, Kas Organisasi, Kontribusi
Panitia, Pinjaman Bank atau akun berjenis pemasukan lain yang menanggulangi
defisit tersebut.
b. Tanda tangan yang menjadi bukti persetujuan oleh Bendahara Organisasi, Ketua
Organisasi Kemahasiswaan dan Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM.
4. Laporan Pertanggungjawaban dan Laporan Aliran Dana dibuat dengan menggunakan kertas
kuarto A4 yang tercetak kop organisasi dengan margin atas 3, margin kanan 2,5, kiri 2,5,
bawah 3,2, Times New Roman 12, spasi 1,5.

BAB II
ALUR PENCAIRAN DANA FOKOMA

1.

Pengajuan dana FOKOMA minimal adalah

Rp 2.000.000,- (Dua Juta Rupiah), baik

pengajuan per kegiatan / gabungan beberapa kegiatan (boleh per BEM/HMJ/LK) atau bila
terpaksa bisa gabungan lebih dari 1 atau lebih (BEM/HMJ/LK). Hal ini ditujukan untuk
efisiensi biaya, tenaga dan waktu dalam pembuatan buku cek, prosedur pencairan cek, serta
pengeluaran biaya-biaya yang timbul atas dikeluarkannya cek tersebut.

Contoh :
BEM mengadakan kegiatan A = senilai Rp 500,000
Ini tidak bisa langsung di proses, karena nilai pengajuan hanya Rp 500.000,Jadi harus digabung dengan kegiatan BEM yang lain, sampai nilai nominal yang diajukan
minimal Rp 2.000.000,(misal : digabungkan dengan kegiatan BEM B = Rp 1.500.000,- )
2.

Kelengkapan dokumen untuk pengajuan dana kegiatan yang didanai FOKOMA :

Proposal (1 asli dan 3 rangkap fotokopi)

1) Proposal Asli (Master Proposal) disimpan oleh organisasi atau departemen masingmasing.
2) Proposal Fotokopi 1 diberikan kepada Pihak FOKOMA.
3) Proposal Fotokopi 2 diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB
UGM.
4) Proposal Fotokopi 3 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi

Untuk proker dengan Dana FOKOMA dan Dana Masyarakat

1) Proposal 1 asli diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM.
2) Proposal Fotokopi 1 diberikan kepada Pihak FOKOMA.
3) Proposal Fotokopi 2 disimpan oleh Organisasi atau departemen masing-masing.
4) Proposal Fotokopi 3 diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB
UGM.
5) Proposal Fotokopi 4 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi.

Surat Permohonan Kegiatan (rangkap 3) ; menyebutkan jenis dan besarnya nominal dana
harus sinkron dengan pengajuan dana yang tercantum di proposal

Meninggalkan nomor HP / contact person yang dapat dihubungi

Kelengkapan di atas, ditinggal kurang lebih selama () 2-3 hari (tergantung antrian
proposal/pekerjaan), untuk dicek terlebih dahulu

a. Proposal dibuat sesuai dengan standar yang telah ditetapkan :

Pastikan semua nama mahasiswa yang tercantum dalam kepanitiaan sudah

berpartisipasi di FOKOMA, yang dimaksud berpartisipasi :
bagi yang mampu, membayar sumbangan seperti yg telah ditentukan,
bagi yang tidak mampu, sudah mengajukan permohonan (keringanan/
angsuran/pembebasan) dan telah di setujui oleh FOKOMA

Pastikan proposal dan surat sudah ditandatangani dan di cap/distempel (asli) oleh :
Ketua BEM/HMJ/LK
Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM
Wadek Bidang Administrasi dan Kemahasiswaan

Alamat sekretariat FOKOMA :

Fakultas Teknik UGM Utara RS Sardjito;
Jurusan Teknik Sipil dan Lingkungan (Ruang 222)
Jl. Grafika 2 Yogyakarta
Fax / Tlp : 0274 6492241
CDMA : 0888 289 3941
Email : FOKOMA.febugm@gmail.com; mamik_poerwati@yahoo.com
YM : mamik_poerwati
b. Surat permohonan dana, ditujukan kepada Ketua FOKOMA FEB UGM
(Prof. Dr. Ir. Sunjoto, Dip.HE, DEA) sebanyak difotokopi 3 rangkap.

Surat ke 1 : untuk Ketua FOKOMA FEB UGM - Prof. Dr. Ir. Sunjoto, Dip.HE, DEA

Surat ke 2 : untuk Bendahara FOKOMA - Ir. Bambang Kartika

Surat ke 3 : untuk Sekretaris FOKOMA

Dalam surat dicantumkan nama kegiatan, jumlah dana yang diminta, beserta pelaksanaan
kegiatan tersebut (hari, tanggal, tempat).
c.

Proposal dan Surat permohonan dana, yang diterima oleh FOKOMA FEB UGM boleh
berupa fotokopi, namun cap harus tetap asli

3.

Proposal dan surat permohonan yang sudah di - acc oleh sekretris FOKOMA,kemudian
dibawa ke Bendahara FOKOMA (Ir. Bambang Kartika). Sebelum bertemu Pak Bambang,
diharap membuat janji terlebih dulu dengan beliau.
Alamat Bendahara FOKOMA :
Perumahan Dosen UGM, Sekip Blok S-3
HP : 0888 275 2895

4. Setelah Bendahara FOKOMA menerima surat permohonan, kemudian akan dibuatkans elembar
CEK yang jumlah nominalnya adalah sebesar pengajuan kegiatan.
5. Cek dibawa lagi ke sekretariat FOKOMA, untuk di tandatangani Ketua FOKOMA dan di cap.
6. Terakhir, cek bisa langsung dicairkan di Bank MANDIRI UGM, Jl. Kaliurang, Sekip.

Batas

pencairan dana adalah 50 hari, apabila cek belum dicairkan setelah masa itu FOKOMA tidak
bertanggung jawab atas hilangnya dana akibat kelalaian tersebut. Apabila terjadi kehilangan
cek, akan di ganti dengan yang baru, namun disertai membawa surat laporan kehilangan
dari Polisi.
Setelah Kegiatan :
1. Wajib mengumpulkan Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) dan Laporan Aliran Dana (LAD).
Maksimal, H + 1 Minggu.

Laporan Pertanggung Jawaban untuk dana FOKOMA (1 asli dan rangkap 3)

1) LPJ asli disimpan oleh organisasi atau departemen masing-masing.
2) LPJ Fotokopi 1 diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM.
3) LPJ Fotokopi 2 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi.
4) LPJ Fotokopi 3 diberikan kepada Sekretaris FOKOMA.

Laporan Aliran Dana (LAD)

1) LAD asli disimpan oleh Organisasi atau departemen masing-masing.
2) LAD Fotokopi 1 diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM.
3) LAD Fotokopi 2 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi.
4) LAD Fotokopi 3 diberikan kepada Sekretaris FOKOMA

2. Untuk kegiatan yang rutin, maka LPJ dikumpulkan akhir tahun. LPJ ini berguna untuk
pertanggungjawaban ke pihak Fakultas dan FOKOMA.
3. Jika LPJ tersebut tidak dikumpulkan, maka dana untuk kegiatan berikutnya belum bisa
diturunkan sampai LPJ tersebut dikumpul.
4. Laporan Aliran Dana disampaikan bersamaan dengan Laporan Pertanggung Jawaban.

Hal-hal yang harus diperhatikan :

1.

Batas pengajuan : minimal (H 7) dari tanggal kegiatan, proposal + surat permohonan telah
masuk ke sekretariat FOKOMA, dalam keadaan sudah FIX :
sudah dicek oleh dan ditandatangani oleh Ketua BEM HMJ/LK
sudah dicek oleh dan ditandatangani oleh Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB
UGM
sudah ditandatangani oleh Wadek Bidang Kemahasiswaan

2.

Bila pengajuan proposal melebihi tanggal kegiatan, maka dana akan otomatis hangus , (bisa
dicairkan lagi setelah diadakan revisi ke Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM).

3.

Tutup buku FOKOMA pada bulan Desember, pengajuan dana FOKOMA terakhir dilakukan
pada tanggal 15 Desember (tanpa pengecualian).

4.

Revisi dapat dilakukan maksimal 2 kali dalam setahun.

SISTEMATIKA PENURUNAN DANA FOKOMA
Meminta Paraf kepada
Mbak Wheny, bagian
Akademik lantai 3

Meminta Cap BEM

Meminta tanda tangan

Koordinator Keuangan Mahasiswa
BEM FEB UGM

Meminta tanda tangan

Wakil Dekan Bidang
Kemahasiswaan atau Wadek lain
yang mewakili.
Apabila
proposal sudah
komplit maka
dibawa ke
FOKOMA

Melapor bahwa Cek sudah cair

kepada KKM BEM FEB UGM

FINISH
Meminta Persetujuan Ketua FOKOMA Menemui
Sekretaris FOKOMA.
Fakultas Teknik, JTSL, Lantai 2, ruang 222

START HERE
Proposal dibuat oleh
organisasi

Mencairkan
Cek tersebut
ke Bank
Mandiri
cabang Sekip

Cek dimintakan
tanda tangan
kepada Ketua
FOKOMA

Ir. Bambang Kartika

Perumahan Dosen
UGM : Sekip S-3

Apabila sudah
mendapat
persetujuan, maka
meminta cek kepada
Bendahara FOKOMA
dengan membawa
Surat Permohonan

BAB III
ALUR PENCAIRAN DANA MASYARAKAT

Sistematika pencairan Dana Masyarakat bersifat reimburse dana akan dicairkan setelah LPJ
selesai.
Kelengkapan dokumen yang harus diserahkan organisasi adalah sebagai berikut :

Proposal (1 asli dan 3 rangkap fotokopi)

1) Proposal Asli (Master Proposal) diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa
BEM FEB UGM.
2) Proposal Fotokopi 1 diberikan kepada Pihak FOKOMA.
3) Proposal Fotokopi 2 disimpan oleh organisasi atau departemen masing-masing.
4) Proposal Fotokopi 3 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi

Untuk proker dengan Dana FOKOMA dan Dana Masyarakat

1) Proposal 1 asli diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB
UGM.
2) Proposal Fotokopi 1 diberikan kepada Pihak FOKOMA.
3) Proposal Fotokopi 2 disimpan oleh Organisasi atau departemen masing-masing.
4) Proposal Fotokopi 3 diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB
UGM.
5) Proposal Fotokopi 4 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi.

Laporan Pertanggung Jawaban untuk Dana Masyarakat, bukan LPJ untuk Dana
FOKOMA (1 asli dan rangkap 3)
1) LPJ asli diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM.
2) LPJ Fotokopi 1 diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB
UGM.
3) LPJ Fotokopi 2 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi.
4) LPJ Fotokopi 3 disimpan oleh Organisasi atau departemen masing-masing.

Laporan Aliran Dana (LAD)

1) LAD asli diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM.
2) LAD Fotokopi 1 diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB
UGM.

3) LAD Fotokopi 2 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi.

4) LAD Fotokopi 3 disimpan oleh Organisasi atau departemen masing-masing.

Proposal dibuat sesuai dengan standar yang telah ditetapkan :

Pastikan proposal dan surat (untuk dua sumber dana) sudah ditandatangani dan di
cap/distempel (asli) oleh :
Ketua BEM/HMJ/LK
Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM
Wadek Bidang Kemahasiswaan

Pencairan Dana Masyarakat dilaksanakan oleh Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM

FEB UGM dengan bantuan tambahan oleh setiap Bendahara Internal Organisasi.

Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM akan memberitahukan waktu kapan
dana Masyarakat dapat diproses dan kemudian bekerja secara koordinatif dengan masingmasing Bendahara Internal Organisasi.

Setelah Kegiatan :
1. Wajib mengumpulkan LPJ dan LAD beserta rekapan nota yang disertai dengan tanda
tangan bendahara organisasi, ketua organisasi, dan Koordinator Keuangan Mahasiswa
BEM FEB UGM. Maksimal, H + 1 Minggu.
2. Untuk kegiatan yang rutin, maka LPJ dikumpulkan bertahap sesuai dengan waktu
berlangsungnya kegiatan.
3. Jika LPJ tersebut tidak dikumpulkan, maka dana untuk kegiatan berikutnya belum bisa
diturunkan sampai LPJ tersebut dikumpul.
4. Laporan Aliran Dana disampaikan bersamaan dengan Laporan Pertanggungjawaban.
5. Apabila program kerja belum selesai dilaksanakan sebelum tanggal 29 Oktober maka
laporan aliran dana yang diberikan menggambarkan kondisi performa keuangan dari
program

kerja

tersebut

sesuai

waktu

kapan

disampaikannya

Laporan

Pertanggungjawaban.
Hal-hal yang harus diperhatikan :
1. Bila pengajuan proposal melebihi tanggal kegiatan, maka dana akan otomatis hangus ,
(bisa dicairkan lagi setelah diadakan revisi ke Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM
FEB UGM dengan membawa surat pernyataan).

2. Tutup buku dana Masyarakat pada bulan Desember, pengajuan dana Masyarakat terakhir
dilakukan pada tanggal 31 Oktober (tanpa pengecualian).
3. Apabila pada saat penyerahan Laporan Pertanggungjawaban dan Laporan Aliran Dana
Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM tidak sedang berada di tempat maka
setiap organisasi dipersilakan meletakkan berkas tersebut ke loker kayu masing-masing
organisasi yang terletak di lantai bawah sayap utara di samping sekretariat BEM FEB
UGM dan PALMAE.
4. Revisi dapat dilakukan maksimal 2 kali dalam setahun.

SEMUA TULISAN WAJIB DITULIS

DENGAN WARNA HITAM

[NO PROKER]
PROPOSAL
[NAMA PROKER]
[NAMA DEPARTEMEN]

LOGO
ORGANISASI

[NAMA ORGANISASI]
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS GADJAH MADA
2014

I.

PENDAHULUAN
[Berisi overview kegiatan yang dijalankan, atau penjabaran singkat mengenai
kegiatan]

II.

Untuk Isi, Format Font :

Times New Roman, Size 12

NAMA KEGIATAN
[Nama kegiatan yang dijalankan]

III.

TUJUAN KEGIATAN
[Memuat tujuan-tujuan kegiatan, dilengkapi dengan sasaran kegiatan dan juga
indikator kesuksesan dari kegiatan yang dijalankan]

IV.

WAKTU DAN TEMPAT KEGIATAN

Hari, tanggal :

V.

Waktu

Tempat

Ditulis sesuai apa yang sudah

dipresentasikan Sidang Anggaran
KM FEB UGM

SUSUNAN ACARA
Terlampir

VI.

SUSUNAN KEPANITIAAN
Terlampir

VII.

RENCANA ANGGARAN
Terlampir

VIII. PENUTUP
[Merupakan bagian penutup dari proposal, berisi kata-kata penutup]

IX.

LEMBAR PENGESAHAN
Terlampir

Lampiran 1
SUSUNAN ACARA

[Breakdown waktu dan acara yang dijalankan dalam kegiatan]

Lampiran 2
SUSUNAN KEPANITIAAN

Pelindung

: Dekan FEB UGM

Prof. Wihana Kirana Jaya, M.Soc.Sc., Ph.D.

Pembina

: a.n. Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan

Wakil Dekan Bidang Perencanaan dan Sistem Informasi
FEB UGM
Eko Suwardi, M.Sc., Ph.D.

Perhatikan ! Nama dan

Gelar Wadek IV

[Berisi penanggungjawab kegiatan beserta susunan kepanitiaan lainnya]

Contoh :
Penanggungjawab

: Ketua Organisasi

[12/123456/EK/12345]

Ketua Panitia

: [Nama]

[12/123456/EK/12345]

Sekretaris

: [Nama]

[12/123456/EK/12345]

Bendahara

: [Nama]

[12/123456/EK/12345]

Koor. Acara

: [Nama]

[12/123456/EK/12345]

Koor. Konsumsi

: [Nama]

[12/123456/EK/12345]

Koor. Perlengkapan

: [Nama]

[12/123456/EK/12345]

Seluruh panitia wajib sudah

berpartisipasi dalam FOKOMA

Lampiran 3
RENCANA ANGGARAN

I.

II.

Pemasukan
Dana Masyarakat

Rp

Dana Fokoma

Rp

Sumber dana lain

Rp

Total Pemasukan

Rp
Perhatikan !
Wajib Balance
Mohon dihitung ulang

Pengeluaran
[Item detail pengeluaran]
Total Pengeluaran

Ditulis sesuai apa yang sudah dipresentasikan

dalam Sidang Anggaran KM FEB UGM.

Rp

Lampiran 4
LEMBAR PENGESAHAN
Yogyakarta, [Tanggal Pembuatan]
Harap
diperhatikan

Untuk Dana Masyarakat

(Periode Agt Feb 2015)
Muhammad Risky Hasan
12/335874/EK/19070

Menyetujui,

Koordinator Keuangan Mahasiswa

Ketua Organisasi

BEM FEB UGM

Untuk Dana Masyarakat
(Periode Februari Juli)
PawestriPinasthika
12/330653/EK/18837

CAP BEM
DI SINI
[Nama]
[NIM]
Untuk Dana FOKOMA
(Periode Agt Feb 2015)
Pawestri Pinasthika
12/330653/EK/18837

BEM/HMJ/LK
Khusus
Proker BEM
tidak perlu
CAP BEM

CAP
Orgainisasi
DI SINI

Untuk Dana FOKOMA

(Periode Agt-Feb)
Muhammad Risky Hasan
12/335874/EK/19070

[Nama]
[NIM]

Mengetahui,
a.n. Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan

Perhatikan !!
Ejaan Nama dan
NIM jangan sampai
salah,

Wakil Dekan Bidang Perencanaan dan Sistem Informasi

FakultasEkonomikadanBisnis UGM
CAP DI
SINI
Eko Suwardi, M.Sc., Ph.D.
NIP. 196309141988031001
Perhatikan !!
Nama, Gelar dan
NIP. Wadek IV

SURAT INI KHUSUS UNTUK PROKER YANG

MENGGUNAKAN UNSUR DANA FOKOMA

Yogyakarta, [Tanggal Pembuatan Surat]

No
:
Lamp : 1 bendel Proposal
Hal
: Permohonan Dana FOKOMA
Yth.Prof. Dr. Ir. Sunjoto, Dip.HE.,D.E.A
Ketua FOKOMA FEB UGM
Di tempat

Mohon diperhatikan.
Nomor Surat wajib
BENAR. Banyak kasus
proposal ditolak karena
nomor surat salah

Dengan hormat,
Sehubungan akan diselenggarakannya salah satu program kerja [nama biro atau
dept yang membawahi] [nama organisasi] yaitu [nama kegiatan] pada,
hari, tanggal
:
tempat
:
acara
: [nama kegiatan]
maka kami selaku panitia pelaksana memohon kesediaan Bapak untuk menurunkan
dana FOKOMA sebesar Rp 45.000,00 (Empat Puluh Lima Ribu Rupiah) demi
kelancaran kegiatan ini.
Atas perhatian dan kerjasama Bapak, kami ucapkan terimakasih.
Harap
diperhatikan
Menyetujui,
Koordinator Keuangan Mahasiswa
BEM FEB UGM,
CAP BEMDI
SINI
[Nama]
[NIM]
Untuk Dana FOKOMA
(Periode Agt Feb 2015)
Pawestri Pinasthika
12/330653/EK/18837

Untuk Dana FOKOMA

(Periode Februari Juli)
Muhammad Risky Hasan
12/335874/EK/19070

Ketua Organisasi
BEM/HMJ/LK
CAP Organisasi
DI SINI

[Nama]
[NIM]

Mengetahui,
a.n. Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan
Wakil Dekan Bidang Perencanaan dan Sistem Informasi
FakultasEkonomikadanBisnis UGM
CAP
DI
SINI
Eko Suwardi, M.Sc., Ph.D.
NIP. 196309141988031001
Perhatikan !!
Nama, Gelar dan
NIP. Wadek IV

Khusus
Proker BEM
tidak perlu
CAP BEM

Untuk Isi, Format Font :

Times New Roman, Size 12

Semua tulisan wajib ditulis

dengan warna hitam

[NO. PROGRAM KERJA]

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
HANYA DARI DANA
FOKOMA ATAU HANYA
DARI DANA MASYARAKAT

[DANA FOKOMA/DANA MASYARAKAT]

[NAMA KEGIATAN]
[NAMA ORGANISASI KEMAHASISWAAN] 2014
Dimohon memberitahukan apakah itu
dana Fokoma atau Masyarakat

Nama Kegiatan

Waktu Kegiatan

: [waktu berlangsungnya kegiatan]

Evaluasi Kegiatan

: [berisi evaluasi keseluruhan dari kegiatan yang dijalankan]

Rencana Anggaran

: [berisi nominal pemasukan dari dana kegiatan yang dijalankan]

Realisasi Anggaran

: [berisi nominal pengeluaran dari dana kegiatan yang sudah dijalankan]

Diisi sebenar benarnya yang terealisasi

Pengeluaran
[Rincian detail mengenai pengeluaran dari kegiatan yang dijalankan, berbentuk tabel dengan rincian
kolom : no, item pengeluaran, kuantitas, harga satuan, jumlah][disusun berdasarkan tanggal,
merupakan dasar urutan bagi rekapan kuitansi atau nota]
Contoh :

Nomor

Item Pengeluaran

Kuantitas

Harga Satuan

Jumlah

Total
Yogyakarta, [Tanggal Pembuatan LPJ]
Ketua Organisasi

Bendahara Organisasi

BEM/HMJ/LK
CAP Orgainisasi
DI SINI

BEM/HMJ/LK
Khusus Proker
BEM tidak
perlu CAP BEM

[Nama]

Mohon
diperhatikan

[NIM]

[Nama]
[NIM]

Menyetujui,
Koordinator Keuangan Mahasiswa
BEM FEB UGM
CAP BEM DI SINI
[Nama]
[NIM]

[NO. PROGRAM KERJA]

LAPORAN ALIRAN DANA
[NAMA KEGIATAN]
[NAMA ORGANISASI KEMAHASISWAAN] 2014

Pemasukan

Pengeluaran

Dana Masyarakat

Rp

Dana Fokoma

Rp

Sponsorship

Rp

Donatur

Rp

Usaha Dana

Rp

Dana yang digunakan

Kas Organisasi (jika surplus)Rp

Berisi
keseluruhan
sumber
pendanaan

Tidak perlu
mencantumkan secara
detail rincian
pengeluarannya hanya
poin-poin atau akun
penting saja

Sumber Dana Lain (jika defisit)Rp

Total Pemasukan

Rp

Rp

Total Pengeluaran

Berisi
ringkasan
keseluruhan
penggunaan
sumber dana

Rp

Yogyakarta, [Tanggal Pembuatan Laporan]

Ketua Organisasi

Bendahara Organisasi

BEM/HMJ/LK
CAP Orgainisasi
DI SINI

BEM/HMJ/LK
Khusus Proker
BEM tidak
perlu CAP BEM

[Nama]

[Nama]
Mohon
diperhatikan

[NIM]

Menyetujui,
Koordinator Keuangan Mahasiswa
BEM FEB UGM
CAP BEM DI SINI
[Nama]
[NIM]

[NIM]

100
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
DANA MASYARAKAT
PIKNIK BERSAMA
FORUM BENDAHARA MAHASISWA FEB UGM 2014

Nama Kegiatan

: Piknik Bersama

Waktu Kegiatan

: 29 Februari 2014

Evaluasi Kegiatan

: Pada awal pertemuan acara berlangsung terlambat mundur 10 menit. Target

awal peserta adalah 1000 orang, peserta yang hadir berjumlah 10 orang.
Target peserta dihadiri oleh seluruh organisasi sudah tercapai. Evaluasi
berjalannya acara sangat kondusif hanya saja terlihat sepi karena peserta
yang datang masih sedikit. Piknik Bersama perlu dijalankan kembali untuk
periode kepengurusan selanjutnya karena dianggap sangat baik dan dapat
mempersatukan seluruh keluarga Forum Bendahara. Piknik Bersama tahun
depan diharapkan menjadi program kerja yang bersifat internasional.

Rencana Anggaran

Dana Masyarakat

: Rp 40.000.000,00

Realisasi Anggaran

Total Penggunaan

: Rp 40.000.000,00

Pengeluaran

Penggunaan Dana Masyarakat

Nomor
1
2
3

Item Pengeluaran
Beli Makanan,
Minuman, dan Snack
Tiket Pesawat
Pembayaran Hotel

Kuantitas

Harga Satuan

Jumlah

Rp 1.000.000

Rp 8.000.000

5
5

Rp 5.000.000
Rp 1.400.000
Total

Rp 25.000.000
Rp 7.000.000
Rp 40.000.000

Yogyakarta, 29 Maret 2014

Ketua Organisasi

Bendahara Organisasi

Forum Bendahara

Forum Bendahara

Joko Widodo, S.Kt

Supratman, S.E, M.M, Ph.D

12/303011/EK/12345

12/303030/EK/55671
Menyetujui,
Koordinator Keuangan Mahasiswa
BEM FEB UGM

Pawestri Pinasthika
12/330653/EK/18837

100
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
DANA FOKOMA
PIKNIK BERSAMA
FORUM BENDAHARA MAHASISWA FEB UGM 2014

Nama Kegiatan

: Piknik Bersama

Waktu Kegiatan

: 29 Februari 2014

Evaluasi Kegiatan

: Pada awal pertemuan acara berlangsung terlambat mundur 10 menit. Target

awal peserta adalah 1000 orang, peserta yang hadir berjumlah 10 orang.
Target peserta dihadiri oleh seluruh organisasi sudah tercapai. Evaluasi
berjalannya acara sangat kondusif hanya saja terlihat sepi karena peserta
yang datang masih sedikit. Piknik Bersama perlu dijalankan kembali untuk
periode kepengurusan selanjutnya karena dianggap sangat baik dan dapat
mempersatukan seluruh keluarga Forum Bendahara. Piknik Bersama tahun
depan diharapkan menjadi program kerja yang bersifat internasional.

Rencana Anggaran

Dana FOKOMA

: Rp 10.000.000,00

Realisasi Anggaran

Total Penggunaan

: Rp 9.500.000,00

Pengeluaran

Penggunaan Dana FOKOMA

Nomor
1
2
3

Item Pengeluaran
Beli Makanan,
Minuman, dan Snack
Pembayaran Hotel
Retribusi Tempat
Wisata

Kuantitas

Harga Satuan

Jumlah

Rp 1.000.000

Rp 2.000.000

Rp 1.400.000

Rp 7.000.000

10

Rp 50.000
Surplus
Total

Rp

500.000

Rp 500.000
Rp 9.500.000

Yogyakarta, 29 Maret 2014

Ketua Organisasi

Bendahara Organisasi

Forum Bendahara

Forum Bendahara

Joko Widodo, S.Kt

Supratman, S.E, M.M, Ph.D

12/303011/EK/12345

12/303030/EK/55671
Menyetujui,
Koordinator Keuangan Mahasiswa
BEM FEB UGM

Pawestri Pinasthika
12/330653EK/18837

100
LAPORAN ALIRAN DANA
PIKNIK BERSAMA
FORUM BENDAHARA MAHASISWA 2014

Pemasukan

Pengeluaran

Dana Masyarakat

Rp 40.000.000,00

Konsumsi

Rp 10.000.000,00

Dana Fokoma

Rp 10.000.000,00

Akomodasi

Rp 14.500.000,00

Sponsorship

Rp 5.000.000,00

Transportasi

Rp 25.000.000,00

Usaha Dana

Rp 2.000.000,00

Logistik

Rp 3.000.000,00

Perlengkapan

Rp 2.500.000,00

Publikasi

Rp 1.500.000,00

Kas Organisasi (surplus) Rp 500.000,00

Total Pemasukan

Rp 57.000.000,00

Total Pengeluaran

Rp 57.000.000,00

Yogyakarta, 29 Maret 2014

Ketua Organisasi

Bendahara Organisasi

Forum Bendahara

Forum Bendahara

Joko Widodo, S.Kt

Supratman, S.E, M.M, Ph.D

12/303011/EK/12345

12/303030/EK/55671
Menyetujui,
Koordinator Keuangan Mahasiswa
BEM FEB UGM

Pawestri Pinasthika
12/330653/EK/18837

KETENTUAN SURAT PERNYATAAN

Penggunaan surat pernyataan :

1) Untuk memberitahukan bahwa program kerja dilaksanakan tidak sesuai dengan
rencana awal.
2) Sebagai pengantar tambahan karena proposal dan laporan pertanggungjawaban
diberikan terlambat karena sesuatu hal.
3) Sebagai pengantar proposal, apabila rencana awal sebuah program kerja ditulis
berbeda dengan proposal yang sesungguhnya.
4) Sebagai pengantar apabila ada kondisi-kondisi lain yang bertentangan atau tidak
sesuai dengan standar operasional prosedur.
Berikut merupakan satu contoh surat pernyataan untuk 4 kasus diatas.

SEMUA TULISAN WAJIB DITULIS DENGAN

WARNA HITAM
SURAT PERNYATAAN
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama

: [NAMA]

NIM

: XX/EK/XXXXX

Fakultas/Prodi

: Ekonomika dan Bisnis UGM / [Jurusan]

Alamat

: [alamat]

Jabatan

: [Jabatan dalam proker]

Menyatakan bahwa program kerja [DEPARTEMEN] [ORGANISASI] [TAHUN], yaitu

[NAMA PROKER] [menunjukkan waktu yang bermasalah dengan rencana awal] sesuai
dengan anggaran yang diajukan kepada [Pihak FOKOMA/Fakultas]. Pemrosesan
[proposal/laporan pertanggungjawaban] tidak bisa diserahkan tepat pada waktunya
dikarenakan [alasan].
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya. Atas perhatiannya saya
ucapkan terima kasih.
Yogyakarta, [tanggal]

Ketua Pelaksana Proker

Hormat kami,

Sekretaris Proker

[NAMA]

[NAMA]

[NIM LENGKAP]

[NIM LENGKAP]
Menyetujui,

Ketua
Organisasi
CAP
Organisasi
DI SINI

Koordinator Keuangan Mahasiswa

Untuk Dana Masyarakat
(Periode Agt Feb 2015)
Muhammad Risky Hasan
12/33/5874/EK/19070

Untuk Dana FOKOMA

(Periode Agt Feb 2015)
[NIM LENGKAP]
Pawestri Pinasthika
12/330653/EK/18837
[NAMA]

Untuk Dana Masyarakat

(Periode Februari Juli)
Pawestri Pinasthika
12/330653/EK/18837

BEM FEB UGM

CAP BEM
DI SINI
[NAMA]
[NIM LENGKAP]

Untuk Dana FOKOMA

(Periode Februari Juli)
Muhammad Risky Hasan
12/330653/EK/19070

SURAT PERNYATAAN
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama

: Pawestri Pinasthika

NIM

: 12/330653/EK/18837

Fakultas/prodi

: Ekonomika dan Bisnis UGM /Akuntansi

Alamat

: Purwokerto

Jabatan

: Sekretaris Media Relations dan Temu Alumni

menyatakan bahwa program kerja departemen HDE BEM FEB UGM 2014, yaitu Media
Relations dan Temu Alumni mengalami penyesuaian jadwal dari rencana sebelumnya yaitu
20 September 2014 menjadi 20 Desember 2014 untuk Media Relations dan 4 Oktober 2014
menjadi 18 November 2014 untuk Temu Alumni. Penyesuaian jadwal terpaksa dilakukan
karena jadwal yang direncanakan sebelumnya bertepatan dengan jadwal Ujian Tengah
Semester.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya.

Semoga bermanfaat

sebagaimana mestinya.
Yogyakarta, 04 November 2014
Hormat kami,
Ketua

Sekretaris

Riantyarta

Pawestri Pinasthika

12/336632/EK/19192

12/330653/EK/18837
Menyetujui,

Ketua Umum

Koordinator Keuangan Mahasiswa

BEM FEB UGM

BEM FEB UGM

M. Akbar Fadzkurrahman A.

Muhammad Risky Hasan

12/330774/EK/18955

12/335874/EK/19070