PROSEDUR DAN PEDOMAN KELENGKAPAN

PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN
No. Dokumen: No. Revisi: Halaman
FAKULTAS
KEU-U-01
KEDOKTERAN UI
PROSEDUR Tanggal Terbit : Ditetapkan oleh Dekan
TETAP 1 Maret 2012

Dr. dr. Ratna Sitompul, SpM(K)

NIP. 19610206 198703 2 005
PENGERTIAN Pertanggungjawaban dari pelaksana kegiatan atas pengeluaran
dana yang berupa bukti-bukti asli dari transaksi pembayaran
beserta dokumen pendukung
TUJUAN Menjadi pedoman bagi penerima dana dalam
mempertanggungjawabkan pengeluaran dana
KEBIJAKAN Semua pengelolaan dan pengeluaran uang disusun dengan
memperhatikan prinsip-prinsip efisien, responsif, akurat,
transparan, dan akuntabel (SK Rektor nomor
1091/SK/R/UI/2009 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan
Universitas Indonesia pasal 2 ayat 4).
PROSEDUR & Lihat lampiran
ALUR PROSES
LAMPIRAN 1
PROSEDUR DAN ALUR PROSES PERMOHONAN SAMPAI DENGAN PERTANGGUNGJAWABAN DANA
LAMPIRAN 2

TATA CARA PEMBAYARAN

Cara pembayaran terdiri dari :

1. Langsung (LS):
Pembayaran melalui Direktorat Keuangan dengan cara transfer langsung atau
pemindahbukuan dari rekening Universitas kepada rekening bank rekanan/vendor/pihak ke
tiga yang mempunyai hak tagih kepada Universitas atas beban Satuan Kerja di lingkungan
universitas.
Semua permohonan dana yang sifatnya langsung ditransfer ke rekening penerima.
LS – Transfer : dibayarkan melalui transfer ke rekening
LS – Tunai : dibayarkan dengan cek

Ketentuan Umum LS
Pembayaran yang dapat dilakukan melalui LS adalah :
a. Pembayaran Gaji/Honorarium/Tunjangan Khusus/Insentif yang bersifat Rutin
b. Pembayaran Honorarium lainnya
c. Pengadaan Barang Operasional/Aktiva Tetap/Pemeliharaan/Jasa yang dilakukan
dengan pihak Rekanan/Vendor atau Pihak ke 3 yang nilainya lebih dari Rp. 10.000.000
(sepuluh juta) per transaksi
d. Penggantian (reimburse) atas transaksi yang telah dibayarkan
Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) meliputi:
a. Surat Permintaan Pembayaran Langsung (SPP-LS) disiapkan oleh PUM-KO, disetujui
oleh Pimpinan Fakultas dan ditujukan kepada Direktur Keuangan melalui Asisten
Direktur Keuangan
b. Kelengkapan umum SPP-LS untuk pembayaran gaji/honor/tunjangan rutin sebagai
berikut :
 SK Rektor /SK Dekan/ST Dekan
 Daftar/Rekapan Gaji/Honor/ Tunjangan
 Rekap pajak
 Payroll
 Rekap Bank (jika transfer dilakukan ke lebih dari 2 jenis bank)
 c. surat keputusan atau surat tugas tentang pemberian honorarium ditandatangani oleh
Dekan/Pimpinan Fakultas.
d. Penandatangan SPP :
 Diterima oleh : Verifikator
 Dibuat oleh : Koordinator PUM (Koordinator Keuangan)
 Pimpinan/Satker :
- Rp. 0 s.d Rp. 20.000.000 ditandatangani oleh Manajer Umum
- Rp. 20.000.001 s.d Rp. 50.000.000 ditandatangani oleh Wakil Dekan
- Rp. 50.000.001 ke atas ditandatangani oleh Dekan

2. Kas Operasional (KO):

Uang muka kerja yang diberikan kepada Koordinator Pemegang Uang Muka Kas
Operasional (PUM-KO) dan digunakan hanya untuk membiayai kegiatan operasional
sehari-hari yang tidak dapat dilakukan dengan Pembayaran Langsung (LS).

Ketentuan Umum KO:

a. Jumlah Kas Operasional bersifat tetap dan dapat diisi kembali (replenishment).
b. Pengelolaan Kas Operasional dilakukan dengan sistem imprest fund.
c. Pengeluaran uang yang diperkenankan melalui KO tidak boleh melebihi Rp.
10.000.000,- (sepuluh juta rupiah) untuk setiap transaksi.
d. Tanggungjawab pengelolaan KO berada pada Koordinator PUM-KO
e. Koordinator PUM-KO dibantu oleh beberapa Pemegang Uang Muka (PUM)
f. Tidak diperkenankan adanya transfer dana antar PUM.
g. Koordinator PUM-KO dapat mengajukan pengisian kembali KO apabila realisasi
penggunaan dana telah mencapai maksimal 50% dari KO yang dikelolanya, sepanjang
masih tersedia dana dalam RKAT.
h. KO yang dikelola koordinator PUM-KO terbagi ke dalam beberapa Pemegang Uang
Muka (PUM), realisasi dana maksimal 50% dihitung dari realisasi penggunaan oleh
PUM terkait tanpa menunggu realisasi PUM lain yang belum mencapai 50%.
i. Khusus untuk PPDS & S2/S3 BPKO di input dan dicetak oleh Program Studi sedangkan
untuk PKO,LKOH dan SPP diinput dan dicetak oleh PUM.
j. Plavon KO

Nama PUM-KO Plavon

Dekanat 600.000.000
S1-Reguler 500.000.000
S1-KKI 500.000.000
PPDS 500.000.000
S2/S3 300.000.000
Pengampuhan 300.000.000

k. Ketentuan Pengajuan surat Permintaan Pembayaran Kas Operasional (SPP-KO) :

1. Pembentukan Kas Operasional (SPP-KO)
a. Surat Permintaan Pembayaran KO (SPP-KO) pada prinsipnya hanya diajukan 1
kali pada saat pembentukan KO, atau pada saat akan dilakukan
perubahan/penyesuaian besaran KO.
b. Pada tahap berikutnya Koordinator PUM-KO dapat mengajukan Penggantian
Kas Operasional (KO).
c. Pembentukan & Perubahan/Penyesuaian besaran KO diusulkan oleh pengguna
Anggaran satuan kerja dan harus di setujui oleh Rektor/Wakil Rektor II dengan
memperhatikan kondisi keuangan masing-masing Fakultas.
d. Pengguna Anggaran (Dekan/Wakil Dekan) di Fakultas harus membuat Surat
Pernyataan bahwa KO tidak digunakan untuk membiayai pengeluaran diluar
ketentuan penggunaan KO.

2. Penggantian Kas Operasional (SPP-PKO)

Permintaan pengisian kembali KO dituangkan dalam formulir SPP-PKO sekaligus
berfungsi sebagai pertanggungjawaban atas KO yang dikelolanya.
Pengajuan SPP-PKO harus dilampirkan dengan :
a. Laporan Kas Operasional Harian sesuai dengan format yang berlaku
b. Rincian transaksi Kas Operasional dan rekapitulasi transaksi per akun
c. Dokumen pendukung yang terdiri dari bukti-bukti asli pengeluaran sesuai
dengan yang dipersyaratkan.
d. BPKO (Bukti Pengeluaran Kas Operasional)
 BPKO dibuat dengan melampirkan bukti bayar.
  BPKO diisi melalui SIMKAS oleh Pengelola Keuangan Program
studi/Unit/Pemegang kas kecil
 Keterangan pada BPKO harus diisi sesuai dengan lampiran bukti bayar yang
akan dibayarkan.
 Satu BPKO terdiri dari satu jenis akun.
 BPKO pada kolom penerima uang harus ditandatangani oleh yang berhak
menerima uang tersebut, bukan karyawan / pengelola keuangan / KPS unit
kerja terkait.
 Penandatangan kolom diterima oleh pada BPKO tidak diperkenankan
ditandatangani oleh ketua program studi/ketua modul/pimpinan tetapi
ditandatangani oleh penerima dana yang bersangkutan. Dan apabila ada
pengeluaran yang dilakukan di luar FKUI (seperti contoh pembelian ATK di
gramedia) yang tidak memungkinkan membawa BPKO pada saat belanja
maka pada kolom diterima oleh pada BPKO ditandatangani oleh orang yang
membeli ATK tersebut.
 BPKO pada kolom mengetahui ditandatangani oleh :
o Program studi : Kepala Program Studi
o Modul : Ketua Modul
o Unit : Koordinator Keuangan
o Apabila harus diwakilkan maka dilampirkan surat tugas penunjukan
sebagai Pelaksana harian (Plh).
3. SPP-PKO disiapkan oleh PUM-KO disetujui oleh Pimpinan Satuan kerja dan
diajukan oleh Manajer Umum atau sesuai dengan ketentuan penandatangan SPP.
l. Permohonan dana Kas Operasional (KO) dengan kasbon harus mengisi FORM
KASBON yang ditandatangani oleh Ketua /Wakil/Sekretaris Modul /Ketua / Sekretaris
Program Studi/ Koordinator Unit/ Ketua Panitia.
m. Dana Kasbon atau UMKO (Uang Muka Kas Operasional)
 Modul : maksimal sebesar Rp 3.000.000,- perkali kasbon
 PPDS/S2/S3 : maksimal sebesar Rp 5.000.000,- perkali kasbon
 Umum/kegiatan : sesuai dengan persetujuan
n. Permohonan dana kasbon yang melebihi plafon harus melalui persetujuan dari
Koordinator Keuangan.
 o. Dana kasbon (UMKO) dipertanggungjawabkan dalam 3 hari sejak dana tersebut
diterima.
p. Apabila permohonan dana sebelumnya belum di SPJkan maka dana berikutnya tidak
dapat diberikan.
q. Semua permohonan dana dengan UMKO, pada saat pengajuan penggantian dana
(reimbursement) harus melampirkan lembar UMKO nya.

3. Uang Muka Kegiatan (UMK):

Uang muka kerja dengan jumlah tertentu yang diberikan kepada Fakultas/Satuan Kerja
untuk membiayai penyelenggaran kegiatan tertentu yang bersifat tidak rutin/insidentil yang
tidak dapat dibiayai melalui LS atau KO.

Ketentuan Umum UMK

a. Setiap kegiatan yang memerlukan UMK harus didukung dengan TOR, Proposal Teknis/
Proposal Biaya yang disetujui oleh Pimpinan Satker.
b. Didalam TOR/ Proposal kegiatan dan harus mencantumkan jadwal acara dan biaya
kegiatan.
c. Kegiatan workshop/ seminar melampirkan brosur kegiatan dan ST asli.
d. UMK dikelola oleh Koordinator PUM-KO dan dapat dibantu oleh salah satu personil dari
penyelenggara kegiatan yang ditujuk sebagai PUM oleh Pimpinan Universitas/FAkultas
berdasarkan Surat Tugas untuk melakukan pembayaran terkait suatu kegiatan
tersebut.
e. Pengajuan UMK diajukan minimal 2 minggu sebelum kegiatan berlangsung.
f. Permohonan UMK dana kegiatan yang telah berlangsung tidak dapat diproses & harus
diajukan secara langsung (permohonan penggantian/reimbursement)
g. Permohonan UMK yang dipinjamkan melalui KO dan diajukan sebagai
reimbursment/penggantian apabila dana tersebut telah dipertanggungjawabkan. Hal ini
dilakukan untuk mempermudah pencatatan hingga tidak diperlukan lagi uang muka.
h. Ketentuan Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) :
1. SPP untuk pencairan UMK, harus dilampirkan dokumen sebagai berikut :
a. Rincian Proposal Biaya menurut jadwal kebutuhan penggunaan dana yang
disetujui oleh Pimpinan Satuan Kerja.
b. Surat Pernyataan dari Pimpinan Fakultas atau Pejabat yang ditunjuk bahwa :
  Dana UMK hanya digunakan untuk keperluan kegiatan sesuai proposal
terkait, yang tidak dapat dibayar melalui KO atau LS.
 Apabila terdapat sisa dana UMK, harus disetorkan kembali ke rekening
satuan kerja terkait, melalui transfer bank apabila PJUM tersebut telah
selesai diperiksa oleh verifikator.
2. Laporan Penggunaan UMK menggunakan form Laporan Pertanggungjawaban Uang
Muka (LPUM) yang disetujui oleh Pimpinan.
3. LPUM harus dilampirkan dengan bukti-bukti asli transaksi (kwitansi, faktur pajak,
tanda terima barang/jasa, surat setoran pajak)
i. UMK dipertanggungjawabkan maksimal 1 minggu setelah acara selesai dilaksanakan.
j. Apabila permohonan UMK dibagi dalam beberapa tahap maka, pengajuan dana tahap
2 tidak dapat diproses apabila UMK atahap 1 belum selesai dipertanggungjawabkan.
k. Penandatangan di LPUM :
 Disetujui oleh : Manajer Umum/ Wakil dekan
 Penanggungjawab : Penanggungjawab kegiatan/Permohonan dana
 Koordinator PUM-KO (Koordinator Keuangan)
 LAMPIRAN 3
KETENTUAN UMUM

1. Keterangan pada SPP (Surat Permohonan Pembayaran) harus lengkap & jelas.
2. Semua dokumen wajib mencantumkan tanggal.
3. Semua surat permohonan dan berkas yang memerlukan tanda tangan asli harus
ditandatangani oleh yang memiliki kewenangan dan harus tanda tangan asli. Tidak
diperkenankan tanda tangan dalam bentuk stempel, scan, maupun pemalsuan tanda
tangan.
4. Bukti-bukti pembayaran harus asli tidak boleh foto kopi.
5. Dokumen yang dipertanggungjawabkan adalah dokumen yang berumur maksimal 2
bulan kebelakang dari saat dipertanggungjawabkan (dengan catatan dokumen telah
sesuai dengan ketentuan)
6. Semua pengeluaran harus sesuai dengan anggaran yang tercantum dalam SIPKA yang
telah disetujui dan diajukan per bulan, serta sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
7. Semua pengajuan dana yang berhubungan dengan pengembangan dan investasi harus
melampirkan Token ID RIB dari SIPKA atau print out RKAT berdasarkan SIPKA.
Apabila permohonan dana yang diajukan tidak terdapat dalam RKAT maka dana
tersebut tidak dapat diajukan.
8. Berkas SPP dicetak melalui SIMKAS yang datanya diambil berdasarkan RIB yang telah
diajukan setiap bulannya.
9. Untuk Modul, pengeluarannya harus sesuai dengan anggaran Modul yang telah
disetujui. Per mata anggaran Modul tidak boleh melebihi jumlah anggaran yang sudah
disetujui. Apabila ada mata anggaran yang tidak terdapat dalam anggaran atau mata
anggaran melebihi jumlah yang telah dianggarkan tetapi sangat dibutuhkan oleh modul,
maka mata anggaran tersebut harus mendapatkan persetujuan MEU dan Koordinator
Keuangan terlebih dahulu dengan cara ketua modul membuat permohonan yang
disetujui oleh MEU & Koordinator Keuangan.
10. Bukti Bayar
a. Bukti bayar dapat berupa :
 Kwitansi
 Bon
 Struk ( harus difoto kopi karena akan pudar)
 Invoice (harus distempel lunas)
 Faktur (harus distempel lunas)
b. Gunakan kwitansi yang berlaku umum, tidak diperkenankan menggunakan kwitansi
berkop/berlogo FKUI.
c. Pada kwitansi, bagian “telah terima dari” tidak boleh diisi dengan nama
pribadi/modul/unit, harus ditulis “FKUI”.
d. Pembayaran cash kepada pihak ketiga yang diproses secara LS reimburse atau LS-
KO harus dilengkapi dengan “Tanda Terima Uang” selain dari kwitansi.
e. Apabila sudah ada kwitansi sah dari pihak ketiga maka tidak diperkenankan
membuat kwitansi kembali/kwitansi internal dari program studi terkait.
f. Untuk bantuan rumah sakit wajib diberi stempel rumah sakit penerima dana bantuan
dan ditandatangani oleh pimpinan rumah sakit/departemen/unit terkait.
g. Kwitansi sah yang dikeluarkan/diberikan oleh rekanan tidak diperbolehkan
ditandatangani oleh ketua program studi/ketua modul/pimpinan.
h. Kwitansi yang ditandatangani oleh ketua program studi/pimpinan/ketua modul adalah
kwitansi/bon yang tidak menggunakan stempel/kop dari rekanan/pihak ketiga.
i. Seluruh kwitansi/bon-bon yang digunakan untuk membeli barang/keperluan
operasional program studi/bagian, pembayaran honor, transport, tip dan lain-lain
wajib diberi tanggal dan ditandatangani oleh penerima dana dan mencantumkan
nama jelas dibawah penandatangan penerima dana.
j. Kwitansi untuk pembayaran Honorarium/Transport/pembayaran untuk pribadi tidak
boleh distempel oleh instansi karena merupakan pembayaran atas nama pribadi.
k. Bukti bayar yang berhubungan dengan pihak ke 3 harus terdapat kop/stempel yang
mencantumkan nama pihak ke 3 tersebut.
l. Bukti pembayaran Telephon, PAM, Listrik, jasa internet dll harus asli dan harus
menggunakan nama instansi bukan nama pribadi.
m. Kwitansi yg tdk ada stempel dan kop rekanan harus ditanda tangani oleh pimpinan
perusahaan terkait.
12. Lampiran Payroll dibuat apabila payroll yang ditransfer lebih dari satu penerima dengan
bank yang berbeda atau lebih dari satu jenis pembayaran.
13. Payroll ditandatangani oleh Direktur Keuangan UI, Asisten direktur FKUI & Manajer
Umum.
14. Surat tugas harus mencantumkan tugas yang diberikan dan periode pelaksanaan
tugas.
15. Rekapitulasi pembayaran honor, transport dan lain-lain wajib mencantumkan tanggal
terjadinya kegiatan dan ditandatangani oleh pimpinan atau ketua pelaksana kegiatan
LAMPIRAN 4
PEDOMAN KELENGKAPAN SPJ

HONOR DOSEN YANG TERDAFTAR DI SIPEG

No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-H-02 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS (melalui mekanisme pembayaran remunerasi)

No Syarat Kelengkapan
1 Surat Permohonan ke SDM UI
2 Rekap Honor Pengajaran (Lampiran Imbal Jasa)
3 Surat Keterangan (jika diperlukan, misal mengenai insentif khusus)
4 Rekap Honor Non Pengajaran
CATATAN :
 Honor pengajaran dibayarkan melalui proses pembayaran Remunerasi UI.
Program studi dan modul menyerahkan Form C1 atas honor pengajaran kepada
staf remunerasi di Bagian Keuangan FKUI paling lambar tanggal 7 setiap
bulannya.
 Honor non pengajaran yang dibayarkan kepada Pengelola Modul (Ketua, Wakil,
Sekretaris Modul), Tim Anggota Modul, Penerjemah Modul diproses melalui
surat pengajuan ke Manajer Umum pada akhir modul preklinik atau akhir rotasi
modul klinik.
 Honor tetap non pengajaran yang dibayarkan kepada Ketua Program Studi,
Sekretaris Program Studi dan jabatan struktural Program Studi lainnya diproses
melalui pengajuan pembayaran honor tetap pada setiap awal tahun yang berlaku
hingga 1 tahun sampai ada perubahan. Perubahan nominal maupun nama
pejabat wajib diinformasikan kepada Fakultas sebelum pembayaran honor
diproses pada bulan berjalan.

.
 HONOR DOSEN TAMU / NON SIPEG
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-H-03 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS atau UMKO (kasbon)

 Kriteria Dosen Tamu :

- dosen yang tidak termasuk dalam kategori Dosen Inti Penelitian, Inti
Pengajaran, Struktural maupun Skema lain,
- tidak tercatat dalam SIPEG UI, dan
- maksimum mengajar 3 kali pertemuan dalam 1 semester dilingkungan UI.

No. Syarat Kelengkapan LS UMKO

1 Surat Permohonan Pembayaran Honor Dosen Tamu dari Ketua √
Program Studi/ Ketua Modul
2 Rekap bank √
3 Payroll √
4 Rekap pajak (Pph 21) √ √
5 Daftar Rekapitulasi Honor/ Form C.1 & penerimaan lainnya diluar √ √
honor (apabila ada)
6 Daftar hadir / Form C1 yang ditandatangani oleh KPS atau √ √
Koordinator Keuangan
7 Bukti setor bank √
8 Lembar UMKO √
 HONOR RUTIN & NON RUTIN STAF NON AKADEMIK
PROGRAM STUDI
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
FAKULTAS
KEU-H-04 1 Maret 2012
KEDOKTERAN UI

KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS
No. Syarat Kelengkapan Tetap / Rutin Tidak Tetap/ Non Rutin
(uang makan,transport,
insentif,lembur)
1 Rekap Bank √ √
2 Payroll √ √
3 Rekap Honor √ √
4 Rekap Pajak (PPh 21) √ √
5 Daftar hadir √
CATATAN :
 Honor tetap maupun tidak tetap yang dibayarkan kepada Staf Non Akademik
Program Studi diproses melalui pengajuan pembayaran honor tetap pada setiap
awal tahun yang berlaku hingga 1 tahun sampai ada perubahan. Perubahan
nominal maupun nama staf wajib diinformasikan kepada Fakultas sebelum
pembayaran honor diproses pada bulan berjalan.
 HONOR SEKRETARIAT MODUL
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-H-05 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS
No Syarat Kelengkapan
1 Surat permohonan pembayaran
2 Rekap bank
3 Payroll
4 Rekap Honor
5 Rekap Pajak
6 Surat Tugas
7 Deskripsi tugas
CATATAN :
 Honor untuk Tim Pengelola Modul & Sekretariat Modul dapat dibayarkan apabila
kegiatan Modul sudah selesai ( dibayarkan pada akhir modul preklinik, akhir rotasi
modul klinik)
 HONOR DOSEN NON SIPEG SEBAGAI PENGAWAS ATAU
PEMERIKSA UJIAN
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
FAKULTAS
KEU-H-06 1 Maret 2012
KEDOKTERAN UI

KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS
No Syarat Kelengkapan
1 Surat permohonan pembayaran
2 Rekap bank
3 Payroll
4 Rekap Honor
5 Rekap Pajak
6 Surat Tugas
7 Daftar hadir Peserta Ujian
8 Daftar Hadir Penjaga Ujian
 HONOR BULANAN PEGAWAI PAF
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-H-07 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS
No Syarat Kelengkapan
1 Rekap Bank
2 Payroll
3 Rekapitulasi keseluruhan + Rekap pajak PPh 21
4 Rekap penghasilan yg diterima oleh karyawan
5 Rekap daftar hadir untuk insentif, uang makan dan uang transport dari SDM
6 Rekap tunjangan pajak atas uang makan PNS dari SDM
7 Rekap Tunjangan
8 Rekap Lembur dan Uang Lelah per divisi (bila ada)
9 Rekap Potongan asuransi (bila ada)
10 Rekap Potongan Koperasi (bila ada)
11 Rekap pajak PPh 21
12 Rekap karyawan baru (bila ada)
 HONOR BULANAN PEGAWAI PROYEK
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-H-08 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS
No Syarat Kelengkapan
1 Rekap Bank
2 Payroll
3 Rekap penghasilan yg diterima oleh karyawan Proyek
4 Rekap pajak PPh 21
5 SK Rektor /SK Dekan/ST Dekan
 TUNJANGAN STRUKTURAL RSCM DAN PENGELOLA
KEUANGAN PROGRAM STUDI
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
FAKULTAS
KEU-H-09 1 Maret 2012
KEDOKTERAN UI

KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS
No Syarat Kelengkapan
1 Rekap Bank
2 Payroll
3 Rekap tunjangan
4 Rekap penerima tunjangan (sekaligus rekap pajak)
 TRANSPORT KARYAWAN DEPARTEMEN PRE KLINIK
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-H-10 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS
No Syarat Kelengkapan
1 Rekap Bank
2 Payroll
3 Rekap transport
4 Daftar hadir asli (kecuali untuk PNS)
5 Rekap transport Neto
6 Potongan Koperasi
7 Rekapitulasi daftar kehadiran karyawan departemen Preklinik dari SDM
 RAPEL HONOR
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-H-11 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS
No Syarat Kelengkapan
1 Surat Permohonan Pembayaran Rapel ke Manajer Umum
2 Rekap Bank
3 Payroll
4 Rekap Perhitungan + Rekap Pajak
5 SK Dekan
 GAJI KE-13
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-H-12 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS
No Syarat Kelengkapan PAF Program Studi

1 Surat Permohonan Pembayaran √ √

Gaji ke 13 ke SDM UI
2 Rekap Bank √ √

3 Payroll √ √

4 Rekap Perhitungan Gaji ke 13 Koord. SDM & Ketua Dept.

yg di acc oleh: Manajer Umum
5 Rekap Pajak √ √
6 SK Dekan √ √
 TUNJANGAN HARI RAYA (THR)
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-H-13 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS
No Syarat Kelengkapan PAF Program Studi

1 Surat Permohonan Pembayaran SDM UI Manajer Umum

THR ke :
2 Rekap Bank √ √

3 Payroll √ √
4 Rekap Perhitungan THR yg di Koor. SDM & Ketua Dept.
acc oleh: Manajer Umum
5 Rekap Pajak √ √
6 SK Dekan √
 DANA PENDIDIKAN
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-H-14 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS
No Syarat Kelengkapan
1 Surat Permohonan Pembayaran Dana Pendidikaan ke Manajer Umum
2 Rekap Bank
3 Payroll
4 Rekap Perhitungan sekaligus rekap pajak
5 SK Dekan
 HONORARIUM/UANG LELAH/UANG TRANSPORT KEGIATAN
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-H-15 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran : PJUM (pertanggungjawaban UMK) atau LS

No Syarat Kelengkapan PJUM LS
1 Surat permohonan dari ketua panitia/ penanggungjawab √
kegiatan kepada Manajer Umum
2 Rekap Bank √
3 Payroll √
4 Rekap honor/ transport √ √
5 Rekap Pajak √ √
6 Kwitansi/ bukti setor √
7 Daftar hadir asli √ √
8 TOR √ √
9 RAB √ √
10 Surat tugas asli √ √
 PENGADAAN BARANG DAN JASA
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-BJ-16 1 Maret 2012
FAKULTAS KEDOKTERAN UI

KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS, UMK, atau UMKO

 Pengadaan barang diatas 1 juta sampai dengan dibawah 5 juta harus dilengkapi surat
pesanan dan tanda terima barang/surat jalan. Tanggal surat pesanan harus lebih awal
daripada tanggal tanda terima barang/surat jalan.
 Surat jalan atau Surat serah terima pekerjaan/barang/jasa ditanda tangani oleh pihak
penjual dan pembeli.
 Surat jalan dikeluarkan/dibuat oleh rekanan pada saat pengiriman barang.
 Surat jalan/surat serah terima pekerjaan/barang/jasa harus jelas mencantumkan jenis
pekerjaan/barang/jasa dan jumlah barang/periode pekerjaan/jasa
 Surat serah terima pekerjaan/barang/jasa dikeluarkan/dibuat oleh pemesan serta
ditandatangani dan distempel oleh kedua belah pihak.
 Pengadaan barang dan jasa dengan nilai diatas 5 juta harus dibuatkan SPK oleh Tim
Pengadaan Barang dan Jasa FKUI
 Ketentuan pembayaran disesuaikan dengan isi pada SPK
 Untuk pemilihan langsung (diatas 50 juta) surat Penawaran minimal terdapat 3
pembanding
 Apabila terdapat pajak, maka Rekap Pajak ditandatangani oleh Pengelola Pajak dan
Senior accounting
 Faktur Pajak Standar jika rekanan tersebut PKP
 No Syarat Kelengkapan Diatas 1 Diatas 5 50 juta
juta juta ke atas
dibawah dibawah
5 juta 50 juta
1. Analisis Kebutuhan/surat permohanan   
pengadaan dari user (untuk pengadaan diluar
pengadaan jasa)
2 SPPH ( Surat Permintaan penawaran harga)  
3 SPH (Surat Penawaran Harga)   
4 Berita Acara negosiasi harga dan Teknis (apabila   
ada)
5 Rekap penawaran harga / surat mohon arahan   
6 Surat pesanan *
7 Surat Persetujuan Penunjukkan Langsung  
8 SPK (Surat Perintah Kerja)  
9 Berita acara serah terima dari rekanan *  
10 Berita acara serah terima dari panitia pengadaan   
ke user
11 Invoice/faktur  
12 Faktur pajak standar (jika PKP) *  
13 Bukti bayar *  
14 Surat tagihan/surat permohonan pembayaran *  
15 Analisis Kepuasan   

Catatan :
*) minimal kelengkapan yang harus terpenuhi untuk pengadaan diatas 1 juta dibawah 5 juta di prodi/ unit
 KONSUMSI & CATERING
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-BJ-17 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS, UMK, UMKO, KO

No. Syarat Kelengkapan
1 Kwitansi (asli)
2 Surat undangan
3 Daftar hadir (asli)
4 Kelengkapan transaksi diatas 1 juta sesuai ketentuan pengadaan.
CATATAN :
 Konsumsi rutin dekanat dilampirkan surat pengantar yang ditandatangani oleh
Manajer umum yang menjelaskan perihal penggunaan.
 Konsumsi Jamuan hanya melampirkan kwitansi (tanpa daftar hadir), surat dan
rekap pengeluaran jamuan.
 Khusus untuk catering harus dilengkapi dengan rincian tagihan catering (seperti
menu, Banyaknya porsi yang dipesan)
 ALAT TULIS KANTOR (ATK) DAN ALAT RUMAH TANGGA
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-BJ-18 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS, UMK, UMKO, KO

No Syarat Kelengkapan
1 Kwitansi sesuai ketentuan berlaku

2 Kelengkapan transaksi diatas 1 juta sesuai ketentuan pengadaan.

 JURNAL DAN BUKU
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-BJ-19 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS, UMK, UMKO, KO

No Syarat Kelengkapan
1. Surat permohonan dari KPS/ Koordinator Unit ke Manajer Umum
2. Kwitansi atau receipt
3. Tagihan kartu kredit (copy) jika dibayar melalui kartu kredit
4. Kelengkapan transaksi diatas 1 juta sesuai ketentuan pengadaan.
CATATAN :
 Dilakukan penyesuaian kelengkapan untuk pembelian dari luar negeri dibawah
5 juta berupa receipt dan bukti pengiriman barang.
 Apabila pembelian dengan nilai mata uang selain rupiah maka nilai SPJ yang
dibebankan menggunakan kurs yang berlaku pada saat pembayaran atau kurs
di www.bi.go.id
 BARANG CETAKAN
(cetak buku, spanduk, poster, brosur, dll)
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
FAKULTAS
KEU-BJ-20 1 Maret 2012
KEDOKTERAN UI

KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS, UMK, UMKO, KO

No Syarat Kelengkapan
1. Kwitansi sesuai ketentuan berlaku
2. Kelengkapan transaksi diatas 1 juta sesuai ketentuan pengadaan.
 FOTO KOPI (UMUM)
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-BJ-21 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS, UMK, UMKO, KO

No Syarat Kelengkapan
1. Kwitansi sesuai ketentuan berlaku
Keterangan dalam kwitansi mencantumkan jenis berkas yang difoto kopi
(surat, soal ujian, buku, dll), jumlah dan satuan biaya foto kopi
2. Rekap/ rincian foto kopi apabila transaksi senilai diatas Rp 500.000,
ditandatangani oleh Ketua Modul/ KPS/ Koordinator Unit (selain Buku
Pedoman Modul yang ditandatangani oleh MEU)
3. Kelengkapan transaksi diatas 1 juta sesuai ketentuan pengadaan.
CATATAN:

1. Foto kopi Buku Pedoman Modul (BRP, BPSP, BPKM, BPP):

 dilakukan di tempat yang ditunjuk
 kwitansi sesuai ketentuan yang berlaku
 surat permohonan pembayaran dibuat oleh MEU ke Manajer Umum. Untuk
pengampuan surat permohonan dibuat oleh MEU dan mengetahui Koordinator
Pengampuan, ditujukan ke Manajer Umum.
2. Pengeluaran foto kopi diatas Rp 5.000.000 harus dilakukan dengan transfer
rekening ke rekanan terkait.
 FOTO KOPI (PAF)
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-BJ-22 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS, UMK, UMKO, KO

No Syarat Kelengkapan
1 Surat permohonan Pembayaran dari Koordinator Bid. Administrasi Umum &
Fasilitas kepada Manajer Umum
2 Surat permohonan Pembayaran dari Ketua Koperasi Karyawan kepada
Koordinator Administrasi Umum Fasilitas dan Pengadaan Barang & Jasa
3 Kwitansi sesuai ketentuan yang mencantumkan periode jasa tagihan foto kopi
sesuai dengan dokumen pendukung yang dilampirkan.
Contoh tagihan foto kopi bulan Mei 2010 (1 s/d 31 Mei 2010), apabila dokumen
pendukung terdiri atas berkas tanggal 1 mei s.d 31 mei 2010
4 Rekapitulasi jasa foto kopi sesuai periode pembayaran ditandatangani oleh PJ
Administrasi Umum & Fasilitas dan Ketua Koperasi Karyawan
5 Formulir-formulir permintaan foto kopi semua unit di PAF FKUI
CATATAN :
 Foto kopi dihimbau dilakukan di tempat yang ditunjuk Fakultas misal Koperasi
Karyawan Salemba Enam atau MJI.
 BEBAN IKLAN DI MEDIA CETAK (KORAN, MAJALAH)
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-BJ-23 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS, UMK, UMKO, KO

No. Syarat Kelengkapan
1 Surat permohonan pembayaran ke Manajer Umum
2 Kwitansi sesuai ketentuan
3 Materi/ desain yang telah disetujui dan atau bukti iklan
4 Rekap pajak
5 Kelengkapan transaksi diatas 1 juta sesuai ketentuan pengadaan.
 BAHAN HABIS PAKAI PRAKTIKUM (BHP-P)
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-BJ-24 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS, UMK, UMKO, KO

 BHP-P yang dimaksud adalah bahan/sarana yang dibutuhkan untuk kebutuhan
praktikum (tidak termasuk honor, transport, fotokopi, ATK, konsumsi atau
keperluan lain yang dapat dilengkapi dengan bukti pembayaran)
No. Syarat Kelengkapan
1. Surat tagihan/ permohonan
 Modul : dari Ketua Departemen kepada Ketua Modul
 Prodi :
 dari Ketua Departemen kepada Ketua Kekhususan/ KPS
 dari Ketua Kekhususan kepada KPS
 dari KPS kepada FKUI
 Pengampuan :
 dari Ketua Departemen kepada Koordinator Pengampuan
 dari Koordinator Pengampuan kepada Manajer Umum
2. Kwitansi sesuai ketentuan
Jika penyedia BPP-P adalah Departemen, kwitansi bermaterai ditandatangani
oleh Ketua Departemen dan distempel Departemen, mencantumkan jenis
barang dan jumlah yang dibeli.
Jika penyedia BPP-P adalah rekanan, kwitansi sesuai ketentuan
3. Rincian pemakaian BHP disertai dengan daftar rincian BHP yang
ditandatangani oleh Ketua Departemen.
4. Kelengkapan atas pembelian dari pihak ketiga sesuai ketentuan pengadaan
CATATAN:
 Pembelian BHP-P secara umum wajib melampirkan bukti yang sesungguhnya
dari rekanan langsung & bukan dari Departemen.
 Reagen yang dibeli di luar negeri tanpa SPK dilengkapi dengan surat dari
Departemen ke Manajer Umum bahwa reagen tersebut tidak ada di Indonesia.
 SERVICE/ PEMELIHARAAN ALAT
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-BJ-25 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS, UMK, UMKO, KO

No Syarat Kelengkapan
1. Kwitansi sesuai ketentuan
2. Estimasi biaya dari bengkel (untuk service kendaraan dinas)
3. Kelengkapan transaksi diatas 1 juta sesuai ketentuan pengadaan.
 BEBAN SEWA
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-BJ-26 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS, UMK, UMKO, KO

No Syarat Kelengkapan
1. Kwitansi sesuai ketentuan
2. Rekap Pajak yg ditandatangani oleh pengelola pajak sesuai tarif yang berlaku
3. Kelengkapan transaksi diatas 1 juta sesuai ketentuan pengadaan.
 PENGADAAN PEMELIHARAAN RUANGAN INTERNAL
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-BJ-27 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS, UMKO, KO

No Syarat Kelengkapan
1. Surat tagihan dari pemilik ruangan atas pemakaian ruangan kuliah
2. Kwitansi resmi dari penerima dana (pemilik ruangan), stempel dan materai,
dicantumkan untuk “iuran pemeliharaan ruangan internal”
3. Surat Keterangan
 PEMBAYARAN PENAMBAHAN PREMI ASURANSI PESERTA
BARU ATAU TAMBAHAN
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
FAKULTAS
KEU-BJ-28 1 Maret 2012
KEDOKTERAN UI

KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS
No Syarat Kelengkapan
1. Surat permohonan pembayaran dari Koordinator SDM ke Manajer Umum
2. Nota Premi Dari Pihak asuransi
3. Endorsemen dari Pihak asuransi yang berisi nama-nama peserta baru atau
tambahan
4. Surat usulan penambahan peserta baru dari Manajer Umum kepada pihak
asuransi
5. Surat permohonan daftar peserta ditandatangani oleh Manajer Umum
6. Kelengkapan transaksi diatas 1 juta sesuai ketentuan pengadaan.
 PEMBAYARAN TUNJANGAN ASURANSI
DEPARTEMEN/PRODI
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
FAKULTAS
KEU-BJ-29 1 Maret 2012
KEDOKTERAN UI

KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS atau UMKO

No Syarat Kelengkapan
1 Surat permohonan dari Kadept/ KaProdi ke Manajer umum
2 Kwitansi atau bukti setor asli
3 Bukti Penerimaan Premi dari pihak asuransi
 ASURANSI KENDARAAN
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-BJ-30 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS atau UMKO

No. Syarat Kelengkapan
1 Surat permohonan Dana dari Koordinator Umfas ke Manajer Umum
2 Estimasi biaya dari perusahaan asuransi
3 Kwitansi
4 Analisis Kebutuhan
 PERJALANAN DINAS KEGIATAN
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-D-31 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :
Cara Pembayaran: LS atau UMK
 Apabila diajukan dengan menggunakan sistem UMK maka harus dilengkapi dengan
melampirkan TOR & RAB karena merupakan suatu kegiatan.

A. TIKET
No. Syarat Kelengkapan
1 Kwitansi sesuai ketentuan
2 Tiket atau e-ticket (harus asli)
3 Boarding pass (harus asli)
4 Surat Tugas

B. PEMBATALAN TIKET
No. Syarat Kelengkapan
1 Bukti Bayar
2 Tiket
3 Surat keterangan dari yang bersangkutan tentang pembatalan keberangkatan

C. UANG HARIAN
No. Syarat Kelengkapan
1 Kwitansi atau tanda terima uang harian
2 Surat Tugas (harus asli)
3 SP2D (untuk perjalanan dalam negeri)

D. HOTEL/ PENGINAPAN (UNTUK PERJALANAN DALAM NEGERI)

No. Syarat Kelengkapan
Kwitansi hotel/ penginapan sesuai ketentuan
1
 E. BIAYA REGISTRASI
No. Syarat Kelengkapan
Kwitansi dari pihak penyelenggara (asli) / bukti transfer bank (asli) / copy tagihan
1 kartu kredit/ confimation payment/ tanda terima dari panitia/ print out registrasi
dari pihak panitia
2 Brosur, surat, pemberitahuan mengenai kegiatan

F. BIAYA PENGURUSAN VISA

No. Syarat Kelengkapan
1 Kwitansi
 PERJALANAN DINAS PENGAMPUAN
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-D-32 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS, UMKO, KO

 Semua kegiatan pengeluaran yang berhubungan dengan pengampuan harus

melalui Koordinator Pengampuan.
 Pengajuan dana kegiatan pengampuan seperti progress test harus dilengkapi
dengan surat pengantar dari Koordinator Pengampuan atau Manajer Ventura
kepada Manj. Umum.
 Pengeluaran Pengampuan daerah yang berbeda, tidak bisa digabung dan harus
diajukan terpisah baik dalam hal pengajuan dana maupun dalam hal peng-
SPJannya.
 Anggaran Perjalanan dinas ditandatangani oleh Koordinator Pengampuan
 Honor mengajar dibayarkan secara langsung/ LS (via transfer)
 No Syarat Pembayaran Lumpsum Akomodasi Honor
Kelengkapan tiket (Hotel) mengajar
1 Surat  (Asli)  (Asli)
permohonan
pembayaran dari
Koordinator
Pengampuan ke
Manajer Umum
2 Anggaran  (Fotokopi)  (Fotokopi)  (Fotokopi)  (Asli)
Perjalanan
3 Bukti bayar  (Asli)  (Asli)  (Asli)  (Asli)
4 SPPD  (Asli)  (Asli)  (Fotokopi)  (Asli)
5 Surat Tugas  (Fotokopi)  (Fotokopi)  (Fotokopi)  (Asli)
6 Tiket/ e-ticket  (Asli)
7 Boarding Pass  (Asli)
8 Rekap Pajak 

Honor Koordinator Pengampuan

No Syarat Kelengkapan
1 SK Dekan
2 Rekap Honor + Pajak
 PENGGANTIAN BIAYA PERJALANAN DOSEN TAMU
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-D-33 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran : UMK, UMKO atau LS

No. Syarat Kelengkapan
1. Kwitansi tiket
2. Boarding pass kedatangan (asli)
3. Foto kopi tiket kepulangan & ditandatangani menggunakan tinta biru
4. Surat Tugas dari FKUI
 BANTUAN PRESENTASI JURNAL/ POSTER KE LUAR NEGERI
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-D-34 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS atau UMK

No. Syarat Kelengkapan
1. Surat permohonan dana dari Ketua Departemen (untuk bantuan staf) /
Koordinator Mahasiswa & Alumni (untuk bantuan kepada mahasiswa) kepada
Manajer Umum (untuk didisposisikan ke Koord SDM)
2. Surat permohonan dana dari Koordinator SDM ke Manajer Umum yg berisi
perhitungan dana yg dapat diberikan
3. Undangan dari pihak penyelenggara
4. Kwitansi tanda terima dari penerima bantuan senilai perhitungan dari Koord
SDM dengan stempel Departemen (jika bantuan untuk staf) atau di stempel oleh
senat mahasiswa (jika bantuan untuk mahasiswa)
5. Boarding pass (asli)
6. Tiket (asli)
 BIAYA STASE
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-O-35 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS atau UMKO

No. Syarat Kelengkapan
1. Surat permohonan pembayaran kepada Manajer Umum yang ditandatangani
oleh KPS/ Ketua Modul
2. Surat permohonan dari KPS/ Ketua Modul kepada pihak RS/ Klinik/ Departemen
tempat stase dengan melampirkan daftar nama peserta stase, periode stase,
dan perhitungannya.
3. Pembayaran stase di lingkungan Departemen FKUI dapat dibayarkan secara
tunai dilengkapi dengan :
 kwitansi yang ditandatangani oleh Ketua Departemen tempat stase dan
stempel Departemen
 tanda terima uang
 TELEPON, PAM, LISTRIK, JASA INTERNET
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-O-36 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran : LS atau UMKO

No. Syarat Kelengkapan
1. Kwitansi bukti pembayaran asli (kwitansi atas nama instansi bukan nama
pribadi)
2. Apabila dalam kwitansi tidak menggunakan nama instansi maka harus dibuat
surat keterangan yg di ttd oleh KPS/Koordinator Unit kerja
 VOUCHER TELEPON SELULER
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-O-37 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran: LS, UMK, UMKO, atau KO

No. Syarat Kelengkapan
1. Kwitansi mencantumkan nama & nomer telepon seluler pemakai
 BIAYA OPERASIONAL KENDARAAN
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-O-38 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran: KO
No. Kelengkapan
1. Struk pembelian bensin/tol/parkir/cuci mobil (Asli)
2. Rekap biaya per kendaraan, tercantum nomor polisi kendaraan, jenis
kendaraan, nama supir, nominal pengeluaran.
 TRANSPORT LOKAL
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-T-39 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran : UMK, LS, UMKO, KO

Pengganti biaya transportasi yang berhubungan dengan tugas/pekerjaan (bukan
dimaksudkan untuk honor atau penghasilan pribadi) misalnya : rapat di luar kantor
(yang bukan perjalanan dinas) , tugas keluar untuk mengantar surat/dokumen/,
membeli konsumsi, membeli kebutuhan modul dll.
No. Syarat Kelengkapan
1. Kwitansi atau Formulir permohonan transport (khusus pegawai PAF)
 TRANSPORT PASIEN
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-T-40 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran: UMK, UMKO, KO

No. Syarat Kelengkapan
1. Kwitansi umum atau tanda terima uang dalam bentuk tabel
2. Daftar hadir pasien (asli)
3. KTP (foto kopi)
Catatan :
Transport pasien yang diberikan sebesar Rp 50.000/ pasien per hari (tanpa
melihat banyaknya pemeriksaaan)
 TRANSPORT PEKARYA, LABORAN PRAKTIKUM MODUL,
PETUGAS TEKNISI
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
FAKULTAS
KEU-T-41 1 Maret 2012
KEDOKTERAN UI

KETENTUAN :
No. Syarat Kelengkapan
1. Kwitansi umum atau tanda terima uang dalam bentuk tabel yang diketahui oleh
Ketua Modul atau KPS.
2. Daftar hadir (asli)
 BEASISWA DARI INSTITUSI LAIN YANG BEKERJA SAMA
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-B-42 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran: LS

PEMBAYARAN BIAYA PENDIDIKAN

No. Syarat Kelengkapan
1. Surat permohonan dari Dekan ke Direktur Keuangan UI
2. Rekapitulasi BOP dan DP dari SIAK BP
3. SP2D dari Depkes/ Dikti
4. SK dari Depkes/ Dikti yang mencantumkan nama peserta

PEMBAYARAN BIAYA KARYA ILMIAH/ BIAYA PENELITIAN/ BIAYA HIDUP

No. Syarat Kelengkapan
1. Surat permohonan dari Koordinator Keuangan ke Manajer Umum
2. Payroll
3. Rincian dari Depkes/ Dikti (mencantumkan nama dan besaran biaya yang akan
dibayarkan)
4. Rincian dari Fakultas (mencantumkan nama dan besaran biaya yang akan
dibayarkan)
5. SK dari Depkes/ Dikti
 BEASISWA STAF AKADEMIK & NON AKADEMIK FKUI
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-B-43 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :
No. Syarat Kelengkapan
1. Surat pengantar dari Koordinator SDM ke Manajer Umum (asli)
2. Form perkiraan Biaya Beasiswa dibuat oleh pengelola beasiswa (asli)
3. Form perkiraan Biaya beasiswa yang ditandatangani oleh Manajer Umum
(copy)
4. Surat permohonan pencairan dana beasiswa dari penerima beasiswa kepada
Manajer Umum (asli)
5. Surat Pernyataan tentang kewajiban yang harus di patuhi oleh penerima
beasiswa yang ditandatangani oleh Dekan, Manajer/Koordinator/ketua
Unit/Departemen ybs bertugas & Penerima beasiswa (copy)
6. Surat pengajuan beasiswa dari Unit/Departemen tempat penerima beasiswa
bertugas (asli untuk pencairan pertama)
 PAJAK
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-P-44 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran: LS

PPh 21
No. Syarat Kelengkapan

PPh 22
No. Syarat Kelengkapan

PPh 23
No. Syarat Kelengkapan

PPh Final (pasal 4 ayat 2)

No. Syarat Kelengkapan

PPN
No. Syarat Kelengkapan
 1. Pajak (PPh 21, PPh 23, PPh final pasal 4 ayat 2)
Pajak
 Semua pembayaran yang dikenakan pajak wajib melampirkan rekap pajak yang
ditandatangani oleh pengelola pajak.
 Bagi wajib pajak yang tidak memiliki atau tidak menyerahkan data NPWP-nya
maka selisih tarif dibebankan kepada wajib pajak ybs.

1. Rekap Pajak (dibuat rangkap dua)

 Lembar 1 untuk Pengelola Pajak Fakultas
 Lembar 2 untuk Senior Accounting tim Asdir FKUI (dimasukkan ke dalam berkas
SPP/ LPUM)

PPh 21 :
1. Pembayaran PPh 21 dikenakan untuk semua jenis penghasilan perorangan (honor,
tunjangan, uang lelah, uang kegiatan/kepanitiaan) dengan tarif 5% dari bruto jika WP
memiliki NPWP atau 6% dari bruto jika WP tidak memiliki NPWP (selisih dibebankan
kepada WP).
2. PPh 21 diajukan secara bersamaan dengan permohonan pembayaran honor. PPh 21
tersebut akan di accrued sebagai hutang pajak bersama hutang pajak lainnya
(remunerasi terintegrasi, dan lain-lain) dan pada awal bulan berikutnya akan diberikan
giro untuk pembayaran PPh 21 tersebut.

PPh 23 :
1. Pengadaan jasa (kecuali jasa sewa tanah dan atau bangunan) harus dikenakan pph 23
sebesar 2% yang ditanggung oleh pihak pemberi jasa.
2. Pembayaran PPh 23 dipotong dari bruto (bukan di gross-up).
3. UI atau FKUI akan menyiapkan bukti potong Pph 23 untuk rekanan

Pph Final (pasal 4 ayat 2)

 Sewa ruangan (di luar lingkungan FKUI) dikenakan pajak Pph Final (4 ayat 2)
dengan tarif 10% dari bruto.
  Perencana, Pengawas, Pelaksana konstruksi
1. Rekap pajak

PPN
1. FAKTUR PAJAK (PPN)
Tanda bukti pembebanan PPN atas penyerahan barang/jasa kena pajak dari
vendor/rekanan.
a. Kode dan nomor seri Faktur Pajak
b. Data penjual (Nama, Alamat, NPWP dan Nomor Pengukuhan)
c. Data pembeli (Nama, Alamat dan NPWP)
d. Rincian jenis barang/jasa
e. Nilai Dasar Pengenaan Pajak (Netto)
f. Nilai PPN atas harga jual (10% dari DPP)
g. Tempat dan tanggal transaksi
h. Ditandatangan oleh pejabat yang berwenang
i. Nama dan jabatan penandatangan
j. Stempel perusahaan

Catatan : Apabila transaksi dalam bentuk mata uang asing wajib mencantumkan
nilai kurs.
 PAJAK KENDARAAN
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-P-45 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran: LS, UMKO

No. Syarat Kelengkapan
1. Surat Permohonan Dana dari Koordinator Umfas ke Manajer Umum
2. Analisis kebutuhan
3. STNK kendaraan (copy)
4. Kwitansi dari pihak Kepolisian
 HADIAH PERLOMBAAN BERUPA UANG
No. Dokumen: Tanggal Terbit : No. Revisi:
KEU-L-46 1 Maret 2012
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :

Cara Pembayaran: LS
No. Syarat Kelengkapan
1 Surat permohonan pembayaran ke Manajer Umum
2 Surat keputusan pemenang yang dikeluarkan oleh Dekan atau Juri Perlombaan
3 Hadiah berupa uang maka dilengkapi dengan kwitansi bermaterai atau bukti
transfer
4 Rekap pajak Pph 23 dengan tarif 15%
 PERJALANAN DINAS KEGIATAN
No. Dokumen: Tanggal Revisi : 1 No. Revisi:
KEU-D-31 31 May 2012 KEU-D-31.A
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :
Cara Pembayaran: LS atau UMK
 Apabila diajukan dengan menggunakan sistem UMK maka harus dilengkapi dengan
melampirkan TOR & RAB karena merupakan suatu kegiatan.
 Mengisi dan menandatangani Surat Pernyataan sebelum melakukan perjalanan
dinas kegiatan untuk menyerahkan semua kelengkapan pertanggungjawaban
Perjalanan Dinas Kegiatan

A. TIKET
No. Syarat Kelengkapan
1 Kwitansi sesuai ketentuan
2 Tiket atau e-ticket (harus asli)
3 Boarding pass (harus asli)
4 Surat Tugas

B. PEMBATALAN TIKET
No. Syarat Kelengkapan
1 Bukti Bayar
2 Tiket
3 Surat keterangan dari yang bersangkutan tentang pembatalan keberangkatan

C. UANG HARIAN
No. Syarat Kelengkapan
1 Kwitansi atau tanda terima uang harian
2 Surat Tugas (harus asli)
3 SP2D (untuk perjalanan dalam negeri)

D. HOTEL/ PENGINAPAN (UNTUK PERJALANAN DALAM NEGERI)

No. Syarat Kelengkapan
Kwitansi hotel/ penginapan sesuai ketentuan
1

E. BIAYA REGISTRASI
No. Syarat Kelengkapan
Kwitansi dari pihak penyelenggara (asli) / bukti transfer bank (asli) / copy tagihan
1 kartu kredit/ confimation payment/ tanda terima dari panitia/ print out registrasi
dari pihak panitia
2 Brosur, surat, pemberitahuan mengenai kegiatan

F. BIAYA PENGURUSAN VISA

No. Syarat Kelengkapan
1 Kwitansi
 PERJALANAN DINAS KEGIATAN
No. Dokumen: Tanggal Revisi : 2 No. Revisi:
KEU-D-31 7 Agustus 2012 KEU-D-31.B
FAKULTAS
KEDOKTERAN UI
KETENTUAN :
Cara Pembayaran: LS atau UMK
 Apabila diajukan dengan menggunakan sistem UMK maka harus dilengkapi dengan
melampirkan TOR & RAB karena merupakan suatu kegiatan.
 Mengisi dan menandatangani Surat Pernyataan sebelum melakukan perjalanan
dinas kegiatan untuk menyerahkan semua kelengkapan pertanggungjawaban
Perjalanan Dinas Kegiatan

A. TIKET
No. Syarat Kelengkapan
1 Kwitansi sesuai ketentuan
2 Tiket atau e-ticket (harus asli)
3 Boarding pass (harus asli)
4 Surat Tugas

B. PEMBATALAN TIKET
No. Syarat Kelengkapan
1 Bukti Bayar
2 Tiket
3 Surat keterangan dari yang bersangkutan tentang pembatalan keberangkatan

C. UANG HARIAN
No. Syarat Kelengkapan
1 Kwitansi atau tanda terima uang harian
2 Surat Tugas (harus asli)
3 SP2D (untuk perjalanan dalam negeri)

D. HOTEL/ PENGINAPAN (UNTUK PERJALANAN DALAM NEGERI)

No. Syarat Kelengkapan
Kwitansi hotel/ penginapan sesuai ketentuan
1

E. BIAYA REGISTRASI
No. Syarat Kelengkapan
Kwitansi dari pihak penyelenggara (asli) / bukti transfer bank (asli) / copy tagihan
1 kartu kredit/ confimation payment/ tanda terima dari panitia/ print out registrasi
dari pihak panitia
2 Brosur, surat, pemberitahuan mengenai kegiatan
Untuk kegiatan pelatihan/workshop absensi peserta asli dan distempel oleh
3 pihak penyelenggara/panitia, dengan cara dibuat daftar hadir khusus peserta
dari FKUI.

F. BIAYA PENGURUSAN VISA

No. Syarat Kelengkapan
1 Kwitansi