LAPORAN ON

THE JOB
TRAINING
LAPORAN ON THE JOB
TRAINING
Periode 18 Oktober 2010 12 November 2010
NAMA
:
NO. ABSEN :
ANGKATAN :

DINI ANGGRAINI
09
XX

SENTRA URUSAN
ADMINISTRASI KREDIT
Bidang Asuransi dan Agunan
(Dosir Asli dan Dosir Harian)
Kanwil IX Matraman

STRUKTUR ORGANISASI
Secara umum, berdasarkan fungsinya, Bagian Administrasi Kredit di Sentra Administrasi Kredit
Wilayah dibedakan menjadi dua, yakni Fungsi Dokumentasi Kredit dan Fungsi Operasi
Kredit. Fungsi Dokumentasi Kredit ini kemudian dibedakan lagi menjadi dua, yakni Unit
Dokumentasi (PK/SPPK) dan Unit Asuransi & Agunan. Struktur Organisasi pada unit kerja di
Sentra Administrasi Kredit Kanwil IX Matraman bersifat STRUKTURAL.
Sentra Administrasi Kredit Kanwil IX Matraman ini melakukan administrasi kredit 9 KCU,
antara lain KCU Gunsa-45 (GEL), KCU Wisma Millenia (MIL), KCU Tanjung Periok (TPK),
KCU Kelapa Gading (KGD), KCU Rawamangun (RMN), KCU Bekasi (BKS), KCU Kalimalang
(KML), KCU Matraman (MTM), dan KCU Sunter Mall (SML).
Berikut adalah bagan struktur organisasi Sentra Administrasi Kredit Kantor Wilayah IX:
Kepala
Kantor Wilayah

Kepala
Operasi Wilayah
Kepala
Administrasi Kredit

Kepala
Dokumentasi Kredit

Kepala Administrasi
Asuransi dan Agunan

Kepala
Operasi Kredit

Kepala Bagian
Dokumentasi Kredit

Kepala Bagian Adm.

Asuransi dan Agunan

Kepala Bagian
Operasi Kredit

Staf
Dokumentasi Kredit

Staf Administrasi
Asuransi dan Agunan

Staf
Operasi Kredit

FUNGSI DAN WORKFLOW

Agunan dan Asuransi Unit Dosir Asli dan Harian
Setelah proses realisasi kredit, semua dokumen yang berkaitan dengan pemberian fasilitas kredit
kepada debitur harus disimpan dalam dosir yang disebut Dosir Kredit. Dosir Kredit adalah
berkas kredit yang berisikan segala dokumen yang berhubungan dengan pemberian kredit kepada
debitur, yang terdiri dari Dosir Asli, Dosir Harian, dan File Non-Aktif. Masing-masing memiliki
ketentuan penyimpanan dan pengamanannya tersendiri.
Dosir Harian
Dosir Harian adalah dosir yang berisikan dokumen asli legal dan bukti kepemilikan agunan.
Dosir asli legal, yaitu dokumen asli milik debitur yang terdiri dari dokumen pemberian kredit
(SPK) dan dokumen perjanjian kredit (PK). Jenis dokumen yang harus disimpan dalam dosir asli
legal antara lain dokumen pemberian kredit (SPK, LKK), dan perjanjian kredit (Addendum, PK,
persetujuan komisaris, SK). Sedangkan dosir asli kepemilikan agunan adalah dokumen-dokumen
kepemilikan agunan asli milik debitur atau pihak lain yang diserahkan kepada BCA untuk
menjamin kredit yang diterima debitur. Jenis dokumen yang harus disimpan dalam dosir asli
kepemilikan agunan antara lain tanda terima dokumen/jaminan, surat persetujuan, surat
pernyataan, dan agunan (SHT/APHT/SKMHT, sertifikat agunan, AJB/SPPJB, IMB, polis
asuransi, HMSRS, SIPTU/SIPTB, dll).
Berikut merupakan ketentuan penyimpanan dosir asli:
Disimpan secara berurutan berdasarkan urutan abjad nama debitur
Dosir asli legal disimpan dalam map merah dan dosir asli bukti kepemilikan agunan
disimpan dalam map berwarna biru.
Disimpan dalam filling cabinet yang terletak dalam khazanah tahan api. Penyimpanan
dalam khazanah harus sesuai dengan ketentuan Dual Custody dan Dual Control.
Dosir kredit umum dan kredit konsumer disimpan secara terpisah.
Disimpan sesuai dengan masa penyimpanan yang telah ditentukan.
Dilakukan oleh petugas dosir yang ditunjuk.
Seperti yang telah Dikemukakan di atas, penyimpanan dalam khazanah harus sesuai dengan
ketentuan Dual Custody, seperti berikut ini:
Petugas pemegang kunci harus ditunjuk secara tertulis oleh Kepala KCU/Kepala Operasi
Wilayah.
Kunci kombinasi pintu khazanah harus dipegang oleh 2 petugas yang berbeda.
Anak kunci pintu jeruji dapat dipegang oleh petugas yang sama dengan pemegang kunci
kombinasi pintu khazanah.
Berikut adalah prosedur penatausahaan dosir asli yang dilakukan oleh petugas dosir.
1.
Catat isi dosir pada Form Checklist Dosir Asli.
2.
Fotokopi semua dokumen dalam dosir asli untuk dimasukkan ke dalam dosir harian.
3.
Masukkan dosir asli legal dalam map berwarna merah dan dosir asli kepemilikan agunan
pada map berwarna biru.

4.
5.

Letakkan Checklist Dosir Asli pada kulit sebelah dalam map. Dan tulis nama dan nomor
rekening debitur pada bagian luar map.
Simpan map dalam filling cabinet dalam khazanah berdasarkan abjad nama debitur.

Dosir Harian
Dosir Harian adalah dosir yang berisikan berkas/dokumen yang terkait dengan pemberian
fasilitas kredit dan tembusan/Fotokopi dari seluruh dosir asli. Dosir harian dibedakan menjadi 2,
yaitu dosir perkreditan dan dosir dokumen pendukung perkreditan. Dosir perkreditan, yaitu dosir
harian yang fisiknya merupakan dokumen asli, sedangkan dosir dokumen pendukung perkreditan
adalah dokumen yang diterima dari debitur berupa dokumen Fotokopi dan seluruh dokumen
Fotokopi dosir asli. Sama halnya dengan dosir asli, penatausahaan dosir harian dilakukan oleh
petugas dosir yang telah ditunjuk.
Berikut adalah ketentuan penyimpanan dosir harian.
Disimpan secara berurutan berdasarkan abjad nama debitur.
Disimpan dalam odner berwarna biru.
Disimpan dalam filling cabinet yang terletak di luar khazanah.
Dosir kredit umum dan dosir kredit konsumer disimpan ditempat yang terpisah.
Disimpan sesuai masa penyimpanan yang telah ditentukan.
Disimpan di lokasi yang sama dengan unit kerja administrasi kredit.
File Non-Aktif
File non-aktif adalah dokumentasi/berkas kredit yang berhubungan dengan pemberian fasilitas
kredit kepada debitur yg masa penyimpanannya melebihi ketentuan penyimpanan dosir atau
telah habis masa berlakunya. File non-aktif disimpan pada map hijau dalam filling cabinet diluar
khazanah. Jenis dokumen yang disimpan dalam file non-aktif terdiri dari SPK, LKK, dokumen
identitas, Addendum pengikatan kredit, dan tanda terima jaminan yg sudah diganti. Apabila
debitur telah melunasi pinjamannya, maka semua dosir yang berhubungan dengan debitur
tersebut harus dipindahkan ke gudang arsip cabang/unit administrasi kredit (sebagai file arsip)
untuk disimpan sesuai dengan retensi penyimpanan dokumen.
Workflow Peminjaman Dosir oleh Pihak Internal BCA
Unit kerja lain selain unit Administrasi kredit dapat melakukan peminjaman dosir kepada petugas
dosir. Unit kerja lain yang dimaksud adalah Pengawasan Internal Kantor Wilayah (PIKW) dan
Pengembangan Bisnis Wilayah (PBW). Selain kedua unit bisnis tersebut, hanya dapat membuat
permohonan Fotokopi dokumen, tapi tidak dapat meminjam Bantex.
Berikut adalah alur peminjaman dosir oleh pihak internal BCA.
No
1

Pelaku
Petugas Penerimaan Dokumen

Petugas Dosir

Menerima formulir peminjaman dan pengembalian dosir

dari unit kerja lain. Kemudian meneruskan formulir
tersebut ke petugas Dosir.
Memeriksa kebenaran pengisian formulir peminjaman dan
pengembalian dosir, kemudian memberikan persetujuan
terhadap formulir tersebut. Formulir disimpan sesuai

tanggal jatuh tempo pengembalian dosir. Untuk staf

Admin kredit hanya diberikan waktu peminjaman selama
3 hari, sementara untuk unit kerja lain maksimal satu
bulan. Setelah itu, petugas dosir akan menyerahkan dosir
yang diminta ke petugas penerimaan dokumen.
Kemudian mengirimkan/menyerahkan dosir dari petugas
Dosir kepada peminjam/unit peminjam.

Petugas Penerimaan Dokumen

Berikut ini adalah alur pengembalian dosir yang dipinjam oleh pihak internal BCA.
No
1

Pelaku
Petugas Penerimaan Dokumen

Petugas Dosir

Petugas Penerimaan Dokumen

Menerima pengembalian dosir dari peminjam. Kemudian

meneruskannya ke petugas dosir.
Memerika kelengkapan isi dosir yang dikembalikan dan
menandatangani formulir peminjaman dan pengembalian
dosir sebagai bukti pengembalian. Setelah itu, petugas
dosir harus menyerahkan formulir peminjaman dan
pengembalian dokumen untuk dikembalikan kepada
peminjam. Hal selanjutnya yang harus dilakukan adalah
menyimpang dosir ke tempat semula.
Meminta peminjam untuk menandatangani formulir
peminjaman dan pengembalian dosir, dan menyerahkan
formulir tersebut kepada peminjam.

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa unit lain selain PIKW dan PBW hanya dapat
membuat permintaan Fotokopi dokumen dosir harian bila membutuhkan dokumen debitur.
Berikut adalah alur proses permintaan Fotokopi dokumen dosir harian oleh AO/SKW.
No
1

Pelaku
AO/ Petugas Analisa Kredit SKW

Petugas Penerimaan Dokumen Sentra

Administrasi Kredit

Petugas
Dosir
Harian
Administrasi Kredit

Petugas Penerimaan Dokumen Sentra

Administrasi Kredit

Unit Kerja AO/Analisa kredit SKW

Sentra

Melengkapi formulir Permintaan Fotokopi Dokumen

Dosir Harian. Kemudian mengirimkan formulir tersebut
kepada Sentra Administrasi Kredit
Menandatangani dan melengkapi kolom 'terima' pada
formulir Permintaan Fotokopi Dokumen Dosir Harian.
Kemudian menyerahkan formulir tersebut kepada petugas
dosir harian Sentra Administrasi Kredit Wilayah.
Memfotokopi dokumen yang diminta AO/ petugas analisa
SKW. Kemudian memberikan Fotokopi dokumen tersebut
beserta formulirnya kepada petugas penerimaan dokumen.
Menandatangani dan melengkapi kolom 'kirim' pada
formulir. Selanjutnya mengirimkan Fotokopi dokumen
beserta formulirnya kepada unit kerja AO/analisa kredit
SKW
Mencocokan fisik Fotokopi dokumen yang diterima
dengan jenis Fotokopi dokumen yang diminta. Kemudian
menyimpan Fotokopi dokumen yang diterima dalam dosir
AO.

INSIGHT
Insight yang saya peroleh dari OJT di Kanwil IX Matraman antara lain sebagai berikut:
No
1

Insight
Menambah Pengetahuan tentang
ilmu Perbankan

Melatih ketelitian

Melatih Ingatan

Belajar menjadi individu yang

bertanggung jawab

Melihat dunia kerja lebih nyata

Keterangan
Menambah pengetahuan tentang ketentuan-ketentuan
perkreditan BCA.
Mengetahui cara menggunakan aplikasi CAMS.
Banyak mengetahui jenis-jenis dokumen perkreditan,
mulai dari SPK, PK, hingga dokumen-dokumen
agunan dari berbagai jenis jaminan. Termasuk
menambah pengetahuan tentang cara memeriksa
kelengkapan dokumen debitur.
Ketelitian sangat dibutuhkan terutama ketika kita
melakukan Pemeriksaan terhadap kelengkapan
dokumen debitur. Termasuk kelengkapan dokumen
debitur yang dikembalikan oleh peminjam dari pihak
internal BCA yang dilakukan oleh petugas Dosir.
Ketelitian juga penting, ketika kita melakukan arsip
file non-aktif. Dokumen debitur tidak boleh ganda.
Dokumen debitur yang ganda seringkali terjadi ketika
petugas tidak teliti, akibatnya dokumen debitur lunas
penuh yang seharusnya sudah tidak ada dalam filling
cabinet masih tersimpan.
Penghapusan kredit debitur dengan menggunakan
sistem CAMS juga membutuhkan ketelitian yang
tinggi. Kesalahan penghapusan kredit debitur akan
menyebabkan kerugian bagi BCA. Sebaliknya,
kesalahan/kelalaian penghapusan kredit yg seharusnya
sudah lunas dapat mengakibatkan komplain dari
debitur.
Bekerja di bagian Asuransi dan Agunan Sentra Admin
Kredit menuntut ingatan yang kuat dari petugasnya.
Dimana mengetahui nama debitur dan asal KCU nya
wajib bagi petugas untuk melakukan tugas secara
lebih efektif dan efisien.
Satu hal tentang tanggung jawab yang saya peroleh
dari OJT kali ini adalah bahwa "sekecil dan
sesederhana apapun pekerjaan itu, lakukanlah dengan
sebaik-baiknya dan penuh tanggung jawab".
Berbeda dengan PPA, turun ke dunia kerja ternyata
jauh lebih lelah, lelah fisik dan pikiran. Tapi, ketika
semuanya dijalani dengan pikiran positif dan
semangat, semuanya menjadi lebih ringan.
Saya menyadari sesungguhnya karyawan juga butuh
apresiasi, dimana kepercayaan dan pelimpahan
tanggung jawab dari Atasan mampu memotivasi kerja
karyawan.

Belajar beradaptasi dengan orang-orang baru yang

memiliki karakter yang berbeda-beda.