1.

Pengertian dokumentasi dan administrasi kredit

Dokumentasi dan administrasi kredit merupakan bagian yang tidak terpisahkan

dari paket kredit dan menjadi salah satu aspek penting bagi pengamanan bagi pengaman
pengembalian kredit. Oleh karena itu dokumentasi kredit wajib dilakukan secara tertib
lengkap, dan akurat serta sah secara hukum dibawah penguasaan bank, supaya bank
berada pada posisi yang kuat dalam rangka pemberian kredit.

Dokumen adalah berkas – berkas yang dipersyaratkan dalam proses kredit

dimulai dari permohonan / prakarsa kredit sampai dengan pelunasan kredit yang
mencakup / merekam semua tahapan dalam proses pemberian kredit, dan dokumen yang
dipersyaratkan oleh pejabat pemutus kredit untuk keamanan dalam pemberian kredit.

Dokumentasi kredit adalah mengarsipkan, mengelompokkan seluruh dokumen

yang diperlukan dalam rangkla pemberian kredit yang merupakan bukti perjanjian /
ikatan hukum antara bank dengan nasabah kredit dan bukti kepemilikan barang agunan
serta dokumen-dokumen perkreditan lainnya yang merupakan perbuatan hukum atau
mempunyai akibat hukum.

Administrasi kredit adalah pengolahan atas dokumen-dokumen yang diperoleh

selama kredit tersebut berlangsung. Pengolahan tersebut mencakup pencatatan
(registrasi), penyimpanan berkas, pengamanan berkas kredit, review setiap periode
tertentu, monitoring serta pengurangan berkas.

2. Dokumentasi Kredit

Dokumen kedit mencakup dokumen permohonan kredit, dokumen yang

merekam setiap tahapan dalam proses pemberian kredit (analisa dan evaluasi,
rekomendasi dan putusan kredit), dokumen yang dipersyaratkan dalam pemberian kredit,
dokumen pencairan kredit, dokumen yang diperoleh dalam kegiatan pembinaan selama
berjalannya kredit sampai kredit tersebut lunas.

Berdasarkan tingkat kepentingannya, dokumen kredit dapat dibedakan menjadi

dokumen pokok (dokumen primer) dan dokumen pendukung (dokumen sekunder):
 a. Dokumen Pokok
Dokumen pokok adalah dokumen-dokumen yang dikuasai oleh bank untuk
dapat membuktikan kepemilikan asset secara yuridis.
b. Dokumen Sekunder
Dokumen sekunder adalah semua dokumen kredit di luar dokumen primer.

Klasifikasi Sumber Dokumen Jenis Dokumen Contoh

Dokumen
Dokumen Pokok Dari Debitur  Identitas debitur KTP, KK, pasphoto
 Identitas usaha Akte pendirian
 Kepemilikan SHM, SHGB, SHGU
agunan
Dari bank  Perjanjian Surat hutang
 Peningkatan Sertifikat hak
agunan tanggungan
 Dokumen Laporan kunjungan
pembinaan nasabah
Dari pihak lain  Asuransi Polis asuransi
Dokumen Dari debitur  Laporan keuangan Neraca dan laba-rugi
Pendukung /  Informasi Produksi, pemasaran,
Sekunder keuangan debitur dan sebagainya.
lainya
Dari bank  Transaksi Rekening Koran
keuangan Daftar hitam BI
 Informasi intern
lainya
Dari pihak lain  Laporan Laporan hasil penilaian
perusahaan penilai
 Laporan keuangan Laporan opini akuntan
audit

Selanjutnya untuk kepentingan bank, dokumen tersebut dibuat dalam dua berkas:
 Berkas pertama yang dipergunakan sebagai bukti asset kredit yang sebagian
besar merupakan dokumen-dokumen asli dari nasabah maupun perjanjian
kredit.
 Berkas kedua yang dipergunakan sebagai sarana untuk pembinaan nasabah
dan kelancaran dalam pelayanan kredit yang sebagian besar merupakan
dokumen fotokopi.
 Berkas kredit merupakan kumpulan dari dokumen-dokumen kredit yang memuat
informasi terjadinya hubungan antara bank dengan debitur, status hubungan
perubahannya. Agar dapat dimanfaatkan dengan maksimal oleh pejabat kredit,maka
berkas kredit harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

a. Lengkap, artinya bahwa berkas kredit memuat semua dokumen kredit

yang diperlukan yang berkaitan dengan debitur dan usahanya, sehingga
dapat memberikan gambaran debitur dan fasilitas kredit yang sebenarnya.
b. Sistematis, artinya bahwa berkas kredit harus tersusun secara rapi
sehingga mdah dicari apabila diperlukan.
c. Efisien, artinya bahwa susunan berkas kredit yang diperlukan terdiri dari
dokumen-dokumen yang benar-benar diperlukan saja, sedangkan yang
tidak diperlukan dimusnahkan.
d. Informative, artinya bahwa dokumen yang tersimpa dalam berkas kredit
dapat membarikan informasi yang tepat dan up to date.

3. Administrasi Kredit

Administrasi kredit bertujuan untuk mendukung langkah-langkah pembinaan atau

penilaian atas perkembangan kredit yang telah diberikan atau perkembangan usaha
nasabah dan pengawasan kredit,sehingga kepentingan bank terlindungi.

Adminitrasi juga dipergunakan untuk monitoring oleh manajemen. Antara lain

monitoring dalam bidang kualitas portofolio kredit, monitoring kredit – kredit yang
harus dikendalikan, monitoring kolektibilitas kredit, monitoring besarnya Aktiva
Tertimbang Menurut Resiko (ATMR), monitoring besarnya resiko dalam setiap
industri / sektor ekonomi, monitoring usaha - usaha penyelamatan kredit bermasalah,
dan sebagainya.

Manfaat adminstrasi kredit :

1) Sebagai alat untuk menunjang penyelanggaraan kegiatan - kegiatan dari

proses perkreditan secara individual maupun keseluruhan.
 2) Sebagai alat dalam pengumpulan umpan balik melalui sistem informasi
manajemen.

3) Sebagai alat penyelenggara sistem dokumentasi perkreditan.

4) Sebagai pelaksana dari sistem laporan ataupun sistem informasi

manajemen yang bersangkutan.

5) Untuk penetapan besarnya utang piutang dengan pihak debitur.

6) Untuk dasar pelayanan kepada pihak ekstern.

Setiap tahapan dalam pemberian kredit harus diadministrasikan secara tertib,

mulai dari permohonan kredit, tahap prakarsa dan analisa kredit,terhadap rekomendasi
kredit, tahap putusan kredit, tahap pencairan kredit, tahap pengawasan dan pembinaan
kredit, tahapan angsuran sampai kredit lunas, tahap penyelamatan kredit apabila kredit
menjadi bermasalah sampai tahap penghapus bukuan kredit macet harus
diadministrasikan secara tertib dalam registernya masing-masing.

Administrasi pada tahap permohonan dan prakarsa kredit dilakukan dengan cara
setiap permohonan kredit dari calon debitur maupun prakarsa kredit yang dilakukan oleh
pejabat pemrakarsa kredit harus dicatat dalam Register Permohonan Kredit (RPK).
Formulir yang digunakan pada tahap awal pelayanan kredit adalah Surat Keterangan
Permohonan Kredit (SKPK) yaitu formulir yang digunakan untuk permohonan kredit
dari calon debitur.

Administrasi pada tahapan rekomendasi kredit dilakukan dengan cara setiap

pemberian rekomendasi kredit dicatat oleh petugas administarsi kredit ke dalam Register
Permohonan Kredit. Formulir yang digunakan untuk menuangkan hasil kegiatan
rekomendasi kredit adalah MAK.

Administrasi pada tahapan pemberian putusan kredit dilakukan dengan cara

setiap putusan kredit yang dibuat oleh pejabat pemutus kredit harus dicatat oleh petugas
administrasi kredit dalam Register Permohonan Kredit.Formulir yang digunakan dalam
pemberian putusan kredit terdiri dari:
 a. Formulir putusan penolakan kredit yang digunakan untuk memberikan
penolakan kredit oleh pejabat pemutus terhadap permohonan kredit yang
menurut penilaian awal tidak sesuai dengan ketentuan bank atau resiko
kredit diluar kemampuan bank.

b. Formulir putusan kredit yang digunakan untuk semua fasilitas kredit yang
memerlukan putusan kredit, baik untuk kredit baru maupun perpanjangan.

c. Formulir putusan penundaan dokumen kredit digunakan dalam hal terjadi

penundaan penyerahan dokumen dari calon debitur kepada bank yang
disyaratkan dalam putusan kredit.

d. Formulir offering kredit digunakan untuk memberitahukan kepada calon

debitur bahwa kredit akan diputus apabila struktur atau tipe kredit serta
syarat-syarat dan ketentuan kredit akan dipenuhi atau disetujui oleh
pemohon.

Administrasi pada tahapan pencairan kredit dilakukan dengan cara

mencatat/membukukan setiap terjadi mutasi pada rekening kredit sejak saat pencairan
sampai pelunasan kredit. Formulir yang digunakan untuk pencairan kredit adalah
formulir instruksi pencairan kredit.

Administrasi pada tahapan pengawasan dan pembinaan kredit dilakukan sejak

awal permohonan kredit diajukan secara tertulis sampai dengan kredit tersebut
diselesaikan/dilunasi oleh debitur. Formulir yang digunakan dalam tahapan ini, antara
lain:

a. Formulir pengawasan administrasi kredit digunakan untuk menilai bahwa

proses prakarasa kredit sampai dengan pencairan kredit telah
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

b. Formulir pengawasan kelengkapan paket kredit digunakan untuk menilai

bahwa seluruh dokumen yang dipersyaratkan dalam putusan kredit telah
ada dalam paket kredit secara lengkap.
 c. Formulir kunjungan nasabah digunakan untuk menuangkan hasil kegiatan
kunjungan account offer kepada calon debitur/debitur dalam rangka
pembinaan dan hubungan bisnis.

Administrasi pada tahapan penyelamatan dan penyelesaian kredit dilakukan

dengan cara menuangkan hasil evaluasi dan analisa terhadap kredit bermasalah dalam
formulir memorandum analisa penyelesaian kredit dan dicatat dalam register
restrukturisasi/penyelesaian kredit bermasalah. Selanjutnya apabila ada perubahan
kolektibilitas kredit dari lancer (performing loan) menjadi kredit bermasalah (non
performing loan) atau sebaliknya harus dibuatkan putusan yang diutangkan dalam
formulir putusan kolektibilityas kredit.
 PENUTUP

Dokumentasi dan administrasi kredit merupakan bagian yang tidak

terpisahkan dari paket kredit dan menjadi salah satu aspek penting bagi pengamanan
pengembalian kredit.

Dokumen adalah berkas – berkas yang dipersyaratkan dalam proses kredit

dimulai dari permohonan / prakarsa kredit sampai dengan pelunasan kredit yang
mencakup / merekam semua tahapan dalam proses pemberian kredit, dan dokumen yang
dipersyaratkan oleh pejabat pemutus kredit untuk keamanan dalam pemberian kredit.

Dokumentasi kredit merupakan aspek penting dalam pengelolaan

perkreditan.Dokumentasi kredit diperoleh selama proses perkreditan berlangsung
dimulai dari permohonan/prakarsa kredit sampai dengan pelunasan kredit yang
mencakup/merekam semua tahapan dalam proses pemberian kredit,dan dokumen yang
dipersyaratkan oleh pejabat pemutus kredit utuk keamanan dalam pemberia kredit.

Berdasarkan tingkat kepentingannya,dokumen kredit dapat dibedakan

menjadi dokumen pokok (dokumen primer) dan dokumen penunjang (dokumen
sekunder).

 Dokumen pokok adalah dokumen yang harus dikuasai oleh bank untuk dapat
membuktiksn kepemilikan aset secara yuridis.

 Dokumen sekunder adalah semua dokumen krediy di luar dokumen primer.

Administrasi kredit adalah pengolahan atas dokumen-dokumen yang

diperoleh selama kredit tersebut berlangsung.Pengolahan tersebut mencakup
pencatatan/regitrasi,penyimpaan berkas,pengamanan berkas kredit,review setiap periode
tertentu,monitoring serta pengurangan berkas.
 DAFTAR PUSTAKA

Mulyono, Teguh Pudjo. 1993. Manajemen Perkreditan Bagi Bank Komersiil

(Edisi Ketiga). Yogyakarta: BPFE

Dendawijaya, Lukman. 2003. Manajemen perbankan (Cetakan kedua). Jakarta: Ghalia

Indonesia

BAB I
PENDAHULUAN

A.        Latar Belakang Masalah

Dengan semakin berkembangnya suatu kegiatan perekonomian atau perkembangan
suatu kegiatan usaha dari suatu perusahaan, maka akan dirasakan perlu adanya sumber-
sumber untuk penyediaan dana guna membiayai kegiatan usaha yang semakin
berkembang tersebut. Untuk itu bank memiliki peranan yang sangat penting dalam
memajukan perekonomian suatu Negara.
            Adapan kegiatan bank yang kedua setelah menghimpun dana dari masyarakat
luas dalam bentuk simpanan giro, tabungan dan deposito adalah menyalurkan kembali
dana tersebut kepada masyarakat yang membutuhkannya. Seperti dijelaskan sebelumnya
bahwa keuntungan utama dari bisnis perbankan adalah selisih antara bunga yang
diterima dari alokasi dana tertentu.
Sesuai dengan penjelasan Undang-Undang nomor 7 tahun 1992 tentang perbankan
ditegaskan bahwa “Kredit yang diberikan oleh bank mengandung resiko, sehingga dalam
pelaksanaannya bank harus dapat memperhatikan asas-asas perkreditan yang sehat.
Dalam hal ini diperlukan suatu manajemen kredit yang merupakan pengelolaan
kredit yang baik mulai dari perencanaan jumlah kredit, penentuan suku bunga, prosedur
pemberian kredit, analisis pemberian kredit sampai kepada pengendalian dan
pengawasan kredit yang macet (Kasmir, 2002:71-72 ). Manajemen perkreditan bank
adalah suatu hal yang penting untuk mengoptimalkan kinerja bank untuk
memaksimalkan profit atas sektor perkreditannya. Dengan kata lain manajemen
perkreditan perbankan adalah manajemen piutang pada perusahaan umum.
Dalam pelaksanaan pemberian kredit dan pengelolaan perkreditannya bank wajib
mematuhi kebijaksanaan perkreditan yang telah dibuat tersebut secara konsekuen dan
konsisten.  Kebijaksanaan perkreditan harus sudah diterapkan dan dilaksanakan
selambat-lambatnya pada tanggal 1 januari 1996. Bagi Bank yang telah mempunyai
pedoman tersebut dengan memperhatikan semua aspek-aspek tersebut di atas.
Sedangkan bagi Bank yang baru memperoleh izin usaha wajib memiliki dan menerapkan
serta melaksanakan kebijaksanaan perkreditan sejak memulai melakukan kegiatan
usahanya.
Apabila dalam pelaksanaannya ternyata bank memberikan kredit tidak sesuai
dengan kebijaksanaan perkreditan yang telah ditetapkannya, maka Bank Indonesia akan
memberikan sanksi yang mempengaruhi penilaian kesehatan bank dan sanksi sesuai
dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
1. Pengertian, Tujuan dan Fungsi Manajemen Kredit

Manajemen kredit atau manajemen perkreditan pada dasarnya merupakan suatu proses
yang terintegrasi antara sumber – sumber dana kredit, alokasi dana yang dapat dijadikan
kredit dengan perencanaan, pengorganisasian, pemberian, administrasi dan pengamatan
kredit. Tujuannya adalah untuk mendapatkan penghasilan yang tinggi sekaligus untuk
menjaga keamanan untuk nasabah penyimpan. Sedangkan fungsi kredit adalah sebagai
berikut :

1. Kredit dapat meningkatkan daya guna dari uang

2. Kredit dapat meningkatkan daya guna dari barang
3. Kredit meningkatkan peredaran dan lalulintas uang
4. Kredit adalah salah satu alat stabilisasi ekonomi
5. Kredit menimbulkan kegairahan berusaha masyarakat
6. Kredit adalah jembatan untuk meningkatkan pendapatan nasional
7. Kredit adalah juga sebagai alat hubungan ekonomi internasional

5. Organisasi Kredit

Berbicara tentang organisasi kredit, harus diketahui dahulu tentang prosedur kredit,
karena didalam organisasi haruslah tercermin pengertian atau penelaahan prosedur,
pembagian tugas, pembagian atau pendelegasian wewenang dan tanggung jawab serta
hubungan antara organisasi kredit dengan unit – unit lain di dalam bank. Pengelolaan
kredit dapat kita urut sistematikanya sebagai berikut :

 Perencanaan kredit
 Permohonan kredit
 Administrasi kredit
 Pengawasan/pengamanan kredit