BAB II

LANDASAN TEORI

A. Pengertian Administrasi Kredit

Untuk pengamanan proses pemberian kredit diperlukan suatu kegiatan yang

bersifat tidak langsung yaitu berupa kegiatan administrasi kredit. Dalam proses

administrasi ini akan menghasilkan output yang berupa sistem informasi sebagai umpan

balik bagi manajemen suatu bank dalam melaksanakan fungsi – fungsinya secara lengkap.

a) Pengertian Administrasi

Kata administrasi dari bahasa latin “administratio” yang berarti :

Kegiatan tata usaha badan – badan pemerintahan atau swasta dalam arti yang

luas, bukan saja tentang keuangannya tetapi juga tentang hal – hal

penyelenggaraan pimpinan, surat menyurat, perjanjian dan sebagainya.

Sebenarnya banyak yang memberikan pengertian dari admnistrasi kredit yang

pada intinya merupakan suatu kegiatan yang memberikan pelayanan pada fungsi

pokoknya. Dan bagaimana bentuk, sifat, ruang lingkup pelayanan tersebut yaitu

sangat luas tentunya dalam hal ini sesuai dengan kegiatan perkreditan yang

dilaksanakan oleh suatu bank.

b) Pengertian Kredit

Pengertian kredit itu sendiri mempunyai dimensi yang beraneka ragam,

dimulai dari kata “kredit” yang berasal dari bahasa Yunani “credere” yang berarti

“kepercayaan” atau dalam bahasa latin “creditum” yang berarti kepercayaan akan

kebenaran. Sedangkan menurut Thomas Suyatno dalam bukunya yang berjudul dasar

– dasar perkreditan kredit adalah hak untuk menerima pembayaran atau kewajiban
 untuk melakukan pembayaran pada waktu yang akan datang, karena penyerahan

barang – barang sekarang.

Sedangkan menurut UU No. 10 tahun 1998 menyebutkan bahwa kredit adalah

penyediaan uang atau tagihan yang dapat dipersamakan dengan itu, berdasarkan

persetujuan atau kesepakatan pinjam meminjam untuk melunasi utangnya setelah

jangka waktu tertentu dengan pemberian bunga. Jika seseorang menggunakan jasa

kredit, maka ia akan dikenakan bunga tagihan.

c) Pengertian Administrasi Kredit

Semakin kompleks kegiatan perkreditan yang dilakukan maka semakin luas

pula bentuk, sifat dan ruang lingkup dari administrasi perkreditan yang dilakukan oleh

bank yang bersangkutan. Oleh karena itu dapat melibatkan berbagai pihak dengan

suatu dasar sistematika tertentu, bekerja bersama untuk mencapi tujuan yang telah

ditetapkan terlebih dahulu yaitu untuk menunjang keberhasilan proses perkreditan

tersebut.

Adapun pengertian administrasi kredit adalah suatu rangkaian kesatuan

kegiatan dari berbagai komponen yang saling berhubungan secara sistematis dalam

penyelenggaraan proses kegiatan pengumpulan dan penyajian informasi perkreditan

suatu bank, sebagai alat dalam pelaksanaan fungsi – fungsi manajemen bank pada

umumnya dan khususnya dibidang perkreditan.

Pengertian komponen yang saling berhubungan di atas sudah tentu hubungan

manusia baik sebagai pelaksana maupun sebagai brainware, kemudian peralatan –

peralatan kerja sebagai hardware, dan termasuk pula perangkat lunak sebagai

software.

Ketiga komponen ini bekerja dalam suatu sistem yang telah dirancang dengan

cara tertentu. Yang memberikan berbagai jasa dalam menunjang keberhasilan proses
 perkreditan tersebut. Fungsi – fungsi manajemen yang memerlukan umpan balik

tersebut meliputi Planning, Organizing, Actualing dan Controlling (POAC). Dan

semuanya memerlukan umpan balik/informasi agar dapat diambil keputusan yang

tepat.

B. Fungsi Administrasi Kredit

Dari pengertian administrasi diatas, dapatlah dipahami fungsi dari administrasi

kredit itu sendiri, yaitu :

1. Sebagai alat dalam menunjang penyelenggaraan kegiatan – kegiatan dari proses

perkreditan itu secara individual maupun perkreditan itu secara keseluruhan.

2. Sebagai alat dalam pengumpulan umpan balik melalui sistem informasi manajemen

yang dibangun didalamnya sebagai dasar untuk pelaksanaan fungsi – fungsi

manajemen yang memerlukan umpan balik meliputi fungsi planning, organizing dan

controlling. Semuanya memerlukan umpan balik atau informasi agar dapat diambil

keputusan yang tepat.

3. Sebagai alat atau penyelenggara sistem dokumentasi perkreditan. Sistem dokumentasi

kredit tersebut harus mampu sebagai bahan atau saran referensi yang baik, apabila

sewaktu – waktu pihak manajemen memerlukan suatu informasi yang menyangkut

sesuatu tentang nasabah secara cepat dan tepat.

4. Sebagai pelaksana dari sistem laporan ataupun sistem informasi manajemen bank

yang bersangkutan. Mengingat seluruh dokumentasi perkreditan dikelola oleh bagian

administrasi kredit, maka sudah selayaknya apabila bagian administrasi tersebut juga

bertindak sebagai penyusun laporan perkreditan kepada pihak ekstern antara lain

Bank Indonesia dan penguasa moneter lainnya.

 5. Untuk penetapan besarnya hutang dan piutang dengan pihak debitur. Agar setiap

perubahan posisi hutang dari debitur maupun kewajiban – kewajiban lainnya dapat

diikuti dengan baik secara detail, maka perlu dikelola secara khusus yaitu dengan

mengadakan proses pencatatan setiap ada perubahan yang menyangkut rekening

Koran atau prime – note.

6. Untuk dasar pelayanan kepada pihak ekstern seperti telah dikemukakan di muka

tujuan administrasi adalah untuk memberikan pelayanan khususnya kepada pihak

ekstern. Begitu juga administrasi kredit disini disusun atau diselenggarakan oleh

pihak bank agar mudah memberikan pelayanan kepada pihak ekstern yaitu kepada

nasabah itu sendiri ataupun pihak penguasa moneter.

C. Komponen Administrasi Kredit

Untuk dapat melaksanakan kegiatan administrasi perkreditan serta dalam

mewujudkan objektifnya, maka ada berbagai komponen administrasi perkreditan yang

akan terlibat didalamnya. Masing – masing komponen tersebut antara lain :

a. Brainware

Pengertian brainware disini antara lain meliputi pegawai, para pejabat dan para

pemimpin yang terlibat dalam kegiatan administrasi kredit tersebut.

b. Hardware

Untuk melaksanakan kegiatan dari administrasi kredit tersebut diperlukan berbagai

bentuk perangkat keras untuk menjamin agar pekerjaan para fungsionaris dalam

administrasi kredit tersebut dapat berjalan dengan baik. Misalnya computer dan mesin

– mesin hitung, alat – alat komunikasi, office machine, standardized form yaitu

formulir – formulir kerja yang telah dibakukan dan lain – lain.

 c. Software

Agar para petugas dapat melaksanakan dengan baik tugas – tugasnya dengan

menggunakan perangkat keras yang telah disediakan, maka perlu ditetapkan aturan

permainan dalam melaksanakan tugas dengan perangkat keras tersebut. Aturan –

aturan permainan yang telah dituangkan terlebih dahulu ini dapat disebut sebagai

software. Dasar penetapan aturan permainan ini tentu saja bermacam – macam ada

yang bersifat universal dan ada yang bersifat nasional.

Berbagai komponen diatas perlu dikelola secara sistematis dan dikoordinir dengan

baik agar dapat memberikan manfaat yang maksimal dalam penyelenggaraan proses

perkreditan suatu bank.

D. Ketentuan Pelaksanaan Administrasi Kredit

Proses dari pemberian kredit suatu bank terhadap para nasabahnya dilaksanakan

bertahap – tahap, oleh karena itu sebaiknya proses administrasi kredit dilaksanakannya

pun bertahap sesuai dengan tahap – tahap dalam pemberian kredit tersebut agar pihak

manajemen bank tidak kehilangan jejak dalam proses pemberian kredit – kreditnya.

Dengan cara ini pula pihak manajemen bank diharapkan dapat mengendalikan dengan

baik semua proses perkreditan yang ada.

Adapun tahapan dalam kredit tersebut meliputi :

D.1. Tahap sebelum kredit diberikan

Sasaran administrasi kredit pada tahap ini meliputi :

1. Data – data mikro yang menyangkut nasabah, yaitu :

a. Data umum nasabah.

b. Posisi keuangan.

c. Informasi usaha dari usaha sejenis.

 d. Karakter pengurus.

e. Mutasi rekening giro dan aktifitas keuangan lainnya yang disalurkan melalui

perbankan.

f. Kekayaan perusahaan lainnya.

g. Bank to bank information.

h. Aktivitas nasabah lainnya.

2. Data – data makro ekonomis.

3. Informasi social ekonomis.

4. Informasi mengenai bahan baku.

D.2. Tahap administrasi kredit pada saat proses analisa

Setelah data – data dikumpulkan baik dari calon debitur maupun yang

diperoleh dari bank secara langsung, maka data tersebut akan diproses atau dianalisa

sebagai dasar pengambilan keputusan apakah permohonan kreditnya jadi dapat

diputuskan atau tidak. Data atau informasi yang dikumpulkan, diolah dan kemudian

didokumentasikan ini antara lain :

1. Informasi atau data – data yuridis.

2. Informasi pemasaran dari produk atau jasa yang dihasilkan.

3. Informasi manajemen perusahaan.

4. Informasi tenaga kerja.

5. Informasi mengenai peralatan kerja.

6. Informasi keuangan.

D.3. Tahap administrasi kredit pada saat ada keputusan kredit

Pada tahap ini dimulailah hubungan antara nasabah dengan bank diikat dalam

suatu ikatan perjanjian kredit atau ikatan pemberian jaminan. Pelaksanaan pembuatan
 ikatan perjanjian diawali dengan mempelajari isi dan persyaratan keputusan kredit

yang antara lain berisi :

1. Tanggal keputusan kredit.

2. Tanggal keputusan kredit atau saat berlakunya kredit.

3. Pejabat yang memutuskan kredit.

4. Plafond kredit.

5. Struktur kredit.

6. Jenis kredit.

7. jangka waktu kredit.

8. Rencana pencairan kredit.

9. Besarnya self financing.

10. Besarnya tingkat bunga.

11. Asuransi barang jaminan.

12. Syarat – syarat lainnya.

D.4. Tahap administrasi kredit pada saat pembukaan rekening debitur

Tahapan administrasi kredit dalam rangka pencairan kredit ini yang meliputi

kegiatan – kegiatan sebagai berikut :

1. Pembukaan rekening debitur.

2. Penyediaan prime – note untuk menampung mutasi, transaksi yang terjadi.

3. Penyediaan rekening Koran untuk membukukan mutasi yang ada pada rekening

debitur.

4. Melakukan pencatatan kedalam masing – masing kartu prime – note, rekening

Koran pada saat penarikan kredit atau setoran.

D.5. Tahap administrasi kredit pada saat kredit berjalan

 Pada tahap ini perlu mendapatkan perhatian yang seksama agar kredit tetap

berjalan lancar. Beberapa kegiatan administrasi kredit pada tahap ini meliputi :

1. Pencatatan setiap mutasi atau transaksi yang terjadi pada setiap rekening.

2. Pengamatan terhadap maksimum kreditnya.

3. Penyampaian statement of account secara periodic.

4. Pengawasan terhadap rencana pelunasan kredit.

5. Pengawasan terhadap rencana pelunasan kredit.

6. Pelaksanaan rekapitulasi antara target yang telah ditetapkan dengan realisasi usaha

yang dicapainya.

7. Pelaksanaan interpretasi laporan keuangan.

D.6. Administrasi kredit pada tahap pelunasan kredit

Asumsi yang ada pada tahapan ini pihak nasabah dapat menyelesaikan

kewajibannya dengan baik tanpa melalui proses rescue program. Adapun tahapan –

tahapan administrasi kredit yang diperlukan meliputi :

1. Perhitungan kembali sisa kewajiban yang harus dibayar oleh debitur.

2. Nasabah diminta untuk menyerahkan kembali bubku cek dan bilyet giro.

3. Setelah buku cek dan bilyet giro diserahkan kembali kepada bank maka rekening

debitur yang diadministrasikan pada bank yang bersangkutan ditutup dan ditarik

dari daftar rekening yang aktif.

4. Dengan ditutupnya rekening debitur maka pihak bank juga mengembalikan

dokumen – dokumen jaminan, sertifikat jaminan, dokumen – dokumen yuridis

debitur lainnya kepada nasabah.

5. Sebagai akhir hubungan ikatan perjanjian perkreditan dengan pihak nasabah bank

perlu menerbitkan tanda pelunasan kredit untuk nasabah yang bersangkutan.

 6. Apabila pihak nasabah masih memerlukan memiliki rekening pada bank yang

bersangkutan, dan sekaligus diterbitkan buku cek dan bilyet giro untuk rekening

giro yang baru.

E. Proses Pengelolaan kredit

Dalam pemberian kredit, suatu bank berusaha untuk memperkecil resiko dalam

pemberian pelayanan kepada nasabahnya. Ada kemungkinan nasabah melakukan

pinjaman kepada bank, baik untuk usaha sendiri maupun kegiatan usaha pada tempat

bekerja.

Suatu bank dalam pengelolaan kredit melakukan proses sebagai berikut :

a. Tahap pengajuan kredit atau permohonan kredit, meliputi :

1. Pemberian informasi tentang persyaratan kredit.

2. Wawancara.

3. Pengisian formulir – formulir permohonan kredit.

b. Tahap analisis kredit

Tujuannya adalah menyediakan suatu keputusan yang dapat memperkecil resiko

apabila permohonan kredit dikabulkan. Analisis kredit dilakukan pada aspek – aspek

sebagai berikut :

b.1 Aspek umum / manajemen meliputi :

1. Izin usaha.

2. Pemilik modal.

3. Surat – surat izin (SIUP, TDP, HO).

4. Surat bukti diri.

5. Riwayat badan usaha.

6. Pengalaman pengurus dalam bidang.

7. Jumlah personalia.
 8. Jabatan rangkap mengahambat / tidak menghambat jalannya usaha.

9. Pemohon berwenang / tidak berwenang mengajukan permohonan

kredit.

10. Kerapihan administrasi.

11. Kebenaran data – data badan usaha atau peminjam.

b.2 Aspek produksi dan tehnik, meliputi :

1. Tempat usaha / lokasi proyek.

2. Peralatan yang diperlukan.

3. Keadaan peralatan / mesin.

4. Biaya penambahan mesin / peralatan / bangunan.

5. Rencana produksi rata – rata (per periode tertentu).

6. Perbandingan rata – rata produksi dan penjualan.

7. Sumber bahan baku / barang dagangan.

8. Jalur pembelian.

9. Posisi pemohon kredit pada perantara.

10. Cara pembayaran (pembelian).

11. Peralatan yang tersedia.

Analisa aspek ini bertujuan untuk mengetahui sejauh mana kelancaran kegiatan

produksi sampai pada barang siap dipasarkan.

b.3 Aspek pemasaran, meliputi :

1. Jenis barang yang dipasarkan.

2. Saluran distribusi.

3. Posisi pemohon kredit terhadap perantara.

4. Cara pembayaran.

5. Rata – rata penjualan per bulan / enam bulan terakhir.

 6. Rencana penjualan yang akan dating.

7. Andil pasar.

8. Konsumen akhir dan daerah pemasaran.

Analisa aspek ini kepentingannya untuk mengetahui apakah pemasarannya dapat

menunjang kegiatan usaha bila diberikan kredit.

b.4 Aspek keuangan

Dalam aspek ini faktor – faktor yang akan dianalisis meliputi :

1. Kalkulasi biaya, kegunaannya untuk mengetahui kemajuan usaha debitur

menguntungkan atau tidak menguntungkan.

2. Analisis sumber dan penggunaan dana, kegunaannya untuk mengetahui

kebijakan pembelanjaan, apakah debitur berdasrkan asas – asas pembelanjaan

yang sehat (dana jangka panjang untuk membiayai aktiva jangka panjang dan

aktiva jangka pendek dibiayai oleh dana jangka pendek).

3. Analisa rasio keuangan, untuk mengetahui :

a. Kredit jangka pendek yang akan diberikan bagaimana current ratio / quick

rationya.

b. Nilai kelancaran perputaran aktiva debitur.

c. Kemungkinan pengalihan kredit ke objek lainnya dapat dimonitor dari

penyusunan cash flow.

d. Rentabilitas maupun pengaruh aktifitas usaha debitur.

b.5 Aspek jaminan, meliputi :

1. Penilaian jumlah dan nilai

2. Status kepemilikan

3. Daya tahan jaminan

 4. Marketability

5. Tata cara pengikatan jamninan

b.6 Aspek Amdal

Menyangkut analisa terhadap lingkungan baik darat, air atau udara jika proyek

atau usaha tersebut dijalankan. Analisa ini dilakukan secara mendalam apabila

kredit tersebut disalurkan maka proyek yang dibiayai akan mengalami

pencemaran lingkungan sekitarnya. Pencemaran yang sering terjadi antara lain :

- Tanah / darat menjadi gersang

- Air, menjadi keruh berbau busuk, berubah warna dan rasa

- Terjadi polusi udara, berdebu, bising dan panas.