Panduan Ahm Dims

Panduan Aplikasi AHM-DIMS
BAGIAN 1
: MENJALANKAN APLIKASI DIMS
Sebelum membuka aplikasi DIMS langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan engine
server.
1. Pada tampilkan desktop computer, klik 2x shortcut Start Domain, setelah itu akan muncul
tampilan seperti berikut.
2. Tunggu sampai dengan proses selesai. Jika proses sudah selesai maka tampilan start domain
akan hilang dengan sendirinya.
3. Aplikasi DIMS siap untuk dijalankan.
Setelah proses start domain berhasil dijalankan, selanjutnya untuk membuka aplikasi DIMS, klik 2x
shortcut DIMS (64bit).
Untuk akses user (default) dapat menggunakan, :

= train01
Password
= ahmids
Page
Username
Training & Development Department

PT. Mitra Pinasthika Mulia
Page
Berikut adalah tampilan dari DIMS :

BAGIAN 2
: BEKERJA DENGAN APLIKASI DIMS MASTER DATA
MASTER DATA
Bagian pertama yang harus dipersiapkan adalah data master yang akan digunakan sebagai data
pendukung proses transaksi dalam aplikasi ini.
1. TIPE & WARNA MOTOR

Menu Tipe & Warna Motor digunakan untuk proses update data tipe & warna motor. Berbeda
dengan aplikasi sebelumnya, pada aplikasi DIMS ini data tipe & warna motor hanya bisa
dilakukan dengan proses transfer melalui data yang ada di portal MPM (file *.UMTC)
Jika sudah mencul konfirmasi proses upload berhasil, klik tombol Back untuk melihat hasil
proses transfer data tersebut.

Page
Proses Update Data Motor :

- Download file *.UMTC yang terbaru dari Portal MPM
- Klik tombol Upload, lalu klik tombol Browse untuk mencari file UMTC yang diinginkan.
2. MAINTAIN GUDANG
Menu maintain gudang digunakan untuk menambahkan data gudang. Gudang dapat berupa
gudang unit atau gudang spare part. Untuk gudang spare part harus wajib ada minimal 1.
Berikut cara prosesnya :
Klik tombol ADD untuk menambah data gudang.
Proses Input Data

Masukkan Kode, Nama, dan Alamat Gudang
Klik tombol SUBMIT untuk proses simpan data.
Untuk melihat hasil input, klik tombol VIEW ALL
Proses Edit Data

Klik tombol EDIT pada data yang diinginkan.
Udah data yang diinginkan (kecuali kode Gudang)
Klik tombol SUMBIT untuk proses simpan data.
Page

3. MAINTAIN MASTER PARTNER

Maintain master partner digunakan untuk maintain data supplier sparepart.
Proses Input Data

- Klik tombol ADD
Isi data Partner sesuai ketentuan

Klik tombol SAVE {Gambar Disket) untuk simpan data.
Proses Edit Data

Pilih data yang ingin diedit
Klik tombol Pensil yang ada disebelah kanan data tersebut
Edit data yang diinginkan
Klik tombol SAVE (Gambar Disket) untuk simpan data.
Page

BAGIAN 3
: BEKERJA DENGAN APLIKASI DIMS SPARE PART
Pada menu ini akan dibahas tentang semua proses yang terkait dengan spare part. Menu sparepart
dibagi ke dalam 6 sub bagian, yaitu : Master, Transaksi, Monitor, Memo, Report, dan Stock Opname.
MASTER DATA
1. MAINTAIN MASTER PART
Pada menu maintain master part terdiri dari 4 bagian, yaitu : Part, Part Group. Part
Type Motor, dan Type vs Part.
TAB PART
Pada bagian ini kita dapat melihat seluruh part HGP yang sudah terdaftar dalam aplikasi DIMS.
Page
Menambahkan Persamaan Nama

Persamaan Nama atau nama umum sparepare yang dikenal oleh masyarakat dapat diberikan
untuk setiap part yang diinginkan.
- Cari Part yang diinginkan, kemudian klik tombol Pensil yang ada disebelah paling kanan.
- Pada bagian Similarity, masukkan persamaan nama (nama pasar) sparepart tersebut
- Klik tombol Centang untuk proses simpan data.


Update Spare Part
Penambahan atau perubahan harga sparepart hanya bisa dilakukan dengan proses mutasi
atau transfer file. Berikut cara update / mutasi data sprae part :
-
Download file *.PDMP di Portal MPM di menu Halaman Umum > DIMS > Mutasi > Bulan.
Setelah file PDMP berhasil didownload, silahkan kembali ke Aplikasi DIMS.
Klik tombol Upload untuk memilih file PDMP yang telah didownload tadi.
Klik tombol Choose, kemudian cari file PDMP yang diinginkan.

Akan muncul konfirmasi jika file berhasil diproses.
TAB PART GROUP

Part Group adalah tempat pengelompokkan jenis sparapart yang dimiliki.
Page
Untuk melihat daftar sparepart yang termasuk dalam group tertentu dapat dilakukan dengan
cara berikut :
- Pilih Group yang diinginkan.
- Klk tombol Part, kemudian akan muncul table daftar sparepart dari group tersebut.


TAB PART TYPE MOTOR
Part type motor adalah tempat untuk memasukkan data tipe motor berdasarkan kode
produksi. Untuk penambahan data atau update data hanya bisa dilakukan dengan cara
transfer file *.PTM yang dapat ddownload dari portal MPM.
Proses update dapat dilakukan dengan cara berikut :

- Download file *.PTM di Portal MPM di menu Halaman Umum > DIMS > Mutasi > Bulan.
- Setelah file PTM berhasil didownload, silahkan kembali ke Aplikasi DIMS.
- Klik tombol Upload untuk memilih file PTM yang telah didownload tadi.
Page
TAB TYPE vs PART

Type vs Part merupakan tempat pengelompoakn sparepart berdasarkan tipe motor. Misalkan
kita ingin melihat sparepart apa saja yang merupakan bagian dari tipe motor tertentu.

2. MAINTAIN RACK WAREHOUSE

Maintain rack warehouse merupakan menu untuk mengatur daftar lokasi rak di
gudang. Setiap spare part wajib memiliki sebuah lokasi rak.
Menambahkan Data Rak

-
Klik tombol Add

Masukkan Nomor Rak, Deskripsi, Nomor Gudang, dan Tipe Rak
Klik tombol Simpan untuk proses simpan data.
Menghapus Data Rak

Data rak yang sudah hanya bisa di Non-Aktifkan dan tidak bisa dihapus. Untuk prosesnya:
Beri tanda centang pada arak yang diinginkan
Klik tombol Deactive untuk menonaktifkan rak tersebut.
Untuk mengaktifkannya kembali, klik tombol Active.
Page


Memasukkan Sparepart ke Loaksi Rak
Berikut adalah cara bagaimana menempatkan sparepart ke dalam posisi rak tertentu :
Pad arak yang diinginkan, klik tombol Part.
Akan muncul table baru yang merupakan table sparepart yang berada pada lokasi
tersebut.
Klik tombol Add Part untuk menambahkan sparapart untuk lokasi rak.
Cari sparepart yang diinginkan, kemudian beri tanda pada bagian Action
Klik tombol Done jika pemilihan spare part telah selesai.
Klik tombol Commit untuk proses simpan data.
Page
10


Menghapus / Mengeluarkan Sparepare dari Rak
-
Pada table sparepart, pilih sparepart yang ingin dikeluarkan dari rak, beri tanda centang.
Klik tombol Delete Part
Klik tombol Commit.
3. MASTER CALENDAR
Master Calendar berfungsi untuk menentukan hari libur operasional bengkel. Data ini
nantinya akan berpengaruh pada laporan WPP terkait dengan perhitungan waktu
produktifitas & performa.
Setting Hari Libur
-
Masukkan Bulan & Tahun yang diinginkan, kemudian klik tombol Show
Beri tanda centang pada tanggal libur operasional bengkel, misalnya menyesuaikan
dengan tanggal merah pada kalender.
Klik tombol Submit untuk proses simpan data.
Page
11

4. PROSES PURCHASE ORDER

Purchase Order (PO) merupakan menu untuk proses pemesanan pembelian sparepart
ke supplier. Proses PO dapat dilihat pada bagian tab Stock di tampilan depan program.
PROSES PEMBUATAN PO
- Klik tombol Create Purchase Order Part
Klik tombol Create untuk membuat PO baru

Masukkan data Tanggal Periode Awal, Periode Akhir, Tipe PO, dan Kode Partner
Klik tombol Add untuk memilih sparepart yang ingin disorder
Page
12


-
Cari sparepart yang diinginkan dan beri tanda centang pada sparepart tersebut.
Jika semua sparepart yang diinginkan sudah dipilih, klik tombol Done
Pada bagian Qty, masukkan jumlah sparepart yang ingin dipesan.
Klik tombol Commit untuk proses simpan data
Jika data PO sudah tidak ada perubahan lagi, klik tombol Ubah Status Send MD. PO yang
sudah sampai proses Ubah Status Send MD tidak bisa direfisi lagi.
Jika ada perubahan dengan data PO :
Untuk penambahan data sparepar yang belum dimasukkan, ulangi langkah seperti yang
sudah dijelaskan diatas.
Untuk menghapus data sparepart yang salah, beri tanda cawing pada sparepare tersebut,
kemudian klik tombol Delere.
Setiap perubahan harus diakhiri dengan klik tombol Commit.
Klik tombol Print untuk mencetak PO yang telah dibuat.
Page
13

5. PROSES INVOICE PEMBELIAN PART

Proses invoice pembelian part merupakan Tahap pertama dari proses penerimaan
sparepart dari supplier. Saat menerima sparepart dari supplier ada 2 hal yang akan
diproses, yaitu : Nota/Invoice Pembelian dari Supplier dan Jumlah Fisik Sparepart yang
diterima. Jadi proses invoice pembelian part adalah proses untuk input data nota /
invoice dari supplier tersebut.
Untuk proses penerimaan invoice part terdapat di menu Stock > Invoice Pembelian
Part.
Masukkan Nomor Faktur, Tanggal Faktur, dan Tanggal Jatuh Tempo
Pilih Nomor PO sesuai dengan PO yang pernah dibuat.
Klik Choose pada Nomor PO yang diinginkan, secara otomatis data Supplier akan muncul.
Page
14
Proses Invoice Pembelian Part Berdasarkan Data Purchase Order

Berikut cara proses invoice pembelian part yang berdasarkan PO ke supplier :
- Buka menu Invoice Pemberlian Part.
- Klik tombol Create.

Klik tombol Add untuk memasukkan item sparepart sesuai dengan PO
Beri tanda centang dibagian Action hanya untuk sparepart yang ada dalam Invoice
Pembelian. Jika semua sparepart yang sesuai dengan Invoice Pembelian sudah diberi
tanda centang, klik tombol Done.
Sesuaikan Nilai Harga Pemberlian, Qty, Nilai Diskon sesuai dengan Invoice Pembelian yang
diterima.
Jika semua item data sudah sesuai dengan Invoice Pembelian, klik tombol Commit untuk
proses simpan data.
Proses akan dilanjutkan dengan proses Penerimaan Part.
Page
15
Sampai dengan proses ini stock sparepart belum bertambah karena statusnya masih intransit,
stock sparepart baru akan bertambah setelah kita menyelesaikan proses Penerimaan Part.


Proses Invoice Pembelian Part Tanpa Data Purchase Order
Berikut adalah proses Invoice Pembelian Part tanpa menggunakan PO ke supplier.
- Buka menu Invoice Pemberlian Part.
- Klik tombol Create.
Masukkan Nomor Faktur, Tanggal Faktur, Tanggal Jatuh Tempo, dan Kode Supplier. Untuk
Nomor PO tidak perlu diisi (dibiarkan kosong saja).
Klik tombol Add untuk menampilkan daftar semua sparepart.
Beri tanda centang dibagian Action hanya untuk sparepart yang ada dalam Invoice
Pembelian. Jika semua sparepart yang sesuai dengan Invoice Pembelian sudah diberi
tanda centang, klik tombol Done.
Sesuaikan Nilai Harga Pembelian, Qty, Nilai Diskon sesuai dengan Invoice Pembelian yang
diterima.
Page
16

Jika semua item data sudah sesuai dengan Invoice Pembelian, klik tombol Commit untuk
proses simpan data.
Proses akan dilanjutkan dengan proses Penerimaan Part.
Sampai dengan proses ini stock sparepart belum bertambah karena statusnya masih intransit,
stock sparepart baru akan bertambah setelah kita menyelesaikan proses Penerimaan Part.
6. PROSES PENERIMAAN SPAREPART

Proses penerimaan part merupakan Tahap kedua dari proses penerimaan sparepart
dari supplier. Saat data invoice sudah diproses, selanjutnya akan dilakukan
pengecekan atau validasi jumlah fisik yang diterima dengan jumlah yang tertera dalam
invoice tersebut.
Menu Penerimaan Part dapat dibuka di menu Stock > Penerimaan Part.
Page
17
Proses Penerimaan Part

- Buka menu Penerimaan Part.
- Klik tombol Create untuk membuat proses penerimaan baru.

Pada bagian Jenis Penerimaan, pilih Purchase Order.
Pilih No.Reff Dokumen (Nomor Invoice). Klik Choose pada Nomor Invoice yang
diinginkan.
Klik tombol Add untuk menampilkan data sparepart sesuai dengan Invoice yang
sudah dibuat.
Klik Check All Page untuk memilih semua sparepart yang ada dalam daftar.
Kemudian klik tombol Done.
Page
18

Pada No.Rak, pastikan No.Rak sudah terisi dengan Nomor Rak yang sudah
terdaftar di Master Rak. Jika masih tertancum NORACK, maka harus diganti dengan
memilih pilih Rak yang sudah terdaftar.
Pada Qty Actual, pastikan diisi dengan jumlah yang sesuai dengan jumlah yang ada
pada Invoice Pembelian.
Jika semua data sudah benar, klik tombol Commit untuk proses simpan data.
Klik tombol Print untuk mencetak bukti penerimaan.
Pilih Ukuran kertas : Besar, klik tombol Print
Page
19
Saat proses penerimaan part selesai secara otomatis jumlah stock sparepart akan
bertambah.

7. PROSES RETUR PEMBELIAN PART

Retur pembelian part untuk pengembalikan sparepart yang sudah masuk dalam
system ke supplier. Misalkan terjadi saat proses penerimaan ternyata ada barang yang
tidak sesuai atau rusak sehingga harus dikembalikan.
Untuk Retur Pembelian Part dapat dibuka di menu Stock > Retur Pembelian Part
Proses Retur Pembelian Part :

- Setelah masuk ke menu Retur Pembelian Part
- Klik tombol Create
Masukkan Nomor Dokumen Referensi
Klik Choose pada Nomor Referensi yang diinginkan

Klik tombol Add untuk menampilkan daftar sparepart sesuai dengan data penerimaan.
Page
20

Pilih sparepart yang mau diretur dengan memberi tanda centang pada bagian Action,
kemudian klik tombol Done.
Masukkan Jumlah Qty barang yang ingin diretur, kemudian berikan Keterangan.
Klik tombol Commit untuk proses Simpan data.
Klik tombol Pengeluaran Part
Masukkan Catatan pada kolom yang tersedia, kemudian klik tombol Add
Beri tanda Centang di bagian action pada semua pada sparepart, kemudian klik tombol
Done
Selanjutnya pastikan jumlah Qty Pengeluaran = jumlah Qty Retur

Klik tombol Commit untuk proses Simpan Data.
Klik tombol Print untuk proses cetak bukti retur
Pilih Ukuran Kertas : Besar, klik tombol Print
Page
21

8. DISPLAY PART STOCK

Menu ini berfungsi untuk melihat status ketersediaan stock sparepart yang ada di
gudang.
Display Part Stock dapat dibuka melalui menu Stock > Display Part Stock
9. PROSES TRANSAKSI PART

Menu transaksi part berfungsi untuk memproses penjualan sparepart ke konsumen secara
langsung tanpa ada jasa service.
Proses Transaksi Part dapat dibuka dimenu Part > Transaksi Part
Page
22
Proses Transaksi Part Penjualan Sparepart Langsung

- Setelah menu Transaksi Part dibuka


Klik tombol Add Part, untuk memilih sparepart yang akan dijual.
Beri tanda centang di bagian Action pada sparepart yang ingin dipilih
Jika semua sparepart yang diinginkan sudah dipilih, klik tombol Done.
Masukkan jumlah Qty yang akan dijual & diskon jika memang diperlukan.
Klik tombol Proses NSC

Pilih ID Customer dan pastikan No.HP / No.Telp sudah diisi
Klik tombol Save untuk menyimpan data konsumen.
Page
23

Klik tombol Print untuk mencetak Nota Suku Cadang

Pilih ukuran kertas : Besar, kemudian klik tombol Print
Page
24

10. PROSES RETUR PENJUALAN

Menu Retur Penjualan berfungsi untuk memproses transaksi retur dari konsumen. Untuk
proses retur ini yang perlu diperhatikan adalah secara system retur yang dilakukan harus
semua item yang ada di dalam Nota Suku Cadang.
Untuk proses Retur Penjualan dapat dibuka melalui menu Part > Retur Penjualan.
11. PROSES STOCK OPNAME

Stock Opename adalah proses untuk menyesuaikan jumlah stock di system dengan jumlah
stock fisik yang ada di gudang.
Untuk proses stock opname dapat dibuka melalui menu Stock > Stock Opname.
Proses stock opname terdiri dari beberapa tahapan, yaitu : Create Tag Stock Opname,
Inisialisasi Stock, Create Blank Tag, Entry Hasil Stock Opname, Finalisasi Stock Opename,
Kalkulasi Stock Opname, Adjustment Stock.
Klik tombol Proses untuk melanjutkan proses pembuatan tag stock opname
Page
25
CREATE TAG STOCK OPNAME

Merupakan proses untuk mencetak form pengecetak stock yang akan digunakan dalam proses
penghitungan fisik stock fisik di gudang.
- Buka menu Create Tag Stock Opname
- Masukkan Periode Stock Opname (Bulan & Tahun)
Untuk ID Part Group, ID Rak, dan No.Part dapat dikosongkan jika ingin melakukan proses
stock opname untuk semua sparepart yang ada di system.
Jika ingin melakukan stock opname dengan kriteria tertentu maka parameter ID Part
Group, ID Rak, dan No.Part dapat diisi sesuai dengan yang diinginkan.


-
Setelah muncul konfirmasi Proses Berhasil, klik tombol Print untuk mencetak Tag Stock
Opname
INISIALISASI STOCK
Merupakan proses untuk mempersiapkan tempat untuk memproses hasil pengecekan jumlah
stock. Proses ini dilakukan setelah proses pencetakan tag stock opname selesai.
- Buka menu Inisialisasi Stock
- Masukkan Periode Stock Opname, kemudian klik tombol Inisialisasi
Pastikan muncul konfirmasi proses inisialisasi berhasil.
Page
26
ENTRY HASIL STOCK OPNAME

Merupakan proses untuk memasukan hasil pengecekan Jumlah Qty fisik sparepart di gudang
ke dalam system DIMS.
- Buka menu Entry Hasil Stock Opname
- Pilih ID Opname yang sesuai dengan proses stock opname


-
Klik tombol Proses
Setelah muncul daftar sparepart, masukkan Nilai Qty hasil dari proses pengecekan fisik di
gudang pada bagian Qty Opname
Jika semua data Qty Opname sudah dimasukkan, klik tombol Commit untuk proses simpan
data. Pastikan muncul konfrmasi bahwa proses berhasil diproses.
PROSES FINALISASI STOCK OPNAME

Merupakan proses untuk approval dari hasil pengecekan fisik yang sudah diinput pada proses
sebelumnya. Pada proses ini hanya akan menampilkan data sparepart yang terdapat selisih
antara jumlah yang tercatat di system dengan jumlah hasil pengecekan fisik di gudang.
Buka menu Finalisasi Stock Opname
Masukkan ID Opname yang digunakan.
Page
27


-
Klik tombol Proses untuk proses finalisasi
Beri tanda Centang pada kotak di samping kanan sparepart, kemudian klik tombol Commit
untuk proses Approval data hasil pengecekan jumlah fisik di gudang.
Pastikan muncul konfirmasi proses berhasil, dan semua sparepart yang sudah disapprove
akan hilang dari tampilan layar.
PROSES KALKULASI STOCK OPNAME

Proses ini berfungsi untuk mengkalkulasi nilai setelah proses stock opname dijalankan terkait
dengan nilai sparepart tersebut.
Buka menu Kalkulasi Stock Opname
Pilih ID Opname yang diinginkan, kemudian klik tombol Proses
Pastikan muncul konfirmasi bahwa proses berhasil dijalankan.
Page
28

PROSES ADJUSTMENT STOCK

-
Buka menu Adjustment Stock

Pilih ID Opname yang diinginkan, kemudian klik tombol Proses
Pastikan muncul konfirmasi bahwa proses berhasil dijalankan.
PROSES CETAK BERITA ACARA STOCK OPNAME

Setelah rangkaian proses stock opname selesai, untuk mencetak laporan hasil stock opname
dapat dilakukan dengan cara :
Masuk ke menu REPORT, kemudian pilih Integrated Report
Pada bagian Integrated Report, pilih Berita Acara Stock Opname

Pilih ID Opname sesuai proses stock opname yang diinginkan.
Klik tombol Print untuk mencetak hasil stock opname
Page
29

12. LAPORAN SPAREPART

Untuk laporan yang terkait dengan proses sparepart dapat dilihat pada menu LAPORAN >
INTEGRATED REPORT :
Beberapa laporan yang tersedia adalah :
Laporan Berita Acara Stock Opname
Laporan Pembelian Part
Laporan Penjualan Part Harian
Laporan Pergerakan Barang
Page
30


Laporan Stock Harian (Amount)
Laporan Stock Harian (Qty)
Page
31

BAGIAN 4
: BEKERJA DENGAN APLIKASI DIMS TECHNICAL SERVICE
Pada menu ini akan dibahas tentang proses administrasi bengkel mulai dari penerimaan service
sampai dengan pembuatan nota dan laporan.
1. DATA MASTER
Data master merupakan tempat kumpulan data pendukung untuk proses transaksi
admnistrasi bengkel yang harus dipersiapkan sebelum proses transaksi lainnya
dijalankan.
KODE JASA & TARIF SERVICE
Kode Jasa & Tarif Service berfungsi untuk mengatur data jasa dan tariff service yang akan
digunakan disetiap proses penerimaan service.
Kode Jasa & Tarif Service dapat dibuka melalui menu MASTER > Kode Jasa & Tarif Service
Pilih tipe Motor yang diinginkan

Pilih Kode Service,
Paket Service dipilih untuk Jasa yang terkait paket service seperti : Paket Lengkap,
Paket Premium dan sebagainya.
Kode Part dipilih untuk jasa yang terkait dengan pergantian atau perbaikan dari
suatu komponen sparepart.
Page
32
Menambahkan Jasa Bengkel

- Setelah masuk ke menu Jasa Bengkel & Harga Service, klik tombol Create

Pilih Group Jasa (ASS, CLAIM, Paket Lengkap, Paket Ringan, Light Repair, Heavy
Repair).
Pilih Klasifikasi Jasa (Penggantian, Repair, Perawatan/Pemeriksaan).
Masukkan Deskripsi Jasa, misalkan Paket Service Premium Vario
Masukkan Estimasi Waktu Pengerjaan
Masukkan Harga Jasa Service
Klik tombol Save untuk proses simpan data.
Mengedit Jasa Bengkel

Komponen Jasa Bengkel yang dapat diedit adalah Deskripsi Jasa, Estimasi Waktu, Harga
Jasa, dan Status Aktif.
- Pilih Jasa Service yang ingin diedit, klik tombol Pensil yang ada disebelah kanan
data.
- Edit data yang diinginkan.
Klik tombol Centang yang ada disebelah kanan Jasa Service untuk proses simpan
data.
Page
33

KARYAWAN & JAM KERJA

Menu karyawan & jam kerja berfungsi untuk memasukkan data karyawan khususnya
mekanik dan pengaturan jam kerja mekanik dalam waktu 1 minggu.
Menu Karyawan & Jam Kerja dapat dibukan di menu MASTER > KARYAWAN & JAM KERJA
Menambah Data Karyawan

- Masuk ke menu Karyawan & Jam Kerja, kemudian pilih tab Master Karyawan
Klik tombol Add untuk menambah data karyawan baru.

Masukkan data karyawan sesuai dengan isian yang tersedia.
Page
34

Mengatur Jam Kerja Mekanik

Jam kerja mekanik harus disetting untuk keperluan laporan performa kerja di dalam
Workshop Performance Parameter (WPP). Jumlah jam kerja mekanik dalam aplikasi
DIMS ini maksimal adalah 40 Jam per minggu.
-
Setelah masuk ke menu Karyawan & Jam Kerja, pilih tab Jam Kerja Mekanik
Klik tombol Add untuk menambahkan jam kerja mekanik.

Pilih data mekanik yang diinginkan, atau klik kotak All untuk memberikan setting
jam kerja yang sama untuk semua mekanik.
Masukkan jumlah jam kerja untuk setiap harinya, pastikan jumlah total jam dalam
seminggu maksimal 40 jam.
Page
35

ABSENSI MEKANIK
Proses absensi mekanik harus dilakukan agar mekanik yang hadir dapat melakukan
proses pengerjaan perintah kerja bengkel secara system.
Untuk menu Absensi Mekanik dapat dibuka di menu SERVICE > ABSENSI MEKANIK
Proses Absensi Mekanik

Absensi mekanik harus dilakukan setiap hari.
- Setelah manuk ke menu Absensi Mekanik, klik untuk mencari data mekanik yang
ingin diabsen.
Klik tombol Choose pada data mekanik yang ingin dipilih.

Klik tombol Save untuk proses simpan data absen mekanik
Page
36

2. PROSES PERINTAH KERJA BENGKEL

Proses perintah kerja bengkel atau penerimaan service merupakan alur proses mulai dari
pendaftaran konsumen yang akan service sampai dengan menbuatan nota pembayaran
untuk konsumen.
Untuk Proses Perintah Kerja Bengkel dapat dibuka pada menu SERVICE > CREATE &
CLOCKING PKB.
Klik tombol Create PKB

Masukkan NOPOL & No Rangka, kemudian klik tombol Check
Jika Nopol konsumen belum terdaftar, maka proses dilanjutkan dengan mengisi
data konsumen terlebih dahulu.

Page
37
Pendaftaran / Penerimaan Service

- Pada menu Service, klik Create & Clocking PKB.
Cari jasa yang diinginkan, kemudian beri tanda cawang dan klik tombol Pilih.
Page
38
Klik tombol Proses untuk melanjutkan proses memasukkan data Jasa & Sparepart
yang dibutuhkan saat service.
Selanjutnya masukkan data service yang diinginkan, pilih tab JASA, lalu klik tombol
Add.

Klik tombol Simpan untuk proses simpan data perintah kerja.

Klik tombol Print untuk mencetak PKB
Page
39
Selanjutnya masukkan data suku cadang yang diinginkan, pilih tab PART, lalu klik
tombol Add.
Cari suku cadang yang diinginkan, kemudian beri tanda cawing dan klik tombol
Pilih

Proses Perintah Kerja Bengkel

Setelah proses input data PKB selesai, data tersebut masuk dalam antrian untuk
proses pengerjaannya.
- Klik tombol Clocking PKB untuk melihat daftar antrian service.
Pilih NOPOL yang ingin dikerjakan

Pilih MEKANIK yang akan mengerjakan
Pilih Status START, kemudian klik tombol SIMPAN untuk memulai proses
pengerjaan PKB.
Proses Penambahan Jasa & Suku Cadang Saat Proses Pengerjaan

Jika terdapat penambahan jasa service atau suku cadang selama proses pengejaan
service berlangsung, maka proses yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut :
Klik tombol Edit (tombol paling kanan dari data antrian).

Setelah menu monitoring service muncul, klik tombol ADD pada tab Jasa atau Part
untuk memasukkan data tambahan yang diinginkan.
Klik tombol SIMPAN untuk proses simpan penambahan data.

Page
40

Proses Penyelesaian Service Non KPB

Jika proses pengejaan service sudah selesai dimana bagian final inspection sudah
mengembalikan form PKB ke frontdesk. Proses selanjutnya adalah pembuatan nota
pembayaran untuk konsumen.
Pilih Nopol yang diinginkan, kemudian pilih Status FINISH, klik tombol SIMPAN.
Untuk proses pembuatan Nota, klik tombol Nota (tombol paling kiri dari data
antrian).
Masukkan Uang Bayar, kemudian tekan Enter

Klik tombol SAVE untuk proses simpan data pembayaran konsumen.
Page
41

Pilih Nopol yang diinginkan, kemudian pilih Status FINISH, klik tombol SIMPAN.
Klik tombol Edit (tombol paling kanan dari data antrian) untuk masuk kembali ke
bagian monitoring service.
Pilih Jasa atau Suku Cadang yang merupakan beban pembayaran Main Dealer
untuk KPB, kemudian klik tombol Edit (tombol gambar pensil).
Ubah tipe pembayaran dari Konsumen menjadi Main Dealer, Klik tombol SUBMIT
Jika tipe pembayaran di bagian Jasa & Part sudak diubah, klik tombol SIMPAN
Untuk proses pembuatan Nota, klik tombol Nota (tombol paling kiri dari data
antrian).
Masukkan Uang Bayar, kemudian tekan Enter

Klik tombol SAVE untuk proses simpan data pembayaran konsumen.

Page
42
Proses Penyelesaian Service KPB

Proses penyelesaian service KPB hampir sama dengan proses service non-kpb :
Proses Cetak Nota Konsumen

Setelah proses penyelesaian service selesai, selanjutnya adalah proses mencetak
nota untuk konsumen.
Pilih Nopol yang diinginkan.

Masukkan Pesan Mekanik untuk service periode berikutnya jika ada.
Klik tombol PRINT untuk proses cetak. Pilih tipe cetakan BESAR, lalu tekan ENTER.
Page
43

3. LAPORAN BENGKEL
Laporan proses transaksi bengkel dapat dilihat di dalam menu Integrated Report
Klik tombol WPP & LBB
Jika proses Closing belum dilakukan, klik tombol Get Closing Date
Kemudian klik tombol Proses Closing Hari Ini
Setelah ada konfirmasi proses closing berhasil, klik tombol WPP & LBB
Masukkan Periode WPP yang diinginkan beserta biaya operasional
Klik tombol Submit

Klik tombol Print Report SLBB & SWPP

Page
44
Laporan WPP & LBB

Untuk laporan WPP & LBB dapat diproses pada menu Service :
Masukkan Periode yang diinginkan
Kemudian pilih WPP, LBB1, atau LBB2 yang ingin dicetak

Klik tombol Print untuk proses cetak.
Page
45

ADMINISTRASI
Proses administrasi dapat digunakan untuk pembuatan user login dan pemberian batasan akses user
pada menu yang terdapat di aplikasi DIMS. Menu administrasi dapat dibuka melalui :
1. MAINTENANCE USER
Maintenance user digunakan untuk membuat username yang digunakan untuk dapat login ke
dalam aplikasi DIMS.
Membuat User Login Baru
- Setelah masuk ke dalam menu maintenance user, klik tombol Add
Masukkan data karyawan yang ingin dibuatkan username login.
Klik tombol Submit untuk proses simpan data.
Page
46


2. MAINTENANCE USER ROLE
Setelah username karyawan berhasil dibuat, username tersebut belum dapat langsung
digunakan karena username tersebut harus diberikan hak akses terhadap program terlebih
dahulu. Pemberian hak akses user terhadap program dapat dilakukan di menu Maintenance
User Role
Setelah masuk ke menu Maintenance User Role
Pilih ID Karyawan yang ingin diberikan hak akses pada program DIMS, kemudian klik
tombol Execute.
Klik tombol Detail untuk menambahkan user role.
Klik tombol ID Role untuk memilih user role yang diinginkan.

Masukkan Tanggal Awal & Akhir berlakukan user role, kemudian klik tombol Submit untuk
proses simpan data.
Ulangi lagi proses pemilihan ID Role sampai semua role yang diinginkan sudah dipilih.
Klik tombol View All untuk melihat user role yang sudah diberikan
Klik tombol Commit untuk proses simpan seluruh data yang telah dipilih.
Page
47


Panduan Ahm Dims

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Panduan Ahm Dims

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Panduan Aplikasi AHM-DIMS

: MENJALANKAN APLIKASI DIMS

Untuk akses user (default) dapat menggunakan, :

Training & Development Department

Panduan Aplikasi AHM-DIMS

Berikut adalah tampilan dari DIMS :

Training & Development Department

Panduan Aplikasi AHM-DIMS

: BEKERJA DENGAN APLIKASI DIMS MASTER DATA

1. TIPE & WARNA MOTOR

Training & Development Department

Proses Update Data Motor :

Panduan Aplikasi AHM-DIMS

Klik tombol ADD untuk menambah data gudang.

Proses Input Data

Proses Edit Data

Training & Development Department

Panduan Aplikasi AHM-DIMS

3. MAINTAIN MASTER PARTNER

Proses Input Data

Isi data Partner sesuai ketentuan

Proses Edit Data

Training & Development Department

Panduan Aplikasi AHM-DIMS

: BEKERJA DENGAN APLIKASI DIMS SPARE PART

Menambahkan Persamaan Nama

Training & Development Department

Panduan Aplikasi AHM-DIMS

Klik tombol Choose, kemudian cari file PDMP yang diinginkan.

TAB PART GROUP

Training & Development Department

Panduan Aplikasi AHM-DIMS

Proses update dapat dilakukan dengan cara berikut :

TAB TYPE vs PART

Training & Development Department

Panduan Aplikasi AHM-DIMS

2. MAINTAIN RACK WAREHOUSE

Menambahkan Data Rak

Klik tombol Add

Menghapus Data Rak

Untuk mengaktifkannya kembali, klik tombol Active.

Training & Development Department

Panduan Aplikasi AHM-DIMS

Training & Development Department

Panduan Aplikasi AHM-DIMS

Training & Development Department

Panduan Aplikasi AHM-DIMS

4. PROSES PURCHASE ORDER

Klik tombol Create untuk membuat PO baru

Klik tombol Add untuk memilih sparepart yang ingin disorder

Training & Development Department

Panduan Aplikasi AHM-DIMS

Training & Development Department

Panduan Aplikasi AHM-DIMS

5. PROSES INVOICE PEMBELIAN PART

Masukkan Nomor Faktur, Tanggal Faktur, dan Tanggal Jatuh Tempo

Pilih Nomor PO sesuai dengan PO yang pernah dibuat.

Proses Invoice Pembelian Part Berdasarkan Data Purchase Order

Training & Development Department

Panduan Aplikasi AHM-DIMS

Klik tombol Add untuk memasukkan item sparepart sesuai dengan PO

Training & Development Department

Panduan Aplikasi AHM-DIMS

Klik tombol Add untuk menampilkan daftar semua sparepart.