PANDUAN PENGGUNAAN

SISTEM APLIKASI E-SIAP ONLINE

V 1.0 Edition – Copyright @2017

1
 PENGANTAR

Puji Syukur Kehadirat Allah SWT karena dengan ijin-Nya maka panduan penggunaan Sistem Aplikasi E-SIAP
Online dapat diselesaikan. Buku panduan ini diharapkan bisa menjadi referesi para pengguna Aplikasi E-
SIAP dalam proses pengoperasiannya. Aplikasi E-SIAP sendiri dibuat untuk membantu proses kerja di
lingkungan bengkel khususnya dalam proses operasional service sepeda motor dan penjualan suku cadang
secara online. Dengan konsep alur kerja yang sederhana dan dengan didukung dengan menu laporan yang
dapat memenuhi kebutuhan internal maupun kebutuhan main dealer setempat, aplikasi ini diharapkan
dapat memberikan sebuah solusi dalam mendukung sistem komputerisasi di bengkel.

Semoga aplikasi ini dapat memberikan manfaat buat kita semua. Jika ada masukan yang dapat
memperkaya aplikasi ini silahkan menghubungi kami, dan kami akan sangat berterima kasih untuk hal
tersebut.

Selamat mencoba.

Tim E-SIAP

2
 BEKERJA DENGAN APLIKASI E-SIAP ONLINE

Untuk dapat mengakses Aplikasi E-SIAP, silahkan masuk ke alamat :

http://e-siap.com/dashboard/

Untuk masuk ke dalam Aplikasi E-SIAP Online, masukkan data user login anda, kemudian klik tombol
Masuk.

3
1. MENU MASTER DATA
Menu Master Data adalah menu yang digunakan untuk memasukkan data awal dari program aplikasi
yang selanjutnya akan digunakan sebagai referensi pada proses transaksi.

IDENTITAS BENGKEL
Merupakan menu yang digunakan untuk menampilkan Informasi Profil Bengkel. Informasi yang ada
dimenu ini akan digunakan sebagai header pada nota pembayaran & berkas laporan.

4
MAINTENANCE KARYAWAN.
Menu ini digunakan untuk memasukkan data karyawan bengkel, khususnya Mekanik.

Proses Tambah Data Karyawan :

1. Klik tombol Tambah, kemudian masukkan semua data karyawan yang diinginkan.
Wajib diisi : Kode Karyawan, Nama, Jabatan, Status
2. Klik tombol Simpan untuk proses simpan data.

Proses Edit Data Karyawan :

1. Pada daftar data keryawan, pilih data yang ingin diedit.
2. Edit data yang diinginkan, kemudian klik tombol Simpan untuk proses simpan perubahan data.

Proses Hapus Data Karyawan :

Data karyawan yang dapat dihapus hanya data karyawan yang belum pernah dihubungkan dengan
suatu proses transaksi apapun di dalam program aplikasi. Jika data karyawan tersebut sudah pernah
dihubungkan dengan suatu proses transaksi, makan yang dapat dilakukan hanya mengganti Status
Aktif data tersebut.
1. Pada daftar data karyawan, pilih data yang ingin dihapus.
2. Klik tombol Hapus untuk proses hapus data.

5
MASTER SUPPLIER
Merupakan menu yang digunakan untuk memasukkan data supplier suku cadang.

Proses Tambah Data Supplier :

1. Klik tombol Tambah, kemudian masukkan semua data supplier yang diminta.
2. Klik tombol Simpan untuk proses simpan data.

Proses Edit Data Supplier :

1. Pada daftar data supplier, pilih data yang ingin diedit.
2. Edit data yang diinginkan, kemudian klik tombol Simpan untuk proses simpan perubahan data.

Proses Hapus Data Supplier :

Data supplier yang dapat dihapus hanya data supplier yang belum pernah dihubungkan dengan suatu
proses transaksi apapun di dalam program aplikasi. Jika data supplier tersebut sudah pernah
dihubungkan dengan suatu proses transaksi, makan yang dapat dilakukan hanya mengganti Status
Aktif supplier tersebut.
1. Pada daftar data supplier, pilih data yang ingin dihapus.
2. Klik tombol Hapus untuk proses hapus data.

6
MASTER GUDANG
Menu ini digunakan untuk memasukkan data gudang penyimpanan suku cadang.

Proses Tambah Data Gudang

1. Klik tombol Tambah Baru
2. Masukkan data gudang yang diinginkan, kemudian klik tombol Simpan.

Proses Edit Data Gudang

1. Pilih Kode Gudang yang ingin diedit pada daftar gudang.
2. Edit inforasi data gudang yang diinginkan,
3. klik tombol Simpan untuk menyimpan hasil perubahan.

7
MASTER RAK
Menu ini digunakan untuk memasukkan data Rak sebagai lokasi penempatan suku cadang di dalam
gudang suku cadang.

Proses Tambah Data Rak

1. Klik tombol Tambah Baru
2. Pilih Lokasi Gudang yang diinginkan, lalu masukkan data rak yang diinginkan, kemudian klik tombol
Simpan.

Proses Edit Data Rak

1. Pilih Kode Rak yang ingin diedit pada dafar rak gudang.
2. Edit inforasi data rak yang diinginkan,
3. klik tombol Simpan untuk menyimpan hasil perubahan.

8
MASTER DISKON PROMOSI
Merupakan menu yang digunakan untuk memasukkan data event/program promosi suku cadang.

Proses Tambah Data Promosi :

1. Klik tombol Tambah, kemudian masukkan semua data suku cadang.
2. Masukkan data
Kode Promo : Kode program promosi
Nama : Nama program promosi
Diskon P : Nilai % diskon promosi
Diskon R : Nilai Rp diskon promosi
Tgl.Awal : Tanggal awal berlaku program promosi
Tgl.Akhir : Tanggal akhir program promosi
3. Klik tombol Simpan untuk proses simpan data.

Proses Edit Data Suku Promosi :

1. Pada daftar data promosi, pilih data yang ingin diedit.
2. Edit data yang diinginkan, kemudian klik tombol Simpan untuk proses simpan perubahan data.

9
MASTER DATA STOCK.
Menu ini digunakan untuk pengaturan data suku cadang yang bersifat intern masing-masing bengkel,
misalnya untuk mengganti harga jual suku cadang.

Proses Edit Data Suku Cadang :

1. Pada daftar data suku cadang, pilih data yang ingin diedit.
2. Edit data yang diinginkan, kemudian klik tombol Simpan untuk proses simpan perubahan data.

10
MASTER MOTOR.
Menu ini digunakan untuk memasukkan data tipe sepeda motor .

Proses Tambah Data Motor :

1. Klik tombol Tambah, kemudian masukkan semua data kendaraan yang diminta.
Kode, diisi sesuai dengan kode/model motor yang ada di STNK
Merk, diisi sesuai dengan merk motor yang diinginkan
Nama & Warna, diisi sesuai dengan nama & warna motor yang diinginkan.
Group KPB, digunakan untuk pengelompokan motor sesuai dengan data KPB.
Jenis, digunakan untuk pengelompokan motor pada laporan bulanan bengkel.
2. Klik tombol Simpan untuk proses simpan data.

Proses Edit Data Motor :

1. Pada daftar data motor, pilih data yang ingin diedit.
2. Edit data yang diinginkan, kemudian klik tombol Simpan untuk proses simpan perubahan data.

Proses Hapus Data Motor :

Data kendaraan yang dapat dihapus hanya data kendaraan yang belum pernah dihubungkan dengan
suatu proses transaksi apapun di dalam program aplikasi. Jika data kendaraan tersebut sudah pernah
dihubungkan dengan suatu proses transaksi, makan yang dapat dilakukan hanya mengganti Status
Aktif data tersebut.
1. Pada daftar data kendaraan, pilih data yang ingin dihapus.
2. Klik tombol Hapus untuk proses hapus data.
11
MASTER GROUP KPB.
Menu ini digunakan untuk memasukan data group jenis KPB sesuai dengan pengelompokan pada buku
perawatan / service berkala.

Proses Tambah Data Group KPB :

1. Klik tombol Tambah.
2. Masukan data yang sesuai yang diminta
Kode, diisi dengan kode group yang diinginkan
Nama, diisi dengan nama group KPB
Harga ASS1, diisi dengan harga klaim bengkel ke main dealer untuk jasa service berkala ke-1
Harga ASS2, diisi dengan harga klaim bengkel ke main dealer untuk jasa service berkala ke-2
Harga ASS3, diisi dengan harga klaim bengkel ke main dealer untuk jasa service berkala ke-3
Harga ASS4, diisi dengan harga klaim bengkel ke main dealer untuk jasa service berkala ke-4
Harga Oli, diisi dengan harga klaim bengkel ke main dealer untuk oli service berkala ke-1
3. Klik tombol Simpan.

Proses Edit Data Group KPB

1. Pilih data group KPB yang diinginkan.
2. Edit data yang diinginkan, kemudian klik tombol Simpan untuk proses simpan perubahan data.
Untuk proses pengurutan data dapat dilakukan dengan cara klik nama kolom dalam daftar data
group KPB.

12
MASTER JASA BENGKEL
Merupakan menu yang digunakan untuk memasukkan data jasa bengkel yang akan digunakan dalam
proses penerimaan service.

Proses Tambah Data Jasa Bengkel :

1. Klik tombol Tambah, kemudian masukkan semua data jasa bengkel yang diminta.
Kode Jasa, diisi Kode Jasa yang diinginkan
Nama, diisi Nama Jasa Service
Group, diisi dengan Group Jasa Service (ASS1; ASS2;ASS3;ASS4;Claim C2; Paket Lengkap; Paket
Ringan; Ganti Oli;Light Repair; Heavy Repair; Job Return) sesuai dengan jasa yang
ditambahkan tersebut.
Estimasi, diisi Estimasi Waktu Pengerjaan
Harga, diisi Harga Jasa
2. Klik tombol Simpan untuk proses simpan data.

Proses Edit Data Jasa Bengkel :

1. Pada daftar data jasa bengkel, pilih data yang ingin diedit.
2. Edit data yang diinginkan, kemudian klik tombol Simpan untuk proses simpan perubahan data.

13
MASTER KONSUMEN.
Menu ini digunakan untuk maintain data konsumen. Untuk proses tambah data konsumen akan
dilakukan saat proses penerimaan service jika memang data konsumen tersebut belum ada.

Proses Edit Data Konsumen :

1. Pada daftar data konsumen, pilih data yang ingin diedit.
2. Edit data yang diinginkan, kemudian klik tombol Simpan untuk proses simpan perubahan data.
Untuk proses pengurutan data dapat dilakukan dengan cara klik nama kolom dalam daftar data
konsumen.

14
MASTER GROUP KONSUMEN.
Menu ini digunakan untuk memasukan data group konsumen atau perusahan/instansi yang memiliki
kontrak kerjasama dengan bengkel. Untuk proses tambah data konsumen akan dilakukan saat proses
penerimaan service jika memang data konsumen tersebut belum ada.

Proses Tambah Data Group Konsumen :

1. Klik tombol Tambah.
2. Masukan data yang sesuai yang diminta
Pembayaran : Jenis pembayaran group member
Diskon Jasa : Nilai diskon jasa (%)
Diskon Parts : Nilai diskon part (%)
Tgl.Awal : Tanggal awal berlaku membership group
Tgl.Akhir : Tanggal akhir berlaku membership group
3. Klik tombol Simpan.

Proses Edit Data Group Konsumen

1. Pilih data group konsumen yang diinginkan.
2. Edit data yang diinginkan, kemudian klik tombol Simpan untuk proses simpan perubahan data.
Untuk proses pengurutan data dapat dilakukan dengan cara klik nama kolom dalam daftar data
group konsumen.

15
MASTER PENGAJUAN PERUBAHAN DATA BENGKEL
Untuk mengupdate data bengkel yang ada pada bagian profil bengkel dapat dilakukan dengan
mengajukan perubahan data ke sistem administrator Esiap melalui menu ini.

Masukkan data perubahan yang diinginkan, kemudian klik tombol Ajukan Perubahan Data ke Admin.
Akan muncul konfirmasi jika perubahan yang diajukan tersebut sudah disetujui oleh sistem
administrator.

16
MASTER PENGAJUAN NAMA SUKU CADANG
Untuk menjaga standasasi dalam pengelolaan data master suku cadang, maka setiap user yang ingin
menambahkan kode master suku cadang yang baru harus melakukan proses pengajuan nama suku
cadang. Hasil proses ini nanti akan diapprove oleh tim ESIAP untuk selanjutnya dapat dimasukkan
dalam kode master suku cadang.

1. Klik Reset, Masukkan informasi suku cadang yang ingin dibuat, kemudian klik tombol Ajukan Nama
Sparepart.

17
2. MENU SUKU CADANG
Menu Suku Cadang adalah menu yang digunakan untuk proses penerimaan, penjualan, dan
pembatalan nota penjualan suku cadang.

ORDER PEMBELIAN (PO)

Menu ini digunakan untuk proses pemesanan suku cadang ke supplier..

1. Klik tombol Tambah untuk memulai proses pembuatan PO Reguler

2. Pada bagian Tipe PO, pilih Reguler.
3. Plih Kode Supplier yang diinginkan, kemudian klik tombol Simpan.
4. Pada bagian Pencarian Suku Cadang, cari Suku Cadang yang ingin dipesan dengan cara
memasukkan Kode atau Nama Suku Cadang.
5. Untuk memasukkan suku cadang ke dalam table daftar pesanan, klik tombol Tambahkan

18
6. Untuk mamasukkan Qty Order yang diinginkan, klik tombol Edit. Kemudian ulangi langkah 4 s/d
langkah 6 untuk suku cadang berikutnya.

7. Klik tombol Simpan jika semua suku cadang yang ingin dipesan sudah dimasukkan dalam table
pesanan.
8. Klik tombol Cetak untuk mencetak bukti pesanan.
9. Klik tombol Send to MD jika pesan sudah dikonfirmasikan ke supplier.

PROSES FORCE CLOSE

Proses force close dilakukan untuk PO yang Jumlah Ordernya masih belum terpenuhi secara
keseluruhan, namun karena supplier tidak dapat memberikan kepastian untuk pemenuhannya maka
PO dapat dianggap selesai dengan cara klik tombol Force Close.

19
PENERIMAAN SUKU CADANG
Menu ini digunakan untuk proses penerimaan suku cadang yang berasal dari pembelian di supplier.
Dari menu ini nantinya akan menambah jumlah stock suku cadang. Berikut contoh proses penerimaan
suku cadang :

Proses Penerimaan Tanpa Referensi PO Pembelian :

1. Klik tombol Tambah untuk memulai proses penerimaan. Masukkan data berikut :
No.Nota : masukkan No.Faktur Pembelian dari supplier.
Supplier : masukkan Kode Supplier
Pembyrn : masukkan Jenis Pembayaran. (Untuk proses Penerimaan Klaim, gunakan kode Claim).
Jth Tempo : masukkan Tgl Jatuh Tempo Pembayaran

2. Klik tombol Simpan untuk proses penyimpanan header data.

3. Pada Kode Suku Cadang, cari Kode Suku Cadang yang sesuai dengan faktur pembelian.
4. Pilih Kode Suku Cadang dan masukkan data sesuai dengan faktur dari supplier

5. Klik tombol Simpan Detail

20
6. Jika ada refisi terhadap item suku cadang yang sudah dimasukkan dalam daftar penerimaan, klik
tombol Hapus pada suku cadang yang diinginkan.

7. Ulangi proses langkah No.3 untuk input data item suku cadang.
8. Jika semua data suku cadang sudah dimasukkan, klik tombol Cetak untuk mencetak Bukti
Penerimaan.

9. Setelah bukti penerimaan diproses, secara otomatis stock suku cadang akan bertambah.

Proses Penerimaan Dengan Referensi PO Pembelian :

1. Klik tombol Tambah untuk memulai proses penerimaan.
2. Masukkan data No.Nota, Kode Supplier, Tgl Faktur, Pembayaran, Tgl.Jth Tempo. Kemudian klik
tombol Simpan.
3. Pilih No.PO Referensi yang pernah dibuat, kemudian klik tombol Search untuk menampilkan data
suku cadang sesuai dengan PO tersebut.

4. Untuk langkah selanjutnya adalah memasukkan data item suku cadang sama seperti proses yang
sudah dijelaskan sebelumnya diatas.

21
NOTA SUKU CADANG
Menu ini digunakan untuk membuat Nota Penjualan suku cadang, baik untuk penjualan secara
langsung atau penjualan yang berdasarkan perintah kerja bengkel.

Berikut ini adalah langkah-langkah proses penjualan suku cadang:

1. Klik tombol Tambah untuk proses pembuatan Nota.
2. Pada Transaksi, pilih Jenis Transaksi yang diinginkan.
3. Pada Sales. Jika Tanpa Service masukkan Kode Frontdesk
Pada Sales. Jika Dengan Service secara otomatis akan terisi Kode Mekanik
4. Pilih Group Konsumen (nilai default : UMUM)
5. Masukkan data konsumen (bisa diinput manual).
6. Klik tombol Simpan untuk proses pembuatan Nomor Nota.

6. Pada bagian pencarian, cari Kode Suku Cadang yang diinginkan.

7. Klik suku cadang yang diinginkan, kemudian masukkan data penjualannya. Klik tombol SImpan
untuk memasukkan item suku cadang tersebut.

22
8. Jika ada refisi pada item suku cadang yang dimasukkan, beri tanda pada suku cadang yang
diinginkan, kemudian kllik tombol Hapus Item

9. Jika semua suku cadang sudah selesai dimasukkan, klik tombol Pembayaran untuk proses
pembayaran nota.

10. Jika proses pembayaran sudah selesai. Klik tombol Cetak untuk proses pencetakan Nota Suku
Cadang

23
PEMBATALAN NOTA SUKU CADANG (NSC)
Proses pembatalan NSC dapat dilakukan jika terjadi kesalahan dalam pembuatan nota atau terjadinya
retur penjualan. Selanjutnya konsumen dapat dibuatkan nota suku cadang pengganti dengan nomor
nota yang baru. Untuk proses pembatalan :
1. Pada bagian No.NSC, klik tombol pencarian data.

2. Pilih Nomor NSC yang ingin dibatalkan, kemudian masukkan Alasan Pembatalan nota.

3. Klik tombol Cek Data untuk melihat detil nota, klik tombol Proses Batal untuk proses pembatalan
nota. Lengkapi Otoritasi yang ada, kemudian klik tombol Lanjutkan.

24
Proses pembatalan NSC akan membuat Retur Suku Cadang, dan secara otomatis qty stock yang
dibatalkan akan kembali ke stock sistem.

KOREKSI NOTA SUKU CADANG

Proses koreksi Nota Suku Cadang dapat dilakukan untuk koreksi nota pada bagian tertentu, yaitu :
Jenis Transaksi, Nama Sales, dan Jenis Pembayaran. Selain itu konten yang ada di nota tidak dapat
dikoreksi.
1. Pada bagian No.NSC, klik tombol pencarian data.

2. Pilih No. NSC yang ingin dikoreksi, kemudian masukkan Alasan Koreksi nota.

25
3. Klik tombol Cek Data untuk melihat detil nota, kemudian perbaiki data yang ingin dikoreksi.
4. klik tombol Simpan Perubahan untuk proses koreksi nota. Lengkapi Otoritasi yang ada, kemudian
klik tombol Lanjutkan.

PEMBATALAN SURAT PENERIMAAN GUDANG (SPG)

Proses pembatalan SPG dapat dilakukan jika terjadi kesalahan dalam proses penerimaan suku cadang
dari supplier. Untuk alur proses pembatalan surat penerimaan gudang sama seperti proses
pembatalan nota konsumen.

26
PROSES STOCK OPNAME
Menu ini digunakan untuk proses menyesuaikan jumlah stock suku cadang yang ada di gudang dengan
jumlah yang ada di sistem database.
1. Klik tombol Tambah untuk proses baru.
2. Masukkan Nama Petugas Pencatat, kemudian klik tombol Simpan.

3. Masukkan data suku cadang yang ingin distock opname :

4. Jika semua suku cadang yang diinginkan sudah dimasukkan, klik tombol Form Cek Fisik untuk
mencetak form yang akan digunakan untuk menghitung stock fisik secara manual di gudang.

27
 Form pengecekan digunakan untuk mencatat jumlah suku cadang yang ada di gudang dan
dilakukan perhitungan secara manual. Hasil pencatatan ini akan dijadikan acuan proses berikutnya.
5. Jika proses penghitungan stock fisik di gudang sudah selesai, masukkan data hasil pencatatan
dalam daftar suku cadang, klik tombol Edit pada suku cadang yang diinginkan.

masukkan Qty Fisik hasil proses pengecekan, klik tombol OK

6. Jika data sudah selesai dimasukkan, klik tombol Validasi Data

7. Klik tombol Cetak untuk mencetak hasil stock opname.

Proses stock opname hanya menunjukkan item suku cadang yang qty fisik gudang berbeda dengan qty
di sistem. Proses stock opname tidak merubah qty stock di sistem. Untuk proses penyesuaian stock di
sistem dapat menggunakan proses Penerimaan Stock Gudang atau Pengeluaran Retail dengan
menggunakan Jenis Transaksi Penyesuaian Stock

28
3. MENU BENGKEL

Menu ini merupakan tempat untuk memproses aktifitas yang dilakukan di bengkel mulai dari absensi
mekanik sampai dengan pembuatan nota.

ABSENSI MEKANIK
Menu ini digunakan untuk proses pencatatan kehadiran mekanik. Hanya mekanik yang statusnya hadir
di sistem yang nantinya dapat dipanggil untuk proses pengerjaan perintah kerja bengkel.
Berikut proses absensi mekanik :
1. Masukkan Kode Mekanik, tekan Enter pastikan kode mekanik sudah terdaftar.
2. Pilih Status Kehadiran.

3. Klik tombol Simpan untuk proses pencatatan status kehadiran mekanik.

29
PERINTAH KERJA / ENTRY FORM SA
Menu ini digunakan untuk memasukkan data konsumen yang akan melakukan service sampai dengan
proses pembuatan Nota Suku Cadang dan Nota Jasa Bengkel.

1. Untuk memasukkan data baru, klik tombol Tambah.

2. Masukkan No.Urut konsumen.
3. Masukkan Data Konsumen, klik tombol pencarian untuk menampilkan data konsumen lama.

Jika No.Polisi belum terdaftar di sistem (konsumen baru), klik tombol Tambah Konsumen.

- Masukkan Data Konsumen sesuai dengan kolom yang ada. Khusus untuk Wilayah dapat
memilih langsung dari daftar yang telah tersedia.

30
 - Jika data sudah dimasukkan, klik tombol Simpan untuk proses simpan data konsumen baru.
- Data Konsumen sudah bisa ditampilkan di menu perintah kerja bengkel.

4. Jika data konsumen sudah bisa ditampilkan. Selanjutnya masukkan Kondisi Awal, Keluhan
Konsumen, KM Motor, Status BBM, Konfirmasi Konsumen, Alasan Datang & Catatan Mekanik.

5. Klik tombol Simpan untuk proses simpan data header perintah kerja bengkel.
6. Masukkan Jasa Bengkel yang diinginkan.

Klik tombol Tambah untuk menampilkan daftar jasa service

Klik 2x Jasa yang diinginkan, jika semua jasa yang diinginkan sudah dipilih tutup daftar list jasa.

31
 Untuk pengaturan Diskon dan Jenis Pembayaran dapat dilakukan dengan cara klik tombol Edit
pada Kode Jasa yang diinginkan, lalu sesuaikan data diskon & jenis pembayaran. Klik tombol
Simpan untuk proses simpan data.

Untuk menghapus data jasa service yang sudah dimasukkan dalam daftar PKB, klik tombol Hapus
pada jenis jasa yang diinginkan.
7. Masukkan Suku Cadang yang diinginkan.

Klik tombol Tambah untuk menampilkan daftar suku cadang

Cari Suku Cadang yang diinginkan dan jika sudah ditemukan, klik 2x untuk memasukkannya.
Jika semua suku cadang yang diinginkan sudah dipilih, tutup menu mencarian suku cadang
tersebut.

32
Untuk pengaturan Qty, Diskon dan Jenis Pembayaran dapat dilakukan dengan cara klik tombol
Edit pada suku cadang yang diinginkan, lalu sesuaikan data qty, diskon & jenis pembayaran. Klik
tombol Simpan untuk proses simpan data.

Untuk menghapus data suku cadang yang sudah dimasukkan dalam daftar PKB, beri tanda Centang
dibagian Pilih pada suku cadang yang diinginkan, lalu klik tombol Hapus.

33
8. Klik tombol Cetak PKB untuk mencetak Perintah Kerja Bengkel.

9. Jika motor sudah siap untuk dikerjakan oleh mekanik, klik tombol Mulai Dikerjakan, kemudian
pilih Mekanik yang mengerjakan. Perintah Kerja Bengkel yang sudah dicetak diserahkan ke
mekanik sebagai dasar service yang akan dilakukan.

10. Selama proses pengerjaan service, jika ada penambahan jasa & pergantian suku cadang maka
mekanik dapat memberikan catatan di lembar perintah kerja bengkel.
11. Jika proses service sudah selesai, dalam arti sudah tidak ada lagi penambahan jasa service atau
pergantian suku cadang, mekanik menyerahkan kembali Perintah Kerja Bengkel ke petugas
administrasi.

34
12. Pastikan semua jasa & suku cadang tambahan sudah dimasukkan, klik tombol Selesai.
13. Klik tombol Proses Nota untuk proses pembayaran, masukkan Nilai Pembayaran kemudian klik
tombol Bayar.

14. Klik tombol Cetak Nota untuk membuatkan Nota Jasa Bengkel & Nota Suku Cadang, pilih bentuk
Nota yang diinginkan.

Bentuk Nota Gabungan :

35
Bentuk Nota Terpisah :

36
NJB Tambahan, berfungsi untuk membuat NJB tambahan dengan menggunakan No.PKB yang sudah
pernah dibuatkan NJB sebelumnya. Fasilitas ini biasanya digunakan untuk menambahkan jasa service
yang belum dimasukkan pada NJB sebelumnya.

1. Klik tombol Tambah, lalu cari No.PKB yang ingin diinginkan, klik tombol Gunakan untuk memilih
PKB yang diinginkan.

2. Pilih Jasa Service yang diinginlan, Klik tombol Simpan untuk simpan data

37
3. Jika semua item jasa tambahan sudah dimasukkan, klik tombol Pembayaran untuk input data
pembayaran konsumen.

4. Masukkan nilai pembayaran, kemudian klik tombol Bayar.

5. Klik tombol Cetak Nota untuk proses cetak Nota Jasa Bengkel

NSC Tambahan, berfungsi untuk membuat NSC tambahan dengan menggunakan No.PKB yang sudah
pernah dibuatkan NSC sebelumnya. Fasilitas ini biasanya digunakan untuk menambahkan suku cadang
yang belum dimasukkan pada NSC sebelumnya. Untuk prosesnya sama seperti proses penjualan Direct
Sales Suku Cadang, namun jenis transaksinya menggunakan Kode 13 (Workshop) dan harus
menasukkan No.PKB referensinya.

38
PEMBATALAN NOTA JASA BENGKEL
Menu ini digunakan untuk proses pembatalan Nota Jasa Bengkel jika terjadi kesalahan dalam
pembuatannya.
1. Masukkan No. NJB & Alasan Pembatalan, kemudian klik tombol Cek Data.

2. Pastikan data nota yang ingin dibatalkan sudah benar.

3. Klik tombol Proses Batal, Masukkan Kode & Password Otorisasi

KOREKSI NOTA JASA BENGKEL

Menu ini digunakan untuk proses koreksi Nota Jasa Bengkel pada bagian Kode Mekanik dan Jenis
Pembayaran, sedangkan bagian lain dalam isi nota tersebut tidak dapat diedit.
1. Masukkan No. NJB & Alasan Refisi, kemudian klik tombol Cek Data.

2. Klik tombol Simpan Perubahan, Masukkan Kode & Password Otorisasi.

39
KOREKSI PERINTAH KERJA

Menu ini digunakan untuk koreksi KM, Kode Mekanik, dan Durasi pengerjaan PKB.

1. Cari No PKB yang diinginkan.

2. Edit langsung data KM, Kode Mekanik, dan Durasi pengerjaan PKB.

DATA HISTORIKAL
Menu ini digunakan untuk mencetak data historikal konsumen sehingga bisa diketahui riwayat service
dan pergantian suku cadang yang pernah dilakukan.

40
4. MENU UTILITAS
Menu ini digunakan untuk proses pendukung dalam aplikasi ini.

PENGELUARAN KAS
Menu ini digunakan untuk proses pencatatan pengeluaran kas bengkel.
1. Untuk menambah data baru, klik tombol Tambah.
2. Pilih Group Klasifikasi Pengeluaran Kas
3. Masukkan No.Nota Referensi Pengeluaran Kas
4. Masukkan Tgl Nota
5. Masukkan Keterangan / Penjelasan Pengeluaran Kas
6. Masukkan Jumlah Pengeluaran Kas.
7. Klik tombol Simpan untuk proses simpan data.

41
PENERIMAAN KAS
Menu ini digunakan untuk proses pencatatan penerimaan kas bengkel.
1. Untuk menambah data baru, klik tombol Tambah.
2. Pilih Group Klasifikasi Penerimaan Kas
3. Masukkan Data Konsumen
4. Masukkan No.Referensi
5. Masukkan Keterangan / Penjelasan Penerimaan Kas
6. Masukkan Jumlah Penerimaan Kas.
7. Klik tombol Simpan untuk proses simpan data.

42
CETAK ULANG NOTA SUKU CADANG
Menu ini digunakan untuk proses cetak ulang nota suku cadang. Cetak ulang yang dimaksud tidak
dapat merubah isi nota yang ada.

CETAK ULANG NOTA JASA BENGKEL

Menu ini digunakan untuk proses cetak ulang nota jasa bengkel. Cetak ulang yang dimaksud tidak
dapat merubah isi nota yang ada.

CETAK ULANG NOTA GABUNGAN

Menu ini digunakan untuk proses cetak ulang nota gabungan. Cetak ulang yang dimaksud tidak dapat
merubah isi nota yang ada.

43
CETAK ULANG PERINTAH KERJA BENGKEL
Menu ini digunakan untuk proses cetak ulang perintah bengkel. Cetak ulang yang dimaksud tidak
dapat merubah isi nota yang ada.

GANTI PASSWORD
Menu ini digunakan untuk mengganti password user yang aktif.

44
5. MENU LAPORAN
Menu Laporan berisi laporan yang terdiri dari :

LAPORAN STANDARD BENGKEL

- Laporan Bulanan Bengkel (LBB-1)

45
- Laporan Bulanan Bengkel (LBB-2)

- Workshop Performance Paramenter (WPP)

46
- Rekap Nota Jasa Bengkel

- Rekap Nota Suku Cadang

- Laporan Penjualan Suku Cadang

47
- Laporan Stock Gudang

- Laporan Performa Mekanik (Internal)

- Laporan Performa Mekanik (Unit Entry)

- Laporan Pendapatan Gabungan

48