Term of Reference

Jasa Konsultan untuk desain teknis/arsitektural dan rancangan ruangan

Termasuk kelengkapan dan kesesuaian interior Kantor baru Yayasan Tifa
18 Office Park, Jl. TB Simatupang Kav. 18
Pasar Minggu Jakarta Selatan

Latar Belakang
Informasi gedung kantor baru:
Tower: A
No. Unit: Level 15, unit A15B; A15C; A15D
Luas Netto: 591,26 m2
Kami lampirkan juga bersama dengan TOR ini informasi hardcopy simulasi perhitungan luas masingmasing ruangan referensi dari manajemen pengembang gedung.
Berikut adalah informasi denah lantai kantor:

Yayasan Tifa membutuhkan desain arsitektur dan rencana ruang untuk mendapatkan interior kantor
yang sesuai. Rencana ruang diharapkan dapat mengoptimisasikan pemanfaatan dari ruang dan
perabotan, perlengkapan, peralatan dan aksesoris dan dapat meningkatkan suasana kerja yang efektif
dan efisien.

Tifa Foundation

Term Of Reference - Office Architect

Page 1 of 6

Kebutuhan Desain Umum

A. Arsitektural
a. Floor Plan
b. Furniture Layout
c. Fixed Counters and Cabinet Details
d. Signage and Graphic Layout
e. Multi-media Equipment Layout
f. Floor Pattern Layout
g. Reflected Ceiling Plan
h. Elevation and Wall Details
i. Sections
j. Spot Details
k. Interior Perspectives
B. Elektrikal
a. Lighting Layout
b. Power Layout
c. Emergency Power Scheme (if required)
d. Auxiliary Layout: Telephone, LAN (structured cabling and WiFi)
e. AC Layout
f. CCTV Layout (to be confirm)
g. Sound System Layout or Paging System (if required)
h. New Computation and Schedule of Loads
C. Mekanikal dan Proteksi terhadap kebakaran
a. Sprinkler Layout
b. Emergency Exit Route Layout

Ruang Lingkup Pekerjaan

Pada proyek ini, konsultan harus melakukan pekerjaan seperti berikut:
A. Desain Arsitektur dan Teknis
Menyiapkan dan mengirimkan kepada Yayasan Tifa ditujukan kepada Office and Human
Resources Manager desain awal dan pemahamannya terhadap kebutuhan arsitektur gedung
dan perencanaan teknis berdasarkan harapan pemilik.
Setiap bagian dari desain arsitektur dan teknis merujuk kepada pengembangan dokumendokumen yang terdiri dari:
1. Interior Floor Plans with Furniture and Fixtures Layout
2. Ceiling and Lighting Design
3. Signage and Decals Details
4. Interior Elevations and Sections
5. Perspectives
6. Electrical, LAN, DATA, CCTV and other Auxiliary Layout
7. Outline Specifications/Schedule of Finishes
8. Area Tabulation, other details and Budgetary estimate
Keseluruhan rencana dan dokumen-dokumen diatas tersebut dipersiapkan and ditandatangani
hanya oleh arsitek atau insinyur yang terdaftar.

Tifa Foundation

Term Of Reference - Office Architect

Page 2 of 6

B. Jasa Desain/Perencanaan Ruang

1. Mempersiapkan dan mengirimkan kepada Yayasan Tifa ditujukan kepada Office and Human
Resources Manager paling sedikit 2 (dua) desain awal rencana ruang kantor yang terdiri dari
(i) gambar dan (ii) contoh asli material.
a. Rancangan ruang kantor merujuk kepada desain dan rencana atau desain interior
kantor secara keseluruhan, seperti, tetapi tidak terbatas pada skema, desain,
penyempurnaan, warna dan material, rancangan dari ruang interior kantor,
furniture, fixtures, perlengkapan dan aksesorisnya. Rancangan ruang kantor juga
harus termasuk estimasi biaya dari material-material yang digunakan dan detail
pekerjaan dan spesifikasi lainnya.
b. Rancangan ruang kantor juga harus mencakup area-area berikut:
- IT Office
- Lobi dan ruangan-ruangan meeting
- Area penerimaan tamu
- Tempat-tempat kerja staff
- Pantries
- Area-area lainnya
c. Interview dengan beberapa staf dengan fungsi/unit tertentu untuk membantu
mendapatkan konsep rancangan lebih partisipatif
d. Sementara menyelesaikan desain konseptual awal, Konsultan harus mendiskusikan
rancangan ruang kantor secara detail, termasuk konsep yang diinginkan, dengan
Office and Human Resources Manager. Konsultan juga harus mensurvey kantor
Yayasan Tifa yang lama untuk mempertimbangkan furniture, fixture, perlengkapan
dan aksesoris kantor dengan yang digunakan sekarang.
e. Desain konseptual awal selengkapnya harus melalui persetujuan dari Office and
Human Resources Manager

2. Mempersiapkan dan mengirimkan rancangan final ruang kantor

a. Rancangan final ruang kantor harus mencakup semua hal seperti, tetapi tidak
terbatas pada, floor plans, sectional perspective drawings, color photographs and
color sample boards, detail dan spesifikasi termasuk perkiraan biaya-biaya yang
ditimbulkan.
b. Rancangan final ruang kantor harus melalui persetujuan Office and Human
Resources Manager
C. Jasa Konsultasi
1. Memberikan asistensi teknis dalam proses pengadaan untuk perlengkapan konstruksi dan
pembelian barang-barang dan jasa (furniture, fixtures, articles, dan lain-lain) untuk
keperluan implementasi teknis dan arsitektural dan rancangan ruangan. Jasa tersebut harus
ternasuk seperti disebutkan dibawah ini, diantaranya:
a. Asistensi dalam mempersiapkan TOR untuk melengkapi, barang-barang dan jasa,
spesifikasi teknis, jadwal yang dibutuhkan, dan dokumen-dokumen terkait lainnya yang
dibutuhkan untuk pengadaan.
b. Asistensi terhadap evaluasi dari spesifikasi teknis, jadwal yang dibutuhkan dan
dokumen-dokumen terkait lainnya yang dikirimkan oleh penawar-penawar selama

Tifa Foundation

Term Of Reference - Office Architect

Page 3 of 6

proses bidding untuk memastikan kesesuaian dokumen-dokumen bidding yang

dikirimkan oleh Yayasan Tifa.
2. Memberikan asistensi konsultasi dalam pemantauan oleh Office and Human Resources
Manager dalam kemajuan dari implementasi teknis/arsitektural dan rancangan ruangan.
3. Setelah selesainya proyek, Konsultan harus mengirimkan laporan evaluasi untuk menilai
apakah desain/rancangan ruangan sudah sesuai dan terpenuhi.
D. Jasa Lainnya
1. Konsultan harus terlibat dalam diskusi antara Yayasan Tifa dan kontraktor/supplier yang
melengkapi, furniture kantor, fixtures dan aksesoris terkait persetujuan rancangan desain.
2. Konsultan harus melakukan pekerjaan-pekerjaan dan fungsi-fungsi yang mungkin akan
ditugaskan oleh Yayasan Tifa dari waktu ke waktu terkait hal teknis/arsitektural dan
rancangan ruangan kantor.

Jadwal
A. Desain teknis/arsitektural dan rancangan ruangan kantor seperti dijelaskan diatas akan
dikerjakan dalam waktu 1 (satu) bulan sejak diterbitkannya surat pemberitahuan untuk memulai
pekerjaan oleh Yayasan Tifa, tanpa prasangka apapun yang mungkin dilakukan oleh Yayasan Tifa
tanpa biaya tambahan.
B. Setelah selesai proyek desain teknis/arsitektural dan rancangan ruangan kantor, Konsultan
harus terus memberikan jasa dan konsultasi teknis selama proses pengadaan sampai dengan
berakhirnya proyek.
C. Konsultan, bagaimanapun, tidak bertanggungjawab terhadap kegagalan pekerjaan konstruksi
yang dilakukan kontraktor/supplier terkait dokumen konstruksi.

Kriteria Penerimaan
Proyek dianggap selesai sepenuhnya setelah pengiriman semua hasil rancangan-rancangan yang
dibutuhkan, dokumen-dokumen dan penyelesaian pekerjaan dan materi-materi lain seperti dijelaskan
sebelumnya pada bagian Agenda dan Ruang Lingkup Pekerjaan sesuai kepuasan yang diterima oleh
pihak Yayasan Tifa.

Tanggungjawab
Konsultan dan Yayasan Tifa akan berbagi tanggungjawab untuk tercapainya keberhasilan dari proyek ini.
Konsultan wajib:
1. Melaporkan kepada dan menjadi bagian dibawah supervisi langsung Pimpinan Proyek yang
ditunjuk Yayasan Tifa terkait implementasi proyek;
2. Mengirimkan laporan kepada Pimpinan Proyek yang ditunjuk oleh Yayasan Tifa sebagaimana
dibutuhkan;
3. Mengirimkan proposal terakhir kepada Human Resources and Office Manager untuk
persetujuan melalui Pimpinan Proyek; dan
4. Bertanggungjawab terhadap perangkat-perangkat yang dibutuhkan untuk mencapai
keberhasilan dari semua pekerjaan sesuai dengan yang tercantum pada Ruang Lingkup
Pekerjaan, kecuali yang dilakukan berdasarkan persetujuan kedua belah pihak.
Tifa Foundation

Term Of Reference - Office Architect

Page 4 of 6

Yayasan Tifa wajib:

1. Memberikan ruang kerja yang mungkin dibutuhkan oleh Konsultan;
2. Memberikan fasilitas komputer, printer dan akses internet kepada konsultan yang merupakan
persetujuan dari Pimpinan Proyek; dan
3. Memberikan akses untuk dokumen-dokumen dan data-data yang dibutuhkan oleh Konsultan
melalui persetujuan dari Pimpinan Proyek.

Kualifikasi dan Kompetensi

Konsultan harus memiliki hal-hal berikut ini:
1. Memiliki pengalaman selama paling sedikit 5 tahun dalam melakukan pekerjaan desain
perancangan ruangan dan perlengkapan kantor dan pernah menyelesaikan proyek-proyek
serupa dengan biaya proyek setidaknya 50% dari budget proyek yang diajukan oleh Yayasan
Tifa.
2. Kreativitas, keahlian teknis dan penilaian warna dan corak yang baik dalam menentukan pilihan
perlengkapan dan pendukungnya untuk memberikan kesan Yayasan Tifa adalah sebuah
perusahaan menarik dan nyaman dengan biaya yang wajar;
3. Manajemen waktu yang baik meskipun sedang melakukan pekerjaan lain, agar terhindar dari
keterlambatan dalam jadwal pelaksanaan proyek;
4. Memiliki pengetahuan yang cukup mengenai ergonomis agar dapat memastikan keamanan dan
kenyamanan bagi staf Yayasan Tifa;
5. Patuh terhadap standar keamanan yang ketat yang berhubungan dengan peraturan bangunan
sehingga tidak menimbulkan kecelakaan selama pekerjaan; dan
6. Tanggap dalam menjalankan keputusan dan mampu untuk menentukan solusi yang terbaik,
dalam hal kualitas dan waktu, sampai dengan komplikasi masalah yang mungkin terjadi selama
proyek berjalan.

Biaya dan Pembayaran Kontrak

1. Yayasan Tifa sudah mengalokasikan dana dengan total sebesar 5% maksimal biaya total RAB
sebagai professional fee untuk Konsultan desain/Perancang ruang kantor sudah termasuk pajak.
2. Konsultan wajib diberikan 15% untuk biaya mobilisasi selama proses penandatanganan kontrak
dan dicantumkan dalam surat pembayaran. Sisa-nya harus dibayarkan melalui proses
pembayaran (mohon merujuk kepada jadwal kegiatan dan pembayaran dibawah) dan dikenakan
biaya sesuai dengan pajak yang berlaku.
Jadwal kegiatan dan pembayaran adalah sesuai berikut ini:
Kegiatan
A.
1.
B.
1.

Tifa Foundation

Mobilisasi
Selama proses penandatanganan kontral
Jasa Desain:
Persetujuan desain konseptual awal yang
terlengkap selama 2 minggu sejak
pemberitahuan untuk memulai pekerjaan

Pembayaran
(Jumlah dan persentase dari kontrak Konsultan)
(15%)

Term Of Reference - Office Architect

(15%)

Page 5 of 6

Kegiatan
2. Persetujuan desain interior terakhir
selama 2 minggu sejak pemberitahuan
untuk memulai pekerjaan
C. Jasa Konsultasi
1. Asistensi teknis selama proses bidding
a. Penyelesaian dokumen bidding
b. Pemberitahuan untuk memulai
proses kepada suplier terpilih
2. Laporan terkait implementasi dari
rancangan ruang kantor:
Persetujuan laporan terakhir yang
menunjukkan bahwa Kontraktor/Suplier
sudah sesuai dengan rancangan ruang
kantor, desain interior, perlengkapan,
furniture, fixture dan aksesoris kantor

Pembayaran
(Jumlah dan persentase dari kontrak Konsultan)
(20%)

(20%)
(10%)

(20%)

Kondisi Umum
1. Semua hal terkait pajak yang berlaku dibayarkan oleh Konsultan
2. Semua transaksi dikenakan pemotongan pajak yang berlaku
3. Konsultan wajib mengirimkan dokumen-dokumen seperti disebutkan berikut:
3.1. Letter of Intent;
3.2. Curriculum Vitae lengkap dengan profil diri dan pekerjaan serupa yang sukses diselesaikan
3.3. Salinan lisensi, gelar dan sertifikat;
3.4. Nomor wajib pajak
3.5. Pengalaman (daftar klien dan alamatnya termasuk nomor kontraknya) dan bukti kepuasan
terhadap hasil dan performa dari klien utama; dan
3.6. Paling sedikit 3 contoh proyek yang pernah diselesaikan (termasuk desain dan gambarnya);
4. Masa berlaku harga penawaran selama 30 hari sejak dikirimkannya Letter of Intent.
5. Penawaran harus berdasarkan harga pasti dan tidak dikenakan kenaikan harga selama
implementasi kontrak
6. Jika Konsultan gagal dalam menjalankan tugas dan pekerjaannya selama jadwal pekerjaan atau
jadwal implementasi proyek yang telah ditentukan, termasuk waktu perpanjangan yang telah
diberikan, jika ada atau terjadi, pihak konsultan harus bertanggungjawab untuk permasalahan
yang terjadi dalam jumlah yang sama dengan 0,001% dari keterlambatan pekerjaan yang telah
dijadwalkan untuk kinerjanya setiap terjadi keterlambatan setiap harinya. Permasalahan yang
telah diselesaikan tetap dipertanggungjawabkan sampai jasa terkait diselesaikan dengan baik
atau dilakukan dan diterima oleh Yayasan Tifa

Tifa Foundation

Term Of Reference - Office Architect

Page 6 of 6