Anda di halaman 1dari 12

KEBIJAKAN OPERASI DAN AKUTANSI NO.003/06 PT.

BANK INA PERDANA


PANDUAN CONTINGENCY PLAN

BAB I
PENDAHULUAN

Panduan Contingency Plan ini disusun sebagai referensi dalam melaksanakan


tindakan-tindakan yang diperlukan untuk mengatasi krisis. Panduan ini harus
dievaluasi setidaknya 1 kali dalam 3 tahun dan diadakan perubahan bila dianggap
perlu, disesuaikan dengan perkembangan yang terjadi.
Keadaan krisis/darurat merupakan suatu keadaan yang tidak diharapkan, tetapi
tidak dapat dihindarkan. Dalam keadaan darurat diperlukan tindakan penanganan
yang terkoordinasi agar keadaan tersebut dapat diatasi dengan baik.

A. DEFINISI

1. Contingency Plan adalah suatu rencana tindakan atau tahapan pekerjaan


yang harus dilaksanakan Bank dalam menghadapi kondisi
darurat/siaga/krisis yang dapat mengganggu kegiatan operasional Bank
dan/atau mempengaruhi kualitas layanan kepada nasabah, atau yang
menyebabkan Bank tidak dapat beroperasi secara normal pada suatu periode
waktu tertentu.

2. Tujuan dari Contingency Plan adalah:

a. Menjaga kelangsungan operasional Bank, khususnya pada berbagai


aspek bisnis yang kritis, sehingga tetap mampu memberikan standar
minimal layanan kepada nasabah pada saat terjadi krisis maupun
kondisi darurat (emergency);

b. Menjaga keamanan data nasabah maupun dokumen Bank.

c. Menghindari risiko kerugian yang lebih besar, dalam hal kondisi krisis
tidak dapat dikendalikan lagi;

d. Menjaga keselamatan karyawan maupun nasabah.

3. Komite Penanggulangan Krisis adalah unit kerja yang berada di Kantor Pusat
yang terdiri dari pejabat senior Bank yang membawahi bidang kerja
Teknologi dan Sistem Informasi, Operasi, Marketing/Unit Bisnis, Treasury
Operasi, SKAI dan Manajemen Risiko, yang pelaksanaannya dilakukan
dibawah koordinasi Direktur Operasi. Unit kerja ini bertugas mengevaluasi

1
KEBIJAKAN OPERASI DAN AKUTANSI NO.003/06 PT. BANK INA PERDANA
PANDUAN CONTINGENCY PLAN

dan menentukan tingkat kewaspadaan (alertness) dari suatu kondisi


darurat/siaga, misalnya: normal, waspada, siaga, atau darurat, serta
menentukan tindakan yang harus dilakukan untuk mengantisipasi kondisi
darurat tersebut.

4. Tim Contingency Plan adalah unit kerja yang dibentuk di setiap cabang, yang
bertugas melakukan langkah-langkah aksi dari suatu kondisi kondisi
darurat/siaga/krisis, di bawah koordinasi Komite Penanggulangan Krisis.
Ketua Tim Contingency Plan secara otomatis dipegang oleh Pimpinan Cabang.

5. Kondisi Krisis/Siaga atau Darurat adalah kondisi terdapat/terjadi ancaman


dan/atau gangguan yang dapat mengganggu kegiatan operasional dan
layanan Bank, menimbulkan kerugian atau kerusakan pada kekayaan Bank,
membahayakan keselamatan karyawan dan nasabah, mengakibatkan
kerusakan dan/atau kehilangan data finansial maupun non finansial dan/atau
dokumen yang dimiliki oleh Bank, sebagai akibat perubahan kondisi yang
mendadak dan tidak diperkirakan sebelumnya, antara lain:

a. Menurut faktor lokasi, kondisi darurat dapat terjadi di satu unit kerja,
beberapa unit kerja, atau di seluruh kantor cabang, dan dapat pula
terjadi di seluruh kantor Bank.

b. Dilihat dari faktor lamanya waktu (duration), kondisi darurat dapat


terjadi untuk beberapa saat, atau dalam jangka waktu yang lebih
panjang, misalnya melebihi satu hari.

c. Jenis gangguan yang terjadi dapat berupa:

i. Faktor-faktor internal seperti tidak berfungsinya sistem otomasi


yang digunakan, kehilangan/kerusakan data finansial maupun non
finansial Bank, peningkatan volume pekerjaan (workload) secara
signifikan, aksi pemogokan oleh karyawan Bank, dan lain-lain;

ii. Faktor-faktor eksternal, seperti:

 Bencana alam, banjir, kebakaran, gempa bumi, dan lain-lain;


 Kerusakan dan gangguan listrik, telepon/alat komunikasi,
dan lain-lain;
 Pemogokan sarana transportasi umum atau angkutan darat
lainnya;
 perampokan
 Sabotase, huru-hara, terorisme, bom;
2
KEBIJAKAN OPERASI DAN AKUTANSI NO.003/06 PT. BANK INA PERDANA
PANDUAN CONTINGENCY PLAN

 Perang, dan lain-lain.

Dampak risiko kerugian, baik secara finansial maupun non-finansial, yang


ditimbulkan oleh suatu kondisi siaga/darurat, dipengaruhi oleh faktor lokasi
dan lamanya waktu kejadian, serta jenis gangguan yang terjadi.

B. FUNGSI

Fungsi Contingency Plan adalah keadaan darurat dapat diatasi dengan baik
dengan melaksanakan hal-hal berikut :

1. aktivitas operasional Bank yang utama/minimum dapat tetap berjalan,


dan/atau
2. penyelamatan karyawan dan nasabah Bank, dan/atau
3. pelindungan inventaris Bank, dan/atau
4. meminimalkan kerugian yang mungkin terjadi.

C. PANDUAN PENILAIAN

1. Panduan Penilaian Risiko paling tidak harus mengatur mengenai:

a. Standar kriteria yang akan digunakan untuk menilai/mengevaluasi


dampak potensi kerugian/kerusakan dari suatu kondisi darurat, yang
dibedakan sebagai berikut:
i. Low Impact, yaitu kondisi yang dapat mempengaruhi kualitas
layanan kepada nasabah, tetapi tidak mengganggu kegiatan
operasional yang normal dan alur proses pembukuan, serta tidak
menimbulkan kerugian finansial, misalnya gangguan karena
system hang, pemogokan karyawan.

ii. Medium Impact, yaitu kondisi yang dapat mempengaruhi


kegiatan operasional dan menghambat alur proses pembukuan,
serta menyebabkan terganggunya arus dana Bank (cash flow) dan
berpotensi menyebabkan timbulnya publikasi negatif, misalnya
kebakaran, kerusakan permanen pada system.
iii. High Impact, yaitu kondisi yang dapat menyebabkan kegiatan
operasional tidak dapat dilaksanakan, serta berpotensi
menimbulkan kerugian finansial atau kerusakan asset secara
substansial, misalnya huru-hara, bom.

3
KEBIJAKAN OPERASI DAN AKUTANSI NO.003/06 PT. BANK INA PERDANA
PANDUAN CONTINGENCY PLAN

b. Kriteria kondisi lingkungan yang berpotensi menimbulkan gangguan,


seperti lokasi yang rawan gempa atau banjir, lokasi yang rawan konflik
(etnis maupun agama), huru-hara, lokasi dekat pusat demo, lokasi
dekat kedutaan besar yang kritis, dll.

c. Identifikasi atas hal-hal yang perlu diselamatkan apabila terjadi kondisi


darurat.

d. Rencana tindakan yang harus dilakukan untuk setiap kondisi


darurat/siaga.

2. Proses penilaian risiko suatu kondisi darurat harus dilakukan secara


komprehensif dan hati-hati, sehingga dapat diperoleh gambaran mengenai
potensi kerugian yang mungkin terjadi dengan mempertimbangkan kondisi
infrastruktur di Cabang/Unit Kerja. Berdasarkan hasil penilaian tersebut
dapat ditentukan bentuk tindakan yang perlu dilakukan secara relevan, yang
disesuaikan dengan situasi dan dampak potensi kerugian/kerusakan yang
terjadi. Sebagai acuan umum adalah sebagai berikut:

a. Low Impact, maka tidak perlu dilakukan tindakan siaga dan Cabang/Unit
Kerja tetap dapat melanjutkan kegiatan operasionalnya secara normal.

b. Medium Impact, maka Cabang/Unit Kerja dapat melaksanakan


Contingency Plan agar tetap dapat melakukan kegiatan operasional
secara terbatas (minimum operasional), dengan memperhatikan potensi
kerugian yang mungkin timbul.

c. High Impact, maka Cabang/Unit Kerja wajib melaksanakan Contingency


Plan dan apabila diperlukan dapat menutup/menunda kegiatan
operasionalnya atau memindahkan kegiatan operasionalnya ke lokasi
lain yang ditentukan.

D. PEDOMAN CONTINGENCY PLAN

1. Setiap pelaksanaan Contingency Plan harus selalu mempertimbangkan


berbagai faktor berikut:

a. Mengupayakan tetap berlangsungnya kegiatan operasional Cabang/Unit


Kerja, yang disesuaikan dengan perkembangan kondisi, dengan tetap
mengutamakan keselamatan karyawan dan nasabah.
4
KEBIJAKAN OPERASI DAN AKUTANSI NO.003/06 PT. BANK INA PERDANA
PANDUAN CONTINGENCY PLAN

b. Mengontrol bentuk-bentuk pelanggaran operasional yang dapat ditolerir,


khususnya yang berhubungan dengan kerahasiaan data dan
kewenangan akses kedalam sistem teknologi informasi, misalnya
pelanggaran kewenangan user.

c. Menentukan mekanisme pengendalian intern untuk mengevaluasi dan


memeriksa hasil pelaksanaan kegiatan operasional secara rinci, dan
memastikan tidak terjadi duplikasi transaksi atau kehilangan data
transaksi.

d. Menentukan batas kewenangan pejabat yang ditunjuk menangani


kondisi darurat.

2. Dalam menyusun suatu Prosedur Contingency Plan, harus


mempertimbangkan situasi pada saat prosedur operasi yang rutin tidak dapat
mengatur kegiatan operasional secara normal. Beberapa hal yang perlu
diperhatikan antara lain:

a. Penentuan jenis dokumen yang wajib dibuatkan salinannya (back-up),


antara lain:
i. Data transaksi harian dan saldo pembukuan yang terakhir.

ii. Dokumen nasabah maupun catatan Bank untuk mendukung


pelaksanaan transaksi, seperti contoh tanda tangan nasabah,
catatan posisi fasilitas.
iii. Form dan dokumen baru yang belum digunakan.

iv. Kontrak-kontrak perjanjian dengan pihak ketiga.

b. Prosedur back-up dan prosedur penyimpanan data/dokumen back-up.

c. Penentuan lokasi untuk penyimpanan data/dokumen back-up.

d. Prosedur Contingency Plan yang relevan dengan risiko yang mungkin


timbul.

e. Penentuan lokasi di luar area kantor yang dapat dipergunakan sebagai


sarana ruang kerja operasional apabila terjadi kondisi darurat.

f. Hasil penilaian atas potensi kerugian yang mungkin terjadi dari suatu
tindakan siaga antara lain:

5
KEBIJAKAN OPERASI DAN AKUTANSI NO.003/06 PT. BANK INA PERDANA
PANDUAN CONTINGENCY PLAN

i. Berdasarkan analisa risiko dan dampak kerugian yang


ditimbulkannya, Cabang/Unit Kerja dapat menentukan kebutuhan
Contingency Plan untuk memastikan kelangsungan kegiatan
operasionalnya dalam kondisi darurat.

ii. Pembuatan Contingency Plan harus dilakukan secara efektif dan


layak dari segi biaya, serta bersifat menyeluruh, tidak boleh hanya
terfokus pada back office saja, melainkan juga
mempertimbangkan kegiatan di front office serta fungsi-fungsi
layanan kepada nasabah.

3. Setiap prosedur Contingency Plan harus mencantumkan informasi berikut:

a. Penunjukan petugas;

i. Daftar pejabat yang berwenang menangani kondisi


darurat/siaga, termasuk nama, alamat rumah, dan nomor
teleponnya.

ii. Daftar petugas yang akan membantu melaksanakan kondisi


darurat.

b. Tindakan dan kegiatan yang harus dilakukan, serta kebutuhan


infrastruktur yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan
operasional antara lain :

i. Urutan tahapan-tahapan pekerjaan yang harus dilakukan.

ii. Daftar kebutuhan sarana dan prasarana, termasuk hardware,


software, sarana komunikasi, data transaksi dan dokumen, jumlah
karyawan dan alat-alat kantor yang diperlukan.
iii. Jadwal pelaksanaan prosessing data yang dilakukan
berdasarkan skala prioritas yang ditentukan.
iv. Prosedur untuk memelihara kas kecil untuk pembelian yang
bersifat darurat.

6
KEBIJAKAN OPERASI DAN AKUTANSI NO.003/06 PT. BANK INA PERDANA
PANDUAN CONTINGENCY PLAN

c. Administrasi

i. Salinan perjanjian dengan pihak lain;

ii. Daftar nama dan nomor telepon dari perusahaan atau instansi
yang diperlukan untuk membantu penanganan kondisi darurat,
misalnya polisi, pemadam kebakaran, suplier/vendor, perusahaan
asuransi dan lain-lain.
iii. Daftar back-up dokumen.

4. Pada saat menyiapkan Contingency Plan, Cabang/Unit Kerja wajib


memperhatikan jangka waktu dari kesenjangan layanan operasional yang
dapat ditolerir dan menentukan bentuk layanan yang akan tetap dilakukan
oleh Cabang/Unit Kerja. Berikut adalah penjelasan mengenai kebutuhan
minimal yang diperlukan dalam suatu Contingency Plan:

a. Premises, cabang harus memiliki sarana ruang kerja yang memadai di


luar area kantor cabang, yang dapat dipergunakan untuk melanjutkan
kegiatan operasional dalam kondisi darurat, yang tidak memungkinkan
dilakukan di area kantor cabang.
i. Lokasi tersebut harus mampu menunjang setiap bentuk
kegiatan operasional terbatas/minimum yang akan dilakukan oleh
cabang.

ii. Lokasi tersebut harus dilengkapi dengan peralatan dan


infrastruktur yang mampu mendukung terlaksananya kegiatan
operasional minimum, termasuk listrik, furniture, komputer,
fasilitas telekomunikasi, dan lain-lain.
Apabila sarana tersebut tidak tersedia di kantor cabang, maka cabang
dapat membuat kerjasama dengan pihak lain.

b. Karyawan, cabang wajib mengevaluasi kebutuhan karyawan untuk


melaksanakan kegiatan operasionalnya. Dalam menentukan jumlah
kebutuhan karyawan, cabang harus mempertimbangkan kebutuhan
karyawan selama kondisi darurat dan kebutuhan karyawan untuk
memperbaiki kerusakan yang terjadi setelah kondisi darurat tersebut
dapat diselesaikan.

7
KEBIJAKAN OPERASI DAN AKUTANSI NO.003/06 PT. BANK INA PERDANA
PANDUAN CONTINGENCY PLAN

c. Data Catatan, Cabang/Unit Kerja wajib menentukan data catatan


transaksi dan dokumen yang diperlukan untuk melakukan kegiatan
operasional. Catatan tersebut wajib disimpan secara khusus sehingga
siap digunakan apabila terjadi kondisi darurat/siaga, termasuk membuat
salinan (back-up) atas catatan dan dokumen yang diperlukan dan
menyimpannya di tempat aman yang telah ditentukan.

d. Sistem Teknologi Informasi, Cabang harus memastikan tersedianya


sarana sistem otomasi untuk menunjang pelaksanaan operasional.
Termasuk layanan dari pihak eksternal, misalnya SWIFT, BI-RTGS, BI-
SSSS, SKNBI dan lain-lain.

e. Salinan dari semua prosedur operasi yang akan menjadi referensi dalam
setiap pelaksanaan tindakan siaga.

f. Sarana dan prasarana di lokasi tersebut harus diuji secara periodik,


paling tidak setahun sekali.

5. Setiap Cabang/Unit Kerja wajib menyusun langkah aksi Contingency Plan


yang disesuaikan dengan kondisi dan lingkungan kerjanya. Setiap Pimpinan
Cabang/Unit Kerja wajib:

a. mengidentifikasi produk dan layanan yang dilakukan oleh Cabang/Unit


Kerja tersebut yang dilengkapi dengan penjelasan mengenai dampak
dari gangguan operasional terhadap produk dan layanan tersebut.

b. menilai kepentingan dari setiap kegiatan operasional yang dilakukan dan


membuat daftar sarana dan pra-sarana yang diperlukan agar tetap
dapat melanjutkan kegiatan operasional serta memberikan layanan
perbankan kepada nasabah.

c. menentukan potensi kerugian yang mungkin terjadi apabila tidak dapat


dilakukan kegiatan operasional secara normal.

d. menyiapkan dan menjaga agar Contingency Plan yang dilakukan sesuai


dengan tingkat risiko yang dihadapi.

8
KEBIJAKAN OPERASI DAN AKUTANSI NO.003/06 PT. BANK INA PERDANA
PANDUAN CONTINGENCY PLAN

e. mengidentifikasi kebutuhan layanan dari pihak-pihak lain, baik internal


maupun eksternal, dan mencatat setiap unit kerja atau perusahaan yang
menyediakan jasa layanan yang dibutuhkan oleh Cabang/Unit Kerja.

6. Setiap Cabang/Unit Kerja harus memiliki prosedur Contingency Plan yang


terpelihara dan teruji dengan baik, sehingga setiap kerusakan dan gangguan
pada fungsi-fungsi utama suatu kegiatan operasional dapat segera dipulihkan
kembali. Contingency plan yang disusun harus mengutamakan penanganan
perbaikan di jenis-jenis kegiatan operasional dan layanan yang kritis dan
berisiko, sesuai hasil analisa yang ditetapkan melalui proses risk assessment
(penilaian risiko).

E. PENGUJIAN

1. Paling tidak setiap setahun sekali, penilaian dan taksiran risiko suatu
Contingency Plan harus direview dan dievaluasi secara berkala, untuk
memastikan kelayakan dan kesesuaian prosedur tersebut yang ada. Dalam
hal terjadi perubahan sistem kerja operasional maupun perubahan sistem
otomasi yang merubah suatu proses kerja, maka dalam waktu 30 (tiga
puluh) hari setelah perubahan tersebut wajib dilakukan evaluasi dan analisa
untuk memastikan kelayakan dan kesesuaian prosedur Contingency Plan
dengan perubahan tersebut.

2. Paling tidak setahun sekali, Pimpinan Cabang wajib memeriksa prosedur


Contingency Plan yang berlaku, dan melakukan pengujian terhadap sarana,
prasarana dan kemampuan petugas yang ditunjuk, untuk memastikan
kesiapan dan kelayakan prosedur Contingency Plan tersebut dalam
menghadapi kondisi darurat. Hasil pengujian harus dituangkan dalam berita
acara yang dilaporkan kepada Komite Penanggulangan Krisis.

3. Pengujian terhadap fasilitas back-up data dapat dilakukan secara terbatas


dengan cara sampling/acak, paling tidak mencakup 10% dari seluruh catatan
data yang dimilikinya. Setiap ketidaksesuaian prosedur harus dilaporkan
kepada Komite Penanggulangan Krisis dan segera diperbaiki/dikoreksi.

9
KEBIJAKAN OPERASI DAN AKUTANSI NO.003/06 PT. BANK INA PERDANA
PANDUAN CONTINGENCY PLAN

F. KONDISI DARURAT DAN TINDAKAN SIAGA

1. Dalam kondisi darurat, apabila memungkinkan, Bank harus mengupayakan


agar tetap melakukan layanan kepada nasabah, meskipun tidak pada tingkat
layanan normal. Layanan minimal yang dilaksanakan sekurang-kurangnya
adalah transaksi tunai. Untuk mendukung kegiatan tersebut, maka Bank
harus mempunyai catatan mengenai data transaksi dan saldo rekening
nasabah yang terakhir.

2. Selama kondisi krisis/darurat, keputusan untuk menutup sementara atau


melakukan pengurangan kegiatan operasional suatu Cabang/Unit Kerja,
merupakan wewenang Direksi atau Komite Penanggulangan Krisis.

3. Saat terjadi kondisi darurat, segera laporkan kepada Direksi atau Komite
Penanggulangan Krisis, disertai dengan penjelasan detil mengenai kronologis
kejadian dan perkembangan kondisi yang terjadi, untuk segera diambil
tindakan siaga, antara lain dapat berupa:

a. Melakukan kegiatan operasional secara terbatas (minimum operasional),


yang akan disesuaikan dengan perkembangan kondisi darurat di sekitar
lokasi Cabang.

b. Menghentikan aktifitas kantor Bank, dengan pertimbangan tidak


tersedianya sarana dan keamanan yang memadai.

4. Dalam kondisi darurat wajib diupayakan agar akses terhadap data finansial
maupun non finansial hanya dibatasi untuk petugas yang ditunjuk dan
dilakukan secara terpusat. Saat dilaksanakannya tindakan siaga, Bank akan
menunjuk petugas yang bertanggung jawab atas proses earmarking1 saldo
rekening.

1
Earmarking = menyisihkan saldo nasabah secara manual saat penarikan
10
KEBIJAKAN OPERASI DAN AKUTANSI NO.003/06 PT. BANK INA PERDANA
PANDUAN CONTINGENCY PLAN

5. Setiap pelaksanaan tindakan siaga harus dituangkan dalam berita acara oleh
unit kerja pelaksana dan disetujui oleh Pimpinan Cabang atau pejabat yang
berwenang, serta disampaikan kepada Komite Penanggulangan Krisis dan
SKAI. Berita acara tersebut akan diadministrasikan oleh Komite
Penanggulangan Krisis untuk tujuan acuan pemeriksaan dan keperluan
analisis.

G. KETENTUAN KHUSUS

1. Dalam hal terjadi kondisi darurat/krisis yang disebabkan oleh faktor


eksternal, perhatian khusus wajib diberikan untuk menyelamatkan catatan-
catatan penting sesuai yang ditentukan, seperti fisik dokumen surat berharga
yang belum diterbitkan (blanko), test key arrangement, spesimen tanda
tangan, dan barang-barang/dokumen yang dapat disalahgunakan oleh pihak
yang tidak berwenang/berhak.

2. Dalam kondisi siaga/darurat, maka setiap tindakan yang diambil oleh bank
lain yang lokasinya berdekatan dengan cabang, wajib menjadi salah satu
pertimbangan utama dalam menentukan tindakan yang perlu dilakukan,
dengan memperhitungkan lokasi dan kemampuan cabang untuk
mengantisipasi setiap perubahan kondisi yang mungkin terjadi.

3. Sebelum melakukan penutupan kegiatan operasional, Bank wajib


mempertimbangkan ketentuan hukum dan peraturan yang berlaku.

4. Pada setiap lantai kantor Bank harus tersedia informasi petunjuk arah
evakuasi yang tulisannya mudah terlihat dan menyala dalam gelap, hal ini
dimaksudkan untuk mengantisipasi bila terjadi kondisi darurat yang dapat
membahayakan keselamatan karyawan atau nasabah.

5. Fungsi Contingency Plan adalah keadaan darurat dapat diatasi dengan baik
dengan melaksanakan hal-hal berikut :

a. aktivitas operasional Bank yang utama/minimum dapat tetap berjalan,

b. penyelamatan karyawan dan nasabah Bank,

c. pelindungan inventaris Bank,

d. meminimalkan kerugian yang mungkin terjadi.

11
KEBIJAKAN OPERASI DAN AKUTANSI NO.003/06 PT. BANK INA PERDANA
PANDUAN CONTINGENCY PLAN

H. PENGAWASAN DAN PEMERIKSAAN INDEPENDEN

1. Pastikan setiap anggota Komite Penanggulangan Krisis mengerti dan


memahami tugas dan tanggung jawabnya.

2. Secara periodik minimal 1 (satu) tahun sekali, SKAI wajib memeriksa dan
memastikan bahwa telah dilaksanakan pengujian atas prosedur
Contingency Plan yang berlaku di setiap Cabang/Unit Kerja, sesuai
ketentuan yang berlaku.

3. Secara periodik minimal 1 (satu) kali dalam 3 (tiga) tahun, SKAI wajib
memeriksa dan memastikan bahwa setiap Cabang/Unit Kerja telah tersedia
Panduan Pelaksanaan Contingency Plan yang sesuai dengan kondisi di area
kerjanya.

12