Aplikasi Komputer

MICROSOFT OFFICE 2003

Adanya komputer membuat pekerjaan kita semakin mudah
Ungkapan tersebut benar adanya jika kita mengetahui benar cara kerja dan bagaimana memanfaatkan komputer. Sebagai contoh, kita menguasai mengetik dengan menggunakan mesin ketik, belum tentu kita mahir dalam mengetik menggunakan komputer. Nah, untuk mengetik di komputer kita memerlukan program perkantoran atau biasa disebut dengan Office Software. Salah satu program perkantoran yang sering digunakan adalah program Microsoft Office. Program tersebut merupakan kumpulan software yang sangat berguna dalam kegiatan perkantoran diantaranya adalah: 1. Microsoft Word Digunakan untuk mengetik dan segala sesuatu yang berhubungan dengan dokumen. 2. Microsoft Excel Digunakan sebagai pengolah data-data keuangan dan segala sesuatu yang sifatnya matematis. 3. Microsoft Power Point Digunakan untuk membuat presentasi dalam komputer. 4. Microsoft Access Digunakan untuk membuat sebuah database perkantoran. 5. Microsoft Publisher Digunakan untuk mendesain brosur, kartu nama, pamflet, dan segala sesuatu yang sifatnya publikatif. 6. Microsoft Outlook Digunakan sebagai e-mail client, penyimpan data-data klien, dan sebagainya. Program-program diatas merupakan software perkantoran yang mudah dan praktis dalam penggunaannya. Tetapi masalahnya adalah program tersebut tidak gratis, melainkan harus ditebus dengan harga yang tidak murah. Bayangkan untuk satu paket Microsoft Office 2003 kita harus merogoh kocek sebesar 400$ yang jika dihitung dalam rupiah yaitu sekitar 4 juta rupiah. Mahalnya harga software ini membuat banyak perusahaan yang membuat program perkantoran yang sifatnya open source (gratis) sebagai contoh Sun Microsystems membuat Open Office. Lalu IBM membuat Lotus Office, dan masih banyak lagi perusahaan besar yang membuat software open source perkantoran. Tapi rupanya kedigdayaan Microsoft masih tetap kuat. Masih banyak orang yang menggunakan program ini sebagai software office, meskipun banyak diantara mereka (termasuk penulis) yang masih menggunakan Microsoft Office bajakan. Tapi semoga saja di tahun-tahun mendatang popularitas software open-source lebih bisa diterima dalam masyarakat dan menggulingkan kapitalisme Microsoft.

Aplikasi Komputer

Aplikasi Komputer

MICROSOFT OFFICE WORD 2003

Mengapa bukan Microsoft Office 2007 yang diajarkan? Tak lain dan tak bukan karena Microsoft Office 2007 merupakan program yang untuk komputer masih sangat berat, mulai dari pemakaian resource komputer, penggunaan komponen-komponen yang harus tinggi, dan berbagai persyaratan lain yang harus dipenuhi untuk menggunakan program ini. Program ini merupakan program yang sangat praktis untuk mengolah dokumen-dokumen kerja. Secara garis besar, pasti banyak yang telah mengetahui fungsi-fungsi utama dari Microsoft Word ini. Oleh karena itu, penulis hanya memberikan materi yang sifatnya lebih mendalam bukan lagi penjelasan mulai dari awal. Sebelum kita mendalami tentang program ini, anda terlebih dahulu harus memahami work area anda. Yang dimaksud dengan work area disini adalah tampilan yang wajib anda ketahui ketika anda memulai program Microsoft Office 2003 ini.

Baris Judul

Baris Menu Baris Toolbar

Getting Started Pane

Task Pane

Drawing Bar

Status Bar

Dokumen

Baris Judul : berisi nama program aplikasi dan nama file yang sedang aktif Baris Menu : berisi kelompok menu yang anda gunakan untuk mengaktifkan fungsi-fungsi yang terdapat di Microsoft Word. Baris Toolbar: berisi tombol-tombol untuk menjalankan perintah secara cepat dan mudah, terutama perintah yang sering digunakan. Getting Started Pane: digunakan untuk mencari informasi seputar penggunaan aplikasi ini. Task Pane : cara cepat untuk membuka kembali file yang sudah anda buat. Drawing Bar : salah satu dari toolbar yang bisa digunakan untuk membuat gambar. Status Bar : berisi informasi mengenai nomor dan jumlah halaman, penggunaan macaro, overtype, dan language (pilihan bahasa) Aplikasi Komputer 2

Aplikasi Komputer Dokumen : lembar kerja atau tempat anda mengetik dan menempatkan gambar-gambar pelengkap dokumen.

BEKERJA DENGAN SHORTCUT

Kebanyakan dari pengguna aplikasi Office seperti ini masih mengandalkan penggunaan mouse sebagai alat bantu untuk menjalankan perintah. Padahal akan lebih cepat apabila kita menggunakan shortcut (jalan pintas) yang bisa kita akses melalui keyboard. Perintah shortcut yang umum adalah: CTRL + C untuk mengkopi teks. CTRL + V untuk mem-paste teks yang sudah dikopi. CTRL-X Untuk meng-cut teks. CTRL + SHIFT + B Untuk menebalkan teks (bold) CTRL + SHIFT + I Untuk memiringkan teks. (italic) CTRL + SHIFT + U Untuk memberi garis bawah pada teks (underline) CTRL + A Untuk mem-blok semua teks. CTRL + SHIFT + Arah Untuk mem-blok sebagian teks. CTRL + S Untuk menyimpan file. CTRL + O Untuk membuka file. CTRL + P Untuk print dokumen. CTRL + N Untuk membuat dokumen baru Sebenarnya masih ada ratusan shortcut yang disediakan untuk aplikasi ini, tetapi shortcut diatas merupakan shortcut yang paling banyak digunakan ketika kita membuat dokumen.

Aplikasi Komputer

Aplikasi Komputer Mengatur Line Spacing (Paragraf) Seringkali kita diminta untuk membuat dokumen dengan jarak paragraf 1,5, dobel, dan atau ukuran default singel. Nah untuk membuat jarak paragraf itu caranya adalah sebagai berikut: 1. Blok semua teks yang akan kita atur jarak spasinya.

2. Klik kanan pada teks yang telah di-blok, akan muncul menu paragraph, klik disana.

Aplikasi Komputer

Aplikasi Komputer 3. Akan muncul menu seperi ini.

Mengatur awal paragraf

Mengatur jarak antar baris Mengatur jarak paragraf Contoh aplikasi

4. Untuk mengatur jarak bisa dilakukan pada Line Spacing, akan muncul berapa jarak yang akan digunakan, lalu pilih salah satu. Hasilnya seperti ini:

Aplikasi Komputer

Aplikasi Komputer

Change Case
Yang dimaksud dengan change case disini adalah merubah format teks dalam satu langkah. Misalkan teks pada awalnya berhuruf kecil lalu kita ingin mengubahnya langsung ke huruf kapital, begitu pula sebaliknya. Caranya adalah sebagai berikut: 1. Blok semua teks yang akan kita ubah teksnya.

2. Pilih Format

Change Case

Aplikasi Komputer

Aplikasi Komputer 3. Akan muncul menu seperti ini, pilihlah sesuai dengan tujuan anda.

4. Sentence Case Lowercase Uppercase Title Case Toggle Case

: Mengubah huruf pertama menjadi huruf kapital. : Mengubah semua huruf menjadi huruf kecil. : Mengubah semua huruf menjadi huruf kapital. : Mengubah huruf pertama pada tiap kata menjadi kapital. : Kebalikan dari Title Case.

5. Hasilnya apabila kita memilih Uppercase.

Aplikasi Komputer

Aplikasi Komputer Mengatur Kolom Teks

Pada dasarnya, teks yang ada pada dokumen hanya mempunyai satu kolom. Perbedaannya adalah sebagai berikut: Satu kolom : TAK LAIN DAN TAK BUKAN KARENA MICROSOFT OFFICE 2007 MERUPAKAN PROGRAM YANG UNTUK KOMPUTER MASIH SANGAT BERAT, MULAI DARI PEMAKAIAN RESOURCE KOMPUTER, PENGGUNAAN KOMPONEN-KOMPONEN YANG HARUS TINGGI, DAN BERBAGAI PERSYARATAN LAIN YANG HARUS DIPENUHI UNTUK MENGGUNAKAN PROGRAM INI. Dua kolom: TAK LAIN DAN TAK BUKAN KARENA MICROSOFT OFFICE 2007 MERUPAKAN PROGRAM YANG UNTUK KOMPUTER MASIH SANGAT BERAT, MULAI DARI PEMAKAIAN RESOURCE KOMPUTER,

PENGGUNAAN KOMPONEN-KOMPONEN YANG HARUS TINGGI, DAN BERBAGAI PERSYARATAN LAIN YANG HARUS DIPENUHI UNTUK MENGGUNAKAN PROGRAM INI.

Caranya adalah sebagai berikut: 1. Blok teks yang akan kita atur kolomnya. 2. Klik Format Column.

Aplikasi Komputer

Aplikasi Komputer 3. Akan muncul kolom seperti ini:

4. Pilih berapa banyak kolom yang anda inginkan. (1,2,3,4). Atur lebar tiap-tiap kolom anda, dan yang terakhir pilih apakah anda ingin memberikan garis ditengah-tengah kolom anda. Hasilnya adalah sebagai berikut ( 2 kolom dengan garis ditengah).

Aplikasi Komputer

Aplikasi Komputer

Drop Cap
Drop Cap adalah fasilitas untuk membuat huruf awal yang lebih besar daripada huruf yang lain. Contoh:

ak lain dan tak bukan karena microsoft office 2007 merupakan program yang untuk komputer masih sangat berat, mulai dari pemakaian resource komputer, penggunaan komponenkomponen yang harus tinggi, dan berbagai persyaratan lain yang harus dipenuhi untuk Caranya adalah sebagai berikut: 1. Blok huruf yang akan kita beri efek.

2. Klik Format

Drop Cap

Aplikasi Komputer

10

Aplikasi Komputer 3. Akan muncul menu seperti ini:

4. Pilih mode: Dropped (untuk mode menggantung) sesuai dengan pilihan lines to drop. In Margin (sesuai dengan margin yang telah ditentukan) Contoh Dropped:

T T

AK LAIN DAN TAK BUKAN KARENA MICROSOFT OFFICE 2007 MERUPAKAN PROGRAM YANG UNTUK KOMPUTER MASIH SANGAT BERAT, MULAI DARI PEMAKAIAN RESOURCE KOMPUTER, PENGGUNAAN KOMPONEN-KOMPONEN YANG HARUS TINGGI, DAN BERBAGAI PERSYARATAN LAIN YANG HARUS DIPENUHI UNTUK MENGGUNAKAN PROGRAM INI. Contoh In Margin:

AK LAIN DAN TAK BUKAN KARENA MICROSOFT OFFICE 2007 MERUPAKAN PROGRAM YANG UNTUK KOMPUTER MASIH SANGAT BERAT, MULAI DARI PEMAKAIAN RESOURCE KOMPUTER, PENGGUNAAN KOMPONEN-KOMPONEN YANG HARUS TINGGI, DAN BERBAGAI PERSYARATAN LAIN YANG HARUS DIPENUHI UNTUK MENGGUNAKAN PROGRAM INI.

Aplikasi Komputer

11

Aplikasi Komputer

Background
Penggunaan latar belakang diperlukan apabila kita menginginkan latar belakang selain warna putih. Selain warna, latar belakang juga bisa diisi dengan tulisan yang sifatnya watermark (semi-transparan). Caranya adalah sebagai berikut: 1. Klik pada Format Background

2. Pilih warna yang anda sukai. Pilihan More Colors, Fill Effects merupakan pilihan warna lain yang tidak ada pada pilihan warna default. Contoh jika kita klik di warna merah.

Aplikasi Komputer

12

Aplikasi Komputer 3. Jika kita ingin menambahkan tulisan watermark pada latar belakang, maka pilih pilihan Printed Watermark. Akan muncul jendela seperti ini:

Picture Watermark : untuk memasukkan gambar sebagai latar belakang. Text Watermark : untuk memasukkan teks sebagai latar belakang. 4. Latar belakang ini tidak akan keluar dalam print-out sebelum kita mengatur setting-nya. Klik di Tools Options

Centang disini

Aplikasi Komputer

13

Aplikasi Komputer

Header and Footer

Header and Footer digunakan untuk membuat teks header pada bagian atas dan teks footer pada bagian bawah secara otomatis dan merata untuk seluruh dokumen. Caranya adalah sebagai berikut: 1. Klik pada View Header and Footer

2. Dibagian atas dan bawah dokumen muncul semacam text-box seperti ini:

Lalu dibagian bawah dokumen muncul text-box seperti ini:

Isikan teks didalam text-box tersebut untuk membuat tulisan diatas dan dibawah dokumen.

Aplikasi Komputer

14

Aplikasi Komputer
3. Hasilnya adalah sebagai berikut:

Footer

Footer

Aplikasi Komputer

15

Aplikasi Komputer

Page Numbers
Fungsi ini digunakan untuk memberikan nomor pada halaman secara otomatis. Caranya adalah sebagai berikut:
1. Klik menu Insert Page Numbers

2.

Maka akan muncul menu seperti ini:

Aplikasi Komputer

16

Aplikasi Komputer

Tabel
Microsort Word juga menyediakan fasilitas untuk membuat tabel. Jadi kita bisa membuat tabel tanpa harus membuka Microsoft Excel untuk membuat tabel. Caranya adalah sebagai berikut: 1. Cara mudah tetapi terkadang kurang rapi dalam penempatan garisnya. Klik di Table Draw Table

Muncul menubar seperti ini:

Gambar Tabel

Hapus Tabel Untuk menggambar tabel, drag sesuai dengan seberapa besar tabel yang akan anda buat. Untuk menghapusnya tinggal hapus dengan mem-blok tabel yang sudah ada.

Aplikasi Komputer

17

Aplikasi Komputer 2. Cara agak rumit tetapi rapi dalam penempatan garisnya. Klik di Table Insert Table

Akan muncul menu seperti ini:

Jumlah kolom (horizontal) Jumlah baris (vertikal)

Masukkan jumlah kolom dan baris pada kolom yang disediakan. Maka secara otomatis akan muncul tabel sesuai dengan input yang anda masukkan.

Aplikasi Komputer

18

Aplikasi Komputer

Merge dan Split Cell

Dalam tabel kita bisa menyatukan dan membagi kolom yang telah dibuat. Contoh: Tabel awal Kolom 1 Kolom 2

Setelah di-merge Kolom 1

Setelah di-split Kolom 1 Kolom 2 Kolom 3 Kolom 4

Merge Cell 1. Pilih (blok) kolom yang akan digabungkan, contoh: kolom 1 dan kolom 2. Klik kanan pada area yang diblok, lalu klik kanan pilih merge cells. Kolom 1 Kolom 2

2. Secara otomatis, maka kedua kolom yang diblok akan tergabung menjadi 1. Contoh setelah kolom digabung: Kolom 1 Kolom 2

Aplikasi Komputer

19

Aplikasi Komputer Split Cells Fungsi ini digunakan untuk membagi kolom yang telah ada. Caranya adalah sebagai berikut: 1. Pilih (blok) kolom yang akan dibagi, contoh: kolom 1 dan kolom 2. Kolom 1 Kolom 2

2. Klik Table

Split Cells. Akan muncul menu seperti ini:

3. Number of columns: pembagian kolom akan dibagi menjadi berapa bagian. Number of rows: pembagian baris akan dibagi menjadi berapa bagian. Contoh kolom yang terbagi secara default Columns :4 Rows :1 Kolom 1 Kolom 2

Border and Shading Dalam pembuatan tabel, kadangkala kita ingin memberikan garis batas sesuai dengan keinginan kita, karena apabila kita membuat sebuah tabel maka garis batasnya bersifat transparan (tidak tercetak di print preview). Sementara shading adalah untuk memberikan warna pada tabel. Contoh pemberian border and shading:

Bisa dilihat bahwa garis batasnya menjadi titik-titik serta warna tiap tabelnya berbeda-beda.

Aplikasi Komputer

20

Aplikasi Komputer Cara memberikan border pada tabel: 1. Blok tabel yang ingin diberi garis batas. Pilih Format muncul menu seperti ini: Border and Shading. Maka akan

Pilihan garis

Warna Tebal Jenis garis garis

Preview

2. Setelah anda menentukan mana yang akan anda beri garis maka, semua akan tertera sesuai dengan keinginan anda. 3. Untuk memberikan shading, pilih menu shading. Pilih warna yang anda suka.

Aplikasi Komputer

21

Aplikasi Komputer

Proteksi Dokumen
Terdapat 2 macam proteksi: 1. Memberikan password 2. Mengubah dokumen menjadi Read-Only dan tidak bisa diutak-utik kata-katanya. Cara memberikan password Tools Options Akan muncul bar seperti ini:

Pilih Security

Masukkan password untuk membuka dokumen Masukkan password untuk modifikasi dokumen

Untuk lebih detail tentang pengamanan dokumen

Klik di Protect Document Akan muncul Task Pane seperti ini:

Untuk mengubah dokumen menjadi Read-Only

Aplikasi Komputer

22

Aplikasi Komputer

Formula
Untuk melakukan perhitungan ringan dan sederhana. Hanya bisa dilakukan di tabel. Sebenarnya ada banyak jenis formula tetapi untuk menghitung perhitungan yang lebih rumit sangat direkomendasikan untuk memakai Excel. Jenis-jenis formula sederhana: untuk penjumlahan SUM AVERAGE untuk menghitung rata-rata MAX untuk mencari nilai maksimal MIN untuk mencari nilai minimal Cara menghitung formula: Table Formula Akan muncul kolom seperti ini: Disinilah kita akan memasukkan rumus. Misal =sum(b3:b7)

Penamaan kolom sama dengan penamaan kolom pada Excel yaitu :

Comment
View Markup Akan muncul toolbar seperti ini:

Untuk memasukkan comment

Contoh: Saya membeli makan di pasar.

Comment [ED1]: Harusnya jangan makan, minum saja.

Aplikasi Komputer

23

Aplikasi Komputer

Equation
Untuk memberikan rumus matematika dalam Microsoft Word. Contoh:

5 x + 10Y + 987 567 + g 56 + 45 10 x = 5oy

45

56

65

67

Insert Object Microsoft Equation 3.0 Dahulukan pembagian sebelum memasukkannya dalam kurung.

Aplikasi Komputer

24

Text Direction

Mengubah posisi huruf dari posisi horizontal menjadi vertikal. Fungsi Text Direction ini akan maksimal apabila diaplikasikan pada teks yang ada didalam tabel. Contoh: Aplikasi Komputer Aplikasi Komputer How? 1. Blok teks yang akan anda ubah posisinya. 2. Format Text Direction. 3. Akan muncul jendela seperti ini: 4. Apply to : menentukan fungsi ini akan diaplikasikan kemana. a. Whole Document b. Selected Text : ke seluruh teks yang ada dalam dokumen : hanya ke teks yang di-blok 5. Pilihlah posisi yang anda inginkan. Lalu tekan OK.

Break Pada dasarnya, dokumen terdiri atas halaman (page) dan section. Anda bisa melihat dimana anda berada dengan melihat panel dibawah dokumen.

Panel tersebut menunjukkan bahwa anda sekarang berada di halaman 2 dan section 1. Dalam 1 section bisa terdiri dari beberapa halaman, begitu pula dengan format halamannya. Contoh: Anda membuat 2 section, section A dan section B. Section A anda atur menggunakan kertas A4 dengan posisi kertas Portrait. Section B anda atur menggunakan kertas Legal dengan posisi kertas Landscape. Nantinya dalam 1 dokumen akan ada 2 setting dimana kertasnya Portrait dan Landscape.

Untuk berpindah ke halaman lain atau section lain anda bisa menggunakan perintah Break. How to? 1. Insert Break

2. Akan muncul jendela seperti ini

3. Page Break Column Break Section Break

: Untuk membuat halaman (page) baru. : Untuk loncat dari kolom satu ke kolom yang lain (dalam sebuah tabel) : Untuk membuat section baru.

Diagram dan Grafik Dalam dunia kerja seringkali kita diminta untuk membuat diagram dan grafik. Dalam Microsoft Word membuat grafik dan diagram bisa dilakukan semudah membalikkan telapak tangan. Caranya: 1. Untuk membuat grafik (chart): a. Insert Picture Chart

b. Akan muncul jendela Microsoft Graph.

Legenda Sumbu Y

Sumbu X

c. Untuk mengganti bentuk Grafik bisa dilakukan dengan menekan klik kanan Chart Type pada grafik yang bersangkutan.

Pilihlah desain yang anda suka. Lalu klik OK. 2. Untuk membuat diagram: Insert Diagram. Pilih diagram yang anda suka.

Mail Merge Fungsi mail merge sebenarnya adalah untuk membuat template surat untuk dikirim ke berbagai alamat. Fungsi ini diperlukan untuk seorang sekretaris yang biasanya menulis surat ke banyak alamat.

Langkah pertama adalah membuat template surat. Contoh: Surabaya, 1 April 2008.

Kepada Yth, Lastiko Endi Jl. Dharmawangsa Dalam Selatan Surabaya

Dengan hormat, Dengan ini kami menugaskan anda untuk membuat resume tentang diri anda untuk dikirimkan ke pihak Universitas untuk dijadikan referensi kenaikan pangkat. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat saya, Rektor Universitas Airlangga

Untuk tulisan yang dicetak tebal itulah yang nantinya bisa diganti sesuai dengan nama yang telah kita masukkan ke database mail merge.

Kemudian: Tools Letters and Mailings Mail Merge.

Akan muncul Taskpane disebelah kanan.

Pilih Letters Use the current document Type a new list Create