Bil 21.

a)Encik Razi adalah seorang penolong pengawai tadbir yang dipertanggungjawabkan mengawal keselamatan kunci-knci keselamatan di jabatannya.Apakah tugas dan tangungjawab serta peraturan-peraturan yang perlu dipatuhi oleh Encik Razi dalam menguruskan kunci-kunci tersebut. ___________________________________________________________________________ PENDAHULUAN Pada hari ini, kita sedia maklum bahawa betapa pentingnya pengurusan dalam setiap organisasi ataupon jabatan.setiap individu didalam sesebuah organisasi mempunyai tugas atau tanggungjawab yang berbeza-beza antara satu sama lain berdasarkan kemahiran dan bidang kuasa masing-masing.ini bertujuan melancarkan perjalanan pengurusan sesebuah organisasi. Sebagai seorang penolong pengawai tadbir di jabatannya,encik razi mempunyai tugas dan tanggungjawab yang tesendiri dalam melancarkan pengurusan di organisasinya. Selain daripada tugas asasinya,Encik razi juga boleh menerima tugas sampingan yang lain seperti menjaga kunci-kunci keselamatan dijabatannya dan mengawal mesin-mesin penyalin supaya berada dalam keadaan baik dan selamat.didalam menguruskan hal ehwal kunci keselamatan dijabatanya, encik razi mempunyai tanggungjawab dan peraturan-peraturan yang perlu di patuhi dalam menguruskan kunci-kunci tersebut supaya berada dalam keadaan baik dan selamat.

KAWALAN KUNCI KESELAMATAN Sistem kawalan yang baik akan menghasilkan keadaan yang selamat dan kondusif. Keadaan yang selamat akan menghasilkan suasana kerja yang harmoni seteruskan dapat meningkatkan kualiti dalam perkhidmatan. Ketua jabatan merupakan orang yang bertanggungjawab menjaga keselamatan dalam jabatannya termasuklah dalam kawalan kunci keselamatan. Ketua jabatan bertanggungjawab untuk memberi kawalan yang rapi serta mengeluarkan arahan keselamatan dan peraturan yang perlu dipatuhi. Didalam sesebuah organisasi, pengawai keselamatan jabatan dipertanggungjawabkan ke atas semua perkara berkaitan kunci dan anak kunci termasuk kunci keselamatan. Beliau bertangungjawab menguruskan kunci keselamatan dengan sebaiknya daripada berlaku sebarang kehilangan,kecurian, unsure sebotaj ataupon daripada sebarang jenayah. Pengawai bertanggungjawab juga perlu menyelenggarakan sebuah buku daftar, mengemaskini dan membuat audit.ini bertujuan supaya sebarang pergerakan kunci-kunci keselamatan dapat di rekodkan dan pemantauan keselamatan dapat di lakukan. Penjawat awam yang diamanahkan dengan kunci jabatan atau kunci-kunci keselamatan bertanggungjawab terhadap kunci tersebut. Dalam menguruskan kunci keselamatan, pengawai ini mempunyai bertanggunjawab dan peraturan yang perlu di patuhi.anataranya: a. menyelenggarakan sebuah buku daftar kunci serra mengemaskinikannya clan membuat audit ke alas kunci-kunci tersebut; b. tiap-tiap penjawat awam yang diamanahkan dengan kunci-kunci jabatan ataupun kunci- kunci keselamatan adalah juga bertanggungjawab ke alas keselamatan kuncikunci tersebut; c. sebuah peri keselamatan hendaklah digunakan untuk menyimpan semua kunci yang tidak dipakai termasuk anak kunci pendua; d. kunci keselamatan tidak boleh dilabel atau ditandakan dengan nama clan alamat penggunanya atau alamat tempat di mana peri keselamatan disimpan. e. Anak kunci keselamatan juga tidak boleh dirangkaikan dengan kunci lain seperti kunci persendirian; f. kunci pendua tambahan tidak sekali-kali boleh dibuat tanpa kebenaran;
2

g. sistemkunci induk atau kunci induk kecilboleh juga diwujudkan di jabatanjabatanyang tertentu. Penerangan lanjut berkenaan dengan perkara ini boleh didapati dari Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan; h. kunci pendua bagi peti-peti besi serta bilik kebal hendaklah disimpan mengikut peruntukan Arahan Perbendaharaan 135 dengan syarat pemegang-pemegang kunci di Jabatan-jabatan Persekutuan di Kuala Lumpur clan Petaling Jaya dikehendaki menyimpannya dengan Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan kecuali jika peraturan lain telah dibuat dengan persetujuan beliau;

i.

penjawat-penjawat awam yang menggunakan peti-peti keselamatan yang dipasang dengan kunci tatakira hendaklah mengambil tindakan-tindakan berikut:

 menukar nombor tatakira tiap-tiap setahun sekali atau apabila seseorang yang mengetahuinya telah bertukar atau meninggalkan perkhidmatan atau apabila disyaki nombornya telah dikompromi;  nombor tatakira hendaklah ditulis pada sekeping kertas dan dimasukkan ke dalam sampul surat yang dimeteri dan ditanda Rahsia Besar.Nama dan Jabatan pengguna serta tarikh kertas itu dimasukkan ke dalam sampul sural hendaklah ditulis di luar sampul surat tersebut dan dimasukkan ke dalam salinan sampul surat lagi. Nombor tatakira itu hendaklah dihantar kepada Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan untuk disimpan kecuali jika peraturan lain telah dibuat dengannya.  Lain-lain rekod berkenaan dengan nombor tatakira ini tidak sekali-kali boleh dibuat. j. semua penjawat awam yang bertukar atau meninggalkan perkhidmatan hendaklah menyerah balik semua aDak kunci di dalam simpanannya Setiap kakitangan yang bertanggungjawab memegang kunci-kunci bilik khas perlu mengetahui jenis-jenis peti keselamatan yang digunakan bagi penyimpanan barangan atau alatan dan suratan yang SULIT.

Berikut merupakan beberapa jenis peti keselamatan yang kebiasaanya terdapat di manamana bahagian pengurusan di jabatan.  Bilik kebal atau bilik kebal yang diubah suai  Peti besi  Kabinet keluli  Almari keluli  Peti yang dibuat bagi tujuan khas  Peti atau beg berkunci. Penjawat awam yang bertukar atau meninggalkan perkhidmatan hendaklah menyerahkan balik semua anak kunci dalam simpanannya kepada ketua jabatan sebelum berpindah dan ketua jabatan bertanggungjawab melihat semua barang dan peralatan berada secukupnya, baik dan selamat. Ini bertujuan mengelakkan alatan daripada bilik keselamatan hilang, rosak, ataupon berada dalam keadaan tidak selamat. Jika keadaan sebaliknya berlaku, pengawai yang menjaga kunci keselamatan sebelum ini bertanggjawab terhadap apa yang berlaku dan sebarang kehilangan, kerosakan hendaklah diganti oleh pengawai tersebut jika tidak dilapor kapada ketua jabatan. Semua kunci keselamatan hendaklah di simpan didalam peti keselamatan yang disimpan dalam bilik ketua jabatan. Terdapat beberapa kunci yang dipasang dengan nombor siri untuk tujuan keselamatan. Pengawai berkenaan juga hendaklah memastikan beberapa peraturan perlu di patuhi dalam menguruskan kunci-kunci yang mempunyai nombor keselamatan. antaranya; i. menukar nombor tiap-tiap setahun sekali atau orang mengetahui bertukar atau meninggalkan perkhidmatan atau disyaki nombornya telah dikompromi;

ii.

menulis nombor dalam sekeping kertas dan dimasukkan dalam sampul surat yang dimeteri dan diandakan Rahsia Besar Nama dan jabatan pengguna serta tarikh kertas itu dimasukkan kedalam sampul surat hendaklah ditulis diluar sampul surat tersebut dan dimasukkan kedalam satu sampul surat lagi. Nombor tatakira itu hendaklah dihantar

kepada KPKK untuk di simpan kecuali jika peraturan lain telah di buat.lain-lain rekod berkenaan no.tatakira ini tidak sekali-kali boleh dibuat.

PENYIMPANAN ANAK KUNCI a. Pemegang anak kunci adalah sentiasa bertanggungjawab menyimpan anak kunci dengan selamat dan mengguna anak kunci tersebut dengan sepatutnya. b. Pengawai yang didapati bersalah kerana cuai mengenai penyimpanan anak kunci boleh dikenakan tindakan tatatertib. c. Jika pemegang kunci tidak dapat menjalankan tugasnya, anak kunci hendaklah diambil alih oleh ketua jabatan semula.

KEHILANGAN ANAK KUNCI Kehilangan anak kunci keselamatan hendaklah dilaporkan segera kepada Pegawai Keselamatan Jabatan atau Ketua Jabatan yang akan menyiasat dan mengemukakan laporannya kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan dalam masa24 jam. Laporan tersebut hendaklah mengandungi pandangan dan taksiran bahayanya terhadap keselamatan. Pejabat atau peti keselamatan itu hendaklah dianggap sebagai tidak selamat selagi kuncinya tidak digantikan kecuali dalam keadaan yang tertentu sahaja apabila dibuktikan bahawa anak kunci yang hilang itu tidak mungkin jatuh ke tangan orang yang tidak dibenarkan. Jika anak kunci keselamatan terbukti hilang, Ketua Jabatan hendaklah menimbang saran acta atau tidak tindakan tatatertib diambil atau penyiasatandi bawah AktaRahsiaRasmi 1972patut dijalankan. Laporan kepada Balai Polis yang terdekat hendaklah dibuat sekiranya difikirkan sesuatu kesalahan jenayah telah berIaku. Kesimpulannya, jika berlaku sebarang kehilangan anak kunci, pengawai berkenaan perlu mengambil langkah tersebut:y y Perlu melapor segera kepada ketua Pengawai Jabatan (KPJ) atau ketua jabatan. Lapor kepada pegawai keselamatan kerajaan dalam tempoh 24 jam

y y

Laporan mengandungi pandangan atau tafsiran bahaya. Pejabat atau peti keselamatan itu hendaklah dianggap tidak selamat selagi kuncinya tidak digantikan kecuali dibuktikan anak yang kunci yang hilang itu tidak mungkin jatuh ke tangan orang yang tidak dibenarkan.

Jika nak kunci keselamatan terbukti hilang,ketua jabatan hendaklah menimbang sama ada atau tidak tindakan tatatertib diambil atau penyesiatan dibawah Akta Rahsia Rasmi 1972 patut dijalankan.laporan kepada balai polis yang terdekat henaklah dibuat sekiranya difikirkan sesuatu kesalahan jenayah telah berlaku.

TANGGUNGJAWAB MENGENDALI KUNCI KESELAMATAN PETI BESI a. Setiap jabatan bertanggungjawab mempunyai peti besi yang boleh digunakan untuk menyimpan barangan berharga atau sulit. b. Peti besi perlu mempunyai dua kunci berasingan atau menggunakan 1 kunci dan kunci berkombinasi. c. Setiap kunci dipegang oleh pegawai yang ditugaskan bertanggungjawab diberi kuasa sacara bertulis oleh Ketua Jabatan. Pegawai-pegawai itu hendaklah dari masa ke semasa mengesahkan dan memperakui akan kunci yang dipegang dan kangdungan peti besi itu. Kandungan Keselamatan Peti Besi. Antara barangan berharga dan sulit yang perlu dipertanggungjawabkan kepada pemegang kunci keselamatan ialah:  Wang tunai  Cek diterima yang belum sempat dimasukkan ke dalam bank  Peti Wang Tunai  Cek yang belum digunakan  Buku Resit yang belum digunakan  Buku kaunterbil  Dokumen,persuratan sulit yang diterima

Senarai-senarai barangan dalaman peti besi perlu diauditkan dan ditampal dibahagian pintu dalam peti besi sebagai rujukan.

Semakan Kandungan Peti Besi Tugas lain yang perlu bagi pegawai-pegawai yang diamanahkan memegang kunci keselamatan ialah mesti membuat semakan secara berkala. Satu buku Daftar Kandungan dan Semakan Peti Besi perlu diwujudkan oleh ketua jabatan supaya dapat dikemaskinikan dari semasa ke semasa oleh pemegnag Anak Kunci untuk tujuan semakan. Selain Buku Daftar dan Semakan Peti Besi itu diwujudkan, perlu juga disedikaan Buku Tunai dan Rekod Cek-cek Kosong. Apabila semakan terhadap peti besi dilakukan, pegawai yang menyemak pula hendaklahmerujuk kepada Buku Daftar itu. Setiap kali selepas semakan dilakukan oleh pegawai di jabnatan, pemegang kunci bertanggungjwab untuk menyediakan senarai baru di helaian lain dalam Buku Daftar dan Semakan Peti Besi untuk tujuan kemaskini dan sebagai persediaan semakan akan dating. KUNCI DAN PETI-PETI KESELAMATAN KUNCI Pemilihan kunci dan kunci mangga termasuk kunci keselamatan yang bermutu terutamanya untuk pintu-pintu pejabat dalam kawasan terperingkat dan peti-peti keselamatan adalah amat mustahak. Tidak ada kunci yang tidak dapat dibuka jika masa dan keadaan mengizinkan tetapi kunci yang bermutu dapat menghalang akan melambatkan sebarang percubaan untuk membukanya. Kunci dan kunci mangga sekurang-kurangnya hendaklah daripada jenis 5 tuil yang diperbuat daripada keluli yang kuat dan tidak mudah dibuka dengan kekerasan dan dibakar. Kaneing, engsel, dan rangka-rangkakunci juga hendaklah daripada buatan yang teguh. Rujukan kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan hendaklah dibuat untuk pemilihan kunci.

PETI KESELAMATAN Peti kese1amatan yang digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen dan bahanbahan terperingkat sarna ada secara tetap dan sementara adalah terbahagi kepada enam jenis seperti berikut: (a) bilik kebal alan bilik kebal yang diubahsuaikan; (b) peti besi; (c) kabinet keluli; (d) almari keluli; (e) peti yang dibuat bagi tujuan khas; (f) peti alan beg berkunei. Tanpa menyentuh keluasan makna perenggan 28 Arahan Keselamatan semua pembelian,kegunaan, kawalan dan keselamatan peti-peti keselamatanselain daripada yang disebut hendaklah dirujuk terlebih dahulu kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan. Dinding, lantai dan bumbung bilik kebal sebaik-baiknya hendaklah dibina Daripada konkrit bertetulang besi setebal23 cm. Pintu bilik kebal hendaklah dihadkan kepada satu sahaja dan diperbuat daripada jenis pintu bilik kebal keluli yang dilengkapkan dengan kunci dan kunci tatakira. Bilik kebal tidak boleh mempunyai tingkap dan lubang-lubang angin tetapi jika tidak dapat dielakkan, tingkap dan lubang-lubang angin hendaklah dihadkan kepada minimum dan dipasang dengan palang besi jenis m.s. setebal 1cm dengan jarak 7cm di antara palangpalang.Hujung dan pangkal palang-palang besi hendaklah ditanam ke dalam konkrit sekelilingnya dan lagi dilindungi dengan dawai mala punai XPM berukuran 2 cm. Bilik kebal yang diubahsuaikan ialah sebuah bilik kebal yang dibina tidak mengikut penentuan-penentuan bilik kebal biasa untuk bangunan di mana bilik kebal biasa tidak dapat dibina. Jabatan-jabatan yang bercadang mengadakan bilik kebal yang diubahsuaikan hendaklah merujuk kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan.

Dinding-dinding peti besi sekurang-kurangnya hendaklah diperbuat daripada keluli setebal0.5 cm. Engselnya hendaklah dilindungi dan pintunya hendaklah sendat dengan jenang pintu. Peti besi tidak boleh ditempatkan rapat dengan dinding luar dan dinding berkongsi di tingkat bawah di mana kawasan di sebelahnya tidak dapat dikawal. Peti-peti besi yang ringan hendaklah dipasang tetap kepada lantai dan wilding. Peti besi seelok-eloknya hendaklah dilengkap dengan kunci dan kunci tatakira. Jabatan Kerja Raya hendaklah dirujuk terlebih dahulu melalui Pejabat Pegawai Keselamatan Kerajaan sebelum menempatkan peti besi yang berat dalam bilik yang lebih tinggi daripada paras tanah. Kabinet keluli biasanya disedia dengan kunci dan jika digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen terperingkat Rahsia hendaklah dipasang dengan palang besi berkunci dengan kunci mangga. Palang besi yang digunakan hendaklah dipasang melalui sebelahdalam pemegang-pemegang laci dan menutup lubang kunci. Kokot sebelah atas hendaklah dipateri dan hujung palang besi sebelah atas hendaklah diperbuat sedemikian rupa supaya menutupi pateri kokot apabila digunakan.Soket di kaki kabinet hendaklah dipateri dan apabila digunakan hujung palang besi sebelah bawah hendaklah sesendat dengan soket supaya ia tidak boleh dikeluarkan jika dilengkungkan. Almari keluli biasanya disedia dengan kunci dan jika digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen terperingkat Rahsia hendaklah dipasang dengan palang besi. Kokot dan soket hendaklah dipateri serupa dengan yang dikehendaki pada kabinet keluli dan pemakaian palang besi juga mengikut peraturan yang sama dengan perbezaan palang tersebut dipasang melintang dan jika boleh menutupi lubang kunci. Jabatan kadangkala berkehendakan peti-peti yang berbentuk luar biasa dengan saiz berbeza-beza untuk menyimpan misalnya peta-peta dinding, kad indeks, carta dan penyatapenyata penting alan lain-lain perkara terperingkat. Peti-peti tersebut mungkin diperbuat daripada kayu oleh sebab keluli akan melibatkan perbelanjaan yang tinggi. Perhatian hendaklah diberi untuk peti tersebut diperbuat dengan kukuh. Engsel, skru dan selak tidak boleh terdedah untuk mengelakkan daripada dibuka dan dipasang balik tanpa meninggalkan sebarang kesan. Ada kalanya palang-palang besi perin juga dipasang mengikut peraturan yang serupa untuk kabinet keluli.
9

Peti dan beg berkunci yang diguna untuk penghantaran dokumen-dokumen terperingkat hendaklah diperbuat mengikut peraturan-peraturan tertentu yang ditetapkan oleh Pegawai Keselamatan Kerajaan. Peti-peti keselamatan yang boleh digerakkan dengan mudah seberapa yang boleh hendaklah dipasang tetap kepada lantai dan wilding bangunan. Peti-peti keselamatan hendaklah dibiar terbuka semasa dalam penggunaan dan dikunci semasa tidak digunakan. Sekiranya perin ditutup tanpa dikunci satu isyarat amaran "Tidak Berkunci" hendaklah digantung kepada petipeti keselamatan yang berkenaan.

10

b) Mesin-mesin penyalin di bahagian yang menguruskan dokumen terperingkat juga perlu di awasi. Nyatakan peraturan-peraturan yang perlu dipatuhi.

KAWALAN MESIN PENYALIN y Ketua jabatan bertanggungjawab melantik seorang pengawai bagi mengawasi masin penyalin dan buku daftar penggunaan perlu diwujudkan supaya penggunaan mesin penyalin dapat dikawal daripada menyalinan sebarang dokumen tanpa kebenaran.

Mesin penyalin juga hendaklah disimpan dalam bilik yang berkunci supaya penggunaan mesin penyalin dapat diminimakan atau digunakan tanpa dikawal .

Kakitangan yang ekses perkara terperingkat sahaja boleh ditugaskan untuk membuat salinan dokumen berkenaan.

Jumlah salinan yang dibuat ialah salinan yang diluluskan salinan yang rosak perlu dibinasakan.

Semakan ke atas buku daftar hendaklah dibuat bagi menentukan semua salinan mengikut peraturan.

Sebarang penyelewengan dan penyalahgunaan mesin penyalin hendaklah dilaporkan ketua jabatan.

KAWALAN MESIN FAX y y y y Dokumen terperingkat dielakkan di hantar melalui mesin fax. Letakkan di tempat yang sesuai seperti bilik pembantu khas atau bilik khas berkunci. Kakitangan yang di benarkan sahaja menggunakan mesin fax. Tujuan peraturan:

 menentukan jenis dokumen yang boleh dan tidak boleh dihantar  menerangkan peraturan yang perlu diikuti semasa menghantar dan menerima dokumen  mempastikan penggunaan mesin faksimili lebih teratur dan berkesan.
11

PENEMPATAN DAN KAWALAN i) ii) Tempat yang sesuai iaitu bilik pembantu khas kepada Ketua Jabatan dan mestilah berkunci. Pegawai atau staf yang dibenarkan sahaja mengendalikan urusan melalui mesin fax

Semakan ke atas buku daftar hendaklah dibuat bagi menentukan semua salinan adalah mengikut peraturan. Sebarang penyelewengan dan penyalahgunaan mesin penyalin hendaklah dilaporkan kepada Ketua Jabatan.

KEPERLUAN KAWALAN Memberikan perlindungan terhadap dokumen Terperingkat daripada:  Dapat diketahui atau dilihat oleh orang-orang yang tidak berhak mengetahui.  Kebocoran maklumat, kecurian dan kebakaran.

KESELAMATAN DOKUMEN

Kawalan ke atas dokumen rahsia rasmi dan dokumen rasmi daripada pendedahan tanpa kebenaran.

Dokumen teperingkat ialah dokumen rasmi yang mengandungi maklumat yang mesti diberi perlindungan keselamatan

12

PENGURUSAN DOKUMEN TERPERINGKAT.  Sistem pendaftaran rahsia / sulit.

Sistem bagi menerima, memproses, menyimpan dan menghantar dokumen terperingkat supaya diuruskan berasiangan daripada Dokumen Tidak Teperingkat. Diselia oleh penjawat awam yang berjawatan tetap (pendaftar Rahsia)

Keperluan kawalan y Memberikan perlindungan terhadap dokumen terperingkat daripada: 1. Dapat diketahui atau dilihat oleh orang-orang yang tidak berhak mengetahui. 2. Kebocoran,kecurian dan kebakaran.

PERINGKAT KESELAMATAN y y y y RAHSIA BESAR RAHSIA SULIT TERHAD

13

Tafsiran Dokumen Terperingkat TAFSIRAN y Rahsia Besar

Dokumen rasmi, maklumat rasmi clan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada Malaysia, hendaklah diperingkatkan Rahsia Besar. Contohnya: a)Kertas Jemaah Menteri. b) Perancangan Gerakan & Penempatan barisan tentera. c) Surat menyurat dengan Negara asing berhubung Perdagangan & pertahanan yang penting.

Rahsia

Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara, menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa asing hendaklah diperingkatkan Rahsia. Contohnya: A) Arahan penting untuk perwakilan Malaysia dengan Negara asing. B) Maklumat penting pemasangan angkatan tentera. C) Maklumat penting aktiviti subversive.

14

Sulit

Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi, yang jika didedahkan tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan kepentingan atau martabat Malaysia atau kegiatan Kerajaan atau orang perseorangan atau akan menyebabkan keadaan memalukan atau kesusahan kepada pentadbiran atau akan menguntungkan sesebuah kuasa asing hendaklah diperingkatkan Sulit. Contohnya: A) Laporan perisikan biasa B) Maklumat yang member faedah kewangan jika terdedah sebelum masa.

Terhad

Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi selain daripada yang diperingkatkan Rahsia Besar,Rahsia atau Sulit tetapi berkehendakan juga diberi satu tahap perIindungan keselamatan hendaklah diperingkatkan Terhad. Persendirian dalam hal-hal yang terkecuali apabila didapati mustahak di atas sebab-sebab keselamatan untuk menghadkan pengetahuan perkara terperingkat kepada orang atau orang-orang perseorangan maka mungkin perIu ditambah tanda Persendirian kepada salah satu daripada peringkat-peringkat keselamatan.

15

Dokumen Rasmi-Apa-apa jenis maklumat yang tercatat berkenaan dengan perkara-perkara rasmi dan termasuklah: (a) perkara yang bertulis, bertaip, bertulis, disalin, berstensil dan bercetak dan juga draf dan buangan dari perkara itu; (b) fotograf, rota salinan, pelan cetak, negatif rota dan filem, jalur suara dan rakaman; (c) pelan, pelan lakar, lukisan, gambarajah, peta dan aneka jenis carta; (d) huruf cetakatur atau huruf cetak miring, blok litografer,acuan, stensil, proses plat atau lain-lain alat yang digunakan untuk membuat dokumen-dokumen rasmi. Contohnya: a) Buku-buku jabatan bagi maksud arahan. b) Perintah dan arahan biasa jabatan.

16

PENGHANTARAN DOKUMEN TEPERINGKAT.   SISTEM SATU LAPIS SAMPUL SURAT Dihantar melalui peti berkunci. Sampul ditanda keselamatan dan di metri.

SAMPUL DUA LAPIS SAMPUL SURAT Di hantar menggunakan sampul surat lain dan di gam. Sampul surat disebelah dalam di tanda peringkat keselamatan dan di metri.

MEMBAWA DOKUMEN TERPERINGKAT KELUAR   Tidak dibenarkan di bawa keluar kecuali untuk urusan rasmi dalam waktu pejabat. Tidak boleh dibawa balikkerumah kecuali atas sebab yang tidak boleh dielakkan dengan mendapat kebenaran bertulis dari ketua setiausaha/ setiausaha kerajaan negeri.

PEMUSNAHAN DOKUMEN TERPERINGKAT a. Tidak boleh dimusnahkan melainkan mengikut arahan kerajaan. b. Hendaklah dirujuk kepada Pengawai Keselamatan Kerajaan dan Ketua Pengarah Arkib Negara. c. Dokumen terperingkat hendaklah dikoyak secara kecil-kecilan dan dibakar,abunya hendaklah dihancurkan sehingga tidak dikenali. d. Satu sijil pemusnahan hendaklah dihantar kepada Kuasa Pemula Dokumen tersebut. e. Sekiranya Kuasa Pemula tidak wujud lagi, hendaklah dirujuk kepada Pengawai Keselamatan Kerajaan sebelum dokumen dimusnahkan.

17

KEHILANGAN DOKUMEN TERPERINGKAT a. Jabatan yang terlibat mestilah mencari dengan segera. b. Jabatan hendaklah melaporkan kepada PKJ atau ketua jabatan. c. Siasatan hendaklah dilakukan dan laporan taksiran bahaya terhadap keselamatan kepada PKK didalam masa 24 jam. d. Perlu dimaklumkan segera kepada Pemula Dokumen. e. Ketua Jabatan perlu mempertimbangkan tindakan tatatertib perlu dilakukan atau tidak. f. Jika tedapat unsure jenayah, ketua jabatan hendaklah melaporkan kepada balai polis yang berdekatan.

18

RAHSIA RASMI y Apa-apa suratan yang dinyatakan dalam jadual dan apa-apa maklumat dan bahan berhubungan dengannya dan termasuklah apa-apa suratan rasmi, malumat dan bahan lain sebagaimana yang boleh dikelaskan sebagai Rahsia Besar,Rahsia, sulit, atau terhad, mengikut mana yang berkenaan, oleh seorang menteri, Menteri Besar, atau Ketua Menteri sesuatu negeri atau manamana pengawai awam yang dilantik di bawah seksyen 2B. SEKSYEN 2 AKTA RAHSIA RASMI 1972

KESALAHAN DALAM MEMBOCORKAN RAHSIA JABATAN.

SEKSYEN 17A PEMBELAAN SEDIA ADA KEPADA PENGAWAI AWAM Mana mana orang yang dituduh dengan apa-apa kesalahan dibawah akta ini tidaklah boleh disabitkan jika dia membuktikan yang dia melakukan mana-mana perkara itu dalam menjalankan tugas rasminya atau dengan kuasa sepatutnya.

SEKSYEN 8 (2) (BARU) PENALTI Jika seseorang menerima atau memberi sesuatu rahsia rasmi dan kesalahan dengan akta ini, maka kesalahannnya boleh dihukum dengan penjara selama tempoh tidak kurang daripada satu tahun tetapi tidak melebihi dari tujuh tahun.

19

SENARAI RUJUKAN

1) RAHIM ABDULLAH (1997), ASAS PENGURUSAN, UTUSAN PUBLICATIONS & DISTRIBUTORS SDN. BHD.

2) ABD AZIZ ABD.RAHMAN (1999), FALSAFAH DAN TEKNIK PENGURUSAN, BERITA PUBLISHING SDN. BHD

3) PRINSIP DAN AMALAN PENGURUSAN (Edisi kedua), Juhari Haji Ali & Ishak Ismail (2010)

20