Pengertian Car Service

ang dimaksud dengan Car Service dalam

hal ini adalah lebih luas dari sekedar
bengkel mobil (tempat memperbaiki mobil)
pada umumnya. Bengkel mobil biasanya
terfokus kepada perbaikan mobil saja tidak
ada unsur manajemen, pelayanan pelanggan
yang ramah, ruangan tunggu yang nyaman,
kepastian ketersediaan part, kepastian waktu
perbaikan, kepastian keaslian suku cadang,
pengiriman mobil jika selesai diperbaiki, system
yang terintegrasi dan lain sebagainya yang
intinya adalah suatu system service mobil yang
pengelolaannya dikelola secara profesional.
Alasan dibutuhkannya Car Service
Dewasa ini pertumbuhan kendaraan di Indonesia
khususnya mobil pribadi sangat pesat, hal
tersebut disebabkan oleh beberapa faktor
diantaranya; pertumbuhan ekonomi suatu
negara yang relative stabil, kebutuhan penduduk
dengan mobilitas yang tinggi, ketersediaan
transportasi publik yang kurang memadai,
kemudahan dalam proses kredit kendaraan
ditambah dengan bunga yang sangat rendah.

Karena hal di atas maka menjadi konsekwensi

logis apabila faktor after sales khususnya perbaikan dan maintenance menjadi suatu lahan
yang sangat menjanjikan untuk dikembangkan
di Indonesia, oleh karenanya ATPM dan Dealer
mobil berlomba-lomba membuka service point
yang tersebar di kota-kota besar untuk melayani

12

GEBYAR AUTO-ID Edisi-18/2012

pelanggan pembeli mobil, karena juga pembeli

sangat mempertimbangkan jumlah tempat
perbaikan mobil sebelum membeli mobil.
Kendaraan bermotor pada kondisi tertentu atau
jika melampaui pemakaian dalam kilometer
yang ditentukan, memerlukan perawatan atau
perbaikan. Perawatan dan perbaikan kendaraan
harus dilakukan agar umur pakai kendaraan
lebih panjang atau paling tidak sama dengan
umur pakai yang telah diprediksikan dan
dirancang oleh pabrik pembuat.
Untuk itu paling tidak ada beberapa alasan
mengapa bengkel mobil dibutuhkan :
1. Mobil adalah salah satu alat transportasi
yang tingkat komponen consumable-nya
(habis terpakai) sangat tinggi, misalkan saja :
a.
b.
c.
d.

Filter oli, udara dan fuel

Busi
Release bearing, Kopling
Dan sebagainya

2. Keterbatasan kemampuan pemakai mobil

dalam memperbaiki mobil saat memasang
komponen sesuai dengan spesifikasi teknis.
3. Keterbatasan alat untuk memasang
komponen mobil, karena mobil adalah salah
satu alat tranportasi yang membutuhkan
alat yang khusus saat memasang komponen
tertentu.
4. Keterbatasan waktu, memperbaiki mobil
bagi yang belum terbiasa dapat menghabiskan waktu yang sangat lama, maka dari itu

TOPIK
biasanya pemakai mobil lebih memfokuskan
pemakaian mobil bukan untuk membuang
waktu dirinya dalam memperbaiki mobil itu
sendiri.
Elemen-elemen yang dibutuhkan untuk
Car Service yang profesional.
Seperti yang sudah penulis singgung di atas
bahwa untuk membangun suatu bengkel mobil
yang punya value atau kita sebut dengan car
service , paling tidak harus memiliki beberapa
elment berikut ini :
1. Dikelola secara profesional
2. System data yang terintegrasi, (online
system)
3. Alur Kerja sudah menerapkan SOP yang
standard
4. Menggunakan system antrian

6. Ruangan tunggu yang bersih serta nyaman

7. Kepastian ketersediaan part
8. Kepastian lama waktu perbaikan
9. Kepastian keaslian suku cadang
10. Pengiriman mobil jika selesai diperbaiki
11. Dan sebagainya
Bahkan beberapa
integrasikan untuk
penjualan, perbaikan
satu lokasi, hal ini
pembeli mobil dalam

tempat sudah mengsemua layanan mulai

dan suku cadang dalam
sangat mempermudah

Bussines proses Car Service

Bussines proses yang umum dilakukan di
Car Service modern dan sudah menerapkan
standard SOP dan manage secara profesional
adalah sebagai berikut :

5. Pelayanan yang ramah

Gambar 1. Business process di Car Service

GEBYAR AUTO-ID Edisi-18/2012

13

TOPIK
1. Appointment
Proses untuk melakukan booking nomor
pasien.
2. Customer Arrival
Kedatangan customer / pemakai mobil baik
yang booking atau datang langsung ke
customer service car service point.
3. Reception /Customer Service Advisor
Customer yang datang untuk service akan
diterima oleh customer service Advisor,
dalam proses ini advisor akan mendengar
dan menerima keluhan kemudian dibuatkan
Surat Perintah Kerja untuk teknisi.
4. Dispatching
Proses ini adalah proses pembagian kerja,
setelah service advisor membuat Surat
Perintah Kerja(SPK), maka SPK tersebut akan
diletakkan di Job Progress Control Board
untuk dibagikan kepada teknisi melalui
petugas.
5. Repairing
Proses perbaikan kendaraan, proses ini
adalah proses yang paling krusial dan
memakan waktu yang relatif lama.
6. QC / Final Inspection
Setelah mobil selesai diperbaiki oleh teknisi,
maka supervisor melakukan pengecekan
ulang kendaraan sebelum diserahkan ke
customer.
7.

Washing
Proses pencucian kendaraan pelanggan
untuk menambah rasa puas pelanggan
terhadap pelayanan bengkel.

8. Final Confirmation
Konfirmasi penutupan SPK, dilakukan apabila
kendaraan sudah selesai dikerjakan dan siap
diambil customer
9. Invoiching
Proses administrasi yang meliputi, pembuatan kwitansi, faktur pajak, dan lain-lain
untuk proses pembayaran.

14

GEBYAR AUTO-ID Edisi-18/2012

10. Delivery
Proses penyerahan / pengiriman kendaraan
kepada customer setelah kendaraan selesai
diperbaiki.
Penerapan Auto ID pada Car Service
process
Untuk
menunjang
kelancaran
business
process car service yang sudah dijelaskan di
atas, tentunya harus juga dilengkapi dengan
kesiapan orang, infrastruktur bangunan,
infrastruktur komunikasi, infrastruktur database
serta penerapan auto ID yang tepat.
Penerapan auto-id sebenarnya dapat diterapkan
dari proses awal yaitu booking number sampai
delivery, pemberian nomor pada customer
adalah sebagai nomor pasien yang dapat
dipakai untuk ID secara berkelanjutan mulai
customer tersebut datang sampai customer
tersebut mengambil mobil yang selesai
diservice.
Sebagai ilustrasi : Pada waktu customer telepon
ke no hotline car service meminta booking
antrian untuk service mobil maka secara
otomatis system akan memberikan nomor ID
untuk customer tersebut begitu pula nomor
ID ini akan diberikan kepada customer yang
datang langsung. Contohnya no ID dalam hal
ini ; CPH120212-01 dengan penjelasan tiga digit
pertama adalah untuk lokasi bengkel enam digit
berikutnya adalah untuk tanggal kedatangan
customer dan dua digit terakhir adalah untuk
nomor urut antrian customer.
Penerapan auto-id yang pertama adalah pada
proses customer datang di service point yang
sudah memiliki atau tidak memiliki ID, nomor
ID tersebut akan dicetak saat customer datang
ke tempat service point, di titik ini dibutuhkan
Mesin antrian yang komponen utamanya
adalah Touch panel PC / Industrial PC dan
printer label thermal untuk mencetak barcode
sebagai ID.
Mesin antrian yang dimaksud di atas adalah
merupakan alat elektronik berbasis micro
controller atau PC yang digunakan sebagai

TOPIK
alat bantu. Mesin antrian sebenarnya mudah
pengoperasiannya dan juga harus didukung
dengan sistem database. Fitur-fitur yang ada
di mesin antrian dapat disesuaikan dengan
kebutuhan.
Mesin antrian ini dapat digunakan dengan
jumlah loket / counter 1 20 unit, tergantung
jenis layanannya. Fasilitas mesin antrian antara
lain :

3. Display Antrian
Setiap nomor antrian yang diberikan akan
ditampilkan di Display Utama (LCD TV)
sesuai loket yang dituju. Display utama
selain menampilkan nomor urut, juga
menampilkan informasi, hiburan dan iklan.
4. Database
Data statistik antrian yang berkenaan
dengan pelayanan / services terhadap
customer disimpan di dalam database.
Database antrian ini akan menampilkan
jumlah customer yang dapat dilayani dan
yang tidak dapat dilayani per-group layanan
dan per-customer service dalam rentang
waktu perhari, perminggu, perbulan dan
pertahun. Tampilan database dapat dilihat
dalam bentuk grafik maupun teks bahkan
dapat di-convert ke data excell. Selain
itu database dapat dicetak dalam bentuk
laporan dalam periode waktu tertentu.
5. Fasilitas Panggilan Suara
Suara pemanggil yang telah disetting
dan direkam pada IC (Integrated Circuit),
sehingga dapat disuarakan kembali oleh
mesin sesuai kebutuhan. Panggilan Suara
berguna untuk mengingatkan pelanggan
yang tidak memperhatikan urutan antrian
yang dilayani. Panggilan dikendalikan oleh
petugas loket yang siap melayani customer.

Gambar 2. Unit Mesin Antrian

1. Touch panel PC / Industrial PC

Mesin antrian dapat dikendalikan melalui PC
Based dengan teknologi client server dan
micro controller yang befungsi pada saat
terjadi gangguan, maka printer tiket antrian
dan display masih dapat tetap berfungsi
karena menggunakan micro controller.
2. Printer Label Thermal
Fasilitas Printer digunakan untuk mencetak
nomor ID yang dipakai untuk memberi
informasi kepada customer mengenai
nomor urut dan group antrian.

Lalu jika nomor antrian sudah dipanggil

maka customer tersebut akan memberikan
nomor ID ke customer service advisor dan
customer service advisor akan melakukan
scan barcode ID tersebut sebagai ID
pelanggan/ customer, ini adalah proses yang
kedua untuk penerapan auto-id, karena di
titik ini dibutuhkan barcode scanner untuk
membaca barcode yang tercetak di ID
tersebut.
Kemudian yang ketiga adalah di titik production, yaitu proses perbaikan kendaraan
oleh teknisi yang diawali dari receive order
job, melakukan penempelan nomor ID
(misalnya di kaca mobil), sekaligus menerima
komponen partnya sudah teridentifikasi untuk
penggantian dan execute / install part receive.

GEBYAR AUTO-ID Edisi-18/2012

15

TOPIK

Gambar 3. Customer service melakukan scan ID barcode

pelanggan

Ketiga proses tersebut membutuhkan Touch

panel PC / Industrial PC untuk mengeksekusi
perintah / order by system
Selanjutnya yang keempat yaitu Final inspection,
dalam hal ini supervisor yang melakukan final
inspection akan melakukan eksekusi akhir dari
suatu pekerjaan teknis dengan melihat hasil

Gambar 5. Teknisi sedang mengoperasikan PDA

Gambar 4. Teknisi sedang mengoperasikan industrial PC

16

GEBYAR AUTO-ID Edisi-18/2012

TOPIK
pekerjaan yang dilakukan oleh teknisi, PDA yang
dibawa akan menampilkan hasil pekerjaan yang
telah dilakukan dan system akan menyodorkan
list item pekerjaan untuk diberi tanda pass / ok
jika memang pekerjaannya selesai dilakukan.
Yang terakhir adalah yang kelima yaitu
penyerahan atau delivery mobil setelah kendaraan selesai diperbaiki dengan melakukan
scanning ID barcode yang pertama kali
diperoleh oleh customer dan untuk itu dibutuhkan Portable data terminal, hal ini
dilakukan untuk pemastian di sisi system
bahwa ID dengan nomor mobil tersebut telah
selesai diperbaiki dan juga selesai dari sisi
administrasi serta telah melunasi pembayarannya maka mobil pelanggan yang diservice
statusnya siap untuk keluar dari bengkel atau
diantar ke tempat pelanggan.

Gambar 6. Staff Admin Car Service sedang melakukan final

cek meggunakan PDA

"The great successful men of the world have used their

imagination? they think ahead and create their mental
picture in all its details, filling in here, adding a little
there, altering this a bit and that a bit, but steadily
building - steadily building."
Robert Collier

GEBYAR AUTO-ID Edisi-18/2012

17