INFORMASI FAKTOR JABATAN FUNGSIONAL

Nama Jabatan :

Pengadministrasi Umum (Arsiparis Umum Pelaksana Pemula)

Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret (UNS)
Surakarta

I. PERAN JABATAN
Jabatan ini merupakan jabatan fungsional Pengadministrasi Umum agar semua proses surat
menyurat dapat berjalan dengan baik
II. URAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
A. URAIAN TUGAS
1. Mengkordinir dan memonitor tata usaha (pengarsipan, agenda dan distribusi surat)
2. Memberi kartu kendali dan memberkaskan surat
3. Melaksanakan pengarsipan surat
4. Memantau proses penerimaan / pengiriman surat
5. Melayani SPPD.
6. Mengarsip dan menyimpan surat / dokumen
7. Melaksanakan tugas lain yang diberikan pimpinan
B. TANGGUNG JAWAB
Melaksanakan pengadministrasian umum agar surat yang masuk dan surat keluar bisa
terkendali dan mudah dimonitor :
III. HASIL KERJA JABATAN
1.
Memudahkan dalam pengambilan dokumen
2.
Menjaga agar dokumen tidak hilang dan rusak
IV. TINGKAT FAKTOR
FAKTOR 1: PENGETAHUAN YANG DIBUTUHKAN JABATAN (1-2 Nilai 200)
1. Pengetahuan tentang tugas/operasi kerja rutin dan sederhana,
2. Penerapan tugasnya memerlukan instruksi langkah demi langkah dan
hanya memerlukan sedikit atau tidak memerlukan pelatihan/pengalaman
3. Pengetahuan tentang aturan umum yang biasa diterapkan, prosedur,
operasi kerja tingkat dasar yang memerlukan sedikit pelatihan atau
pengalaman sebelumnya
4. Ketrampilan untuk mengoperasikan peralatan sederhana atau peralatan
yang dioperasikan berulang-ulang; memerlukan sedikit atau tidak
memerlukan pelatihan/pengalaman
5. Ketrampilan dasar untuk mengoperasikan peralatan, memerlukan pelatihan
atau pengalaman sebelumnya
FAKTOR 2: PENGAWASAN PENYELIA (2-2 Nilai 125)
1. Pejabat ini melayani dibawah pengawasan pejabat struktural atau pejabat

yang jenjangnya iebih tinggi, untuk menentukan tujuan, prioritas, dan

tenggat waktu, dan untuk menbantunya dalam situasi yang tidak biasa dan
tidak jelas.
2. Pejabat ini mengambil inisiatif dalam melakukan tugas dan mengikuti
instruksi, kebijakan, dan praktek yang ada.
3. Pekerjaan dievaluasi untuk melihat kesesuaiannya dengan instruksi.
4. Evaluasi semakin sering dilakukan apabila tugas yang diberikan Iebih sulit
atau belum biasa.
5. Pegawai bekerja sesuai yang diperintahkan dan berkonsultasi dengan
atasan bilamana pegawai menemui hal-hal di luar yang tercakup dalam
petunjuk dan pedoman
6. Pada jabatan ini, pekerjaan dikendalikan dengan sangat ketat. Pada jabatan
tertentu pengendalian melalui tahapan pekerjaan itu sendiri; pada jabatan
lain dikendalikan melalui lingkungan di mana pekerjaan dilakukan.
7. Dalam beberapa situasi pengawas melakukan pengendalian melalui
pemeriksaan kemajuan pelaksanaan pekerjaan atau tinjau ulang terhadap
pekerjaan yang telah selesai dalam hal ketepatan, kecukupan dan ketaatan
pada petunjuk dan prosedur yang telah ditetapkan
8. Pengawas daam jabatan ini menetapkan sasaran keseluruhan dan
sumberdaya yang tersedia.
FAKTOR 3: PEDOMAN (3-2 Nilai 125)
1. Pedoman termasuk peraturan kepegawaian nasional, prosedur dan operasi
instansi, dan prosedur NFC.
2. Pejabat ini menggunakan pertimbangan sendiri dalam memilih dan
menerapkan pedoman yang sesuai dengan keadaan kasus tertentu.
3. Pejabat ini melapor pada pejabat struktural pegawai yang jenjangnya Iebih
tinggi jika pedoman tidak tersedia atau penyimpangan diperlukan.
FAKTOR 4: KOMPLEKSITAS (4-2 Nilai 75)
1. Pejabat ini melakukan berbagai tugas klerikal kepegawaian, yang berkaitan
dengan proses dan prosedur yang berbeda.
2. Pekerjaan dari jabatan ini terdiri dari tugas-tugas yang jelas dan berhubungan
secara langsung.
1. Pejabat ini mengidentifikasi sifat dan ruang lingkup situasi tertentu.
3. Pejabat ini menentukan pentingnya informasi tambahan, dan hubungan
dan dampak dari faktor-faktor yang relevan dan kondisi yang ada.
4. Pejabat ini membuat keputusan dengan cara memeriksa alternatif yang
membutuhkan pendekatan yang berbeda dan tidak berhubungan.

FAKTOR 5: RUANG LINGKUP DAN DAMPAK (5-0 Nilai 0)

1. Pejabat ini menerapkan peraturan dan prosedur untuk melakukan berbagai
kegiatan pendukung kepegawaian danmenjawab pertanyaan di bidang
kepegawaian.
2. Pejabat ini bertugas untuk memastikan semua sudah seperti yang
diperlukan, memberikan informasi faktual kepada yang dilayani.
3. Pekerjaan ini mempengaruhi waktu, akurasi, dan keandalan proses
kepegawaian lebih lanjut.

FAKTOR 6: HUBUNGAN PERSONAL (6-0 Nilai 0)

Hubungan mencakup semua tingkatan pegawai, pejabat struktural, dan staf
administrasi organisasi yang dilayani, masyarakat umum, dan / atau kantor
lapangan.
FAKTOR 7: TUJUAN HUBUNGAN (7-0 Nilai 0)
Dalam Pedoman Umum Jabatan, tujuan hubungan pribadi berkisar dari
pertukaran informasi tentang fakta sampai dengan situasi yang menyangkut
persoalan yang kontroversial atau yang penting dan sudut pandang, tujuan
atau sasaran yang berbeda.
FAKTOR 8: PERSYARATAN FISIK (8-0 Nilai 0)
Pekerjaan ini rutin dan tidak membutuhkan persyaratan fisik tertentu.
FAKTOR 9: LINGKUNGAN PEKERJAAN (9-0 Nilai 0)
Pekerjaan dilakukan dalam lingkungan kantor secara umum
V. PERSYARATAN JABATAN TERTENTU
(Tidak Ada)