SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN TERPADU PUSKESMAS (SP2TP)

DEFINISI
Merupakan tata cara pencatatan dan pelaporan yang lengkap untuk pengelolaan puskesmas,
meliputi keadaan fisik, tenaga sarana dan kegiatan pokok yang dilakukan serta hasil yang dicapai
oleh puskesmas.5
TUJUAN
Tujuan umum :
Tersedianya data dan informasi yang kaurat, tepat waktu dan mutakhir secara periodic dan teratur
untuk pengelolaan program kesehatan masyarakat melalui puskesmas diberbagai tingkat
administrasi.5
Tujuan khusus :
1. Tersediannya data yang meliputi keadaan fisik, tenaga, sarana dan kegiatan pokok
puskesmas yang akurat, tepat waktu dan mutakhir secara teratur.
2. Terlaksananya pelaporan data secara teratur di berbagai jenjang administrasi, sesuai
dengan peraturan yang berlaku.
3. Digunakannya data tersebut untuk pengambilan keputusan dalam rangka pengelolaan
program kesehatan masyarakat melalui puskesmas diberbagai tingkat administrasi.5
Ruang lingkup
1. SP2TP dilakukan oleh semua puskesmas termasuk puskesmas pembantu dan puskesmas
keliling
2. Pencatatan dan pelaporan mencakup :
a) Data umum dan demografi wilayah kerja puskesmas
b) Data ketenagaan di puskesmas
c) Data sarana yang dimiliki puskesmas
d) Data kegiatan pokok puskesmas (18 upaya pokok) baik di dalam gedung maupun
di luar gedung.
3. Pelaporan dilakukan secara periodic (bulanan, tribulanan, semester dan tahunan)
Pelaksanaan
1. Pencatatan dengan menggunakan format
a) Family folder
b) Buku register

c)
d)
e)
f)

Rawat jalan dan rawat inap

Penimbangan
Kohort ibu
Kohort anak
Persalinan
Laboratorium
Penangamatan penyakit menular
Imunisasi
PKM
Kartu indeks penyakit (kelompok penyakit)
Kartu perusahaan
Kartu murid
Sensus harian (penyakit dan kegiatan puskesmas) untuk mempermudah

pembuatan laporan.
2. Pelaporan
Jenis dan period laporan :
a) Bulanan
Data kesakitan
Data kematian
Data operasional (gizi, imunisasi, KIA, KB, dsb.)
Data managemen obat
b) Triwulan
Data kegiatan puskesmas
c) Tahunan
Umum dan fasilitas
Sarana
Tenaga
Alur pengiriman
Dikirim ke Dinas Kesehatan TK II, diteruskan ke Dinas Kesehatan TK I, kemudian diteruskan ke
Departemen Kesehatan. Umpan balik di kirim ke kanwil depkes propinsi.5
3.2 SOLUSI MENGATASI MASALAH YANG MUNCUL DI LINGKUP PUSKESMAS
Puskesmas sebagai unit pelayanan kesehatan yang terinstitusionalisasi mempunyai
kewenangan yang besar dalam menciptakan inovasi model pelayanan kesehatan di daerah. Untuk
itu dibutuhkan komitmen dan kemauan untuk meningkatkan/meratakan kualitas dan kuantitas
pelayanan kesehatan dengan melakukan revitalisasi sistem kesehatan dasar dengan memperluas
jaringan yang efektif dan efisien di Puskesmas, peningkatan jumlah dan kualitas tenaga
kesehatan/revitalisasi kader PKK, pembentukan standar pelayanan kesehatan minimum untuk
kinerja sistem kesehatan yang komprehensif, serta memperbaiki sistem informasi pada semua

tingkatan pemerintah. Dari banyak kasus yang terjadi dibanyak daerah, jelas bahwa Puskesmas
memiliki pencitraan yang rendah pada saat sekarang, terutama jika dilihat dari sarana, Puskesmas
tidak memiliki fasilitas yang lengkap walaupun sudah mendapat dana dari Dinas Kesehatan.
PROBLEM SOLVING CYCLE
Siklus pemecahan masalah (problem solving cycle) merupakan pendekatan integral dan
komprehensif dalam penyusunan rencana dan program yang mana akan membantu memberikan
pemahaman situasi dan masalah yang dihadapi. Adapun langkah-langkah proses pemecahan
masalah dalam keseluruhan siklus pemecahan masalahjuga dihubungkan dengan pelaksanaan
fungsi-fungsi manajemen Puskesmas.6,7
Langkah pertama dalam siklus pemecahan masalah adalah menentukan masalah dengan
baik. Ini dimulai dengan kegiatan analisis situasi atau disebut juga identifikasi masalah. Untuk
mengidentifikasi masalah kesehatan masyarakat yang berkembang di wilayah kerja Puskesmas
dan pengembangan program intervensinya, pimpinan Puskesmas dapat menganalisis masalah
kesehatan tersebut dengan menggunakan pendekatan epidemiologi, prinsip-prinsip kesehatan
masyarakat, kedokteran pencegahan, paradigma hidup sehat menurut Blum dan analisis sistem.
Dari analisis situasi akan diketemukan banyak masalah. Masalah adalah keadaan atau realiti
yang menyimpang dari apa yang diharapkan. Atau sering juga dikatakan bahwa masalah adalah
kesenjangan antara apa yang diharapkan dengan apa yang menjadi kenyataan. Umumnya dalam
kehidupan sehari-hari, sumber daya yang tersedia tidak cukup untuk memecahkan semua
masalah tersebut. Oleh sebab itu, perlu ditentukan masalah kesehatan mana yang harus
diutamakan (diprioritaskan).
Masalah yang sudah menjadi prioritas, perlu dirumuskan dengan jelas. Perumusan
masalah yang baik adalah jika:
1. Ada pernyataan tentang kesenjangan secara kualitatif dan/atau kuantitatif
2. Didukung oleh data
3. Dinyatakan secara spesifik apa masalah tersebut, siapa yangterkena, dimana
lokasinya, kapan waktunya.

Untuk masalah yang sudah dirumuskan dengan baik, kemudian ditentukan tujuan yang
akan dicapai, yaitu apakah masalah tersebut akan dikurangi sampai tingkat tertentu atau masalah
tersebut dihilangkan sama sekali. Selanjutnya adalah memilih alternatifintervensi atau kegiatan
yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut diatas. Untuk itu, perlu dilakukan analisis
determinan masalah atau kadang-kadang disebut analisis faktor risiko.6
Selanjutnya setelah faktor-faktor risiko yang akan menyebabkan masalah dikaji dan
program Puskesmas dilaksanakan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi. Untuk itu
memerlukan suatu organisasi yang tertata dengan baik (organizing). Pelaksanaan program atau
implementasi

memerlukan

fungsi

penggerakan

dan

pelaksanaan

(actuating)

dengan

melaksanakan fungsi kepemimpinan, motivasi, komunikasi, dan pengarahan serta pengawasan

dan
pengendalian. (controlling). Hasil implementasi dan pelaksanaan kemudian dilakukan penilaian
(evaluating). Evaluasi ini kemudian dipergunakan sebagaimasukan dalam proses atau siklus
selanjutnya dalam pemecahan masalah.6
Penilaian prioritas malasah
Untuk meningkatkan kinerja dan mutu perencanaan program kesehatan, diperlukan suatu
proses perencanaan yang akan menghasilkan suatu rencana yang menyeluruh (komprehensif dan
holistik). Perencanaan kesehatan adalah kegiatan yang perlu dilakukan dimasa yang akan datang,
yang jelas tujuannya.
Identifikasi dan prioritas malasah kesehatan merupakan bagian dari proses perencanaan
harus dilaksanakan dengan baik dan melibatkan seluruh unsure terkait , termasuk masyarakat.
Sehingga masalah yang ditetapkan untuk ditanggulangi betul- betul merupakan masalah dari
masyarakat, sehingga dalam pelaksanaan kegiatan untuk menanggulangi masalah kesehatan yang
ada, masyarakat dapat berperan aktid di dalamnya. Untuk menetapkan prioritas masalah ini, ada
beberapa hal yang harus dilakukan yaitu:7,8
a) Melakukan pengumpulan data
Untuk dapat menetapkan prioritas masalah kesehatan, perlu tersedia dara yang
cukup. Untuk itu perlu dilakukan pengumpulan data yang berkaitan dengan

lingkungan, perilaku, keturunan, dan pelayanan kesehatan, termasuk keadaan

geografis, keadaan pemerintahan, kependudukan, pendidikan, pekerjaan, mata
pencarian, sosial budaya dan keadaan kesehatan.
b) Pengolahan data
Apabila data yang telah berhasil dikumpulkan, maka data tersebut harus diolah
dengan menyusun data yang tersedia sedemikian rupa sehingga jelas sifat- sifat
yang dimiliki oleh masing- masing data tersebut. Cara pengolahan data yang
dikenal ada 3 macam yaitu
i. Manual
ii. Elektirkal
iii. Mekanik
c) Penyajian data
Data yang telah diolah perlu disajikan. Ada 3 macam penyajian data yang lazim
dipergunakan yakni secara:
i. Tekstular
ii. Tabular
iii. Grafikal
d) Pemilihan prioritas masalah
Hasil penyajian data akan memunculkan pelbagai masalah. Tidak semua masalah
dapat diselesaikan, karena itu diperlukan pemilihan prioritas masalah, dalam arti
masalah yang paling penting untuk diselesaikan.
Penentuan prioritas masalah kesehatan adalah suatu proses yang dilakukan oleh
sekelompok orang dengan menggunakan metode tertentuuntuk menentukan urutan masalah dari
yang paling penting sampai dengan kurang penting. Penetapan prioritas memerlukan perumusan
masalah yang baik yakni spesifik, jelas ada kesenjangan yang dinyatakan secara kualitatif dan
kuantitatif, serta dirumuskan secara sistematis. Ia ditentukan juga dengan berdasarkan criteria
matriks.8

Problem Solving
Cycle
Masalah

Kesenjangan antara apa yang ditemukan

dengan apa yang semestinya (standar)

Menetapkan prioritas
masalah
Kesepakatan
kelompok

Kajian data
(Kualitatif)

(Kuantitatif)

Mengkaji objek
masalah

Brain storming
Delphi
technique
Delbecq
Pemilihan prioritas
(Teknik Kriteria
Matrik)

Pentingnya masalah

Prevelance
Severity
Rate of increase
Degree of unmeet
need
Public concern
Political climate
Social benefit

Kelayakan
teknologi

Ilmu
Teknologi

Sumber daya

Dana
Sarana
Tenaga

No
.
1
2
3

Importancy

Masalah

RI

TF
SB

PC

IP

R
T

Beri nilai 1-5

Pemilihan prioritas jalan keluar

Penentuan prioritas masalah merupakan hal yang sangat penting, setelah masalah-maslah
kesehatan teridentifikasi. Penentuan prioritas masalah harus memperhatikan beberapa faktor
antara lain, besarnya masalah, pertimbangan politik, persepsi masyarakat, dan bisa tidaknya
masalah tersebut diselesaikan. Cara memilih prioritas masalah dilakukan dengan penetapan
prioritas penyelesaian masalah yaitu:
1. Penyusunan alternative jalan keluar
a. Pengalaman yang ada
i. kepustakaan
b. Sesuatu yang baru
i. Berpikir kreatif
ii. Hukum sebab akibat
Tentukan berbagai penyebab masalah
Periksa kebenaran
Mengubah penyebab masalah ke dalam bentuk lapangan
2. Pemilihan prioritas jalan keluar (criteria matriks)
a. Efektif
i. Magnitude
ii. Importancy
iii. Vulnerability
b. Efisiensi
i. Cost (biaya)
MIV/
No
.
1
2
3

Masalah

Efektif
M
I

Efisiensi
C

3. Melakukan uji lapangan

Beri nilai 1 5

4. Memperbaiki prioritas jalan keluar

5. Penyusunan rencana
a. Uraian rinci dan lengkap tentang tujuan dan cara mencapai tujuan
i. Pedoman
ii. Memperoleh dukungan
b. Unsur- unsur rencana
PENENTUAN TUJUAN
Setelah penentuan penilaian masalah telah selesai, selanjutnya dilakukan penetapan
tujuan yaitu dengan mengubah pernyataan negatif dari masalah (baik itu pada Output, Proses,
maupun Input) menjadi pernyataan positif ( Tujuan)7,8
Tujuan Output :
Meningkatkan Kualitas pelayanan Kesehatan Masyarakat oleh PUSKESMAS (Preventif,
Promosi, Kuratif, Rehabilitatif ) dari KURANG OPTIMAL menjadi OPTIMAl
Solusi : Man yaitu Jumlah Petugas (medis/paramedis dan non medis/paramedis) yang
berlebihan dimutasi pada program yang kekurangan tenaga
Solusi : Money yaitu Sumber-sumber pembiayaan kesehatan yang kurang tersedia
dengan mencari dan mendapat sumber pembiayaan lain misalnya swadaya
masyarakat.
Konsekwensi dari tujuan proses dan input ini adalah penyedian sarana dan prasarana
termasuk penggunaan biaya operasional pada petugas yang yang ditempatkan pada posisi
baru. Namun konsekwensi ini tidaklah lebih penting dari ketidak percayaan masyarakat
kepada petugas/Puskesmas, disamping itu juga pengaruh terhadap komponen proses lainnya
terhadap pencapaian mutu kualitas pelayanan kesehatan masyarakat yang optimal.
Tujuan Proses II:
Meningkatkan pelayanan penderita dan pemenuhan kebutuhan kesehatan masyarakat tidak
tepat menjadi tepat misalnya diskusi/penyuluhan pada keluarga (masyarakat) tentang
pengetahuan tentang cara membangun/ menggunakan WC yang benar dan sehat.

Solusi: Metode yaitu Prosedur kerja/layanan kesehatan masyarakat yang kurang

tersedia menjadi tersedia
Solusi : Markets yaitu Masyarakat wilayah Puskesmas dan Penderita tidak terdata
menjadi terdata
Solusi : Machine yaitu Perlengkapan dan peralatan kesehatan kurang tersedia menjadi
tersedia.
Konsekwensi dari dari tujuan proses dan input ini adalah penggunaan waktu diluar jam kerja
karena adanya kebutuhan/keinginan masyarakat dimana mereka bisa bertemu dengan petugas
kesehatan hanya pada waktu selesai kerja yaitu disore dan malam dll.