TUGAS 1 INDIVIDU E-BUSINESS

E-PROCUREMENT PENYEDIA BARANG DAN JASA

PADA PT STAR ENERGY Ltd.

Dosen pengampu :
Dr. Elisa Kusrini, MIT

Disusun oleh :
Joko Siswanto
15917111

MAGISTER TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA
YOGYAKARTA
2015

E-PROCUREMENT PENYEDIA BARANG DAN JASA

PADA PT STAR ENERGY LTD.
Joko Siswanto
Magister Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Islam Indonesia
bamasjaka@gmail.com
Abstraksi
E-procurement (electronic procurement) adalah pembelian
business-to-business (B2B) dan penjualan barang dan jasa
melalui internet maupun sistem-sistem informasi dan
jaringan lain. Perusahaan-perusahaan yang berpartisipasi
berharap dapat mengendalikan inventori-inventori secara
lebih efektif, mengurangi biaya pembelian agen, dan
meningkatkan
siklus
manufaktur.
Sistem
EPROCUREMENT Star Energy digunakan untuk memilih
Mitra Kerja penyedia barang dan jasa di lingkungan Star
Energy dengan prinsip-prinsip praktek usaha yang sah,
efisien, dan wajar (adil), serta secara transparan, objektif,
dan jujur, sesuai dengan dokumen pengadaan dan
kebijakan manajemen pengelolaan rantai pasokan yang
berlaku di lingkungan Star Energy.
Kata kunci : e-procurement, Star Energy, Vendor

I. Pendahuluan
A. Latar Belakang
E-procurement (electronic procurement)
adalah pembelian business-to-business (B2B)
dan penjualan barang dan jasa melalui internet
maupun sistem-sistem informasi dan jaringan
lain, seperti Electronic Data Interchange
(EDI) dan Enterprise Resource Planning
(ERP). Sebagai sebuah bagian penting dari
banyak situs B2B, e-procurement juga kadang
disebutkan oleh istilah-istilah lain misalnya
supplier exchange. Secara khusus, situs-situs
web e-procurement memungkinkan user yang
memenuhi syarat dan terdaftar untuk mencari
para pembeli atau penjual barang dan jasa.
Tergantung pada pendekatannya, para pembeli
atau penjual dapat menentukan harga atau
mengundang tawaran. Transaksi-transaksi
dapat dimulai dan diakhiri. Pembelian yang
sedang berjalan dapat memenuhi permintaan
customer untuk diskon jumlah atau penawaran
khusus.
Software
e-procurement
memungkinkan
otomatisasi
beberapa

pembelian dan penjualan. Perusahaanperusahaan yang berpartisipasi berharap dapat

mengendalikan inventori-inventori secara
lebih efektif, mengurangi biaya pembelian
agen, dan meningkatkan siklus manufaktur. Eprocurement diharapkan dapat diintegrasikan
dengan tren Supply Chain Management yang
terkomputerisasi.
Star Energy didirikan pada tahun 2003
dan mempunyai manajer senior dengan
pengalaman operasi secara langsung lebih dari
100 tahun pada sektor energi Indonesia.
Perusahaan dibentuk melalui suatu hubungan
patner diantara PT Nusantara Capital dan Mr
Supramu Santoso. Pada tanggal 18 September
2003, Star Energy memperoleh lapangan dari
ConocoPhilips dan mulai mengoperasikan
blok kakap sebagai blok pertama dalam
sejarah bisnis. Dimana blok ini telah
dikembangkan sejak tahun 1978. blok ini
menginspirasikan semua stakeholder Star
Energy untuk menjalankan visi masa depan
yang cemerlang. Kontrak untuk blok yang
baru-baru ini masuk suatu tahap pembaharuan
dan akan efektif sampai 2028.
Sistem E-PROCUREMENT Star Energy
digunakan untuk memilih Mitra Kerja
penyedia barang dan jasa di lingkungan Star
Energy dengan prinsip-prinsip praktek usaha
yang sah, efisien, dan wajar (adil), serta secara
transparan, objektif, dan jujur, sesuai dengan
dokumen
pengadaan
dan
kebijakan
manajemen pengelolaan rantai pasokan yang
berlaku di lingkungan Star Energy. Star
Energy akan membuat keputusan pembelian
dan kerjasama berdasarkan beberapa faktor,
namun
tidak
terbatas
pada
kualitas

barang/jasa, harga, waktu pengiriman, dan

integritas saja.
B. Tujuan
Tujuan pembuatan paper ini adalah
untuk mengetahui dan menganalisa proses dan
prosedur e-procurement pengadaan barang dan
jasa pada PT. Star Energy Ltd.
C. Batasan Masalah
Pembahasan permasalahan dibatasi
mengenai pengadaan barang dan jasa pada PT.
Star Energy Ltd. yang dilakukan dengan
sistem e-procurement.
II. Pembahasan
Sistem E-procurement yang ada pada PT. Star
Energy Ltd. dapat diakses pada alamat
http://www.eproc.starenergy.co.id dengan beberapa
menu seperti create new account untuk membuat
akun baru, tender announcement untuk melihat
beberapa tender yang dilelang, vendor registration
requirement untuk mengunduh dan melihat
dokumen yang diperlukan, help untuk melihat
bantuan operasional dalam penggunaan, quick
guide untuk melihat panduan singkat tentang tata
cara proses eprocurement di PT. Star Energy Ltd.
Tampilan halaman eprocurement pada PT. Star
Energy Ltd. seperti pada gambar dibawah ini .

Gambar 1. Halaman Eprocurement

A. Registrasi

Gambar 2. Proses Pendaftaran

Proses
pendaftaran
dimulai
dari
pendaftaran awal dengan memilih menu create
new account, isilah data yang diminta,
kemudian aka nada verifikasi email untuk
melakukan aktivasi akun. Setelah verifikasi
email berhasil maka akan muncul alamat
aktifasi dan setelah terbuka alamat email yang
dimaksud isikan data informasi perusahaan.
Setelah disimpan data tersebut, maka pihak
star energy melakukan verifikasi data dan
dokumen yang telah dikirim oleh vendor. Jika
ada
ketidaklengkapan
data
atau
dokumen(apabila diperlukan) maka dilakukan
revisi data dan dokumen. Setelah data dan
dokumen lengkap maka akan ada aktifasi oleh
pihak star energy sesuai dengan vendor yang
memenuhi syarat dan ketentuan.

Gambar 3. Alur Pendaftaran

Alur proses registrasi yang dilakukan
vendor dimulai dengan melakukan register
yang kemudian akan diverifikasi oleh Vendor
Specialist. Setelah proses verifikasi dilakukan

maka vendor specialist akan melakukan

rejection, jika di reject maka proses akan
selesai pada SAP, jika tidak di reject maka
akan dicek apakah data yang dikirm sudah
komplit atau belum. Jika data yang dikirim
tidak komplit maka vendor akan mengirimkan
kembali data yang di koreksi dan proses akan
kembali ke verifikasi data yang dilakukan oleh
vendor specialist. Apabila data yang dikirim
telah komplit, maka proses akan dilajutkan ke
supervisor dengan menyetujui atau tidak.
Proses persetujuan yang dilakukan oleh
supervisor dapat berupa penolakan, jika terjadi
penolakan maka proses akan kembali vendor
specialist untuk melakukan verifikasi. Jika
terjadi penerimaan persetujuan maka proses
berlanjut ke vendor specialist untuk
melakukan analisa dan notifikasi ke vendor.
Setelah dilakukan analisa dan notifikasi
terhadap vendor yang dilakukan oleh vendor
specialist, proses berlanjut terhadap SAP untuk
memasukan data vendor tersebut ke dalam
anggota member. Setelah memasukan vendor
yang telah melakukan registrasi tersebut ke
dalam daftar anggota vendor, maka proses
registrasi selesai dilakukan.
B. Proses Pengadaan DA dan DS (Procurement
Process DA & DS)

menghadiri rapat PreBid(jika ada).

Proses
selanjutnya adalah vendor login ke sistem
eprocurement untuk melakukan Submission
Quotation dan untuk melakukan negosiasi
secara online(jika ada).
Setelah melakukan negosiasi, selanjutnya
vendor melakukan ereverce lelang secara
online(jika ada). Setelah melakukan ereverce
lelang secara online vendor akan menerima
email pengumuman dari S.E. setelah
menerima pengumuman, maka vendor dapat
melakukan sanggahan (jika ada) terhadap
email pengumuman dari S.E. Bagi vendor
yang dinyatakan menang oleh panitia maka
akan menerima email penentuan pemenang
dari S.E. Selanjutnya pemenang login ke
sistem eprocurement untuk melakukan LOA
persetujuan.
C. Proses
Pengadaan
Tender
Terbuka
(Procurement Process Open Tender)

Gambar 5. Proses Pengadaan Tender Terbuka

Gambar 4. Proses Pengadaan DA dan DS

Proses pengadaan dengan DA dan DS
diawali dengan proses vendor menerima Email
undangan dari S.E. Selanjutnya vendor akan
login ke sistem eprocurement untuk membaca
dan mendaftar invitasi RFQ. Setelah
melakukan
pendaftaran,
maka
vendor

Proses pengadaan tender terbuka dimulai

dengan pengumuman tender yang dilakukan
oleh S.E di sistem eprocurement, kemudian
vendor melakukan pendaftaran tender.
Setelah melakukan pendaftaran maka
vendor akan menerima email undangan dari
S.E.
Selanjutnya vendor akan login ke sistem
eprocurement untuk membaca dan mendaftar
invitasi RFQ. Setelah melakukan pendaftaran,
maka vendor menghadiri rapat PreBid(jika

ada). Proses selanjutnya adalah vendor login

ke sistem eprocurement untuk melakukan
Submission Quotation dan untuk melakukan
negosiasi secara online(jika ada).
Setelah melakukan negosiasi, selanjutnya
vendor melakukan ereverce lelang secara
online(jika ada). Setelah melakukan
ereverce lelang secara online vendor akan
menerima email pengumuman dari S.E.
setelah menerima pengumuman, maka
vendor dapat melakukan sanggahan (jika
ada) terhadap email pengumuman dari S.E.
Bagi vendor yang dinyatakan menang oleh
panitia maka akan menerima email
penentuan pemenang dari S.E. Selanjutnya
pemenang login ke sistem eprocurement
untuk melakukan LOA persetujuan.
D. Penyampaian
secara
online
(Online
Submission)
Penyampaian Dokumen yang harus dilakukan
vendor kepada S.E secara online diantaranya :
1. Dokumen teknis (jika ada)
2. Dokumen administrasi (jika ada)
3. Tawaran obligasi (jika ada)
E. Negosiasi(Negotiation)

Gambar 6. Proses Negosiasi

Pada proses negosiasi yang terjadi dimulai
dari vendor menerima email undangan
negosiasi dari S.E., kemudian vendor login
ke sistem eprocurement untuk membaca
undangan negosiasi. Selanjutnya vendor
melakukan negosiasi secara online dengan
menggunakan percakapan online. Beberapa
hal yang perlu diperhatikan adalah undangan

hanya untuk vendor yang dipilih dan

negosiasi online sama dengan mengobrol
online dan hasilnya dicatat.
F. EReverse Lelang (eReverse Auction)

Gambar 7. Proses EReverse Lelang

Proses Ereverse lelang dimulai dari vendor
menerima email undangan ereverse lelang
dari S.E., kemudian vendor login ke sistem
eprocurement untuk membaca undangan
lelang.
Selanjutnya vendor melakukan
ereverse lelang secara online. Beberapa hal
yang perlu diperhatikan adalah undangan
hanya untuk penawar yang telah dipilih dan
pastikan anda memiliki koneksi internet
yang baik (cepat dan terpercaya).
III.

Kesimpulan
Berdasarkan uraian pembahasan diata,s maka
dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem lelang
untuk pengadaan barang dan jasa yang
dilakukan oleh PT. Star Energy Ltd. dengan
menggunakan sistem Eprocurement dapat
menunjang kinerja perusahaan dalam hal
pengadaan barang dan jasa dapat menghemat
biaya, waktu serta dapat dilakukan secara
cepat, transparan dan adil. Bagi vendor juga
dapat dengan mudah mengikuti tahapan proses
pengadaan dengan mudah sesuai dengan
panduan yang telah diberikan oleh perusahaan.

Daftar Pustaka
https://en.wikipedia.org/wiki/E-procurement
http://eproc.starenergy.co.id/