Defenisi Rumah Sakit

Menurut Surat Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 159b/Men.Kes/Per/II/1988 tanggal 29 Februari 1988, disebutkan
bahwa :
1.

Rumah sakit adalah sarana upaya kesehatan yang menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan serta dapat
dimanfaatkan untuk pendidikan tenaga kesehatan dan penelitian.

2.

Rumah sakit umum adalah rumah sakit yang memberikan pelayanan kesehatan semua jenis penyakit dari yang
bersifat dasar sampai dengan sub spesialistik.

Tahun 1994, Departemen Kesehatan RI menyatakan bahwa rumah sakit merupakan pusat pelayanan yang
menyelenggarakan pelayanan medik dasar dan medik spesialistik, pelayanan penunjang medis, pelayanan perawatan, baik
rawat jalan, rawat inap maupun pelayanan instalasi. Rumah sakit sebagai salah satu sarana kesehatan dapat
diselenggarakan oleh pemerintah, dan atau masyarakat.

2.

Tugas dan Fungsi Rumah Sakit

Menurut SK Menkes nomor : 983/Menkes/SK/IX/1992 tanggal

12 November 1992 disebutkan bahwa tugas

dan fungsi rumah sakit umum adalah sebagai berikut :

a.

Tugas rumah sakit

Adalah melaksanakan upaya kesehatan secara berdaya guna dan berhasil guna dengan mengutamakan upaya
penyembuhan dan pemulihan yang dilaksanakan secara serasi dan terpadu dengan peningkatan dan pencegahan serta
melaksanakan upaya rujukan.

b.

Fungsi rumah sakit umum adalah menyelenggarakan sebagai berikut :

B.

Pelayanan medis

Pelayanan penunjang medis

Pelayanan dan asuhan keperawatan

Pelayanan rujukan

Pendidikan dan pelatihan

Penelitian dan pengembangan

Administrasi umum dan keuangan

Rekam Medis

1.

Pengertian Rekam Medis

Menurut Depkes RI (1994) pengertian rekam medis sebagai suatu sistem penyelenggaraan rekam medis adalah
merupakan proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan pencatatan data
medis pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan medik di rumah sakit, dan dilanjutkan dengan penanganan berkas
rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk
melayani permintaan atau peminjaman dari pasien atau untuk keperluan lainnya.

2.

Tujuan Rekam Medis

Menurut Depkes RI (1994) tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya
peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Hal ini harus di dukung oleh sistem penyelanggaraan rekam medis yang
baik dan benar. Tertib administrasi merupakan salah satu factor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di
rumah sakit.

3.

Kegunaan Berkas Rekam Medis

Menurut Depkes RI (1994) kegunaan berkas rekam medis dapat di lihat dari berbagai aspek, diantaranya adalah :

a.

Aspek Administrasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang
dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan peramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.

b.

Aspek Medis
Suatu berkas rekam medik mempunyai nilai medik karena catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar merencanakan
pengobatan atau perawatan yang diberikan kepada pasien.

c.

Aspek Hukum
Suatu berkas rekam medik mempunyai nilai hokum, karena isinya menyangkut masalah adanya kepastian hokum atas
dasar keadilan. Dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan.

d.

Aspek Keuangan
Suatu berkas rekam medik mempunyai nilai keuangan karena isinya dapat dijadikan sebagai bahan untuk menetapkan
biaya pembayaran pelayanan di rumah sakit. Tanpa adanya bukti catatan tindakan atau pelayanan, maka pembayaran
pelayanan di rumah sakit tidak dapat di pertanggungjawabkan.

e.

Aspek Penelitian
Suatu berkas rekam medik mempunyai nilai penelitian, karena isinya mengandung data atau informasi tentang
perkembangan kronologis dari kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat
digunakan sebagai bahan referensi pengajaran di bidang profesi si pemakai.

f.

Aspek Dokumentasi
Suatu berkas rekam medik mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menjadi sumber ingatan yang harus di
dokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit.

C.
1.

Sistem Informasi Rumah Sakit

Pengembangan Sistem Informasi Rumah Sakit

Sistem informasi rumah sakit di Indonesia sudah dikembangkan sejak tahun 1972, dengan dikeluarkannya Surat
Keputusan Menteri Kesehatan nomor 651/XI-AU/PK/72 yang mengatur sistem pelaporan rumah sakit sebagai pengganti
sistem yang sebelumnya ada. Pada perkembangan berikutnya, sistem pelaporan rumah sakit disempurnakan kembali
sebagai revisi ketiga dengan surat keputusan menteri kesehatan RI No 691 A /Menkes/SK/XII/84. Pembakuan dari pada
sistem pelaporan rumah sakit merupakan landasan di dalam upaya memantapkan sistem informasi rumah sakit, karena
salah satu modal utama untuk menunjang kelancaran informasi adalah tersedianya data dasar dari unit pelapor.
2.

Pengelolaan Sistem Informasi Rumah Sakit

a.

Pencatatan
Pencatatan disini dimaksudkan pendokumentasian segala informasi medis seorang pasien ke dalam rekam medis.
Data pasien dapat dikelompokkan ke dalam dua kelompok, yaitu data sosial dan data medis.
Untuk mendapatkan data medis yang baik, ada beberapa hal yang dapat diperhatikan oleh dokter dan ahli di bidang
kesehatan lainnya, yaitu mencatat secara tepat waktu, up to date, cermat dan lengkap, dapat dipercaya dan menurut
kenyataan, berkaitan dengan masalah dan pokok perihalnya, sehingga tidak bertele-tele, bersifat subjektif sehingga
menimbulkan kesan jelas.
Kegiatan pencatatan ini melibatkan semua unit pelayanan di rumah sakit yang memberikan pelayanan ataupun tindakan
kepada pasien.
Bentuk catatan dapat dibedakan berdasarkan sifatnya, yaitu:

b.

1.

Catatan yang bersifat kolektif

Catatan ini dalam bentuk buku yang sering disebut buku register. Buku register ini merupakan sumber utama data
kegiatan rumah sakit.

2.

Catatan yang bersifat individual

Catatan ini mendokumentasikan segala tindakan medik yang diberikan kepada seorang pasien. Bentuk catatan ini
berupa lembaran-lembaran yang dinamakan rekam medis.

Pengolahan data medis

Sebelum dilakukan pengolahan, berkas-berkas rekam medis tersebut diteliti kelengkapannya baik isi maupun
jumlahnya. Rekapitulasi dari sensus harian diolah untuk menyiapkan laporan yang menyangkut kegiatan rumah sakit,
sedangkan formulir-formulir rekam medis diolah untuk menyiapkan laporan yang menyangkut morbiditas dan mortalitas
(Depkes RI, 1994).

c.

Penyusunan dan analisis data

Penyajian data menurut sifatnya dapat berupa :

3.

1.

Data deskriptif, masih menggambarkan keadaan apa adanya dan belum memberikan gambaran makna daripada
keadaan tersebut.

2.

Data analitik, sudah dapat memberikan makna dari pola keadaan sesuatu sehingga dapat memberikan suatu
informasi yang dapat dipakai sebagai bahan tindak lanjut oleh pengambil keputusan.

Jenis Sistem Informasi Rumah Sakit

Sistem pelaporan rumah sakit merupakan bagian dari sistem informasi rumah sakit berbagai data tentang kegiatan
rumah sakit dikumpulkan untuk mewujudkan sistem ini. Data tersebut dikumpulkan melalui berbagai formulir standart
sesuai dengan frekuensi dan periodenya, jenis data dan formulir yang perlu dilaporkan antara lain :

a.

Data kegiatan rumah sakit (RL.1)

Formulir RL.1 merupakan formulir rekapitulasi yang mencakup berbagai kegiatan rumah sakit seperti rawat inap, rawat
jalan, pelayanan instalasi rawat darurat, kegiatan bedah dan non bedah, pelayanan kesehatan gigi, kegiatan radiologi,
pengujian kesehatan, rehabilitasi medik, latihan kerja, pelayanan kesehatan jiwa, kegiatan transfusi darah, kegiatan
pengujian kesehatan, kegiatan farmasi rumah sakit, kegiatan pemeriksaan laboratorium klinik, kegiatan rujukan, kegiatan
keluarga berencana. Formulir ini dibuat setiap triwulan oleh masing-masing rumah sakit berdasarkan pencatatan harian
yang dikompilasikan setiap bulan. Data yang dilaporkan mencakup semua keadaan mulai tanggal 1 bulan pertama sampai
dengan tanggal 30 atau 31 bulan ketiga pada triwulan yang bersangkutan.

b.

Data kegiatan morbiditas rumah sakit, terdiri dari :

1.

Kegiatan morbiditas individual pasien rawat inap yang meliputi :

Morbiditas untuk pasien umum (RL2.1) yang isinya mencakup: jati diri pasien, tanggal masuk dan tanggal
keluar, diagnosis, penyebab luar cedera dan keracunan, operasi atau tindakan keadaan keluar rumah sakit
dan sebagainya.

Morbiditas untuk pasien kebidanan (RL.2.2) yang isinya mencakup : jati diri pasien, tanggal masuk dan
tanggal keluar, cara melahirkan, diagnotis utama, masa getasi, operasi atau tindakan. Keadaan keluar rumah
sakit, tanggal melahirkan, paritas, dan jumlah kelahiran hidup atau mati.

Morbiditas untuk bayi lahir di rumah sakit (RL.2.3) yang isinya mencakup : tanggal masuk dan tanggal keluar
pasien, tanggal lahir bayi, berat lahir, keadaan lahir, diagnosis utama, dan keadaan keluar rumah sakit.

1.
2.

Rekapitulasi data keadaan morbiditas rawat inap di rumah sakit (RL2a, dan RL2a1 untuk laporan survailans
terpadu) memuat data kompilasi penyakit atau morbiditas pasien rawat inap yang dikelompokkan menurut daftar
tabulasi dasar klasifikasi internasional penyakit ke sepuluh. Untuk masing-masing kelompok penyakit berisi
informasi mengenai jumlah pasien keluar menurut golongan umur, serta jumlah pasien keluar mati.
3.

Data status informasi (RL2c) sehingga lampiran RL2a1 yang memuat informasi tentang penyakit yang dapat
dicegah dengan imunisasi.

4.

Rekapitulasi data keadaan morbiditas pasien rawat jalan di rumah sakit (RL2b, dan RL 2b1), memuat data
kompilasi penyakit atau morbiditas pasien rawat jalan yang dikelompokkan menurut daftar tabulasi dasar
klasifikasi internasional penyakit kesepuluh. Untuk masing-masing kelompok penyakit berisi informasi mengenai
jumlah kasus baru menurut golongan umur dan serta jumlah kunjungan.

5.

Data inventarisasi (data dasar) rumah sakit (RL 3), memuat data identitas rumah sakit, surat ijin penyelenggaraan,
direktur rumah sakit, fasilitas kesehatan gigi, fasilitas tempat tidur, fasilitas unit rawat jalan.

6.

Data ketenagaan rumah sakit (RL 4), memuat informasi rekapitulasi data jumlah tenaga yang bekerja di rumah
sakit menurut kualifikasi pendidikan dan status kepegawaian, dan RL 4a yang merupakan data individual

ketenagaan rumah sakit memuat data pribadi, data pekerjaan, pendidikan lanjut, pengalaman kerja, latihan
jabatan dan status kepegawaian.
7.

4.

Data peralatan rumah sakit (RL5) memuat informasi rekapitulasi data jumlah peralatan medik yang ada di rumah
sakit menurut sumber pengadaan dan keadaannya, dan RL5a yang merupakan data individual peralatan medik di
rumah sakit, memuat nama atau jenis alat, tipe atau model, kapasitas dan sebagainya (Ditjen Yan.Med, 1992).

Kegunaan Sistem Informasi Rumah Sakit

Kegunaan sistem informasi RS dapat dibedakan menjadi

a.

Sistem informasi untuk pembangunan rumah sakit

Informasi yang dikirim dari sumber informasi (rumah sakit) ke pusat (Depkes) dapat dipakai sebagai acuan atau
pedoman.

b.

Sistem informasi untuk manajemen rumah sakit

Informasi yang dihasilkan oleh rumah sakit dapat dipakai untuk keperluan manajemen dalam rangka mencapai tujuan
pembangunan dan pengembangan rumah sakit yaitu peningkatan mutu, cakupan, dan efisiensi pelayanan.

5.

Masalah Pengelolaan Sistem Informasi Rumah Sakit

Dalam pelaksanaan pengelolaan sistem informasi rumah sakit, dijumpai banyak permasalahan baik yang
dikarenakan faktor dari unit pelaporan maupun dari unit pengelola seperti :

a.

Dari unit pelapor terutama menyangkut kecepatan, ketepatan dan akurasi data yang dilaporkan
Ketepatan dan akurasi data yang dilaporkan masih memprihatinkan dan ini dipengaruhi oleh tingkat kesadaran dan
beban kerja. Rendahnya tingkat kesadaran untuk menghasilkan laporan yang baik disebabkan adanya sikap belum merasa
memiliki dan memerlukan data untuk unitnya sendiri, bertambahnya macam-macam dan bentuk laporan yang diminta
sebagai konsekuensi pengembangan program, menyebabkan bertambahnya macam dan bentuk laporan yang diminta
sebagai konsekuensi pengembangan program, menyebabkan bertambahnya beban kerja petugas pelaporan rumah sakit.

b.

Dari unit pengelola ditingkat pusat, berkisar pada terbatasnya dana untuk pembinaan dan pelatihan serta bertambahnya
kebutuhan akan data (Nugroho, 1996).

D.

Sistem Pelaporan Rumah Sakit

Pelaporan rumah sakit merupakan suatu alat organisasi yang bertujuan untuk dapat menghasilkan laporan secara

cepat, tepat dan akurat.

Sistem pelaporan di RS Surabaya pada umumnya menggunakan sistem desentralisasi yang artinya sistem
pelaporan tidak terkoordinasi melalui satu pintu tetapi masing-masing unit/urusan menggunakan buku ekspedisi sendiri.
1.

Jenis laporan yang dibuat dibedakan menjadi 2 kelompok, yaitu

a. Laporan intern rumah sakit

b.

Laporan ekstern rumah sakit

Ad. a.

Laporan intern rumah sakit

Yaitu laporan yang dibuat sebagai masukan untuk menyusun konsep Rancangan Dasar Sistem Informasi

Manajemen Rumah Sakit

Indikasi laporan adalah :

1)

Sensus harian, meliputi

a)

Pasien masuk rumah sakit

b)

Pasien keluar rumah sakit

c)

Pasien meninggal di rumah sakit

d)

Lamanya pasien dirawat

e)

Hari perawatan

2)

Prosentase pemakaian TT

3)

Kegiatan persalinan

4)

Kegiatan pembedahan dan tindakan medis lainnya

5)

Kegiatan rawat jalan penunjang

Ad. b. Pelaporan ekstern rumah sakit

Yaitu pelaporan yang wajib dibuat oleh rumah sakit sesuai dengan peraturan yang berlaku, ditunjukkan
kepada Departemen Kesehatan RI, Kanwil Depkes RI (sekarang , Dinkes Propinsi, Dinkes Kabupaten/kota
Pelaporan yang dibuat sesuai kebutuhan Depkes RI, meliputi :
1)

Data Kegiatan Rumah Sakit (RL 1)

2)

Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Inap (RL 2a)

3)

Data Keadaan Morbiditas penyakit Khusus Pasien Rawat Inap (RL 2a1)

4)

Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Jalan (RL 2b)

5)

Data Keadaan Morbiditas Penyakit Khusus Pasien Rawat Jalan (RL 2b1)

6)

Data individual Morbiditas Pasien Rawat Inap

a)

Pasien Umum (RL 2.1)

b)

Pasien Obstetrik (RL 2.2)

c)

Pasien baru lahir/lahir mati (RL 2.3)

7)

Data Inventaris Rumah Sakit (RL3)

8)

Data Keadaan ketenagaan RS (RL 4)

9)

Data individual Ketenagaan RS (RL 4a)

10) Data Peralatan Rumah Sakit (RL 5)

2. Periode Pelaporan
1.

(RL 1) dibuat setiap tribulan berdasarkan catatan harian yang dikompilasi setiap bulan

2.

(RL 2 a) dilaporkan setahun sekali

3.

(RL 2 b) dilaporkan setahun sekali

4.

(RL 2 a1) dilaporkan setiap bulan

5.

(RL 2 a2) dilaporkan setiap bulan

6.

(RL 2.1), (RL 2.2), (RL 2.3), dibuat sistem sampling dari tangan 1 s/d 10 setiap bulan : Pebruari, Mei, Agustus dan
Nopember khusus ke DepKes RI

7.

(RL 3) dilaporkan setahun sekali

8.
3.

(RL4), (RL 4a), (RL 5) dilaporkan setahun sekali

Saluran Pengirim Laporan

Laporan kegiatan rumah sakit (RL 1) dibuat rangkap 6 yang asli dikirim ke Dir jen. Yan Med Bagian Informasi
Yanmed rumah sakit Depkes RI dan tembusan ditunjukan ke :

a.

Ka Kanwil Dep Kes RI(sudah likuidasi)

b.

Ka Din Kes Propinsi

c.

Ka Din Kes Kabupaten

d.

Direktur Rumah Sakit

e.

Pertinggal (Arsip)
Sedangkan laporan lainnya (RL 2 s/d RL 5) cukup dibuat

rangkap 2 yang asli dikirim ke Dir Jen Yan Med

Dep Kes RI dan tembusannya untuk Arsip rumah sakit

4.

(RL 1) dibuat setiap tribulan berdasarkan catatan harian yang dikompilasi setiap bulan

5.

(RL 2 a) dilaporkan setahun sekali

6.

(RL 2 b) dilaporkan setahun sekali

7.

(RL 2 a1) dilaporkan setiap bulan

8.

(RL 2 a2) dilaporkan setiap bulan

9.

(RL 2.1), (RL 2.2), (RL 2.3), dibuat sistem sampling dari tangan 1 s/d 10 setiap bulan : Pebruari, Mei, Agustus dan
Nopember khusus ke DepKes RI

10. (RL 3) dilaporkan setahun sekali

11. (RL4), (RL 4a), (RL 5) dilaporkan setahun sekali
12. yang dijadwalkan oleh departemen Kesehatan

Untuk pelaporan bulanan / tribulan dikirim ke instansi Departemen Kesehatan paling lambat tanggal 15 pada bulan
berikutnya.

Untuk laporan tahunan dikirim setiap tanggal 15 Januari pada tahun berikutnya.

Untuk memenuhi hal tersebut di atas, maka pengumpulan data laporan dari masing-masing unti terkait ditetapkan
paling lambat setiap tanggal 5 pada bulan berikutnya.

Khusus untuk pengumpulan data individual morbiditas pasien rawat inap sampling tanggal 1 s/d 10 sesuai bulan
pelaporan, formulir dilampirkan dalam berkas RM setelah disi oleh dokter yang merawat sekurang-kurangnya :

1)

Diagnosa

2)

Sebabkematian bila pasien meninggal

3)

Nama dan tanda tangan dokter

Kelengkapan data lainnya diisi oleh petugas rekam medis (RS Darmo, 1999).

E.

Evaluasi

Menurut Depkes RI (1991) Evaluasi adalah proses penilaian pencapaian tujuan yang telah ditentukan dalam
menilai efektifitas suatu rencana. Tujuan evaluasi dapat juga berguna sebagai :
1.

Alat untuk memperbaiki kebijaksanaan pelaksanaan program dan perencanaan program yang akan datang.

2.

Alat untuk memperbaiki alokasi sumber daya.

3.

Alat untuk memperbaiki pelaksanaan suatu kegiatan yang sedang berjalan.

4.

Alat untuk mengadakan perencanaan kembali yang lebih baik dari pada suatu program.

PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI di RUMAH SAKIT

Instalasi adalah fasilitas penyelenggara pelayanan medik, pelayanan penunjang medik,
kegiatan penelitian, pengembanagan, pendidikan, pelatihan dan pemeliharaan sarana rumah
sakit. Farmasi rumah sakit adalah seluruh aspek kefarmasian yang dilakukan di suatu rumah
sakit. Jadi instalasi farmasi adalah suatu unit di suatu rumah sakit di bawah pimpinan seorang
apoteker dan dibantu oleh beberapa orang apoteker yang memenuhi persyaratan perundangundangan yang berlaku dan kompeten secara profesional, tempat penyelenggaraan yang
bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan dan pelayanan kefarmasian.
Pengelolaan perbekalan farmasi atau sistem perbekalan farmsi merupakan suatui siklus
kegiatan yang dimulai dari perencanaan sampai evaluasi yang saling terkait antara satu dengan

yang lainnya.Kegiatan mencakup perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan,

pendistribusian, pengendalian, pencatatan dan pelaporan, penghapusan, monitoring dan evaluasi.
1.1 PERENCANAAN
Perencanaan perbekalan farmasi adalah salah satu fungsi yang menetukan dalam proses
pengadaan perbekalan farmasi dirumah sakit. Tujuan perencanaan perbekalan farmasi adalah
untuk mendapatkan jenis dan jumlah perbekalan farmasi sesuai dengan pola penyakit dan
kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit.
1.1.1 Tahap perencanaan kebutuhan perbekalan farmasi meliputi :
a. Pemilihan
Fungsi pemilihan adalah untuk menetukan perbekalan farmasi yang benar-benar diperlukan
sesuai dengan jumlah pasien/kunjungan dan pola penyakit dirumah sakit. Dasar-dasar pemilihan
kebutuhan obat meliputi :
- Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin dengan cara menghindari kesamaan jenis
- Hindari obat kombinasi, kecuali jika obat kombinasi mempunyai efek yang lebih baik dibanding
obat tunggal.
- Apabila jenis obat banyak, maka dipilih berdasarkan obat pilihan (drug of choice).
b. Perhitungan kebutuhan
Menentukan kebutuhan perbekalan farmasi merupakan tantangan tenaga farmasi.Masalah
kekosongan atau kelebihan perbekalan farmasi dapat terjadi, apabila informasi yang digunakan
semata-mata hanya berdasarkan teoritis saja. Pendekatan perencanaan kebutuhan dapat dilakukan
melalui beberapa metoda :
- Metoda konsumsi
Perhitungan kebutuhan dengan metoda konsumsi didasarkan pada data riel konsumsi perbekalan
farmasi periode yang lalu, dengan berbagai penyesuaian dan koreksi.
Langkah penghitungan rencana kebutuhan obat menurut pola konsumsi adalah :
1. Pengumpulan dan pengolahan data
2. Analisa data untuk informasi dan evaluasi
3. Perhitungan perkiraan kebutuhan obat
4. Penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan alokasi dana.
Delapan langkah dalam menghitung kebutuhan obat menurut metoda konsumsi :
1. Menghitung pemakaian nyata pertahun
Pemakaian nyata pertahun adalah jumlah obat yang dikeluarkan dengan kecukupan untuk jangka
waktu tertentu.Data dapat diperoleh dari laporan per bula atau kartu stok.
Rumus :
Pemakaian nyata pertahun=(stok awal+penerimaan obat satu tahun)-(sisa stok+jumlah obat
hilang//kadaluwarsa)
2. Menghitung pemakaian rata-rata 1 bulan
Pemakaian rata-rata perbulan = pemakaian nyata:jumlah bulan
3. Menghitung kekurangan obat

4.
5.

6.

7.

a.

Kekurangan obat adalah jumlah obat yang diperlukan saat terjadi kekosongan obat
Rumus
Kekurangan obat=waktu kekosongan obat x pemakaian rata-rata
Menghitung obat yang sesungguhnya (Riil)
Kebutuhan obat sesungguhnya = pemakaian nyata + kekurangan obat
Menghitung kebutuhan obat tahun yang akan datang
Kebutuhan obat tahun yang akan datang adalah ramalan kebutuhan obat yang sudah
mempertimbangkan peningkatan jumlah pelanggan yang akan dilayani.
Rumus
Kebutuhan obat tahun yang akan datang=kebutuhan obat yang sesungguhnya+kebutuhan obat
yang sesungguhnya x 15%
Menghitung kebutuhan leadtime
Leadtime adalah waktu yang dibutuhkan sejak rencana diajukan sampai dengan obat yang
diterima
Kebutuhan leadtime=pemakaian rata-rata x waktu tunggu (bulan)
Menentukan stok pengaman (Buffer Stok)
Buffer stok adalah jumlah obat yang diperlukan untuk menghindari terjadinya kekosongan obat.
Cara menentukan buffer stok :
Berdasarkan Leadtime
Waktu Tunggu (Bulan)
Buffer Stok
(Minggu)
1
2
2
4
3
5
4
6
6
8
8
9
12
12

b. Berdasarkan sistem VEN

Obat golongan V, buffer stoknya 20% stok kerja
Obat golongan E, buffer stoknya 10% stok kerja
Obat golongan N, buffer stoknya 0-5% stok kerja
8. Menghitung jumlah obat yang akan diprogramkan ditahun yang akan datang
Rumus
Jumlah obat yang akan diprogramkan ditahun yang akan datang=kebutuhan obat yang akan
datang+kebutuhan leadtime+buffer stok
9. Menghitung jumlah obat yang akan dianggarkan
Rumus
Jumlah obat yang akan dianggarkan=kebutuhan obat yang diprogramkan-sisa stok

Metoda morbiditas
Perhitungan jumlah kebutuhan perbekalan farmasi yang berdasarkan beban kesakitan yang harus
dilayani.Metoda morbiditas adalah perhitungan perbekalan farmasi berdasarkan pola penyakit,
perkiraan kenaikan kunjungan dan waktu tunggu.

1.2 PENGADAAN
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan :
a.
Pembelian
Pembelian adalah rangkaian proses pengadaan untuk mendapatrkan perbekalan farmasi.
Hal in sesuai denga perpres RI No 94 tahun 2007 tentang pengendalian dan pengawasan atas
pengadaan dan penyaluran bahan obat, obat spesifik dan alkes yang berfungsi sebagai obat da
perpres RI No 95 tahun 2007 tentang perubahan ketujuh atas kepres No 80 tahun 2003 tentang
pedoman pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintahan.
Ada 4 metoda pada proses pembvelian :
1. Tender terbuka
Berlaku untuk semua rekanan yang terdaftar, dan sesuai dengan kriteria yang telah
ditentukan.Pada penentuan harga metoda ini lebih menguntungkan, untuk pelaksanaanya staf
yang kuat, waktu yang lam serta perhatian penuh.
2. Tender terbatas
Sering disebut lelang tertutup.Hanya dilakukan pada rekanan tertentu yang sudah terdaftar dan
memiliki riwayat yang baru.Harga masih dapat dikendalikian, tenaga dan beban kerja lebih
ringan bila dibandingkan dengan lelang terbuka.
3. Pembelian dengan tawar-menawar
Dilakukan bila item tidak penting, tidak banyak dan biasanya dilakukan pendekatan langsung
untuk item tertentu.
4. Pembelian langsung
Pembelian jumlah kecil, perlu segera tersedia, harga tertentu dan relatif agak mahal.
b.
Produksi
Produksi perbekalan farmasi dirumah sakit merupakan kegiatan membuat, membentuk
sediaan dan pengemasan kembali sedian farmasi steril atau nonsteril untuk memenuhi kebutuhan
pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Kriteria perbekalan farmasi yang diproduksi :
- Sediaan farmasi dengan formula khusus
- Sediaan farmasi dengan mutu sesuai standar dengan harga lebih murah
- Sediaan farmasi yang memerlukan pengemasan kembali
- Sediaan farmasi yang tidak tersedia dipasaran
- Sediaan farmasi untuk penelitian
- Sediaan nutrisi parenteral
- Sediaan farmasi yang harus selalu di buat baru
1.3 PENERIMAAN

Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai
dengan aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung, tender, atau sumbangan.Penerimaan
perbekalan farmasi harus dilakukan oleh petugas yang bertanggung jawab, harus terlatih baik,
serta harus mengerti sifat penting perbekalan farmasi.
Tujuan penerimaan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima sesuai kontrak
baik spesifikasi utu, jumlah maupun waktu kedatangan. Semua perbekalan farmasi yang diterima
harus diperiksa dan disesuaikan dengan spesifikasi pada order pembelian rumah sakit. Semua
pembekalan farmasi harus ditempatkan dalam tempat persediaan, segera setelah diterima,
perbekalan farmasi harus segera disimpan di dalam lemari atau tempat lain yang aman.
Perbekalan farmasi yang diterima harus sesuai dengan spesifikasi kontrak yang telah
ditetapkan. Hal yang perlu diperhatikan dalam penerimaan adalah :
Harus mempunyai MSDS (Material Safety Data Sheet) untuk bahan yang berbahaya
Harus mempunyai sertifkat asli untuk alat kesehatan
Sertifikat analisis produk

1.4 PENYIMPANAN
Penyimpanan adalah suatu kegiatan penyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan
perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan
fisik yang dapat merusak obat.
Tujuan penyimpanan :
- Memelihara mutu sediaan farmasi
- Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab
- Menjaga ketersediaan
- Memudahkan pencarian dan pengawasan
Metoda penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, menurut bentuk
sediaan dan alfabet dengan menerapkan prinsip FIFO dan FEFO dan serta sistem informasi yang
selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan.
Pengaturan tata ruang untuk memberikan kemudahan dalam penyimpanan,
penyusunan, pencarian dan pengawasan perbekalan farmasi diperlukan pengaturan tata ruang
gudang yang baik.
Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang bangunan gudang adalah :
- Kemudahan bergerak
Untuk kemudahan bergerak, gudang ditata menggunakan sistem sati lantai, tidak bersekat-sekat.
Berdasarkan arah arus p[enerimaan dan pengeluaran perbekalan farmasi, ruang gudang ditata
berdasarkan sistem garis lurus, arus U atau aurs L.
- Sirkulasi udara yang baik
- Rak dan pallet
Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet dapat meningkatkan sirkulasi udara dan
perputaran stok perbekalan farmasi.
- Kondisi penyimpanan khusus

Seperti vaksin memerlukan Cold Chain khusus dan harus dilindungi, narkotika dan bahan
berbahay harus disimpan dalam lemari khusus dan terkunci, bahan-bahan yang mudah terbakar.
Pencegahan kebakaran
Hindari penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar dan pemadam kebakaran harus dipasang
pada tempat-tempat yang mudah dijangkau.

1.5 PENDISTRIBUSIAN
Pendistribusian merupakan kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit
untuk pelyanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk
menunjang pelayanan medis. Tujuan pendistribusian adalah tersedianya perbekalan farmasi di
unit-unit pelayanan secara tepat waktu jenis dan jumlah.
Jenis Sistem Distribusi :
a.
Resep Perorangan
b.
Sistem distribusi persediaan lengkap di ruang
c.
Sistem distribusi dosis unit
1.6 PENCATATAN DAN PELAPORAN
1.6.1 Pencatatan
Pencatatan bertujuan untuk memonitor transaksi perbekalan farmasi yang keluar dan
masuk.Pencatatan memudahkan untuk melakukan penelusuran bila terjadi adanya mutu obat
yang sub standar dan harus ditarik dari peredaran.Pencatatan dapat dilakukan dengan
menggunakan bentuk digital maupun manual.Kartu yang umum digunakan untuk melakukan
pencatatan adalah kartu stok.
Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan perbekalan farmasi bersangkutan,
pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari, setiap terjadi mutasi perbekalan farmasi
(penerimaan, pengeluaran, hilang atau rusak/kadaluwarsa) langsung dicatat dalam kartu stok,
penerimaan dan pengeluaran barang dijumlahkan pada setiap akhir bulan.
1.6.2 Pelaporan
Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan
farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada pihak yang
berkepentingan.Tujuan pelaporan adalah tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi,
tersedianya informasi yang akurat, tersedianya arsip yang memudahkan penelusuran sureat dan
laporan, mendapat data yang lengkap untuk membuat perencanaan.