KEMENTERIAN PENDIDIKAN

DAN KEBUDAYAAN
JURUSAN AGROTEKNOLOGI
FP-UHO

DOKUMEN LEVEL
STANDARD
OPERATING
PROCEDURE (SOP)

JUDUL
UJIAN TENGAH SEMESTER & UJIAN AKHIR SEMESTER

KODE :
004/KKJM/AGT/2014

TANGGAL
DIKELUARKAN
24 AGUSTUS 2014

PIHAK TERKAIT
MAHASISWA, JURUSAN, DAN SUBBAG
AKADEMIK/PERLENGKAPAN

NO.REVISI : KE-1

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

UJIAN TENGAH SEMESTER DAN UJIAN AKHIR SEMESTER
A. PENGERTIAN
Ujian Tengah Semester (UTS) merupakan ujian (evaluasi) hasil belajar mahasiswa yang
diselenggarakan di tengah semester (setelah dilaksanakannya pertemuan ke-7 (tujuh)
dari 14 (empatbelas) pertemuan yang dijadwalkan.
Ujian Akhir Semester (UAS) merupakan evaluasi studi akhir semester yaitu setelah
seluruh materi perkuliahan disajikan (sekurang-kurangnya 12 kali pertemuan).
B. TUJUAN
SOP UTS dan UAS ini bertujuan untuk menjamin terlaksananya kegiatan UTS dan UAS
yang lancar, tertib dan baik sesuai jadwal dan ketentuan yang berlaku.
C. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup SOP ini meliputi : Mengatur proses mulai penyusunan jadwal, penugasan
pengawas ujian, pembuatan dan penggandaan soal, pelaksanaan ujian,
sampaipenyerahanberkasujiankepadadosen. SOP ini berlaku bagi penyelenggaraan
UTS/UAS di lingkungan FP-UHO s
D. DEFINISI ISTILAH
1. Peserta Ujian adalah para mahasiswa yang registrasi pada semester tertentu dan
berhak mengikuti ujian sesuai ketentuan yang berlaku.
2. Dosen adalah dosen pengasuh matakuliah sesuai jadwal yang dibuatoleh FP-UHO di
awal semester.
3. Pengawas adalah staf administrasi/akademik yang ditugaskan untuk mengawasi
jalannya ujian yang ditetapkan dengan SK Dekan FP-UHO.
4. Ujian Susulan adalah ujian bagi mahasiswa yang tidak dapat mengikuti ujian sesuai
jadwal yang ditentukan karena suatu halangan yang dapat ditoleransi sesuai
ketentuan yang berlaku.
E. PROSEDUR
Persiapan UTS/UAS:
1. Sub Bagian Akademik Fakultas menyusun Jadwal dan Pengawas UTS dan UAS, dan
menyerahkan Jadwal dan Pengawas UTS dan UAS pada minggu ke-6 dan ke-13
kepada Wakil Dekan Bidang Akademik;
2. Wakil Dekan Bidang Akademik melakukan verifikasi (Jadwal dan Pengawas). Apabila
ada perbaikan akan dikembalikan kepada Sub Bagian Akademik Fakultas dan
apabila sudah setuju maka dilakukan pengesahan;
1

3. Jadwal yang sudah disahkan dikirim kepada dosen pengasuh dan diumumkan
4.
5.
6.
7.
8.
9.

kepada mahasiswa paling lambat awal minggu ke-7;

Sub Bagian Akademik Fakultas menyiapkan Daftar Hadir dan Nilai Ujian berdasarkan
file mahasiswa yang melakukan registrasi (peserta kuliah).
Sub Bagian Akademik menyusun Tata tertib Pengawas dan Tata tertib peserta ujian.
Sub Bagian Akademik mengirimkan surat permintaan pembuatan soal ujian kepada
dosen koordinator MK terkait.
Dosen menyerahkan soal ujian kepada bagian akademik paling lambat 3 hari
sebelum pelaksanaan ujian;
Bagian Akademik melakukan penggandaan soal berdasarkan Jadual dan
Rekapitulasi Peserta Ujian 2 (dua) hari sebelum ujian dimulai
Bagian Akademik melakukan koordinasi dengan Sub Bagian Perlengkapan untuk
menyiapkan sarana-sarana dan ruangan ujian yang diperlukan

Pelaksanaan UTS/UAS:
1. Dosen ikut hadir di dalam pelaksanaan Ujian matakuliah yang diampunya;
2. Mahasiswa peserta ujian diwajibkan mengikuti ujian sesuai dengan peraturan yang
berlaku (membawa KTM, tidak boleh memakai kaos dan sandal);
3. Mahasiswa yang dating setelah 30 menit ujian berlangsung, tidak diperkenankan
mengikuti ujian;
4. Mahasiswa yang hadir setelah 15 menit dan sebelum 30 menit masih dapat
mengikuti ujian dan waktu ujian dihitung sesuai dengan waktu yang berlaku;
5. Mahasiswa yang tidak bias mengikuti ujian karena sesuatu hal (sakit) bias mengikuti
ujian susulan paling lambat 7 hari setelah ujian berakhir dengan membawa surat
pengantar dari Wakil Dekan Bidang Akademik/Ketua Jurusan;
6. Mahasiswa bias mengurus surat pengantar kepada Pembantu Dekan I/Ketua
Jurusan dengan membawa Surat Keterangan Dokter (untuk yang sakit) dan Surat
Keterangan Kematian (untuk yang orang tuanya meninggal);
7. Sub Bagian Akademik menyiapkan Daftar Hadir Peserta dan Nilai ujian, soal ujian
dan formulir berita acara Pelaksanaan Ujian beserta perlengkapan ujian lainnya
untuk diserahkan kepada para pengawas ujian;
8. Petugas Sub Bagian Akademik menyerahkan soal beserta perangkat ujian (Daftar
hadir peserta, Kertas Jawaban dan formulir berita acara Pelaksaan ujian) kepada
para pengawas ujian;
9. Pengawas ujian melaksanakan dan mengawasi jalannya ujian sesuai jadwal;
10. Pengawas menyusun lembar jawaban sesuai nomor urut Daftar Hadir (nomor kecil di
atas dan nomor besar di bawah) serta menyerahkan lembar jawaban beserta berita
acara pelaksanaan ujian berserta bukti-bukti (bila ada, seperti bukti pelanggaran
ujiaan/contekan, bukti izin mengikuti ujian untuk kasus khusus, dan sebagainya)
kepada petugas Sub Bagian Akademik dan mengisibuku Penyerahan Lembar/Berkas
Ujian.
Penyerahan Hasil UTS/UAS:
1. Petugas Subag Akademik melakukan verifikasi berkas jawaban melalui pencocokan
lembar jawaban dengan daftar hadir mahasiswa dan menyiapkan lembar jawaban
kedalam amplop-amplop untuk dikirimkan/diserahkan kepada dosen penguji masingmasing;
2. Petugas ekspedisi mengirimkan lembar jawaban ujian kepada masing-masing dosen
penguji dengan membawa Berita Acara Serah terima Berkas Ujian;
3. Dosen menerima berkas jawaban ujian.
Penyelenggaraan Ujian Susulan:
1. Mahasiswa dapat mengajukan permohonan ujian susulan kepada Wakil Dekan
Bidang Akademik, selambat-lambatnya dalam waktu 3 hari setelah pelaksanaan ujian
MK yang bersangkutan, dengan melampirkan alasan ketidak hadirannya dalam ujian;

2. Alasan ketidakhadiran dalam ujian yang dapat diterima adalah: a) sakit (dilampiri surat
dokter), b) orang-tua atau saudara kandung meninggal dunia.; c) sebab-sebab lain
yang telah disetujui Dosen Pengasuh MK atau Pimpinan Jurusan;
3. Wakil Dekan Bidang Akademik membuat surat ijin mengadakan ujian susulan kepada
dosen pengasuh MK;
4. Mahasiswa wajib secepatnya mengurus pelaksanaan ujian susulan kepada dosen ybs,
dengan menyertakan surat keterangan Wakil Dekan Bidang Akademik, serta
fotocopy bukti alasan ketidak-hadiran dalam ujian;
5. Dosen mengadakan ujian susulan selambat-lambatnya 1 (satu) minggu setelah
tanggal dikeluarkannya surat ijin ujian susulan oleh Wakil Dekan Bidang
Akademik/Jurusan.
Pengumuman Hasil Ujian:
1. Dosen penanggungjawab mata kuliah mengumumkan nilai ke mahasiswa peserta
ujian selambat-lambatnya 2 minggu setelah pelaksanaan ujian melalui SIAKAD UHO;
2. Jika ada keberatan atas nilai ujian, mahasiswa peserta ujian dapat menyampaikan
keberatan tersebut ke dosen penanggung jawab mata kuliah selambat-lambatnya 7
(tujuh) hari setelah pengumuman nilai ujian.
3. Jika terdapat perubahan nilai, dosen penanggungjawab berkoordinasi dengan pihak
administrasi SIAKAD UHO untuk dilakukan perubahan nilai.

F. BAGAN ALIR
Unit
No

Kegiatan
Mahasiswa

Selesai ujian, pengawas menyerahkan berkas

jawaban dan berita acara ujian kepada Sub
Bagian Akademik
Berkas jawaban yang sudah di cek dan
ditabulasi oleh Sub Bagian Akademik dikirim
ke masing-masing dosen pengampu
Dosen
penanggungjawab
mata
kuliah
mengumumkan nilai ke mahasiswa melalui
SIAKAD UHO dan ke Jurusan dalam bentuk
hard copy

Wakil
Dekan
Bidang
Akademik

Dokumen

Waktu

2 minggu
sebelum
ujian

Sub Bagian Akademik menyerahkan draf

Jadual kepada Wakil Dekan Bidang Akademik
untuk diperiksa, verifikasi, dan disahkan.
Sub Bagian Akademik mengirimkan jadual
beserta permintaan soal kepada dosen
pengasuh dan jadual pengawas ujian kepada
pengawas dan jurusan.
Sub Bagian Akademik menyiapkan Tata tertib
ujian, Formulir Berita Acara Pelaksanaan
Ujian.
Sub Bagian Akademik melakukan koordinasi
persiapan pelaksanaan ujian dengan Sub
bagian Perlengkapan.
Dosen menyerahkan berkas soal ke bagian
akademik paling lambat 2 hari sebelum ujian
dilaksanakan.
Pelaksanaan ujian

10

Jurusan

Sub. Bagian
Akademik/
Perlengkapan

Sub Bagian Akademik melakukan persiapan

UTS/UAS yang meliputi pembuatan formulir
kesediaan pengawas, tata tertib, jadual.

Dosen
Pengawas
MK

draf jadual
2

Jadual, Surat
permintaan
soal ujian

1 minggu
sebelum
ujian

Tata tertib
ujian, Form
berita acara

1 minggu
sebelum
ujian
1 hari

6
7

7
8

10

Selesai

Berkas soal
ujian

2 hari
sebelum
ujian

Berkassoal,
berkas ujian

5 hari

Berita acara
ujian

5 hari

Amplop
embar
jawaban

1 hari
setelah
ujian

Nilai

2 minggu
setelah
ujian
4

INSTRUKSI KERJA
UJIAN TENGAH SEMESTER DAN UJIAN AKHIR SEMESTER
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.

Pengawas ujian memasuki ruangan sebelum pelaksanaan ujian di mulai

Pengawas ujian memerintahkan peserta ujian memasuki ruangan dan menepati
kursi yang telah disediakan.
Semua barang-barang yang tidak diperlukan dalam ujian disimpan di bawah kursi
peserta ujian
Pengawas ujian membagi soal dan lembar jawaban kepada seluruh peserta ujian
dengan posisi tertutup
Setelah semua peserta ujian mendapatkan naskah ujian, pengawas ujian
menyampaikan kepada peserta ujian bahwa ujian sudah dapat dikerjakan
Peserta ujian dilarang keras berdiskusi dengan peserta lain termasuk saling
meminjamkan alat tulis menulis selama ujian berlangsung.
Peserta ujian yang telah selesai mengerjakan soal dapat meninggalkan ruangan
dengan menyerahkan kertas kerja/lembaran jawaban kepada pengawas ujian
Pengawas ujian menyampaikan peringatan bahwa ujian akan berakhir 15 menit
sebelum ujian berakhir
Setelah waktu ujian berakhir, peserta ujian menyerahkan lembar jawaban kepada
pengawas ujian
Pengawas ujian menyusun lembar soal dan mencocokan dengan daftar hadir
peserta ujian
Jika ada peserta yang melanggar aturan ujian atau tidak menyetor lembarl jawaban,
maka pengawas membuat berita acara pelaksanaan ujian UTS/UAS
Pengawas menyetor hasil ujian dan berita acara (jika ada) kepada dosen pengampu
mata kuliah bersangkutan.
.

BORANG KERJA
1. Surat permintaan dan penagihan soal ujian
2. Draft Jadwal Ujian dan verifikasi
3. Formulir berita acara Pelaksanaan Ujian
4. Formulir berita acara Serah terima Berkas Ujian
5. Surat ijin pelaksanaan ujian susulan
6. Berita Acara Ujian