PROGRAM KERJA TATA USAHA

TAHUN PELAJARAN 2017-2018

Dipergunakan sebagai Pedoman Kerja dan Laporan

Tahun Pelajaran 2012 - 2013

Disusun oleh:

HENDRA HIDAYAT
Kepala Urusan Tata Usaha

YAYASAN PENDIDIKAN AGAMA ISLAM RAHAYU

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) YPAI
RAHAYU
Alamat : Jl. Mahmud No. 101 Desa Rahayu Kecamatan Margaasih Kabupaten
Bandung
Telepon : 022 54410176 Kode Pos 40218
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Illahi Rabi, atas berkat dan rahmat-Nya
Penyusun program Kerja Tata Usaha Tahun Pelajaran 2012-2013 dapat kami
selesaikan meskipun dalam penyajiannya jauh dari sempurna.
Dengan program kerja ini diharapkan kegiatan Tata Usaha dapat dilaksanakan
dengan lebih terarah dan sistematis. Sumber daya yang ada dapat digunakan
secara efektif dan efesien mungkin, sehingga tidak terjadi pemborosan waktu,
tenaga, materi, biaya. tepat sasaran karena memiliki program.
Adapun kegiatan yang tercakup dalam Program ini meliputi usaha penataan dan
penertiban dalam bidang administrasi Kepegawaian, Kesiswaan, Keuangan,
Sarana prasarana, Surat-menyurat, Perpustakaan, Kebersihan, Keamanan dan
hubungan masyarakat.
Namun keberhasilan program ini sangat tergantung, sejauhmana komitemen
koordinator Pelaksana (Kepala sekolah) dan semua pihak mengapresiasi
peraturan dan mekanisme yang ada. Apa artinya sebuah program kalau masing-
masing pihak yang terkait dalam sekolah tidak memiliki keinginan menciptakan
pendidikan yang penyelenggaraan dan pengelolaanya proposional (sesuai
dengan mekanisme dan Peraturan), professional (Sesuai dengan kompetensi
yang sudah di rumuskan dalam standarisasi ) dan terprogram. Sehingga terdapat
hubungan yang harmonis antara semua unsur yang ada bersinergi dan masing
masing bertanggung jawab pada tugas dan fungsinya.
Akhirnya kepada Allah juga kita memohon taufik dan hidayah-Nya sehingga kerja
kita sesuai dengan rencana dan berhasil.
Bandung, Juli 2017
Mengetahui,
Kepala SMK YPAI Rahayu Kepala Urusan Tata
Usaha
SMK YPAI Rahayu

Aang Nasrudin, S.Pd

Hendra Hidayat

DAFTAR ISI

Hal
Kata Pengantar .......................................................................................................

Daftar isi .................................................................................................................

BAB I Pendahuluan ...........................................................................

A. Pengertian dan Latar Belakang ...........................................................
B. Dasar (Landasan Hukum) ...................................................................
C. Maksud dan Tujuan .............................................................................

D. Ruang Lingkup ....................................................................................

E. Sistematika Penulisan .........................................................................
BAB II Keadaan Sekolah .....................................................................

A. Keadaan Siswa ....................................................................................

B. Keadaan Pegawai ................................................................................
C. Keadaan Guru Mata Pelajaran .............................................................
D. Keuangan ............................................................................................
E. Perlengkapan ......................................................................................

F. Perpustakaan ......................................................................................

G. Laboratorium ......................................................................................
BAB III Gambaran Organisasi
A. Visi dan Misi ........................................................................................
B. Organisasi ...........................................................................................

C. Pembagian dan Rincian Tugas ............................................................

D. Analisa jabatan ...................................................................................

E. Keadaan Sekolah ................................................................................
F. Evaluasi ..............................................................................................

BAB IV Program Kerja Tahun Pelajaran 2017-2018

A. Skala Prioritas dalam Program ............................................................
B. Matrik Kegiatan ...................................................................................
BAB V Pembiayaan ............................................................................
BAB VI Penutup...................................................................................
BABI
PENDAHULUAN

A. Pengertian dan Latar Belakang

Tata Usaha sebagai tenaga kependidikan mempunyai peranan yang sangat

penting dalam menentukan keberhasilan pendidikan di sekolah, bertugas
melaksanakan administrasi, pengelolaan, pengembangan, pengawasan dan
pelayanan teknis untuk menwujudkan proses pendidikan.

Tanggung jawab Kepala Sekolah dari tahun ke tahun terus meningkat dalam
penyelenggaraan kegiatan sekolah, Kegiatan tersebut menuntut pelayanan
administrasi yang prima dari bagian Tata Usaha yang menjadi
penunjang/pendukung dalam penyelenggaraan dan pengelolaa pendidikan.
Oleh karena itu diperlukan suatu program kegiatan yang dapat meningkatkan
kinerja pengelolaan dan pelayanan administrasi sebagaimana tersebut
diatas.

Program Kerja Tata Usaha merupakan suatu rencana kerja operasional di

kantor Tata Usaha disusun serasi dan searah dengan fungsi dan tujuan
pendidikan yaitu mendukung usaha mengembangkan kemampuan dan
membentuk watak bangsa yang bermartabat dalam rangka mencerdaskan
kehidupan bangsa, serta mewujudkan suasana belajar dan proses
pembelajaran agar peserta didik secara aktif dapat mengembangkan potensi
dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri,
kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia, serta keterampilan yang diperlukan
dirinya, masyarakat, bangsa dan Negara, (UU RI NO.20 tahun 2003).

Tata Usaha dapat dirumuskan sebagai segenap rangkaian kegiatan meliputi,

menghimpun data, mencatat data, mengolah data, menyajikan data,
melaporkan data, menyimpan untuk kepentingan pembuatan kebijakan
internal maupun ekternal sekolah.

Adapun ruanglikupnya meliputi bidang Kepegawaian, Keuangan, Kesiswaan,

Sarana prasarana, Perpustakaan, Laboratorium, kebersihan, dan keamanan.
Untuk melasanakan tugas tersebut perlu Program kerja, pembagian tugas,
Uraian Tugas, Kejelasan tugas dan wewenang, time scadul, agenda kerja,
standar operasional prosedur (SOP), dan untuk honorer perlu SK yang
menetapkan bahwa pelaksana tersebut dalam kegiatan tahun berjalan
berstatus tenaga honorer.

Dalam pengembangan ketatausahaan diperlukan kerja sama. Usaha kerja

sama yang dimaksud adalah usaha dengan penuh kesadaran dan tanggung
jawab dari setiap individu yang ada dalam lingkungan Tata Usaha yang
bekerja sama melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
 Tata Usaha atau disebut juga Tata Laksana dan dalam sebutan sehari-hari
dinamakan administrasi, sebenarnya merupakan bagian dari keseluruhan
proses administrasi dalam arti luas adalah suatu mekanisme yang dapat
lebih memperlancar dan lebih meningkatkan efektifitas dan efesiens proses
administrasi dengan menyediakan segala data yang diperlukan untuk
meningkatkan administrasi berjalan dengan baik.

Proses administrasi ada empat, sebagai berikut :

1. Perencanaan (Planning), jika kita merencanakan apa yang akan

dilaksanakan dan bagaimana akan melaksanakannya (What, Why,
Where, Who, Whom, dan How).
2. Organisasi (Organization), pada waktu kita membagi-bagi jenis pekerjaan
dan tanggung jawab supaya semua pekerjaan dapat dilaksanakan
terarah dan efesien.
3. Pengarahan (Directing), penyusunan petunjuk pelaksanaan yang jelas
dan konrit sehingga pelaksanaan bahan yang harus dikerjakan,
bagaimana dan bilamana mengerjakannya.
4. Pengawasan (Controlling), Penilaian apakah yang telah dilaksanakan
sesuai dengan apa yang telah direncanakan dan ditetapkan.

Dalam setiap tahap proses administrasi dan kegiatan dasar yang harus
dikerjakan yaitu:

1. Pengambilan Keputusan (Decision Making) yang merupakan kegiatan

yang mendahului pengambilan keputusan.
2. Pemecahan Masalah (Problem Solving) yang merupakan kegiatan yang
mendahului pengambilan keputusan
3. Hubungan antar manusia (Human Relation), dalam pemecahan masalah
dan pengambilan keputusan, selalu ada usaha untuk saling
memperngaruhi, saling member inovasi antara sesama anggota dan ini
memerlukan hubungan antara individu, hubungan antar manusia.
4. Komunikasi (Comunication), penyampaian suatu berita atau informasi
kepada pihak yang memerlukannya, tanpa ada komunikasi tidak akan
mungkin ada pemecahan masalah dan tidak akan dapat diambil suatu
keputusan.

B. Dasar (Landasan Hukum)

Adapun yang menjadi dasar (Landasan Hukum) program kerja tahunan Tata
Usaha Tahun Pelajaran 2012-2013 adalah sebagai berikut :
1. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 Tentang Pokok-Pokok Kepegawaian
yang diperbaharui dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999
 2. Peraturan Pemerintah No. 30 Tahun 1980 Tentang Peraturan Disiplin
Pegawai Negeri Sipil, yang kemudian diperbaharui oleh PP No. 53 tahun 2010
untuk pelaksanaannya dikeluarkan Perka BKN No. 21 tahun 2010.
3. Peraturan Pemerintah No. 21 Tahun 1975 Tentang Sumpah dan Janji
Pegawai Negeri Sipil.
4. Surat Keputusan Direktorat Jendral Pendidikan Dasar dan Menengah No.
262/C/Kep/R.1992 Tanggal 27 Juli 1992 Tentang Pedoman Pembukuan Sarana
Pendidikan bagi sekolah di lingkungan Pembinaan Dirjen Dikmen.
5. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 Tentang Pendidikan Nasional.
6. Peraturan Pemerintah No 66 tahun 2010 Tentang Penyelenggaraan dan
Pengelolaan Pendidikan
7. Permendiknas No 19 tahun 2007 Tentang Penyelenggaraaan dan
Pengelolaan Pendidikan
8. Perda No 26 tahun tahun 2009 Tentang Penyelenggaraan dan Pengelolaan
Pendidikan
9. Permendiknas No. 24 Tahun 2008
10. Kalender Pendidikan dari Dinas Pendidikan Kab. Bandung.

C. Maksud dan Tujuan

1. Program kerja dapat dijadikan pedoman kegiatan Tata Usaha dalam
mengerjakan administrasi sekolah sesuai dengan kondisi itu sendiri.
2. Kegiatan dapat dilakukan dengan lebih teratur, terarah dan sistematis,
3. Program kegiatan dilakukan secara bertahap, jelas sasaran yang ingin
dicapai.
4. Segala unsur yang terkait agar dilaksanakan seefektif mungkin sehingga
tidak terjadi permborosan waktu, tenaga, biaya, materi dan sebagainya.
5. Program kerja dapat pula berfungsi dan sekaligus mempermudah
pengawasan, evaluasi, revisi, dan dapat mengadakan tindak lanjut dalam
bentuk program perbaikan dan pengembangan.
6. Koordinasi diantara aparat Tata Usaha akan lebih meningkat karena
semuanya mengetahui tugas dan tanggung jawab bidang garapan
masing-masing.

D. Ruang Lingkup

Kegiatan kinerja Tata Usaha di SMP Negeri 1 Soreang merupakan bagian dari
kegian proses kependidikan, secara organisasi dibawah koordinasi Kepala
Sekolah, Kepala Tata Usaha adalah pejabat struktural Eselon V mendapat SK.
dari Bupati Kabupaten Bandung dengan tugas selaku administrator
bertanggungjawab terhadap Kepala UPTD.

Secara struktur atasan Kepala Tata Usaha adalah Kepala UPTD diwilayahnya,
dan sekdis ditingkat Dinas. Kepala Tata Usaha merupakan pelaksana yang
bekerja untuk dan atas nama sekolah dimana dia bekerja, menjadi suatu
 bagian dari keseluruhan kegiatan bidang administrasi sekolah dan instansi
pendidikan. Dalam melaksanakan kegiatannya melibatkan staf Tata Usaha
yaitu pelaksana dan pembantu pelaksana.

Fungsi dan wewenang Kepala Tata usaha meliputi :

1. Umum

2. Kesiswaan

3. Ketenagaan

4. Perlengkapan

5. Keuangan

6. Surat-menyurat

7. Humas

8. Kebersihan

9. Ketertiban

E. Sistematika Penulisan

Adapun sistematika program kerja Tata Usaha adalah sebagai berikut:

Bab kesatu : Bab ini merupakan pendahuluan yang menjelaskan

Pengertian dan Latar belakang Dasar (Landasan Hukum),
Maksud dan Tujuan, ruang Lingkup, sistematika penulisan.

Bab kedua : Bab ini menerangkan tentang organisasi Tata Usaha yang
meliputi visi dan misi, organiram, pembagian dan penilaian
tugas, Evaluasi.

Bab Ketiga : Bab ini menjelaskan tentang program kerja Tata Usaha Tahun
2017- 2018, yang terdiri atas : Skala prioritas dalam program,
matrik kegiatan.

Bab Keempat : Bab ini menjelaskan tentang pembiayaan.

Bab Kelima : Bab ini merupakan penutup.

 BAB II
KEADAAN DATA SEKOLAH

A. Visi dan Misi

Misi Tata Usaha SMK YPAI Rahayu :

Melaksanakan pelayanan prima dan beretika dengan prisip responsivitas,

responsibilitas, dan akuntabilitas kinerja.

Visi Tata Usaha SMK YPAI Rahayu :

Bekerja Secara proposional, professional dalam mendukung Proses

pembelajaran dan bimbingan sehingga siswa dapat berkembang secara
optimal sesuai dengan potensi yang dimiliki, dan menumbuhkan
penghayatan terhadap ajaran yang dianut dan juga budaya bangsa sebagai
sumber kearifan dalam bertindak, serta mendorong semangat untuk
berprestasi dengan menerapkan program terpadu, dan management
partisipatif dengan melibatkan seluruh warga sekolah dan komite.

B. Organisasi

Setelah perencanaan maka organisasi tahapan penting dalam proses

administrasi. Dalam organigram kita dapat membaca bagaimana garis yang
menghubungkan satu bagian dengan bagian lain menggunakan garis tebal
memiliki arti bahwa yang satu merupakan atasan atau bawahan atau rekan
kerja, garis putus-putus sering disebut garis koordinasi menggambarkan
bahwa yang satu memiliki hubungan koordinasi dengan yang lainnya.
Organigram juga menggambarkan bahwa gambar itu merupakan suatu
system, yang memiliki tugas dan fungsi, aturan dan mekanisme.

SDM dalam suatu instansi memili variasi, latar belakang pendidikan,

pengalaman, sikap dan prilaku, kondisi sosial ekonomi, dedikasi, loyalitas,
kreatifitas dll. Sebagai karyawan pendidikan merupakan satu bagian unsur
dari satu tata susun organisasi, kita harus mengetahui, memahami tugas dan
fungsi dan mempatkan diri sesuai dengan posisinya masing-masing dalam
keseluruhan tata susun tersebut

1. Organisasi Umum

2. Organisasi Tata Usaha SMK YPAI Rahayu

C. Pembagian Tugas

PEMBAGIAN TUGAS KARYAWAN

TAHUN PELAJARAN 2017-2018

Berdasarkan :

A. Keputusan Dirjen Dikdasmen Nomor : 260 dan 261 Tahun 1996 Tugas
pokok Kepala Tata usaha
B. Keputusan Bupati Bandung Nomor. 46 Tahun 2002 Tentang Rincian Tugas
Pokok fungsi Tata Kerja Dinas Daerah Kabupaten Bandung Pragraf 8 Pasal
141 Tugas Pokok dan Fungsi Tata Usaha SMP, SMA dan SMK .
C. Permen 24 tahun 2008 tentang Standar Tenaga Administrasi

No
Nama dan NIP Jabatan Uraian Tugas
.
1. Kaur TU 1. Menyusun program kerja tata
usaha sekolah
2. Mengkoordinir pengelolaan
keuangan sekolah
3. Mengurus kebutuhan Fasilitas
TUS
4. Mengatur pengurusan
kepegawaian
5. Membina dan mengembangkan
karier tenaga tatausaha
sekolah
6. Mengurus kebutuhan fasilitas
tata usaha
7. Menyiapkan dan menyajikan
data statistic sekolah
8. Mengatur pelaksanaan
kesekretariatan dan
Kerumahtanggaan
9. Mengatur administrasi hasil
proses kegiatan
belajarMengajar
 10.Membantu kasek untuk
mengembangkan system
informasi sekolah
11.Mengatur administrasi
inventaris sekolah(alat,prabot,
ATK)
12.Mengatur administrasi
kesiswaan dan beasiswa
13.Memantau pelaksanaan
program 7 K
14.Membantu Kasek dalam
penyusunan RAPBS dan RAKS
15.Menyusun Laporan
2. Bendahara 1. Pengurusan Gaji Bulanan,
Rutin 2. TPP, Gaji ke-13, Gaji Kekurang,
THR.
3. Pengurusan Perubahan gaji
karena : Naik Pangkat, Berkala,
Menikah, punya anak, pensiun
dan meninggal.
4. Pengurusan kredit bank
5. Pembuatan KP 4
6. Menerima, menyimpan,
mengeluarkan Dana SPP,
Praktikum, Kesiswaan,
Tabungan UN.
7. Membuat Laporan keuangan
Bendahara BOS 1. Membuat RAPBS/RAKS
2. Mengajukan untuk
mendapatkan BOS
3. Menyimpan MU
4. Menerima, menyimpan,
mengeluarkan Dana BOS.
5. Mengurus Pajak
6. Membuat SPJ
Sarana 1. Pengurusan adminstrasi
Prasarana inventaris dan non inventaris
2. Mempersiapkan dan
melengkapi administrasi guru.
3. Mengerjakan buku induk
inventaris dan non inventaris.
4. Mengerjakan buku golongan
barang.
5. Mengerjakan kartu stock
barang dan buku persediaan
barang.
6. Membuat laporan rutin sesuai
dengan ketentuan.
7. Mencatat penerimaan dan
pengeluaran barang.
8. Menghitung dan
mempersiapkan kebutuhan
 barang.
9. Menginventarisir secara factual
barang yang ada.
10.Meneliti alat-alat dan
perangkat lainnya yang biasa
dipakai dan yang rusak untuk
kemudian dihapus.
11.Menjaga dan memelihara alat-
alat dan barang-barang
inventaris sekolah
12.Mengurus peralatan rumah
tangga dan alat-alat gudang
13.Membuat laporan keadaan
barang secara berkala
14.Mengajukan kebutuhan barang
15.Membuat laporan barang habis
pakai berkala
16.Membuat pembukuan DSPT
dan DSPB
Kepegawaian 1. Pengurusan Kenaikan Pangkat
Guru & Pegawai
2. Mengurus Kenaikan Gaji
Berkala
3. Mengurus Guru dan Pegawai
Pensiun
4. Mengurus Sertifikasi
5. Pengurusan administrasi
kepegawaian, buku induk
Pegawai, R7/R8,
DSO,DUK,F1,F3
6. Membantu pengurusan data
guru dan pegawai
7. Membuat dan mengurus DP3
8. Menugurs NUPTK, dan
pemutahiran data.
9. Megurus Mutasi Pegawai
Keluar, kedalam.
Kesiswaan 1. Pengurusan buku induk Siswa
2. Pengurusan nilai buku induk
siswa
3. Pengurusan data siswa,
4. Pengurusan administrasi
kesiswaan
5. Pengurusan arsip STTB &
SKHUN
6. Pengurusan US.1/US.2
7. Pengurusan absensi siswa
8. Pengurusan Mutasi keluar,
kedalam
9. Mengurus NISN
(Umum) Arsip, 1. Menangani buku agenda masuk
Persuratan dan (buku tamu) dan keluar (buku
Peralatan ekspedisi)
2. Mendisposisi Surat masuk dan
surat keluar
3. Menangani pengarsipan
surat/dokumen sekolah sesuai
dengan kode persuratan.
4. Mendistribusikan surat sesuai
tujuannya.
5. Menata persuratan
6. Melayani legalisir dan
pengecapan
Operator 1. Mengisi Data Pada Form Yang
Telah Disediakan Dan
Menyediakan Dokumen
Pendukung Yang Diperlukan.
2. Membuat Jadwal Pendataan
(Formulir Data PTK Dan Siswa)
3. Mengumpulkan Formulir Dan
Data Pada Waktu Dan Tempat
Yang Telah Ditentukan.
4. Mengentry Data Yang Telah Di
Isi Oleh PTK Dan Siswa Sesuai
Dengan Isian Formulir Data,
Berdasarkan Petunjuk Dari
Buku Manual Dapodik.
5. Mengirim Data Valid.
6. Mencetak / Print Out Profil
Sekolah Sebagai Laporan
Pengerjaan
7. Koreksi Jika Ada Kesalahan
(Perbaikan Data Sesuai Dengan
Jadwal Yang Tertera)
8. Mengecek Data Secara Berkala
Di Situs Cek Tunjangan.
9. Mengetik laporan EDS
Pustakawan 1. Mengerjakan administrasi
perpustakaan, buku induk buku
perpustakaan, buku-buku
perpustakaan, kartu label dll.
2. Merawat/Mengurus buku
perpustakaan
3. Menginventarisasi buku dan
peralatan perpustakaan
4. Merencanakan pengadaan
buku dan bahan perpustakaan
5. Melayani peminjaman dan
pengembalian buku
6. Mengoperasikan dan menata
media elektronika
Laboran 1. Membantu guru dalam
menyiapkan bahan, peralatan
 dan ruang praktik
2. Merawat bahan dan
peralatan dan hasil praktik
3. Memelihara kebersihan
peralatan dan ruang praktik
laboratorium
4. Memperbaiki kerusakan
ringan peralatan praktik
laboratorium
5. Menginventarisasi alat,
bahan dan kelengkapan
laboratorium
6. Melaporkan peralatan dan
bahan yang rusak maupun
habis
7. Mengusulkan bahan dan
peralatan praktik laboratorium
8. Menyusun laporan
Caraka 1. Bertanggung jawab terhadap
kebersihan semua ruangan,
dan lingkungan sekolah.
2. Membantu melayani guru dan
karyawan jika diperlukan
3. Bertanggung jawab terhadap
kebersihan WC guru, Karyawan
dan siswa.
Keamanan 1. Bertangungjawab terhadap
keamanan dan ketertiban
sekolah.
2. Melayani tamu
3. Mencatat kedaraan dan barang
yang masuk dan keluar
4. Mecatat siswa yang izin keluar
atau pulang
5. Membuat dan menandatangani
berita acara kejadian yang
menyangkut keamana dan
ketertiban
6. Mengantisipasi, merespon dan
melaporkan kejadian.