PANDUAN

ROOT CAUSE ANALYSIS (RCA)

RUMAH SAKIT MUTIARA BUNDA

Jl. Lintas Timur Unit II No. 1147 Tunggal warga
Banjar Agung, Tulang Bawang

i
 Tahun 2017
LEMBAR PENGESAHAN

Panduan Root Cause Analysis (RCA) ini telah disusun, diperiksa dan disetujui:

Ditetapkan di : Tulang Bawang

Pada tanggal : 1 Mei 2017

Disusun oleh : Diperiksa oleh :

Keselamatan Pasien Rumah Sakit Kabid Pelayanan Medis

Mutiara Bunda Rumah Sakit Mutiara Bunda
Ketua,

Eko Adi Purnomo, A.Md.Kep. dr. Arwindi Almar, Sp.PD.

Disetujui oleh :

Rumah Sakit Mutiara Bunda

Direktur,

dr. Herman Susilo, Sp.B., M.Kes.

ii
 KATA PENGANTAR

Bahwa dalam rangka meningkatkan mutu dan keselamatan pasien sesuai

standar yang ditetapkan, maka Rumah Sakit Mutiara Bunda memerlukan buku
panduan Analisa Akar Masalah / Root Cause Analysis (RCA). Untuk menyelesaikan
berbagai masalah dan sebagai langkah konkrit dalam menerapkan keselamatan
pasien di Rumah Sakit Mutiara Bunda, maka diperlukan alat bantu untuk
memudahkan penerapan keselamatan pasien secara menyeluruh, yaitu menggunakan
Root Cause Analysis atau biasa dikenal dengan istilah RCA.
Kami menyadari bahwa penyusunan Panduan Root Cause Analysis (RCA)
ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu segala saran dan kritik sangat kami
perlukan guna perbaikan dan penyempurnaan panduan ini. Semoga Panduan Root
Cause Analysis (RCA) ini dapat bermanfaat.

Banjar Agung, 1 Mei 2017

Penulis

iii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ................................................................................... i

LEMBAR PENGESAHAN ......................................................................... ii
KATA PENGANTAR ................................................................................. iii
DAFTAR ISI ................................................................................................. iv
BAB 1 DEFINISI .......................................................................................... 1
BAB 2 RUANG LINGKUP ......................................................................... 2
BAB 3 TATA LAKSANA ............................................................................ 3
Komponen RCA .............................................................................. 3
Langkah-langkah Pelaksanaan RCA ............................................... 8
Teknik 5 Why ................................................................................. 11
Analisis Perubahan ......................................................................... 11
Analisis Barrier .............................................................................. 12
Analisis Fishbone ........................................................................... 12
Menyusun Rekomendasi Penyelesaian Masalah ............................ 14
BAB 4 DOKUMENTASI ............................................................................. 16
4.1 Teknik Pelaporan RCA ............................................................ 16
4.2 Bentuk Pelaporan ..................................................................... 17
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................... 18

iv
 BAB 1
DEFINISI

Root cause Analysis (RCA) adalah proses mengenal faktor-faktor yang mendasari atau
menjadi terjadinya variasi kinerja yang tidak diharapkan atau yang tidak diinginkan, termasuk
terjadinya kejadian sentinel yang berakibat kematian atau kecacatan fisik dan atau psikologis
yang serius atau resiko yang dapat berakibat kematian atau kecacatan serius, untuk mencegah
terulangnya insiden yang sama.
Tidak seluruh insiden atau masalah yang terjadi dilakukan prosedur lengkap
RCA. Masalah harus dilakukan klasifikasi dan prioritas.Tujuannya agar terjadi efisiensi dalam
pekerjaan. Hal ini karena prosedur lengkap RCA memerlukan sumber daya yang khusus,
jumlahnya terbatas di organisasi, dan memakan waktu yang tidak sebentar.Sehingga
organisasi perlu menetapkan suatu metode klasifikasi dan prioritas masalah. Hanya masalah
yang masuk kriteria saja yang dilanjutkan ke prosedur RCA.Sementara masalah lain yang
tidak masuk kriteria, tetap dilakukan analisa menggunakan prinsip-prinsip RCA tetapi tidak
seluruh urutan prosedur lengkap RCA dilakukan. Prosedur lengkap RCA adalah
seluruhtahapanprosedur dilakukan.

1
 BAB 2
RUANG LINGKUP

RCA dapat diarahkan kepada banyak tujuan yang spesifik. Para praktisi continuous
improvement merumuskan lima pendekatan dasar yang dapat dilakukan dengan RCA, antara
lain:
1. RCA satefy-based: merupakan usaha identifikasi permasalahan yang berkaitan
dengan keselamatan. RCA dilakukan dengan analisa kecelakaan yang pernah terjadi
dan penyebab-penyebabnya, untuk meningkatkan kesehatan dan keselamatan
pekerja.
2. RCA production-based: berasal dari konsep quality control untuk manufaktur, RCA
produksi fokus kepada analisa penyebab cacat dan masalah yang terjadi pada proses
produksi mencakup mesin, operator, dan peralatan.
3. RCA process-based: pada dasarnya merupakan perluasan dari konsep RCA
production-based, namun dengan ruang lingkup yang lebih luas, termasuk analisa
penyebab masalah yang terjadi pada business process.
4. RCA failure-based: berasal dari praktek failure analysis yang dilakukan pada proses
engineering dan maintenance, bertujuan untuk mengetahui akar masalah yang
menjadi penyebab masalah pada kedua proses tersebut.
5. RCA systems-based: ini adalah pendekatan gabungan yang merangkul pendekatan-
pendekatan RCA yang lain, dengan konsep-konsep yang diadaptasi dari berbagai
sudut pandang, seperti change management, risk management dan systems analysis.

RCA memiliki banyak variasi pendekatan, namun pada dasarnya prinsipnya tetap
sama, yaitu menelaah sedalam-dalamnya hingga ditemukan akar dari suatu masalah yang
terjadi. RCA dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai tools, seperti analisa 5 Whys,
Fishbone (Ishikawa) diagram, diagram sebab-akibat, pareto chart, dan sebagainya

2
 BAB 3
TATA LAKSANA

3.1 Komponen RCA

Root Cause Analysis merupakan tool yang efektif untuk menyelesaikan masalah
hingga akarnya.Salah satu alat yang dapat dipakai untuk melakukan klasifikasi dan prioritas
masalah adalah membuat peringkat masalah berdasarkan dampak klinis(Consequence) dan
frekuensi (Likelihood).
Consequence adalah seberapa berat dampak dari masalah itu.Likelihood adalah
seberapa sering masalah itu terjadi.Consequence dan Likelihood diperingkat menggunakan
angka dari1 sampai 5.Makin tinggi angka berarti makin berat atau makin sering.Setelah angka
nilai Consequence (C) dan Likelihood (L) didapat, kedua angka tersebut
dilakukanperkalian. Angkahasil perkalian itulah yang menentukanperingkatnya. Makin tinggi
angkanya, makin tinggi peringkatnya. Kita dapatmenggolongkan peringkat menjadi empat
golongan, yaitu:
Ekstrim (1525)
Tinggi (812)
Sedang (46)
Kecil (13).

SKP dapat membuat kebijakan bahwa hanya masalah yang mempunyai peringkat
ekstrim (1525) saja yang dilakukan prosedur RCA.

3
Consequence (C) dan Likelihood (L)

4
5
6
7
1. Langkah langkah pelaksanaan RCA:

Penjabaran Kegiatan:
1. Identifikasi Insiden: Root cause analysis digunakan untuk menganalisa dan
mengevaluasi IKP pada derajat kuning dan merah.
2. Tentukan tim investigator yang mewakili berbagai komponen:
a) Sub komite keselamatan pasien
b) Sub komite mutu dan manajemen risiko
c) Bidang keperawatan dan perwakilan kepala ruang
d) Perwakilan kepala instalasi/bagian
e) Perwakilan klinisi
f) Personil lain yang dinilai perlu (misal dari komponen K3, PPI, administrasi
keuangan kepegawaian, farmasi, logistik dll sesuai IKP yang terjadi)

8
Dalam hal insiden sentinel maka tim investigator harus terdiri dari:
1. Expert insiden dan analis expert external (misal yang tidak berlatar belakang medis)
2. Senior management expert (misal direktur medis)
3. Senior clinical expert (misal konsultan senior)
4. Orang yang mengetahui unit kerja/bagian terkait dengan baik namun tidak terlibat
langsung dalam insiden tersebut

Tim ini dibentuk oleh Komite Mutu dan Keselamatan Pasien yang akan bertanggung
jawab kepada Direktur Rumah Sakit Mutiara Bunda. Tim diberi tenggang waktu kerja sesuai
grading untuk memberikan laporan kepada ketua Komite Mutu dan Keselamatan Pasien.

3. Pengumpulan data dan informasi dilakukan di lapangan dengan berbagai cara:

a) Observasi
Observasi langsung kepada praktek di lapangan dan tempat kejadian
b) Telaah Dokumentasi
Meliputi penelusuran kepada rekam medik pasien dan seluruh
pedoman/panduan/SPO terkait dengan insiden untuk korelasi keduanya
c) Wawancara
Dilakukan dalam sesi tertutup kepada setiap personil terkait secara terpisah
termasuk kepada pihak yang dirugikan/pasien dalam insiden tersebut.

Tujuan pengumpulan informasi pada tahap ini:

1. Mengamankan informasi untuk memastikan dapat digunakan selama investigasi dan
jika kasus disidangkan ke pengadilan
2. Identifikasi kebijakan dan prosedur yang relevan
3. Menggambarkan insiden secara akurat
4. Mengorganisasi informasi
5. Memberikan petunjuk kepada tim investigasi

Dokumentasi semua bukti yang berkaitan dengan insiden harus dikumpulkan sesegera
mungkin:
1. Semua catatan medis dan catatan keperawatan
2. Semua hasil pemeriksaan yang berhubungan dan penunjang diagnostic
3. Incident report(laporan keselamatan pasien)
4. Kebijakan dan prosedur
5. Integrated care pathway yang berhubungan
6. Pernyataan-pernyataan dan hasil observasi
7. Bukti fisik

9
 8. Daftar staf yang terlibat
9. Lakukan interview dengan semua orang yang terlibat
10. Informasi mengenai kondisi yang dapat mempengaruhi terjadinya insiden (misal
pergantian jaga, ketersediaan petugas terlatih, kecukupan tenaga, dll)

4. Pemetaan kronologi kejadian dilakukan dengan cara:

a) Kronologi naratif: berguna pada laporan akhir insiden
b) Timeline: menelusuri rantai insiden secara kronologis dan berguna untuk
menemukan bagian dalan proses dimana insiden terjadi
c) Tubular Timeline: seperti timeline tapi lebih detail terutama dalam hal good
practice&CMP (care management problem), berguna untuk kejadian yang
berlangsung lama
d) Time-Person Grid: untuk mengetahui pergerakan dan keberadaan seseorang
sebelum, selama, dan sesudah kejadian. Berguna pada kejadian yang melibatkan
banyak orang namun dalam periode waktu pendek.

Contoh Tubular timeline:

10
5. CMP (Care Management Problem) Adverse event yang berkaitan dengan penyimpangan
dari standar pelayanan yang telah ditetapkan dan berdampak langsung atau tidak
langsung kepada pasien.
Contoh:

6. Analisa Informasi
1) Teknik 5 Why (atau teknik why why)
Bertanya secara berlapis dengan tujuan menemukan akar penyebab masalah,
dengan mengidentifikasi gejala, penyebab langsung, faktor kontributor, dan
akhirnya akar masalah.Dengan tehnik ini, investigator tidak boleh berhenti
bertanya walaupun sudah menemukan penyebab langsung sebelum menemukan
akar penyebab masalah.
Contoh:

11
2) Analisis perubahan
Digunakan bila dicurigai adanya perubahan praktek daripada prosedur yang
seharusnya.
Contoh: Kasus salah area operasi

12
3) Analisis Barrier
Contoh dari kasus di atas:

4) Analisis Fish Bone

13
 URUTAN AKTIFITAS PENYUSUNAN Bahan dan cara
LAPORAN RCA
Identifikasi insiden dan ruang lingkupnya Laporan insiden, risk grading
Tentukan tim penelaah SK tim RCA, Top Management
Rumuskan masalah Laporan insiden
Kumpulkan ionformasi Obsevasi, dokumen, wawancara
Pilah dan petakan informasi Time line, time person grid
Identifikasi CMP / critical event Brain storming, time line chart
Identifikasi akar masalah Apollo, 5 why, fish bone
Identifikasi solusi dan rekomendasi Barier analysis, change analysis
LAPORAN HASIL RCA

Langkah Deskripsi Persiapan (alat)

1 Bentuk Tim (Organize a team) Inisiasi dan rumuskan masalah.

2 Rumuskan masalah (Define the a. SK tim, anggota kurang dari 10 (lebih baik
problem) ganjil)
b. melibatkan top management
3 Pelajari Masalah (Study the c. dilakukan dengan brainstorming,
problem) multivoting, FMEA, flowchart, pareto,
scatter, affinity diagram.

4 Tentukan apa yang terjadi Tetapkan peristiwa sentinel

(Determine what happen)
Menetapkan 5 W, timeline, storytelling.

5 Identifikasi faktor penyebab

(Identify contributing factors)

6 Identifikasi faktor-faktor lain yang

ikut mendorong terjadinya insiden
(Identify other contributing factors)

7 Ukur, kumpulkan dan nilai data Tetapkan critical event/ care management
berdasar penyebab utama dan problem
terdekat. (Measure, collect and
Timeline, change analysis
assess data on proximate and
underlying causes)

8 Desain dan implementasikan

perubahan sementara (Design and
implement interim changes)

9 Identifikasi sistem mana yang Tetapkan akar masalah

terlibat (akar penyebab)(Identify
Flow chart, cause effect diag, FMEA, tree
which systems are involved (the root
analysis (analisis pohon), fish bone diagram.
causes))

14
 10 Pendekkan/kurangi daftar akar
penyebab (Prune the list of root
causes)

11 Pastikan/konfirmasikan akar
penyebab (Confirm root causes)

12 Cari dan identifikasi strategi Tetapkan upaya penanggulangan resiko

pengurangan risiko (Explore &
Hazard, barrier, target analysis
identify risk-reduction strategies)

13 Formulasikan tindakan perbaikan

(Formulate improvement actions)

14 Evaluasi tindakan perbaikan yang

diajukan (Evaluate Proposes
Improvement Actions)

15 Desain perbaikan (Design Uji coba upaya penanggulangan resiko

improvements)
memilih upaya yang paling tepat dan mampu
16 Pastikan rencana diterima (Ensure dilaksanakan untuk menanggulangi resiko
acceptability of the action plan)

17 Terapkan rencana perbaikan Implementasi upaya penanggulangan resiko

(Implement the Improvement Plan)
a. Penerapan hasil uji coba lapangan
18 Kembangkan cara pengukuran b. Monitor dan evaluasi
efektiftifitas dan pastikan
keberhasilannya (Develop measures
of effectiveness and ensure their
success)

19 Evaluasi penerapan rencana

perbaikan (Evaluate implementation
of improvement plan)

20 Lakukan tindakan tambahan (Take

additional action)

21 Komunikasikan hasilnya
(Communicate the results)

2. Menyusun Rekomendasi Penyelesaian Masalah

Menyusun rekomendasi merupakan hal yang paling penting dari aktifitas RCA
ini. Karena tanpa rekomendasi, masalah tidak dapat diselesaikan dan terus membebani
organisasi. Ibarat berobat ke dokter, pasien tidak cukup diberi tahu tentang diagnosanya,
tapi jauh lebih penting adalah diberi pengobatan yang tepat.
Menyusun rekomendasi memerlukan pengetahuan dan pemahaman yang
memadai tentang masalah yang sedang dihadapi. Disinilah arti penting dari anggota tim.
Anggota tim RCA harus memiliki kompetensi dan kapasitas yang memadai untuk
melakukan hal itu. Referensi yang dikumpulkan pada tahap mengumpulkan data di atas
dapat dipakai untuk membantu proses ini.

15
 Ada satu alat yang sangat berguna untuk menyusun penyelesaian masalah ini.
Alat itu disebut analisa penghalang (barrier analysis).Namun, sebelum masuk ke dalam
analisa penghalang, kita perlu memahami dahulu pengertian penghalang dihubungkan
dengan kemampuannya mencegah terjadinya insiden. Ilustrasi tentang penghalang
dihubungkan dengan kemampuannya mencegah terjadinya insiden adalah sebagai
berikut:

Dari ilustrasi di atas, jelas terlihat bahwa tebal lapisan penghalang tidaklah
sama. Yang paling kuat adalah adanya alat, sedangkan yang paling lemah adalah
kebijakan/prosedur.

Contoh:Aktifitas berenang: Memakai pelampung (alat) jauh lebih efektif dalam

mencegah insiden tenggelam dibandingkan berenang dengan prosedur yang benar
(kebijakan/prosedur).

Ilustrasi di atas memberikan penjelasan kepada kita, bahwa jika kita ingin
mencari solusi atas suatu masalah, utamakan solusinya adalah berupa alat/disain. Jika alat
tidak ada, barulah cari solusi lain.
Berdasarkan analisa penghalang di atas, kita dapat membuat rekomendasi
penyelesaian masalah. Rekomendasi penyelesaian masalah yang baik harus juga
mencantumkan ukuran keberhasilan, penanggung jawab, dan batas waktu
penyelesaian.Tujuan dari itu adalah agar rekomendasi yang kita berikan dapat diukur
keberhasilanpelaksanaannya, jelas siapa penanggung jawabnya, serta ada batas waktu
yang jelas kapan rekomendasi itu harus terlaksana.

16
 BAB 4
DOKUMENTASI

Metode Root Cause Analysis digunakan untuk mengidentifikasi kekurangan yang

mendasari dalam sistem manajemen keselamatan yang ada di lingkunagn kerja atau tempat
kerja. Sedangkan RCA adalah proses sistematis yang menggunakan fakta-fakta dan hasil dari
teknik analisa inti dari suatu kejadian kecelakaan untuk menentukan alasan yang paling
penting untuk penyebab terjadinya kecelakaan secara menagemennya (prosedurnya).
Laporan RCA berisi rincian seluruh kegiatan pelaksanaan RCA mulai dari awal
sampai rekomendasi yang diberikan. Laporan ini kemudian disampaikan kepada pemimpin
organisasi untuk disetujui. Proses persetujuan ini sangat penting. Karena tanpa persetujuan,
rekomendasi tak dapat dieksekusi dan dilaksanakan.

4.1 Tehnik pelaporan RCA

TEKNIK PELAPORAN RCA

A. FORMAT LAPORAN RCA

B. RINGKASAN EKSEKUTIF
C. LAPORAN:
I. KEJADIAN DAN AKIBATNYA
II. KAJIAN RISIKO (RISK GRADING)
III. LATAR BELAKANG KEJADIAN
IV. TIM RCA
V. KRONOLOGIS KEJADIAN
VI. ROOT CAUSE ANALYSIS
VII. REKOMENDASI
VIII. RENCANA AKSI

LAMPIRAN:
Deskripsi Faktor yang Rekomendasi Rencana Tindak Waktu
kejadian berkontribusi/akar Lanjut selesai
masalah

UNIT KERJA:

17
1. Laporan kejadian
JUDULLAPORAN
NOMOR KEJADIAN:
SISTEMATIKA
A. PENDAHULUAN
B. RINGKASAN KEJADIAN
C. METODA
D. GRADING KEJADIAN
E. KRONOLOGI
F. PEMBAHASAN
G. FAKTOR YANG BERKONTRIBUSI
H. AKAR MASALAH
I. REKOMENDASI DAN RENCANA TINDAK LANJUT
J. PEMBELAJARAN YANG DAPAT DIPETIK
K. DAFTAR PUSTAKA
L. LAMPIRAN

2. Bentuk laporan
I. PENDAHULUAN
1.1. Laporaninimerupakanlaporaninvestigasikejadian (no:..) yang
terjadipadatanggaldi.Dengankategori
II. RINGKASAN KEJADIAN
III. METODA
Metoda RCA digunakandalammenganalisiskejadian, meliputi:.
Dokumen yang dianalisismeliputi
Karyawan yang diwawancarameliputi.
Pasien/keluargapasien yang diwawancarameliputi.
Dst
IV. GRADING KEJADIAN
V. KRONOLOGI KEJADIAN
VI. PEMBAHASAN
VII. FAKTOR-FAKTOR YANG BERKONTRIBUSI
VIII. AKAR MASALAH
IX. RKOMENDASI DAN RENCANA TINDAK LANJUT
X. PEMBELAJARAN YANG DAPAT DIPETIK
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN

18
 DAFTAR PUSTAKA

Guide for RCA, team patien safety centre quensland health, 2009
Richard. 2009. Root Cause Analysis in Health Care: tools and techniques. JCI
Workshorp RCA, dr Hanefi Jasri, 2014

19